Личное дело работника: состав документов и сроки хранения

Личное дело работника — это подборка документов по одному человеку, сформированная в отдельное дело и отражающая его трудовую биографию у конкретного работодателя. Обязанность вести личные дела установлена только для государственных гражданских служащих Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609; коммерческая компания решает вопрос сама и закрепляет порядок в локальном нормативном акте. Базовый комплект — трудовой договор с дополнительными соглашениями, приказ о приёме на работу, личная карточка, должностная инструкция, согласие на обработку персональных данных и внутренняя опись. Срок хранения зависит от даты, когда дело закончено делопроизводством: 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для завершённых раньше.

Разберём состав дела по блокам и покажем, какие копии документов Роскомнадзор считает избыточными и во сколько обходится их хранение. Дадим порядок оформления обложки, описи, нумерации и листа-заверителя, а также разберём, почему приказ о приёме на работу с 2021 года перестал быть обязательным документом. Сроки хранения по приказу Росархива № 236, правила передачи дела в архив и выдачи архивной справки, разбор электронного личного дела, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Кто обязан вести личные дела, а кто ведёт их по своему решению

Трудовой кодекс не содержит ни слова «личное дело», ни требования его формировать. Обязательным ведение личного дела становится там, где это прямо предписано: для государственных гражданских служащих порядок задан Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609, где перечислены и состав дела, и правила доступа к нему. Для обычной коммерческой организации личное дело — управленческое решение, а не обязанность.

Отсюда следует практическое разграничение. Государственная инспекция труда не оштрафует компанию за то, что личных дел нет вовсе. Но если вы приняли положение о личных делах как локальный нормативный акт, вы обязаны исполнять собственный документ: инспектор проверяет соответствие практики тому, что вы сами утвердили. Проверить, где у вас расходятся регламент и практика, можно бесплатно через сервис «Электронный инспектор» на портале Роструда: он проходит по типовым нарушениям кадрового оформления и показывает, какие из них у вас есть.

Есть и второй слой требований, о котором забывают чаще. Личное дело — это массив персональных данных, а значит, на него сразу распространяются глава 14 ТК РФ и 152-ФЗ. Работодатель обязан определить цель обработки, ограничить объём данных этой целью, установить порядок доступа и хранения. Именно здесь у большинства компаний и возникают реальные, а не бумажные проблемы.

Когда личные дела заводить не стоит

Личное дело не универсальный инструмент, и в трёх ситуациях оно создаёт работу без результата.

• Исполнители по договорам ГПХ и самозанятые. Трудовых отношений нет, кадровые документы не оформляются, личное дело не заводится. Подборка сканов паспорта и договора по подрядчику — это не личное дело, а массив персональных данных без правового основания хранения после закрытия расчётов.
• Микробизнес с полностью электронным кадровым учётом. Если весь комплект по работнику лежит в системе КЭДО с настроенными правами доступа и выгрузкой, дублирующая бумажная папка добавляет только риск утраты и разночтений между двумя версиями.
• Массовый линейный персонал с высокой текучестью. Дело физически не успевает наполниться, а на приём и увольнение уходит время кадровика. Здесь работает не личное дело, а нормально настроенная номенклатура: приказы, договоры и согласия хранятся отдельными делами по видам документов, каждое со своим сроком.

Состав личного дела: что кладут и на каком основании

Состав дела для коммерческой компании нигде не закреплён, поэтому его определяет ваш локальный акт. Работающая структура собирается из пяти блоков, каждый со своей логикой.

Разница между блоками принципиальна для сроков: документы из первого, третьего и пятого блоков относятся к личному составу и хранятся десятилетиями, а согласие на обработку персональных данных живёт по собственным правилам и уничтожается раньше остального дела.

Отдельно про приказ о приёме на работу, потому что здесь тиражируется устаревшая информация. После поправок 377-ФЗ статья 68 ТК РФ звучит иначе, чем в большинстве инструкций: приём на работу оформляется трудовым договором, а издать приказ на основании заключённого договора работодатель вправе, но не обязан. Требование объявить приказ работнику под роспись в трёхдневный срок из статьи ушло. Содержание приказа при этом должно соответствовать условиям договора: расхождение оклада в договоре и приказе — типовая находка при проверке. Если приказ вы издаёте, форму берите свою или унифицированную Т-1, она удобна тем, что содержит готовые поля под все существенные показатели.

Соберите личную карточку Т-2 для нового личного дела

Личная карточка тоже перестала быть обязательной. Требование дублировать в ней записи трудовой книжки исчезло вместе с прежними правилами ведения трудовых книжек: с 1 сентября 2021 года действует порядок, утверждённый приказом Минтруда от 19.05.2021 № 320н, и обязанности вести форму Т-2 в нём нет. Компании продолжают её вести по другой причине: карточка собирает в одном листе сведения, которые иначе пришлось бы каждый раз выбирать из десятка документов.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не описывает, как именно это делать. Порядок вы задаёте сами: положением о личных делах, номенклатурой дел и приказом об ответственном за их ведение. Проверьте, чтобы состав дела в вашем положении совпадал с тем, что реально лежит в папках: разночтение между собственным ЛНА и практикой инспектор находит быстрее, чем ошибку в самом документе».

Документы, которые нельзя хранить в личном деле

Здесь у большинства компаний лежит основной риск. По статье 86 ТК РФ и статье 5 152-ФЗ обрабатываемые данные не должны быть избыточными по отношению к цели обработки. Копия паспорта, ИНН, СНИЛС, свидетельства о браке и свидетельств о рождении детей нужна работодателю в момент оформления — для внесения данных в договор, карточку и отчётность. Дальше основание для хранения самой копии исчезает: сведения уже перенесены в кадровые документы.

Позиция Роскомнадзора и сложившаяся судебная практика сходятся: сбор и хранение копий документов работника, когда это не предусмотрено нормативными актами и не охвачено согласием, признаётся превышением объёма обрабатываемых персональных данных. Суды рассматривали такие дела ещё в 2014 году и признавали правоту надзорного органа. С 30 мая 2025 года штрафы по этой статье выросли кратно.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сведения о состоянии здоровья — отдельная категория. По статье 88 ТК РФ работодатель вправе обрабатывать их только в объёме, необходимом для решения вопроса о возможности выполнения работы. Заключение по результатам обязательного медосмотра, полученное в порядке приказа Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, в личное дело не подшивают: его хранят отдельно, с ограниченным доступом. В деле остаётся только отметка о том, что работник допущен. Направления на медосмотр работодатель учитывает в собственном журнале, форма которого не утверждена и разрабатывается компанией самостоятельно.

Порядок ведения: обложка, опись, нумерация, лист-заверитель

Личное дело заводится в момент приёма и ведётся до увольнения, после чего закрывается и уходит на архивное хранение. Документы подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления, а не группами по видам: иначе восстановить последовательность событий по делу невозможно.

Внутренняя опись помещается в самое начало дела, и в неё вносится каждый подшитый документ. Листы описи нумеруются отдельно от листов самого дела — это техническая деталь, на которой ошибаются чаще всего. Лист-заверитель, наоборот, подшивается в самом конце, когда дело закрывается: в нём фиксируется количество пронумерованных листов, количество листов внутренней описи и номер дела по номенклатуре.

Что проверить до того, как заводить личные дела

1. Локальный акт. Есть ли утверждённое положение о личных делах: состав, кто ведёт, где хранится, кто имеет доступ, порядок выдачи и возврата.
2. Номенклатура дел. Заведена ли в ней позиция под личные дела с индексом и сроком хранения. Без номенклатуры дело невозможно корректно закрыть и передать в архив.
3. Приказ об ответственном. Назначен ли конкретный работник за ведение и хранение дел, и совпадает ли это с его должностной инструкцией.
4. Основания обработки данных. Покрывает ли действующее согласие работника тот объём документов, который вы собираетесь хранить, и указана ли в нём цель.
5. Физические условия. Запирающийся шкаф или помещение с ограниченным доступом, журнал выдачи дел, порядок работы с делом вне кадровой службы.

Как сформировать личное дело работника: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Заведите обложку дела: наименование организации, структурное подразделение, номер дела по номенклатуре, фамилия, имя и отчество работника, дата начала дела.
2. Шаг 2. Подшейте первым листом внутреннюю опись и вносите в неё каждый документ с указанием даты и номеров листов.
3. Шаг 3. Соберите комплект приёма: трудовой договор, лист ознакомления с ЛНА, должностную инструкцию, согласие на обработку персональных данных, приказ о приёме, если вы его издаёте.
4. Шаг 4. Проверьте комплект на избыточность: изымите копии паспорта, ИНН и СНИЛС, если после внесения сведений в кадровые документы основания их хранить не осталось.
5. Шаг 5. Пополняйте дело в хронологии: дополнительные соглашения, приказы о переводах, уведомления, документы об обучении. Каждый документ сразу вносите в опись.
6. Шаг 6. При увольнении подшейте заявление или соглашение сторон и копию приказа об увольнении, закройте опись и оформите лист-заверитель с итоговым числом листов.
7. Шаг 7. Передайте закрытое дело в архив организации по описи, зафиксировав дату завершения делопроизводством: от неё считается срок хранения.

Кейс из практики: в производственной компании на 640 человек при подготовке к передаче дел в архив выяснилось, что в 190 личных делах нет внутренних описей, а нумерация листов проставлена карандашом. Дела переоформили силами двух специалистов за 6 недель. С той же численностью, но при изначально настроенной описи, подготовка партии дел к передаче занимает несколько рабочих дней.

Сроки хранения личных дел и кадровых документов

Сроки задаются перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а водораздел по личному составу — статьёй 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ.

Практический вывод из таблицы: срок считается не от даты увольнения и не от даты подписания документа, а от даты завершения дела делопроизводством. Дело уволенного в декабре работника закрывается в этом же году, и отсчёт 50 лет начинается с 1 января следующего года. Регион роли не играет: требования к архиву одинаковы для компании в Москве и для филиала в любом другом городе.

Образцы кадровых документов для личного дела

Комплект собран по логике статьи: начните с трудового договора, остальное подшивается вокруг него.

Что меняется в зависимости от категории работника

Универсальный порядок ведения дел разваливается на первой же нетиповой ситуации. Ниже — что критично и что вторично для пяти сценариев, которые встречаются в одной и той же компании одновременно.

Критерий выбора здесь один: чем сильнее регулируется статус работника, тем меньше свободы в структуре дела. Для служащего вы исполняете чужой регламент, для штатного работника коммерческой компании — собственный, для исполнителя по ГПХ личного дела не существует вовсе.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Разделяйте работников и исполнителей по ГПХ на уровне хранения, а не только на уровне договора. Заведённая на подрядчика папка с должностной инструкцией и приказами — это готовый аргумент для переквалификации отношений в трудовые. По исполнителю у вас остаются договор, акты и расчётные документы, и всё это лежит в делах бухгалтерии, а не в кадровой номенклатуре».

Личное дело в электронном виде: что можно, а что остаётся на бумаге

Закон 377-ФЗ ввёл в ТК РФ статьи 22.1-22.3 и разрешил вести кадровые документы электронно без дублирования на бумаге. Личное дело при этом не исчезает: оно превращается в набор подписанных электронных документов с теми же сроками хранения и с обязательной возможностью выгрузки по требованию проверяющих.

Согласие на переход разделяет работников по дате. Тем, кто принят до 31 декабря 2021 года, нужно письменное согласие на взаимодействие в электронном виде, и отказ не влечёт для работника ни санкций, ни увольнения. Для тех, у кого по состоянию на 31 декабря 2021 года не было трудового стажа, согласие не требуется: достаточно уведомления. В практике Добыто именно этот пункт чаще всего оказывается пропущенным при внедрении, и часть дел приходится вести в смешанном виде дольше, чем планировалось.

Требования к системе, в которой лежит электронное дело, заданы двумя документами. Приказ Росархива от 15 июня 2020 года утвердил типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов — это по сути готовый чек-лист для выбора платформы. ГОСТ Р 57762-2017 задаёт восемь свойств долговременной сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. С 2023 года базовые правила архивного хранения в организациях установлены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, заменившим прежние правила Минкультуры.

Вид подписи под документом определяет статья 22.3 ТК РФ и менять его по своему усмотрению нельзя. Для трудового договора, договора о материальной ответственности, ученического договора, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении определённых сторонами условий договора работодатель применяет УКЭП, а работник — УКЭП или УНЭП. Остальные кадровые документы работник вправе подписывать ПЭП, если порядок её использования закреплён в ЛНА. Мы закладываем пилотную группу до раскатки на всю компанию именно ради этой развилки: ошибка в маршруте подписания видна на 20 сотрудниках и не видна на 2000.

Когда электронное личное дело не решает задачу

Полный отказ от бумаги достижим не всегда, и честнее планировать смешанное дело сразу.

• У работника сохранена бумажная трудовая книжка: она остаётся в сейфе кадровой службы независимо от того, как ведутся остальные документы.
• Часть работников не дала согласие на КЭДО: по ним дело ведётся в прежнем виде, и параллельные процессы придётся поддерживать.
• Документы созданы до перехода: сканирование бумажного оригинала не превращает его в электронный документ, и подлинник продолжает храниться до истечения срока.
• Не приняты ЛНА о переходе и не назначен ответственный: электронные документы формально есть, но порядок их создания не закреплён, и при споре доказательственная сила ослабляется.

Цена ошибки в личном деле

Считать стоит не время кадровика на переоформление, а прямые санкции и последствия для работника.

Нарушение трудового законодательства идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, на юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Ненадлежащее оформление трудового договора или подмена его гражданско-правовым квалифицируется по части 4 той же статьи и стоит юридическому лицу от 50 000 до 100 000 рублей.

Избыточные персональные данные в деле оцениваются отдельно. По части 1 статьи 13.11 КоАП РФ обработка, несовместимая с целями сбора, влечёт для юридического лица штраф от 150 000 до 300 000 рублей. Пачка копий паспортов в шкафу кадровой службы обходится дороже, чем годовое обслуживание всей системы кадрового документооборота.

Третья часть цены не измеряется штрафом. Утраченное или неполное личное дело означает, что через 20 лет организация не сможет выдать бывшему работнику архивную справку о стаже и заработке, а он не сможет подтвердить период работы для назначения пенсии. Восстановление таких сведений идёт через суд и запросы в государственные архивы, и результат зависит от того, что уцелело.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Проверьте объём хранимых копий до того, как это сделает надзорный орган. Практический критерий простой: если сведения из документа уже перенесены в трудовой договор, личную карточку и отчётность, копия самого документа хранится только тогда, когда её хранение прямо предусмотрено нормативным актом или охвачено согласием работника с указанием цели. Всё остальное изымается из дела и уничтожается по акту».

Передача в архив, архивная справка и уничтожение дел

Закрытое личное дело живёт в кадровой службе ограниченное время, а затем переходит в архив организации. Дела длительных сроков хранения передаются в архив не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения делопроизводством, по описи и с оформленным листом-заверителем.

Архивная справка выдаётся уже из архива: это документ с реквизитами организации, который содержит сведения о работе конкретного человека со ссылкой на номера дел и листов. Действующему или недавно уволенному работнику проще получить не справку, а копии документов, связанных с работой: по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней. Архивная справка нужна тогда, когда речь идёт о периодах, документы по которым уже переданы в архив.

Важный нюанс из практики: при передаче в архив дело меняет статус и становится архивным, а вместе с этим меняется и порядок доступа к нему: выдача идёт по журналу, а сведения предоставляются справкой, а не оригиналом. В сервисе Добыто электронный архив отделён от рабочего раздела документов правами доступа, поэтому закрытое дело перестаёт попадать в текущие маршруты согласования автоматически.

Уничтожение возможно только после того, как истёк срок хранения и утверждены описи дел постоянного хранения. Отобранные дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт утверждается руководителем, и лишь затем дела уничтожаются. Уничтожение личного дела «по звонку» или при переезде офиса — основание для претензий и от надзорных органов, и от бывшего работника.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При переводе кадровых процессов в электронный вид начинайте не с подписей, а со штатного расписания и оргструктуры: маршруты согласования и права доступа к личным делам строятся именно из них. Если штатка не выверена, система разошлёт документы не тем руководителям, и разбирать это придётся вручную по каждому делу».

Стоимость перевода кадровых документов в электронный вид: тарифы 2026

Стоимость зависит от численности работников и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив.

Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С доступны с тарифа «Бизнес», а УКЭП можно получить через партнёрские удостоверяющие центры. Действующие условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Выводы

Личное дело обязательно только там, где это прямо предписано законом, а в коммерческой компании оно существует по решению самого работодателя и по правилам, которые он же и утвердил. Основная опасность лежит не в структуре папки, а в её содержимом: избыточные копии документов работника стоят дороже любых огрехов в оформлении описи. Сроки хранения отсчитываются от завершения дела делопроизводством, а не от даты увольнения, и составляют 50 или 75 лет в зависимости от того, закончено дело после 1 января 2003 года или раньше.

Электронный формат не отменяет ни состав дела, ни сроки: он снимает ручные операции подшивки, поиска и выдачи копий. В Добыто мы настраиваем маршруты согласования и электронный архив так, чтобы закрытое дело собиралось само по мере подписания документов, а выгрузка для проверки готовилась без разбора бумажных папок.

Частые вопросы

Работнику пришёл приказ на подписание в личный кабинет: что с ним делать и можно ли не подписывать

Ознакомление и подписание — разные действия. Если приказ направлен для ознакомления, отметка о просмотре подтверждает только факт получения документа и не означает согласия с его содержанием. Если система запрашивает подпись, работник вправе отказаться, зафиксировав причину: отказ не лишает документ силы, но фиксирует позицию работника. Отдельная ситуация — приказ об увольнении: его нельзя оформить электронно, поэтому в кабинете он может появиться только как копия, а оригинал остаётся бумажным.

Можно ли уничтожить личные дела при ликвидации организации

Нет. Документы по личному составу с неистёкшим сроком хранения при ликвидации передаются в государственный или муниципальный архив либо правопреемнику. Это следует из 125-ФЗ и проверяется при исключении организации из реестра. Уничтожение таких дел лишает бывших работников возможности подтвердить стаж и заработок.

Кто в организации имеет право знакомиться с личным делом работника

Круг лиц определяет работодатель локальным актом, и он должен быть минимально необходимым: специалист по кадровому делопроизводству, руководитель кадровой службы и назначенный ответственный за обработку персональных данных. Непосредственный руководитель работника доступа ко всему делу по умолчанию не имеет. Сам работник вправе знакомиться со своими данными в полном объёме по главе 14 ТК РФ.

Нужно ли заводить новое личное дело при переводе работника в другое подразделение

Нет, дело ведётся сквозным по всему периоду работы у одного работодателя. Перевод оформляется дополнительным соглашением и приказом, оба документа подшиваются в существующее дело и вносятся во внутреннюю опись. Новое дело заводится только при повторном приёме после увольнения.

Что делать, если личное дело утрачено

Составляется акт об утрате с описанием обстоятельств, после чего дело восстанавливается по имеющимся источникам: вторые экземпляры приказов, база учётной системы, бухгалтерские документы по начислениям, сведения индивидуального персонифицированного учёта. Восстановленные документы подшиваются с отметкой о том, что они являются копиями, и с указанием источника получения.

Где хранить документы медосмотров, оформленные по приказу 29н

Отдельно от личного дела и с ограниченным доступом, потому что это сведения о состоянии здоровья и обрабатываются они только в объёме, необходимом для решения вопроса о допуске к работе. Работодатель ведёт учёт выданных направлений на медосмотр; форма журнала нормативно не утверждена и разрабатывается организацией самостоятельно, обычно с графой для подписи работника о получении направления.

Как считается срок хранения, если работник увольнялся и снова принимался на работу

Каждое дело считается отдельно, от даты собственного завершения делопроизводством. Дело за первый период работы закрывается при первом увольнении и с этого момента начинает отсчёт своих 50 лет. Второе дело откроется датой нового приёма. Объединять их в одно дело не следует: сроки и границы периодов работы перестанут читаться при выдаче архивной справки.