Организация работы в делопроизводстве кадровой службы строится на письменно закреплённых решениях: кто готовит и подписывает каждый вид документа, по какому маршруту и в какой срок он проходит, в какое дело попадает и сколько лет хранится. По статье 20 ТК РФ ответственность остаётся за работодателем, кому бы ни были поручены кадровые функции. Сроки задают ТК РФ и СФР. Сведения ЕФС-1 о приёме подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа. Копии документов по заявлению работника выдают не позднее 3 рабочих дней. Сроки хранения приказов по личному составу зависят от их содержания: приказы о приёме, переводе и увольнении хранят 50 лет (75 лет для дел, завершённых до 01.01.2003), приказы об ежегодных отпусках, командировках и взысканиях — 5 лет.
Материал помогает закрепить за каждым кадровым событием исполнителя и подписанта, встроить в маршрут проверку формата ЕФС-1, обязательного с 1 июля 2026 года, и не уничтожить документы раньше срока. Отдельно показано, когда приказ о приёме и личное дело можно не оформлять. Также разобрано, чем архивная справка со сроком 30 календарных дней отличается от копии по статье 62 ТК РФ. Таблицы сроков хранения, правила передачи дел в архив, исключения из КЭДО, разбор ошибок, тарифы и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто отвечает за кадровое делопроизводство: работодатель, подписанты и исполнители
Статья 20 ТК РФ устанавливает, что права и обязанности работодателя в трудовых отношениях реализуют органы управления юридического лица или уполномоченные ими лица. Кадровик готовит, регистрирует и проводит документы по маршруту в рамках порученной функции. Перед работником за порядок оформления и соблюдение сроков отвечает работодатель. Если функции поручены отделу кадров или отдельному специалисту, ответственность с организации не снимается.
Обязательной штатной схемы кадровой службы ТК РФ не содержит, поэтому роли распределяют локальными документами. Рабочая модель опирается на 4 функции: решение и подпись, подготовка документа и контроль сроков, расчёт выплат, архивное хранение. Работник тоже участвует в маршруте: он знакомится с документами под подпись и даёт письменные объяснения. Распределение по основным действиям приведено в таблице.
| Роль | Что делает в делопроизводстве | Основание |
|---|---|---|
| Руководитель или уполномоченное лицо | Принимает кадровые решения, подписывает трудовые договоры, приказы и другие документы в пределах полномочий | ст. 20 ТК РФ |
| Специалист по кадрам | Готовит проекты, регистрирует документы, ведёт их по маршруту, контролирует сроки, формирует дела по номенклатуре | ст. 20 ТК РФ, локальный регламент |
| Бухгалтерия | Рассчитывает выплаты, включая окончательный расчёт в день прекращения трудового договора | ст. 84.1 ТК РФ |
| Ответственный за архив организации | Принимает завершённые дела на хранение не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства | п. 47 Правил, утв. приказом Росархива № 77 |
| Работник | Знакомится под подпись с ЛНА до подписания договора, с приказом об увольнении и приказом о взыскании; даёт письменное объяснение в течение 2 рабочих дней | ст. 68, 84.1, 193 ТК РФ |
Матрицу закрепляют в положении об отделе кадров, должностных инструкциях и ЛНА о порядке документооборота. Единого обязательного срока внутренней обработки всех кадровых документов закон не устанавливает. Там, где нет нормы ТК РФ или требования СФР, срок согласования и подписания задаёт регламент самой организации.
В сервисе Добыто у каждого документа в разделе «Документы» видна цепочка участников маршрута согласования, срок и текущий статус: согласование, отказ или подписание. Проверить готовность распределения ролей можно по регламенту: у каждого вида кадрового документа в нём должны быть названы исполнитель, подписант и срок. Если одна из трёх позиций не заполнена, маршрут для этого документа не определён.
Маршрут приёма на работу: трудовой договор, приказ, личное дело и ЕФС-1
По части 1 статьи 68 ТК РФ в редакции Федерального закона от 22.11.2021 № 377-ФЗ приём оформляют трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе издать на основании заключённого договора, но обязательным этапом процедуры такой приказ не считается. Если компания приказ издаёт, он попадает в дело приказов по личному составу со сроком хранения 50/75 лет и становится датой отсчёта для ЕФС-1.
При приёме шаги идут в следующем порядке:
- Ознакомление под подпись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными ЛНА, связанными с трудовой деятельностью, и коллективным договором — до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ).
- Подписание трудового договора. Если работника фактически допустили к работе с ведома или по поручению работодателя, письменный договор оформляют не позднее 3 рабочих дней (часть 2 статьи 67 ТК РФ).
- Приказ о приёме — по решению работодателя.
- Сведения ЕФС-1, подраздел 1.1, — не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающих оформление трудовых отношений.
- Личное дело или личная карточка — если организация их ведёт.
С 1 июля 2026 года СФР принимает электронные сведения ЕФС-1 только в новом формате. Поэтому в маршрут отправки отчётности добавляют проверку формата файла перед подписанием. Порядок заполнения подразделов и сроки по кадровым событиям собраны в базе знаний СФР по форме ЕФС-1.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Перечень документов, которые кандидат предъявляет при заключении договора, установлен статьёй 65 ТК РФ, и он закрытый. Отдельные категории работников приносят дополнительные документы. Справку об отсутствии судимости требуют, если на должность не допускаются лица с судимостью или подвергавшиеся уголовному преследованию. Для несовершеннолетних нужны согласия родителей или органа опеки, для иностранных работников — патент или разрешение на работу.
Мария Ж, HR-эксперт, более 13 лет в найме персонала: «Кроме закона, перечень документов при приёме могут расширить только указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства или внутренний регламент компании такого права не дают. Если служба безопасности просит у кандидата справку о доходах с прошлого места работы или характеристику, законного основания для этого нет. Кандидат вправе отказать, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Личное дело: обязанность или решение работодателя
ТК РФ не обязывает коммерческую организацию вести личное дело на каждого работника. Если личные дела всё же ведут, их состав, круг лиц с доступом, порядок хранения и защиты персональных данных определяют локально, с учётом статьи 87 ТК РФ. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, требуют формировать личные дела отдельно на каждого работника (п. 49). Личные дела и личные карточки хранят 50/75 лет.
Важный нюанс из практики: свидетельства о рождении детей работник передаёт в бухгалтерию для налогового вычета или дополнительных гарантий, поэтому в личное дело они не входят. ИНН при приёме требовать нельзя. ФНС не вправе отказать работодателю в приёме отчётности, в которой у физического лица — получателя дохода не указан ИНН. Если работник принёс ИНН сам, эти данные можно использовать.
Маршрут приёма проверяют по порядку шагов. Если в вашей системе ознакомление с ЛНА стоит после подписания трудового договора, последовательность нарушает часть 3 статьи 68 ТК РФ.
Сроки по кадровым событиям: отпуска, взыскания, увольнение, выдача документов
Для части кадровых событий срок оформления установлен ТК РФ или СФР. Маршрут для них строят в обратную сторону: внутреннее согласование должно закончиться до нормативной даты. Нормативные сроки по основным событиям сведены в таблицу.
| Событие и действие | Срок | Норма |
|---|---|---|
| Фактический допуск к работе: оформить письменный трудовой договор | не позднее 3 рабочих дней | ч. 2 ст. 67 ТК РФ |
| Приём, увольнение, приостановление, возобновление договора: ЕФС-1, подраздел 1.1 | не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения | сведения СФР |
| Письменное заявление работника: выдать документы, связанные с работой, или их заверенные копии | не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления | ст. 62 ТК РФ |
| График отпусков: утвердить | не позднее чем за 2 недели до начала календарного года | ст. 123 ТК РФ |
| Дисциплинарное взыскание: получить письменное объяснение | 2 рабочих дня на предоставление объяснения | ч. 1 ст. 193 ТК РФ |
| Дисциплинарное взыскание: объявить приказ под роспись | в течение 3 рабочих дней со дня издания, не считая времени отсутствия работника | ч. 6 ст. 193 ТК РФ |
| Увольнение: выдать трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, произвести расчёт | в день прекращения трудового договора | ст. 84.1 ТК РФ |
| Увольнение, документы не получены: выдать по письменному обращению | не позднее 3 рабочих дней | ст. 84.1 ТК РФ |
6 из 8 сроков считаются в рабочих днях. Только срок утверждения графика отпусков привязан к началу календарного года, поэтому его ставят в годовой план кадровой службы, а не в маршрут отдельного документа. Для дисциплинарного взыскания в маршрут закладывают два последовательных отрезка: 2 рабочих дня на объяснение до издания приказа и 3 рабочих дня на объявление после.
Мария Ж, автор более 1000 статей о трудовом праве и КЭДО: «В материалах, которые приходят в работу кадровой службы, встречаются устаревшие детали. В них сведения о приёме до сих пор называют СЗВ-ТД, хотя с 2023 года их подают в составе единой формы ЕФС-1. Если в источнике устарела одна деталь, проверять приходится все остальные. Сроки, названия форм и реквизиты мы сверяем только с действующей редакцией акта, а из обзоров берём логику и перечни, которые меняются реже.»
Как настроить маршрут кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Письменно закрепите, кто из уполномоченных лиц подписывает каждый вид кадрового документа от имени работодателя. По статье 20 ТК РФ ответственность остаётся на работодателе при любом поручении функций.
- Шаг 2. Разложите кадровые события по ролям в матрице: кто готовит проект, кто согласует, кто подписывает, кто знакомит работника, кто передаёт сведения в СФР и бухгалтерию.
- Шаг 3. Привяжите к каждому событию нормативный срок из ТК РФ или требований СФР. Для документов без такой нормы установите внутренний срок в ЛНА.
- Шаг 4. Определите форму документа на входе: электронная по статье 22.1 ТК РФ или бумажная, если документ входит в исключения.
- Шаг 5. Добавьте в маршрут отправки ЕФС-1 проверку формата файла: с 1 июля 2026 года СФР принимает электронные сведения только в новом формате.
- Шаг 6. Укажите в номенклатуре дел, в какое дело попадает документ и какой у него срок хранения со ссылкой на статью Перечня № 236.
- Шаг 7. По окончании года закройте дела по номенклатуре. Передайте их в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
Для компаний, которые ведут кадровый учёт в 1С:ЗУП, у Добыто есть готовый модуль интеграции. Его устанавливают и настраивают за один день, а документы между системами синхронизируются автоматически. В этом случае маршрут подписания подключается к уже существующему пути документа в учётной системе.
Приказ № 29н: что из него касается кадровой службы
Приказ Минздрава России № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и перечень медицинских противопоказаний. Кадровое делопроизводство в целом он не регулирует, и применяется он только к должностям с соответствующими условиями труда. Приказ действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Приказ Минздрава России от 29.04.2026 № 327н внёс в него изменения: часть положений вступила в силу 01.09.2026, остальные вступят 01.03.2027. Действующая отсылка в ТК РФ — статья 220, а статья 213 в названии приказа осталась от прежней редакции кодекса.
Для кадровой службы из приказа следуют две задачи. По должностям, на которые он распространяется, предварительный медосмотр включают в маршрут приёма до допуска к работе. Маршруты также сверяют с поправками приказа № 327н, которые вступают в силу 01.03.2027.
Шаблоны положения об отделе кадров, матрицы ответственности и приказа о приёме
Комплект нужен для распределения ролей и оформления приёма; начать удобнее с матрицы ответственности, по ней потом заполняют положение и должностную инструкцию.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Должностная инструкция специалиста по кадровому делопроизводству | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
Номенклатура дел и сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236
Сроки хранения документов по личному составу определяет Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Сроки по старым перечням и памяткам в номенклатуру не переносят: актуальный текст Перечня № 236 на сайте Росархива позволяет сверить статью и примечания по каждому виду документа.
Важный нюанс из практики: для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России. Поэтому сначала проверяют, есть ли отраслевой перечень, а к общему переходят после этого.
Срок хранения дела считают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Дату самого документа для отсчёта не используют. Это правило установлено пунктом 4.1 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива № 237. Для дела, закрытого в декабре 2026 года, отсчёт начинается с 1 января 2027 года.
В таблице 50 лет относятся к документам, законченным делопроизводством после 01.01.2003, а 75 лет — к более ранним. Отметка ЭПК означает, что по истечении срока решение о дальнейшей судьбе документов принимает экспертно-проверочная комиссия.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения, личные дела, личные карточки | 50/75 лет ЭПК | ст. 435, 444, 445 |
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрении | 50/75 лет ЭПК | ст. 434 |
| Приказы о ежегодных отпусках, командировках, дежурствах | 5 лет, кроме случаев из примечаний к статье | ст. 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 5 лет | ст. 434 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423, подп. «а» |
| Журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ | 5 лет | ст. 423, подп. «б» |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним по месту проведения | 45 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет | ст. 407 |
Пятилетний срок для документов об отпусках и режиме труда применяется не во всех случаях. Документы о дополнительных отпусках за работу во вредных или опасных условиях и отдельные документы, подтверждающие стаж и условия труда, могут храниться 50/75 лет. Срок определяют по виду документа и примечанию к статье Перечня. Ориентироваться только на заголовок дела нельзя.
Лайфхак: завершённые дела по охране труда удобно делить по порогу 10 лет. Протоколы, приказы и инструкции по охране труда остаются рядом с рабочими делами, а журналы инструктажей и карты СОУТ уходят на длительное хранение в архив.
Чек-лист проверки номенклатуры и архива кадровых документов
- Проверено, есть ли для отрасли организации специальный перечень сроков хранения.
- Номенклатура дел составлена с указанием сроков хранения и статей перечня по каждому делу.
- Срок хранения считается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей отложены на длительное хранение и не уничтожены вместе с пятилетними документами.
- Форма хранения соответствует форме создания документа.
- Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Передача дел в архив организации и архивная справка
По части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организация обязана обеспечивать сохранность архивных документов в течение установленных сроков. Это касается и документов по личному составу. Обязанность сохраняется при смене кадровика, при переходе на КЭДО и при переезде офиса.
Дела передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Дела постоянного и временного хранения группируют отдельно, личные дела формируют отдельно на каждого работника. Оба требования содержатся в пунктах 47 и 49 Правил организации хранения документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок 50 лет установлен в интересах самого человека: документы могут понадобиться ему тогда, когда компании уже не будет. Документы длительного хранения ищут в срочной ситуации и по конкретному человеку, поиск по году в таких случаях не помогает. Поэтому опись на длительное хранение я советую строить по работникам.»
Архивная справка и копия документа по статье 62 ТК РФ: разные сроки
По статье 26 Закона № 125-ФЗ организации, у которых есть архивные документы по запросу, обязаны выдавать справки или копии для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций. Архивную справку по социально-правовому запросу выдают бесплатно. Запрос исполняют в течение 30 календарных дней со дня регистрации, это установлено пунктом 182 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77.
Письменное заявление работника о документах, связанных с работой, исполняют по статье 62 ТК РФ не позднее 3 рабочих дней. Вид обращения фиксируют в журнале регистрации сразу при поступлении, потому что от него зависит срок: 3 рабочих дня или 30 календарных дней.
Электронный кадровый архив: что хранится без бумаги и как организовать хранение
Статья 22.1 ТК РФ в редакции от 25.05.2026 позволяет создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без бумажного дубля. Требования к хранению при этом не смягчаются: перечни сроков для бумажных документов применяют и к электронным. Официальные материалы по нормам кадрового ЭДО собраны в разделе Минтруда России об электронном кадровом документообороте.
Когда электронный кадровый документ не подходит
Нормы о кадровом ЭДО не распространяются на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о проведении инструктажей по охране труда. Эти документы в маршруте КЭДО выделяют отдельной веткой с той формой оформления, которую требует закон для каждого из них.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранят электронно, и распечатка не заменяет файл. Документ, подписанный на бумаге, хранят на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимают один раз, на входе, и для журналов инструктажа оно действует все 45 лет.»
Правила № 77 в пунктах 140-144 описывают передачу электронных архивных документов. Для основной их части указан формат PDF/A, передавать документы можно по защищённым каналам связи или на физических носителях. Кроме самого файла, в архив передают метаданные, электронные подписи и сведения о связи документа с делом и описью.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде.
Для выбора системы хранения Росархив утвердил приказом от 15.06.2020 типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Стратегию долговременной сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». В стратегию входят:
- читаемость;
- интерпретируемость;
- идентифицируемость;
- доступность;
- аутентичность;
- конвертация;
- миграция;
- безопасность.
Параметры электронного архива организация определяет сама в рамках требований законодательства. Чтобы сотрудник мог быстро найти документ и проверить его подлинность, при настройке решают 5 задач:
- Определить структуру архива.
- Установить правила индексирования.
- Наладить систему поиска.
- Обеспечить контроль доступа.
- Регулярно проверять целостность данных.
В Добыто завершённые документы переводят во вкладку «Архив», в том числе массовым действием «В архив». Документы, ожидающие решения, остаются во вкладках «В работе», «Требуют действия» и «Контроль». Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах.
Готовность электронного архива к проверке оценивают по документу из архива: если вместе с файлом открываются подпись, метаданные и привязка к делу по номенклатуре, документ передан полностью.
Типовые ошибки в организации кадрового делопроизводства и их цена
Один срок для всех приказов по личному составу. Так делают, чтобы обойтись одной строкой номенклатуры и чистить архив раз в 5 лет. В результате приказ о приёме или увольнении уничтожают на 45 лет раньше срока, и восстановить его нельзя. По запросу о стаже организация не сможет выдать архивную справку, хотя обязанность обеспечить сохранность по статье 17 Закона № 125-ФЗ остаётся на ней.
Журналы инструктажа списаны вместе с протоколами проверки знаний. В обзорах статью 423 Перечня часто подают слитно, хотя у её подпунктов разные сроки: 45 и 5 лет. Без журнала при расследовании несчастного случая или профзаболевания работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это обязан именно он.
Внимание: статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
Срок ЕФС-1 отсчитывают с момента, когда в кадровую службу пришёл приказ. Так происходит, если в регламенте срок привязан к регистрации документа. СФР отсчитывает срок от дня издания приказа, иного документа или принятия решения. Если подписанный приказ дошёл до кадровика через день, сведения уходят позже срока, установленного СФР. Поэтому в маршруте дату издания приказа и дату отправки ЕФС-1 контролирует один исполнитель.
Стоимость КЭДО для кадровой службы: тарифы на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», поэтому кадровой службе, которая переносит в систему маршруты и хранение, расчёт стоит начинать с него. Состав и условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с меньшего тарифа и перейти на другой, когда вырастет численность.
Выводы
Работа кадрового делопроизводства держится на трёх зафиксированных в ЛНА решениях: кто подписывает документ от имени работодателя, к какой нормативной дате должен закончиться его маршрут и в какое дело он ляжет с каким сроком хранения. Жёсткие даты задают ТК РФ и СФР, остальные сроки организация устанавливает сама. Приказы по личному составу хранят разные сроки в зависимости от содержания, а форма хранения следует за формой создания документа и сохраняется все годы хранения.
В Добыто маршруты согласования, контроль сроков, подписание и электронный архив собраны в одной системе. Кадровая служба настраивает роли один раз и дальше видит, на каком участнике остановился каждый документ.
Ответы на частые вопросы по кадровому делопроизводству
Нужна ли справка с основного места работы при приёме внешнего совместителя?
Нужна, если совместителя принимают на вредное производство или на опасные виды работ. Работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя, поэтому работодатель обязан выяснить условия на основном месте. Если справку не запросили и человек отработал во вредных условиях на обоих местах, ответственность несёт работодатель, который принял совместителя.
Как определить срок хранения документа, которого нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне не разрешает его не хранить. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и вносят в номенклатуру дел. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентиром служит срок самих инструкций или срок журналов инструктажа — в зависимости от того, что ближе по содержанию.
Когда в архив передают личные дела уволенных государственных служащих?
Для личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих пункт 47 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, устанавливает специальное правило: их передают в архив по истечении 10 лет со дня увольнения. Для остальных дел действует общий порядок: не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
От какой даты считать срок ЕФС-1, если приказ о приёме не издавали?
Подраздел 1.1 ЕФС-1 подают не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа, иного документа или принятия решения, подтверждающего оформление трудовых отношений. По статье 68 ТК РФ приём оформляют трудовым договором, поэтому без приказа отсчёт ведут от документа, которым оформлен приём. С 1 июля 2026 года электронные сведения принимают только в новом формате.
Как оформить архивную справку бывшему работнику?
Архивную справку оформляют на бланке организации с заголовком «Архивная справка». Её подписывает руководитель или уполномоченное лицо и заверяет печатью. Рекомендуемый образец приведён в приложении № 29 к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77. По социально-правовому запросу справку выдают бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации запроса.
Меняет ли приказ Минтруда № 423 порядок подписания кадровых документов для всех работодателей?
Не меняет. Приказ Минтруда России от 17.09.2026 № 423 вступил в силу 21.09.2026 и действует до 15.12.2026. Он утверждает апробацию подписания документов усиленной неквалифицированной электронной подписью с использованием многофункционального сервиса обмена информацией. Это эксперимент. Работодатели, которые в нём не участвуют, оформляют электронные кадровые документы по статьям 22.1-22.3 ТК РФ.
