Инструкция по хранению документов в компании готовая структура локального акта

Инструкция по хранению документов в компании — локальный нормативный акт, который закрепляет, кто формирует дела, где они лежат, сколько хранятся и как уничтожаются. Название акта закон не предписывает. Обязательны три вещи: сохранность документов по части 1 статьи 17 закона № 125-ФЗ, сроки по Перечню Росархива № 236 и порядок из Правил № 77, которые действуют с 17.09.2023. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. Дела со сроком до 10 лет остаются в подразделениях до уничтожения. Дела по личному составу и дела со сроком свыше 10 лет передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года.

Статья даёт готовую структуру локального акта из 11 разделов с нормой под каждый раздел. Отдельно приведены сроки по статьям Перечня для приказа о приёме на работу, личного дела и журналов инструктажа, требования приказа Минтруда № 578н к электронному комплекту и порядок уничтожения по акту. Разобраны случаи, когда типовая структура требует доработки, и ошибка со сроком журналов инструктажа. Во второй половине статьи — чек-лист проверки, тарифы на 2026 год и ответы про приказ 29н, ликвидацию работодателя и передачу архива подрядчику.

Что компания обязана обеспечить и на какие акты опирается инструкция

Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения. Норма распространяется и на частные компании. Документа с обязательным названием «Инструкция по хранению документов» закон не требует, унифицированной структуры у такого акта тоже нет. Проверяется содержание: сроки, учёт, ответственные, порядок передачи в архив и уничтожения. Часть 2 статьи 13 того же закона даёт организации право создать собственный архив.

Содержание инструкции собирается из нескольких актов:

• Правила Росархива, утверждённые приказом от 31.07.2023 № 77. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 под № 75119 и действует с 17.09.2023. Правила охватывают организацию хранения, учёт, экспертизу ценности, передачу и уничтожение документов постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет, включая документы по личному составу.
• Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень действует с 18.02.2020, из него берутся сроки хранения по видам документов.
• Приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Приказ действует с 01.03.2023 и задаёт формат электронного кадрового документа.
• Статьи 22.1-22.3 ТК РФ и Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ. Первые регулируют кадровый электронный документооборот (КЭДО), второй — обработку персональных данных.

При поиске типовой инструкции по архиву на неё часто принимают приказ Росархива № 237 от того же 20.12.2019, действующий с 25.02.2020. На деле это инструкция по применению Перечня № 236, и порядок работы архива конкретной компании она не задаёт. Текст Правил № 77 Росархив размещает на официальной странице Правил организации хранения архивных документов, и проект инструкции стоит сверять с этой редакцией.

До написания текста проведите инвентаризацию. Выпишите, какие виды документов компания создаёт на бумаге и в электронном виде, и проверьте, действует ли для вашей отрасли отдельный перечень сроков.

Шаблоны для утверждения инструкции и ведения личных дел

Комплект закрывает утверждение акта, ознакомление с ним и учёт документов личного дела; первым откройте приказ об утверждении локального нормативного акта.

Структура инструкции по хранению документов: 11 разделов и норма под каждый

Как распределить функции между руководителем, делопроизводителем, ответственными подразделений и ответственным за архив, организация решает сама в пределах Правил № 77. Обязанности по архиву можно возложить на конкретного работника. Таблица показывает набор разделов, который покрывает обязательные требования. Названия и порядок разделов компания задаёт сама.

Разделы о сроках, передаче в архив и уничтожении содержат цифры из Перечня № 236 и Правил № 77. Переносите их в текст с указанием статьи или пункта. Когда Перечень обновят, по этим отметкам будет видно, какие строки инструкции нужно менять.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Когда типовая структура требует доработки

Для отдельных сфер действуют отраслевые перечни. По документам, специфичным для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236:

• в здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава;
• в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов;
• в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.

В таких компаниях раздел о сроках строится от отраслевого перечня, а общий Перечень закрывает остальные документы.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Ошибка со сроками возникает из-за порядка поиска. Специалист по кадрам открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок. При этом он не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Сначала проверяйте, есть ли отраслевой перечень, и только потом обращайтесь к общему.»

Второе ограничение касается организаций, которые служат источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Пункт 11 Правил № 77 разрешает утверждать номенклатуру дел самостоятельно только негосударственной организации, которая таким источником не служит. Пункт 29 освобождает её от утверждения описей и актов экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Если ваша компания включена в источники комплектования, порядок согласования номенклатуры, описей и актов сверяется с архивным учреждением. Разделы 3, 6, 7 и 10 инструкции пишутся под этот порядок.

Отдельный архивный отдел для инструкции не требуется. Формирование дел, их передачу и выдачу можно поручить одному работнику, и в разделе об ответственных достаточно назвать его должность и перечень функций.

Порядок утверждения инструкции и ознакомления работников

Мнение представительного органа работников учитывается при двух условиях. Первое: это предусмотрено ТК РФ, федеральным законом, иным нормативным актом, коллективным договором или соглашением. Второе: такой орган в компании есть (статья 8 ТК РФ). С локальными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью, работников знакомят под подпись по статье 22 ТК РФ. При приёме на работу это делается до подписания трудового договора по части 3 статьи 68 ТК РФ. Для инструкции по хранению это работники, которые формируют дела, отвечают за архив и выдают документы.

Как утвердить инструкцию по хранению документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков. Составьте список видов документов, которые компания создаёт на бумаге и в электронном виде.
2. Шаг 2. Приказом руководителя создайте экспертную комиссию и назначьте ответственного за архив. Обязанности по архиву можно возложить на конкретного работника.
3. Шаг 3. Составьте номенклатуру дел по рекомендуемому образцу из приложения № 1 к Правилам № 77. В ней должны быть индекс, заголовок дела, количество томов, срок хранения и номер статьи Перечня.
4. Шаг 4. Напишите текст инструкции по 11 разделам из таблицы структуры, указав для каждой цифры статью Перечня или пункт Правил.
5. Шаг 5. Если учёт мнения представительного органа предусмотрен законом, коллективным договором или соглашением и такой орган есть, направьте ему проект.
6. Шаг 6. Утвердите инструкцию и номенклатуру дел приказом руководителя.
7. Шаг 7. Ознакомьте под подпись работников, которые ведут дела и отвечают за архив. Новых сотрудников на этих должностях знакомьте до подписания трудового договора.

Компании, которая вместе с инструкцией переводит часть документов в электронный вид, мы в Добыто закладываем пилотную группу перед развёртыванием системы на всю компанию. На пилотной группе видно, может ли каждый работник сам подписывать документы в системе. В трудовом споре суд оценивает именно эту фактическую способность, и подпись в журнале ознакомления её не подтверждает.

Сроки хранения кадровых документов: таблица по Перечню № 236 и правило отсчёта

Срок хранения отсчитывают с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу. Это правило установлено частью 2 статьи 21.1 закона № 125-ФЗ, которую ввёл закон от 18.06.2017 № 127-ФЗ. Дата составления отдельного документа и дата увольнения работника точкой отсчёта не служат. Если приказ о приёме подшит в дело, закрытое в 2026 году, его срок начинается с 1 января 2027 года. Сами сроки для документов по личному составу устанавливает статья 22.1 закона № 125-ФЗ: 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после.

Сроки для документов, с которыми кадровая служба работает чаще всего, сведены в таблицу.

Для работников с вредными и (или) опасными условиями труда Перечень увеличивает пятилетние сроки по приказам об ежегодных отпусках, командировкам и табелям до 50/75 лет. В номенклатуре дел заведите для таких работников отдельные заголовки дел со сроком 50/75 лет. Если сложить их документы в одно дело с остальными, дело с 50-летним сроком может попасть в акт на уничтожение вместе с пятилетними.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет установлен не для работодателя. Трудовые договоры, приказы и личные карточки нужны самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Типовая ситуация: через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда в вашей компании. Сверьте номенклатуру: у всех дел по личному составу должен стоять срок 50/75 лет.»

Номенклатура дел, экспертная комиссия и передача дел в архив организации

По номенклатуре дел формируют дела и составляют описи (пункты 7 и 10-12 Правил № 77). Рекомендуемый образец из приложения № 1 содержит графы для индекса дела, заголовка, количества томов, срока хранения и номера статьи Перечня. Если графу статьи Перечня оставить пустой, при экспертизе ценности срок придётся определять заново по каждому делу.

Пункт 47 Правил № 77 разделяет место хранения дел по сроку. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно находятся в структурных подразделениях до уничтожения. Дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства. Норма говорит о передаче в архив самой компании, ежегодно сдавать дела в государственный архив она не обязывает.

По результатам экспертизы ценности пункт 25 требует составлять отдельные описи на дела постоянного хранения, временного свыше 10 лет и по личному составу. Бумажные дела длительного хранения оформляются полностью, по правилам разделов VII-VIII Правил № 77. По пункту 12 документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Читайте также:  Документы органов местного самоуправления и срок их хранения что учесть кадровику

Лайфхак: опись документов длительного хранения стройте по работникам. При несчастном случае или профзаболевании документы ищут по конкретному человеку за весь период его работы, и найти их нужно быстро.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия (ЭК). По пункту 14 Правил № 77 ЭК создаются в организациях, а центральные экспертные комиссии (ЦЭК) — в организациях со сложной структурой или с подведомственными организациями. Компания, которая хранит дела по личному составу, без ЭК не обойдётся. Комиссия рассматривает проекты описей и актов о выделении документов к уничтожению (пункты 29-30). В инструкции закрепите состав ЭК и порядок оформления её решений.

Важный нюанс из практики: журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи обязательны к ведению, но отдельной строки в Перечне № 236 у них нет. Если вида документа в Перечне нет, уничтожать его это не разрешает. Срок определяют по аналогии с ближайшим по смыслу видом документа. Для этих журналов это срок самих инструкций по охране труда или срок журналов инструктажа. Решение принимает ЭК, его оформляют и вносят в номенклатуру дел, чтобы при проверке предъявить документированный выбор.

Электронные кадровые документы в инструкции: оригинал, формат, выгрузка

Что считается электронным оригиналом

Статья 22.1 ТК РФ определяет КЭДО как создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде без дублирования на бумаге в случаях, которые допускает закон. Система работодателя должна обеспечивать подписание документов, их хранение и фиксацию получения работником. Расходы на систему несёт работодатель.

Документы, на которые КЭДО не распространяется

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО пять групп документов. В инструкции их перечисляют отдельно от электронного архива:

• трудовые книжки;
• сведения о трудовой деятельности в электронном виде;
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, в том числе документы с подписью работника об ознакомлении с инструктажами.

Важный нюанс из практики: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают. В номенклатуре указывайте форму дела для протоколов и для удостоверений отдельно.

Формат электронного комплекта и проверка подписи

С 01.03.2023 приказ Минтруда № 578н требует хранить кадровый электронный документ в формате PDF/A-1A. Приложение и файлы подписей хранятся вместе с документом и XML-описанием. При подписании по доверенности в комплект входит машиночитаемая доверенность. Раздел X Правил № 77 предусматривает проверку метаданных о подлинности электронной подписи и воспроизводимости электронных документов. Поэтому в инструкции нужен пункт о том, кто проверяет подписи и открываемость файлов в архиве.

Универсального законного срока и формата выгрузки архива при смене оператора КЭДО нет. От системы и условий договора зависят выгрузка вместе с метаданными и подписями, доступ к документам уволенных работников и судьба архива после расторжения договора. Эти условия проверяют до подключения.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Поэтому я спрашиваю вендора, выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате. Ещё я прошу перечислить всех, кто получит доступ к данным. Там нередко оказываются три компании: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Записи системы о выдаче подписи в трудовом споре

Кейс из практики: работодатель перевёл персонал на КЭДО по правилам. Он утвердил положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников и получил письменное согласие работника. Работник оспорил увольнение по заявлению, поданному через систему. Районный суд и апелляция встали на сторону работодателя. Кассационный суд общей юрисдикции эти решения отменил, потому что в деле не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Суд установил, что подпись выдали в день подписания заявления об увольнении и что работник не умел пользоваться системой, поэтому за него подписывал другой человек. Сама система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Проверьте, описан ли в вашем локальном акте порядок идентификации работника при подписании. Проверьте также, хранит ли система дату и обстоятельства выдачи подписи: в описанном споре суд опирался на эти записи. Мы в Добыто разводим по времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней.

Доступ к документам, копии для работника и архивная справка

По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой. Копии выдаются бесплатно, надлежащим образом заверенными и не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Это требование статьи 62 Трудового кодекса РФ, поэтому срок выдачи копий из архива по инструкции не может быть длиннее. Выдача копий по статье 62 и архивная справка государственного архива — разные процедуры.

Приложение № 29 к Правилам № 77 содержит рекомендуемый образец архивной справки. Универсального образца запроса работника в Правилах нет. Поэтому в разделе о выдаче документов закрепите, в какой форме компания принимает запросы, кто готовит справку и копии и кто их заверяет.

Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работников, поэтому доступ к архиву разграничивается по ролям. В практике Добыто доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение. В инструкции перечислите роли и объём доступа каждой роли.

С 01.09.2025 согласие на обработку персональных данных оформляется отдельно от иных документов, которые работник подписывает. Такую редакцию части 1 статьи 9 закона № 152-ФЗ ввёл закон от 24.06.2025 № 156-ФЗ. Текст согласия в инструкцию или трудовой договор не встраивают, он остаётся отдельным документом.

Уничтожение документов с истёкшим сроком хранения

По пунктам 22-28 Правил № 77 уничтожение проходит три этапа: экспертиза ценности, акт о выделении документов к уничтожению и утверждение акта руководителем. Рекомендуемая форма акта дана в приложении № 3. В акте фиксируют основание, сроки хранения, статьи Перечня, способ уничтожения и факт сдачи документов.

В акт включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (пункт 26 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77). Возьмём дело с приказами о дисциплинарных взысканиях со сроком 3 года, законченное в 2022 году. Его срок отсчитывается с 01.01.2023 и к 1 января 2026 года истекает, поэтому дело можно включить в акт 2026 года. Такое же дело, законченное в 2023 году, попадёт только в акт 2027 года.

Проекты описей и актов рассматривает ЭК. Если компания не служит источником комплектования государственного архива, акт утверждает руководитель после согласования с ЭК (пункты 29-30). Документы уничтожают или сдают на переработку только после утверждения акта. Документы с персональными данными, с пометкой «для служебного пользования» и с иной информацией ограниченного доступа уничтожают так, чтобы их содержание нельзя было восстановить (пункт 31). В инструкции укажите способ уничтожения и того, кто подтверждает уничтожение подписью в акте.

Ошибки в инструкции по хранению и их цена

Статья 13.20 КоАП РФ наказывает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Санкция — предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Нарушение может квалифицироваться и как нарушение трудового законодательства. Тогда применяется часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф для должностных лиц и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 30 000 до 50 000 рублей. Состав нарушения устанавливается по обстоятельствам. Архивное нарушение само по себе не делает недействительными трудовой договор или кадровое решение.

1. Журналы инструктажа уничтожают через 5 лет. Статью 423 Перечня читают по обзорам, где подпункты «а» и «б» слиты, и применяют пятилетний срок журналов проверки знаний ко всем журналам. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала проведение инструктажей не доказать, а доказывать придётся работодателю.
2. Срок считают от даты документа. Так проще, чем отслеживать год окончания делопроизводства по делу. В итоге документы попадают в акт до истечения срока, хотя пункт 26 Правил № 77 допускает только те, чей срок истёк к 1 января года составления акта. Уничтожение раньше срока подпадает под статью 13.20 КоАП РФ.
3. Бумажный подлинник выбрасывают после сканирования. Скан кажется равноценной заменой и освобождает место в архиве. Однако скан электронным оригиналом не становится, а сканирование не прекращает срок хранения подлинника. Уничтоженный подлинник восстановить нельзя.
4. Виды подписи не разведены по документам. Когда мы в Добыто встречаем у клиента довод «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит, и кадровые документы можно», это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены. Практика по займам к кадровым документам не относится: статьи 22.1-22.3 ТК РФ устанавливают свои требования к виду подписи. Для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности собственноручной подписи нет.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его отдельных реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и решите, чем подтвердите их подлинность.»

Чек-лист: проверьте инструкцию и архив перед утверждением

Перед подписанием приказа об утверждении инструкции пройдите по семи пунктам:

1. Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков: он имеет приоритет над Перечнем № 236.
2. Составлена номенклатура дел с указанием сроков хранения и статей Перечня.
3. Документы разделены на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу 10 лет.
4. Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на хранение 45 лет и не уничтожены по истечении 5 лет.
5. Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится в электронном виде, бумажное — на бумаге.
6. Для документов, которых нет в Перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
7. Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.

Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов: тарифы 2026 года

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа и численности персонала. Электронный архив входит в тарифы «Бизнес» и «Корпорация».

Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП можно получить через партнёрские удостоверяющие центры. Состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Отдельной строки за хранение архива в тарифах нет: электронный архив входит в состав тарифа. Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Название акта компания выбирает сама, а его содержание задают закон № 125-ФЗ, Правила Росархива № 77, Перечень № 236 и приказ Минтруда № 578н. Рабочая инструкция называет ответственных и опирается на утверждённую номенклатуру. Сроки в ней считаются от 1 января года после окончания делопроизводства, хранение в подразделениях отделено от архива организации, а уничтожение допускается только по утверждённому акту. Для электронных документов нужен отдельный раздел: формат комплекта, проверка подписей, условия выгрузки и перечень документов, которые остаются вне КЭДО.

Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде с маршрутами подписания и электронным архивом. Разделы инструкции об электронном комплекте, доступе по ролям и хранении подписанных документов компания может выстроить по настройкам системы.

Частые вопросы о хранении документов в компании

Регулирует ли приказ 29н сроки хранения кадровых документов?

Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Сроков хранения приказов, трудовых договоров и личных дел в нём нет, они берутся из Перечня Росархива № 236. В приказе есть специальное правило: медицинская карта хранится 50 лет в центре профпатологии при прекращении деятельности или смене медицинской организации. На кадровые документы работодателя это правило не переносится.

Куда обращаться за архивной справкой, если работодатель ликвидирован?

При ликвидации негосударственной организации её документы передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии. Передаются документы по личному составу и документы временного хранения с неистёкшими сроками (часть 10 статьи 23 закона № 125-ФЗ). Бывший работник направляет запрос в архив, который принял документы. Пока организация действует, справку выдаёт она сама, и для неё Правила Росархива № 77 содержат рекомендуемый образец в приложении № 29.

Можно ли передать бумажный архив на хранение сторонней организации?

Часть 1 статьи 17 закона № 125-ФЗ возлагает обязанность обеспечивать сохранность документов в течение сроков хранения на саму организацию, и передача дел подрядчику эту обязанность не снимает. Подрядчик обрабатывает персональные данные работников по поручению работодателя и сам согласие у них не получает. Нужно ли согласие каждого работника, зависит от применимых оснований обработки. По части 3 статьи 6 закона № 152-ФЗ согласие требуется, если иное не установлено федеральным законом. В договоре с подрядчиком зафиксируйте перечень переданных дел, порядок выдачи документов по запросам и возврат архива при прекращении договора.

Прекращает ли увольнение работника срок хранения его документов?

Нет. Часть 4 статьи 21 закона № 152-ФЗ сохраняет иные федеральные основания хранения персональных данных после достижения цели обработки. Поэтому окончание трудового договора архивные сроки не обнуляет. Личное дело и трудовой договор хранятся 50/75 лет по статьям 445 и 435 Перечня № 236, и отсчёт ведётся от окончания делопроизводства по делу, а не от даты увольнения.

Можно ли приостановить уничтожение документов, если идёт трудовой спор или проверка?

Общего прямого запрета на уничтожение документов при любом споре закон не формулирует, поэтому блокировку закрепляют внутренним порядком компании. В инструкцию добавляют правило: документы, относящиеся к спору или проверке, не включаются в акт о выделении к уничтожению до их завершения, даже если срок хранения истёк. Укажите в этом правиле, кто вводит и снимает блокировку и на основании какого документа.

Меняет ли приказ Росархива № 91 2026 года порядок хранения в коммерческой организации?

Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91 зарегистрирован 12.08.2026 под № 87817 и действует с 23.08.2026. Он изменил Правила делопроизводства № 71 для государственных органов и органов местного самоуправления, а общие Правила хранения № 77 для коммерческих организаций не обновлял. Постановление Правительства от 30.06.2025 № 981 касается государственной информационной системы удалённого использования архивных документов и сроки хранения частной компании тоже не меняет. Инструкцию сверяйте с действующей редакцией Правил № 77 и Перечня № 236.