Документы органов местного самоуправления и срок их хранения что учесть кадровику

Документы органов местного самоуправления хранятся по общему Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: отдельного федерального перечня для муниципалитетов нет. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Документы Архивного фонда орган МСУ держит у себя 5 лет и затем передаёт на постоянное хранение в муниципальный архив, а на документы по личному составу пятилетний срок не распространяется: для них действует правило 50/75 лет из статьи 22.1 125-ФЗ.

В материале — таблица сроков по статьям Перечня № 236 для кадровых документов органа МСУ, порядок ведения личного дела муниципального служащего по 25-ФЗ и московские правила, где закон № 50 задаёт 10 лет хранения дела в архиве органа после увольнения. Показываем, что происходит с архивом при реорганизации и ликвидации органа и как хранить кадровые документы в КЭДО так, чтобы подпись оставалась проверяемой. Пошаговая инструкция по номенклатуре дел, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива и ответы о конкурсных и аттестационных документах — во второй половине статьи.

Какой перечень сроков хранения применяет орган местного самоуправления

Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он адресован сразу трём группам: государственным органам, органам местного самоуправления и организациям, поэтому администрация поселения, совет депутатов и муниципальное учреждение берут сроки из одного и того же документа. Текст Перечня с примечаниями размещён на официальном сайте Росархива в разделе о типовых управленческих документах, там же видны отметки к статьям, которые в обзорах часто теряются.

Перечень отвечает на вопрос «сколько хранить». Вопрос «как хранить» закрывают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77: они действуют с 17.09.2023, распространяются на органы МСУ и регулируют номенклатуру дел, экспертизу ценности, описи, передачу в архив и уничтожение. Третий уровень — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле». Статья 17 обязывает органы МСУ обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, а часть 3 статьи 4 относит к полномочиям муниципального образования хранение, комплектование, учёт и использование документов органов МСУ, муниципальных архивов, предприятий и учреждений.

Отметка ЭПК рядом со сроком означает, что по его истечении документы не уничтожаются автоматически: часть из них может быть отобрана на постоянное хранение после экспертизы ценности. Для кадровика органа МСУ, который является источником комплектования муниципального архива, это обычная ситуация, а не исключение.

Если для сферы деятельности органа или учреждения утверждён ведомственный или отраслевой перечень, для специфичных документов он имеет приоритет над общим. Это касается, например, муниципальных учреждений здравоохранения и образования: медицинская документация и личные дела обучающихся хранятся по своим перечням, а кадровые документы работников — по Перечню № 236.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок проверки срока всегда один: сначала ищете отраслевой перечень, и только потом открываете общий. Ошибка возникает, когда идут в обратном направлении: находят подходящую строку в Перечне № 236, ставят срок и не знают, что для их сферы действует другой документ с другим сроком. Проверьте это до того, как утверждать номенклатуру.»

Перед утверждением номенклатуры дел проверьте два пункта: есть ли ведомственный перечень для вашей сферы и в какой редакции у вас на руках Перечень № 236. Новых сроков для кадровых документов органов МСУ на дату публикации не вводилось.

Сроки хранения кадровых документов органа МСУ по статьям Перечня № 236

Формула 50/75 лет в Перечне читается так: 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после этой даты. Это прямая норма частей 1 и 2 статьи 22.1 125-ФЗ, а часть 4 той же статьи оставляет приоритет за перечнем, если он устанавливает для вида документов иной срок. Сводная таблица по кадровым документам, с которыми работает кадровая служба администрации или муниципального учреждения:

Внутри одной статьи 434 сроки расходятся от 3 до 75 лет, поэтому в номенклатуре приказы по личному составу разводятся по разным делам: приказ о приёме на работу и приказ о командировке, подшитые в одну папку, заставят хранить всю папку по максимальному сроку. Описи дел по личному составу хранятся столько же, сколько сами дела, иначе через 30 лет архив не сможет найти нужный приказ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Срок 50 лет у кадровых документов установлен в интересах человека, а не работодателя: по ним бывший служащий через десятилетия подтверждает стаж и заработок, когда ни руководителя, ни иногда самого органа уже нет.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста. Эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки при наведении порядка в архиве не трогаются, пока не истёк полный срок.»

Приказ 29н и документы по медосмотрам: что из этого хранится и сколько

Приказ 29н, о котором спрашивают кадровики, — это приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н о порядке обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров, зарегистрированный в Минюсте 29.01.2021 № 62277. Сроков хранения документов он не устанавливает: их берут из раздела 7.3 «Охрана труда» Перечня № 236. Перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, по статье 411 хранятся по месту утверждения постоянно, в других организациях — до замены новыми.

Если в органе МСУ есть работники, проходящие медосмотры по приказу 29н, отдельно проверьте, где лежат утверждённые перечни работ и факторов: в номенклатуре они должны стоять с отметкой «постоянно», а не с типовыми 5 годами.

Личное дело муниципального служащего: 25-ФЗ, указ № 609 и правила Москвы

Статья 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» требует заводить на муниципального служащего личное дело и вносить в него документы, связанные с поступлением на службу, её прохождением и увольнением. После увольнения дело хранится в архиве органа местного самоуправления по последнему месту муниципальной службы. При ликвидации органа личное дело передаётся органу, который стал его преемником.

Порядок ведения личного дела 25-ФЗ не расписывает подробно: часть 4 статьи 30 отсылает к порядку, установленному для государственного гражданского служащего. Этот порядок утверждён Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 о персональных данных и личном деле гражданского служащего. Прямой предмет указа — гражданские служащие, на муниципальных он распространяется только через эту отсылку и в части порядка ведения, а не сроков. Сроки хранения дела и личной карточки берутся из Перечня № 236: 50/75 лет с отметкой ЭПК, причём примечание к статье прямо указывает, что состав личного дела муниципального служащего определяется законодательством.

Параллельно с личным делом в муниципальном образовании ведётся реестр муниципальных служащих. По статье 31 25-ФЗ уволенного служащего исключают из реестра в день увольнения, но на судьбу личного дела это не влияет: дело остаётся в архиве органа.

В Москве действует свой закон. По статье 40 Закона г. Москвы от 22.10.2008 № 50 «О муниципальной службе в городе Москве» личное дело после увольнения хранится в архиве органа местного самоуправления или муниципального органа по последнему месту службы 10 лет со дня увольнения, а при ликвидации органа передаётся тому, кому переданы его функции, или правопреемнику. Текст закона доступен официальным PDF-файлом Закона г. Москвы № 50 на mos.ru.

10 лет по московскому закону — срок нахождения дела в архиве самого органа. Общий срок хранения личного дела по Перечню № 236 составляет 50/75 лет, поэтому истечение 10 лет не даёт оснований уничтожить дело: его судьбу дальше определяют правила комплектования муниципального или городского архива.

Отдельный блок в деле муниципального служащего — сведения о доходах, расходах, имуществе и обязательствах имущественного характера. С 01.01.2026 действует редакция статьи 15 25-ФЗ, изменённая Федеральным законом от 28.12.2025 № 505-ФЗ: муниципальные служащие представляют сведения в порядке, в сроки и по форме, установленным для гражданских служащих субъекта РФ. Срок хранения справок задаёт не 25-ФЗ, а статья 467 Перечня № 236 — 50/75 лет. Для справок граждан, которые на должность назначены не были, единого федерального правила о возврате или уничтожении нет, порядок нужно искать в региональном или муниципальном акте.

Важный нюанс из практики: опись документов длительного хранения удобнее строить по людям, а не по годам. При расследовании несчастного случая, споре о стаже или запросе на архивную справку ищут не «приказы за 2009 год», а конкретного человека. Для личных дел это означает внутреннюю опись документов в каждом деле и сквозной указатель служащих по органу.

Проверьте, есть ли в каждом личном деле внутренняя опись и совпадает ли перечень уволенных служащих в архиве органа с исключёнными из реестра за тот же период.

Образцы документов для приёма на службу и ведения личного дела

Начните с описи: по ней проверяется комплектность дела перед сдачей в архив органа, а образец приказа о приёме показывает реквизиты, которые попадут в дело со сроком 50/75 лет.

Когда документы органа МСУ передаются в муниципальный архив

Статья 22 125-ФЗ устанавливает для документов Архивного фонда, созданных органами местного самоуправления и муниципальными организациями, срок временного хранения 5 лет: после него документы передаются на постоянное хранение в муниципальный архив. Деления на районы, округа, городские и сельские поселения в этой норме нет, формулировка общая для всех органов МСУ.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

На документы по личному составу пятилетнее правило не распространяется. Для них действует статья 22.1 125-ФЗ со сроком 50/75 лет, и универсального требования сдать приказы, трудовые договоры и личные дела в муниципальный архив через 5 или 10 лет нет. Пока орган существует, они хранятся в его архиве; что и когда принимает на хранение муниципальный архив, зависит от статуса органа как источника комплектования и правил конкретного архивного учреждения.

Номенклатура дел органа МСУ, который является источником комплектования муниципального архива, по пункту 8 Правил № 77 представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения один раз в 5 лет. При изменении функций или структуры органа номенклатуру пересоставляют раньше. Полный текст требований к номенклатуре, описям и экспертизе ценности — в Правилах организации хранения документов на сайте Росархива. Документы к уничтожению отбирает экспертная комиссия самого органа, а акты о выделении документов к уничтожению по статье 170 Перечня входят в дело фонда.

Если пришёл приказ о реорганизации или ликвидации органа МСУ, порядок задаёт статья 23 125-ФЗ. При изменении структуры органов местного самоуправления документы в упорядоченном состоянии передаются вновь формируемым органам. При ликвидации органа документы Архивного фонда, документы по личному составу и документы с неистёкшим сроком временного хранения поступают в соответствующий муниципальный архив.

В Москве действует Закон г. Москвы от 28.11.2001 № 67 «Об Архивном фонде города Москвы и архивах»: органы местного самоуправления обязаны создавать собственные архивы, документы Архивного фонда Москвы хранятся там до истечения сроков временного хранения и затем передаются в городские архивы. Архивные отделы Главархива Москвы по административным округам координируют архивную работу органов МСУ и определяют, какие организации являются источниками комплектования Центрального государственного архива города Москвы. Весь текущий архив муниципального округа в Главархив сразу не уходит.

Сценарии ниже показывают, на что смотреть в первую очередь в разных ситуациях органа.

Во всех пяти сценариях документы по личному составу передаются вместе с описью, а опись дел по личному составу сама хранится 50/75 лет. Её ведут постоянно, а не составляют к дате ликвидации или реорганизации.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Когда вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется и попадает в номенклатуру. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Как составить номенклатуру дел органа МСУ со сроками хранения: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Проверьте, утверждён ли ведомственный или отраслевой перечень для сферы органа или учреждения. Для специфичных документов он применяется раньше Перечня № 236.
2. Шаг 2. Для каждого дела укажите срок хранения и номер статьи Перечня № 236. Приказы по личному составу со сроком 50/75 лет и приказы о командировках, отпусках, взысканиях со сроками 3-5 лет заводите в разные дела.
3. Шаг 3. Для документов, которых нет в перечнях, определите срок по аналогии и оформите решение экспертной комиссии органа.
4. Шаг 4. Разделите дела на постоянного хранения, по личному составу и временного хранения: на них составляются разные описи со своими сроками по статье 172 Перечня.
5. Шаг 5. Если орган является источником комплектования муниципального архива, представьте номенклатуру на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Повторное представление — один раз в 5 лет.
6. Шаг 6. При изменении функций или структуры органа пересоставьте номенклатуру сразу, не дожидаясь пятилетнего срока.

Архивная справка о стаже и заработке: куда обращается бывший муниципальный служащий

Адрес запроса зависит от того, существует ли орган. Пока орган МСУ действует, документы по личному составу и личные дела уволенных служащих лежат в его архиве, и запрос направляется туда. После ликвидации органа документы по личному составу по статье 23 125-ФЗ поступают в муниципальный архив, а личные дела муниципальных служащих — органу-преемнику, поэтому справку запрашивают у них.

Для социально-правовых запросов Методические рекомендации Росархива устанавливают срок до 30 дней со дня регистрации запроса; по сложному запросу срок продлевают ещё не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя. Автоматически переносить этот срок на любое обращение в муниципальный архив нельзя: конкретный срок задаёт регламент архива и услуги. Плата тоже не единая: статья 26 125-ФЗ допускает выдачу копий и справок как на возмездной, так и на безвозмездной основе, и универсального правила о бесплатной справке о стаже нет.

В Москве порядок и срок ответа Главархива зависят от конкретной услуги и вида запроса. Для отдельных услуг срок установлен в календарных днях и считается до передачи ответа в почтовое отделение, поэтому перед подачей стоит открыть описание именно своей услуги на mos.ru.

Кадровику органа МСУ при поступлении запроса стоит зарегистрировать его в день получения и сразу проверить по описи дел по личному составу, в каком деле лежат нужные приказы и лицевые счета: от этой проверки зависит, уложится ли ответ в 30 дней.

Электронное хранение кадровых документов органа МСУ в КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, регулируют создание, подписание, использование и хранение кадровых документов в электронном виде; в качестве одной из систем закон прямо называет платформу «Работа в России». Отдельного исключения для органов местного самоуправления и муниципальных учреждений эти статьи не содержат, а 25-ФЗ распространяет на муниципальных служащих трудовое законодательство с особенностями муниципальной службы. Перед переводом кадровых документов органа МСУ в электронный вид проверьте специальные федеральные нормы о муниципальной службе и закрепите порядок в локальном нормативном акте.

Сроки хранения от формы документа не зависят: электронный приказ о приёме хранится те же 50/75 лет по статье 434 Перечня № 236, что и бумажный. Меняются требования к комплекту хранения. Состав и форматы кадровых электронных документов без бумажного дубля задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, а Правила № 77 для электронного архивного документа предусматривают основную часть в формате PDF/A, файл описания с регистрационно-учётными сведениями и электронную подпись, если документ подписан. Если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как его обязательная часть.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатку вместо файла хранить нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.»

Для органов и учреждений, где кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в Добыто есть готовый модуль интеграции: он устанавливается и настраивается за один день, документы синхронизируются автоматически, и приказ, созданный в учётной системе, попадает в электронный архив без повторного ввода.

Почему в электронном архиве важны журналы системы и порядок выдачи подписи

Электронный кадровый документ суд принимает как письменное доказательство, если КЭДО введён по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ и соблюдены требования 63-ФЗ. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена: без него равнозначности нет. На весь срок хранения подпись должна оставаться проверяемой, в том числе после окончания действия сертификата.

Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО работодатель внедрил систему корректно: было положение о кадровом электронном документообороте, перечень документов и категорий работников, работник дал письменное согласие в день уведомления о переходе. Кассационный суд отменил решения в пользу работодателя, потому что в деле не было сведений об идентификации работника при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления об увольнении, сам он системой пользоваться не умел, а журналы системы показали, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

В практике Добыто мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе. В локальном акте органа стоит описать порядок идентификации при подписании, а в системе — убедиться, что она фиксирует дату и обстоятельства выдачи подписи.

Какие кадровые документы органа МСУ нельзя перевести в электронный архив

Статья 22.1 ТК РФ не допускает электронного режима для трудовых книжек, сведений о трудовой деятельности, актов о несчастном случае на производстве и документов, подтверждающих прохождение инструктажей по охране труда. Эти документы продолжают храниться на бумаге по своим срокам, в том числе журналы инструктажа — 45 лет. Удостоверения по охране труда тоже ведутся в бумажном виде, хотя протоколы проверки знаний допускается вести электронно.

Второе ограничение касается архива, который уже накоплен. Бумажные личные дела и приказы прошлых лет при переходе на КЭДО не превращаются в электронные: скан бумажного подлинника не заменяет, и бумажный архив по личному составу органа остаётся на полный срок 50/75 лет.

До запуска проверьте перечень документов в локальном акте: в нём не должно быть позиций, которые статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге.

Ошибки в сроках хранения кадровых документов органа МСУ и их цена

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Если одновременно нарушены нормы трудового законодательства, возможна ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для должностного лица предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, для юридического лица от 30 000 до 50 000 рублей. Применимость статьи 5.27 зависит от состава нарушения, а не от самого факта архивной ошибки.

Штраф — меньшая часть цены. Уничтоженный раньше срока журнал инструктажа означает, что при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания орган не докажет проведение инструктажей за весь период работы человека, а доказывать придётся ему.

• Уничтожение личного дела через 10 лет после увольнения. Московский срок 10 лет относится к хранению в архиве органа, а срок по Перечню № 236 — 50/75 лет.
• Одна папка для приказов с разными сроками. Приказы о приёме и увольнении (50/75 лет) подшиты вместе с приказами о взысканиях (3 года) и командировках (5 лет): дело целиком хранится по максимальному сроку, а отобрать документы к уничтожению невозможно.
• Слитное прочтение статьи 423 Перечня. Журналы инструктажа (45 лет) уничтожаются вместе с журналами проверки знаний (5 лет).
• Скан вместо бумажного подлинника. Документ, подписанный на бумаге, после сканирования уничтожать нельзя.
• Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы. Это типовая ситуация и типовое нарушение разграничения доступа к персональным данным, и в электронном архиве оно повторяется так же, как в бумажном.

Перед выбором оператора электронного архива мы в Добыто советуем запросить у него полный список лиц, получающих доступ к данным, и порядок выдачи архива при расторжении договора: при проверке или смене оператора нужны файлы с подписями, а не изображение на экране.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Задавайте вендору вопрос не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобятся именно файлы.»

Чек-лист проверки архива кадровых документов органа МСУ

1. Проверено, есть ли для сферы органа или учреждения ведомственный перечень: для специфичных документов он применяется раньше Перечня № 236.
2. Номенклатура дел содержит срок и номер статьи Перечня для каждого дела.
3. Приказы по личному составу (50/75 лет) ведутся отдельно от приказов об отпусках, командировках и взысканиях.
4. Для документов, которых нет в перечнях, срок определён по аналогии и закреплён решением экспертной комиссии.
5. Номенклатура представлялась на ЭПК архивного учреждения в течение последних 5 лет и пересоставлена после изменения структуры органа.
6. Личные дела уволенных служащих хранятся в архиве органа, у каждого есть внутренняя опись.
7. Журналы инструктажа отложены на 45 лет и не уничтожены вместе с журналами проверки знаний.
8. Форма хранения совпадает с формой создания: электронные документы хранятся электронно, бумажные — на бумаге.
9. Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному служащему.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и требований к инфраструктуре: электронный архив и интеграция с 1С включены в тариф «Бизнес».

Для органа МСУ или муниципального учреждения с электронным архивом кадровых документов базовой позицией будет тариф «Бизнес»; переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия по каждому тарифу собраны на странице тарифов Добыто КЭДО для кадрового электронного документооборота.

Выводы

Для органа местного самоуправления сроки хранения кадровых документов задаёт общий Перечень Росархива № 236, а не отдельный муниципальный перечень, при этом ведомственный перечень для специфичных документов применяется первым. Пятилетний срок временного хранения касается документов Архивного фонда, а приказы о приёме, трудовые договоры, личные дела и карточки остаются в архиве органа на 50 или 75 лет, в том числе в Москве, где 10 лет по городскому закону означают лишь срок в архиве самого органа. Электронная форма сроки не сокращает, зато добавляет требования к комплекту хранения и проверяемости подписи.

Добыто ведёт кадровый электронный документооборот с электронным архивом, в котором приказ хранится вместе с файлом подписи, а порядок выдачи подписей и журналы действий в системе выстроены так, чтобы документ выдерживал проверку и спор на весь срок хранения.

Частые вопросы о хранении документов органов местного самоуправления

Сколько хранить документы кандидатов, не прошедших конкурс на муниципальную должность?

Заявления, анкеты, справки и копии документов претендентов, не допущенных к конкурсу или не прошедших отбор, по статье 438, подп. «а», Перечня № 236 хранятся 3 года; документы лиц, не принятых на работу, по подп. «б» — 1 год. Решения конкурсных комиссий по итогам конкурса на замещение вакантных должностей хранятся 15 лет (статья 437, подп. «а»), протоколы комиссий по кадровому резерву и конкурсные бюллетени — 5 лет.

Сколько хранить график отпусков и приказы об ежегодных отпусках?

График отпусков по статье 453 Перечня № 236 хранится 3 года. Приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках относятся к статье 434, подп. «б», и хранятся 5 лет, поэтому в номенклатуре это два разных дела с разными сроками, и оба отделены от приказов о приёме и увольнении со сроком 50/75 лет.

Что делать с трудовой книжкой, которую уволенный служащий не забрал?

Подлинные личные документы, включая трудовые книжки и дипломы, по статье 449 Перечня № 236 хранятся до востребования владельцем. Невостребованные документы хранятся 50/75 лет: 75 лет, если дело закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если позже. Уничтожать невостребованную трудовую книжку раньше этого срока нельзя.

Сколько хранить документы аттестации муниципальных служащих?

Протоколы и постановления аттестационных и квалификационных комиссий по статье 485 Перечня № 236 хранятся 10 лет. Заявления о несогласии с решением комиссии и документы по их рассмотрению, а также списки и ведомости по аттестации и квалификационным экзаменам (статьи 486-487) — 5 лет, графики проведения аттестации (статья 490) — 1 год. Приказы по итогам аттестации и о присвоении классных чинов хранятся 50/75 лет как приказы по личному составу.

Сколько хранить материалы о награждении служащих?

По статье 500 Перечня № 236 материалы о представлении к государственным, муниципальным и ведомственным наградам, присвоении почётных званий и премий в награждающей организации хранятся постоянно, при отказе в награждении — 5 лет, по ведомственным наградам — 10 лет. В представляющей организации, например в администрации, которая направила ходатайство, срок — 5 лет.

Изменятся ли сроки хранения кадровых документов в 2026 году?

На дату публикации действует Перечень № 236 в редакции, применяемой с 18.02.2020, и сроки 50/75 лет из статьи 22.1 125-ФЗ. Закон от 13.12.2024 № 469-ФЗ изменил положения об использовании архивных документов, но не эти сроки. Росархив сообщал о планах вынести проект нового типового перечня на обсуждение в I квартале 2026 года; это проект, и до его утверждения и вступления в силу номенклатура дел составляется по действующему Перечню.