Инструкция по делопроизводству в организации что в нее включить кадровику

Инструкция по делопроизводству в организации — это локальный нормативный акт. Он закрепляет, кто создаёт, подписывает, регистрирует, хранит и уничтожает документы и в каком порядке. Трудовой кодекс не обязывает коммерческую компанию её утверждать, но при проверке ГИТ, в трудовом споре и при передаче дел в архив опереться без неё не на что. Кадровику нужно закрепить в инструкции 12 блоков: от реквизитов по ГОСТ Р 7.0.97-2016 и раздельной регистрации приказов по личному составу до номенклатуры дел со сроками по Перечню Росархива № 236. Документы по личному составу, законченные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Бумажный документооборот держится на журналах и описях. Электронный — на статьях 22.1-22.3 ТК РФ, Положении о КЭДО и комплекте файлов с подписью. При этом приказ об увольнении, трудовая книжка, акт о несчастном случае и документы об инструктажах по охране труда остаются на бумаге.

Ниже — структура инструкции с нормой-основанием для каждого раздела, порядок утверждения и ознакомления, таблица сроков хранения кадровых документов и правила выдачи архивных справок. Отдельно разобраны ошибки, из-за которых инструкция не защищает работодателя в споре об увольнении через КЭДО. Во второй половине статьи — чек-лист перед утверждением, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Обязательна ли инструкция по делопроизводству и какой у неё статус

Прямой нормы, которая обязывает коммерческую организацию иметь инструкцию, нет. Правила делопроизводства, утверждённые приказом Росархива от 22.05.2019 № 71, обязательны только для государственных органов и органов местного самоуправления, коммерческие компании используют их как ориентир. Обязанности по хранению при этом распространяются на всех. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле» требует обеспечивать сохранность документов по личному составу в течение установленных сроков. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119) адресованы и организациям: они регулируют экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов. Инструкция переводит эти требования в конкретные действия конкретных сотрудников.

По статусу инструкция — ЛНА в смысле статьи 8 ТК РФ. Её утверждают приказом руководителя. Если в организации есть первичная профсоюзная организация, проект направляют на учёт мнения по статье 372 ТК РФ. С утверждённой инструкцией работников знакомят под подпись по статье 22 ТК РФ, но только тех, чья работа с ней связана: специалистов по кадрам, делопроизводителей, руководителей подразделений, которые подписывают и согласуют документы. Новых работников из этого круга знакомят до подписания трудового договора (часть 3 статьи 68 ТК РФ).

Когда отдельная инструкция не нужна

Микропредприятие вправе полностью или частично отказаться от ЛНА по статье 309.2 ТК РФ и включить нужные условия в трудовые договоры по типовой форме, утверждённой постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 № 858. Отказ от ЛНА не отменяет сроков хранения: документы по личному составу микропредприятие хранит те же 50 или 75 лет. Если компания утратила статус микропредприятия, ЛНА нужно принять в течение 4 месяцев с этой даты. Проверьте статус компании в едином реестре субъектов МСП на сайте ФНС и зафиксируйте решение приказом.

Вторая развилка — одна общая инструкция или отдельная инструкция по кадровому делопроизводству. Отдельный документ удобен, когда кадровые документы ведёт обособленная служба со своим доступом к персональным данным: правила доступа к личным делам не смешиваются с правилами для договоров и входящей корреспонденции.

Структура инструкции: 12 разделов, которые нужны кадровику

Каждый раздел инструкции закрывает конкретную норму. Если норма к организации не применяется, раздел сокращается, но не пропадает без следа: так инспектору и суду видно, что вопрос рассмотрен.

Разделы 4 и 11 пересекаются с Положением о КЭДО. Если Положение уже утверждено, инструкция ссылается на него, а не повторяет: при изменении маршрута подписания переутверждать придётся один документ, а не два.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовая ситуация и типовое нарушение. В разделе о доступе пропишите роли поимённо, а если архив хранится у внешнего провайдера, запросите у него список всех, кто получает доступ к данным: обычно это сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»

Как подготовить и утвердить инструкцию по делопроизводству: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Составьте перечень видов документов, которые реально создаются в организации, и отметьте форму каждого: бумага или электронный документ.
2. Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения. Если есть, сроки для отраслевых документов берутся из него, для остальных — из Перечня № 236.
3. Шаг 3. Подготовьте проект по 12 разделам и номенклатуру дел как приложение. Для документов, которых нет в перечнях, срок определите по аналогии и оформите решение экспертной комиссии.
4. Шаг 4. При наличии первичной профсоюзной организации направьте проект на учёт мнения по статье 372 ТК РФ.
5. Шаг 5. Утвердите инструкцию приказом руководителя с датой введения в действие.
6. Шаг 6. Ознакомьте под подпись работников, чья работа связана с документами, и включите инструкцию в перечень ЛНА для ознакомления новых сотрудников до подписания трудового договора.
7. Шаг 7. Назначьте ответственного за актуализацию: инструкцию пересматривают при изменении Перечня, требований к форматам электронных документов и структуры компании.

Приказы по личному составу: регистрация, ознакомление, сроки

У приказов разных групп разные сроки хранения, поэтому единый журнал регистрации для всех приказов — источник будущей ошибки при уничтожении. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении — 50 или 75 лет. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях и краткосрочных командировках — 5 лет. В инструкции закрепите три отдельных журнала или три серии индексов, и тогда дело с приказами о приёме никогда не окажется в одной папке с приказами об отпусках, срок которых истекает через 5 лет.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Приказ о приёме на работу издаётся на основании заключённого трудового договора и объявляется работнику под подпись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы (часть 2 статьи 68 ТК РФ). Унифицированная форма Т-1 с 2013 года не обязательна: работодатель вправе утвердить собственную форму, и инструкция — подходящее место, чтобы её закрепить. Если оставляете Т-1, так и напишите, чтобы разные подразделения не вели приказы в разных формах. С приказом об увольнении работника знакомят под подпись по статье 84.1 ТК РФ, и этот приказ оформляется только на бумаге даже в компании с КЭДО.

Во вторую группу входят входящие документы: запросы ГИТ, Социального фонда России, судов, судебных приставов. Когда в компанию пришёл приказ или запрос от внешнего органа, в инструкции должно быть написано, кто его регистрирует, в каком журнале, кому и в какой срок передаёт исполнителю. Сроки передачи установите сами, исходя из того, что ответ на запрос органа ограничен сроком, указанным в самом запросе.

Отдельная строка в разделе о регистрации — направления на медосмотр. Порядок, утверждённый приказом Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, обязывает работодателя вести учёт выданных направлений, в том числе в электронном виде. Укажите журнал учёта направлений и дело, в которое подшивается полученное медицинское заключение.

Если приказ о приёме оформляется в КЭДО, маршрут выглядит иначе: кадровик создаёт документ, система направляет его по маршруту согласования, работник подписывает электронной подписью, подписанный файл уходит в электронный архив. В инструкции для такого приказа указываются вид подписи каждой стороны и место хранения файла вместо номера папки. В Добыто документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически, поэтому регистрационные данные приказа в двух системах не расходятся.

Что об этом думает ГИТ: инспектор при проверке сопоставляет приказ о приёме с журналом инструктажа. Дата инструктажа позже даты начала работы видна за минуту и фиксируется как нарушение по каждому работнику отдельно. Допуск к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ штрафом на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, и считается он по каждому допущенному работнику. В разделе о приказах по личному составу закрепите правило: инструктаж проводится и регистрируется до даты начала работы, указанной в приказе. В практике Добыто сроки повторных инструктажей и обучения от даты по каждому работнику первыми выносят в систему при переходе на КЭДО: при ручном учёте они теряются чаще всего.

Личные дела и личные карточки: что закрепить в инструкции

Для работников коммерческой организации Трудовой кодекс не требует вести личные дела. Это обязанность в отношении государственных и муниципальных служащих. Коммерческая компания решает вопрос сама, и решение должно быть записано в инструкции: ведутся ли личные дела, на кого, из каких документов состоят, кто их выдаёт и под какую отметку.

Если личные дела ведутся, в инструкции нужны четыре правила. Первое — состав: трудовой договор и дополнительные соглашения, копия приказа о приёме, личная карточка, согласие на обработку персональных данных, документы об образовании и квалификации в объёме, нужном для должности. Второе — опись документов в начале дела, в которую вносится каждый подшиваемый лист. Третье — запрет на сведения, которые работодатель не вправе получать и обрабатывать по статье 86 ТК РФ: о политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни работника. Четвёртое — порядок выдачи дела во временное пользование с отметкой в журнале, потому что статья 88 ТК РФ допускает доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам.

Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Личное дело уволенного работника поэтому уходит в архив организации, а не в уничтожение вместе с текущими делами года.

Образцы кадровых документов для инструкции по делопроизводству

Комплект закрывает утверждение инструкции как ЛНА, ознакомление работников и ведение личного дела; начните с приказа об утверждении локального нормативного акта.

Сроки хранения кадровых документов: таблица для номенклатуры дел

Основной источник сроков — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020). Он применяется к организациям независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Сверять формулировки статей удобнее по тексту Перечня на сайте Федерального архивного агентства: в номенклатуре дел рядом со сроком указывается номер статьи, и инспектор проверяет именно его.

Ниже — сроки для кадровых документов, которые чаще всего попадают в номенклатуру отдела кадров.

Два документа из области охраны труда с похожими названиями отличаются по сроку в 9 раз, поэтому в номенклатуре их нельзя объединять в одно дело. Электронные кадровые документы хранятся в течение тех же сроков, что и аналогичные бумажные.

Читайте также:  Хранение комплектование и учет архивных документов обязанности организации

Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта: журналы инструктажа по охране труда хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, поэтому закончившийся журнал уходит в архив, а не в утиль.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Перечень № 236 не последний источник. Для здравоохранения, образования и финансового сектора действуют ведомственные перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет над общим. Порядок проверки в инструкции такой: сначала отраслевой перечень, затем Перечень № 236, затем решение по аналогии.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда разумно ориентироваться на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру дел, и на проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»

Номенклатура дел, экспертиза ценности и передача в архив

Номенклатура дел — приложение к инструкции, без которого раздел о хранении не работает. В ней перечислены все дела подразделения с индексами, заголовками, сроками хранения и статьями перечня. Статья 13 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив, и порядок выглядит так: в конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации.

Практичный приём для кадровой службы — разделить завершённые дела по порогу в 10 лет. Приказы, протоколы и инструкции со сроком до 10 лет остаются рядом с рабочими местами, ими пользуются. Журналы инструктажей, документы по личному составу и карты специальной оценки условий труда уходят на длительное хранение. Внутри каждой категории дела сортируются по видам и годам, от старых к новым.

Уничтожение документов инструкция описывает как процедуру, а не как уборку. Экспертная комиссия отбирает дела с истёкшим сроком, составляет акт о выделении к уничтожению, руководитель его утверждает, и только после этого документы уничтожаются. Закон о персональных данных 152-ФЗ требует уничтожать персональные данные по достижении целей обработки, но допускает более долгое хранение, если срок установлен федеральным законом. 125-ФЗ такой срок для документов по личному составу устанавливает, поэтому уволенный работник не вправе потребовать уничтожить своё личное дело раньше 50 лет.

При ликвидации организации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. В Москве их принимает Главное архивное управление города Москвы. Раздел инструкции о ликвидации короткий: кто готовит описи и в какой момент процедуры.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Архивная справка и копии документов: срок выдачи

По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления, безвозмездно и заверенными надлежащим образом (статья 62 ТК РФ). Так бывший работник получает копию приказа о приёме для назначения пенсии или справку о периоде работы. Если организация ликвидирована, архивную справку выдаёт государственный или муниципальный архив, куда переданы документы по личному составу.

В инструкции закрепите три вещи: кто принимает и регистрирует заявления, кто заверяет копии и какой отметкой, где фиксируется выдача. Для электронных документов добавьте, в каком виде выдаётся копия.

Электронные кадровые документы: что добавить в инструкцию при КЭДО

Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ, разрешают вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. Раздел 11 инструкции фиксирует три вещи: какие документы ведутся электронно, какие остаются на бумаге и в каком формате хранится электронный архив.

Какие кадровые документы остаются на бумаге

Закон оставляет на бумаге четыре вида документов: трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о несчастных случаях на производстве и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Протоколы проверки знаний можно вести и в электронном, и в бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге. Работники, принятые до перехода на КЭДО, дают согласие на электронный документооборот; от лиц, принятых после 31 декабря 2021 года и не имевших на эту дату трудового стажа, согласие не требуется. Отказ работника от КЭДО не основание для санкций: для него документы продолжают вести на бумаге, и инструкция должна описывать оба контура.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и заменить файл распечаткой нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому для каждого вида документа запишите его в номенклатуре дел заранее.»

Как разделить инструкцию и Положение о КЭДО

Статья 22.2 ТК РФ требует установить порядок электронного взаимодействия локальным нормативным актом, принятым с учётом мнения профсоюза при его наличии. Это Положение о КЭДО: перечень электронных документов, категории работников, порядок создания личного кабинета, идентификации и подписания. Инструкция по делопроизводству ссылается на Положение и добавляет то, чего в нём обычно нет: номенклатуру электронных дел, сроки, порядок выгрузки и передачи в архив.

Вид подписи в инструкции указывается по каждой стороне. Трудовой договор со стороны работодателя неквалифицированной подписью не подписывается, нужна УКЭП. Работник подписывает большую часть документов УНЭП, а часть заявлений, например на отпуск или командировку, — ПЭП. В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов, и это законно. Для УНЭП, выпущенной в Госключе, отдельное соглашение с работником не требуется.

Формат и долговременное хранение электронного архива

С 1 марта 2023 года действуют требования Минтруда к составу и форматам электронных кадровых документов (приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н). Документ хранится в XML, к нему прилагаются файл подписи и визуализация в PDF, а при подписании по доверенности — машиночитаемая доверенность. Для долговременной сохранности применяется ГОСТ Р 57762-2017, а типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов утверждены Росархивом.

Подпись, которая проверялась в день подписания, через 10 лет должна проверяться так же. Для этого к подписи добавляется метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх неё формируется усовершенствованная подпись. Перед выбором системы спросите вендора, выгружает ли система комплект документа целиком, с файлом подписи и доверенностью, и в каком виде отдаётся архив при расторжении договора. В разделе инструкции об электронном архиве эти ответы превращаются в порядок выгрузки для проверки ГИТ и суда.

Ошибки в инструкции, которые всплывают на проверке и в суде

Самые дорогие ошибки связаны с электронным контуром, в котором инструкция описывает документы, но не описывает процедуру подписания.

Важный нюанс из практики: работник подал заявление об увольнении через систему КЭДО, а затем оспорил увольнение. Районный суд в 2022 году ему отказал: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, согласие работника получено. Кассационный суд общей юрисдикции решение отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю при поступлении электронного заявления следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой и за него подписывал другой человек, а система работодателя зафиксировала, кто выдал подпись. Проверьте три вещи: описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.

Мы в Добыто разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не его подпись в журнале ознакомления.

Вторая ошибка — выбрать ПЭП для заявлений работников и не оформить к ней соглашение и локальный акт. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только по соглашению участников обмена.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Различие между видами подписи — не про степень защиты, а про основание равнозначности. Выбирая простую подпись для заявлений, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт, где описаны правила определения лица по его подписи. Проверьте, что оба документа у вас есть и что на них ссылается инструкция.»

Третья ошибка — единый журнал приказов и общие дела для документов с разными сроками. При плановом уничтожении пятилетних дел в утиль уходят приказы о приёме со сроком 50 лет, и восстановить их невозможно.

Цена ошибок складывается из нескольких составов. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ наказывается предупреждением или штрафом: на должностное лицо и ИП от 1 000 до 5 000 рублей, на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей. Повторное нарушение по части 2 — штраф на должностное лицо от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 года до 3 лет, на юридическое лицо от 50 000 до 100 000 рублей. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ — предупреждение или штраф на должностное лицо от 300 до 500 рублей. Главная потеря не в штрафе: без журнала инструктажей или приказа о приёме работодатель не докажет факт, который обязан доказывать в споре.

Чек-лист перед утверждением инструкции

• Проверено, есть ли для отрасли специальный перечень сроков хранения.
• Номенклатура дел содержит сроки и номера статей перечня для каждого дела.
• Приказы по основной деятельности, по личному составу со сроком 50/75 лет и со сроком 5 лет регистрируются раздельно.
• Журналы инструктажей отнесены к хранению 45 лет и не попадают в пятилетние дела.
• Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии и оформлен решением экспертной комиссии.
• Для каждого вида документа указана форма создания и хранения: бумага или электронный документ.
• Для электронных документов указан вид подписи каждой стороны и есть ссылка на Положение о КЭДО.
• Описан порядок идентификации работника при электронном подписании.
• Роли доступа к личным делам и электронному архиву перечислены поимённо или по должностям.
• Назначены ответственные за выдачу копий и справок в срок 3 рабочих дня.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.

Стоимость КЭДО с электронным архивом для кадрового делопроизводства

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.

Электронный архив, который нужен для раздела 11 инструкции, входит в тариф «Бизнес»; на тарифе «Старт» его нет. Итоговая сумма зависит от численности и выбранного тарифа, актуальные условия и порядок пересчёта при смене тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Цены указаны на сентябрь 2026 года.

Выводы

Инструкция по делопроизводству работает тогда, когда каждый её раздел привязан к норме и к конкретному исполнителю. Для кадровика главное в ней — раздельная регистрация приказов с разными сроками, номенклатура дел со статьями перечня, решение о форме каждого документа на входе и описанная процедура электронного подписания с идентификацией работника. Сроки хранения не зависят от формы: электронный приказ о приёме хранится столько же, сколько бумажный.

Добыто закрывает электронную часть этого порядка: подписание кадровых документов с разными видами подписи для работника и работодателя, маршруты согласования, синхронизацию с 1С:ЗУП и электронный архив с выгрузкой комплекта документа на весь срок хранения.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования?

Нет. Скан бумажного документа — электронный образ, то есть копия, а не электронный документ: это разграничение закреплено в постановлении Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57. Трудовой договор, подписанный от руки, хранится на бумаге весь срок, 50 или 75 лет, а скан используется только для удобства поиска. Если суд истребует подлинник или усомнится в подлинности, скан его не заменит.

С какой даты считать срок хранения личного дела уволенного работника?

Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по документу. Если работник уволен в 2026 году, 50-летний срок начинается 1 января 2027 года, и уничтожить дело по акту экспертной комиссии можно не раньше 2077 года. Дату окончания делопроизводства удобно ставить на обложке дела, чтобы через десятилетия не восстанавливать её по приказам.

Что происходит с кадровым архивом при реорганизации?

При реорганизации юридического лица документы, включая документы по личному составу, передаются правопреемнику по статье 23 125-ФЗ. Правопреемник продолжает хранение в прежних сроках и выдаёт бывшим работникам справки и копии. В передаточном акте архив лучше перечислить по описям, иначе при запросе через 20 лет будет неясно, где искать документы конкретного человека.

Сколько хранить резюме и анкеты кандидатов, которым отказали?

Документы соискателей — персональные данные, и цель их обработки достигнута в момент отказа. По части 4 статьи 21 152-ФЗ такие данные уничтожаются в срок, не превышающий 30 дней с даты достижения цели обработки. Хранить резюме дольше можно только при письменном согласии кандидата на включение в кадровый резерв со сроком хранения, указанным в согласии.

Как ознакомить с инструкцией дистанционных работников?

Глава 49.1 ТК РФ допускает ознакомление дистанционного работника с ЛНА путём обмена электронными документами. Если в компании введён КЭДО, лист ознакомления подписывается электронной подписью в системе, и отметка хранится вместе с инструкцией. Если КЭДО нет, способ обмена документами с дистанционным работником должен быть определён трудовым договором или ЛНА.