Организация хранения документов архивного фонда начинается с вопроса собственности. Документы государственных и муниципальных организаций подлежат экспертизе ценности в силу закона, а документы коммерческой компании включаются в Архивный фонд Российской Федерации только по договору с государственным или муниципальным архивом (часть 7 статьи 6 125-ФЗ). После этого компания попадает в список источников комплектования: номенклатура дел раз в 5 лет идёт на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК), описи дел постоянного хранения утверждаются ЭПК не позднее 3 лет после завершения дел, уничтожать документы до утверждения описей запрещено. Компания вне списка утверждает номенклатуру и описи сама, но документы по личному составу хранит 50 лет, а законченные до 2003 года — 75 лет.
Материал помогает решить, нужен ли вашей компании статус источника комплектования, какие документы готовить к ЭПК и как сохранить юридическую силу электронных кадровых документов в архиве. Порядок экспертизы ценности по Правилам Росархива № 77, сроки передачи дел в архив организации и в государственный архив, требования к архивной справке для работника разобраны по пунктам. Штрафы по статьям 13.20 и 13.25 КоАП, пошаговая инструкция, образцы кадровых документов, тарифы электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что значит «компания входит в состав Архивного фонда» и кого это касается
Документ Архивного фонда Российской Федерации — это архивный документ, который прошёл экспертизу ценности, поставлен на государственный учёт и подлежит постоянному хранению (пункт 4 статьи 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», действующая редакция от 13.12.2024). Состав фонда закон определяет широко: юридические акты, управленческая документация, электронные документы, фото- и видеодокументы независимо от формы собственности и места хранения (статья 5). Отсюда частая путаница: собственник решает, что его компания уже «в фонде» автоматически. Это не так.
Статья 9 125-ФЗ относит архивные документы негосударственных организаций к частной собственности. Такие документы попадают в Архивный фонд только по двум условиям одновременно: экспертиза ценности и договор между собственником и государственным или муниципальным архивом, музеем, библиотекой либо научной организацией из перечня Правительства (часть 7 статьи 6). В договоре прописываются обязанности компании по хранению, учёту и использованию документов. Для государственных органов, государственных и муниципальных организаций схема обратная: экспертизе ценности подлежат все их документы на любых носителях, а уничтожать документы до экспертизы запрещено (часть 6 статьи 6).
Решение о включении конкретных документов в состав фонда принимает ЭПК архивного учреждения: федерального государственного архива или уполномоченного органа субъекта РФ (часть 4 статьи 6 125-ФЗ, пункт 17 Правил). Государственные и муниципальные архивы ведут списки источников комплектования, и негосударственная организация попадает в такой список только на основании договора (часть 2 статьи 20). Для компаний, которые работают с хранением документов в Москве, ЭПК — это комиссия Главного архивного управления города Москвы как уполномоченного органа субъекта.
Порядок работы с документами у источника комплектования и у обычной организации описывают Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119). Различия собраны в таблице.
| Что делает компания | Источник комплектования | Не источник комплектования |
|---|---|---|
| Номенклатура дел | Ежегодно согласуется с ЭК, раз в 5 лет (и при смене функций или структуры) представляется на ЭПК архивного учреждения | Утверждается самостоятельно после согласования с ЭК |
| Положение об экспертной комиссии (ЭК) | Согласуется с ЭПК архивного учреждения или государственным (муниципальным) архивом | Утверждается внутри компании |
| Описи дел постоянного хранения | Проекты в 4 экземплярах на бумаге и 1 в электронном виде — на ЭПК не позднее 3 лет после завершения дел; руководитель утверждает после ЭПК | Руководитель утверждает после согласования с ЭК |
| Архивный шифр на делах | Проставляется после утверждения описи ЭПК и руководителем | Проставляется после утверждения описи руководителем |
| Документы по личному составу после 50/75 лет | Подлежат экспертизе ценности (часть 3 статьи 22.1 125-ФЗ) | Уничтожаются по акту после экспертизы ценности в компании |
| Передача в государственный архив | Документы постоянного хранения — по акту приёма-передачи, для негосударственной компании — на условиях договора | Только при ликвидации: документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками хранения |
Для коммерческой компании вне списка источников обязательный минимум остаётся прежним: номенклатура, экспертиза ценности, сроки по перечням и сохранность документов по личному составу. Статус источника добавляет внешний контроль ЭПК и обязанность передавать документы постоянного хранения. Проверить, числится ли ваша организация в списке, можно запросом в государственный или муниципальный архив по месту регистрации: список источников комплектования ведёт сам архив.
Сроки хранения кадровых документов: 50 и 75 лет и что после них
Статья 22.1 125-ФЗ разделяет документы по личному составу по дате окончания делопроизводства: законченные до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Под правило попадают трудовые договоры, личные карточки Т-2, приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу. Срок считается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (часть 2 статьи 21.1), и с этой же даты документы становятся архивными (пункт 12 Правил). Если перечень устанавливает для конкретного документа по личному составу иной срок, применяется перечень (часть 4 статьи 22.1).
У источника комплектования истечение 50 или 75 лет не означает уничтожения. Часть 3 статьи 22.1 требует провести экспертизу ценности: часть личных дел и приказов ЭПК может отобрать на постоянное хранение. Снижать нормативно установленные сроки хранения запрещено любой организации (пункт 33 Правил).
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: эти документы нужны самому человеку, а не работодателю, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать. Стаж, заработок, условия труда подтверждаются через десятилетия. Поэтому личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу я рекомендую сразу относить к длительному хранению в номенклатуре и не ставить им промежуточных сроков.»
Общий источник сроков для управленческих документов — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты по месту утверждения — постоянно.
Факт: Перечень № 236 зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. На официальном портале правовой информации он размещён сканом на 230 страницах, поэтому для поиска нужной статьи удобнее текстовая версия с последующей сверкой по оригиналу.
Перечень № 236 — основной, но не единственный. Для здравоохранения, образования, финансового сектора действуют отраслевые перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над общим. Порядок проверки простой: сначала отраслевой перечень, затем Перечень № 236.
Важный нюанс из практики: в разделе 7.3 «Охрана труда» Перечня № 236 статья 423 разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах их часто подают одной строкой, и журналы инструктажа уходят в акт на уничтожение вместе с пятилетними.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии: находите ближайший по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия, и при проверке вы показываете документированный выбор с обоснованием.»
Перед экспертизой ценности сверьте каждую строку номенклатуры с номером статьи перечня. Для строк, где срок определён по аналогии, в деле должен лежать протокол ЭК с обоснованием.
Как организовать хранение внутри компании: номенклатура, ЭК, архив
Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, согласуется с экспертной комиссией, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года (пункт 11 Правил № 77). Законченные документы формируются в дела строго по ней: документы постоянного и временного хранения группируются в разные дела, а в дело попадают только документы, соответствующие его заголовку (пункты 12 и 49).
Экспертная комиссия создаётся приказом руководителя и работает по положению, составленному на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43). ЭК — совещательный орган: она организует ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения, рассматривает проекты номенклатуры, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, и проекты актов о выделении к уничтожению (пункты 18 и 19). Источник комплектования дополнительно согласует положение об ЭК с ЭПК архивного учреждения.
Создавать архив как отдельное подразделение коммерческая организация вправе, но не обязана (часть 2 статьи 13 125-ФЗ). Обязанность другая: обеспечить сохранность документов в течение сроков хранения (часть 1 статьи 17) и предоставить помещения, отвечающие нормативным требованиям (часть 1 статьи 15). Движение дел внутри компании Правила № 77 регламентируют так:
- документы временного хранения до 10 лет включительно остаются в структурных подразделениях и после экспертизы ценности уничтожаются по акту (пункт 47);
- дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу полностью оформляются и включаются в опись (пункт 48);
- описи структурных подразделений передаются в архив или ответственному за архив не позднее чем через 1 год после завершения дел (пункт 62);
- сами дела передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (пункт 47).
Лайфхак: разделите завершённые документы по порогу 10 лет. Документы до 10 лет хранятся рядом с подразделением, ими пользуются. Документы свыше 10 лет уходят в архив, и физическое место хранения определяется именно этим порогом.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Документы длительного хранения достают редко, но когда достают, это обычно срочная ситуация: расследование несчастного случая, спор о профзаболевании, запрос о стаже. Ищут в этот момент конкретного человека, а не дело за определённый год. Поэтому опись на длительное хранение я советую строить так, чтобы по ней находились сведения по конкретному работнику.»
Электронные кадровые документы проходят тот же путь без курьера и полки. В Добыто кадровик создаёт или загружает документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона, а подписанный документ уходит в электронный архив.
Проверьте три вещи до конца года: приказ о создании ЭК и её положение, проект номенклатуры на следующий год и дату последнего согласования номенклатуры с ЭПК, если компания — источник комплектования. Если с этой даты прошло 5 лет или менялась структура, номенклатуру представляют на ЭПК заново.
Образцы кадровых документов для архива и личного дела
Комплект нужен для формирования дел по личному составу, которые хранятся 50 лет; начните с описи документов личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Экспертиза ценности и ЭПК: порядок включения документов в Архивный фонд
Экспертиза ценности проводится ежегодно (пункт 20 Правил № 77). Её задачи — определить сроки хранения при составлении номенклатуры, отобрать документы для включения в Архивный фонд и выявить документы с истёкшими сроками для акта о выделении к уничтожению (пункт 16). Экспертиза проводится при составлении номенклатуры, при подготовке дел к передаче в архив организации, при подготовке к передаче в государственный архив и при выделении документов к уничтожению (пункт 22).
Ценность документа оценивают по четырём группам критериев (пункт 15): происхождение (роль организации, значимость её функций, время и место создания документа), содержание (значимость события, повторяемость информации в других документах, подлинность), внешние особенности (вид документа, наличие подписей, дат, печатей, физическое состояние) и, для электронных и аудиовизуальных документов, воспроизводимость. Дела с отметкой «ЭПК» в сроке хранения по его истечении просматривают полистно, электронные — подокументно: документы постоянного хранения выделяют, остальные включают в акт (пункт 27).
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено (пункт 17). Проекты описей постоянного хранения, описей по личному составу и акт о выделении к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК одновременно (пункт 28). Документы с персональными данными уничтожаются в самой организации шредированием или иным способом, исключающим восстановление, а документ об утилизации прикладывается к акту (пункт 31).
Как подготовить документы компании к включению в Архивный фонд: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните статус компании в государственном или муниципальном архиве: входит ли она в список источников комплектования. Для негосударственной организации включение в список и в состав Архивного фонда оформляется договором, где указаны обязанности по хранению, учёту и использованию документов.
- Шаг 2. Издайте приказ о создании экспертной комиссии, утвердите положение об ЭК на основе примерного положения (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43) и согласуйте его с ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 3. Составьте номенклатуру дел со ссылками на статьи перечней, согласуйте с ЭК и представьте на ЭПК. Повторно номенклатура идёт на ЭПК раз в 5 лет или раньше при изменении функций и структуры.
- Шаг 4. Формируйте дела по номенклатуре и передавайте их в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
- Шаг 5. Проведите ежегодную экспертизу ценности и вынесите на одно заседание ЭК проекты описей дел постоянного хранения, описей по личному составу и акт о выделении к уничтожению.
- Шаг 6. Направьте на ЭПК проекты описей в 4 экземплярах на бумаге и 1 в редактируемом электронном формате не позднее чем через 3 года после завершения дел, акты о выделении к уничтожению в 2 экземплярах одновременно с описями и историческую справку к фонду в 2 экземплярах.
- Шаг 7. После утверждения ЭПК утвердите описи у руководителя и проставьте архивные шифры на делах. Только после этого уничтожайте документы по утверждённому акту.
Историческая справка к фонду состоит из трёх разделов: история фондообразователя, история фонда и характеристика документов (пункт 214). Один экземпляр остаётся в деле фонда, второй передаётся в государственный или муниципальный архив.
Сроки временного хранения и передача документов в государственный архив
Документы Архивного фонда не сразу уходят в государственный архив: закон разрешает организациям хранить их временно. Сроки такого хранения установлены статьёй 22 125-ФЗ для государственных и муниципальных организаций и для отдельных видов документов.
| Чьи документы или вид документов | Срок временного хранения до передачи |
|---|---|
| Федеральные органы власти, государственные внебюджетные фонды, госкорпорации, госкомпании, федеральные организации | 15 лет |
| Органы власти и организации субъектов РФ | 10 лет |
| Органы местного самоуправления и муниципальные организации | 5 лет |
| Проектная документация по капитальному строительству, технологическая и конструкторская документация, патенты | 20 лет |
| Научная документация | 15 лет |
| Кино- и фотодокументы | 5 лет |
| Видео- и фонодокументы | 3 года |
| Негосударственная компания — источник комплектования | По условиям договора с архивом |
Для коммерческой компании статья 22 прямого срока не называет: документы в частной собственности поступают в государственный архив на основании договора с собственником (часть 3 статьи 21 125-ФЗ, подпункт «в» пункта 216 Правил № 77). Срок и порядок передачи согласовываются при заключении договора, и этот пункт стоит прочитать до подписания.
Передача оформляется актом приёма-передачи в 2 экземплярах: один остаётся в архиве, второй в компании. Вместе с делами передаются 4 экземпляра описи на бумаге и 1 в электронном виде в согласованном с архивом формате, один бумажный экземпляр описи остаётся у компании (пункт 220). Документы сдаются в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами (пункт 222), а упорядочение и транспортировку оплачивает сдающая организация (пункт 217). Электронные документы из системы хранения компании передаются в информационную систему архива по описям электронных документов с реестрами файлов (пункт 219).
Что происходит с архивом при ликвидации и реорганизации
Статус источника комплектования определяет, что уходит в государственный архив при штатной работе. При ликвидации обязанность возникает у любой негосударственной организации, включая банкротство: ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий упорядочивает и передаёт в государственный или муниципальный архив документы Архивного фонда, документы по личному составу и документы с неистёкшими сроками временного хранения по договору с архивом (часть 10 статьи 23 125-ФЗ). При реорганизации негосударственной организации условия и место хранения определяют учредители (часть 9 статьи 23).
| Ситуация компании | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Коммерческая компания вне списка источников | Номенклатура, ЭК, сроки 50/75 лет для документов по личному составу, акты об уничтожении | Историческая справка к фонду, согласование с ЭПК |
| Коммерческая компания с договором с архивом | Номенклатура на ЭПК раз в 5 лет, описи постоянного хранения на ЭПК не позднее 3 лет, запрет уничтожения до утверждения описей, условия договора о передаче | Вспомогательные справочники: каталоги, указатели, базы данных |
| Государственное или муниципальное учреждение | Экспертиза ценности всех документов, сроки временного хранения по статье 22, передача за свой счёт | Выбор формы приёма: её определяет ЭПК архивного учреждения |
| Ликвидация негосударственной компании | Упорядочение документов по личному составу и договор ликвидатора с архивом | Документы с истёкшими сроками: уничтожаются по акту после экспертизы ценности |
| Реорганизация негосударственной компании | Решение учредителей о месте хранения, акт передачи правопреемнику | Перенос документов в новое помещение до оформления акта |
Если ликвидация или реорганизация уже в плане, начните с описей по личному составу: документы передаются в архив в упорядоченном состоянии со справочно-поисковыми средствами, а без описей работники бывшей компании не получат справки о стаже и заработке.
Электронные кадровые документы в архиве: формат, описи, подпись
Электронные кадровые документы при КЭДО хранятся в течение тех же сроков, что и аналогичные бумажные: трудовой договор, подписанный в системе, хранится 50 лет так же, как бумажный. Меняются требования к формату. Электронный архивный документ, который передаётся на архивное хранение, состоит из файла основной части в формате PDF/A, файлов приложений, файлов электронной подписи и файла описания с метаданными (пункт 141 Правил № 77). На электронные документы постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляются отдельные описи, а на электронные документы, не подлежащие хранению, — отдельный акт (пункт 28).
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому выбирайте её до того, как запускать документ в работу.»
Отдельная задача длительного хранения — проверяемость подписи через годы, когда сертификат подписанта давно истёк. Её решает усовершенствованная подпись: к подписи добавляется штамп времени, затем ответы о статусе сертификата и архивная метка с периодическим переподписанием. Требования к системам, которые это обеспечивают, собраны в типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов (приказ Росархива от 15.06.2020) и в ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов».
Полезно знать: при переводе охраны труда в электронный вид протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся только на бумаге.
В Добыто сотрудникам выпускаются ПЭП и УНЭП бесплатно на всех тарифах, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому электронный кадровый документ с первого дня живёт в одной системе. Перед переводом документов в электронный вид проверьте по положению о КЭДО, какие виды документов создаются электронно, а какие остаются бумажными: от этого зависят и описи, и место хранения.
Архивная справка для работника: срок и требования к оформлению
Любая организация, у которой есть нужные документы, обязана бесплатно выдавать архивные справки и копии, связанные с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями (часть 3 статьи 26 125-ФЗ). Запрос можно направить в электронной форме. Срок исполнения запроса социально-правового характера — 30 календарных дней со дня регистрации (пункт 182 Правил № 77).
Архивная справка оформляется на бланке организации, содержит название «Архивная справка», подписывается руководителем или уполномоченным лицом и заверяется печатью (пункт 185). Данные воспроизводятся так, как они записаны в документах: расхождения и неточности оговариваются в скобках пометкой «Так в документе», а исправления и комментарии не допускаются. В справке указываются архивные шифры и номера листов, многостраничная справка прошивается, листы нумеруются и заверяются печатью.
Электронная архивная справка подписывается УКЭП или УНЭП, сертификат которой создан и используется в инфраструктуре взаимодействия информационных систем по постановлению Правительства от 22.12.2012 № 1382. Обычная УНЭП, выпущенная для КЭДО, этому требованию не отвечает, поэтому справку в электронном виде подписывает руководитель квалифицированной подписью.
Ошибки в хранении архивных документов и во что они обходятся
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Если ООО или АО не хранит документы, обязательные по законам об обществах, применяется статья 13.25 КоАП: для должностных лиц от 2 500 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 200 000 до 300 000 рублей.
Штраф — меньшая часть цены ошибки. Типовые ошибки выглядят так:
- Уничтожение по сроку без экспертизы. Акт составляют по истечении срока, минуя ЭК и утверждение описей. Для источника комплектования это прямой запрет пункта 17 Правил № 77, а документы Архивного фонда уничтожать запрещено вообще (часть 2 статьи 17 125-ФЗ).
- Срок взят из Перечня № 236 без проверки отраслевого перечня. В здравоохранении, образовании и финансовом секторе сроки для профильных документов задают отраслевые перечни, и документ уничтожается раньше положенного.
- Сокращение срока ради места в архиве. Снижение нормативных сроков запрещено (пункт 33 Правил), а утраченный документ по личному составу лишает бывшего работника подтверждения стажа.
- Журналы инструктажа уничтожены вместе с пятилетними документами. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему.
Внимание: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте, журналы регистрации несчастных случаев и учёта аварий хранятся 45 лет. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в акт на уничтожение.
Когда включение в Архивный фонд компании не нужно
Коммерческая организация не обязана заключать договор с государственным архивом: включение документов в состав Архивного фонда для неё добровольно. Статус источника комплектования не снимает ни одной базовой обязанности, а добавляет согласования с ЭПК, историческую справку и передачу документов постоянного хранения за свой счёт. Если в компании образуются только управленческие и кадровые документы типового состава, достаточно собственной ЭК, номенклатуры и соблюдения сроков 50/75 лет. Электронный архив КЭДО, в свою очередь, не подходит для документов, подписанных на бумаге: они остаются в бумажном архиве, и перевод их в скан-копии бумажное хранение не отменяет.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Данные актуальны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников, выбранного тарифа и набора интеграций; при смене тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Документы коммерческой компании попадают в Архивный фонд только через экспертизу ценности и договор с государственным или муниципальным архивом, после чего номенклатура, положение об ЭК и описи постоянного хранения проходят через ЭПК. Базовые обязанности от статуса не зависят: номенклатура по перечням, ежегодная экспертиза ценности, уничтожение только по утверждённому акту и 50 или 75 лет хранения документов по личному составу. При ликвидации кадровый архив в любом случае уходит в государственный или муниципальный архив, поэтому описи по личному составу стоит вести с первого года работы.
Электронная часть кадрового архива подчиняется тем же срокам, и в практике Добыто её закладывают на этапе внедрения КЭДО: документ создаётся, подписывается и хранится в одной системе, а форма хранения определяется сразу при создании документа.
Частые вопросы об архивном хранении документов компании
Как часто проверять наличие документов в архиве организации?
Наличие документов на бумажном носителе проверяется не реже одного раза в 10 лет, документов с пометкой «Для служебного пользования» — не реже одного раза в 5 лет. Электронные архивные документы на физически обособленных носителях проверяются раз в 5 лет: контролируется состояние носителя, файлы проверяются на вредоносные программы и выявляются документы, которые нужно перенести на новые носители (пункт 153 Правил № 77).
Можно ли оставить документы Архивного фонда у себя дольше срока временного хранения?
Да, продление сроков временного хранения в организации-источнике комплектования допускается по решению ЭПК архивного учреждения. Возможна и обратная ситуация: досрочная передача на постоянное хранение при отсутствии условий для сохранности, при угрозе утраты документов или по договору с архивом (пункт 221 Правил № 77).
Куда обращаться за справкой о стаже, если работодатель ликвидирован?
При ликвидации негосударственной организации, в том числе через банкротство, ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий передаёт документы по личному составу в государственный или муниципальный архив по договору (часть 10 статьи 23 125-ФЗ). Запрос направляют в этот архив, в том числе в электронной форме; справки для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций предоставляются бесплатно.
Может ли компания продать или передать свои документы Архивного фонда?
Документы Архивного фонда в частной собственности могут отчуждаться или переходить к другому лицу, в том числе при универсальном правопреемстве. Новый собственник в течение 30 дней уведомляет архив, с которым был заключён договор, и принимает на себя обязанности по договору (статья 11 125-ФЗ). О торгах архивными документами организатор сообщает в Росархив и региональный орган не позднее чем за 30 дней.
Сколько хранятся документы специальной оценки условий труда?
Отчёты по СОУТ с протоколами, картами и перечнями рабочих мест хранятся по месту проведения 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет (статья 407 Перечня № 236). Списки работающих во вредных и опасных условиях и документы о профессиональных заболеваниях хранятся 50/75 лет (статьи 414 и 419).
Можно ли вывезти архив компании за границу, например в головной офис?
Документы Архивного фонда, в том числе находящиеся в частной собственности, вывозить за пределы России запрещено. Архивные документы в частной собственности, не включённые в фонд, вывезти можно, но перед этим они проходят экспертизу ценности в порядке, установленном Правительством (статья 29 125-ФЗ). Копии документов вывозятся без ограничений, кроме копий документов с ограниченным доступом (статья 30).
Кто имеет доступ к личным делам в архиве через десятилетия?
Доступ к архивным документам со сведениями о личной и семейной тайне гражданина и его частной жизни ограничен на 75 лет со дня создания документов. Раньше этого срока ограничение снимается только с письменного разрешения самого гражданина, а после его смерти — наследников (часть 3 статьи 25 125-ФЗ).
