Правила хранения и учёта архивных документов обязывают работодателя держать кадровые документы в сроки из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, и вести их учёт по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Графики отпусков хранятся 3 года, приказы о ежегодных отпусках и командировках — 5 лет, срок считается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Способ хранения зависит от формы создания: документ, подписанный в КЭДО электронной подписью, хранится файлом вместе с подписью, а подписанный на бумаге — на бумаге, и скан его не заменяет.
Материал помогает собрать рабочую схему архива: кто за него отвечает, как составить номенклатуру дел и описи, когда передавать дела в архив организации и как уничтожать документы с истёкшим сроком. Отдельно разобраны электронный архив КЭДО, проверяемость подписи через десятилетия и выдача копий и архивных справок бывшим работникам. Таблица сроков по видам документов стоит в начале, а порядок при ликвидации, санкции КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие нормы регулируют хранение кадровых документов в 2026 году
Базовый акт — Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Статья 13 закона даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов, а статья 22.1 устанавливает сроки для документов по личному составу: 50 лет для законченных делопроизводством после 1 января 2003 года и 75 лет для законченных раньше. Отсюда запись «50/75 лет», которая встречается в перечнях.
Остальное распределено по нескольким актам, и у каждого своя функция:
- Перечень № 236 (приказ Росархива от 20.12.2019, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, действует с 18.02.2020) — сроки хранения типовых управленческих документов, включая кадровые.
- Правила № 77 (приказ Росархива от 31.07.2023) — организация хранения, экспертиза ценности, номенклатура дел, описи, передача дел в архив и уничтожение.
- Статьи 22.1-22.3 ТК РФ — электронный документооборот в сфере трудовых отношений: какие документы можно вести в электронном виде и как их хранить.
- Статья 62 ТК РФ — выдача работнику копий документов, связанных с работой.
- 152-ФЗ — кадровые документы содержат персональные данные, поэтому к архиву применяются требования о защите и разграничении доступа.
Правила № 77 заменили прежние правила, утверждённые приказом Минкультуры № 526. В обучающих материалах и шаблонах положений об архиве до сих пор встречаются ссылки на 526-й приказ и тезис о том, что электронные документы нужно записывать на жёсткие диски и хранить на полке как физические носители. Текст Правил № 77 в действующей редакции размещён на официальном портале правовой информации (зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119): по нему стоит сверять локальное положение об архиве, если оно писалось до осени 2023 года.
Для отдельных отраслей действуют свои перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел обучающихся, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка обычно возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Поэтому сначала проверяйте, есть ли отраслевой перечень, и только потом берите общий. Если у вашей отрасли своя специфика обучения персонала, скорее всего, будет и своя специфика хранения.»
Для электронного архива к этому набору добавляются приказ Росархива от 15.06.2020 с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов и ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Первый документ описывает, что должна уметь система хранения, второй — стратегию сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. В Добыто при подключении КЭДО мы начинаем с того же порядка: сначала отраслевой перечень, затем Перечень № 236, и только после этого настраиваем маршруты и места хранения документов.
Сроки хранения кадровых документов: таблица по видам
Срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством, а не с даты подписания документа. Для приказа о приёме на работу, изданного в марте 2025 года, при закрытии дела в декабре 2025 года срок отсчитывается с 1 января 2026 года. Ниже — сроки для документов, которые есть в любой организации с работниками по трудовому договору. Исполнителей по договорам ГПХ эта таблица не касается: их договоры и акты хранятся по правилам для гражданско-правовых и бухгалтерских документов.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении, аттестации, поощрении, награждении | 50/75 лет ЭПК | 434 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дежурствах, служебных проверках, направлении в командировку | 5 лет | 434 |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | 434 |
| Трудовые договоры и соглашения об изменении их условий | 50/75 лет ЭПК | 435 |
| Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК | 444 |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет ЭПК | 445 |
| Подлинные личные документы, включая трудовые книжки | до востребования; невостребованные — 50/75 лет | 449 |
| Графики отпусков | 3 года | 453 |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | 402 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | 422 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | 423 (подп. «а») |
| Журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ | 5 лет | 423 (подп. «б») |
Внутри одной статьи 434 сроки различаются кратно: приказ о приёме хранится 50 лет, приказ о ежегодном отпуске — 5 лет, приказ о взыскании — 3 года. Поэтому приказы по личному составу ведут в разных делах по срокам хранения, а не в одной папке «Приказы за год»: иначе всю папку придётся хранить по самому длинному сроку. Отметка ЭПК означает, что часть таких документов по решению экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения может быть отобрана на постоянное хранение; для организаций, которые не сдают документы в государственный архив, она на практике не меняет срок. Сверить формулировку конкретной статьи можно по официальной публикации Перечня № 236: там документ размещён сканом на 230 страницах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неспроста: они нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Журнал инструктажей тоже хранится 45 лет не абстрактно: при несчастном случае из него делают выписки для расследования, и это записано в самом Перечне. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль.»
Если вида документа в Перечне нет, это не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия организации и фиксирует его в номенклатуре дел.
Лайфхак: для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда, которых нет в Перечне, ориентируйтесь на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей. Обоснование выбора зафиксируйте протоколом экспертной комиссии: при проверке вы покажете документированное решение, а не догадку.
Электронный архив КЭДО: требования к хранению электронных кадровых документов
Электронный кадровый документ хранится столько же, сколько его бумажный аналог: переход на КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ сроки из Перечня № 236 не сокращает. Трудовой договор, подписанный электронной подписью в 2026 году, работодатель обязан сохранить 50 лет вместе с файлами подписи. Трудовые книжки и акты о несчастных случаях на производстве остаются на бумаге: на них правила КЭДО не распространяются.
Правило формы хранения работает в обе стороны. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и выбросить файл нельзя, распечатка без файла подписи — только копия. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге: скан не становится его электронным подлинником. Поэтому решение о форме принимается один раз, при создании документа, и для журналов инструктажа действует следующие 45 лет. В учебных документах по охране труда это разграничение видно наглядно: протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге.
Внимание: форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения наравне с самим документом и файлом подписи, а при увольнении уполномоченного работника первой отзывается именно она.
Комплект хранения электронного кадрового документа состоит из самого документа, отдельного файла подписи и машиночитаемой доверенности, если документ подписывал представитель работодателя. Текстовый PDF/A занимает мало места и легко архивируется; вес архива растёт за счёт приложений-сканов. Требование отсоединённой подписи означает, что при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение документа на экране.
Даже если документы физически лежат на серверах оператора КЭДО, ответственность за их сохранность и за персональные данные работников остаётся на работодателе. Передача на ответственное хранение с переходом ответственности законом предусмотрена для бумажных документов. Облачное хранение добавляет третьих лиц: провайдера, владельца инфраструктуры, удостоверяющий центр. Каждое из них называется в согласии работника на обработку персональных данных.
Важный нюанс из практики: у операторов КЭДО распространена схема, при которой уволенному работнику оставляют доступ к личному кабинету на 6 месяцев только на скачивание документов: он забирает копии сам и не обращается в кадровую службу. При расторжении договора с оператором работодатель выгружает архив по фильтрам — за год, за все годы, по фамилии — а после оговорённого срока оператор документы удаляет. Выгрузку разумно делать регулярно, не дожидаясь смены системы.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на 50 лет
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а трудовой договор хранится 50 лет. Чтобы подпись можно было проверить после истечения сертификата, в электронном архиве используют усовершенствованную подпись: к базовой подписи CAdES-BES добавляют штамп времени (CAdES-T), ответ службы проверки статуса сертификата OCSP и архивную метку (CAdES-A), которая заверяет предыдущие доказательства. При смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется новая архивная метка, и документы в архиве периодически переподписываются.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Что выяснить у оператора КЭДО до переноса архива
Выбирая систему для хранения кадровых документов, задавайте вопросы, ответы на которые можно проверить документами:
- Где физически хранятся данные и полный перечень лиц, которые получают к ним доступ.
- Какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать в одном документе.
- Есть ли интеграция с сервисом государственных подписей.
- Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
- Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам.
- Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Спрашивайте вендора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. И попросите перечислить всех, кто получит доступ к данным: не «данные хранятся защищённо», а список лиц. Обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.»
Отдельный пункт проверки — разграничение доступа. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение 152-ФЗ: к личному делу руководителя и к больничным листам рядовых сотрудников не должен иметь доступ каждый специалист отдела. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», и при переносе документов мы сначала согласовываем с клиентом роли доступа, а уже потом загружаем архив.
Как организовать архив кадровых документов в организации
Организация может создать собственный архив или поручить хранение ответственному работнику: закон не требует штатного архивиста, но требует, чтобы документы были учтены, описаны и сохранны в течение всего срока. Минимальный набор распорядительных документов — приказ о назначении ответственного за архив, положение об архиве, приказ о создании экспертной комиссии и положение о ней, утверждённая номенклатура дел.
Экспертная комиссия (ЭК) проводит экспертизу ценности документов: решает, какие дела передаются на длительное хранение, какие уничтожаются, и определяет сроки для документов, которых нет в Перечне. Её решения оформляются протоколами. Номенклатура дел — перечень заголовков дел организации с индексами, сроками хранения и ссылками на статьи Перечня; в конце года её уточняют и вводят в действие с 1 января следующего года. Дела формируются строго по номенклатуре: в конце календарного года каждое подразделение закрывает дела и готовит их к передаче.
По Правилам № 77 дела временного хранения со сроком до 10 лет остаются в подразделениях до истечения срока и затем уничтожаются по акту. Дела постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и дела по личному составу передаются в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. На дела по личному составу составляется отдельная опись.
Как навести порядок в архиве кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Приказом руководителя назначьте ответственного за архив и создайте экспертную комиссию; утвердите положение об архиве со ссылкой на Правила № 77, а не на утратившие силу правила.
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень документов со сроками хранения, и только затем сопоставьте документы с Перечнем № 236.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие (открытые журналы, действующие приказы) и завершённые делопроизводством.
- Шаг 4. Завершённые разделите по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, приказы об отпусках и командировках, инструкции; свыше 10 лет — приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда.
- Шаг 5. Внутри каждой категории отсортируйте документы по видам (журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), а внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 6. Составьте номенклатуру дел с индексами, сроками и статьями Перечня; для документов, которых в Перечне нет, приложите протокол ЭК со сроком по аналогии.
- Шаг 7. Для электронных документов закрепите в положении о КЭДО место хранения, роли доступа и порядок регулярной выгрузки комплекта: документ, файл подписи, машиночитаемая доверенность.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Документы до десяти лет живут рядом, ими пользуются. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому опись длительного хранения я советую строить так, чтобы находить сведения по конкретному человеку: при несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а историю конкретного работника.»
Личные дела, трудовые книжки и приказы о приёме: правила хранения
Вести личные дела обязаны органы и организации, где это прямо предусмотрено законом, например для государственных и муниципальных служащих. Коммерческий работодатель решает это сам и закрепляет решение в ЛНА. Если личные дела ведутся, они хранятся 50/75 лет по статье 445 Перечня № 236, а их состав фиксируется во внутренней описи. Сведения, которые не нужны для кадрового учёта, например о личном автомобиле работника, в личное дело не собираются: 152-ФЗ требует обрабатывать только данные, соответствующие цели. Трудовой договор с паспортными данными, адресом, СНИЛС и ИНН при этом не уничтожается до истечения срока хранения, согласие работника здесь не требуется: основание хранения — закон.
Приказ о приёме на работу хранится 50/75 лет. Работника знакомят с ним под подпись в течение 3 рабочих дней со дня фактического начала работы (статья 68 ТК РФ), а с ЛНА — до подписания трудового договора. В КЭДО отметка об ознакомлении ставится электронной подписью и хранится вместе с приказом; дата и время подписания фиксируются внутри файла подписи, даже если на визуальном штампе их нет.
Трудовые книжки и вкладыши к ним — подлинные личные документы: по статье 449 Перечня они хранятся до востребования, а невостребованные — 50/75 лет. Если в день увольнения работник не получил трудовую книжку, работодатель по статье 84.1 ТК РФ направляет уведомление о необходимости явиться за ней или согласиться на отправку по почте. С даты уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи. Электронные сведения о трудовой деятельности с 2020 года дополнительно уходят в Социальный фонд России в составе ЕФС-1, но бумажная книжка, если она велась, остаётся на хранении у работодателя до выдачи.
Шаблон описи для личного дела работника
Внутренняя опись фиксирует состав личного дела и позволяет при проверке или передаче в архив подтвердить, что ни один лист не утрачен; заполняйте её при каждом вложении документа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (DOCX, 1 страница) | Скачать |
Внутренняя опись личного дела не заменяет опись дел по личному составу, которую организация составляет для передачи дел в архив: это документы разного уровня.
Архивные справки и копии документов для работников и бывших работников
Срок ответа на запрос работника зависит от того, что именно он просит и кто хранит документ. Копии, выписки и сведения из текущего архива выдаёт работодатель в сроки ТК РФ, архивную справку по ликвидированной организации — государственный или муниципальный архив, куда переданы её документы по личному составу.
| Что запрашивают | Кто выдаёт | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Копии приказов о приёме, переводе, увольнении, справки о заработной плате и периоде работы | Работодатель | не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, бесплатно | ст. 62 ТК РФ |
| Сведения о трудовой деятельности у данного работодателя | Работодатель | 3 рабочих дня в период работы; в день увольнения — при увольнении | ст. 66.1 ТК РФ |
| Архивная справка о стаже и заработке по ликвидированной организации | Государственный или муниципальный архив | по регламенту архива | 125-ФЗ |
Бывший работник может обратиться за сведениями о стаже и заработке спустя десятилетия после увольнения. Ответить ему можно только при условии, что опись дел по личному составу позволяет найти человека по фамилии, а не перебирать дела за год.
Важный нюанс из практики: распечатка электронного документа из КЭДО оригиналом не становится, это копия. Чтобы она имела вес, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Суд по части 8 статьи 75 АПК РФ вправе затребовать подлинник, и для электронного документа подлинником служит файл с подписью.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Электронный документ — письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе. Проигрывают не из-за электронной формы, а из-за того, как документ создавали и кто его подписывал. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена: без него равнозначности нет, и это соглашение тоже хранится в архиве.»
Уничтожение документов с истёкшим сроком и хранение при ликвидации
Истечение срока хранения не даёт права выбросить дело. Экспертная комиссия проводит экспертизу ценности, по её итогам составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, акт утверждает руководитель, и только после этого документы уничтожаются. Для видов документов с формулировкой «5 лет с отметкой экспертной комиссии» — например, документов о причинах заболеваемости работников — ЭК отдельно решает, продлевать ли хранение. Электронные документы с истёкшим сроком проходят ту же процедуру: удаление файла без акта ЭК — такое же нарушение, как уничтожение бумаги без акта.
Факт: журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет, документы о расследовании профессиональных заболеваний — 50/75 лет, а нормы выдачи средств защиты по месту утверждения — постоянно, а не 5 лет, как иногда пишут в обзорах.
При ликвидации организации документы по личному составу по статье 23 125-ФЗ передаются в упорядоченном состоянии на хранение в государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации; в Москве это архивы, подведомственные Главному архивному управлению города Москвы. Упорядочить — значит сформировать дела, составить опись дел по личному составу, провести экспертизу ценности и уничтожить документы с истёкшим сроком по акту. Эту работу ликвидационная комиссия закладывает в график ликвидации заранее: архив принимает дела только описанными. При реорганизации документы переходят к правопреемнику и продолжают храниться в тех же сроках.
Ответственность работодателя за нарушение правил хранения и цена ошибки
Прямая санкция за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — часть 1 статьи 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на граждан от 100 до 300 рублей, на должностных лиц — от 300 до 500 рублей. Если из-за беспорядка в архиве работнику не выдали копии документов в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ, это уже нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей, для должностного лица — от 1 000 до 5 000 рублей.
Штрафы — не главная статья расходов. Если бывший работник через 15 лет после увольнения свяжет заболевание с условиями труда, а журнал вводного инструктажа уничтожен через 5 лет вместо 45, работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему. То же с приказами о приёме и увольнении: без них спор о стаже и заработке решается по доказательствам работника.
Кейс из практики: работодатель перевёл сотрудников на КЭДО по всем правилам: положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, письменное согласие работника получено за день до перехода. Работник подал заявление об увольнении через систему, а затем оспорил увольнение. Первая инстанция и апелляция встали на сторону работодателя, кассация отменила решения: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация при подписании. При новом рассмотрении работник выиграл — сохранённые системой данные показали, что подпись выдали в день подписания заявления, а за работника, не умевшего пользоваться системой, подписывал другой человек. Архив КЭДО хранит не только документы, но и сведения о выдаче подписи и идентификации, и в споре они работают на ту сторону, чью позицию подтверждают. В Добыто мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе.
Когда электронное хранение не подходит
- Трудовые книжки и акты о несчастных случаях на производстве: на них правила КЭДО не распространяются, они ведутся и хранятся на бумаге.
- Документы, подписанные собственноручно: их скан или фотография не заменяет бумажный подлинник, бумага остаётся в архиве до конца срока.
- Удостоверения по охране труда: ведутся в бумажном виде.
- Документы, которые компания физически не успевает оформлять электронно, например срочные командировки: их можно исключить из КЭДО, утвердив перечень бумажных документов в положении о КЭДО. Смешивать форму для одного и того же документа нельзя.
Чек-лист самопроверки архива кадровых документов
- Проверено, действует ли для вашей отрасли специальный перечень со сроками хранения.
- Номенклатура дел утверждена на текущий год, в ней указаны сроки и статьи Перечня № 236.
- Положение об архиве ссылается на Правила № 77, а не на утратившие силу правила.
- Приказы по личному составу разнесены по делам с разными сроками: 50/75 лет, 5 лет, 3 года.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на 45 лет, а не уничтожены через 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное — электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в Перечне, срок определён по аналогии и зафиксирован протоколом ЭК.
- Опись дел длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
- Электронный архив выгружается комплектом: документ, файл подписи, машиночитаемая доверенность; доступ разграничен по ролям.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, входит ли в тариф электронный архив. Цены — на дату публикации, по данным страницы тарифов сервиса.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит в КЭДО документы со сроком хранения 50/75 лет, расчёт стоит начинать с него. Условия по численности, минимальной оплате и смене тарифа с пропорциональным пересчётом разницы указаны на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Архив кадровых документов держится на трёх опорах: сроки берутся из отраслевого перечня или Перечня № 236, порядок работы — из Правил № 77, а форма хранения повторяет форму, в которой документ был создан. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные дела требуют 50/75 лет и описи, по которой через десятилетия находится конкретный человек; документы с короткими сроками уничтожаются только по акту экспертной комиссии. Для электронного архива решающими становятся полный комплект с файлами подписи, проверяемость подписи после истечения сертификата и разграничение доступа, а ответственность за всё это остаётся на работодателе независимо от того, где стоят серверы.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде по статьям 22.1-22.3 ТК РФ и хранит их в электронном архиве вместе с подписями, поэтому часть требований к учёту и хранению закрывается настройкой системы, а не ручной работой кадровой службы.
Частые вопросы о хранении архивных кадровых документов
Можно ли отсканировать бумажные кадровые документы и уничтожить оригиналы?
Нет. Документ, подписанный собственноручно, хранится на бумаге весь срок по Перечню № 236: приказ о приёме — 50/75 лет, график отпусков — 3 года. Скан служит рабочей копией для поиска и выдачи сведений, но подлинником не становится, и при уничтожении бумаги до истечения срока организация нарушает правила хранения по статье 13.20 КоАП РФ.
Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом?
Согласование нужно организациям, которые являются источниками комплектования государственного или муниципального архива: их сводная номенклатура согласовывается с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Остальные организации утверждают номенклатуру приказом руководителя, ежегодно уточняют её в конце года и вводят в действие с 1 января.
С какого момента считать срок хранения личного дела?
Личное дело закрывается в год увольнения работника, поэтому срок 50 лет отсчитывается с 1 января следующего года. Если сотрудник уволился в 2026 году, личное дело хранится до конца 2076 года, после чего экспертная комиссия решает вопрос об уничтожении по акту.
Что будет с электронным архивом, если компания сменит оператора КЭДО?
Документы нужно выгрузить до расторжения договора: после оговорённого срока оператор их удаляет. Выгружается комплект — документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней, — иначе подтвердить подлинность в новой системе или в суде будет нечем. Ответственность за сохранность в течение 50/75 лет всё это время остаётся на работодателе.
Нужно ли переподписывать архив, если у директора истёк сертификат подписи?
Документы, подписанные при действующем сертификате, заново подписывать не нужно. Чтобы подпись оставалась проверяемой, к ней при подписании добавляют штамп времени и ответ о статусе сертификата (формат CAdES-T), а для длительного хранения — архивную метку CAdES-A, которую при смене криптоалгоритмов обновляют поверх прежней.
Как хранить документ, если работник и работодатель подписали его разными видами подписи?
Это законная ситуация: работник как физическое лицо для части документов вправе использовать ПЭП или УНЭП, а работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью. В архиве хранятся обе подписи, а для ПЭП и УНЭП — ещё и соглашение с работником об их использовании, без которого равнозначность собственноручной подписи не возникает.
