Типовой перечень хранения архивных документов — это приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, по которому кадровая служба определяет срок хранения каждого документа: трудовой договор и личное дело — 50/75 лет, табель учёта рабочего времени — 5 лет, график отпусков — 3 года. Перечень даёт только срок. Порядок формирования дел, описей, передачи в архив и уничтожения задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, а общую обязанность хранить документы по личному составу — закон об архивном деле № 125-ФЗ. Срок из перечня применяется не сам по себе, а через номенклатуру дел со ссылкой на конкретную статью. Цифра зависит от даты: дело, законченное делопроизводством после 1 января 2003 года, хранится 50 лет, законченное до этой даты — 75 лет.
Дальше разберём алгоритм, по которому кадровик находит статью перечня для своего документа, и порядок действий, когда нужного вида документа в перечне нет вовсе. Покажем номенклатуру дел как рабочий инструмент, чек-лист перед передачей дел в архив и правила уничтожения, при которых акт не развалится на проверке. Во второй половине статьи — электронный кадровый архив по приказу Минтруда № 578н и статье 22.3 ТК РФ, штрафы по статье 13.20 КоАП, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Какие акты задают сроки хранения кадровых документов
Кадровый архив держится на трёх документах, и каждый отвечает за свою часть. Закон № 125-ФЗ устанавливает саму обязанность хранить документы по личному составу и фиксирует правило 50/75 лет. Перечень № 236 переводит эту обязанность в конкретику: против каждого вида документа стоит срок. Правила № 77 описывают механику — как формируются дела, как проводится экспертиза ценности, как составляются описи и оформляется уничтожение. Кадровик, который знает только перечень, находит срок, но не может доказать, что он его применил: подтверждением служит номенклатура дел и опись, а это уже зона Правил.
Перечень утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под номером 57449 и действует с 18.02.2020. Текст размещён на официальном портале правовой информации сканом, поэтому для работы удобнее текстовая версия, а сверяться стоит с официальной публикацией приказа Росархива № 236: там видно и дату регистрации, и номер опубликования, которые запрашивают при спорах о редакции.
Факт: перечень действует для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Отдельного перечня для коммерческих компаний не существует, ООО и АО применяют тот же приказ № 236.
Отраслевые перечни имеют приоритет над общим для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации, в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Правило простое: сначала смотрите, есть ли отраслевой перечень для вашей сферы, и только потом открывайте общий. Ошибка возникает в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Прежде чем утверждать номенклатуру, проверьте, не издавало ли ваше профильное ведомство собственный перечень.»
Отдельно про приказ № 29н, с которым перечень путают. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров и действует до 1 апреля 2027 года. Сроков хранения кадровых документов он не устанавливает: срок для документов по медосмотрам всё равно ищется в перечне № 236. Так же устроены и остальные отраслевые приказы — они говорят, что делать, а не сколько хранить, если в них прямо не написано обратное.
Как определить срок хранения конкретного документа по перечню
Перечень построен по функциям, а не по подразделениям. Кадровые документы сосредоточены в разделе о кадровом обеспечении, документы по охране труда — в разделе 7.3, статьи 407-430. Из-за этого поиск по слову «приказ» даёт десятки попаданий: приказы по основной деятельности, по административно-хозяйственным вопросам и по личному составу лежат в разных статьях с разными сроками. Начинать нужно с функции, в рамках которой документ создан, а не с его названия.
Как найти срок хранения кадрового документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите функцию: приём и увольнение, учёт рабочего времени, отпуска, охрана труда, обучение. От функции зависит раздел перечня.
- Шаг 2. Найдите статью по виду документа, а не по его заголовку в вашей компании. Внутреннее название «распоряжение о доступе» ничего не значит, значение имеет вид: приказ по личному составу, журнал учёта, перечень, акт.
- Шаг 3. Прочитайте статью целиком вместе с подпунктами. Статья 434 делится на две группы: приказы о приёме, переводе, увольнении, поощрении, оплате труда хранятся 50/75 лет, а приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях и краткосрочных командировках — 5 лет.
- Шаг 4. Проверьте примечания к статье. В них прячутся условия, меняющие срок: вредные и опасные условия труда, место составления документа, наличие или отсутствие других документов по тому же факту.
- Шаг 5. Внесите вид документа, срок и номер статьи в номенклатуру дел. Без этой записи срок остаётся вашим личным знанием, а не решением организации.
Шаг 4 пропускают чаще остальных, а он меняет результат в разы. Табели учёта рабочего времени по статье 402 хранятся 5 лет, но при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов хранятся 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет. Одна и та же статья даёт два разных срока, и выбор между ними делает кадровик, а не перечень.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В практике Добыто мы начинаем перенос кадрового архива в электронный вид не с загрузки файлов, а со сверки номенклатуры: пока у дела нет статьи перечня и срока, система не знает, когда его можно закрывать и выделять к уничтожению.
Сроки хранения основных кадровых документов по перечню № 236
В таблице собраны виды документов, которые кадровая служба формирует чаще всего, со ссылкой на статью перечня и сроком в том виде, как он сформулирован в акте.
| Документ | Статья перечня | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет |
| Личные дела и личные карточки работников | 444 | 50/75 лет |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, совместительство, увольнение, поощрение, оплата труда | 434, п. а | 50/75 лет |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, дисциплинарных взысканиях, краткосрочных командировках | 434, п. б | 5 лет |
| Табели (графики), журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| График отпусков | 453 | 3 года |
| Журналы инструктажа по охране труда: вводного и на рабочем месте | 423, п. а | 45 лет |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 423, п. б | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 419 | 50/75 лет |
Из таблицы видно, что разброс внутри одной кадровой службы идёт от 3 лет до 45 и 75: график отпусков переживает три года, а журнал вводного инструктажа — почти полвека. Поэтому единый срок «пять лет на всё» в номенклатуре означает, что часть документов уничтожат раньше срока, а часть будут хранить без основания.
Правило 50/75 и с какого дня считать срок
Отметка 50/75 означает два разных срока в зависимости от даты окончания дела делопроизводством: документы, законченные после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Сам срок исчисляется не с даты увольнения работника и не с даты подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Личное дело, закрытое в марте 2026 года, начинает отсчёт 1 января 2027 года и может быть уничтожено не раньше 2077 года.
Вторая отметка, которую в кадровых службах игнорируют, — ЭПК рядом со сроком. Она означает, что после истечения срока часть документов дела может быть отобрана на постоянное хранение по решению экспертной комиссии, а не уничтожена автоматически. Дело с отметкой ЭПК нельзя включить в акт о выделении к уничтожению, не проведя полистный просмотр.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Журналы инструктажей не выбрасываются в обозримом горизонте: закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Ситуация, ради которой он хранится 45 лет, выглядит так: через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас, и при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период его работы. Доказывать проведение инструктажей придётся работодателю, поэтому проверьте, не стоит ли у вас в номенклатуре против этих журналов срок 5 лет.»
Что делать, если вида документа нет в перечне
Перечень не покрывает всё. Типичный пример из практики — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а отдельной статьи под них нет. Отсутствие вида документа в перечне не означает, что документ можно не хранить или уничтожить в любой момент.
Срок в такой ситуации определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться либо на срок самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажей — в зависимости от того, что ближе по содержанию. Решение принимает экспертная комиссия организации, оформляет протоколом и фиксирует в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор с обоснованием.
Лайфхак: для документов длительного хранения делайте опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за 2019 год, а конкретного работника, и разница во времени поиска измеряется днями.
Номенклатура дел: как перечень превращается в рабочий документ кадровой службы
Номенклатура дел — это систематизированный список заголовков дел с индексами, сроками хранения и ссылками на статьи перечня. Она утверждается руководителем организации, уточняется каждый год и закрывается итоговой записью о количестве заведённых дел. Без неё перечень остаётся справочником: срок вроде бы известен, но к конкретной папке в шкафу он не привязан.
Главное правило формирования: в одно дело подшиваются документы одного срока хранения. Приказ о приёме и приказ о ежегодном отпуске в одной папке означают, что через пять лет пятилетние документы уничтожить нельзя, потому что рядом лежат пятидесятилетние, и всё дело уезжает в архив на 50 лет. Обратная ошибка опаснее: дело целиком уничтожают по пятилетнему сроку вместе с приказами по личному составу.
Личное дело формируется с внутренней описью, где перечислены все подшитые документы с номерами листов. Опись решает две задачи: подтверждает состав дела при передаче в архив и позволяет проверить комплектность через годы, когда проверить её по памяти уже невозможно. Состав личного дела компания определяет сама, но хранить в нём копии паспорта, СНИЛС и свидетельств о рождении детей без правового основания не нужно: это избыточная обработка персональных данных.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, и разграничение доступа к архиву — такое же требование, как запертый шкаф. Проверьте, кто в вашей компании технически может открыть личное дело любого работника, и сократите этот список до тех, кому он нужен по должностным обязанностям.»
Что проверить до передачи дел в архив: чек-лист
- Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы и действующие приказы, с ними работают, в архив они не уходят.
- Разделите завершённые по порогу 10 лет. Документы до 10 лет остаются рядом, свыше 10 лет и по личному составу готовятся к передаче в архив.
- Отсортируйте внутри категории по видам и годам: приказы, журналы, акты, локальные нормативные акты, переписка, внутри вида — от старых к новым.
- Сверьте каждое дело с номенклатурой: заголовок, индекс, срок, статья перечня. Дела без статьи перечня в архив не принимаются.
- Проверьте единство срока внутри дела. Если в папке смешаны документы с разными сроками, дело переформировывается до передачи, а не после.
- Оформите внутренние описи для личных дел и опись дел по личному составу для передачи в архив.
Полезно знать: порог 10 лет определяет физическое место хранения. Документы до 10 лет живут рядом с кадровиком, потому что ими пользуются. Документы свыше 10 лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, а если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда.
Образцы кадровых документов для архивного дела
Комплект закрывает состав личного дела и те виды документов, по которым в таблице выше стоят разные сроки хранения; начинать удобно с описи личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| График отпусков Т-7 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Экспертиза ценности, описи и уничтожение документов
Экспертиза ценности проводится ежегодно экспертной комиссией организации. Комиссия просматривает дела с истёкшими сроками, отбирает документы на постоянное и длительное хранение и формирует два результата: описи дел, которые остаются, и акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Порядок описан в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, — там же приведены формы описей и акта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Акт о выделении к уничтожению составляется после того, как описи дел постоянного хранения и дел по личному составу за тот же период согласованы и утверждены. Логика простая: сначала фиксируется, что остаётся, и только потом оформляется то, что уходит. Дело с неистёкшим сроком в акт не включается, а дела с отметкой ЭПК просматриваются полистно, потому что внутри пятилетнего дела может оказаться документ постоянного хранения.
Уничтожение без акта — это не экономия места, а утрата документов. Восстановить приказ о приёме 2008 года неоткуда: у работника осталась трудовая книжка, а у работодателя не осталось ничего, чем подтвердить условия труда, размер оплаты и основание увольнения. Архивная справка, за которой бывший работник придёт через двадцать лет, выдаётся только по имеющимся в архиве документам, с указанием архивных шифров дел, а действующим и бывшим работникам копии документов, связанных с работой, выдаются по статье 62 ТК РФ в течение трёх рабочих дней со дня заявления.
Электронный кадровый архив: как применять перечень при КЭДО
Перечень № 236 не делит документы по носителю. Трудовой договор, подписанный в системе КЭДО, хранится те же 50/75 лет, что и бумажный, а статья 22.3 ТК РФ прямо возлагает на работодателя обязанность обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Расходы на создание, использование и хранение электронных документов несёт работодатель по части 8 статьи 22.1 ТК РФ, переложить их на работника нельзя.
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Состав электронного комплекта задан приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года. В хранении оказывается не один файл, а связка: сам документ в установленном формате, отдельный файл усиленной электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан уполномоченным лицом по доверенности. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа. Практический вопрос к вендору формулируется не «хранит ли система», а «выгружает ли она комплект целиком»: при проверке, в споре или при смене оператора нужны файлы, а не картинка на экране.
Вторая техническая проблема длительного хранения — проверяемость подписи. Сертификат электронной подписи действует около года, а документ хранится 50 лет, и через двадцать лет проверка покажет, что сертификат истёк. Решается это меткой доверенного времени в момент подписания и переподписанием в усовершенствованном формате при смене криптоалгоритмов: подпись остаётся проверяемой на дату подписания.
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В практике Добыто электронный архив мы разворачиваем вместе с номенклатурой: у каждого типа документа в системе проставлен срок и статья перечня, поэтому дела с истёкшим сроком система отбирает сама, а решение по ним принимает экспертная комиссия.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Когда электронный архив не убирает бумагу
Часть кадровых документов закон оставляет на бумажном носителе независимо от того, внедрён у вас КЭДО или нет. По части 3 статьи 22.1 ТК РФ электронный документооборот не применяется к трудовым книжкам и сведениям о трудовой деятельности, акту о несчастном случае на производстве по установленной форме, приказу об увольнении и документам, подтверждающим прохождение инструктажей по охране труда, в том числе лично подписываемым работником. Эти документы формируются в дела и хранятся на бумаге по общим правилам, и архив у компании с КЭДО остаётся смешанным.
Электронный архив не нужен и там, где кадровый документооборот ведётся на бумаге исторически, а переходить на КЭДО компания не планирует: задача тогда решается номенклатурой, шкафом с разграниченным доступом и дисциплиной экспертизы ценности. Смысл электронного архива появляется, когда документы создаются электронно, — хранить в нём сканы бумажных оригиналов бессмысленно, оригиналы от этого никуда не деваются.
Цена ошибки: штрафы, утрата документов и проигранные споры
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: на граждан — от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц — от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей. Состав считается нарушенным, даже если документы не утрачены: достаточно нарушить одно из правил. Параллельно работает часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства — до 5000 рублей на должностное лицо и до 50 000 рублей на организацию, и ГИТ применяет её, когда работодатель не может предъявить документ, который обязан был хранить.
Сами штрафы редко бывают главной потерей. Дороже обходится ситуация, когда документа нет в момент спора. Показательный сюжет из судебной практики по КЭДО: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему, прошёл четыре этапа. Районный суд в 2022 году работнику отказал, апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила и указала, что в материалах нет сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, фактически за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос, который я советую задавать вендору прямо на этапе выбора: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. Ответ ‘данные хранятся защищённо’ не годится, нужен перечень лиц с доступом и формат выгрузки. Пока вы не увидели выгруженный комплект — документ, файл подписи, доверенность, — считайте, что архива у вас нет.»
Мы разводим во времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию закладываем пилотную группу: это снимает основную часть дефектов, которые потом невозможно исправить задним числом в архиве.
Стоимость КЭДО и электронного архива в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», электронные подписи для сотрудников включены во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и тарифа: для компании до 25 человек считается по ставке за сотрудника, для среднего бизнеса действует минимальная оплата 50 сотрудников в год. Актуальный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, данные приведены на дату публикации.
Выводы
Перечень № 236 отвечает только на вопрос «сколько хранить», а работает он через номенклатуру дел: срок и статья перечня против каждого заголовка дела. Правило 50/75 привязано к дате окончания дела делопроизводством, а отсчёт начинается с 1 января следующего года. Формировать дела нужно по единому сроку хранения, уничтожать — только по акту после утверждения описей и только по решению экспертной комиссии. Электронная форма сроков не меняет: то, что создано в КЭДО, хранится электронно весь срок вместе с файлом подписи и машиночитаемой доверенностью.
Мы в Добыто выстраиваем электронный архив от номенклатуры, а не от загрузки файлов: сроки и статьи перечня проставляются на уровне типа документа, маршруты согласования фиксируются в системе, а комплект выгружается в том составе, который требует приказ № 578н. Это та часть работы, которую проще заложить при внедрении, чем разбирать потом в споре или на проверке.
Частые вопросы о применении типового перечня
Что делать с кадровыми документами при ликвидации организации
Документы по личному составу ликвидируемой организации передаются в государственный или муниципальный архив по договору. Это прямое требование закона № 125-ФЗ, и ликвидационная комиссия обязана его выполнить до внесения записи в ЕГРЮЛ. Дела передаются в упорядоченном виде: сформированные, описанные, с утверждённой описью дел по личному составу. Неупорядоченные документы архив принимать не обязан, поэтому подготовку начинают заранее, а не в последнюю неделю ликвидации.
Обязан ли индивидуальный предприниматель применять типовой перечень
Обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения закон № 125-ФЗ возлагает и на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица. Отдельного перечня для ИП нет, сроки берутся из того же приказа № 236. Различие только в объёме: у ИП с двумя работниками номенклатура умещается в одну страницу, но трудовые договоры и приказы о приёме он хранит те же 50 лет.
Можно ли уничтожить бумажные оригиналы после сканирования в электронный архив
Нет. Скан бумажного документа — это электронный образ, а не электронный документ, и оригиналом он не становится. Бумажные оригиналы хранятся весь срок по перечню независимо от того, оцифрованы они или нет. Сканирование решает задачу быстрого поиска, а не задачу хранения, и в акт о выделении к уничтожению отсканированные дела с неистёкшим сроком не включаются.
С какого момента считать срок, если работник уволен в декабре
Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Для личного дела, закрытого в декабре 2026 года, отсчёт начинается 1 января 2027 года, и 50 лет истекут в конце 2076 года. Уничтожение возможно не раньше следующего календарного года после истечения срока, по итогам очередной экспертизы ценности.
Кто входит в экспертную комиссию в небольшой компании
Состав комиссии определяет сама организация и утверждает приказом руководителя. На практике в неё включают специалиста по кадрам, бухгалтера и юриста либо руководителя подразделения, отвечающего за делопроизводство. Комиссия работает постоянно, заседает не реже раза в год и оформляет решения протоколом: именно протокол подтверждает, что срок по аналогии выбран не произвольно, а дела уничтожены обоснованно.
Что делать, если кадровые документы утрачены при пожаре или заливе
Создаётся комиссия, которая устанавливает состав и причины утраты, и оформляется акт об утрате документов с перечнем того, что невозможно восстановить. К акту прикладываются документы уполномоченных органов, подтверждающие обстоятельства: справка о пожаре, акт о заливе. Дальше восстанавливается то, что поддаётся восстановлению: приказы по личному составу — по бухгалтерским и налоговым данным, сведения о стаже — по данным Социального фонда России. Акт об утрате не освобождает от ответственности автоматически, но без него положение работодателя в споре заведомо хуже.
