Сроки хранения типовых управленческих документов с 18 февраля 2020 года определяет Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он заменил Перечень Минкультуры № 558 и сократился с 1007 до 657 статей. Для кадровой службы ключевые сроки такие: приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные дела и личные карточки хранятся 50/75 лет, приказы об отпусках и командировках — 5 лет, приказы о дисциплинарных взысканиях и графики отпусков — 3 года. Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные. Новые сроки применяются ко всем делам, законченным в делопроизводстве, кроме тех, что уже внесены в описи и акты о выделении к уничтожению, утверждённые до 18.02.2020. Срок «постоянно» для источника комплектования государственного архива означает передачу дел в госархив, а для остальных организаций — хранение не менее 10 лет.
Материал поможет сверить номенклатуру дел со статьями действующего Перечня, найти документы, у которых срок сократился или вырос, и определить срок для документа, которого в Перечне нет. Отдельно разобраны электронные кадровые документы и форма их хранения. Во второй половине статьи: штрафы по КоАП в действующей редакции, чек-лист проверки архива, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Что изменилось в Перечне типовых управленческих документов: хронология с 2003 по 2026 год
Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449, официально опубликован 07.02.2020 и вступил в силу 18.02.2020. В тот же день перестал действовать прежний Перечень, утверждённый приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558: его отменил приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964. Сверять сроки лучше по первоисточнику: приказ Росархива № 236 на официальном портале правовой информации размещён сканом на 230 страницах, поэтому искать нужную статью удобнее по алфавитному указателю, который приложен к Перечню.
Через неделю после Перечня вступила в силу Инструкция по его применению, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 и зарегистрированная в Минюсте 13.02.2020 под № 57488. Инструкцию к перечню до этого в Минюсте не регистрировали, так что её расшифровки сроков обязательны для всех организаций независимо от формы собственности.
По подсчёту Государственного архива Мурманской области, в новом Перечне больше 170 условно новых статей. В более чем 100 статьях срок хранения уменьшен, из них больше 50 переведены с «постоянно» на временные сроки. Ещё в 50 с лишним статьях убрана отметка «ЭПК», то есть при экспертизе ценности такие документы уже нельзя отобрать на постоянное хранение. Раздел о работе профсоюзных организаций исключён, охрана труда выделена в самостоятельный подраздел, в разделе «Кадровое обеспечение» появился подраздел об антикоррупционной деятельности. Сильнее всего сократилась переписка: в каждом разделе осталось одна-две статьи о ней.
Сроки хранения кадровых документов сегодня складываются из нескольких актов разных лет, и в таблице они собраны по датам.
| Дата | Акт | Что изменилось для организации |
|---|---|---|
| Рубеж 01.01.2003 | Статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» | Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет |
| 18.02.2020 | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 | Новый Перечень вместо Перечня № 558: 657 статей вместо 1007, часть сроков сокращена |
| 25.02.2020 | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237 | Инструкция расшифровывает сроки «постоянно», «до ликвидации организации», «до минования надобности», «ЭПК» и запрещает их снижать |
| 01.09.2022 | Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ, статьи 22.1-22.3 ТК РФ | Кадровые документы можно создавать и хранить только в электронном виде, без бумажного дубля; сроки хранения те же, что у бумажных |
| 2023 | Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 | Новые Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов вместо правил Минкультуры № 526 |
Сами сроки задаёт Перечень № 236, и на дату публикации он действует в редакции от 20.12.2019. Всё, что менялось после 2020 года, касается порядка хранения и формы документов, а не цифр в Перечне. Если в вашей номенклатуре дел в графе «статья» ещё стоят номера по Перечню № 558, номенклатура не соответствует действующему акту.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню № 236: что сократилось, а что осталось
Приказы по личному составу собраны в статье 434, и внутри неё три разных срока. Сколько хранить приказ, зависит от того, влияет ли он на страховой стаж и права работника: такие приказы хранятся 50/75 лет, остальные — 5 или 3 года.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок | Комментарий |
|---|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении, изменении режима работы, выплатах, поощрениях, отпусках без сохранения зарплаты, по беременности и родам, по уходу за ребёнком | 434 | 50/75 лет | Подтверждают стаж и заработок работника |
| Приказы о ежегодных и учебных отпусках, командировках, дежурствах | 434 | 5 лет | Приказы о ежегодных отпусках работников с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года | По Перечню № 558 хранились 5 лет |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения, не вошедшие в личные дела | 435 | 50/75 лет | Электронный трудовой договор хранится столько же |
| Личные дела и личные карточки работников | раздел 8 | 50/75 лет | Рубеж — дата окончания дела в делопроизводстве |
| Графики отпусков | 453 | 3 года | Срок считается после окончания года, на который составлен график; по Перечню № 558 был 1 год |
| Табели учёта рабочего времени | раздел 7 | 5 лет | При тяжёлых, вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423, подпункт «а» | 45 лет | Из них делают выписки при расследовании несчастного случая (статья 425) |
| Протоколы обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 422, 423 подпункт «б» | 5 лет | В обзорах часто смешивают с журналами инструктажа |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты | — | постоянно | Если организация не источник комплектования госархива — не менее 10 лет |
Большинство кадровых документов по-прежнему лежит в архиве 50 лет. Короткие сроки получили документы, которые не влияют на стаж: взыскания, графики, ежегодные отпуска, командировки. Отдельно стоит проверить приказы о сверхурочной работе и работе в выходные: Росархив в письме рекомендовал хранить их 5 лет, раз они не влияют на страховой стаж. Если в номенклатуре у графиков отпусков стоит 1 год, а у взысканий 5 лет, номенклатуру составляли по Перечню № 558.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: протоколы проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не на уничтожение вместе с пятилетними протоколами.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Разница в девять раз между протоколом и журналом объясняется назначением документа. Протокол фиксирует разовое событие, и через три года его заменит новая проверка знаний. Журнал доказывает, что с работником занимались безопасностью всё время, пока он у вас работал, и понадобится он через двадцать лет, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Проверьте, не лежат ли журналы инструктажей в одной коробке с протоколами, которые подлежат уничтожению.»
Журнал инструктажей и трудовая книжка остаются на бумаге и при переходе на КЭДО: по статье 22.1 ТК РФ в электронный вид нельзя перевести трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Значит, в компании с КЭДО архив всё равно двойной, и бумажная часть живёт по тем же срокам Перечня.
Важный нюанс из практики: 50 лет хранения нужны не работодателю, а самому работнику, и понадобиться документы могут, когда компании уже нет. Пока организация работает, копии документов, связанных с работой, выдаются по заявлению работника не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ. После ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и архивную справку о стаже и заработке человек получает уже там. Если дела не были переданы, подтвердить стаж работнику нечем.
Какой срок применять к документам, созданным до 2020 года: переходные правила
Самая частая ошибка при переходе на новый Перечень — считать, что он действует только для документов, созданных после 18.02.2020. В коммерческих обзорах так и пишут. Росархив в официальных разъяснениях занял другую позицию: сроки нового Перечня применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, в том числе до вступления в силу приказа № 236. Исключение одно: документы, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению, утверждённые в установленном порядке до 18.02.2020. Позицию ведомства можно прочитать в разъяснениях Росархива по внедрению Перечня: там же сказано, что в номенклатуры дел на 2020 год, утверждённые до вступления приказов в силу, нужно внести изменения со ссылками на статьи нового Перечня.
Кроме даты окончания дела, срок зависит от статуса организации. Большинство коммерческих компаний не являются источниками комплектования государственного или муниципального архива, и для них формулировки Перечня читаются иначе, чем для госорганов.
| Ситуация | Какой срок действует | Что сделать |
|---|---|---|
| Дело закончено до 18.02.2020 и уже включено в утверждённый акт о выделении к уничтожению или опись постоянного хранения | Решение, принятое по Перечню № 558 | Ничего не пересматривать |
| Дело закончено до 18.02.2020, но в утверждённые акты и описи не включено | Срок по Перечню № 236 | Пересчитать срок по новой статье |
| Дело закончено после 18.02.2020 | Срок по Перечню № 236 | Указать в номенклатуре статью нового Перечня |
| Срок «постоянно», организация — источник комплектования госархива | Временное хранение в организации, затем передача в госархив | Готовить опись дел постоянного хранения |
| Срок «постоянно», организация не источник комплектования | Не менее 10 лет | Уничтожать только после экспертизы ценности |
| Срок «до ликвидации организации» | До ликвидации, независимо от статуса организации | При ликвидации провести экспертизу ценности |
| Срок «до минования надобности» | Определяет организация, но не менее 1 года | Зафиксировать выбранный срок в номенклатуре |
| Срок с отметкой «ЭПК» | Указанный срок, после него документ может быть отобран на постоянное хранение | Не уничтожать без экспертизы ценности |
Инструкция № 237 запрещает снижать установленные сроки и уничтожать документы до их истечения. Продлить срок организация вправе: после экспертизы ценности комиссия может оставить документ на хранение дольше.
Отсчёт срока начинается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено в делопроизводстве. Дело с приказами о приёме за 2025 год закрыто 31.12.2025, срок идёт с 01.01.2026, и при сроке 50 лет дело хранится до 31.12.2075 включительно. Для графика отпусков на 2026 год трёхлетний срок начнётся с 01.01.2027.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Прежде чем открывать Перечень № 236, я проверяю, нет ли у отрасли своего перечня. Для специфичных документов отраслевой перечень имеет приоритет над общим, а ошибка обычно происходит в обратном порядке: кадровик находит подходящую строку в общем Перечне, ставит срок и не знает, что для его сферы действует другой документ с другим сроком. Если у вас есть отраслевое обязательное обучение, почти наверняка есть и отраслевые правила хранения.»
Как перевести номенклатуру дел на Перечень № 236: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, действует ли для вашей отрасли специальный перечень: в здравоохранении, образовании и финансовом секторе сроки для профильных документов устанавливают Минздрав, профильные ведомства и Банк России.
- Шаг 2. Для каждой позиции номенклатуры найдите статью Перечня № 236 по алфавитному указателю и впишите номер статьи и срок. Ссылки на статьи Перечня № 558 замените полностью.
- Шаг 3. Отметьте позиции, где срок изменился: графики отпусков, приказы о дисциплинарных взысканиях, документы, у которых «постоянно» заменено временным сроком или снята отметка «ЭПК».
- Шаг 4. Для видов документов, которых в Перечне нет, определите срок по аналогии с ближайшим видом и оформите решение экспертной комиссии.
- Шаг 5. Разделите законченные дела на две группы: со сроком до 10 лет (протоколы, приказы, инструкции) и свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда, документы по личному составу). От этого зависит, где физически хранится дело.
- Шаг 6. Для каждой позиции укажите форму хранения: бумажная или электронная. Она должна совпадать с формой, в которой документ создан.
- Шаг 7. Утвердите обновлённую номенклатуру. Дела с истёкшим сроком уничтожайте только по акту о выделении к уничтожению после экспертизы ценности.
Порядок оформления дел для архива теперь задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. В одно дело включают не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см, дело нумеруют, составляют внутреннюю опись и лист-заверитель. Если архив компании формировали по правилам Минкультуры № 526, сверьте с новыми Правилами форму описей и обложек.
Когда Перечня № 236 недостаточно: отраслевые перечни и документы вне перечня
Перечень № 236 охватывает управленческие функции, общие для всех организаций. Для документов научно-технической и производственной деятельности действует другой акт — Перечень, утверждённый приказом Росархива от 28.12.2021 № 142. Для организаций, подведомственных самому Росархиву, есть собственный перечень, утверждённый приказом от 30.01.2013 № 12. Для медицинских карт, личных дел студентов, досье банковских клиентов сроки устанавливают отраслевые акты, и общий Перечень к ним не применяется.
Полезно знать: в здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов задают ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Для отраслевых документов эти акты имеют приоритет над Перечнем № 236.
Вторая ситуация, где Перечень не отвечает прямо, — документ, который организация обязана вести, но которого нет среди статей. Типичный пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их нужно, а отдельной статьи о них в Перечне нет.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Если вида документа нет в Перечне, это не разрешение его не хранить. Срок определяется по аналогии: вы находите ближайший по смыслу вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться на срок самих инструкций или на срок журналов инструктажей. Решение принимает экспертная комиссия и оформляет его, а в номенклатуре дел фиксируется обоснование, чтобы при проверке вы показали документированный выбор, а не догадку.»
Проверить свою номенклатуру на такие позиции просто: у каждой строки в графе «статья» должен стоять номер статьи Перечня, отраслевого акта или ссылка на решение экспертной комиссии. Пустая графа означает, что срок никто не обосновывал.
Электронные кадровые документы: те же сроки, другая форма хранения
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ, введённые 377-ФЗ, разрешают создавать, подписывать, использовать и хранить кадровые документы в электронном виде без дубля на бумаге. Отдельных сроков для электронных документов Перечень № 236 не устанавливает: электронный приказ о приёме хранится 50 лет, электронный приказ о командировке — 5 лет, электронный график отпусков — 3 года, как и их бумажные аналоги. Меняется форма хранения, а вместе с ней набор требований к архиву.
Форма хранения определяется формой создания документа. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет: распечатанный электронный документ остаётся копией, а не оригиналом. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет подлинник. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, и дальше действует весь срок хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся только на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение часто упускают.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что я выясняю, — в каком режиме создан документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам: первый является электронным образом бумажного документа, второй — электронным документом. Посмотрите на файл в своём архиве: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ, и бумажный подлинник выбрасывать нельзя.»
Как кадровый документ попадает в электронный архив
Произвольный документ, который работодатель направляет работнику через КЭДО, должен быть в формате PDF/A-1A по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н. Файл в обычном PDF, Word или Excel придётся дублировать на бумаге, и тогда у документа появится бумажный подлинник со своими требованиями к хранению. При проверке ГИТ работодатель представляет приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО, согласие работника и сам архив документа: файл PDF и отдельные файлы электронных подписей сторон.
В сервисе Добыто документ после подписания обеими сторонами уходит в электронный архив, где хранится весь срок по Перечню, для кадровых документов — до 50 лет. Выгрузка для ГИТ включает сам документ и файлы подписей, поэтому проверка подписи не зависит от того, работает ли кадровая система на дату проверки.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на 50 лет
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме хранится 50 лет. Долговременную проверяемость дают усовершенствованные форматы подписи: к подписи владельца добавляют штамп времени, затем ответы о статусе сертификата на момент подписания и архивную метку, которую периодически обновляют. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» называет восемь составляющих стратегии сохранности: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Функции, которые для этого должны быть у системы электронного документооборота и системы хранения, перечислены в типовых функциональных требованиях, утверждённых приказом Росархива от 15.06.2020.
Перед тем как отказаться от бумажного архива, проверьте у своей системы три вещи: в каком формате хранится подпись, как выгружается документ вместе с файлами подписей и что происходит с архивом при смене системы или окончании договора с оператором.
Образцы документов для электронного архива и личного дела
Комплект нужен для перевода кадровых документов в электронную форму хранения, начинать стоит с положения о ведении КЭДО, где закрепляется порядок хранения электронных документов.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
Во что обходится нарушение сроков хранения кадровых документов
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ в действующей редакции предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Если из-за утраты документов работодатель не выдал работнику копии по статье 62 ТК РФ, это уже нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и от 30 000 до 50 000 рублей для юридического лица.
Штраф в этой истории — меньшая часть потерь. Кадровые документы хранятся десятилетиями ради ситуаций, когда работодателю нужно что-то доказать: бывший работник через 15 лет после увольнения связывает заболевание с условиями труда, или с работником, отработавшим 20 лет, происходит несчастный случай. Без журнала инструктажей работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся ему.
Важный нюанс из практики: при расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Статья 425 Перечня прямо включает такие выписки в состав документов о несчастном случае, поэтому уничтоженный через 5 лет вместе с протоколами журнал становится пробелом в деле о расследовании.
Для электронного архива риск другой: документ сохранён, но его подлинность приходится доказывать. Суд оценивает не только подпись, но и процедуру: когда работнику выдали подпись, как его идентифицировали, мог ли он сам пользоваться системой. В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводят во времени: совпадение даты выдачи подписи с датой заявления об увольнении суд расценивает не в пользу работодателя.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, выпишите документы, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность через 10 и через 50 лет.»
Чек-лист проверки архива кадровых документов перед уничтожением дел
Проверку архива удобно проводить в конце года, когда подразделения сдают законченные дела по номенклатуре. Если хотя бы один пункт не выполнен, акт о выделении к уничтожению лучше не утверждать.
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Номенклатура дел составлена со ссылками на статьи Перечня № 236, ссылок на Перечень № 558 в ней не осталось.
- Законченные дела разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и журналы регистрации несчастных случаев отложены на хранение 45 лет, а не уничтожены вместе с пятилетними протоколами.
- Форма хранения совпадает с формой создания: электронные документы хранятся электронно, бумажные — на бумаге.
- Для документов, которых нет в Перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии оформлено.
- Опись дел длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
- Электронные документы выгружаются вместе с файлами электронных подписей, и подпись проверяется вне кадровой системы.
Лайфхак: для дел длительного хранения составляйте опись по работникам, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не «журнал за 2019 год», а историю инструктажей конкретного человека, и искать её приходится срочно.
Когда компания переводит кадровые документы в электронный архив, проверку по этому списку стоит пройти дважды: до перехода по бумажному архиву и через несколько месяцев по электронному. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой КЭДО на всю компанию: на одном подразделении видно, умеют ли работники пользоваться подписью и правильно ли документы попадают в архив, до того как в систему уйдут приказы со сроком хранения 50 лет.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуется ли электронный архив с интеграцией с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, которые начинают переход на КЭДО. Актуальные условия и пересчёт при смене тарифа указаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены приведены на сентябрь 2026 года.
Выводы
Действующие сроки хранения задаёт Перечень № 236 с Инструкцией № 237, и с 2020 года сами цифры в нём не менялись: менялись правила оформления архива и допустимая форма кадровых документов. Сократились сроки у документов, не влияющих на стаж, а приказы по личному составу, трудовые договоры, личные дела и карточки по-прежнему хранятся 50/75 лет. Для электронного архива на первый план выходит не срок, а возможность через десятилетия подтвердить подлинность документа и подписи.
В Добыто кадровые документы подписываются и хранятся в электронном архиве в течение сроков, установленных для их бумажных аналогов, а бумажная часть архива остаётся за теми документами, которые закон не разрешает переводить в электронный вид.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
С какой даты считать срок хранения электронного кадрового документа?
Так же, как бумажного: с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено в делопроизводстве, а не с даты подписания. Электронный приказ о приёме, подписанный в марте 2026 года и включённый в дело за 2026 год, хранится 50 лет начиная с 01.01.2027. Перечень № 236 отдельных правил отсчёта для электронных документов не содержит.
Можно ли хранить распечатки электронных кадровых документов вместо файлов?
Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а подлинником считается файл с электронной подписью. Чтобы распечатка имела значение как копия, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Файл и подпись при этом всё равно хранятся весь срок по Перечню.
Что происходит с кадровыми документами при ликвидации организации?
Документы по личному составу со сроком 50/75 лет передаются на хранение в государственный или муниципальный архив, и бывшие работники получают архивные справки уже там. Документы со сроком «до ликвидации организации» при ликвидации проходят экспертизу ценности и могут быть включены в состав Архивного фонда Российской Федерации. Документы с временными сроками, которые к дате ликвидации истекли, уничтожаются по акту.
Сколько хранятся документы по личному составу военных и сотрудников правоохранительных органов?
Для граждан, проходивших государственную службу, не являющуюся государственной гражданской службой, действует особый срок: документы хранятся в государственном органе 75 лет после прекращения службы, после чего проводится экспертиза ценности. Правило 50/75 лет с рубежом 01.01.2003 к ним не применяется, это прямо указано в примечании к Перечню со ссылкой на статью 22.1 125-ФЗ.
Сколько хранить отчёты по специальной оценке условий труда?
По статье 407 Перечня отчёты по СОУТ с протоколами, картами, сводными ведомостями и декларациями хранятся 45 лет в организации, где проводилась оценка, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях, например у подрядчика или в управляющей компании, срок составляет 5 лет.
Сколько хранятся наряды-допуски и ведомости выдачи средств защиты?
Наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и журнал их выдачи хранятся 1 год после закрытия, но если на работах были травмы, аварии или несчастные случаи — 45 лет (статьи 415 и 416). Списки и ведомости выдачи средств защиты, смывающих средств и молока хранятся 1 год, а нормы их выдачи по месту утверждения — постоянно (статьи 426 и 428).
