Типовой перечень сроков хранения документов для кадровой службы — это приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, и из 657 его статей в ежедневной работе кадровика используется около полутора десятков. Приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении — 50/75 лет (ст. 434), трудовые договоры — 50/75 лет (ст. 435), личные карточки и личные дела — 50/75 лет (ст. 444 и 445), табели учёта рабочего времени — 5 лет (ст. 402), графики отпусков — 3 года (ст. 453). Срок считается не от даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Отметка 50/75 означает две ветки: дела, завершённые после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, завершённые раньше — 75 лет.
Разберём каждую статью, которая нужна кадровику, и отметки, из-за которых сроки читают неверно: ЭПК, «до замены новыми», «по месту утверждения». Покажем, как определить срок для документа, которого в перечне нет, и почему отраслевой перечень применяется раньше общего. Отдельно — сроки для электронных кадровых документов и состав комплекта, который хранится вместе с файлом. Таблица главных статей, порядок применения перечня к своему архиву, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Какие статьи перечня № 236 реально нужны кадровой службе
Перечень охватывает все управленческие документы организации, от уставных до хозяйственных. Кадровая служба работает с двумя блоками: раздел 8 «Кадровое обеспечение» и раздел 7.3 «Охрана труда», плюс несколько статей из общих разделов — штатные расписания, приказы по основной деятельности, правила внутреннего трудового распорядка. Ниже статьи, которые закрывают основную часть кадровой номенклатуры.
| Документ | Статья | Срок хранения | Что учесть |
|---|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, совмещении, увольнении, оплате труда, поощрении, присвоении званий | 434 а) | 50/75 лет | Формируются в отдельные дела, не вместе с приказами по основной деятельности |
| Приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках, краткосрочных командировках, дежурствах | 434 б) | 5 лет | Для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 в) | 3 года | Снятое взыскание из дела не изымается |
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 435 | 50/75 лет | Если договор вошёл в личное дело, он хранится в составе дела |
| Личные карточки работников | 444 | 50/75 лет | С отметкой ЭПК |
| Личные дела работников | 445 | 50/75 лет | Дела руководителя и членов руководящих органов — постоянно |
| Должностные инструкции и регламенты работников | 443 | 50/75 лет | Типовые должностные инструкции — 3 года после замены новыми (ст. 442) |
| Уведомления и предупреждения работникам | 436 | 3 года | Уведомление о сокращении разумно хранить до истечения срока обжалования увольнения |
| Согласия на обработку персональных данных | 441 | 3 года | Отсчёт с истечения срока действия согласия или с даты его отзыва |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Графики отпусков | 453 | 3 года | Отсчёт от года, за который составлен график |
| Штатные расписания и изменения к ним | 40 | Постоянно | Постоянно — по месту утверждения, в других организациях — 3 года |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 381 | 1 год | Отсчёт после замены новыми, а не с даты утверждения |
| Приказы по основной деятельности | 19 | Постоянно | По административно-хозяйственным вопросам — 5 лет |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 423 а) | 45 лет | Из журнала делают выписки при расследовании несчастного случая |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 422, 423 б) | 5 лет | Программы, списки и переписка об обучении — 5 лет (ст. 421) |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет | Основной документ при разборе профзаболевания спустя годы |
Из таблицы видно закономерность, по которой перечень построен: чем дольше документ может понадобиться конкретному человеку, а не организации, тем длиннее срок. Приказ об отпуске интересен пять лет, приказ о приёме подтверждает стаж через сорок лет, когда компании может уже не существовать. Полный текст с разбивкой по разделам опубликован на сайте Федерального архивного агентства в разделе перечня типовых управленческих архивных документов.
Факт: статья 423 разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа по охране труда — 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах их часто подают слитно, отсюда и уничтоженные раньше срока журналы.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Протокол проверки знаний подтверждает одно событие и теряет значение через три года, когда пройдёт новая проверка. Журнал инструктажей подтверждает, что с человеком регулярно работали по безопасности всё время, пока он у вас числился, поэтому он и лежит 45 лет. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль. Проверьте по своей номенклатуре, не списали ли вы журналы инструктажей по пятилетнему сроку заодно с протоколами.»
Как читать отметки: 50/75, ЭПК, «до замены новыми» и с какой даты считать
Ошибка в сроке чаще возникает не из-за неверной статьи, а из-за неверно прочитанной отметки рядом с цифрой. Четыре конструкции дают почти все расхождения.
50/75 лет. Это не диапазон и не право выбора. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Граница задана статьёй 22.1 закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Для кадровой службы это означает, что в одном шкафу лежат дела с разными сроками, и сортировать их нужно по дате завершения, а не по виду документа.
ЭПК. Отметка означает, что по истечении срока документы не уничтожаются автоматически: часть дел экспертная комиссия может отобрать на постоянное хранение. Для личных дел и личных карточек это рабочая ситуация, когда речь идёт о руководителях, лицах с государственными наградами, учёными степенями и званиями.
«До замены новыми» и «после истечения срока действия». Отсчёт начинается не с даты документа. Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после того, как утверждена новая редакция, а не год с момента утверждения действующей. Согласие на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
«По месту утверждения» и «в других организациях». Один и тот же документ имеет разные сроки у того, кто его утвердил, и у того, кто получил копию. Штатное расписание в головной организации хранится постоянно, в филиале, который работает по присланному расписанию, — 3 года.
Когда приказ пришёл на подпись, срок хранения определяется его содержанием, а не названием файла и не тем, в какой папке он лежит. Приказ о поощрении относится к статье 434 а) даже если его подписали в рамках проекта по основной деятельности. Дата, с которой считается срок, у всех дел одна: 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводством. Дело за 2026 год начинает свой срок 1 января 2027 года.
Полезно знать: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, а не 5 лет, как это иногда указывают в обзорах.
Сроки для электронных кадровых документов и состав комплекта
Сроки хранения для электронных кадровых документов те же, что и для бумажных: перечень № 236 не делает различий по форме носителя. Различается состав того, что именно вы храните, и способ подтверждения подлинности спустя десятилетия.
С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам кадровых электронных документов, утверждённые приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Электронный кадровый документ представляет собой комплект: основная часть в PDF, файл электронной подписи и XML-описание документа. Если документ подписан по доверенности, в комплект входит и машиночитаемая доверенность. Хранение одного PDF-файла означает, что через несколько лет вы не докажете, кто и когда его подписал.
Форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив: организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Отдельная техническая задача — сохранить проверяемость подписи: сертификат действует несколько лет, а дело хранится 50. Решается это меткой времени и усовершенствованным форматом подписи, который наращивается поверх исходной при смене криптоалгоритмов.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать и положить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для журналов инструктажей это 45 лет.»
Проверьте подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
В сервисе Добыто карточка документа хранит PDF, файл подписи и XML-описание одним комплектом, а электронный архив входит в тариф «Бизнес». Выгрузка идёт комплектом, а не отдельными файлами, которые потом приходится собирать вручную.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Вопрос вендору формулируется так: выгружает ли система комплект целиком — сам документ, файл подписи отдельно и машиночитаемую доверенность, если подписано по ней. Не хранит, а именно выгружает: при проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. И отдельно спросите, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Когда типового перечня недостаточно
Перечень № 236 — основной документ для большинства организаций, но он не единственный и не закрывает все случаи. Две ситуации, в которых применять его напрямую нельзя.
Для вашей отрасли действует свой перечень
Для отдельных сфер утверждены ведомственные перечни, и для специфичных для отрасли документов они имеют приоритет над общим. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации. В образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Внимание: порядок проверки — сначала отраслевой перечень, потом общий. Обратный порядок даёт типовую ошибку: подходящая строка в перечне № 236 находится, а норма своей отрасли с другим сроком остаётся неучтённой.
Вида документа нет ни в одном перечне
Отсутствие документа в перечне не отменяет обязанности его хранить. Классический пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести обязательно, а прямой статьи со сроком нет. Решение принимается по аналогии: выбирается наиболее близкий по смыслу вид документа, его срок переносится на ваш, а обоснование фиксируется решением экспертной комиссии и попадает в номенклатуру дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Сначала смотрите, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открываете общий — в обратном порядке и возникает ошибка. Если вида документа нет ни там, ни там, срок определяется по аналогии с ближайшим по содержанию видом, а решение оформляется экспертной комиссией и переносится в номенклатуру дел. Там, где у отрасли своя специфика обучения и допусков, почти наверняка будет и своя специфика хранения.»
Что меняет срок в зависимости от ситуации
Одна и та же статья перечня даёт разный результат в зависимости от того, кто вы и с какими работниками работаете.
| Ситуация | Что меняется | Что сделать |
|---|---|---|
| Коммерческая организация, не источник комплектования архива | Сроки по перечню № 236, документы постоянного хранения остаются в организации | Утвердить номенклатуру дел и хранить дела у себя, создав собственный архив |
| Организация — источник комплектования государственного архива | Документы постоянного хранения передаются в государственный архив | Согласовывать описи и акты с архивным учреждением, в Москве — с Главархивом |
| Есть работники с вредными и опасными условиями труда | Табели и приказы об отпусках вместо 5 лет хранятся 50/75 лет | Выделить таких работников в отдельные дела, не смешивая с общим массивом |
| Отрасль со своим перечнем: медицина, образование, финансы | Для специфичных документов действует отраслевой срок | Свести два перечня в одну номенклатуру, указав источник срока для каждой строки |
| Ликвидация организации | Документы по личному составу не уничтожаются вместе с юрлицом | Передать документы по личному составу в государственный или муниципальный архив |
Строка про вредные и опасные условия труда чаще всего и рушит номенклатуру: табель в ней один, а сроков два. Проще завести отдельное дело для подразделений с вредными факторами, чем каждый год разбирать общий массив по фамилиям.
Образцы кадровых документов с разными сроками хранения
Подборка собрана по принципу «разные сроки на одной полке»: начните с описи личного дела, она задаёт структуру дела длительного хранения.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника (форма Т-2) | Скачать |
| Приказ о приёме на работу (форма Т-1) | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени (форма Т-12) | Скачать |
| Журнал инструктажа по охране труда | Скачать |
Как применить перечень к своему архиву
Перечень сам по себе не создаёт порядок в документах. Рабочим инструментом он становится после переноса в номенклатуру дел: каждая строка номенклатуры содержит заголовок дела, срок и номер статьи, по которой этот срок установлен. В практике Добыто номенклатуру переносят в систему один раз, а дальше срок хранения задан в шаблоне документа, и подписанный приказ попадает в нужную группу сразу, а не при годовой разборке архива.
Что проверить до того, как открывать перечень
- Есть ли утверждённая номенклатура дел на текущий год и кто её ведёт.
- Создана ли экспертная комиссия и оформлено ли её создание приказом.
- Есть ли в организации работники с вредными и опасными условиями труда.
- Является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива.
- Действует ли для вашей отрасли ведомственный перечень.
- Какие документы уже созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью.
Ответ на четвёртый вопрос меняет весь дальнейший порядок: источник комплектования согласует описи и акты с архивным учреждением, остальные организации решают вопрос внутри себя.
Как применить типовой перечень: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Соберите фактический список видов документов, которые образуются в кадровой службе. Не идеальный, а реальный: включая журналы, служебные записки и уведомления, которые ведутся по привычке.
- Шаг 2. Проверьте отраслевой перечень, если он есть для вашей сферы. Специфичные для отрасли документы берут срок оттуда.
- Шаг 3. Для остальных найдите статью в перечне № 236 и выпишите её номер вместе с формулировкой, а не только цифру срока. Формулировка объясняет, почему срок именно такой, и пригодится при споре с проверяющим.
- Шаг 4. Определите дату окончания делопроизводством по делу и отсчитайте срок с 1 января следующего года. Для отметок «до замены новыми» и «после истечения срока действия» зафиксируйте событие, от которого идёт отсчёт.
- Шаг 5. Перенесите результат в номенклатуру дел: индекс дела, заголовок, срок хранения, номер статьи, примечание об ЭПК.
- Шаг 6. Разделите завершённые дела по порогу 10 лет и разместите их физически или в электронном архиве по этому признаку.
- Шаг 7. По истечении сроков проведите экспертизу ценности, составьте акт о выделении к уничтожению и опись дел, которые остаются. Уничтожение без акта равнозначно утрате документов.
Важный нюанс из практики: завершённые дела мы делим не по годам, а по порогу 10 лет. До 10 лет — приказы об отпусках, табели, графики: они лежат рядом, ими пользуются, их достают. Свыше 10 лет — личные дела, трудовые договоры, журналы инструктажей: они уходят в архив и понадобятся редко, но в ситуации, когда искать некогда.
Важный нюанс из практики: опись дел длительного хранения имеет смысл вести по людям, а не по годам. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают не «журнал за 2019 год», а сведения по конкретному работнику за весь период его работы.
Лайфхак: в номенклатуре рядом со сроком указывайте номер статьи перечня. При проверке это снимает половину вопросов: видно не решение кадровика, а норму, по которой срок установлен.
Ошибки в сроках и во что они обходятся
Ошибки в применении перечня делятся на две группы, и цена у них разная. В практике Добыто аудит кадрового архива начинается с двух дел: приказов по личному составу и журналов инструктажей, потому что именно там чаще всего обнаруживаются пропуски за старые годы.
Уничтожили раньше срока. Самый частый случай — журналы инструктажей, списанные по пятилетнему сроку вместе с протоколами проверки знаний, и приказы по личному составу, попавшие в дело с приказами по основной деятельности. Прямая цена: нарушение правил хранения архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ — предупреждение или штраф 1000-3000 рублей на гражданина, 3000-5000 рублей на должностное лицо и 5000-10000 рублей на юридическое лицо. Непрямая цена выше: без журнала вводного инструктажа работодатель не докажет проведение инструктажей при расследовании несчастного случая, а доказывать придётся именно ему. Без приказа о приёме бывший работник не подтвердит стаж, и спор переходит в суд.
Хранят всё и вечно. Обратная крайность выглядит безопасной, но нарушает требования о персональных данных: кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах, а хранение сверх достижения цели обработки основания не имеет. Согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после отзыва или истечения срока действия, и дальше данные подлежат уничтожению, если нет другого законного основания.
Важный нюанс из практики: типовое замечание при аудите кадрового архива — доступ ко всему массиву документов у всей кадровой службы целиком. Разграничение доступа по ролям и журнал обращений закрывают этот пункт и в бумажном архиве, и в электронном.
Отдельная ошибка касается выдачи документов уволенным. Запросы социально-правового характера, по которым выдаётся архивная справка о стаже или заработной плате, исполняются в срок не более 30 дней со дня регистрации запроса, с продлением не более чем на 30 дней и письменным объяснением задержки. Если дело уничтожено раньше срока, ответить на такой запрос нечем: справка выдаётся только на основании имеющихся документов.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы Добыто в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП входят в тариф «Бизнес», базовый тариф рассчитан на небольшие компании.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны и приоритетная поддержка доступны начиная с тарифа «Бизнес». Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющие центры. Переход между тарифами возможен в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Типовой перечень становится рабочим инструментом только после переноса в номенклатуру дел, где рядом со сроком стоит номер статьи. Кадровой службе достаточно полутора десятков статей: 434, 435, 443, 444, 445 для личного состава, 402 и 453 для учёта времени и отпусков, 421-423 для охраны труда, 40 и 381 для локальных актов. Расхождения возникают не в цифрах, а в отметках: 50/75, ЭПК, «до замены новыми», «по месту утверждения». Отраслевой перечень применяется раньше общего, а для видов документов, которых нет нигде, срок определяется по аналогии и фиксируется решением экспертной комиссии.
В электронном виде сроки не меняются, меняется состав хранимого комплекта и требования к проверяемости подписи через десятилетия. Мы в Добыто храним документ, файл подписи и XML-описание одним комплектом и настраиваем сроки хранения по номенклатуре заказчика, чтобы дело уходило в нужную группу сразу при подписании, а не при годовой разборке архива.
Частые вопросы
Как быстро выдать архивную справку о стаже бывшему работнику
Запросы социально-правового характера исполняются в срок не более 30 дней со дня регистрации, с возможностью продления ещё не более чем на 30 дней и письменным объяснением причин задержки. Справка оформляется только на основании имеющихся документов: приказов по личному составу, лицевых счетов, трудовых договоров. Если дело уничтожено раньше срока, выдать справку нечем, поэтому проверку наличия приказов по личному составу за все годы разумно проводить до того, как запрос поступит.
По какой статье хранить документы медосмотров по приказу 29н
Приказ Минздрава № 29н задаёт порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров и состав документов, но не сроки их хранения. Сроки берутся из перечня № 236: перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 411), документы о диагностике профессиональной пригодности — тоже постоянно по месту утверждения (ст. 412), списки работающих во вредных и опасных условиях — 50/75 лет (ст. 414). Для медицинских организаций сроки хранения медицинской документации задают ведомственные акты Минздрава.
Что делать с невостребованной трудовой книжкой уволенного
Подлинные личные документы хранятся до востребования, а невостребованные — по срокам для документов по личному составу: 50 лет, если работник уволен после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Выбрасывать такие книжки по истечении пяти лет нельзя. Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей ведётся по приказу Минтруда № 320н и относится к тому же длительному сроку.
Можно ли уничтожить бумажный оригинал после сканирования
Нет. Скан-образ не заменяет документ, созданный и подписанный на бумаге: форма хранения определяется формой создания. Обратное тоже верно — документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, а распечатка не является заменой файла. Перевести бумажный массив в электронный вид с уничтожением оригиналов можно только в порядке, который предусмотрен для конкретных видов документов.
Сколько хранить анкеты и резюме кандидатов, которых не приняли
Срок определяется не длительностью хранения кадровых дел, а целью обработки персональных данных: после закрытия вакансии основание для хранения отпадает, если кандидат не дал отдельного согласия на включение в кадровый резерв. Само согласие на обработку персональных данных хранится 3 года после истечения срока его действия или отзыва (ст. 441 перечня № 236). Данные кандидатов разумно держать отдельным массивом от документов принятых работников: у них разные сроки и разные основания.
Кто подписывает акт о выделении документов к уничтожению
Акт составляет и подписывает экспертная комиссия организации, утверждает руководитель. Организации — источники комплектования государственного или муниципального архива дополнительно согласуют акт и описи с архивным учреждением: уничтожать дела до такого согласования нельзя. Порядок экспертизы ценности, оформления описей и актов установлен Правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
