Росархив и хранение документов связаны тремя актами, обязательными для любой организации: Перечень типовых управленческих архивных документов со сроками хранения (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236), Инструкция по его применению (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237) и Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Ещё два акта — примерные положения об архиве организации и об экспертной комиссии (приказы Росархива от 11.04.2018 № 42 и № 43 в редакции от 10.11.2023) — написаны для организаций, которые входят в список источников комплектования государственных и муниципальных архивов, а остальным служат образцом для собственных ЛНА. Главное различие, от которого зависит ваш комплект документов: источник комплектования согласовывает описи дел и номенклатуру с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, обычная коммерческая компания утверждает их приказом руководителя и ни с кем не согласовывает.
Разберём пять внутренних приказов, которые кадровая служба обязана иметь до проверки. Покажем, как дата завершения дела меняет срок хранения одного и того же документа с 50 лет на 75 и что происходит со сроками при переходе на КЭДО. Таблица сроков по статьям Перечня № 236, порядок экспертизы ценности и уничтожения дел, размеры штрафов и стоимость перевода архива в электронный вид на 2026 год — во второй половине статьи.
Какие акты Росархива обязательны для коммерческой компании
Саму обязанность хранить документы устанавливает статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: организации обеспечивают сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение установленных сроков. Акты Росархива отвечают на два следующих вопроса — сколько хранить и в каком порядке. Обязательность у них разная.
| Акт Росархива | Что устанавливает | Кого обязывает |
|---|---|---|
| Приказ от 20.12.2019 № 236 (Минюст 06.02.2020 № 57449) | Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения | Все организации, включая коммерческие |
| Приказ от 20.12.2019 № 237 | Инструкция по применению Перечня № 236 | Все, кто применяет Перечень при составлении номенклатуры дел |
| Приказ от 31.07.2023 № 77 (Минюст 06.09.2023 № 75119) | Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов; заменили Правила Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 | Государственные органы, органы местного самоуправления и организации |
| Приказ от 11.04.2018 № 42 (ред. от 10.11.2023) | Примерное положение об архиве организации | Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов; для остальных это образец |
| Приказ от 11.04.2018 № 43 (ред. от 10.11.2023) | Примерное положение об экспертной комиссии организации | Те же организации; остальные разрабатывают положение о своей ЭК на этой основе |
| Приказ от 15.06.2020 № 69 (Минюст 20.10.2020 № 60484) | Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов | Архивы государственных органов; коммерческим компаниям служит перечнем требований к системе при её выборе |
Из таблицы следует практический вывод для тех, кто не является источником комплектования: спорить о том, обязательно ли для вас Примерное положение об архиве, бессмысленно — положение об архиве вам всё равно нужно, потому что без него непонятно, кто отвечает за сохранность и по каким правилам дела принимаются на хранение. Проверить свой статус можно в архивном органе региона: списки источников комплектования ведут они, в Москве это Главархив.
Факт: отраслевой перечень имеет приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России. Сначала смотрите отраслевой документ, потом общий.
Пять внутренних приказов, которые спрашивают при проверке
Акты Росархива не действуют в компании сами по себе: они применяются через распорядительные документы организации. Отсутствующий приказ означает, что правило формально не введено, и объяснить инспектору, почему дела сформированы именно так, будет нечем.
- Приказ об утверждении номенклатуры дел на год. Номенклатура утверждается до конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего. В ней указываются индекс дела, заголовок, срок хранения и статья Перечня, по которой этот срок определён. Ссылка на статью и есть то, что превращает номенклатуру из списка папок в рабочий документ.
- Приказ о создании экспертной комиссии и утверждении положения о ней. ЭК — совещательный орган при руководителе. Без неё нельзя провести экспертизу ценности, а значит, нельзя законно уничтожить ни одного дела.
- Приказ об утверждении положения об архиве организации. Определяет, где физически и логически хранятся дела, кто принимает их от подразделений, в какие сроки и по каким описям.
- Приказ о назначении ответственного за архив и за кадровое делопроизводство. Ответственность персонифицируется, иначе при проверке она автоматически замыкается на руководителя.
- Приказ о назначении ответственного за организацию обработки персональных данных. Кадровый архив целиком состоит из персональных данных, и требование статьи 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ применяется к нему в полном объёме.
Шестой приказ появляется у тех, кто переходит на электронные кадровые документы: приказ о введении КЭДО и об утверждении положения о кадровом электронном документообороте. В практике Добыто именно он чаще всего оказывается единственным документом по теме, а номенклатуру дел и положение об архиве при этом не трогают годами — хотя сроки хранения от смены носителя не меняются.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Наличие Положения о КЭДО и перечня документов ещё не защищает работодателя. В одном из споров об увольнении суд кассационной инстанции отменил решения нижестоящих судов именно потому, что в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации работника при подписании. Проверьте у себя три вещи: описан ли порядок идентификации в локальном акте, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении».
Что проверить до того, как издавать приказы
Подготовка занимает больше времени, чем подписание приказов, и определяет, придётся ли переделывать номенклатуру через полгода.
- Есть ли у компании статус источника комплектования государственного или муниципального архива.
- Действует ли для вашей отрасли специальный перечень со своими сроками.
- Какие дела фактически лежат в подразделениях и не передавались в архив ни разу.
- Какие документы созданы в электронном виде и подписаны электронной подписью, а какие существуют только на бумаге.
- Какие дела завершены делопроизводством до 1 января 2003 года: для них действует другой срок хранения.
- Кто сегодня имеет доступ ко всему кадровому массиву целиком. Доступ ко всем личным делам у всей кадровой службы — типовая ситуация и типовое нарушение режима обработки персональных данных.
Образцы приказов, описей и учётных форм для кадрового архива
Комплект собран под задачу наведения порядка в архиве; начинать удобнее с описи личного дела — она показывает, каких документов в делах не хватает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Электронный архив кадровых документов: формат, подпись, проверяемость
Срок действия сертификата электронной подписи — обычно 12 или 15 месяцев, срок хранения приказа по личному составу — 50 лет. Разрыв между этими цифрами создаёт главную техническую проблему электронного кадрового архива: через десять лет сертификат давно истечёт, и при обычной проверке система покажет, что подпись недействительна. Работает здесь связка из двух приёмов: метка доверенного времени, которая фиксирует момент подписания при действующем сертификате, и усовершенствованный формат подписи, который наращивается поверх исходной при смене криптоалгоритмов.
Состав комплекта для хранения задаёт Минтруд: приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н утвердил единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе. Требования применяются с 1 марта 2023 года на основании части 7 статьи 22.1 ТК РФ. В комплект входит сам документ в машиночитаемом формате, файл электронной подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос, который я советую задавать поставщику системы до подписания договора: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате — документ, файл подписи и доверенность отдельными файлами. Не хранит, а именно выгружает. При проверке, в судебном споре и при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы. Второй вопрос из той же серии: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы».
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно — распечатывать и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе.
Проверьте подпись на документе из вашего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Сроки хранения: 50 и 75 лет, 45 лет, 5 лет и постоянно
Срок хранения документа по личному составу определяется датой, когда дело завершено делопроизводством. Часть 1 статьи 22.1 закона № 125-ФЗ разделяет массив по 1 января 2003 года: дела, законченные после этой даты, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Обозначение «50/75 лет» в Перечне № 236 читается именно так. Вариант «организация выбирает удобный срок» в этой записи отсутствует.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003; 75 лет для более ранних | ст. 22.1 закона № 125-ФЗ, Перечень № 236 |
| Штатные расписания, локальные нормативные акты по месту утверждения | Постоянно | Перечень № 236 |
| Графики отпусков, табели учёта рабочего времени | 5 лет | Перечень № 236 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 подпункт «а» Перечня № 236 |
| Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда | 5 лет | ст. 423 подпункт «б» Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, программы и списки обучаемых | 5 лет | ст. 421 и 422 Перечня № 236 |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве и учёта аварий | 45 лет | ст. 424 Перечня № 236 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | ст. 414 Перечня № 236 |
Строки про охрану труда в этой таблице чаще всего и создают проблему: протокол проверки знаний живёт 5 лет, а журнал инструктажа — 45. Разница в девять раз объясняется назначением документа. Протокол подтверждает разовое событие и обесценивается после следующей проверки знаний, а журнал доказывает, что с работником систематически проводилась работа по безопасности всё время, пока он у вас работал. Полный текст статей удобно сверять по официальной публикации Перечня типовых управленческих архивных документов на сайте Федерального архивного агентства.
Полезно знать: отсутствие вида документа в Перечне обязанность хранения не отменяет. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы предъявляете документированный выбор со ссылкой на статью, по аналогии с которой он сделан.
Номенклатура дел, экспертиза ценности и уничтожение
Дела формируются по завершении календарного года: каждое структурное подразделение закрывает дела по номенклатуре текущего года и передаёт их в архив организации. Порядок этой передачи и последующего уничтожения регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива № 77. Уничтожение без предшествующей экспертизы ценности нарушением считается всегда, даже если срок хранения формально истёк. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию и первые дела в электронном архиве формируем на ней: ошибки в индексации и в проставленных сроках проявляются на десятке дел, пока их ещё дёшево исправить.
Как выстроить архивное хранение с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работают сейчас: открытые журналы, действующие приказы и ЛНА. Завершённые уходят в разбор.
- Шаг 2. Разделите завершённые по порогу десяти лет. До 10 лет — протоколы, приказы по административно-хозяйственной деятельности, инструкции. Свыше 10 лет — приказы по личному составу, трудовые договоры, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда. От этого порога зависит физическое место хранения.
- Шаг 3. Внутри каждой категории сортируйте по видам и годам. Журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка; внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 4. Составьте номенклатуру дел. На каждое дело — индекс, заголовок, срок хранения и статья Перечня. Утвердите приказом до конца года, введите с 1 января.
- Шаг 5. Создайте экспертную комиссию и проведите экспертизу ценности. ЭК определяет, какие дела подлежат постоянному хранению, какие — временному, какие выделяются к уничтожению. Результат оформляется описями и актом.
- Шаг 6. Уничтожайте только по акту. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, подписывает комиссия и утверждает руководитель. Организации — источники комплектования предварительно согласовывают описи с экспертно-проверочной комиссией архивного органа.
- Шаг 7. Сделайте опись документов длительного хранения по людям, а не только по годам. При несчастном случае или профзаболевании запрос формулируется по конкретному работнику за весь период его работы, и опись по годам в такой ситуации бесполезна.
Лайфхак: журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев при расчистке архива откладывайте отдельно и не включайте в акты на уничтожение по истечении пяти лет. Закончился журнал — он уходит в архив на 45 лет: именно из него делают выписки при расследовании несчастного случая.
Когда требования Росархива применяются к вам не полностью
Перечень № 236 и Правила № 77 распространяются на организации независимо от формы собственности, поэтому полного освобождения от них не бывает. Освобождение бывает частичным, и сценариев четыре.
Компания не является источником комплектования государственного архива. Тогда описи дел постоянного хранения и номенклатура не согласовываются с экспертно-проверочной комиссией, а утверждаются приказом руководителя. Примерные положения об архиве и об экспертной комиссии из приказов № 42 и № 43 применяются как образец: структуру своего положения компания определяет сама.
В компании нет отдельного архива как подразделения. Статья 13 закона № 125-ФЗ даёт организации право создавать архив, но не обязывает создавать его в виде штатной единицы. Обязанность обеспечить сохранность при этом остаётся: функции архива возлагаются на конкретного работника приказом, и это тот случай, когда одного приказа действительно достаточно.
Документы полностью электронные и лежат в системе оператора. Ответственность за сохранность остаётся на работодателе; оператор системы её на себя не принимает. Прямой вопрос поставщику про выдачу архива при расторжении договора здесь закрывает больше рисков, чем любая формулировка в положении об архиве. В Добыто порядок выгрузки архива при расторжении договора фиксируется в тексте договора.
Компания ликвидируется. Документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив: сроки 50 и 75 лет не прекращаются вместе с юридическим лицом. Эти документы нужны самому человеку для подтверждения стажа и заработка в тот момент, когда организации может уже не существовать.
Цена ошибки: штрафы, восстановление и проигранный спор
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц — от 5000 до 10 000 рублей. Сумма небольшая, и ориентироваться на неё как на оценку риска не стоит: реальные потери лежат в другой плоскости.
Первая — утрата доказательств в трудовом споре. Бремя доказывания в спорах с работником лежит на работодателе, и отсутствие журнала инструктажа за период работы человека означает, что факт проведения инструктажей вы не подтвердите. Вторая — невозможность выдать архивную справку бывшему работнику: его обращение никуда не денется, а восстановление сведений по косвенным источникам занимает недели. Третья — персональные данные: кадровый архив с неразграниченным доступом создаёт самостоятельный состав нарушения по 152-ФЗ, никак не связанный с архивным законодательством.
Кейс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре инстанции. Работодатель имел и Положение о КЭДО, и утверждённый перечень документов, и согласие работника, но кассация акты отменила: в материалах не было сведений о порядке идентификации, электронную подпись выдали работнику в день подписания заявления, а фактически за него подписывал другой человек — и всё это зафиксировала собственная система работодателя. При новом рассмотрении работник спор выиграл. Система, внедрённая ради доказательности, сработала против того, кто её внедрил.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Важный нюанс из практики: распечатка электронного документа имеет статус копии этого документа. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Компании, которые «на всякий случай» печатают весь электронный архив, получают стопку незаверенных копий и расходы на бумагу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «При аудите кадрового архива мы начинаем с номенклатуры дел и смотрим графу со статьями Перечня. Если статьи проставлены выборочно или не проставлены совсем, сроки в компании назначены на глаз, и расхождения дальше найдутся в любой категории дел. Откройте свою номенклатуру и проверьте эту графу по нескольким делам длительного хранения».
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость складывается из численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с учётной системой и виды подписи входят не во все тарифы.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| Интеграция с 1С:ЗУП через готовый модуль | входит в тариф «Бизнес» | один день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес» и выше, поэтому компании до 25 человек, которым нужен именно архив, а не только подписание, обычно считают не стоимость за сотрудника, а годовой минимум. Актуальный состав функций и условия перехода между тарифами указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Данные по стоимости приведены на дату публикации. УКЭП в тариф не входит и оформляется через аккредитованные удостоверяющие центры, поэтому в бюджет проекта её закладывают отдельно.
Выводы
Обязательный минимум по линии Росархива сводится к трём актам: Перечень № 236 задаёт сроки, Инструкция № 237 — порядок их применения, Правила № 77 — организацию хранения, учёта и уничтожения. Примерные положения из приказов № 42 и № 43 обязательны для источников комплектования государственных архивов, остальным они служат основой собственных ЛНА. Внутри компании всё это работает через пять распорядительных документов, и ключевой из них — номенклатура дел со ссылками на статьи Перечня, потому что именно она объясняет проверяющему, откуда взялся каждый срок. Переход в электронный вид сроки не сокращает и не продлевает: меняется носитель и состав комплекта, а обязанность остаётся прежней.
Мы в Добыто ведём кадровые документы так, чтобы архивная логика была заложена в маршрут с самого начала: дело уходит на хранение автоматически по завершении подписания, комплект выгружается вместе с файлом подписи и доверенностью, а срок проставляется по статье Перечня при создании дела.
Частые вопросы
Приказ 29н относится к правилам хранения документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, то есть кто и когда проходит осмотр и как оформляются его результаты. Сроки хранения документов по медосмотрам он не задаёт: их берут из Перечня № 236 или из отраслевого перечня, если он для вашей сферы установлен. Путаница возникает из-за того, что оба документа называют «обязательным приказом», но обязывают они к разному.
Как оформить архивную справку бывшему работнику и в какой срок?
Архивная справка выдаётся по письменному заявлению и содержит сведения из документов архива со ссылкой на их поисковые данные: номер дела, годы, листы. Составляется она на основании приказов по личному составу, лицевых счетов и личных карточек, поэтому если дела за нужный период уничтожены раньше срока, выдать справку не из чего. Если организация ликвидирована, за справкой обращаются в государственный или муниципальный архив, куда были переданы документы по личному составу.
Нужно ли вести личные дела на всех работников коммерческой компании?
Обязанность вести личные дела установлена для государственной и муниципальной службы; коммерческая организация решает этот вопрос сама и закрепляет решение в ЛНА. Если личные дела ведутся, они формируются по описи, а срок хранения определяется как для документов по личному составу: 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года. Отдельный практический момент — копии паспорта, СНИЛС и диплома в личном деле: хранить их можно только при наличии правового основания и в объёме, который соответствует цели обработки по 152-ФЗ.
Можно ли хранить кадровые документы в другом городе или у подрядчика?
Место хранения закон не привязывает к адресу организации, но ответственность за сохранность остаётся на работодателе независимо от того, где физически лежат дела. При передаче хранения подрядчику появляется третье лицо, получающее доступ к персональным данным, и эта передача должна иметь основание по 152-ФЗ. Перед заключением договора запросите у подрядчика полный перечень лиц, которые получат доступ к массиву: обычно там не одна компания, а как минимум оператор хранения и владелец инфраструктуры.
Что делать со старым бумажным архивом при переходе на КЭДО?
Ничего переводить не требуется: бумажные дела остаются бумажными до истечения своих сроков, сканирование их в электронный архив оригиналами не делает. С момента перехода электронно создаются и хранятся только новые документы, а компания какое-то время живёт с двумя архивами параллельно. Разумный порядок — закрыть бумажную номенклатуру на дату перехода, а с 1 января следующего года ввести номенклатуру, где для каждого дела указана форма хранения.
Кто подписывает акт об уничтожении документов и можно ли обойтись без комиссии?
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляет и подписывает экспертная комиссия, утверждает руководитель организации. Без ЭК акт подписывать некому, а уничтожение без акта означает, что доказать законность уничтожения нечем: срок истёк или нет, будет установлено уже по факту отсутствия документов. Организации — источники комплектования дополнительно согласовывают описи с экспертно-проверочной комиссией архивного органа до уничтожения.
Меняются ли сроки хранения, если документ подписан неквалифицированной подписью, а не квалифицированной?
Нет, срок хранения определяется видом документа и датой завершения дела. Вид подписи влияет на другое — на допустимость самого документа. Для части кадровых документов со стороны работодателя неквалифицированная подпись не подходит: трудовой договор она не закрывает. Если документ подписан подписью ненадлежащего вида, вопрос о сроках хранения становится вторичным, потому что нужное вам обстоятельство такой документ не подтвердит ни через год, ни через сорок пять лет.
