Перечень хранения документов в организации: как утвердить свой список дел

Перечень хранения документов в организации — это два разных списка, которые постоянно путают. Первый — типовой Перечень со сроками, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Второй — номенклатура дел, то есть ваш собственный список дел, где каждой папке присвоен индекс, срок и статья типового Перечня. Свой список разрабатывается в конце года, согласуется с экспертной комиссией, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года: это пункт 11 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Главное различие, от которого зависит порядок действий: организация — источник комплектования государственного архива раз в 5 лет представляет номенклатуру на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архива, а организация, которая источником комплектования не является, утверждает её самостоятельно.

Разберём, какие сроки ставить кадровым документам и по каким статьям Перечня, чем 50 лет отличаются от 75 и почему график отпусков хранится 3 года, а журнал вводного инструктажа — 45. Покажем порядок утверждения из Правил № 77 и то, из-за чего утверждённая номенклатура не работает на практике. Отдельно — электронные документы: форма хранения, форматы по приказу Минтруда № 578н и проверяемость подписи через двадцать лет. Сценарная таблица по типам организаций, цена ошибки по статье 13.20 КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Три списка, которые называют одним словом «перечень»

В кадровой практике слово «перечень» одновременно обозначает три разных документа, и от того, какой из них имеется в виду, зависит, что вы вообще утверждаете.

• Типовой Перечень № 236. Нормативный акт Росархива со сроками хранения по видам документов. Его вы не утверждаете и не меняете, а применяете. Свой срок короче типового поставить нельзя.
• Номенклатура дел организации. Ваш список дел: индекс, заголовок дела, срок хранения, статья типового Перечня, примечание. Это тот документ, который утверждает руководитель.
• Перечень электронных документов по статье 22.2 ТК РФ. Часть локального нормативного акта о введении кадрового электронного документооборота: какие документы ведутся в электронном виде и каких категорий работников это касается. К срокам хранения он отношения не имеет, но кадровик собирает его в том же цикле работ.

Право создать свой архив и организовать хранение даёт пункт 2 статьи 13 закона об архивном деле № 125-ФЗ. Логика оттуда простая: в конце календарного года каждое структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передаёт их в архив. Без номенклатуры формировать дела не из чего, поэтому она первична по отношению к самому архиву.

Проверьте у себя одну вещь: указана ли в каждой строке вашей номенклатуры статья типового Перечня. Срок без статьи при проверке выглядит как догадка кадровика, а срок со статьёй — как применённая норма.

Сроки хранения кадровых документов: таблица со статьями Перечня № 236

Сроки по личному составу заданы в двух местах: общее правило — в статье 22.1 закона № 125-ФЗ, конкретные виды документов — в статьях типового Перечня № 236. Запись «50/75 лет» привязана к дате завершения дела: 50 лет для дел, завершённых делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для завершённых до этой даты. Отсчёт начинается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.

Из таблицы виден принцип, по которому Росархив расставлял сроки: документ, подтверждающий разовое событие, живёт 3-5 лет, а документ, подтверждающий длящуюся историю человека, — десятки лет. Протокол проверки знаний фиксирует дату обучения, и через три года будет новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что с работником регулярно работали по безопасности всё время, пока он у вас числился, и понадобиться он может через двадцать лет, когда человек свяжет заболевание с условиями труда.

Второй источник расхождений — отраслевые перечни. Перечень № 236 основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и для специфичных для отрасли документов они имеют приоритет над общим. В здравоохранении хранение медицинских карт и заключений регулируют приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов и учебных планов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности и досье клиентов. Правило простое: сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте общий.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сюда же относится частый вопрос про приказ 29н. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н задаёт порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров и формы, которые в этом порядке образуются: список работников, направление, заключение. Сроков архивного хранения этот приказ не устанавливает — их вы всё равно ищете в Перечне № 236. Перечни вредных и опасных производственных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно (статья 411), а в других организациях — до замены новыми.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Практический вывод из статьи 423 неудобен для тех, кто наводит порядок в архиве: журналы инструктажей не выбрасываются никогда в обозримом горизонте. Причина практическая: при расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и статья 425 Перечня прямо называет такие выписки в составе документов о несчастном случае. Проверьте по своей номенклатуре, какой срок стоит у закрытых журналов инструктажа: если 5 лет, строку нужно исправлять до ближайшей экспертизы ценности.»

Как утвердить свой перечень дел: порядок из Правил № 77

Номенклатура дел разрабатывается в конце каждого года, согласуется с экспертной комиссией и утверждается руководителем или уполномоченным лицом, а в действие вводится с 1 января следующего календарного года. Это пункт 11 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Из того же пункта следует главное разделение: организация — источник комплектования государственного архива раз в 5 лет представляет номенклатуру на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а организация, которая источником комплектования не является, утверждает номенклатуру самостоятельно. При изменении структуры номенклатура пересоставляется досрочно, не дожидаясь конца года.

Как утвердить перечень хранения документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Соберите фактический состав дел по подразделениям. Обойдите полки и папки: что реально формируется в течение года, кто это ведёт, где лежит.
2. Шаг 2. Проверьте отраслевой перечень. Если он для вашей сферы есть, для специфичных документов сроки берутся из него, а не из Перечня № 236.
3. Шаг 3. Присвойте каждому делу срок и статью Перечня. Строка без статьи не считается обоснованной. Для вида документа, которого в перечнях нет, срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом, а решение фиксируется.
4. Шаг 4. Создайте экспертную комиссию приказом. По пункту 18 Правил № 77 экспертная комиссия — совещательный орган при руководителе, она создаётся приказом и действует на основании положения. По пункту 19 в её функции входит рассмотрение проектов номенклатур и описей.
5. Шаг 5. Согласуйте проект с экспертной комиссией и утвердите приказом руководителя. В приказе укажите дату введения в действие и ответственного за ведение номенклатуры.
6. Шаг 6. Разнесите номенклатуру по подразделениям. Выписки из своих разделов передаются тем, кто формирует дела: иначе дела будут собираться по привычке, а не по утверждённому списку.
7. Шаг 7. Заложите ежегодный цикл. Экспертиза ценности по пункту 20 Правил проводится ежегодно, номенклатура переутверждается на следующий год, а для источников комплектования раз в 5 лет идёт на экспертно-проверочную комиссию.

Сроки передачи дел в архив заданы отдельно от сроков хранения, и их пропускают чаще всего. По пункту 47 Правил № 77 архивные документы подлежат передаче на хранение в архив не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. При этом документы временных сроков хранения, то есть до 10 лет включительно, хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков подлежат уничтожению. Отсюда практичный приём: разделите завершённые дела по порогу десяти лет. Документы до десяти лет живут рядом с кадровиком, ими пользуются. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда.

Передача в архив идёт по описям: по пункту 62 Правил архивные документы передаются на хранение по описям дел, документов и описям электронных документов, причём описи составляются отдельно по видам хранения — постоянного, временного свыше 10 лет и по личному составу. Уничтожение оформляется актом: по пункту 26 проект акта составляется на основе предложений структурных подразделений и подписывается руководителем службы делопроизводства, а по пункту 31 дела передаются на переработку только после утверждения акта руководителем.

Соберите приказ об утверждении положения о КЭДО с перечнем электронных документов

Важный нюанс из практики: утверждённая номенклатура и работающая номенклатура — разные вещи. Мы видели проекты, где документ подписан руководителем, а дела в подразделениях продолжают формироваться по старым папкам, потому что выписки никто не разослал. Проверить это можно за час: возьмите три дела, закрытых в прошлом году, и сверьте их заголовки и индексы с утверждённым списком.

Что подготовить до составления перечня

Большая часть ошибок в номенклатуре возникает на этапе подготовки. Проверьте шесть пунктов до того, как садиться за таблицу.

1. Кто ответственный. Приказом назначен ответственный за ведение номенклатуры и за архив, а по трудовым книжкам — отдельный ответственный.
2. Что относится к личному составу. Разделены документы, влияющие на страховой стаж, и всё остальное: от этого зависит, попадёт дело в 50/75 лет или в 5 лет.
3. Какие условия труда. Есть ли рабочие места с вредными и опасными условиями: для них сроки по табелям, спискам и журналам меняются.
4. Источник комплектования или нет. Уточнён статус организации: от него зависит, нужна ли экспертно-проверочная комиссия государственного архива.
5. Форма создания документов. По каждой группе зафиксировано, создаётся она на бумаге или в электронном виде: форма хранения определяется формой создания.
6. Кто имеет доступ. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение по 152-ФЗ. Разграничение прописывается до того, как дела соберут в один архив.

Пятый пункт фиксируется по каждой группе дел один раз и потом не меняется: из формы создания вытекает и форма хранения, и состав комплекта файлов, который придётся выгружать по запросу.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Поэтому до сбора дел в один архив я советую разобраться с доступом. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Разграничьте права по подразделениям и видам дел и заведите журнал обращений: это те два элемента, которые проверяются быстрее всего.»

В практике Добыто проект начинается с разбора состава дел и только потом переходит к настройке маршрутов: при обратном порядке перечень электронных документов собирается на глаз и потом расходится с номенклатурой.

Электронные документы: форма хранения, форматы и проверяемость подписи

Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения — для журналов инструктажа это 45 лет.

Обязанность работодателя сформулирована в статье 22.3 ТК РФ: он обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через его собственную информационную систему или через цифровую платформу «Работа в России». То есть 377-ФЗ не создал отдельных сроков для электронных кадровых документов: сроки те же, что у бумажных, а требования к сохранности добавились.

Состав комплекта задаёт Минтруд. Единые требования к составу и форматам документов, связанных с работой, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумажном носителе, утверждены приказом Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, который действует с 1 марта 2023 года: на странице ведомства выложено приложение с описанием электронного документа, форматом и шаблонами наименований структурных элементов. На практике в архив попадает не один файл, а комплект: сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть кадрового документа.

Техническая сторона длительного хранения выглядит так. Сертификат электронной подписи действует год или два, а трудовой договор хранится 50 лет. Без метки времени и усовершенствования подписи файл через несколько лет перестаёт проверяться, и вы получаете документ, юридическую силу которого придётся доказывать другими способами. В практике Добыто требование о метке времени и усовершенствованной подписи закладывается в техническое задание на этапе выбора системы, до развёртывания на всю компанию.

Полезно знать: распечатка электронного документа оригиналом не становится — это копия. Чтобы она чего-то стоила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос, который я советую задавать вендору прямо: выгружает ли система комплект целиком — документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Формулировка «документы хранятся защищённо» здесь ничего не даёт. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобятся файлы, а не картинка на экране. И второй вопрос из того же ряда: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»

В судебных спорах электронная форма сама по себе проблемой не бывает. Электронный документ — письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе, равнозначность подписи обеспечивает 63-ФЗ. Проигрывают из-за того, как документ создавали и кто его подписывал: у УКЭП равнозначность собственноручной подписи возникает в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Для архива это означает, что вместе с делом должны сохраняться соглашение с работником об использовании подписи и локальный акт, по которому он знакомился с документами электронно.

Личные дела, трудовые книжки и архивная справка

Личное дело — самый спорный объект номенклатуры, потому что его состав компании определяют сами, а срок хранения зависит от того, чьё это дело. Дела руководителя организации и членов руководящих органов хранятся постоянно, дела работников — 50/75 лет (статья 445). Внутри дела нужна опись документов: без неё при выдаче архивной справки невозможно доказать, что в деле лежало, а что нет.

Отдельная история — что в личное дело вообще не кладут. Перечень документов при приёме в статье 65 ТК РФ закрытый, и требовать сверх него нельзя: расширить его могут указ Президента и постановление Правительства, но не приказ министерства и не внутренний регламент компании. ИНН при приёме требовать нельзя, отсутствие ИНН не мешает отчётности. Свидетельства о рождении детей — документ для налогового вычета, их место в бухгалтерии, а не в личном деле. Лишний документ в деле означает хранение персональных данных без основания, а по 152-ФЗ хранить их можно не дольше, чем требуют цели обработки.

Трудовые книжки в электронный вид не переводятся, поэтому бумажный контур у вас остаётся даже при полном КЭДО. Вместе с ними в номенклатуре живут книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей, приходно-расходная книга по учёту бланков и приказ о назначении ответственного за трудовые книжки. Сюда же попадают акты об уничтожении испорченных бланков: они оформляются по правилам учёта бланков, и с актом о выделении дел к уничтожению по архивным правилам их путать нельзя.

Архивная справка — тот документ, ради которого вся конструкция и держится 50 лет. Её запрашивает бывший работник для подтверждения стажа или заработка, иногда через десятилетия после увольнения. Работать это будет только при двух условиях: дело физически найдено по описи и в деле есть тот документ, на который справка ссылается. Отдельно держите в голове статью 62 ТК РФ: документы, связанные с работой, действующему работнику выдаются в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления, и переход на электронный документооборот этот срок не удлиняет.

Образцы документов для номенклатуры дел и кадрового архива

Комплект собран под задачу утверждения перечня: начните с приказа об утверждении локального нормативного акта, он задаёт форму для приказа по номенклатуре.

Сценарии: что критично для разных организаций

Универсальная номенклатура не существует: набор критичных пунктов зависит от статуса организации, условий труда и формы ведения документов.

Сравните свою ситуацию со второй и четвёртой строками: у большинства компаний критичные пункты именно там, а время уходит на согласования, которые для них не обязательны.

Когда отдельный архив и развёрнутая номенклатура избыточны

Если в компании 10-15 человек, а все дела короткого срока, отдельное архивное подразделение и многостраничная номенклатура не нужны. По пункту 47 Правил № 77 документы временных сроков хранения до 10 лет включительно вообще не передаются в архив: они остаются в подразделениях и уничтожаются по истечении сроков. То есть при небольшом штате реальная работа — это одна страница номенклатуры, приказ об её утверждении и корректное выделение дел по личному составу, которые придётся хранить 50 лет. Заводить архивное помещение и штатного архивиста под этот объём смысла нет.

Обратная ситуация: как только появляются вредные условия труда, филиалы в разных городах или численность в несколько тысяч человек, номенклатура перестаёт быть формальностью. Там от неё зависит скорость поиска документа по запросу работника или проверяющего. В сервисе Добыто при таком масштабе мы закладываем пилотную группу на одном подразделении: на пилоте видно, какие строки номенклатуры описаны под бумагу и не переносятся в электронный вид без правки.

Ошибки в перечне и цена ошибки

Четыре ошибки встречаются чаще остальных, и все четыре обходятся дороже, чем время на их предотвращение.

• Срок взят из обзора вместо статьи Перечня. Так появляются 5 лет у графика отпусков вместо 3 и 5 лет у журналов инструктажа вместо 45. Мотив понятен: обзор читается быстрее нормативного акта. Последствие в первом случае — лишнее хранение, во втором — уничтоженное доказательство.
• Строка без статьи Перечня. Кадровик помнит, откуда взял срок, а через три года на его месте другой человек, и обосновать выбор нечем.
• Уничтожение без акта и без экспертизы ценности. Дела выносят по истечении срока, хотя порядок требует проекта акта, рассмотрения экспертной комиссией и утверждения руководителем.
• Электронное распечатали, бумажное отсканировали. Результат — оба массива юридически ослаблены: файл не хранится в исходном виде, а скан бумажного оригинала его не заменяет.

Прямая административная ответственность за это лежит в статье 13.20 КоАП РФ: нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов влечёт предупреждение или штраф на граждан от 1000 до 3000 рублей, на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Суммы небольшие, поэтому их редко воспринимают как риск.

Реальная цена ошибки другая. Уничтоженное раньше срока личное дело означает, что через пятнадцать лет вы не подтвердите стаж бывшего работника архивной справкой, и подтверждать его он пойдёт через суд. Утраченный журнал инструктажа при расследовании несчастного случая означает, что проведение инструктажей вы не докажете, а доказывать придётся вам. Электронный трудовой договор, подпись под которым перестала проверяться, в споре превращается из документа в предмет экспертизы.

Что об этом думает ГИТ: при проверке инспектор смотрит на связку «документ — срок — статья — место хранения». Если документ за конкретный год ищут по кабинетам вместо полки по описи, вопрос о порядке хранения возникает сам, независимо от того, утверждена номенклатура или нет.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Если вида документа нет ни в отраслевом перечне, ни в Перечне № 236, это не означает, что его можно не хранить. Это означает, что срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. И обязательно фиксируйте обоснование — экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид в 2026 году

Стоимость зависит от численности сотрудников, набора нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Данные ниже — по тарифам сервиса Добыто на дату публикации.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», а на тарифе «Старт» ограничение — 25 сотрудников и два вида подписи, ПЭП и УНЭП. Итоговая сумма считается от численности и набора функций, поэтому сравнивать удобнее по тарифам ДОБЫТО КЭДО, где указаны состав каждого тарифа и условия минимальной оплаты.

Отдельной строкой считайте работу по упорядочению: инвентаризацию дел, присвоение статей Перечня и составление описей. Эту часть не закрывает ни один тариф, и именно она определяет, сможете ли вы через десять лет выдать архивную справку по электронному делу.

Выводы

Свой перечень хранения — это номенклатура дел, где у каждого дела есть индекс, срок и статья типового Перечня № 236. Утверждается она приказом руководителя после согласования с экспертной комиссией и вводится в действие с 1 января; источники комплектования государственных архивов дополнительно проходят экспертно-проверочную комиссию раз в 5 лет. Сроки не зависят от формы документа: электронное дело хранится столько же, сколько бумажное, но требует отдельного внимания к комплекту файлов и проверяемости подписи.

Мы в Добыто чаще всего подключаемся именно на стыке этих двух задач: компания переводит кадровые процессы в электронный вид и обнаруживает, что номенклатура написана под бумагу, а выгрузка архива не предусмотрена договором с прежним оператором. Разбор состава дел и требований к хранению до старта снимает большую часть таких вопросов.

Частые вопросы

Можно ли уничтожить дело сразу после даты, когда истёк срок хранения?

Нет, срок и дата уничтожения не совпадают. Отсчёт срока идёт с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве, а само уничтожение проходит через процедуру: проект акта составляется по предложениям подразделений и подписывается руководителем службы делопроизводства, рассматривается экспертной комиссией и утверждается руководителем, и только после утверждения дела передаются на переработку. По делам с отметкой об экспертизе ценности комиссия принимает отдельное решение, и автоматическое списание по дате здесь не работает.

Нужна ли номенклатура дел индивидуальному предпринимателю с двумя работниками?

Обязанность хранить документы по личному составу 50 лет от численности не зависит, поэтому перечень дел нужен и здесь, просто он занимает одну страницу. Практический минимум: дела по личному составу (трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки), дела короткого срока (приказы об отпусках, табели, графики) и книга учёта движения трудовых книжек. Отдельное архивное помещение и экспертная комиссия из нескольких человек при таком объёме не нужны, решение об уничтожении принимает сам предприниматель.

Кто выдаёт архивную справку бывшему работнику и что в неё включают?

Пока организация действует, справку по своим документам выдаёт она сама, основание — те дела, которые лежат у неё в архиве. В справку включают только сведения, подтверждённые документами дела: периоды работы, должности, суммы начислений со ссылкой на конкретные приказы и лицевые счета. Если организация ликвидирована, запрос уходит в тот архив, куда были переданы её документы по личному составу. Действующему работнику документы, связанные с работой, выдаются в течение трёх рабочих дней со дня письменного заявления по статье 62 ТК РФ.

Можно ли передать кадровый архив на хранение сторонней компании или в другой город?

Внеофисное хранение законом не запрещено, при этом ответственность за сохранность и соблюдение сроков остаётся на работодателе. До подписания договора проверьте три вещи: как организован доступ к персональным данным и кто из сотрудников хранителя его получает, в какой срок вам выдадут дело по запросу работника или проверяющего, и что происходит с массивом при расторжении договора. Для дел, которые нужны в работе ежемесячно, вынос за пределы офиса обычно проигрывает по срокам выдачи. Отдельно от коммерческого хранения стоит ситуация ликвидации: документы по личному составу упорядочиваются и передаются на дальнейшее хранение в государственный или муниципальный архив, для московских организаций это Главархив Москвы.

Что делать со сроками хранения, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных?

Отзыв согласия не отменяет архивных сроков. Основанием для хранения кадровых документов служит обязанность, установленная законом об архивном деле, и согласие работника на это основание не влияет. По 152-ФЗ пересматривать нужно другое: данные, которые собирались сверх обязательного перечня документов при приёме, и данные в системах, где они лежат для удобства, а не по требованию нормы. Именно эти массивы после отзыва согласия подлежат прекращению обработки.

Нужно ли пересоставлять номенклатуру, если в компании изменилась структура подразделений?

Да, причём досрочно, не дожидаясь 1 января: при изменении структуры Правила № 77 предписывают пересоставить номенклатуру. Технически меняются индексы дел и привязка к подразделениям, содержательно — ответственные за формирование дел. Дела расформированного подразделения не переносятся в новое автоматически: они закрываются, описываются и передаются либо в архив, либо тому подразделению, которое приняло его функции, и это решение фиксируется в новой редакции номенклатуры.