Архивная справка подтверждает сведения о работе человека по документам, которые уже лежат в архиве: периоды работы, должности, размер заработка, переименования организации. Составляют её на бланке организации, а в графе «Основание» указывают архивные шифры и номера листов дел, из которых взяты сведения. Действующая компания выдаёт такую справку своему или бывшему работнику по статье 62 ТК РФ не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления и бесплатно. Если организация ликвидирована, документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив, и там запрос рассматривают 30 дней с продлением ещё на 30.
Разберём, чем архивная справка отличается от обычной справки с места работы и от архивной выписки, какие реквизиты делают её пригодной для Социального фонда России и суда, и что писать, когда документов за нужный период в архиве нет. Кадровику дадим порядок действий и перечень дел, из которых собираются сведения о стаже и заработке. Сроки хранения документов, сценарная таблица по ситуациям, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Архивная справка, выписка и копия: что выдавать по запросу работника
Запрос работника почти всегда звучит одинаково: «нужна справка для пенсии». За этой фразой скрываются три разных документа, и путаница между ними приводит к отказу принимающей стороны. Архивная справка содержит информацию по предмету запроса, собранную из нескольких дел, со ссылкой на архивные шифры. Архивная выписка воспроизводит дословно ту часть текста документа, которая относится к запросу. Архивная копия дословно воспроизводит весь документ целиком. Терминология закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 по делопроизводству и архивному делу, и принимающие органы читают эти названия буквально.
Отдельная сущность — справка с места работы по статье 62 ТК РФ. Её выдают по документам текущего делопроизводства, без архивных шифров, и подтверждает она факт работы на сегодняшний день. Архивная справка нужна тогда, когда период закончился и дела уже переданы в архив организации.
| Документ | Что содержит | Когда его просят |
|---|---|---|
| Архивная справка | Сведения по предмету запроса из нескольких дел, архивные шифры и номера листов в графе «Основание» | Подтверждение стажа и заработка за прошлые периоды, назначение пенсии, суд |
| Архивная выписка | Дословную часть текста одного документа, относящуюся к запросу | Нужен один пункт приказа, например о переводе или доплате за вредность |
| Архивная копия | Дословное воспроизведение всего документа с реквизитами дела | Требуется сам приказ или договор целиком, чаще для суда |
| Справка с места работы (ст. 62 ТК РФ) | Сведения о текущей работе по документам делопроизводства, без архивных шифров | Банк, посольство, органы соцзащиты, подтверждение занятости |
Перед подготовкой ответа уточните у заявителя, для какого органа справка нужна и какой период его интересует. Формулировка «для СФР за 1998-2004 годы» экономит кадровику часы: она сразу определяет, поднимать лицевые счета или ограничиться приказами.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов остаётся самой зарегулированной частью делопроизводства, и требования к бумаге автоматически распространяются на электронные дела. В конце календарного года каждое подразделение формирует дела по утверждённой номенклатуре и передаёт их в архив организации. Если этот шаг пропущен, справку через 10 лет собрать будет не из чего: искать придётся по разрозненным папкам подразделений.»
За сколько дней выдать: 3 рабочих дня, 30 дней или дольше
Срок зависит от того, кто держит документы. Действующий работодатель отвечает по статье 62 ТК РФ: не позднее 3 рабочих дней со дня подачи письменного заявления работник получает трудовую книжку для целей социального страхования и заверенные надлежащим образом копии документов, связанных с работой, включая справки о заработной плате и о периоде работы. Документы предоставляются безвозмездно. Этот срок не меняется от того, лежат дела в текущем делопроизводстве или уже в архиве организации.
Государственные и муниципальные архивы работают по другим правилам. Запрос социально-правового характера рассматривают в течение 30 дней с даты регистрации, руководитель архива вправе продлить срок не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя. Непрофильный запрос пересылают по принадлежности в течение 5 дней и сообщают об этом человеку. Запрос, который исполняется только по научно-справочному аппарату архива, укладывается в 15 дней.
Факт: пункт 2 статьи 13 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение своих документов. Отдельного разрешения или аккредитации для этого не требуется.
При кадровом электронном документообороте заявление можно принять через информационную систему работодателя, по адресу электронной почты или через платформу «Работа в России»: такой порядок прямо описан в статье 22.3 ТК РФ. В практике Добыто заявления на справки чаще всего приходят через личный кабинет, и дата поступления фиксируется системой. От неё и считают 3 рабочих дня, что снимает спор о том, когда именно работник обратился.
Ниже — разбор по ситуациям, в которых оказывается заявитель. Таблица отвечает на вопрос, куда идти и сколько ждать, ещё до того, как человек напишет первое заявление.
| Ситуация | Куда обращаться | Срок |
|---|---|---|
| Работник числится в штате | К работодателю, письменное заявление или обращение через систему КЭДО | 3 рабочих дня (ст. 62 ТК РФ) |
| Уволился, компания работает | К бывшему работодателю, в архив организации | 3 рабочих дня |
| Компания ликвидирована | В государственный или муниципальный архив по месту нахождения организации | 30 дней, продление не более чем на 30 дней |
| Компания реорганизована или переименована | К правопреемнику: документы по личному составу переходят к нему | 3 рабочих дня |
| Запрос ушёл не в тот архив | Архив сам пересылает запрос по принадлежности | 5 дней на пересылку, затем срок считается заново |
Самая долгая ветка — ликвидированная организация, документы которой не были сданы в архив. Тогда подтверждать стаж приходится косвенными доказательствами через суд, и справку архив выдаст только об отсутствии документов на хранении.
Как выдать архивную справку работнику: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Примите заявление и зарегистрируйте его. Зафиксируйте дату: от неё отсчитываются 3 рабочих дня. В заявлении должны быть фамилия, имя и отчество на период работы, период, за который нужны сведения, и цель запроса.
- Шаг 2. Проверьте личность и право на получение сведений. Сведения о работнике — персональные данные, третьему лицу их выдают только по доверенности или по документам о родстве, если работник умер.
- Шаг 3. Найдите дела по номенклатуре и описям. Для стажа — приказы по личному составу и личная карточка, для заработка — лицевые счета и расчётные ведомости за каждый запрошенный год.
- Шаг 4. Выпишите сведения дословно и зафиксируйте архивный шифр каждого дела и номера листов. Расхождения написания фамилии с паспортом переносите в справку в том виде, как они значатся в документе.
- Шаг 5. Оформите справку на бланке организации, подпишите у руководителя и заверьте печатью. Если листов больше одного, прошейте и пронумеруйте их.
- Шаг 6. Выдайте документ способом, который заявитель указал в заявлении: лично под расписку, почтой или электронным документом через систему КЭДО. Отметку о выдаче внесите в журнал регистрации.
Реквизиты и текст справки: из-за чего её возвращают
Архивная справка составляется на бланке организации со всеми её реквизитами. В тексте сведения располагают в хронологическом порядке событий, а не в порядке, в котором дела попались исполнителю. Каждому факту соответствует своё основание: точное название документа, его дата и номер, архивный шифр дела и номера листов единиц хранения, из которых взята информация.
Главный запрет касается содержания. В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, суммирование данных, комментарии и собственные выводы исполнителя по содержанию документов. Кадровик, который сложил заработок за 12 месяцев и вывел среднюю величину, превысил полномочия: расчёт делает орган, который назначает выплату. Такую справку возвращают на переоформление, и работник теряет недели.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Справку подписывает руководитель организации, рядом ставится отметка об исполнителе с его телефоном, документ заверяется печатью. Многостраничную справку прошивают, нумеруют и скрепляют печатью, иначе принимающий орган не считает листы единым документом. Отсутствие подписи руководителя и отсутствие граф с шифрами дают две самые частые причины возврата, и обе устраняются на этапе черновика.
Проверьте электронную подпись на готовой справке
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проверка нужна обеим сторонам. Кадровик убеждается, что справка подписана действующим сертификатом организации, а работник видит, что файл подписи относится именно к этому документу и не был повреждён при пересылке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Со стороны работодателя кадровые документы подписываются усиленной квалифицированной подписью, со стороны работника достаточно усиленной неквалифицированной, которая выпускается прямо в сервисе. Для справки это значит, что подпись организации на файле должна быть квалифицированной: именно её проверяет принимающая сторона, когда решает, принимать документ без бумаги или нет.»
Из каких документов собирают сведения о стаже и заработке
Стаж подтверждают приказы по личному составу: о приёме, переводах, совмещении, отпусках без сохранения заработка и об увольнении. Периоды отпусков за свой счёт выписывают отдельно, потому что в страховой стаж они входят не всегда, и орган, назначающий выплату, обязан их видеть. Личная карточка помогает восстановить хронологию, но самостоятельным основанием не считается: в справке ссылаются на приказ.
Заработок подтверждают лицевые счета и расчётные ведомости по каждому году отдельно, с разбивкой по месяцам и с указанием валюты и деноминации для периодов до 1998 года. Переименования организации подтверждают приказами, решениями учредителей или выписками из реестра, и их обязательно указывают в справке цепочкой: работник числился в организации с одним названием, а запрос подаёт от имени другой.
Важный нюанс из практики: в компаниях с бумажным архивом дела нередко лежат в отдельном помещении в нескольких километрах от офиса. Чтобы поднять один оригинал, специалист выделяет отдельный день на поездку и поиск. При переводе кадровых документов в электронный архив тот же документ находится за минуты по реквизитам и работнику, и трёхдневный срок по статье 62 ТК РФ перестаёт быть проблемой.
Мы при подключении выгружаем в электронный архив приказы по личному составу и распорядительные документы за тот период, который компания уже вела в электронном виде, и настраиваем поиск по табельному номеру. Бумажные дела при этом остаются на хранении по своим срокам: перевод старого архива в электронный вид не отменяет обязанности хранить оригиналы.
Лайфхак: вынесите в личный кабинет типовые справки — 2-НДФЛ, подтверждение места работы, остаток отпуска. Кадровик перестаёт принимать такие заявления вручную, а у работника остаётся отметка о дате запроса, с которой считается срок.
Образцы кадровых документов, из которых собирается справка
Комплект для проверки собственного архива: начните с описи личного дела, она показывает, какие документы за работником вообще должны быть.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Лицевой счёт Т-34 | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Форма СТД-Р | Скачать |
Сроки хранения: сколько лет документы доступны для справки
Возможность выдать справку упирается в срок хранения дела. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, более поздние — 50 лет: это статья 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ. Конкретные сроки по видам документов установлены перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Табели учёта рабочего времени и графики отпусков хранятся 5 лет, штатные расписания и локальные нормативные акты — постоянно.
Дела передают из подразделений в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после завершения их делопроизводством. Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов для организаций утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, и именно по ним инспектор оценивает, как устроен ваш архив: есть ли номенклатура дел, описи, экспертная комиссия и акты об уничтожении.
Внимание: проверьте в лицензионном договоре с сервисом КЭДО условие о доступе к архивной версии после расторжения. Как правило, разработчики сохраняют доступ к электронному архиву и продолжают его поддерживать, но условие должно быть зафиксировано письменно.
Пятилетний срок по табелям создаёт практическую ловушку. Работник просит подтвердить сверхурочные или работу во вредных условиях за 2015 год, а табели за тот период уже уничтожены по акту законно. В справке в такой ситуации отражают то, что сохранилось: приказы, лицевые счета, сведения о доплатах.
Электронная архивная справка и электронный архив организации
Электронная форма справки допустима, если работодатель ведёт КЭДО. Работник подаёт заявление через систему, а ответ получает электронным документом, подписанным усиленной квалифицированной подписью организации. Принимающая сторона проверяет подпись и работает с файлом наравне с бумагой. Скан бумажной справки без электронной подписи такой силы не имеет: это копия изображения, и Социальный фонд России её вернёт.
Долговременное хранение подписанного файла — отдельная задача. Сертификат подписи действует ограниченное время, а справка о стаже может понадобиться через 30 лет. Поэтому в электронном архиве к документу добавляют метку времени и наращивают формат подписи, чтобы её проверяемость сохранялась после истечения срока сертификата.
Полезно знать: требования к долговременной сохранности электронных документов описывает ГОСТ Р 57762-2017. В стратегию входят читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Проверьте по этому списку, что умеет ваш электронный архив, до того как переведёте туда дела 50-летнего хранения.
Требования к самим системам собраны в типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждённых приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Документ читается как инструкция по выбору системы: что она обязана уметь для поддержания юридической значимости файла.
Кейс из практики: в компании, которая перевела заказ справок в личный кабинет сотрудника, заявления на 2-НДФЛ, справку с места работы и справку об остатке отпуска уходят кадровику автоматически по маршруту. Через год работы временные затраты на обработку таких заявлений снизились минимум в 3 раза, а очередь в отдел кадров перед отпускным сезоном исчезла.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Электронный архив закрывает не только хранение. Любой сотрудник должен в короткий срок найти нужный документ, проверить его подлинность и убедиться, что он актуален. Для этого заранее описывают структуру архива, правила индексирования, систему поиска и контроль доступа, а целостность данных проверяют регулярно, а не в момент, когда пришёл запрос от бывшего работника.»
Когда архивная справка не нужна
Периоды работы после 2002 года отражены в системе персонифицированного учёта. Сведения о трудовой деятельности и стаже человек получает сам: выписка из индивидуального лицевого счёта в Социальном фонде России содержит периоды работы, стаж и суммы взносов. Для таких периодов запрашивать архивную справку у бывшего работодателя избыточно: орган, назначающий выплату, видит данные в своей системе.
Для банка, визового центра или органов соцзащиты обычно хватает справки с места работы по статье 62 ТК РФ. Для подтверждения периодов работы после перехода на электронную трудовую книжку работник получает форму СТД-Р у работодателя или сведения из фонда. Архивная справка становится нужна в трёх случаях: период старый и не отражён в персучёте, данные в лицевом счёте расходятся с фактическими, требуется подтвердить особые условия труда или конкретный размер заработка.
Если вы работник и читаете этот раздел, начните с выписки из лицевого счёта. Она бесплатна, приходит за минуты и сразу покажет, каких именно периодов не хватает: писать заявление на архивную справку имеет смысл только по ним.
Ошибки при выдаче справки и во что они обходятся
Отказ выдать документы бывшему работнику — самая дорогая ошибка. Статья 62 ТК РФ не ограничивает срок обращения: обязанность выдать заверенные копии сохраняется и через 10 лет после увольнения. Нарушение трудового законодательства влечёт по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ предупреждение или штраф на юридическое лицо от 30 000 до 50 000 рублей, на должностное лицо — от 1 000 до 5 000 рублей.
Вторая группа рисков связана с самим архивом. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: граждане — от 1 000 до 3 000 рублей или предупреждение, должностные лица — от 3 000 до 5 000 рублей, юридические лица — от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма выглядит небольшой, но уничтоженные раньше срока лицевые счета восстановить нельзя, и работник пойдёт подтверждать заработок в суд, привлекая работодателя как ответчика.
Четыре ошибки в оформлении, которые встречаются чаще всего:
- Свободная форма без бланка. Документ на чистом листе с печатью не принимают: у справки должны быть реквизиты организации, дата и регистрационный номер.
- Пустое основание. Без архивных шифров и номеров листов справка не отличается от пересказа, и проверить её принимающий орган не может.
- Пересчёт данных. Суммирование заработка, перевод в другую валюту, вычисление среднего значения делают справку недостоверной.
- Молчание вместо ответа. Если документов за период нет, выдают справку об их отсутствии с указанием причины. Отсутствие ответа считается нарушением срока.
В практике Добыто запрос бывшего работника обычно приходит на общий адрес компании и неделю ходит между отделами, пока не попадёт кадровику. Регистрация обращений в одной системе с фиксацией даты снимает большую часть просрочек по трёхдневному сроку.
Отдельно проверьте, кто в компании отвечает за архив. Приказ о назначении ответственного и утверждённая номенклатура дел закрывают большую часть вопросов инспектора и снимают ситуацию, когда дела формально не переданы никому.
Стоимость КЭДО и электронного архива в Добыто
Цена зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, кастомные шаблоны документов и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | по мере подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного тарифа и потребности в интеграции с учётной системой. Действующие условия по каждому тарифу и состав функций опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, включая правила пересчёта при переходе между тарифами в середине периода.
УКЭП для руководителя и уполномоченных подписантов выпускается через удостоверяющие центры отдельно, подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются на всех тарифах без дополнительной платы.
Выводы
Архивная справка отличается от справки с места работы источником сведений и обязательной ссылкой на архивные шифры: без графы «Основание» её вернут. Действующая организация укладывается в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ независимо от того, где лежат дела, а государственный или муниципальный архив рассматривает запрос 30 дней с продлением ещё на 30. Возможность выдать справку определяется сроками хранения: 50 лет для документов по личному составу после 2003 года, 75 лет для более ранних, 5 лет для табелей.
Мы в Добыто выстраиваем кадровый документооборот так, чтобы заявление, подписанный документ и его архивная версия жили в одной системе с поиском по работнику и периоду. Это сокращает подготовку справки до нескольких минут и снимает риск не уложиться в трёхдневный срок, когда бывший работник обращается спустя годы после увольнения.
Частые вопросы
Может ли справку получить родственник умершего работника?
Да, при подтверждении родства. Сведения о работе относятся к персональным данным, поэтому запрос принимают от наследника или родственника с копией свидетельства о смерти и документа о родстве, а от представителя — с доверенностью. В самой справке указывают, кому и на каком основании она выдана. Без этих документов выдача сведений третьему лицу нарушает 152-ФЗ.
Организация несколько раз переименовывалась. Как это показать в справке?
Цепочку переименований приводят в тексте справки со ссылкой на распорядительные документы: приказ или решение учредителя с датой и номером. Формулировка строится по образцу «принят в организацию с наименованием А, которая с указанной даты переименована в Б». Без этой цепочки принимающий орган видит расхождение между записью в трудовой книжке и бланком справки и возвращает документ.
Что делать, если в выданной справке нашли ошибку?
Заявитель подаёт новое заявление с указанием ошибки, организация проверяет первичные документы и выдаёт новую справку с новым регистрационным номером и датой. Исправления, зачёркивания и дописки в уже выданном экземпляре недопустимы. Если фамилия в архивных документах написана иначе, чем в паспорте, это не ошибка: сведения переносят так, как они значатся в деле, а расхождение подтверждают документами о смене фамилии.
Принимает ли суд архивную справку как доказательство стажа?
Архивная справка используется как письменное доказательство, потому что содержит ссылку на конкретные дела и листы. Суд вправе истребовать сами дела для обозрения, поэтому организация обязана обеспечить их сохранность до истечения срока хранения. При отсутствии документов суд оценивает косвенные доказательства, а справка об отсутствии документов на хранении становится частью материалов дела.
Можно ли архивной справкой подтвердить прохождение медосмотров?
Заключения по предварительным и периодическим медосмотрам, которые проводятся по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, хранятся отдельно от документов по личному составу и в справку о стаже не входят. Подтверждать прохождение медосмотра нужно заключением медицинской организации и списками контингентов, а не архивной справкой о работе.
Берут ли деньги за выдачу архивной справки?
Работодатель выдаёт документы, связанные с работой, и их копии безвозмездно: это прямая норма статьи 62 ТК РФ. Государственные и муниципальные архивы исполняют запросы социально-правового характера от граждан также бесплатно. Платными могут быть тематические запросы организаций и дополнительные услуги архива, например срочное исполнение или изготовление копий сверх обычного объёма.
