Сроки хранения документов в кадровой службе задает не Трудовой кодекс, а Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, вместе со статьей 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Единого срока для кадровых документов нет: приказ о дисциплинарном взыскании хранится 3 года, приказ об ежегодном отпуске — 5 лет, приказ о приеме на работу — 50 лет, штатное расписание — постоянно. Главное различие внутри группы документов по личному составу — год окончания дела делопроизводством: дела, законченные до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные позже — 50 лет.
Разберем сроки по каждому виду кадровых документов в сводной таблице, пять спорных случаев и правило отсчета: срок идет не со дня подписания документа, а с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Покажем, когда хранение «на всякий случай» превращается в нарушение 152-ФЗ, что происходит со сроками при переходе на КЭДО и какие четыре документа нельзя перевести в электронный вид вообще. Штрафы по статье 13.20 КоАП, порядок передачи документов при ликвидации, выдача архивной справки и стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.
Что задает сроки хранения кадровых документов
Трудовой кодекс обязывает работодателя оформлять и хранить кадровые документы, но не устанавливает ни сроков, ни порядка хранения. Сроки и порядок закрывают четыре акта разного уровня.
- 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Дает организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение, а статьей 22.1 закрепляет базовые сроки для документов по личному составу: 75 лет для дел, законченных до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты.
- Перечень типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Основной рабочий инструмент кадровика: сроки расписаны по видам документов, от 1 года до постоянного хранения.
- Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (приказ Росархива от 31.07.2023 № 77). Отвечают на вопрос «как хранить»: номенклатура дел, описи, экспертиза ценности, порядок уничтожения. Заменили ранее действовавшие правила, утвержденные приказом Минкультуры № 526.
- Отраслевые и специальные акты. По медицинским осмотрам работает приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, по персональным данным — 152-ФЗ, по бухгалтерским первичным документам — собственные нормы. Специальная норма имеет приоритет над типовым Перечнем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая регламентированная часть работы с документами, и требования к бумаге переносятся на электронный документооборот целиком. Трудовой кодекс говорит, что документы хранить обязаны, но как именно хранить, в нем не написано ни слова. Поэтому сроки ищите в Перечне Росархива, а порядок — в Правилах № 77, а не в ТК РФ.»
Факт: часть 2 статьи 13 125-ФЗ дает организации право создать собственный архив. В конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утвержденной на этот год, и передает их на хранение в архив.
Таблица сроков хранения кадровых документов
В таблице собраны виды документов, которые проходят через кадровую службу чаще всего. Пометка «50/75 лет» означает применение правила статьи 22.1 125-ФЗ: 50 лет для дел, законченных с 2003 года, 75 лет для более ранних.
| Документ | Срок хранения | Что учесть |
|---|---|---|
| Приказы о приеме, переводе, перемещении, увольнении, совмещении, оплате труда, аттестации, награждении, отпусках по беременности и родам и по уходу за ребенком | 50/75 лет | Статья 434 Перечня. Формируются в отдельное дело от приказов с короткими сроками |
| Приказы об ежегодных и учебных отпусках, командировках, дежурствах, служебных проверках, сверхурочной работе и работе в выходной день | 5 лет | Приказы об отпусках при вредных условиях труда уходят в группу 50/75 лет |
| Приказы о применении дисциплинарного взыскания | 3 года | Взыскание снимается через год, документ хранится дольше |
| Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним, договоры подряда с физическими лицами | 50/75 лет | Договоры ГПХ идут по тому же сроку, хотя это не трудовые отношения |
| Личные дела работников | 50/75 лет | Личные дела руководителя организации и членов руководящих органов — постоянно |
| Личные карточки работников (форма Т-2) | 50/75 лет | Ведение карточки не обязательно, но заведенная карточка хранится по общему сроку |
| Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них | 50/75 лет | Хранится даже после перехода всех работников на электронные сведения о трудовой деятельности |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки | 5 лет | Часто ошибочно приравнивают к книге учета движения |
| Невостребованные трудовые книжки уволенных работников | 50/75 лет | Хранятся до востребования, уничтожению по истечении общего срока не подлежат без экспертизы ценности |
| Табели и графики учета рабочего времени | 5 лет | Статья 402 Перечня. При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| График отпусков | 3 года | Статья 453 Перечня. По прежнему перечню было 1 год, старая цифра до сих пор гуляет по инструкциям |
| Штатное расписание | Постоянно | По месту разработки и утверждения. В остальных организациях — 3 года |
| Правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда и премировании, другие ЛНА | Постоянно | По месту разработки и утверждения, вместе с листами ознакомления работников |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года | Отсчет с даты истечения срока действия согласия или его отзыва |
| Журналы регистрации инструктажей по охране труда | 45 лет | Срок не зависит от года окончания дела |
| Акты о несчастных случаях на производстве и материалы расследования | 45 лет | Материалы по тяжелым случаям и случаям со смертельным исходом хранятся постоянно |
| Заключительные акты периодических медосмотров работников с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | Приказ Минздрава № 29н и Перечень. По обычным периодическим осмотрам — 3 года |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет | Расчетные ведомости по зарплате — 6 лет, но при отсутствии лицевых счетов — тоже 50/75 лет |
| Договоры о полной материальной ответственности | 5 лет | Отсчет с даты увольнения или смены материально ответственного лица |
| Заявления работников о выдаче документов, связанных с работой, и их копий | 1 год | Самый короткий срок в кадровом делопроизводстве |
Из таблицы видно, что документы по одному и тому же работнику расходятся по срокам в 50 раз: заявление на справку живет год, а приказ о приеме — полвека. Поэтому дела формируются не по работнику, а по видам документов и срокам хранения.
Сроки хранения в КЭДО и сохранность электронного архива
Перевод кадрового документооборота в электронный вид не меняет ни один срок из таблицы. Приказ о приеме, подписанный усиленной неквалифицированной подписью в системе КЭДО, хранится те же 50 лет, что и его бумажный аналог. Меняется другое: работодателю нужно доказать не только наличие файла, но и то, что подпись под ним проверяема, а документ после подписания не изменялся.
Четыре документа, которые нельзя перевести в электронный вид
Статья 22.1 ТК РФ прямо исключает из электронного кадрового документооборота четыре позиции: трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей по охране труда. Все четыре относятся к документам с длинными сроками: 45 лет для акта и журналов инструктажей, 50/75 лет для приказа об увольнении и книги учета движения трудовых книжек. Даже полностью электронная компания сохраняет бумажный участок архива именно из-за них.
Внимание: действующие правила организации хранения предполагают, что электронные документы архивного хранения записываются на обособленные материальные носители, которые учитываются, шифруются и хранятся в условиях с контролем температуры и влажности. Наличие документа в системе КЭДО не отменяет требований к учету носителей.
Проверьте электронную подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка отвечает на два вопроса: кто подписал документ и действовал ли сертификат на момент подписания. Для открепленной подписи понадобятся два файла — сам документ и отдельный файл подписи .sig.
Сертификат электронной подписи выдается на год или два, а документ хранится 50 лет. Через десять лет после подписания проверить подпись только по сертификату уже нельзя: он истек, а криптоалгоритмы за это время меняются. Решается это метками времени и усовершенствованным форматом подписи, когда поверх исходной подписи добавляется штамп времени доверенной службы и архивная метка, а при смене алгоритмов документ переподписывается на уровне архива.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Электронный архив кадровых документов оценивается не по объему, а по тому, найдете ли вы конкретный документ и подтвердите ли его подлинность. Мы закладываем на этапе внедрения три вещи: метку времени на каждый подписанный документ, выгрузку комплекта по работнику вместе с файлами подписей и правила индексирования, по которым документ находится за минуты. Проверьте на своем архиве: попробуйте найти приказ трехлетней давности по конкретному работнику и открыть его подпись.»
В практике Добыто выгрузка по работнику собирается одним архивом: документы, файлы подписей и протокол проверки. Такой комплект принимают и проверяющие, и суд, потому что он позволяет сверить подпись без доступа к системе.
Пять сроков, которые путают чаще всего
Приказы разных видов в одном деле. Приказ о приеме и приказ об отпуске подшивают в общую папку «Приказы по личному составу за год», а потом обнаруживают, что весь том придется хранить 50 лет вместо 5. Обратная ошибка опаснее: том с коротким сроком уничтожают, а внутри лежит приказ о переводе. Дела с приказами делятся минимум на три: 50/75 лет, 5 лет и 3 года.
Табели при вредных условиях труда. Общий срок табеля — 5 лет, но если работник занят на работах с вредными или опасными условиями, тот же табель становится документом, подтверждающим право на досрочную пенсию, и хранится 50/75 лет. Разделять табели по подразделениям с разными условиями труда нужно на этапе номенклатуры дел, а не при передаче в архив.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Согласия на обработку персональных данных. Согласие не относится к документам по личному составу и не хранится 50 лет. Срок — 3 года после того, как согласие перестало действовать или было отозвано. Хранить согласия дольше означает обрабатывать персональные данные без основания.
Лицевые счета и расчетные ведомости. Лицевые счета работников хранятся 50/75 лет, расчетные ведомости по заработной плате — 6 лет. Условие в Перечне сформулировано так, что при отсутствии лицевых счетов ведомости автоматически переходят в категорию 50/75 лет. Компании, которые ведут расчет только ведомостями, часто уничтожают их через 6 лет и остаются без документа о заработке работника.
Пересмотренные инструкции по охране труда. Недействующая инструкция не выбрасывается вместе с новой редакцией: Роструд относит такие документы к документам об обучении работников по охране труда и указывает срок 5 лет, ссылаясь на пункт 421 Перечня. Позиция ведомства разобрана в ответе дежурного инспектора Роструда о хранении пересмотренных инструкций по охране труда, и на нее удобно ссылаться при споре с внутренним аудитом.
В практике Добыто спорные сроки чаще всего всплывают не при проверке, а при переходе на электронный документооборот: когда дела нужно описать заново, расхождения номенклатуры и реальных папок становятся видны сразу.
С какой даты считать срок и как формировать дела к хранению
Срок хранения отсчитывается не от даты документа и не от даты увольнения работника, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Приказ об отпуске от 12 марта 2026 года попадает в дело, которое закрывается 31 декабря 2026 года, срок в 5 лет начинает идти с 1 января 2027 года и заканчивается 31 декабря 2031 года. Уничтожить дело раньше 2032 года нельзя.
Если в деле оказались документы за два года, срок считается по последнему документу. Дело, начатое в 2025 году и закрытое в 2026, считается законченным делопроизводством в 2026 году.
Как определить срок хранения конкретного документа: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Найдите документ в Перечне по названию вида, а не по тому, как его называют в компании. «Допник» ищется как дополнительное соглашение к трудовому договору, «объяснительная» — как документы о дисциплинарном взыскании.
- Шаг 2. Проверьте специальные акты по теме документа: охрана труда, медосмотры, персональные данные, бухгалтерский учет. Специальная норма перекрывает типовой Перечень.
- Шаг 3. Определите, относится ли документ к документам по личному составу. Если да, применяется правило 50/75 лет из статьи 22.1 125-ФЗ.
- Шаг 4. Зафиксируйте год, в котором дело закончено делопроизводством, и начните отсчет с 1 января следующего года.
- Шаг 5. Проверьте, стоит ли в Перечне отметка ЭПК. Она означает, что по истечении срока документ не уничтожается автоматически, а проходит экспертизу ценности.
- Шаг 6. Оформите результат: дела с истекшим сроком включаются в акт о выделении к уничтожению, дела постоянного и длительного хранения — в описи по годам.
Дела заводятся по номенклатуре, утвержденной на конкретный год, документы внутри дела располагаются по дате, объем тома ограничивается, к делам длительного хранения составляется внутренняя опись. Личное дело без описи проверяющий читает как неполный комплект: доказать, что документа в деле никогда не было, а не изъяли его позже, нечем.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Номенклатура дел на следующий год готовится в конце текущего, до того как подразделения начнут закрывать дела. Если номенклатуру утвердить в мае, кадровая служба полгода складывает документы в папки с произвольными названиями, а потом переописывает их вручную. Мы закладываем на согласование номенклатуры декабрь и сразу указываем в ней сроки хранения по Перечню — тогда решение об уничтожении принимается по документу, а не по памяти.»
Лайфхак: с 1 января 2026 года действует классификатор профессий ОК 016-2025, введенный приказом Росстандарта от 16.05.2025 № 423-ст. При смене наименования или кода должности издается приказ о внесении изменений в штатное расписание либо штатное расписание утверждается в новой редакции. Штатное расписание хранится постоянно, поэтому в дело подшиваются обе редакции, а не только последняя.
Формы и книги учета, которые хранятся дольше всего
Комплект собран под задачу описи и передачи дел: начните с описи личного дела, она определяет состав всех остальных документов по работнику.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Книга учета движения трудовых книжек | Скачать |
| Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Акт об уничтожении испорченных бланков трудовых книжек | Скачать |
Когда хранение дольше срока превращается в нарушение
Перечень задает минимальный срок. Для документов с персональными данными действует встречное ограничение 152-ФЗ: данные хранятся не дольше, чем требует цель обработки, а по достижении цели подлежат уничтожению или обезличиванию.
Практические ситуации, когда лишний срок опаснее короткого:
- Резюме и анкеты кандидатов, которых не приняли. Основание для обработки — согласие с конкретным сроком. Если в согласии указано 6 месяцев, база кандидатов трехлетней давности хранится без основания.
- Копии паспортов, СНИЛС, свидетельств о рождении в личных делах. Копии документов, которые не требуются для исполнения трудового договора, снимать и хранить не нужно, а уже собранные копии выделяются к уничтожению.
- Отозванные согласия. После отзыва обработка прекращается, а срок хранения самого согласия ограничен 3 годами — оно нужно как доказательство того, что обработка была законной, и не более.
- Медицинские сведения. У работодателя хранится заключение о годности без диагноза. Диагнозы относятся к специальной категории данных, и их хранение в кадровой службе оснований не имеет.
В практике Добыто чистка лишних копий из личных дел идет вместе с настройкой прав доступа: в электронном архиве видно, какие роли открывают документы конкретного работника, и объем данных сокращается до того, что действительно нужно для исполнения трудового договора.
Полезно знать: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию сохранности через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Это готовый список критериев для проверки собственного электронного архива.
Цена ошибки: штрафы, суды и невосстановимый стаж
Нарушение правил хранения архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц, от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Суммы небольшие, и бюджет на архивное хранение в компаниях планируется последним.
Реальная цена ошибки складывается из других составов и последствий:
- Невыдача работнику документов, связанных с работой. Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностных лиц и индивидуальных предпринимателей, от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Если документ уничтожен раньше срока, выдать его нечем, а причина инспектора не интересует.
- Хранение персональных данных без основания. Часть 1 статьи 13.11 КоАП РФ после повышения санкций: от 10 000 до 15 000 рублей на граждан, от 50 000 до 100 000 рублей на должностных лиц, от 150 000 до 300 000 рублей на юридическое лицо. При повторном нарушении по части 1.1 — от 300 000 до 500 000 рублей на юридическое лицо.
- Отсутствие первичных документов по оплате труда. Пункт 1 статьи 120 НК РФ: штраф 10 000 рублей за грубое нарушение правил учета, если уничтожены лицевые счета или расчетные ведомости, подтверждающие начисления.
- Проигранный трудовой спор. Отсутствие приказа, листа ознакомления или согласия суд трактует не в пользу работодателя. Восстановление на работе означает оплату вынужденного прогула за все время спора и компенсацию морального вреда.
- Невосстановимый стаж работника. Если приказы и лицевые счета уничтожены до истечения 50 лет, подтвердить стаж и заработок бывшего работника не может ни организация, ни архив. Заменить эти документы нечем.
Что проверить до того, как уничтожать документы
Перед оформлением акта о выделении дел к уничтожению проверьте пять пунктов.
- Совпадает ли фактический состав дела с описью и номенклатурой того года, когда дело закрывалось.
- Нет ли внутри тома документов с более длинным сроком, чем указано на обложке.
- Стоит ли в Перечне отметка ЭПК по этому виду документов и проведена ли экспертиза ценности.
- Не относятся ли документы к работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда.
- Нет ли по работникам из этих дел незавершенных споров, запросов инспекции труда или следственных органов.
Ликвидация, реорганизация и архивная справка: куда уходят документы
При ликвидации негосударственной организации, включая ликвидацию через банкротство, документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками временного хранения передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии в соответствующий государственный или муниципальный архив по договору. Основание — статья 23 125-ФЗ. Передача оформляется актом, копия которого остается у ликвидатора. В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций принимает Главархив Москвы.
При реорганизации документы переходят к правопреемнику вместе с обязанностью хранить их до конца установленного срока. Обязанность не сокращается и не обнуляется: правопреемник отвечает за дела присоединенной организации так же, как за свои.
Работающему и уволенному работнику копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению в течение трех рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Запрос социально-правового характера в архив организации — о стаже, заработной плате, переименованиях должности — исполняется в течение 30 дней с возможностью продления, и результатом становится архивная справка со ссылками на номера дел и листов.
Требования к состоянию архива различаются по ситуациям, в которых к нему обращаются.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Проверка инспекции труда по обращению работника | Полный комплект по конкретному работнику за весь период работы, листы ознакомления с ЛНА | Оформление обложек и переплет дел |
| Переход на КЭДО | Приказ и положение о КЭДО, согласия работников, выгрузка документов вместе с файлами подписей | Сканирование бумажного архива прошлых лет |
| Смена ответственного за кадровое делопроизводство | Акт приема-передачи дел, сверка книг учета трудовых книжек с фактическими бланками | Порядок расстановки дел на полках |
| Ликвидация или банкротство | Договор с государственным или муниципальным архивом, упорядочение дел по личному составу, акт передачи | Уничтожение дел с истекшими сроками |
| Запрос уволенного работника о стаже и заработке | Лицевые счета и приказы по личному составу, справка со ссылками на номера дел и листов в 30 дней | Наличие электронной копии документа |
Первые две строки закрываются организационно, три остальные — только состоянием архива на момент события. Подготовиться к ним в момент запроса невозможно.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Ликвидация — это момент, когда состояние архива становится публичным. Документы по личному составу передаются в архив в упорядоченном состоянии, и упорядочение оплачивает ликвидируемая организация. Если дела не описаны, работу по описи придется делать за месяц и за деньги, которых в ликвидационной смете обычно нет. Проверьте описи за последние пять лет заранее, а не когда решение о ликвидации уже принято.»
Стоимость перевода кадрового архива в электронный вид
Стоимость зависит от численности работников, набора нужных видов электронной подписи и наличия интеграции с учетной системой. Электронный архив входит в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются при подключении |
| УКЭП через партнеров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма считается от численности и выбранного тарифа: по тарифу «Бизнес» минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Сравнивать эту сумму имеет смысл не с нулем, а с текущими расходами на бумажный оборот. По отраслевым подсчетам на одного работника приходится около 30 кадровых документов в год, и каждый из них нужно распечатать, доставить, подписать и разместить на хранение на срок от года до полувека.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В среднем один специалист по кадрам ведет 400-500 человек, и значительная часть его времени уходит не на решения, а на администрирование бумаг: печать, сбор подписей, подшивку в дела. Около 30 документов в год на работника — это объем, который в компании на 1000 человек превращается в 30 000 листов ежегодно, и каждый год архив прирастает на столько же. Посчитайте свой объем по численности, прежде чем планировать площадь под архивное помещение.»
Выводы
Кадровые документы распределяются по четырем группам сроков: 1-5 лет для оперативных документов, 45 лет для охраны труда и несчастных случаев, 50 или 75 лет для документов по личному составу и постоянное хранение для штатных расписаний и локальных нормативных актов. Отсчет начинается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела, а не с даты подписания документа. Перевод в электронный вид сроки не сокращает, зато добавляет задачу сохранить проверяемость подписи на десятилетия вперед. Хранение дольше установленного срока безопасным тоже не является: для персональных данных избыточный срок стал самостоятельным нарушением с санкциями, кратно превышающими штраф за нарушение правил архивного хранения.
Добыто КЭДО закрывает эту часть работы на уровне системы: документ уходит в электронный архив вместе с подписью и меткой времени, выгружается комплектом по работнику и находится по номеру дела за минуты. Сроки хранения при этом остаются теми же, что и для бумаги, — меняется только трудоемкость их соблюдения.
Частые вопросы о сроках хранения кадровых документов
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода на КЭДО?
Документы, оформленные на бумаге до перехода, остаются бумажными и хранятся по своим срокам: приказ о приеме 2019 года никуда не переносится и лежит до 2070 года. Сканирование такого приказа создает копию, а не заменяет оригинал. Электронный вид применяется к документам, созданным и подписанным в системе после введения КЭДО приказом работодателя.
Можно ли уничтожить документы, если срок истек, но экспертиза ценности не проводилась?
Нет. Уничтожение оформляется актом о выделении дел к уничтожению, который составляется по результатам экспертизы ценности. Для видов документов с отметкой ЭПК в Перечне экспертиза обязательна: часть дел по ее итогам переводится на постоянное хранение. Уничтожение без акта — самостоятельное нарушение правил хранения по статье 13.20 КоАП РФ, даже если сам срок действительно истек.
Сколько хранить резюме и анкеты кандидатов, которых не приняли на работу?
Перечень отводит документам лиц, не принятых на работу, 3 года, но 152-ФЗ ограничивает этот срок целью обработки и содержанием согласия. Если в согласии кандидата указан срок 6 месяцев, через полгода данные нужно уничтожить или обезличить независимо от архивного срока. Кадровый резерв «на будущее» строится на отдельном согласии с прямо указанным сроком.
Как считать срок, если в деле лежат документы за два разных года?
Срок исчисляется по году окончания дела делопроизводством, то есть по последнему документу в томе. Дело, начатое в декабре 2025 года и закрытое в 2026 году, считается законченным в 2026 году, и отсчет идет с 1 января 2027 года. Смешивать в одном деле документы разных лет и разных сроков хранения не стоит: том придется хранить по самому длинному сроку.
Кто отвечает, если предыдущий кадровик уволился, а часть дел утеряна?
Ответственность за хранение несет организация, а внутри организации — должностное лицо, на которое возложена эта обязанность приказом. Прекращение трудового договора с прежним работником ответственность юридического лица не снимает. При смене ответственного дела передаются по акту приема-передачи со сверкой по номенклатуре, а недостающие документы восстанавливаются: приказы — по журналам регистрации, сведения о стаже — через запрос в Социальный фонд России.
Хранятся ли документы по договорам ГПХ и по самозанятым так же долго, как по работникам?
Договоры подряда с физическими лицами Перечень относит к той же категории, что и трудовые договоры, со сроком 50/75 лет. Это не означает, что исполнитель приравнивается к работнику: требования об оформлении кадровых документов, ЛНА и табелей на исполнителей по ГПХ и самозанятых не распространяются. Хранить нужно сам договор, акты и документы об оплате, поскольку они подтверждают периоды деятельности и выплаты.
