Личное дело сотрудника — это подборка документов о конкретном работнике, собранная в отдельную папку: анкета, экземпляр трудового договора, копии приказов, документы об образовании, согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с локальными нормативными актами. Обязанность вести личные дела установлена только для государственных гражданских служащих Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609; коммерческая организация решает это сама и закрепляет решение в положении о личных делах и в номенклатуре дел. Срок хранения законченного дела — 50 лет, если делопроизводство по нему завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел: это статья 22.1 125-ФЗ и Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Дело руководителя организации хранится постоянно.
Разберём состав дела по этапам работы, границу между тем, что вкладывать законно, и тем, что 152-ФЗ считает избыточным, порядок нумерации, описи и передачи в архив. Покажем, какие копии документов дают повод для претензий по персональным данным и почему оригиналы приказов по личному составу в личное дело не подшивают. Таблица сроков хранения по каждому документу дела, разбор электронного личного дела в КЭДО, стоимость подключения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор личной карточки Т-2 соберёт основу личного дела: заполните поля и скачайте готовый файл .docx с разделами общих сведений и таблицей приёма и переводов.
Кому обязательно вести личные дела, а кому нет
Трудовой кодекс не содержит ни слова «личное дело», ни требования его заводить. Обязанность возникает у государственных органов: порядок ведения личного дела гражданского служащего задан Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ. Военная и муниципальная служба, органы внутренних дел, прокуратура работают по собственным ведомственным положениям.
Коммерческая организация ведёт личные дела добровольно. Решение оформляется приказом и положением о личных делах, а сами дела включаются в номенклатуру дел на календарный год. Без этого шага дело формально не существует как единица хранения, и при передаче в архив его не примут: архивист работает с номенклатурой, а не с папками, которые кто-то завёл по своему усмотрению.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Хранение документов — самая зарегулированная часть работы с кадрами, и требования к бумаге переносятся на электронный вид целиком. В конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Если номенклатуры нет, начинать надо с неё, а не с папок».
Разные категории работников дают разный результат, поэтому перед заведением дела стоит определить, к какой из ситуаций относится ваш случай.
| Ситуация | Дело обязательно | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|---|
| Государственный гражданский служащий | Да, Указ № 609 | Состав дела строго по установленному перечню, сведения о доходах | Оформление обложки |
| Работник коммерческой организации | Нет | Раздельное хранение персональных данных, опись, номенклатура дел | Автобиография и характеристики |
| Дистанционный работник | Нет | Порядок обмена документами по статье 312.2 ТК РФ, вид электронной подписи | Физическая папка в офисе |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Нет, трудовых отношений нет | Договор и акты хранятся в договорном деле, а не в кадровом | Кадровые формы Т-1 и Т-2 |
| Иностранный работник | Нет, но миграционное досье вести придётся | Уведомление МВД о заключении и расторжении договора в течение 3 рабочих дней | Объединение досье с личным делом в одну папку |
Из таблицы следует практический вывод: в коммерческой компании личное дело нужно не ради формы, а как способ собрать в одном месте документы, которые в разрозненном виде теряются. Как только вы решили его вести, начинают действовать архивные правила, и отказаться от них уже нельзя.
Что кладут в личное дело: состав по этапам работы
Состав дела не определён ни одним нормативным актом для коммерческих организаций, поэтому его задаёт положение о личных делах. Опорой служит статья 65 ТК РФ, которая перечисляет документы, предъявляемые при приёме, и Перечень Росархива № 236, из которого берутся сроки хранения. Ключевой нюанс: оригиналы приказов по личному составу подшиваются в отдельное дело приказов, а в личное дело кладут копию или выписку. Иначе при выемке одного приказа рассыпается вся нумерация дела.
| Документ | Что подшивается | Основание |
|---|---|---|
| Личный листок по учёту кадров, анкета | Оригинал | Положение о личных делах организации |
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | Экземпляр работодателя | Статья 67 ТК РФ |
| Приказ о приёме на работу, о переводах | Копия или выписка, оригинал в деле приказов | Перечень Росархива № 236 |
| Документы об образовании и квалификации | Копия | Статья 65 ТК РФ |
| Согласие на обработку персональных данных | Оригинал | Статья 9 152-ФЗ |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Оригинал | Статья 68 ТК РФ |
| Медицинское заключение по итогам предварительного осмотра | Экземпляр работодателя | Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н |
| Аттестационные листы, характеристики, документы о повышении квалификации | Оригинал | Положение об аттестации и об обучении |
| Заявление об увольнении и копия приказа об увольнении | Оригинал заявления, копия приказа | Статья 80 ТК РФ |
Личная карточка Т-2 в состав дела не входит: с 2013 года унифицированные формы не обязательны, но карточка остаётся удобным сводом сведений и хранится теми же 50 или 75 годами. Расчётные листки и документы о выплатах в личное дело тоже не подшивают, они живут в бухгалтерском массиве.
Приказ Минздрава № 29н действует в редакции от 2 октября 2024 года, срок его действия установлен до 1 апреля 2027 года. Медицинское заключение о годности к работе хранить можно, а вот медицинскую карту и результаты конкретных анализов работодатель не получает: они остаются в медицинской организации.
Образцы документов для формирования личного дела
Начните с описи: она задаёт порядок нумерации и показывает, каких документов в деле не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Что в личное дело класть нельзя
Часть 5 статьи 5 152-ФЗ запрещает обрабатывать данные, избыточные по отношению к заявленным целям. Цель у кадровой службы одна — исполнение трудового договора и требований ТК РФ. Из этого вытекает конкретный запрет: копия паспорта «на всякий случай», копия свидетельства о рождении ребёнка без заявления на вычет, копия военного билета у работника, не подлежащего воинскому учёту, копия ИНН и СНИЛС при том, что сведения уже внесены в личную карточку.
Статья 86 ТК РФ добавляет второй слой ограничений: работодатель не вправе получать и обрабатывать сведения о политических и религиозных убеждениях работника, о его частной жизни и членстве в общественных объединениях. Данные о состоянии здоровья допускаются только в объёме, необходимом для решения вопроса о возможности выполнять трудовую функцию, то есть медицинское заключение о годности, а не диагноз.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Внимание: четыре документа нельзя перевести в электронный вид ни при каких условиях — трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальное личное дело может существовать только в цифре, без дублирования на бумаге.
Отдельный вопрос — копии документов, которые работник принёс сам. Их можно снимать и хранить, если такая цель прописана в согласии на обработку персональных данных и в правилах обработки персональных данных организации. Согласие с формулировкой «на обработку персональных данных» без перечня документов и целей закрывает вопрос только на бумаге: при проверке оно не работает.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Трудовой кодекс говорит, что документы хранить обязаны, но не говорит, как именно. Правила приходится брать из архивного законодательства, а границы состава дела — из закона о персональных данных. Проверьте своё положение о личных делах на этот стык: если в нём перечислены документы, но нет целей обработки, дело придётся переформировывать».
Сколько лет хранить: 50, 75 и 5 лет
Правило 50 или 75 лет работает по дате завершения делопроизводства, а не по дате увольнения работника и не по дате создания отдельного документа. Дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет; законченные после этой даты — 50 лет. Норма закреплена статьёй 22.1 125-ФЗ и продублирована в Перечне Росархива № 236.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Личное дело работника, законченное после 1 января 2003 года | 50 лет |
| Личное дело работника, законченное до 1 января 2003 года | 75 лет |
| Личное дело руководителя организации | Постоянно |
| Трудовой договор, дополнительные соглашения | 50 или 75 лет |
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении | 50 или 75 лет |
| Личная карточка работника | 50 или 75 лет |
| Приказы о предоставлении отпусков, о командировках по России | 5 лет |
| Документы о применении дисциплинарных взысканий | 3 года |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после отзыва или истечения срока |
Разные сроки внутри одной папки создают практическую задачу: документы с пятилетним сроком лучше не подшивать в дело с пятидесятилетним, иначе через пять лет их нельзя будет уничтожить, не разрушив дело. Приказы об отпусках поэтому ведут отдельным делом, а в личное подшивают только то, что живёт весь срок.
Факт: обязанность обеспечивать архивное хранение электронных кадровых документов возложена именно на работодателя — это часть 8 статьи 22.1 ТК РФ. Оператор сервиса КЭДО и оператор электронной подписи эту обязанность за компанию не исполняют.
Как завести и оформить личное дело: порядок действий
До первой папки нужно закрыть четыре вопроса, иначе дело придётся переформировывать. Первое: утверждено ли положение о личных делах с перечнем документов и целями обработки. Второе: включены ли личные дела в номенклатуру дел текущего года с индексом и сроком хранения. Третье: назначен ли приказом ответственный за ведение и хранение дел. Четвёртое: где физически лежат папки — постановление Правительства РФ от 15.09.2008 № 687 требует раздельного хранения носителей с персональными данными, обрабатываемыми в разных целях.
Как сформировать личное дело сотрудника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Заведите обложку с наименованием организации, структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре, фамилией, именем и отчеством работника и датой начала дела. Дату окончания проставляют при увольнении.
- Шаг 2. Соберите документы приёма в хронологическом порядке: анкета и личный листок, копии документов об образовании, согласие на обработку персональных данных, лист ознакомления с ЛНА, экземпляр трудового договора, копия приказа о приёме на работу.
- Шаг 3. Заведите внутреннюю опись документов дела и вносите в неё каждый новый документ в момент подшивки, а не в конце года. Опись нумеруется отдельно от основного массива листов.
- Шаг 4. Пополняйте дело в течение работы: дополнительные соглашения, копии приказов о переводах и поощрениях, аттестационные листы, документы о повышении квалификации. Толщина дела не должна превышать 4 см, а объём — 250 листов; при превышении заводится второй том.
- Шаг 5. При увольнении подшейте заявление и копию приказа об увольнении, закройте опись, проставьте дату окончания дела, пронумеруйте листы карандашом в правом верхнем углу и составьте лист-заверитель с указанием количества листов.
- Шаг 6. Через год после завершения передайте дело в архив организации по номенклатуре и включите его в опись дел по личному составу. До передачи дела уволенных хранятся отдельно от дел действующих работников.
В практике Добыто внедрения чаще всего спотыкаются на третьем шаге: внутреннюю опись заводят задним числом в конце года, и порядок листов перестаёт совпадать с записями. Мы закладываем пилотную группу из одного подразделения и обкатываем на ней порядок подшивки, прежде чем разворачивать правила на всю компанию.
Полезно знать: право самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов даёт организации пункт 2 статьи 13 125-ФЗ. Отдельного разрешения или лицензии для внутреннего архива получать не нужно.
Ошибки, из-за которых дело не проходит проверку
Самая частая ошибка — подшивка оригиналов приказов по личному составу в личное дело. Мотив понятен: кадровику удобно, когда всё по человеку лежит в одном месте. Цена ошибки видна через несколько лет: приказы по личному составу образуют самостоятельное дело с собственной описью, и при передаче в архив расхождение вскрывается сразу, а восстанавливать нумерацию приходится по всему массиву.
Вторая ошибка — хранение копий паспорта и других избыточных документов без описанной цели. Третья — совместное хранение дел работающих и уволенных сотрудников: сроки уничтожения у них расходятся, и через пять лет вы физически не сможете отобрать дела к уничтожению. Четвёртая — дело без внутренней описи: формально это уже не единица хранения, а подшивка бумаг.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Во что обходится ошибка в хранении
Нарушение требований к хранению документов, которые организация обязана хранить по законам об ООО и об акционерных обществах, — это статья 13.25 КоАП: от 2500 до 5000 рублей на должностное лицо и от 200 000 до 300 000 рублей на организацию. Нарушение трудового законодательства при оформлении кадровых документов идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП: предупреждение или штраф от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Обработка персональных данных в объёме, несовместимом с заявленными целями, образует отдельный состав по статье 13.11 КоАП и рассматривается Роскомнадзором независимо от трудовой инспекции.
Сверить свою ситуацию с позицией надзорного органа можно бесплатно: система электронных сервисов Онлайнинспекция.рф работает как справочная база Роструда по трудовому законодательству и доступна всем пользователям без регистрации в ведомстве.
Когда личное дело заводить не нужно
Компании до 15 человек с одним кадровым администратором чаще выигрывают от отказа от личных дел: документы раскладываются по видам (трудовые договоры, приказы, согласия), сроки хранения внутри каждого дела одинаковые, отбор к уничтожению делается за один проход. Личное дело оправдано там, где по одному работнику накапливается много разнородных документов: аттестации, допуски, обучение, переводы между подразделениями.
Не нужно заводить личное дело и на исполнителя по договору ГПХ или самозанятого: трудовых отношений нет, кадровые документы не оформляются, а договор с актами хранится в договорном массиве организации.
Электронное личное дело: что можно перевести в КЭДО
Статья 22.2 ТК РФ разрешает вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге, а часть 8 статьи 22.1 возлагает на работодателя обязанность обеспечить их архивное хранение. Для КЭДО установлен формат PDF/A-1a, а сроки хранения остаются теми же 50 и 75 годами. Практическая сложность в том, что срок действия сертификата электронной подписи короче срока хранения документа: сертификат УНЭП и УКЭП в Госключе действует 12 месяцев.
Важный нюанс из практики: Госключ возвращает подпись в формате CAdES-T с меткой доверенного времени, что позволяет проверить её и после истечения срока действия сертификата, а информационная система работодателя может нарастить формат до CAdES-A с периодическим переподписанием. Файл открепленной подписи с расширением .sig обязан сохраняться в системе работодателя, а не только в приложении работника.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Проверьте, сохраняет ли ваша система файл подписи рядом с документом. Если .sig лежит только на стороне работника, через десять лет доказать подлинность документа будет нечем: сам PDF без подписи это просто картинка. При техническом сбое система получает статус ошибки, и этот статус нужно обрабатывать, а не игнорировать».
В сервисе Добыто исполненный документ уходит во вкладку «Архив», доступ к нему определяется ролью сотрудника, а поиск по массиву идёт с фильтрами по типу документа, сотруднику, дате создания и статусу. Электронное личное дело в этой логике не папка, а выборка по конкретному работнику.
Кейс из практики: федеральный медицинский центр формировал по всей стране кадровый резерв специалистов для выезда на чрезвычайные ситуации. До перехода на электронный документооборот оформление около 200 человек при землетрясении за рубежом заняло несколько дней ручной работы. После запуска личных кабинетов резерв вырос примерно до 800 специалистов, а комплект документов на приём готовится заранее и подписывается в момент мобилизации.
Лайфхак: работников, принятых после 31 декабря 2021 года, достаточно уведомить о переходе на КЭДО. Письменное согласие обязательно только от тех, кто принят раньше, и отказ сотрудника не является основанием для увольнения или иных санкций.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с мыслью, что перевод архива личных дел в цифру потребует отдельного ИТ-проекта, отдельная система хранения для этого не нужна: маршруты подписания, шаблоны документов и электронный архив входят в один контур КЭДО.
Что делать с делом после увольнения и как получить архивную справку
После увольнения дело закрывается и лежит в организации до истечения срока хранения. Уничтожение до истечения 50 или 75 лет незаконно, даже если работник отозвал согласие на обработку персональных данных: обязанность хранить документы по личному составу установлена законом и согласия не требует. Отзыв согласия прекращает только ту обработку, которая на согласии основана.
По письменному заявлению работника работодатель обязан выдать копии документов, связанных с работой, не позднее трёх рабочих дней — статья 62 ТК РФ. Норма действует и после увольнения. Архивную справку о стаже и заработке выдаёт та организация, где документы хранятся: пока компания жива, это она сама.
При ликвидации организации документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Для московских работодателей приёмом занимается Главархив Москвы, для остальных регионов — профильный архивный орган субъекта. Именно туда обращаются бывшие работники за архивной справкой, когда компании уже нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Перед передачей дел в архив мы закладываем отдельный проход по описям: сверяем количество листов, наличие листа-заверителя и соответствие заголовков дел номенклатуре. Это занимает несколько дней на подразделение и снимает основную часть замечаний при приёме дел. Начните с выборочной проверки десяти дел — ошибки в них повторятся во всём массиве».
Стоимость перевода личных дел в электронный вид: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности персонала и от того, нужны ли интеграция с 1С и электронный архив. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск бесплатно |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С доступны начиная с тарифа «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — только в «Корпорации». Полный состав каждого пакета и условия перехода между тарифами разобраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Личное дело в коммерческой организации — добровольная конструкция, но как только вы её выбрали, вступают в силу архивные правила: номенклатура, внутренняя опись, лист-заверитель, раздельное хранение дел уволенных и работающих. Состав дела ограничен сверху статьёй 86 ТК РФ и запретом на избыточную обработку по 152-ФЗ, а снизу — перечнем документов из статьи 65 ТК РФ. Срок хранения законченного дела составляет 50 лет для дел, завершённых после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних; дело руководителя организации хранится постоянно. Электронная форма ничего в сроках не меняет, но добавляет задачу поддержания проверяемости подписи в течение всего срока.
Мы в Добыто ежедневно собираем такие комплекты в цифре: маршруты подписания, шаблоны кадровых документов и электронный архив с ролевым доступом закрывают и формирование дела при приёме, и его пополнение, и выгрузку при проверке.
Частые вопросы
Можно ли хранить личные дела уволенных вместе с делами работающих сотрудников
Технически запрета нет, но практика этого не выдерживает. Сроки хранения отсчитываются от даты завершения делопроизводства, и через несколько лет вам понадобится отобрать к уничтожению именно дела уволенных. В общей массе это делается вручную по каждой папке. Дела уволенных выделяют в отдельный массив по годам увольнения сразу при закрытии дела, а через год передают в архив организации по описи дел по личному составу.
Работник требует показать своё личное дело. Обязан ли работодатель его предоставить
Статья 89 ТК РФ даёт работнику право на полную информацию о своих персональных данных и на свободный бесплатный доступ к ним. Копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению не позднее трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Речь идёт именно о документах о самом работнике: служебные материалы о других сотрудниках и внутренняя переписка в этот объём не входят.
Что делать с личным делом при переводе работника в другое юридическое лицо группы компаний
Перевод к другому работодателю оформляется увольнением и приёмом, поэтому дело в старой организации закрывается, а в новой заводится с нуля. Передать папку между юридическими лицами нельзя: это разные операторы персональных данных, и передача потребует отдельного согласия работника с указанием получателя. Копии документов об образовании новый работодатель снимает заново с оригиналов.
Как получить архивную справку о стаже, если организация ликвидирована
Документы по личному составу ликвидированной организации передаются в государственный или муниципальный архив по статье 23 125-ФЗ. Заявление на архивную справку подаётся в архивный орган того субъекта, где организация была зарегистрирована; для Москвы это Главархив. В заявлении указывают полное наименование организации, период работы и должность — без этих сведений поиск по фонду затягивается.
Нужно ли заводить личное дело на дистанционного работника
Обязанности нет, как и для офисного сотрудника. Отличие в способе получения документов: по статье 312.2 ТК РФ обмен идёт с использованием электронных подписей, а работодатель вправе потребовать направить нотариально заверенные копии документов по почте. Если компания ведёт дела на бумаге, а работник находится в другом регионе, дело будет наполовину пустым — это аргумент в пользу электронной формы, а не в пользу отказа от дела.
Можно ли уничтожить документы раньше срока, если работник отозвал согласие на обработку персональных данных
Нет. Обработка персональных данных работника ведётся не только на основании согласия, но и во исполнение требований трудового законодательства и закона об архивном деле. Отзыв согласия прекращает обработку в тех целях, которые основаны исключительно на согласии, например рассылку корпоративных предложений. Документы по личному составу продолжают храниться установленные 50 или 75 лет.
Обязательно ли оформлять личное дело на бумаге, если компания перешла на КЭДО
Не обязательно, за исключением четырёх видов документов, которые закон не разрешает переводить в электронный вид: трудовая книжка, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Остальные документы дела существуют только в электронной форме, но требуют хранения в формате PDF/A-1a вместе с файлами электронных подписей и обеспечения проверяемости подписи в течение всего срока хранения.
