Приказ 29н не устанавливает состав личного дела: он описывает порядок проведения обязательных предварительных и периодических медосмотров, а у работодателя по прямым нормам остаются три документа: учёт выданных направлений по пункту 11, третий экземпляр медицинского заключения по предварительному осмотру и заключительный акт по итогам периодического осмотра. В личное дело подшивают только заключение с формулировкой о наличии или отсутствии медицинских противопоказаний: диагнозы, результаты анализов и выписки из медицинской карты работодателю не передаются и храниться у него не должны. Главное различие в документах: по предварительному осмотру работодатель получает заключение на конкретного человека, по периодическому — заключительный акт сразу на всю группу работников, и сроки хранения у этих двух документов разные.
Разберём весь комплект по 29н: кто какой документ оформляет, что медицинская организация обязана вернуть работодателю и в какой срок. Покажем, какие бумаги кадровики подшивают в личное дело зря и чем это грозит по 152-ФЗ. Отдельно — позиция Роструда о том, что закон не обязывает работодателя хранить медицинские заключения, и как она уживается с проверкой ГИТ. Сроки хранения по перечню Росархива, сценарная таблица по категориям работников, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Приказ 29н: что он требует от работодателя и чего в нём нет
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утвердил Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Он вступил в силу 1 апреля 2021 года и действует до 1 апреля 2027 года, применяется в редакции от 02.10.2024, изменения которой заработали с 1 марта 2025 года. В названии приказа стоит ссылка на часть четвёртую статьи 213 ТК РФ: это редакция кодекса, действовавшая до 1 марта 2022 года. После пересборки раздела о трудоохранных нормах медицинские осмотры отдельных категорий работников регулирует статья 220 ТК РФ, а обязанность организовать их за свой счёт — статья 214 ТК РФ.
Порядок 29н отвечает на вопросы «кто проходит», «в каком объёме» и «какие документы оформляются по ходу процедуры». Правил хранения документов у работодателя в нём нет: приказ адресован в первую очередь медицинской организации. Из всего Порядка на работодателя прямо ложатся три обязанности с документами: выдать направление с реквизитами по пункту 9, организовать учёт выданных направлений по пункту 11, ознакомить работников с календарным планом периодического осмотра не позднее чем за 10 рабочих дней до его начала. Кто оплачивает осмотры и какие их виды бывают, подробно разобрано в разъяснении государственной инспекции труда о видах обязательных медосмотров.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Трудовой кодекс говорит, что организация обязана хранить документы, но не говорит, как именно их хранить. С 29н та же логика: он описывает процедуру, а не архив работодателя. Поэтому состав досье по медосмотру и место его хранения закрываются вашим локальным нормативным актом, а не ссылкой на приказ. Проверьте, есть ли у вас такой ЛНА, до того как спорить с инспектором о том, что вы были обязаны хранить.»
Комплект документов по медосмотру: кто оформляет и что остаётся у работодателя
Полный цикл предварительного и периодического осмотра даёт пять документов, и только два из них рождаются на стороне работодателя. Остальное приходит от медицинской организации, причём в разные сроки и разными комплектами экземпляров.
| Документ | Кто оформляет | Что говорит Порядок 29н | Что остаётся у работодателя |
|---|---|---|---|
| Направление на предварительный или периодический осмотр | Работодатель | Пункт 9: наименование работодателя, форма собственности и вид экономической деятельности по ОКВЭД, наименование медицинской организации, её фактический адрес и код по ОГРН, вид осмотра, фамилия, имя, отчество, дата рождения и пол работника, наименование должности и структурного подразделения, вредные и опасные производственные факторы | Запись в учёте выданных направлений. Пункт 11 обязывает работодателя организовать такой учёт, в том числе в электронном виде |
| Поимённый список работников, подлежащих периодическому осмотру | Работодатель | Направляется в медицинскую организацию не позднее чем за 2 месяца до предполагаемой даты начала осмотра | Экземпляр списка с подтверждением отправки |
| Календарный план осмотров | Медицинская организация | Работодатель знакомит работников с планом не позднее чем за 10 рабочих дней до начала осмотра. С редакции от 02.10.2024 работодатель план не согласовывает и не утверждает | План и подтверждение ознакомления работников |
| Медицинское заключение по результатам предварительного осмотра | Медицинская организация | Составляется в трёх экземплярах: первый не позднее 5 рабочих дней выдаётся лицу, поступающему на работу, второй приобщается к медицинской карте, третий направляется работодателю | Третий экземпляр заключения |
| Заключительный акт по итогам периодического осмотра | Медицинская организация совместно с территориальным органом Роспотребнадзора и работодателем | Пункт 45: акт составляется не позднее чем через 30 дней после завершения периодических осмотров. Пункт 47: пять экземпляров направляются в течение 5 рабочих дней от даты утверждения акта работодателю, в центр профпатологии субъекта РФ, в Фонд социального страхования и в территориальный орган Роспотребнадзора | Свой экземпляр акта. Пятый экземпляр остаётся в медицинской организации и хранится 50 лет |
Из таблицы видно, где чаще всего рвётся цепочка: направление выдали, работник осмотр прошёл, а третий экземпляр заключения до кадровой службы не дошёл, потому что его никто не запросил. Отдельный столбец «что остаётся у работодателя» полезно превратить в графу вашего журнала учёта: тогда пустая ячейка сразу показывает недобранный документ. На внедрениях мы в Добыто заводим эту графу до запуска процесса, потому что задним числом собрать заключения по уже работающим сотрудникам сложнее, чем получить их вовремя.
Лайфхак: если вы пришли на позицию, где медосмотры и охрана труда до вас не велись, первое действие — служебная записка руководителю с перечислением ответственности по статье 5.27.1 КоАП. Она фиксирует момент обнаружения и снимает с вас ответственность за чужие нарушения.
Как собрать досье по медосмотру на одного работника: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте рабочее место с перечнем вредных и опасных производственных факторов и с картой СОУТ. С приказом 29н привязка к классу условий труда отменена: при наличии фактора из перечня осмотр обязателен даже при классе 2.
- Шаг 2. Оформите направление по пункту 9. Направление персональное: в нём указаны должность, подразделение и конкретные факторы именно этого работника, поэтому один бланк на группу не выписывается.
- Шаг 3. Внесите направление в учёт: номер, дата, кому выдано, в какую медицинскую организацию, вид осмотра. Пункт 11 разрешает вести этот учёт в электронном виде, форма журнала не установлена.
- Шаг 4. Получите от клиники третий экземпляр заключения. Если он не пришёл, направьте письменный запрос и сохраните переписку: она подтверждает, что осмотр проведён, даже пока документ в пути.
- Шаг 5. Проверьте формулировку заключения. Работодателю передаётся вывод о том, выявлены или не выявлены медицинские противопоказания к работе с указанными факторами. Диагнозы и результаты обследований в этот документ не входят.
- Шаг 6. Определите место хранения. Заключение подшивается в личное дело или в отдельное номенклатурное дело по медосмотрам, если личные дела в компании не ведутся.
- Шаг 7. Поставьте контрольную дату следующего периодического осмотра и дату, за 2 месяца до которой в клинику уходит поимённый список.
Что подшивают в личное дело, а что туда попадать не должно
Личное дело обязательно только для государственных и муниципальных служащих. Коммерческая организация решает сама: вести дела на всех, вести выборочно на руководителей и материально ответственных или не вести вовсе. Состав дела, порядок формирования и место хранения закрепляются локальным нормативным актом, например положением о порядке ведения личных дел. Если такого ЛНА нет, спор о том, «должно ли это лежать в личном деле», не имеет предмета: обязательного состава закон не задаёт.
Из документов по 29н в личное дело обоснованно попадают два: третий экземпляр медицинского заключения и копия направления, если вы ведёте учёт через корешки, а не через журнал. Всё остальное относится к организации процесса и живёт в номенклатурном деле по охране труда: поимённые списки, календарные планы, заключительные акты, переписка с клиникой. Заключительный акт вообще нельзя подшить в личное дело физически, он сводный и касается всех осмотренных работников сразу.
Сведения о состоянии здоровья относятся к специальным категориям персональных данных по статье 10 152-ФЗ, а статья 88 ТК РФ запрещает работодателю запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, кроме сведений, относящихся к вопросу о возможности выполнения трудовой функции. Отсюда практический фильтр: в личном деле допустим вывод о противопоказаниях, недопустимы медицинские справки с диагнозами, результаты анализов и функциональных исследований, выписки из амбулаторной карты, копии страниц медицинской книжки с результатами обследований. Если такие копии уже собраны, их изымают из дел и уничтожают по акту, а факт уничтожения фиксируют.
Внимание: предрейсовые и послерейсовые медосмотры своими силами не проводятся. Принять в штат медсестру нельзя: нужна медицинская лицензия на проведение таких осмотров, то есть только договор с медицинской организацией.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Перечень того, что подшивается в личное дело, мы закрепляем не отдельной бумагой, а внутри правил обработки персональных данных: там же указывается цель обработки и срок хранения по каждой категории документов. Без подписанного работником согласия и без описанной цели любая медицинская копия в деле становится избыточной обработкой. Возьмите свой действующий ЛНА о персональных данных и проверьте, есть ли в нём строка про сведения о результатах обязательных медосмотров.»
Кейс из практики: офисная компания на 10-15 человек в бизнес-центре, никакого производства. Работник получил тяжёлые травмы, пользуясь лифтом бизнес-центра в рабочее время по служебным делам. Случай пришлось расследовать как несчастный случай на производстве, и первым делом проверяющие запросили документы по инструктажам, обучению и медицинским осмотрам. Отвечать документами пришлось компании, которая не отвечала ни за лифт, ни за здание.
Сроки хранения документов по медосмотрам: 3 года, 50 лет и позиция Роструда
Сроки задаёт не 29н, а Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По статье 635 Перечня документы периодических медицинских осмотров — отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка — хранятся 3 года. Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными и опасными условиями труда, хранятся 50 или 75 лет в зависимости от того, когда дело закончено делопроизводством. Личные дела работников хранятся 50 лет, если делопроизводством закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше; личные дела руководителей организации хранятся постоянно.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Здесь начинается расхождение, которое обычно не разбирают. На вопрос о сроках хранения медицинских заключений и заключительных актов Роструд отвечает прямо: закон не содержит обязанности хранить указанные документы, их должна хранить медицинская организация. Посмотреть формулировку целиком можно в ответе Роструда на портале Онлайнинспекция. Юридически это согласуется с пунктом 47 Порядка: пятидесятилетнее хранение прямо возложено на медицинскую организацию, а не на работодателя.
Практический вывод другой. При проверке ГИТ доказывать, что работник допущен к работе законно, будет работодатель, а не клиника. Заключение и заключительный акт — самое короткое доказательство. Поэтому мы исходим из того, что хранить их нужно, но не потому, что этого требует 29н, а потому, что без них не закрывается статья 214 ТК РФ. Разумный ориентир — срок из статьи 635 Перечня плюс срок хранения самого личного дела для заключений, попавших в дело. В Добыто мы закладываем этот разрыв в номенклатуру дел отдельной строкой: организационные документы по осмотрам и заключительные акты по вредным работам живут в разных делах с разными сроками уничтожения.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные один в один: перевод в цифру не сокращает срок и не отменяет номенклатуру дел. Если заключительный акт по вредным работам хранится 50 лет, он хранится 50 лет и в системе. Перед переходом на электронный архив сверьте номенклатуру дел с перечнем Росархива, иначе система унаследует ошибки бумажного архива.»
Шаблоны кадровых документов для оформления медосмотров и личных дел
Комплект закрывает организационную часть: начинать удобно с приказа об утверждении локального нормативного акта, которым вводится порядок ведения личных дел и хранения документов по медосмотрам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ о распределении обязанностей | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Когда медосмотр по 29н не нужен и комплект документов не собирается
Освобождение строится не от названия должности, а от фактических опасностей на рабочем месте. Формулировка «у нас офис» сама по себе ничего не снимает: если начальник отдела выезжает на объекты, а юрист ездит в суды в рабочее время, набор рисков у них шире, чем зафиксировано в старой оценке профессиональных рисков.
| Ситуация | Нужен ли осмотр по 29н | Что остаётся у работодателя | Что критично проверить |
|---|---|---|---|
| Все работники, включая генерального директора, дистанционные, оборудование им не выдаётся | Комплект по охране труда, включая медосмотры, не формируется | Трудовые договоры о дистанционной работе | Фактический режим работы, а не только запись в договоре |
| Офис, только персональные компьютеры, иного оборудования нет, класс условий труда 2 | Есть разъяснение Минтруда, допускающее не проводить медосмотр в такой конфигурации | Карты СОУТ и результаты оценки профессиональных рисков | Любой фактор из перечня отменяет освобождение |
| На рабочем месте есть вредный или опасный производственный фактор из перечня | Обязателен, класс условий труда значения не имеет | Учёт направлений, заключения, заключительные акты | Заключительный акт по таким работам хранится 50 или 75 лет |
| Водители и работники, занятые на транспорте | Предварительный и периодический осмотры плюс предрейсовые и послерейсовые | Договор с лицензированной медицинской организацией, журналы осмотров | Своими силами такие осмотры не проводятся |
| Исполнитель по договору ГПХ или самозанятый | Направление не выдаётся: он не работник и в трудовых отношениях не состоит | Договор и акты выполненных работ | Требования 29н на отношения по ГПХ не переносятся |
Последняя строка таблицы даёт обратный риск: если по ГПХ фактически выстроены трудовые отношения, отсутствие медосмотра станет не единственной претензией. Проверять здесь надо не документ о медосмотре, а сам договор.
Полезно знать: есть письмо Минтруда о том, что если работники только офисные, работают исключительно за компьютерами, никакого иного оборудования нет и класс условий труда второй, медосмотр можно не проходить. Реквизиты письма стоит уточнить до того, как строить на нём освобождение целого подразделения.
Цена ошибки: отстранение, штрафы и что находит инспектор
Работника, не прошедшего обязательный медицинский осмотр, работодатель обязан отстранить от работы по статье 76 ТК РФ. Если осмотр не пройден по вине работника, время отстранения не оплачивается; если по вине работодателя — оплачивается как простой. Допуск к работе без осмотра квалифицируется по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ и влечёт штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей. Нарушение в отношении каждого работника образует самостоятельный состав, поэтому при неоформленном подразделении сумма умножается на численность.
Факт: по подборке судебной практики допуск к работе без обучения по охране труда даёт штраф от 110 000 до 130 000 рублей, причём одинаковый и когда обучение не проводилось вовсе, и когда нарушен только срок. Допуск водителя-экспедитора без психиатрического освидетельствования — 120 000 рублей.
Что об этом думает ГИТ: инспектор проверяет не только папку. Он опрашивает самих работников: как проводился вводный инструктаж, что рассказывали, направляли ли на медосмотр и куда. Если работники говорят, что с ними ничего не проводилось, инспектор получает доказательство того, что документы фиктивны. Именно поэтому даты в журнале учёта направлений должны совпадать с реальными датами явки в клинику, а не проставляться задним числом одним днём.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Восстановление документов с нуля в компании на 100 человек занимает минимум полгода, а если у специалиста есть другие задачи, дольше. Паниковать при этом смысла нет: инструктажи и осмотры проводятся текущими датами, и тогда нарушение перестаёт быть длящимся — инспектор увидит нарушение сроков, но факт устранения тоже увидит. Начните с оценки того, по скольким рабочим местам вообще нужны осмотры, а не с закупки бланков.»
Электронный вид: направления, заключения и архив в КЭДО
Пункт 11 Порядка прямо допускает учёт выданных направлений в электронном виде, а сами направления могут формироваться электронно с использованием электронных подписей работодателя и лица, поступающего на работу. Это снимает необходимость держать корешки бумажных бланков, но добавляет требование к системе: она должна выгружать журнал действий по каждому документу.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Граница проходит по конкретным видам документов. В электронный вид не переводятся акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, журналы регистрации инструктажей по охране труда, трудовые книжки. Приказ об увольнении на бумаге — это позиция статьи 22.1 ТК РФ, подтверждённая письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Направления на медосмотр и медицинские заключения в этот перечень не входят, поэтому вести их электронно можно, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ.
В практике Добыто досье по медосмотрам чаще всего собирают в отдельное электронное дело с настроенным маршрутом: направление подписывает уполномоченный представитель работодателя, работник получает его в личный кабинет, а скан-копия заключения от клиники прикладывается к тому же делу. Хранение остаётся на 125-ФЗ: статья 13 наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов, а типовые функциональные требования к системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15 июня 2020 года.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Система должна обеспечивать выгрузку журналов действий и отслеживание действий работника, иначе при споре нечем подтвердить факт отправки и получения документа. Журнал при этом не выборочный: он покажет и то, что работает против работодателя — дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе. Мы смотрим журнал до проверки, а не после начала спора.»
Важный нюанс из практики: первые дни работы человека в системе КЭДО — зона повышенной вероятности ошибки. Суды прямо учитывают, что действие могло быть совершено ошибочно при первичном использовании системы. Для документов по медосмотрам это означает простое правило: ознакомление с календарным планом у новичков дублируется вне системы, хотя бы рассылкой с подтверждением получения.
Стоимость перевода кадровых документов и электронного архива
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и необходимости интеграции с учётной системой. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф и отдельно не покупаются.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Электронный архив кадровых документов | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | выпуск в сервисе |
| УКЭП для руководителя и уполномоченных лиц | через партнёров-удостоверяющих центров | по регламенту центра |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, выбранного набора подписей и потребности в кастомных шаблонах и интеграции. Актуальные условия по каждому пакету и состав функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указаны ограничения по численности для тарифа «Старт».
Выводы
Приказ 29н описывает процедуру осмотра, а не архив работодателя. У компании по прямым нормам остаются учёт выданных направлений, третий экземпляр медицинского заключения по предварительному осмотру и свой экземпляр заключительного акта по итогам периодического. В личное дело идёт только вывод о наличии или отсутствии противопоказаний, всё, что содержит диагнозы и результаты обследований, у работодателя храниться не должно. Сроки берутся не из 29н, а из перечня Росархива: 3 года по документам периодических осмотров и 50 или 75 лет по заключительным актам при вредных и опасных условиях труда.
Мы в Добыто собираем такие досье в отдельное электронное дело с маршрутом подписания и выгружаемым журналом действий, потому что при проверке подтверждать законность допуска приходится работодателю, а не клинике. Настройка номенклатуры дел под перечень Росархива делается один раз и дальше работает без ручного контроля сроков.
Частые вопросы о документах по медосмотрам
Можно ли выписать одно направление сразу на нескольких работников?
Нет. По пункту 9 Порядка направление содержит фамилию, имя, отчество, дату рождения и пол конкретного работника, его должность, структурное подразделение и вредные производственные факторы именно его рабочего места. Групповым документом является поимённый список работников, который направляется в медицинскую организацию не позднее чем за 2 месяца до начала периодического осмотра, но он не заменяет персональные направления.
Что делать, если медорганизация не прислала заключительный акт?
По пункту 45 акт составляется не позднее чем через 30 дней после завершения периодических осмотров, по пункту 47 экземпляры направляются в течение 5 рабочих дней от даты утверждения. Если сроки прошли, направьте письменный запрос и сохраните переписку. Отсутствие акта у работодателя не снимает обязанности подтвердить, что работники осмотр прошли: до получения акта эту роль выполняют индивидуальные заключения и записи в учёте выданных направлений.
Оплачивается ли время прохождения медосмотра и нужен ли приказ?
По статье 185 ТК РФ на время прохождения обязательного медицинского осмотра за работником сохраняются место работы и средний заработок. Отдельный приказ закон не требует, достаточно направления и календарного плана, но время отсутствия отражается в табеле учёта рабочего времени. Сами осмотры проводятся за счёт работодателя по статьям 214 и 220 ТК РФ.
Нужно ли новое направление при переводе на другую должность?
Если на новом рабочем месте появляются вредные или опасные производственные факторы, которых не было в прежнем направлении, требуется новый осмотр по этим факторам. Ранее выданное заключение подтверждает отсутствие противопоказаний только к тем факторам, которые в нём перечислены, и на новые виды работ не распространяется. Перевод оформляется после получения заключения, иначе допуск подпадает под часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ.
Можно ли вести учёт выданных направлений только в электронном виде?
Да. Пункт 11 Порядка обязывает работодателя организовать учёт выданных направлений, в том числе в электронном виде. Форма журнала не установлена, поэтому достаточно реестра с номером и датой направления, фамилией работника, видом осмотра, наименованием медицинской организации и отметкой о поступившем заключении. При электронном ведении сохраняйте возможность выгрузки реестра в читаемый файл для предъявления инспектору.
Что делать с заключением, если кандидат не был принят на работу?
Цель обработки персональных данных в этом случае исчерпана: трудовые отношения не возникли, обязанности подтверждать допуск нет. Дальнейшее хранение медицинского заключения становится избыточным по 152-ФЗ, документ уничтожается в порядке, описанном в правилах обработки персональных данных, с составлением акта. Расходы на проведённый осмотр подтверждаются договором и актом с медицинской организацией, а не заключением по кандидату.
