Архивное дело в компании начинается не со стеллажей, а с двух документов: номенклатуры дел на текущий год и приказа о назначении ответственного за архив. Право создать собственный архив и хранить документы у себя даёт пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», а сроки берутся из статьи 22.1 того же закона и Перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет, график отпусков — 3 года, табель — 5 лет. Различие, от которого зависит вся организация работы: бумажное дело закрывается описью и уходит на полку, а электронный документ нужно ещё и удерживать проверяемым весь срок хранения, иначе через десять лет подтвердить, кто его подписал, будет нечем.
Разберём номенклатуру дел, формирование дел и описи, сроки по группам кадровых документов и порядок уничтожения через экспертизу ценности. Покажем, какие документы нельзя увести в электронный вид даже при введённом КЭДО и что делать с подписью, срок действия сертификата которой короче срока хранения дела. Отдельно — как выдаётся архивная справка и куда уходят документы при ликвидации. Таблица сроков по видам документов, чек-лист подготовки, сценарии для компаний разной численности, стоимость на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кадровый архив: какие документы в него попадают и кто за него отвечает
Кадровый архив — это не помещение, а режим: совокупность дел, сформированных по номенклатуре, учтённых в описях и хранящихся установленный срок. Пункт 2 статьи 13 125-ФЗ наделяет организацию правом самостоятельно создавать архив и организовывать хранение документов. Это право, а не обязанность нанимать архивариуса: обязанность другая — обеспечить сохранность документов в течение сроков, установленных законом.
Механика годового цикла выглядит так. В конце каждого календарного года каждое структурное подразделение формирует дела в соответствии с номенклатурой дел, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив на хранение. Дела передаются не сразу после закрытия: практика делопроизводства отводит на это период не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дела в делопроизводстве. До этого дела остаются в кадровой службе.
Факт: хранение документов — самая регламентированная область управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный. Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет: правила хранения электронных документов задаются отдельными актами Росархива.
В кадровый архив попадают не все документы отдела кадров подряд. Разделите поток на три группы: документы по личному составу (трудовые договоры, приказы о приёме, переводе и увольнении, личные карточки, личные дела), документы по организации труда (штатное расписание, ЛНА, графики отпусков, табели) и документы, сопровождающие процедуры (согласия на обработку персональных данных, документы по медосмотрам, журналы инструктажей). Сроки у этих групп различаются в десятки раз, поэтому смешивать их в одном деле нельзя.
Ответственного назначают приказом, и это отдельное поручение, а не строчка в должностной инструкции «и прочие обязанности». В практике Добыто первый вопрос при внедрении КЭДО звучит именно так: покажите действующую номенклатуру дел и приказ об ответственном. Если их нет, электронный архив строить не на чем, потому что переносить в систему нечего — структура хранения просто не описана.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровый архив разваливается не на этапе хранения, а на этапе формирования дел. Пока в компании нет номенклатуры, каждый специалист складывает документы по своей логике, и через два года найти приказ по конкретному работнику можно только перебором папок. Начните с простого: возьмите свою номенклатуру за текущий год и проверьте, есть ли в ней отдельные индексы для приказов по личному составу и приказов по отпускам — у них разные сроки хранения».
Сроки хранения кадровых документов: 50 и 75 лет, 5 лет и 3 года
Срок хранения определяется не тем, когда работник уволился, а тем, к какой категории относится документ и когда дело закончено делопроизводством. Статья 22.1 125-ФЗ делит документы по личному составу по дате: законченные делопроизводством после 1 января 2003 года хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Остальные сроки берутся из Перечня типовых управленческих архивных документов — это профильный раздел Росархива, где перечень выложен вместе с инструкцией по его применению.
Отсчёт ведётся не со дня подписания документа. Срок исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: график отпусков за 2024 год хранится с начала 2025 года и три года.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовой договор и дополнительные соглашения к нему | 50 лет, если дело закончено после 01.01.2003; 75 лет, если раньше | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение | 50 или 75 лет по той же дате | ст. 434 Перечня № 236 |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет | ст. 434 Перечня № 236 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 Перечня № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50 или 75 лет | Перечень № 236 |
| Документы периодических медицинских осмотров | 3 года; заключительные акты по вредным и опасным условиям 50 или 75 лет | ст. 635 Перечня № 236 |
| Штатное расписание по месту утверждения | постоянно | Перечень № 236 |
Из таблицы следует практический вывод для номенклатуры: приказы по личному составу и приказы об отпусках регистрируются в разных журналах и подшиваются в разные дела. Если сложить их в одну папку, всё дело придётся хранить по максимальному сроку, то есть полвека вместо пяти лет.
Отдельная развилка — документы по медосмотрам. Порядок их проведения задаёт приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н, который действует в редакции от 02.10.2024, а срок хранения берётся не из него, а из Перечня № 236. Кадровики регулярно путают эти два вопроса: приказ 29н отвечает на вопрос «кого и как часто направлять», Перечень — на вопрос «сколько лет хранить полученные заключения».
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге по статье 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения не бывает, и в номенклатуре под эти документы остаётся бумажное дело.
Электронный архив: почему подписанный файл не равен архивному документу
Файл, лежащий в папке на сервере, архивным документом не становится. Требования к системам, в которых электронные документы создаются и хранятся, собраны в приказе Росархива от 15.06.2020 № 69 о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Это фактически инструкция по выбору системы: что она должна уметь, чтобы юридическая сила документа не потерялась за годы хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Вторая опора — ГОСТ Р 57762-2017 об обеспечении долговременной сохранности электронных документов. Стратегия сохранности в нём описана восемью свойствами: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Формулировки выглядят абстрактно ровно до момента, когда через восемь лет вам приносят файл в формате, который текущая версия программы уже не открывает.
Самая частая техническая проблема кадрового электронного архива — разрыв между сроком действия сертификата подписи и сроком хранения дела. Сертификат живёт год или два, дело — 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой, к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой. Мы закладываем этот процесс в регламент сразу при внедрении, а не тогда, когда до истечения сертификатов остаётся месяц.
Проверьте электронную подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Проверка показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат. Возьмите для теста самый старый подписанный документ, который у вас есть: если по нему подпись уже не читается, вопрос архивного хранения у вас не теоретический.
Распечатка электронного документа не заменяет оригинал
Распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа, а не подлинником. Чтобы такая распечатка имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Обратная ситуация тоже встречается: скан подписанного от руки договора — это электронный образ, а не электронный документ, и требования к подписи у них разные.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ».
Полезно знать: учётные системы вроде 1С на архивное хранение не рассчитаны. Возврат подписанных документов обратно в учётную систему даёт задвоение файлов и рост базы, а процедуры перештамповки подписи в ней не реализованы — это функция системы КЭДО.
Номенклатура дел, формирование дел и архивная справка
Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, который утверждается на календарный год. Из неё вырастает всё остальное: индексы дел, порядок регистрации документов в журналах, состав описей и потом акты о выделении к уничтожению. В крупных компаниях кадровые документы проходят регистрацию в журнале и относятся в дело — это классическое делопроизводство, и от того, что документ электронный, ни один из этих шагов не исчезает.
Как построить кадровый архив с нуля: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: выпишите все виды кадровых документов, которые фактически образуются в компании, и укажите, где они лежат сейчас.
- Шаг 2. Сопоставьте каждый вид документа со статьёй Перечня № 236 и статьёй 22.1 125-ФЗ, проставьте срок хранения. Виды с разными сроками разведите в разные дела.
- Шаг 3. Составьте номенклатуру дел на текущий год: индекс, заголовок дела, срок хранения, ссылка на статью перечня. Утвердите её приказом.
- Шаг 4. Издайте приказ о назначении ответственного за архив и создайте экспертную комиссию: она проводит экспертизу ценности и подписывает описи и акты.
- Шаг 5. Сформируйте дела за закрытые годы, составьте описи дел по личному составу и дел постоянного хранения, передайте дела в архив организации.
- Шаг 6. Определите режим хранения: помещение и порядок доступа для бумаги, система хранения, резервные копии и порядок переподписания для электронных документов.
- Шаг 7. Закрепите порядок в локальном нормативном акте: кто выдаёт документы из архива, по какой форме выдаётся архивная справка, как фиксируется выдача.
Важный нюанс из практики: на одного сотрудника приходится около 30 кадровых документов в год. В компании на 1000 человек это 30 тысяч документов ежегодно, и объём прирастает на столько же каждый следующий год. Номенклатура, рассчитанная на текущий штат, через три года перестаёт справляться, поэтому её пересматривают ежегодно, а не переиздают старую с новой датой.
Что проверить до того, как начинать формировать архив
Подготовка занимает больше времени, чем сама раскладка дел. До старта проверьте пять вещей: утверждена ли номенклатура дел на текущий год; назначен ли приказом ответственный за архив и создана ли экспертная комиссия; какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем подтверждается их подлинность; какие документы нельзя переводить в электронный вид даже при введённом КЭДО; где физически хранятся дела за прошлые годы и есть ли по ним описи.
Если вы работодатель и читаете этот раздел с ощущением, что архив у вас ведут «как получится», штатный архивариус для наведения порядка не обязателен: в сервисе Добыто структура хранения задаётся номенклатурой прямо в системе, и документ уходит в электронный архив со своим сроком хранения сразу после подписания.
Архивная справка: кто выдаёт и в какой срок
Архивная справка — документ, который подтверждает сведения о работе, стаже или заработке на основании документов архива. Пока организация действует, справку выдаёт она сама. По письменному заявлению работника копии документов, связанных с работой, выдаются не позднее трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Если организация ликвидирована, документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по правилам статьи 23 125-ФЗ, и справку выдаёт уже архив-преемник.
Практический смысл этого правила проявляется через десятилетия: человек, оформляющий пенсию, приходит за подтверждением заработка за 2009 год. Если дело было уничтожено раньше срока или передано без описи, подтверждать нечем, и восстанавливать стаж придётся через суд.
Шаблоны ЛНА и приказов для наведения порядка в кадровом архиве
Комплект закрывает организационную часть: начните с положения об отделе кадров, оно определяет, кто именно отвечает за формирование и хранение дел.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение об отделе кадров | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Правила обработки персональных данных | Скачать |
Уничтожение документов: экспертиза ценности, акт и персональные данные
Истёкший срок хранения сам по себе не даёт права выбросить дело. Уничтожению предшествует экспертиза ценности: экспертная комиссия просматривает дела с истекшими сроками, отбирает те, что подлежат постоянному хранению, и на остальные составляет акт о выделении к уничтожению. Акт утверждается руководителем, и только после этого дела передаются на уничтожение.
С кадровыми документами действует встречное ограничение по персональным данным. По 152-ФЗ оператор не вправе хранить персональные данные дольше, чем этого требуют цели обработки, и при отзыве согласия обязан прекратить обработку и уничтожить данные в срок, не превышающий тридцати дней. Столкновение норм разрешается в пользу архивного законодательства: пока действует установленный законом срок хранения документа, отзыв согласия не даёт основания уничтожить трудовой договор или приказ о приёме.
В электронном архиве уничтожение выглядит иначе, чем шредер. Удалить нужно не только сам файл, но и его копии, и записи в системе, и при этом сохранить акт как подтверждение законности удаления. Порядок хранения и уничтожения электронных документов — одна из тех тем, по которым уже формируется отдельная категория трудовых споров, наряду с переводом на КЭДО без согласия работника и ограничением доступа работника к своим документам.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Порядок хранения и уничтожения электронных кадровых документов уже стал самостоятельным предметом споров. Работник заявляет, что документа не видел и получить его не может, а работодатель не показывает ни журнал действий, ни акт об уничтожении. Проверьте у себя две вещи: сохраняются ли акты о выделении к уничтожению и выгружается ли из системы журнал действий по конкретному документу».
Ошибки кадрового архива и во что они обходятся
Первая ошибка — хранить кадровые документы «пока работает плюс несколько лет». Логика бытовая: человек уволился, документы больше не нужны. Норма другая: трудовой договор и приказы по личному составу хранятся 50 лет с года, следующего за годом окончания дела делопроизводством, независимо от того, работает человек или уволился десять лет назад.
Вторая — отсутствие номенклатуры дел. Документы складываются в папки по годам без индексов и сроков, и при первом же запросе оказывается, что приказ об отпуске лежит вместе с приказом об увольнении, а значит, всю папку придётся хранить полвека.
Третья — перевод в электронный вид того, что переводить нельзя. Трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, остаются бумажными.
Цена этих ошибок считается по трём статьям. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — предупреждение или штраф по статье 13.20 КоАП РФ: на должностных лиц от 3000 до 5000 рублей, на юридических лиц от 5000 до 10 000 рублей. Для акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью работает более тяжёлая статья 13.25 КоАП РФ: неисполнение обязанности по хранению документов, предусмотренных законодательством об этих обществах, влечёт штраф на должностных лиц от 2500 до 5000 рублей, на юридических лиц от 200 000 до 300 000 рублей. Отдельно идёт статья 5.27 КоАП РФ, если нарушение хранения обернулось невозможностью подтвердить оформление трудовых отношений.
Прямой убыток обычно больше штрафа. Утраченное дело означает, что в трудовом споре работодателю нечем подтвердить ни ознакомление с ЛНА, ни основание перевода, ни размер выплат.
Лайфхак: журнал подписания в системе смотрят до начала спора, а не после. Перед проверкой и перед увольнением, на котором ожидается конфликт, выгрузите журнал действий по документам работника и убедитесь, что даты выдачи подписи и подписания не совпадают.
Кейс из практики: ритейл-компания примерно на 6000 сотрудников с наймом около 1500 человек в месяц возила кадровые документы курьером — одна доставка по Москве стоила около 400 рублей. После перевода потока в электронный вид курьерская логистика ушла из процесса, а стоимость решения составила порядка 1000 рублей в год на одного сотрудника.
Что критично в архиве при разной численности
Универсальных требований к архиву нет: набор критичного меняется вместе с масштабом и распределённостью компании.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Номенклатура дел и правильные сроки; сохранность дел по личному составу | Отдельное архивное помещение, интеграции, ролевые маршруты |
| 100-500 сотрудников, несколько подразделений | Регистрация документов в журналах, описи, разделение дел по срокам, интеграция с учётной системой | Выделенный сервер, уведомления через мессенджеры |
| От 1000 сотрудников, регионы и высокая текучесть | Работа системы под нагрузкой при массовом ознакомлении, выгрузка журналов действий, регламент переподписания, ролевая маршрутизация | Возврат подписанных файлов обратно в учётную систему |
Из таблицы видно, где чаще всего промахиваются при выборе системы: требование по нагрузке в техническое задание почти никогда не попадает, хотя при массовом ознакомлении с ЛНА в систему одномоментно заходят тысячи сотрудников.
Когда собственный кадровый архив строить преждевременно
Отдельная архивная служба нужна не всем. Если в компании до 25 человек, документы за все годы помещаются в один шкаф, а кадровый учёт ведёт один специалист, выделять архив как самостоятельное направление рано: достаточно номенклатуры дел, приказа об ответственном и корректных сроков хранения. Внеофисное хранение и депозитарные услуги также имеют смысл не всегда: ответственность за сохранность по 125-ФЗ остаётся на организации, а не переходит к хранителю, поэтому экономия на площади оборачивается новым риском при плохом договоре.
Не стоит начинать и с оцифровки бумажного архива. Скан бумажного оригинала остаётся электронным образом и подлинник не заменяет, так что старые дела разумнее оставить как есть, а электронный режим включать для документов, которые рождаются в электронном виде с этого момента.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность».
Стоимость электронного кадрового архива: тарифы Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: электронный архив, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф, выпускаются бесплатно | в рамках подключения |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности подключённых сотрудников и выбранного тарифа: электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес». Полные условия по каждому пакету, включая порядок перехода между ними, собраны на странице тарифов Добыто КЭДО.
Тариф можно повысить или понизить в любое время: при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, что удобно для компаний с сезонным набором персонала.
Выводы
Порядок в кадровом архиве держится на трёх опорах: утверждённая номенклатура дел, корректно проставленные сроки из статьи 22.1 125-ФЗ и Перечня № 236, а также уничтожение только через экспертизу ценности и акт. Электронные документы этих правил не отменяют, а добавляют к ним свою задачу — удерживать подпись проверяемой все 50 лет, для чего нужны метки времени и переподписание. Приказ об увольнении, трудовые книжки, акты о несчастных случаях и документы об инструктажах остаются на бумаге, поэтому реальный архив в большинстве компаний гибридный.
Мы в Добыто выстраиваем электронную часть этого контура: структура хранения задаётся номенклатурой в самой системе, документ уходит в архив сразу после подписания со своим сроком, а журнал действий по каждому документу выгружается для проверки или спора.
Частые вопросы об архивном деле в компании
Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с государственным архивом?
Зависит от статуса организации. Если компания включена в списки источников комплектования государственного или муниципального архива, номенклатура дел и описи дел постоянного хранения согласовываются с этим архивом. Обычная коммерческая организация, не являющаяся источником комплектования, утверждает номенклатуру самостоятельно приказом руководителя после рассмотрения экспертной комиссией. Проверить свой статус можно в архивном учреждении по месту нахождения организации.
Можно ли передать кадровые документы на внеофисное хранение?
Можно, договор хранения закон не запрещает. Но ответственность за обеспечение сохранности документов в течение установленных сроков по 125-ФЗ остаётся на организации: хранитель отвечает перед вами по договору, а перед проверяющими отвечаете вы. В договоре критичны три пункта: срок выдачи дела по запросу, порядок доступа при проверке и ответственность за утрату. Дела по личному составу с 50-летним сроком лучше держать там, где вы можете получить их за один рабочий день.
Нужно ли оцифровывать бумажный архив при переходе на КЭДО?
Нет, и это самая частая лишняя работа при внедрении. Бумажный архив оставляют как есть: сканирование превращает оригинал в электронный образ, а подлинником остаётся бумага, которую всё равно придётся хранить весь срок. Электронный режим включают для документов, которые создаются в электронном виде после запуска КЭДО, и они хранятся в системе со своими сроками.
Пришёл приказ на ознакомление в электронном виде — где он потом хранится?
Подписанный или подтверждённый ознакомлением приказ остаётся в системе кадрового электронного документооборота и относится в дело по номенклатуре, как бумажный. Работник вправе получить копию: по письменному заявлению работодатель выдаёт документы, связанные с работой, не позднее трёх рабочих дней по статье 62 ТК РФ. Распечатка при этом будет копией электронного документа, поэтому её заверяют отметкой о верности копии.
Куда уходят кадровые документы при ликвидации компании?
Документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив по правилам статьи 23 125-ФЗ, вместе с описями. Передача готовится заранее: дела должны быть сформированы, пронумерованы и описаны, иначе архив их не примет и процедура ликвидации застопорится. Дальше архивные справки бывшим работникам выдаёт уже архив, принявший документы.
Что делать, если сертификат подписи истёк, а документ надо хранить ещё 40 лет?
Истечение срока сертификата само по себе не аннулирует подпись, поставленную в период его действия, но подтвердить это нужно технически. Работает связка из метки времени, зафиксировавшей момент подписания, и усовершенствованной подписи, которая формируется поверх старой при смене криптоалгоритмов. Если ни метки времени, ни переподписания нет, проверить документ через десять лет будет нечем, и подтверждать его придётся косвенно — журналами системы и перепиской.
