Кадровые документы компании делятся на три группы: обязательные по Трудовому кодексу для всех работодателей, обязательные при определённых условиях и те, которые ведут по собственному решению. В первую группу входят трудовые договоры, приказы по личному составу, график отпусков, табель учёта рабочего времени, документы об обработке персональных данных и комплект по охране труда. Личные дела и личные карточки по форме Т-2 в коммерческой организации не обязательны: с 2021 года это право работодателя, а не его обязанность. Главное различие проходит по статусу работодателя. Микропредприятие и некоммерческая организация вправе отказаться от правил внутреннего трудового распорядка и положения об оплате труда по статье 309.2 ТК РФ, перенеся эти условия в типовой трудовой договор. Всем остальным работодателям те же локальные акты обязательны, а их отсутствие ГИТ фиксирует как нарушение.
Разберём состав обязательного комплекта с привязкой к нормам, покажем, какие документы считают обязательными ошибочно, и как перечень соотносится со сроками хранения от 3 до 75 лет по Перечню Росархива. Отдельно посмотрим, что происходит с кадровыми документами при переводе в электронный вид: часть из них закон оставляет на бумаге даже при внедрённом КЭДО. Сроки хранения по видам документов, порядок передачи дел в архив, размеры штрафов по статьям 5.27 и 13.20 КоАП, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Обязательные кадровые документы: что должно быть у любого работодателя
Обязательность кадрового документа определяется не привычкой и не отраслевым шаблоном, а конкретной нормой, которая требует его оформить. Проверять свой комплект удобнее по этой логике: сначала норма, потом документ, потом срок хранения. Ниже — минимальный набор, который инспектор ГИТ ожидает увидеть у работодателя со штатом более 15 человек.
| Документ | Основание | Что важно в оформлении |
|---|---|---|
| Трудовой договор | статьи 57 и 67 ТК РФ | Письменная форма, два экземпляра, отметка работника о получении своего экземпляра |
| Правила внутреннего трудового распорядка | статьи 189 и 190 ТК РФ | Утверждаются с учётом мнения профсоюза при его наличии, ознакомление до подписания трудового договора |
| Штатное расписание | статья 57 ТК РФ (косвенно) | Прямой обязанности в ТК РФ нет, но трудовая функция в договоре указывается по штатному расписанию, и ГИТ запрашивает его в первую очередь |
| График отпусков | статья 123 ТК РФ | Утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года |
| Табель учёта рабочего времени | статья 91 ТК РФ | Учитывается фактически отработанное время каждого работника, форма произвольная |
| Приказы по личному составу | статьи 68, 84.1 ТК РФ | Приказ о приёме объявляется работнику под подпись в трёхдневный срок со дня начала работы |
| Документы об обработке персональных данных | статьи 86-88 ТК РФ, статья 18.1 152-ФЗ | Локальный акт о порядке обработки, ознакомление работников, назначение ответственного за организацию обработки |
| Документы по охране труда | статья 214 ТК РФ | Инструкции, журналы инструктажей, оценка профессиональных рисков, приказ об ответственном |
| Книга учёта движения трудовых книжек | приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н | Ведётся, пока у работодателя остаётся хотя бы одна бумажная трудовая книжка |
| Документы воинского учёта | постановление Правительства от 27.11.2006 № 719 | Приказ об организации воинского учёта, карточки, план работы, сверки с военкоматом |
Положение об оплате труда попадает в обязательные не всегда: оно требуется, когда системы оплаты в компании устанавливаются локальным актом по статье 135 ТК РФ. Если все условия оплаты прописаны в трудовых договорах, отдельного положения закон не требует, и претензия ГИТ по его отсутствию будет необоснованной.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге даже при внедрённом КЭДО. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97.
Кто отвечает за кадровые документы и чем это оформляется
Ответственность за кадровое делопроизводство по умолчанию лежит на руководителе организации. Дальше она распределяется приказами, и каждый участок требует отдельного документа: ответственный за ведение, хранение, учёт и выдачу трудовых книжек, ответственный за организацию обработки персональных данных, ответственный за воинский учёт, ответственный за охрану труда. Если в организации более 50 работников, по охране труда вводится отдельный специалист, при меньшей численности достаточно назначить ответственного из числа действующих работников, в том числе кадровика.
Отдельно оформляется право подписи кадровых документов, если приказы подписывает не первое лицо. Без такого приказа или доверенности подпись руководителя отдела кадров на приказе о приёме оспаривается работником в суде как подпись неуполномоченного лица.
Документы, которые считают обязательными ошибочно
Личное дело в коммерческой организации вести не обязательно. Требование формировать личные дела установлено для государственных гражданских служащих Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ и Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609. Коммерческие компании и индивидуальные предприниматели ведут личные дела по собственному решению, и заставить их это делать инспектор не может.
Проблемы начинаются с состава такого дела. Когда компания копирует перечень документов из правил для госслужащих, в папку попадают копии паспорта, свидетельств о рождении детей, документов о собственности и медицинских справок. Объём персональных данных перестаёт соответствовать заявленной цели обработки, а это уже нарушение принципов статьи 5 152-ФЗ и предмет проверки Роскомнадзора, а не ГИТ.
Личная карточка по форме Т-2 перестала быть обязательной: постановление Правительства от 16.04.2003 № 225 утратило силу, а приказ Минтруда от 19.05.2021 № 320н не требует дублировать в карточке записи о трудовой книжке. Унифицированные формы Госкомстата, включая Т-1, Т-3 и Т-7, для коммерческих организаций необязательны с 2013 года по статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Работодатель вправе разработать свои бланки, но на практике удобнее оставить привычные формы: они уже согласованы с учётными системами и не вызывают вопросов при проверке.
Образцы кадровых документов для базового комплекта
Комплект собран по стартовому набору работодателя: смотрите первым трудовой договор, остальные документы достраиваются вокруг него.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Штатное расписание по форме Т-3 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Когда часть кадровых документов можно не вести
Статья 309.2 ТК РФ разрешает работодателю — микропредприятию и работодателю — некоммерческой организации отказаться полностью или частично от локальных нормативных актов: правил внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, положения о премировании, графика сменности. Условия, которые эти акты должны были регулировать, включаются в трудовые договоры по типовой форме из постановления Правительства РФ от 27.08.2016 № 858.
Отказ не сплошной. Локальный акт о временном переводе работников на дистанционную работу принимать всё равно придётся: он прямо исключён из перечня статьи 309.2. Обязанности по охране труда статья 309.2 тоже не снимает, и здесь численность роли не играет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Ситуация работодателя | От чего можно отказаться | Что остаётся обязательным |
|---|---|---|
| Организация или ИП вне статуса микропредприятия | Ни от чего из перечня статьи 309.2 | Полный комплект локальных актов и кадровых документов |
| Микропредприятие | ПВТР, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности | Типовой трудовой договор по постановлению № 858, приказы, график отпусков, табель, охрана труда, воинский учёт |
| Некоммерческая организация | Тот же перечень, что и у микропредприятия | Акт о временном переводе на дистанционную работу, комплект по охране труда, кадровые приказы |
| Все работники, включая руководителя, дистанционные | Специальная оценка условий труда, большая часть комплекта по охране труда | Инструкции по выданной технике, трудовые договоры о дистанционной работе, приказы, табель |
Последняя строка — единственный сценарий, когда объём документов по охране труда сокращается радикально. Как только в компании появляется хотя бы один офис, комплект восстанавливается полностью: несчастный случай в рабочее время расследуется, даже если он произошёл в лифте арендованного бизнес-центра и организация к состоянию лифта отношения не имеет.
Персональные данные в кадровых документах: где чаще всего перегибают
Кадровый архив — это в первую очередь массив персональных данных, и надзор за ним ведёт не ГИТ, а Роскомнадзор. С 30 мая 2025 года штрафы по статье 13.11 КоАП выросли: обработка персональных данных без предусмотренного законом согласия в письменной форме обходится юридическому лицу в 300 000-700 000 рублей, должностному лицу — в 100 000-300 000 рублей. С 1 января 2026 года такие дела рассматривают мировые судьи.
Основная обработка данных работника ведётся без отдельного согласия: основанием служит трудовой договор и требования Трудового кодекса. Согласие нужно там, где обработка выходит за эти рамки: передача данных третьим лицам, публикация фотографии на сайте, проверка кандидата по открытым источникам, размещение данных в системе стороннего оператора. Формулировка цели в согласии должна совпадать с тем, что компания реально делает: расхождение цели и фактических действий — типичное основание для предписания.
Соберите согласие на обработку персональных данных под свою цель
Сроки хранения кадровых документов: от 3 до 75 лет
Сроки задаются двумя документами. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в статье 22.1 устанавливает базовое правило для документов по личному составу: 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Конкретные виды документов расписаны в Перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
| Документ | Срок хранения | Комментарий |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы о приёме, переводе, увольнении | 50 лет (75 лет до 2003 года) | Влияют на страховой стаж, поэтому срок максимальный |
| Приказы об отпуске по беременности и родам, по уходу за ребёнком | 50 лет | Хранятся дольше обычных отпускных приказов |
| Приказы о ежегодных и учебных отпусках, о командировках | 5 лет | При хранении отдельно от личных дел |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | Самый короткий срок среди кадровых приказов |
| Табели и журналы учёта рабочего времени | 5 лет | При вредных и опасных условиях труда срок увеличивается до 50 лет |
| График отпусков | 3 года | Отсчёт с окончания года, на который график составлен |
| Штатное расписание и изменения к нему | постоянно | По месту разработки и утверждения |
| Правила внутреннего трудового распорядка | 1 год после замены новыми | Прежняя редакция уничтожается не сразу после утверждения новой |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года или 50 лет | 3 года со дня истечения срока действия или отзыва, если хранится отдельно; 50 лет, если подшито в личное дело |
Последняя строка объясняет, почему решение о личных делах стоит принимать осознанно. Как только согласие попадает в личное дело, оно перестаёт быть трёхлетним документом и живёт вместе с делом полвека, вместе со всем объёмом персональных данных, который в это дело подшит.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Как организовать хранение: номенклатура дел, архив и архивная справка
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Он заменил прежний приказ Минкультуры России № 526, поэтому инструкции по делопроизводству, написанные до сентября 2023 года, содержат ссылку на недействующий акт. Это первое, что стоит проверить в собственном локальном акте о делопроизводстве.
Организация вправе самостоятельно создать архив и организовать хранение своих документов: это прямо предусмотрено статьёй 13 125-ФЗ. Практически это означает, что в конце каждого календарного года подразделения формируют дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передают их на хранение. Номенклатура дел связывает конкретную папку со сроком хранения: без неё определить, какие дела уже можно выделить к уничтожению, а какие ещё нет, нечем.
Внеофисное хранение у специализированной компании закон не запрещает, и для московских работодателей с дорогой арендой это распространённый вариант. Ответственность за сохранность при этом остаётся на работодателе, а передача бумаг с персональными данными оформляется как обработка по поручению: в договоре фиксируются перечень действий, цели, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите. Договор аренды складского места такой роли не выполняет.
Как передать кадровые документы в архив организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите номенклатуру дел на год и закрепите за каждым заголовком дела срок хранения по Перечню № 236.
- Шаг 2. По завершении года сформируйте дела: разложите документы по заголовкам, проверьте наличие подписей и приложений, уберите дубликаты и черновики.
- Шаг 3. Проведите экспертизу ценности силами экспертной комиссии: разделите дела на постоянного хранения, свыше 10 лет и временного хранения до 10 лет включительно.
- Шаг 4. Оформите дела длительного и постоянного хранения: подшивка, нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись для дел по личному составу, обложка с крайними датами.
- Шаг 5. Составьте описи дел и передайте их в архив организации по акту, а на дела с истёкшим сроком оформите акт о выделении к уничтожению и утвердите его у руководителя.
Архивную справку по кадровым документам компания выдаёт по письменному запросу. Действующему работнику документы, связанные с работой, выдаются в течение трёх рабочих дней со дня подачи заявления по статье 62 ТК РФ. Бывшему работнику справка о стаже или заработке готовится по документам, которые у работодателя ещё хранятся: если организация ликвидирована, запрос направляется в государственный или муниципальный архив по месту, куда передавались документы по личному составу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом, и сама по себе в спор не заходит. Чтобы такая распечатка что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Проверьте, кто у вас в компании вправе ставить такую отметку и закреплено ли это полномочие приказом.»
Кадровые документы в электронном виде: что переводится, а что остаётся на бумаге
Электронный кадровый документооборот введён статьями 22.1-22.3 ТК РФ. Чтобы вести кадровые документы электронно, компания принимает локальный акт о переходе на КЭДО с перечнем документов и категорий работников, уведомляет работников и собирает письменное согласие каждого по статье 22.2 ТК РФ. Без согласия конкретного работника взаимодействовать с ним электронно нельзя. При споре суд сначала проверяет право компании вообще вести документы электронно и только потом смотрит на подпись под конкретным файлом: если первое рассыпается, до второго дело не доходит.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Первое, что мы объясняем на внедрении, — что часть процессов останется гибридной. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге. Расчётный листок электронно направляется только при введённом по правилам ТК РФ кадровом электронном документообороте: правовое основание для электронного взаимодействия создаёт сам факт внедрения КЭДО, а не свойства документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Виды подписи по документам не взаимозаменяемы. Аргумент «микрофинансовые организации подписывают договоры кодом из SMS, значит и мы можем так оформлять кадровые документы» в трудовых отношениях не работает: статьи 22.1-22.3 ТК РФ задают собственный перечень документов и собственные требования к виду подписи. Когда мы встречаем такую логику у клиента, это первый признак, что перечень документов и виды подписи в компании не разведены.
Полезно знать: журнал действий в системе КЭДО не выборочный. Он покажет и то, что работает против работодателя: дату выдачи ключа, вход под чужой учётной записью, отсутствие активности работника при формально подписанном документе.
Электронный архив кадровых документов подчиняется тем же срокам, что и бумажный: 50 лет для документов по личному составу никуда не исчезают. Требования к сохранности задаёт ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Практически это означает, что подпись под документом должна оставаться проверяемой и через двадцать лет, когда сертификат подписанта давно недействителен, а криптоалгоритмы сменились. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию именно поэтому: настройки формата подписи и архивного хранения дешевле проверять на пятидесяти документах, чем на пятидесяти тысячах.
Ошибки в ведении кадровых документов и цена каждой из них
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП стоит юридическому лицу 30 000-50 000 рублей, должностному лицу — 1 000-5 000 рублей, с возможностью ограничиться предупреждением. Повторное нарушение по части 2 той же статьи — уже 50 000-70 000 рублей для организации и дисквалификация должностного лица на срок от одного года до трёх лет. Уклонение от оформления трудового договора или подмена его гражданско-правовым договором обходится организации в 50 000-100 000 рублей.
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — отдельный состав по статье 13.20 КоАП: предупреждение или штраф на юридическое лицо в размере 5 000-10 000 рублей. Основные потери здесь наступают позже штрафа: утраченные документы по личному составу за 15 лет означают, что бывшие работники не смогут подтвердить стаж, а компания получит поток запросов, отвечать на которые будет нечем.
Проверить себя до прихода инспектора можно по проверочным листам Роструда: это те же списки контрольных вопросов, по которым инспектор ведёт проверку, и опубликованы они официально. Отдельно стоит помнить, что инспектор проверяет не только папки: он опрашивает работников. Если по журналу инструктаж проведён, а работник о нём не помнит, инспектор получает доказательство фиктивности документа.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что документ сформирован в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете и при технически исправной подписи.»
Отсюда два приёма, которые мы применяем в проектах. Первый: разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней, потому что совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд читает не в пользу работодателя. Второй: смотрим журнал подписания до того, как спор начался, — сверку проводим перед проверками и при увольнениях, на которых ожидаем конфликт.
Лайфхак: если вы вышли на позицию, где кадровое делопроизводство до вас не велось, первым документом составьте служебную записку руководителю с описанием фактического состояния дел на дату вашего прихода. Письменная фиксация снимает с вас ответственность за чужие нарушения и задаёт точку отсчёта для восстановления.
Что проверить перед восстановлением кадрового учёта
Прежде чем закупать папки и печатать бланки, соберите картину по пяти позициям: какие работники оформлены без трудового договора или с договором ГПХ вместо трудового; какие локальные акты отсутствуют, а какие есть, но без листов ознакомления; за какие годы нет приказов по личному составу и табелей; какие документы с истёкшим сроком лежат в архиве без акта об уничтожении; кто назначен ответственным за трудовые книжки, воинский учёт и обработку персональных данных. Дальше восстановление идёт по приоритету: сначала то, что влияет на стаж и выплаты работникам, потом локальные акты, потом архив.
Инструктажи и ознакомления при восстановлении проводятся текущими датами, даже если работники приняты давно. Нарушение перестаёт быть длящимся: инспектор увидит нарушение сроков, но и увидит, что оно устранено, а это уже основание для предупреждения вместо штрафа.
Стоимость ведения кадровых документов в электронном виде
Стоимость складывается из тарифа за сотрудника, набора функций и способа выпуска электронных подписей. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронный архив и интеграция с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | модуль настраивается за один день |
Итоговая сумма зависит от численности, выбранного тарифа и потребности в кастомных шаблонах и интеграциях. Актуальные условия и состав каждого пакета опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указано, что входит в тариф «Старт» и как происходит переход между тарифами.
Выводы
Обязательность кадрового документа определяется нормой, а не привычкой: трудовой договор, приказы по личному составу, график отпусков, табель, документы по персональным данным и охране труда нужны всем, а личные дела и карточки Т-2 коммерческая компания ведёт по собственному выбору. Микропредприятия и некоммерческие организации вправе заменить часть локальных актов типовым трудовым договором, но комплект по охране труда и кадровые приказы остаются. Сроки хранения тянутся от 3 лет для приказов о взысканиях до 50 и 75 лет для документов по личному составу, и связывает документ со сроком номенклатура дел. Перевод в электронный вид меняет носитель, а не срок: приказ об увольнении при этом всё равно уходит на бумагу.
В работе с кадровым архивом мы чаще всего разбираем не отсутствие документов, а разрыв между тем, что описано в локальном акте, и тем, что фиксирует система. Сервис КЭДО Добыто закрывает эту часть задачи: маршруты подписания, выгрузка журналов действий и электронный архив с сохранением проверяемости подписи на весь срок хранения.
Частые вопросы о кадровых документах
Нужно ли дублировать электронные кадровые документы на бумаге
Нет. При КЭДО, введённом по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, электронный документ самодостаточен и дублировать его бумажным экземпляром не требуется. Исключение — закрытый перечень из статьи 22.1 ТК РФ: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются на бумаге. Печать электронных документов «для архива» не только избыточна, но и создаёт риск: распечатка является копией, и при расхождении с оригиналом придётся объяснять, откуда она взялась.
Что делать, если кадровые документы утрачены при переезде, затоплении или пожаре
Приказом создаётся комиссия по расследованию причин утраты, составляется акт с перечнем утраченных дел и обстоятельствами. Дальше документы восстанавливаются по внешним источникам: сведения о стаже и выплатах запрашиваются в Социальном фонде России и ФНС, экземпляры трудовых договоров — у работников, приказы — по бухгалтерским основаниям и данным учётной системы. Восстановленные документы оформляются как копии с отметкой о причине восстановления, а акт хранится вместе с описью дел.
Можно ли уничтожить документы сразу после истечения срока хранения
Только после экспертизы ценности. Экспертная комиссия рассматривает дела, срок которых истёк к 1 января текущего года, и оформляет акт о выделении к уничтожению, который утверждает руководитель. Досрочное уничтожение запрещено, а самостоятельное уничтожение дел, которые по Перечню № 236 подлежат постоянному хранению, образует состав по статье 13.20 КоАП.
Кто отвечает за кадровые документы, если в компании нет кадровика
Руководитель организации. Он вправе возложить ведение кадрового делопроизводства на любого работника приказом с внесением обязанностей в трудовой договор или должностную инструкцию, либо передать участок на аутсорсинг по договору. Передача на аутсорсинг не снимает с работодателя ответственности перед ГИТ и Роскомнадзором: штраф по статьям 5.27 и 13.11 КоАП придёт организации, а не подрядчику.
В какой срок компания обязана выдать работнику копии кадровых документов
Три рабочих дня со дня подачи письменного заявления — срок по статье 62 ТК РФ для документов, связанных с работой: копий приказов, справок о заработной плате, выписок из трудовой книжки. Копии выдаются заверенными и бесплатно. Бывшему работнику справка готовится по документам, которые ещё находятся на хранении у работодателя; после ликвидации организации запрос направляется в архив, куда были переданы документы по личному составу.
Требуется ли согласие работника на хранение кадровых документов в облачном сервисе
Размещение данных у стороннего оператора оформляется как обработка по поручению: в договоре фиксируются перечень действий, цели обработки, обязанность соблюдать конфиденциальность и требования к защите данных, как того требует статья 6 152-ФЗ. Порядок такого размещения описывается в локальном акте об обработке персональных данных, с которым работников знакомят под подпись, а возможность поручить обработку третьему лицу отражается в тексте согласия. Проверьте, названы ли в вашем договоре с сервисом конкретные действия с данными: формулировка «оказание услуг» условиям поручения не соответствует.
