Приказ о приёме на работу с 22 ноября 2021 года не обязателен: статья 68 ТК РФ в редакции 377-ФЗ говорит, что приём оформляется трудовым договором, а приказ работодатель издаёт по своему усмотрению. Вместе с обязанностью издавать приказ исчезла и обязанность объявлять его работнику под роспись в трёхдневный срок. Обязательным осталось ознакомление под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и другими ЛНА до подписания трудового договора. Порядок расходится в одной точке: если приказ издан, в номенклатуре появляется дело приказов по личному составу со сроком хранения 50 лет; если не издан, единственным документом о приёме остаётся трудовой договор с тем же сроком.
Разберём, кому приказ по-прежнему нужен и почему отказ от него ломает подачу ЕФС-1 и воинский учёт. Покажем реквизиты формы Т-1, расхождение которых с трудовым договором инспектор ГИТ замечает первым, и чек-лист проверок до издания приказа, включая медосмотр по приказу 29н. Сроки хранения по перечню Росархива, порядок формирования личного дела и передачи в архив, правила для электронного приказа в КЭДО, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Конструктор ниже собирает приказ по форме Т-1 в файле .docx: заполните реквизиты своей организации или скачайте пустой бланк.
Нужен ли приказ о приёме на работу в 2026 году
Формально приказ не нужен. Действующая редакция части 1 статьи 68 ТК РФ звучит так: приём на работу оформляется трудовым договором, работодатель вправе издать на основании заключённого трудового договора приказ о приёме на работу. Часть вторая, которая раньше требовала объявить приказ работнику под роспись в трёхдневный срок со дня фактического начала работы, утратила силу. Проверка ГИТ не может предъявить отсутствие приказа как нарушение, если приём оформлен трудовым договором.
На практике приказ продолжают издавать почти все, и не из привычки. Он служит основанием для десятка учётных действий, которые без него приходится привязывать к трудовому договору вручную: открытие лицевого счёта в бухгалтерии, заполнение личной карточки, отметка в табеле, постановка на воинский учёт, приказ о назначении ответственного за трудовые книжки. Отдельный сюжет — подраздел 1.1 формы ЕФС-1: сведения о приёме подаются в Социальный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа или иного документа, подтверждающего оформление трудовых отношений. Если приказа нет, точкой отсчёта становится дата трудового договора, и бухгалтерия должна об этом знать заранее.
Когда приказ издавать не нужно
Отказ от приказа работает в компаниях, где кадровый учёт ведёт один человек и штат не растёт скачками. Микропредприятие на типовой форме трудового договора по постановлению Правительства РФ от 27.08.2016 № 858 закрывает оформление приёма одним документом. То же справедливо для организаций, где нет воинского учёта, нет вредных условий труда и нет требований учредителя к комплекту кадровых документов.
Отказ не работает в трёх случаях. Первый: бюджетные и государственные организации, где приказ требует ведомственный регламент или устав. Второй: компании, у которых в действующих ЛНА уже написано, что приём оформляется приказом. Здесь выбор простой — либо издавать приказ, либо править положение о кадровом делопроизводстве, потому что нарушение собственного ЛНА трактуется против работодателя. Третий: организации с внешним аудитом или с проверками отраслевого надзора, где комплектность дела проверяется по описи.
Образцы кадровых документов для оформления приёма
Комплект собран под первый рабочий день сотрудника; начинать удобно с трудового договора, приказ подтягивается к нему по реквизитам.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Заполненный образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
Кому приказ нужен обязательно: разбор по сценариям
Ответ на вопрос «издавать или нет» зависит от того, кто и по каким основаниям потом будет просить этот документ. Таблица собрана по сценариям, с которыми чаще всего приходят на внедрение КЭДО.
| Сценарий | Приказ | Что критично |
|---|---|---|
| Микропредприятие, типовая форма трудового договора | Можно не издавать | В ЛНА не должно быть упоминания приказа как обязательного документа |
| Организация с воинским учётом | Издавать | Приказ — основание для отметки в карточке и сведений в военкомат |
| Приём на работы с вредными или опасными условиями | Издавать | Заключение по медосмотру по приказу 29н должно быть до даты приказа |
| Работник до 18 лет | Издавать | Предварительный медосмотр обязателен по статье 69 ТК РФ независимо от должности |
| Дистанционный работник по главе 49.1 ТК РФ | По усмотрению | Условие о дистанционной работе фиксирует трудовой договор, а не приказ |
| Исполнитель по договору ГПХ, самозанятый | Не издавать | Кадровый приказ на исполнителя — признак подмены трудовых отношений |
| Бюджетная или государственная организация | Издавать | Требование ведомственного регламента, отказ от приказа не согласуется |
Последняя строка таблицы — самая частая ошибка при переходе на электронный документооборот: приказ по форме Т-1 в отношении самозанятого или подрядчика попадает в комплект вместе с актами, и при проверке этот комплект читается как признак трудовых отношений. Для исполнителей по ГПХ кадровые приказы не издаются вообще.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Мы начинаем аудит не с приказов, а с локальных актов. Если в положении о кадровом делопроизводстве написано, что приём оформляется приказом, а компания решила приказы не издавать, нарушением будет расхождение с собственным документом, а не статья 68 ТК РФ. Откройте своё положение и сверьте формулировку с фактическим порядком до того, как это сделает инспектор.»
Что проверить до издания приказа о приёме
Приказ фиксирует уже сложившиеся условия, поэтому все проверки идут до его даты. Пропущенный шаг потом исправляется только новым документом с новой датой, а в спорной ситуации разрыв между датами читается не в пользу работодателя.
- Комплект документов по статье 65 ТК РФ. Паспорт, трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, документ о регистрации в системе индивидуального учёта, документы воинского учёта для военнообязанных, документ об образовании там, где должность требует специальных знаний.
- Справка об отсутствии судимости — только для должностей, где её требует федеральный закон. По остальным вакансиям запрос такой справки выходит за рамки статьи 65 ТК РФ.
- Медицинский осмотр. Предварительный осмотр по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н проводится до допуска к работе, если должность попадает в перечень вредных и опасных факторов или относится к работам, при выполнении которых осмотр обязателен. Отдельное основание — статья 69 ТК РФ для лиц моложе 18 лет. Заключение датируется раньше приказа.
- Ознакомление с ЛНА под роспись. Правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о персональных данных, должностная инструкция, коллективный договор, если он есть. По части 3 статьи 68 ТК РФ ознакомление проводится до подписания трудового договора.
- Согласие на обработку персональных данных по 152-ФЗ, а при использовании КЭДО — ещё и письменное согласие на электронное взаимодействие по статье 22.2 ТК РФ.
- Сверка условий. Должность по штатному расписанию, оклад, дата начала работы, срок и условие об испытании, характер работы. Всё это должно совпасть в договоре и приказе слово в слово.
Расхождение по шестому пункту даёт прямое последствие. Испытательный срок, указанный в приказе, но отсутствующий в трудовом договоре, юридически не установлен: по статье 70 ТК РФ условие об испытании действует, только если оно включено в договор. Уволить такого работника как не прошедшего испытание нельзя.
Как оформить приказ о приёме: форма Т-1, реквизиты и ошибки
Унифицированная форма Т-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. С 1 января 2013 года применение унифицированных форм первичных учётных документов перестало быть обязательным для организаций негосударственного сектора, поэтому приказ допустимо издать по своей форме, утверждённой руководителем. Т-1 удобна тем, что уже содержит все нужные поля, включая блок ознакомления. На нескольких работников одновременно оформляется форма Т-1а.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дата приказа не может быть раньше даты трудового договора: приказ издаётся на основании договора, а не наоборот. Дата начала работы в приказе повторяет дату из договора, а не дату подписания. Если работник фактически допущен к работе раньше оформления, договор по части 2 статьи 67 ТК РФ оформляется в течение трёх рабочих дней со дня допуска, и приказ идёт следом.
Типичные расхождения, которые находят при проверке комплекта: оклад в приказе указан с надбавкой, а в договоре без неё; в приказе стоит «постоянно», а договор срочный; наименование должности не совпадает со штатным расписанием; в графе «условия приёма на работу» пусто, хотя работник принят по совместительству. В практике Добыто приказ собирается из шаблона с автоподстановкой данных сотрудника из карточки, поэтому оклад и должность попадают в документ из одного источника и расходиться не могут.
Как издать приказ о приёме на работу: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Заключите трудовой договор в двух экземплярах и получите подпись работника на экземпляре работодателя о получении своего экземпляра.
- Шаг 2. Возьмите реквизиты из договора: табельный номер, подразделение, должность по штатному расписанию, дату начала работы, срок договора, оклад, надбавку, условие об испытании.
- Шаг 3. Заполните форму Т-1 или свою утверждённую форму, укажите номер по журналу регистрации приказов по личному составу и дату издания.
- Шаг 4. В строке «Основание» укажите реквизиты трудового договора: номер и дату.
- Шаг 5. Подпишите приказ у руководителя или у лица, которому право подписи кадровых документов делегировано приказом или доверенностью.
- Шаг 6. Ознакомьте работника с приказом под роспись. Срок законом больше не установлен, поэтому закрепите свой в положении о кадровом делопроизводстве и соблюдайте именно его.
- Шаг 7. Внесите запись в личную карточку Т-2 и подайте подраздел 1.1 формы ЕФС-1 не позднее следующего рабочего дня.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Самый дорогой разрыв в оформлении приёма — между датой выдачи электронной подписи и первым кадровым действием с ней. Мы разводим их по времени и отдельно смотрим, способен ли человек работать в системе, потому что суд оценивает фактическую способность, а не подпись в журнале ознакомления. Проверьте по своей системе, что дата выдачи подписи и дата первого подписанного документа у вас не совпадают.»
Сколько хранить приказ о приёме на работу
Приказ о приёме относится к документам по личному составу. Срок хранения задан статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и статьёй 434 перечня типовых управленческих архивных документов, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Документы, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, до этой даты — 75 лет. Отсюда двойное обозначение «50/75», которое встречается в номенклатурах дел.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказ о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет | Ст. 22.1 125-ФЗ, ст. 434 перечня № 236 |
| Трудовой договор и дополнительные соглашения | 50/75 лет | Ст. 22.1 125-ФЗ |
| Личная карточка и личное дело работника | 50/75 лет | Перечень № 236 |
| Приказ о ежегодном оплачиваемом или учебном отпуске | 5 лет | Ст. 434 перечня № 236 |
| Приказ об отпуске по уходу за ребёнком и без сохранения зарплаты | 50/75 лет | Ст. 434 перечня № 236 |
| Приказ о командировке при обычных условиях труда | 5 лет | Ст. 434 перечня № 236 |
| Приказ о дисциплинарном взыскании | 3 года | Ст. 434 перечня № 236 |
Разные сроки внутри одной статьи перечня означают, что приказы по личному составу нельзя подшивать в одно дело. Приказы о приёме, переводе и увольнении формируются отдельно от приказов об отпусках и командировках, иначе всё дело придётся хранить по максимальному сроку и держать 50 лет то, что можно уничтожить через пять.
Полезно знать: для электронных документов долговременного хранения действует ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». Стратегия сохранности в нём состоит из восьми элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
Личное дело, номенклатура дел и передача в архив
Личные дела обязательны для государственной гражданской и муниципальной службы. Коммерческая организация ведёт их по своему решению, закреплённому в положении о работе с личными делами. Если решение принято, приказ о приёме подшивается в личное дело в копии, а оригинал остаётся в деле приказов по личному составу. В опись личного дела приказ вносится с номером и датой, и по этой описи потом собирается архивная справка.
Право организации самостоятельно создавать архив закреплено пунктом 2 статьи 13 125-ФЗ. Механика годового цикла простая: в конце календарного года подразделения формируют дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передают их на хранение. Порядок хранения, комплектования, учёта и использования документов установлен правилами, утверждёнными приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Кейс из практики: ритейл с численностью около 10 000 сотрудников и наймом порядка 1500 человек в месяц отправлял комплекты документов новым работникам курьером по Москве, каждая отправка стоила около 400 рублей. После перевода приёма в электронный вид расходы на курьерскую доставку кадровых документов ушли из бюджета целиком, а срок между принятым оффером и подписанным комплектом сократился с нескольких дней до одного.
Внимание: распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом. Чтобы такая распечатка имела значение, её заверяют оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Куда сдавать документы и как получить архивную справку
При ликвидации организации без правопреемника документы по личному составу передаются на хранение в государственный или муниципальный архив — это требование части 10 статьи 23 125-ФЗ. В Москве такие документы принимает Главное архивное управление города Москвы через подведомственные архивы, куда потом и обращаются бывшие работники. Работающая организация сдавать документы никуда не обязана: она хранит их у себя либо передаёт на внеофисное хранение по договору, оставаясь ответственной за сохранность. В сервисе Добыто исполненный приказ уходит во вкладку «Архив» и остаётся доступен тем сотрудникам, у кого есть право на электронный архив, поэтому сведения о периоде работы собираются выгрузкой из системы.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Архивная справка — документ, который подтверждает факт работы, должность и период по сведениям из приказов и лицевых счетов. Её выдаёт либо действующий работодатель, либо архив, принявший документы ликвидированной организации. Запрос подаётся с указанием фамилии на период работы, точного или примерного срока и наименования организации на тот момент: по переименованной компании поиск идёт по историческому названию, и без него дело просто не находится.
Электронный приказ о приёме: КЭДО, вид подписи и архив
Приказ о приёме переводится в электронный вид без дублирования на бумаге, если в компании введён КЭДО по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Порядок такой: работодатель принимает ЛНА о переходе, определяет перечень документов и категорий работников, уведомляет работников и получает письменное согласие каждого по статье 22.2 ТК РФ. Согласие не требуется от тех, кто принят после 31 декабря 2021 года и не имел трудового стажа до этой даты. Отказ работника от КЭДО не может стать основанием для увольнения или иных санкций.
Вид подписи для приказа о приёме определяется частью 3 статьи 22.3 ТК РФ: работодатель подписывает УКЭП или УНЭП, работник может использовать УКЭП, УНЭП или ПЭП, в том числе простую подпись через учётную запись на Госуслугах. Более жёсткие требования действуют для трудового договора, договора о материальной ответственности и ученического договора — там со стороны работника допустимы только усиленные подписи.
Факт: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге. Основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного цикла от приёма до увольнения в КЭДО не получается.
Важный нюанс из практики: в споре доказывание идёт в строгом порядке. Сначала подтверждается право компании вообще вести кадровые документы электронно — приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников, уведомление и согласие работника. И только потом суд смотрит, кем и как подписан конкретный приказ. Если первый блок рассыпается, до второго дело не доходит, каким бы аккуратным ни был журнал подписания.
Отдельная сложность возникает при проверках. Инспектор привык видеть комплект документов по конкретному работнику одной папкой, а не ссылкой на электронный реестр, поэтому выгрузка по сотруднику должна собираться в один файл за пару минут. В сервисе Добыто перед раскаткой на всю компанию проходит пилотная группа, и первым в неё уходит нейтральный документ — так проверяется, что подпись действительно работает у каждого, до того как через систему пойдут приказы о приёме.
Как сохранить электронный приказ на 50 лет
Сертификат электронной подписи действует несколько лет, а приказ о приёме хранится полвека. Через 50 лет сертификат давно истечёт, а криптоалгоритмы сменятся, и проверить подпись на исходном файле будет нечем. Задача решается на этапе подписания: к подписи добавляется метка времени, подтверждающая, что документ подписан в момент действия сертификата, а затем поверх формируется усовершенствованная подпись, которая переподписывается при смене алгоритмов. Такой файл уходит в архив пригодным к проверке.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ.»
Цена ошибки: штрафы и потери без приказа
Само по себе отсутствие приказа о приёме нарушением не является. Штрафы приходят за то, что вокруг него: за нарушение порядка оформления и за нарушение правил хранения.
Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ влечёт предупреждение или штраф от 1000 до 5000 рублей на должностное лицо, от 1000 до 5000 рублей на индивидуального предпринимателя и от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов по статье 13.20 КоАП РФ — от 3000 до 5000 рублей на должностное лицо и от 5000 до 10 000 рублей на организацию. Непредставление подраздела 1.1 формы ЕФС-1 в срок стоит 500 рублей за каждое застрахованное лицо, и при массовом найме сумма набирается быстро.
Более дорогая часть цены ошибки не в штрафах. Утраченное дело приказов по личному составу за конкретный год восстановить нечем: бывший работник не получит архивную справку для назначения пенсии, а организация не подтвердит период его работы. Второй сценарий — спор об увольнении, где суд отменяет решение работодателя не из-за электронной формы документа, а из-за дефектов процедуры: подпись выдана работнику в день подписания заявления, порядок идентификации в ЛНА не описан, за работника в системе действовал другой человек. Восстановление на работе с оплатой вынужденного прогула обходится дороже любого административного штрафа.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы существуют у вас только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость перевода кадровых приказов в электронный вид
Стоимость КЭДО считается по числу сотрудников в месяц и зависит от того, какие виды электронной подписи нужны и требуется ли интеграция с учётной системой. Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, УКЭП оформляется через партнёров-удостоверяющих центров.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Кастомные шаблоны приказов и электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | по запросу |
| Интеграция с 1С:ЗУП готовым модулем | входит в тариф «Бизнес» | 1 день |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма зависит от численности, набора подписей и того, нужна ли интеграция с учётной системой. Состав каждого пакета и условия перехода между ними разобраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Организационная часть занимает больше времени, чем техническая: разработка и утверждение ЛНА, уведомление работников и сбор согласий идут дольше, чем подключение и настройка интеграции.
Выводы
Издавать приказ о приёме или ограничиться трудовым договором — решение работодателя с ноября 2021 года. Если приказ издаётся, он должен совпадать с договором по должности, окладу, дате начала работы и условию об испытании, а храниться будет 50 лет наравне с самим договором. Приказы по личному составу с разными сроками разводятся по отдельным делам ещё на этапе номенклатуры, иначе пятилетние документы придётся держать полвека. Электронная форма приказа законна при введённом КЭДО, но требует метки времени и усовершенствованной подписи, чтобы через десятилетия документ оставался проверяемым.
Мы в Добыто занимаемся кадровым электронным документооборотом и электронным архивом: собираем приказы из шаблонов с автоподстановкой данных сотрудника, ведём маршруты согласования и подписания и храним исполненные документы в архиве с сохранением проверяемости подписи. Разбор конкретной ситуации с номенклатурой и сроками хранения обычно начинается с аудита действующих ЛНА, потому что именно там чаще всего находится расхождение с фактическим порядком.
Частые вопросы
Обязателен ли журнал регистрации приказов по личному составу
Отдельной нормы, которая обязывает вести журнал, в ТК РФ нет. При этом приказ без регистрационного номера нельзя однозначно идентифицировать, а по перечню Росархива № 236 книги и журналы учёта приказов по личному составу хранятся 50/75 лет, то есть столько же, сколько сами приказы. На практике журнал ведут все, кто издаёт приказы, и заводят его отдельно для приказов по личному составу и отдельно для приказов по основной деятельности.
Можно ли издать один приказ на нескольких принятых сотрудников
Да, для этого предусмотрена форма Т-1а того же постановления Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Ограничение практическое: в одном приказе должны быть работники с одинаковым сроком хранения документа и без персональных условий, которые неудобно раскрывать перед коллегами. Оклады и надбавки в групповом приказе видны всем, кто с ним знакомится, поэтому для руководящих должностей обычно оформляют отдельный приказ по форме Т-1.
Работнику пришёл приказ о приёме в личный кабинет, а формулировка неверна
Подписывать документ с ошибкой не нужно. В системе КЭДО у работника есть действие отклонения с комментарием, и после исправления приказ приходит заново. Если приказ уже подписан, ошибка исправляется новым приказом о внесении изменений с указанием, какой пункт и на какой изменяется. Аннулировать подписанный электронный документ задним числом нельзя: журнал системы сохраняет и исходную версию, и все действия с ней.
Как получить архивную справку, если организация ликвидирована
Запрос подаётся в государственный или муниципальный архив, который принял документы по личному составу при ликвидации. В запросе указывают фамилию на период работы, примерные годы и наименование организации на тот момент. По переименованной или реорганизованной компании поиск идёт по историческому названию. Если документы в архив не поступали, справку заменяют сведения о трудовой деятельности из Социального фонда России и материалы гражданского дела об установлении факта работы.
Приказ о приёме утерян, а трудовой договор сохранился. Что делать
Трудовой договор сам по себе подтверждает факт приёма, поскольку по статье 68 ТК РФ приём оформляется именно им. Восстанавливать приказ задним числом не нужно и рискованно: дата издания будет расходиться с журналом регистрации. Утрата дела оформляется актом, а взамен утраченных документов в дело помещается справка с перечнем утраченного и указанием причины. Для подтверждения стажа работнику достаточно договора и сведений о трудовой деятельности.
Нужно ли переводить в электронный вид приказы за прошлые годы при переходе на КЭДО
Нет. КЭДО распространяется на документы, создаваемые после введения электронного документооборота. Бумажный архив прошлых лет остаётся бумажным и хранится по своим срокам. Скан старого приказа остаётся электронным образом бумажного документа, а не электронным документом, и оригиналом не становится. Смешивать два массива в одном деле не следует: номенклатура ведётся так, чтобы по каждому году было понятно, на каком носителе лежит подлинник.
Признаёт ли инспектор ГИТ электронный приказ при проверке
Электронные кадровые документы принимаются как доказательства при введённом по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ КЭДО и соблюдении требований к электронной подписи. К проверке готовят выгрузку по конкретному работнику одним комплектом: приказ о введении КЭДО, положение, перечень документов и категорий работников, уведомление и согласие работника, сам приказ с подписями и журнал действий по нему. Отдельные файлы без этого обвязочного комплекта вызывают вопросы даже при технически исправной подписи.
