Добыто · КЭДО
Калькулятор дней отпуска 2026
Сколько накопилось, сколько использовано и сколько доступно сейчас.
Доступно дней отпуска
-
Выходные внутри отпуска входят в число дней, нерабочие праздники по ст. 112 ТК РФ - нет и сдвигают дату выхода.
Расчётный период: -
Календарных дней в периоде: -
Исключено из стажа: - дней
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Дней в отпускном стаже: -
Полных месяцев в зачёт: -
Остаток 15 дней и более округляется до полного месяца, менее 15 - отбрасывается.
Шаг 1. Стаж в полных месяцах.
Излишек менее половины месяца отбрасывается, половина и более - до полного месяца
Шаг 2. Накопление дней:
Накоплено = (Годовой отпуск / 12) × Полных месяцев
Шаг 3. Остаток:
Доступно = Накоплено − Использовано
Округление стажа - по п. 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169. Округление итоговых дней вверх, в пользу работника - письма Минздравсоцразвития от 07.12.2005 № 4334-17 и Минтруда от 02.11.2018 № 14-2/ООГ-8717; применяется, если такое правило закреплено в ЛНА работодателя.
- ст. 114-115 ТК РФ - право на ежегодный оплачиваемый отпуск
- ст. 121 ТК РФ - исчисление стажа для отпуска
- ст. 122 ТК РФ - порядок предоставления отпусков
- ст. 112 ТК РФ - нерабочие праздничные дни
- п. 28 и 35 Правил, утв. НКТ СССР 30.04.1930 № 169
- Письмо Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519
Основание: ст. 114-115, 121, 122 ТК РФ, п. 35 Правил № 169. Расчёт предварительный, для точного учёта отпусков по всему штату - сервис КЭДО Добыто.
Остаток отпуска — это не просто цифра в таблице кадровика, это юридическое обязательство работодателя перед каждым сотрудником, которое подкреплено нормами Трудового кодекса и реальными штрафными санкциями. Неправильный расчёт накопленных дней означает либо незаконный отказ в отдыхе, либо выплату лишних денег при увольнении, и оба варианта дорого обходятся бизнесу.
Калькулятор ниже считает онлайн и без регистрации, актуален на 2026 год: покажет, сколько дней накопилось с даты приёма, сколько уже использовано и сколько доступно на любую дату. Результатом можно поделиться ссылкой — расчёт откроется у получателя в готовом виде.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что делать с полученной цифрой
Сколько можно взять сейчас. Всё, что показал калькулятор в строке «доступно», — это дни, право на которые уже возникло. Право на первый отпуск появляется через 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), дальше остаток растёт ежемесячно.
Остаток не сгорает. Ни через год, ни через три. Статья 127 ТК РФ обязывает выплатить компенсацию за все неиспользованные дни при увольнении независимо от давности. Другое дело, что не предоставлять отпуск два года подряд работодателю запрещено (ст. 124 ТК РФ) — это уже его нарушение, а не потеря дней сотрудником.
Деньгами вместо отпуска — только сверх 28 дней. Если отпуск стандартный, заменить компенсацией нельзя ничего (ст. 126 ТК РФ).
При увольнении. Весь остаток умножается на среднедневной заработок и выплачивается в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
Автор статьи — Мария Ж., кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто, юрист с 20-летней практикой, в 2008 году получившая красный диплом по корпоративной практике, руководитель HR-отдела и спикер конференций по КЭДО и юриспруденции.
Зачем вести точный учёт остатка отпуска и что будет, если этого не делать
Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять ежегодный оплачиваемый отпуск и вести его точный учёт — это требование закона, за нарушение которого предусмотрена административная ответственность по статье 5.27 КоАП РФ. Штрафы для организаций начинаются от 30 000 рублей и могут достигать 70 000 рублей за каждый выявленный факт нарушения при повторном привлечении к ответственности, причём инспекторы вправе выдать предписание по каждому сотруднику отдельно.
Кроме штрафных рисков, неточный учёт накопленных дней приводит к финансовым потерям при увольнении сотрудника. Работодатель обязан выплатить компенсацию за все неиспользованные дни, и если учёт вёлся небрежно — придётся доплачивать, причём нередко с процентами за просрочку.
Мария Ж., HR-эксперт:
«На практике компании чаще всего сталкиваются с двумя проблемами одновременно: большой накопленный остаток у долгосрочных сотрудников и отсутствие нормального учёта по каждому человеку. Когда такой сотрудник увольняется, бухгалтерия начинает срочно считать вручную — и почти всегда находит расхождения. Цена этих расхождений может быть существенной, особенно если человек проработал 7-10 лет и ни разу не гулял полностью свои 28 дней.»
Отдельная история — сотрудники, которые работают более двух лет и не ходили в полноценный отпуск ни разу. Статья 124 ТК РФ запрещает непредоставление отпуска в течение двух лет подряд, и это не просто декларация — в 2026 году Роструд заметно активизировал надзор именно за этим нарушением.
Кто отвечает за расчёт отпускного остатка в компании
В крупных компаниях расчёт ведут кадровик, который ведёт личную карточку и учитывает стаж, и бухгалтер, который считает сумму отпускных на основании среднего заработка. На малых предприятиях всё это нередко лежит на одном человеке. Независимо от размера организации, ответственность за правильность расчётов несёт работодатель как юридическое лицо.
Что такое отпускной стаж и как его правильно исчислять по статье 121 ТК РФ
Отпускной стаж — это специальный период работы у конкретного работодателя, который учитывается при расчёте права на ежегодный оплачиваемый отпуск. Он отличается от общего трудового стажа тем, что считается отдельно по каждому работодателю и не суммируется с периодами работы в других компаниях.
Что включается в отпускной стаж
В отпускной стаж включается фактическое время работы, а также время, когда работник фактически не работал, но рабочее место за ним сохранялось по закону — выходные и праздничные дни, ежегодные оплачиваемые отпуска, больничные, время прохождения медицинского обследования для доноров крови, время вынужденного прогула при незаконном увольнении.
Отпуск без сохранения заработной платы включается в отпускной стаж, но только в пределах 14 календарных дней за рабочий год — это важное ограничение, которое часто упускают при расчёте даже опытные кадровики. Если сотрудник за год взял 20 дней за свой счёт, то в отпускной стаж войдут только 14 из них, а оставшиеся 6 из стажа выпадут.
Что не включается в отпускной стаж
Из отпускного стажа исключаются прогулы. Также исключается отпуск по уходу за ребёнком до достижения им 3 лет: женщина, вышедшая из декрета после 2,5 лет, обнаруживает, что право на полноценный годовой отпуск у неё практически обнулилось. Кроме того, из стажа исключаются периоды отстранения от работы по вине самого сотрудника.
Мария Ж., юрист-практик с 20-летним стажем:
«Самая частая ошибка в расчётах — неправильный учёт отпуска без сохранения заработной платы. Кадровик смотрит: человек взял 10 дней за свой счёт — ничего не вычитаем. Но если за тот же год он уже брал 8 дней ранее, итого 18, и из стажа нужно вычесть 4 дня. Таких маленьких ошибок за несколько лет набегает неделя-другая, а при увольнении это уже реальные деньги в пересчёте на средний заработок.»
Как рассчитывается право на отпуск: формулы и конкретные примеры
Право на первый отпуск возникает у работника по истечении 6 месяцев непрерывной работы у одного работодателя. За каждый полный месяц отпускного стажа начисляется 2,33 дня при стандартном 28-дневном отпуске (28 ÷ 12 = 2,33). Округление производится в пользу работника — это прямо следует из разъяснений Минтруда в письме от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519.
Формула расчёта накопленных дней отпуска
Стандартная формула: количество накопленных дней равно произведению ежегодного отпуска в днях на количество полных месяцев отпускного стажа, делённому на 12.
Конкретный пример: сотрудник принят 15 марта 2023 года, расчётная дата — 15 января 2026 года, стандартный отпуск 28 дней, использовано 42 дня. Отпускной стаж составляет 34 полных месяца. Накоплено: (28 ÷ 12) × 34 = 2,33 × 34 = 79,33 дня, округляем до 80 дней. Доступный остаток: 80 — 42 = 38 дней.
Пошаговая инструкция по работе с калькулятором остатка отпуска
Калькулятор работает в двух режимах — «Быстрый расчёт» и «Детальный расчёт». Для большинства случаев достаточно быстрого расчёта, который даёт результат за 20-30 секунд. Детальный режим нужен тогда, когда в истории сотрудника есть периоды, исключаемые из отпускного стажа: прогулы, отпуск по уходу за ребёнком, отпуск без сохранения зарплаты свыше 14 дней, отстранение от работы. Для системной работы с несколькими сотрудниками сервис КЭДО Добыто позволяет автоматизировать такие расчёты для всего штата.
- Шаг 1. Укажите дату приёма сотрудника на работу — именно ту, которая стоит в трудовом договоре и приказе о приёме. Не путайте с датой фактического выхода на работу, если они расходятся. От этой даты считается рабочий год сотрудника: он идёт не с 1 января, а с даты приёма.
- Шаг 2. Установите дату расчёта — обычно это сегодняшнее число (подставляется автоматически), но если нужен расчёт на конкретную дату (например, планируемого увольнения) — введите её вручную.
- Шаг 3. Введите количество использованных дней отпуска — все дни, которые сотрудник уже отгулял за всё время работы, а не за текущий год. Посмотреть эту цифру можно в личной карточке работника по форме Т-2 (раздел VIII) или в кадровой системе.
- Шаг 4. Проверьте поле «Дней отпуска в год» — по умолчанию стоит 28. Если у сотрудника удлинённый отпуск (педагоги, инвалиды, несовершеннолетние, работники Севера) — выберите значение из списка или введите фактическое из трудового договора.
- Шаг 5. Если нужен точный расчёт с учётом исключений — переключитесь на «Детальный расчёт» и заполните дополнительные поля: дни отпуска без сохранения зарплаты свыше 14 дней, прогулы, дни отпуска по уходу за ребёнком, дни отстранения от работы. Именно эти четыре позиции чаще всего и дают расхождение между расчётом кадровика и реальностью.
- Шаг 6. Нажмите «Рассчитать остаток» и изучите результат — он показывает не только доступные дни, но и полную детализацию: отпускной стаж в полных месяцах, накоплено всего дней, ежемесячное накопление.
- Шаг 7. Результат можно скачать как PDF или скопировать ссылку для отправки в бухгалтерию. Для системного учёта по всему штату обратитесь в КЭДО Добыто — расчёты ведутся автоматически с уведомлениями и формированием графика отпусков.
Дополнительные отпуска: кто имеет право и как их учитывать в расчёте
Стандартный отпуск в 28 календарных дней — это лишь базовый минимум, закреплённый в статье 115 ТК РФ. Закон предусматривает целый ряд оснований для удлинённого и дополнительного отпуска. При расчёте через калькулятор сумму дополнительных дней нужно добавить к стандартным 28 в поле «Дней отпуска в год» или, при детальном расчёте, ввести в специальные поля.
Удлинённый основной отпуск для отдельных категорий работников
Педагогические работники имеют право на удлинённый основной отпуск продолжительностью 42 или 56 календарных дней в зависимости от должности — перечень установлен постановлением Правительства № 466 от 14.05.2015. Сотрудники с инвалидностью — не менее 30 календарных дней согласно статье 23 Федерального закона № 181-ФЗ. Несовершеннолетние работники — 31 календарный день согласно статье 267 ТК РФ.
Дополнительный отпуск за ненормированный рабочий день
Работникам с ненормированным рабочим днём предоставляется дополнительный отпуск в размере не менее 3 календарных дней — это требование статьи 119 ТК РФ. На практике многие компании устанавливают ровно 3 дня как стандарт, хотя закон говорит «не менее 3». Эти 3 дня добавляются к стандартным 28 и накапливаются так же, как основной отпуск: 0,25 дня в месяц при минимальных трёх днях.
Дополнительный отпуск за вредные и опасные условия труда
Сотрудники, работающие во вредных условиях 2, 3 или 4 степени либо в опасных условиях, имеют право на дополнительный оплачиваемый отпуск не менее 7 календарных дней согласно статье 117 ТК РФ. Конкретная продолжительность устанавливается с учётом результатов специальной оценки условий труда (СОУТ).
Мария Ж., эксперт по кадровому документообороту:
«Дополнительные отпуска — это та область, где компании чаще всего допускают ошибки в сторону занижения. Человеку с ненормированным днём не добавляют 3 обязательных дня, или добавляют, но не отражают в личной карточке. При проверке это первое, что смотрит инспектор: открывает перечень должностей с ненормированным днём, сверяет с личной карточкой. Несоответствие — предписание и штраф.»
Как в вашей компании ведётся учёт отпусков?
Компенсация за неиспользованный отпуск: когда платят и как считают
Компенсация за неиспользованный отпуск — одна из самых частых выплат при увольнении. Статья 127 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя выплатить компенсацию за все накопленные и не использованные дни отпуска при увольнении. Важно слово «все» — срок давности на накопленные дни отпуска не распространяется.
Формула расчёта компенсации при увольнении
Сумма компенсации: количество неиспользованных дней умножается на среднедневной заработок. Среднедневной заработок вычисляется по правилам постановления Правительства РФ № 922 от 24.12.2007: берётся суммарный заработок за 12 месяцев, предшествующих увольнению, и делится на произведение числа полных месяцев на коэффициент 29,3.
Конкретный пример: сотрудник уволен 31 марта 2026 года, накопленный остаток — 19 дней, среднедневной заработок — 4 200 рублей. Компенсация составит: 19 × 4 200 = 79 800 рублей до вычета НДФЛ. Компания обязана выплатить эту сумму в день увольнения согласно статье 140 ТК РФ.
Замена части отпуска деньгами без увольнения
Статья 126 ТК РФ допускает замену части ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией, но только для той части, которая превышает 28 календарных дней. Если у сотрудника стандартный отпуск 28 дней — заменить деньгами ничего нельзя. Для беременных женщин, несовершеннолетних и работников с вредными условиями труда такая замена запрещена полностью.
Мария Ж., юрист по трудовым спорам:
«В практике нередко встречаются ситуации, когда работодатель предлагает сотруднику взять компенсацию за всю накопленную задолженность по отпускам, чтобы не тащить её годами. Это нарушение — закон разрешает такую замену только сверх 28 дней. Если трудовая инспекция обнаружит, что компания годами платила компенсацию вместо предоставления отпуска, это прямой повод для предписания и штрафа.»
Семь типичных ошибок при расчёте остатка отпуска
Ошибка 1. Не вычитают отпуск без сохранения зарплаты сверх 14 дней
Закон позволяет включать в отпускной стаж только 14 дней административного отпуска за рабочий год. Если сотрудник взял 20 дней за свой счёт — 6 дней из стажа выпадают. За 5 лет при регулярных административных отпусках свыше 14 дней это может накопиться в полноценный дополнительный месяц стажа.
Ошибка 2. Отпуск по уходу за ребёнком включают в стаж
Отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет прямо исключён из отпускного стажа статьёй 121 ТК РФ. При увольнении работницы с двухлетним декретным периодом это приводит к переплате компенсации на несколько десятков тысяч рублей.
Ошибка 3. Дополнительные отпуска не учитывают в личной карточке
Дополнительные дни за ненормированный день или за вредность фигурируют в трудовом договоре, но в личную карточку Т-2 не переносятся. При увольнении сотрудник недополучает несколько дней компенсации за каждый год работы.
Ошибка 4. Округление в невыгодную для работника сторону
Разъяснения Минтруда однозначны: дробные числа при расчёте накопленных дней округляются в пользу работника. Часть компаний округляет математически (в меньшую сторону, если дробная часть меньше 0,5) — это прямое нарушение.
Ошибка 5. Неправильно считают среднедневной заработок
Среднедневной заработок рассчитывается по постановлению Правительства № 922, и там есть немало нюансов: выплаты, которые нельзя включать в расчёт (разовые премии, матпомощь, оплата больничных), периоды, которые исключаются из расчётного периода, особенности при повышении зарплаты в расчётном периоде.
Ошибка 6. Перенос отпуска не оформляют документально
Если работник не использовал отпуск в запланированный по графику срок из-за болезни или производственной необходимости, перенос должен быть оформлен заявлением работника и приказом работодателя. Без этих документов трудовая инспекция расценивает ситуацию как непредоставление отпуска.
Ошибка 7. Расчёт ведётся по календарным годам вместо рабочих
Отпускной год каждого сотрудника — это не с 1 января по 31 декабря, а с даты его приёма на работу. Если считать по календарным годам — возникает систематическое смещение, которое накапливается с каждым годом.
КЭДО Добыто: как автоматизировать учёт отпусков для всей компании
Ручной учёт отпусков в Excel — это источник ошибок и трудозатрат, которые при росте компании становятся всё более ощутимыми. Сервис КЭДО Добыто позволяет вести учёт отпускного стажа по каждому сотруднику, автоматически рассчитывать накопленные дни с учётом всех исключений и формировать кадровые документы — приказы о предоставлении отпуска, уведомления, графики — в электронном виде с юридически значимой электронной подписью.
В системе можно за несколько секунд сформировать выгрузку по всем сотрудникам с остатками отпусков на любую дату. Все документы хранятся в едином архиве, доступны для поиска и проверки, и не теряются при смене кадрового сотрудника. Ознакомиться с актуальными тарифами можно на странице тарифов Добыто КЭДО.
Мария Ж., кофаундер сервиса КЭДО Добыто:
«Когда мы разрабатывали сервис, изучили сотни кадровых дел с нарушениями и поняли: 80% из них происходит не из-за незнания закона, а из-за разрозненности информации. Один кадровик видит одно, другой другое, в 1С одни данные, в таблице другие. КЭДО — это единый источник истины по каждому сотруднику, где данные об отпусках, стаже и документах не расходятся и не теряются при смене персонала.»
Читайте также по теме:
- Обучение сотрудников в 2026: цена услуг и учёт расходов
- Расходы на обучение сотрудников: учёт и налоги в 2026
- Обучение по ГО и ЧС: кто обязан проходить в 2026 году
- Обучение продажам новичков: что включить в программу 2026
- Темы по безопасности в обучении персонала: план 2026
- Продление отпуска из-за больничного: приказ и сроки 2026
- Стаж по трудовой книжке: как кадровику считать в 2026
- Жалоба в Роспотребнадзор: что делать работодателю в 2026
- Какие должности включать в штатное расписание и как их правильно называть
- Удалённая работа без бумаг: как перевести кадры в КЭДО
Часто задаваемые вопросы
При ежегодном отпуске 28 календарных дней за каждый полный месяц отпускного стажа начисляется 2,33 дня (28 ÷ 12). Дробный результат округляется в пользу работника — то есть в сторону увеличения до ближайшего целого числа. Это требование разъяснений Минтруда от 25.10.2018 № 14-2/ООГ-8519, которое многие работодатели нарушают, округляя по стандартным математическим правилам в меньшую сторону.
Отпуск считается в календарных днях, поэтому выходные внутри него входят в число дней и не сдвигают дату выхода. Сдвигают только нерабочие праздничные дни из ст. 112 ТК РФ: они в число дней отпуска не включаются и не оплачиваются, то есть каждый праздник внутри периода отодвигает выход на день. Считать так: к дате начала прибавить число дней отпуска минус один — получится последний день отдыха, следующий за ним день и есть день выхода. Затем проверить, попали ли внутрь праздники, и сдвинуть дату выхода на их количество.
В поле «дней отпуска в год» вводите свою фактическую продолжительность, тогда калькулятор пересчитает норму накопления: при 28 днях это 2,33 в месяц, при 42 — уже 3,5, при 56 — 4,67. Удлинённый основной отпуск положен педагогам (42 или 56 дней по постановлению Правительства № 466), работникам с инвалидностью (не менее 30 дней), несовершеннолетним (31 день). Дополнительные дни за ненормированный день, вредность или работу на Севере прибавляются к основному отпуску, и в поле вводится итоговая сумма.
Да, периоды временной нетрудоспособности (больничные) полностью включаются в отпускной стаж, поскольку за работником в это время сохраняется рабочее место — это прямо предусмотрено статьёй 121 ТК РФ. Больничный не уменьшает накопленные дни отпуска — в отличие от отпуска по уходу за ребёнком, который из отпускного стажа полностью исключается.
Нет, накопленные дни отпуска не сгорают ни через год, ни через два, ни через пять лет работы у одного работодателя. Статья 127 ТК РФ обязывает выплатить компенсацию за все неиспользованные дни при увольнении независимо от времени их накопления.
Отпускные должны быть выплачены не позднее чем за 3 календарных дня до начала отпуска согласно статье 136 ТК РФ. Если это правило нарушено, работник вправе потребовать переноса отпуска. За задержку выплаты работодатель обязан выплатить денежную компенсацию в размере не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки.
После выхода из отпуска по уходу за ребёнком отпускной стаж начинает считаться с даты фактического выхода на работу, поскольку весь период декретного отпуска из отпускного стажа исключается согласно статье 121 ТК РФ. При этом если до декрета у сотрудницы оставался неиспользованный остаток отпуска — он сохраняется в полном объёме.
Статья 126 ТК РФ допускает замену денежной компенсацией только той части отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Если у сотрудника стандартный отпуск 28 дней — заменить деньгами ничего нельзя. Для беременных женщин, несовершеннолетних и сотрудников с вредными условиями труда такая замена запрещена законом.
Сервис КЭДО Добыто ведёт непрерывный учёт отпускного стажа по каждому сотруднику с автоматическим учётом всех исключений из статьи 121 ТК РФ. Приказы об отпуске, уведомления и заявления оформляются и подписываются электронно. При подготовке к проверке Роструда или при расчёте компенсации при увольнении кадровик получает точные данные за секунды.
