Отпуск авансом — это предоставление дней ежегодного отпуска, которые сотрудник ещё не заработал по отпускному стажу, и закон такую выдачу допускает: отпуск за первый рабочий год может быть предоставлен до истечения шести месяцев по соглашению сторон, а за второй и последующие — в любое время рабочего года по графику, независимо от того, сколько дней накоплено к этой дате. При увольнении за неотработанные дни производится удержание из заработной платы по статье 137 ТК РФ, но размер ограничен: не более 20 процентов от выплаты при каждой выдаче по статье 138 ТК РФ. Главное различие в последствиях: при увольнении по собственному желанию или за нарушение дисциплины удержать можно, а при сокращении штата, ликвидации организации, отказе от перевода по медицинским показаниям и ряде других оснований из статьи 137 ТК РФ удержание не производится вовсе.
Разберём, в каких случаях работодатель обязан дать отпуск авансом, а в каких только вправе, и как считать сумму удержания, если отпускные были выплачены по старому среднему заработку. Покажем, что делать, когда 20 процентов не покрывают переплату, и почему требовать остаток через суд удаётся далеко не всегда. Таблица оснований увольнения с удержанием и без него, пошаговый расчёт суммы и ответы по спорным ситуациям — во второй половине статьи.
Когда отпуск авансом законен
Право на использование отпуска за первый год работы возникает через шесть месяцев непрерывной работы у данного работодателя по статье 122 ТК РФ. К этому моменту накоплено 14 дней при стандартной продолжительности отпуска 28 дней, а взять человек может все 28: предоставление полной длительности в первом рабочем году законом не запрещено, и 14 дней при этом выдаются авансом. Размер аванса на конкретную дату виден в калькуляторе остатка дней отпуска.
До истечения шести месяцев отпуск предоставляется по соглашению сторон, то есть работодатель вправе согласиться или отказать. Но для отдельных категорий отказать он не может: женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него, работникам в возрасте до 18 лет, работникам, усыновившим ребёнка в возрасте до трёх месяцев, а также в иных случаях, предусмотренных федеральными законами.
За второй и последующие рабочие годы отпуск предоставляется в любое время рабочего года по графику отпусков. Накопленные к этой дате дни значения не имеют: если по графику человек идёт в отпуск в марте, а его рабочий год начался в январе, у него накоплено около 5 дней, а предоставляется 28. Остальное — аванс.
Факт: право на первый отпуск появляется через 6 месяцев непрерывной работы (ст. 122 ТК РФ), и к этому моменту накоплено 14 дней при 28-дневном отпуске. Предоставление полной продолжительности в первом рабочем году законно: разница выдаётся авансом.
Откуда берётся отрицательный остаток
Отрицательный остаток возникает, когда использованных дней больше, чем начисленных по отпускному стажу на эту дату. Калькулятор остатка в такой ситуации показывает отрицательное число или помечает расчёт отметкой о том, что запрошено больше, чем накоплено.
Три типичных источника. Первый — полный отпуск в первом рабочем году: 28 дней при накопленных 14. Второй — отпуск по графику в начале рабочего года: дни за год ещё не набраны. Третий — сдвиг рабочего года из-за периодов, не входящих в отпускной стаж: после отпуска по уходу за ребёнком или длинных административных отпусков окончание рабочего года уехало вперёд, а график отпусков остался календарным, и заявленные в нём дни частично оказались авансом.
Отрицательный остаток сам по себе нарушением не считается и никаких последствий для работника не создаёт, пока он работает. Последствия наступают только при увольнении.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отрицательный остаток чаще всего появляется не из-за того, что кому-то выдали лишнее, а из-за сдвига рабочего года. Человек был в декрете, окончание его рабочего года уехало на несколько месяцев, а в графике он стоит по старым датам. Прежде чем согласовывать отпуск, сверьте границы рабочего года с датами по графику: это единственный способ увидеть аванс заранее, а не при увольнении.»
Как считается удержание за неотработанные дни
Удержание производится при увольнении до окончания того рабочего года, в счёт которого работник уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, за неотработанные дни отпуска. Основание — статья 137 ТК РФ, и это один из закрытых случаев, когда работодатель вправе удержать из заработной платы без согласия работника.
Порядок расчёта такой. Сначала определяется количество неотработанных дней: из использованных дней вычитаются начисленные по стажу на дату увольнения. Затем эти дни умножаются на средний дневной заработок, по которому фактически выплачивались отпускные, а не на новый средний заработок на дату увольнения. Пересчитывать выплаченные отпускные по новому среднему заработку закон не требует.
Полученная сумма удерживается из выплат при увольнении с учётом ограничения статьи 138 ТК РФ: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов. Ограничение считается от суммы после удержания НДФЛ.
Если 20 процентов не покрывают переплату, остаток работник может внести добровольно. Принудительно взыскать его через суд обычно не получается: удержание задолженности за неотработанные дни отпуска законом как основание для взыскания в судебном порядке не предусмотрено, и суды чаще отказывают работодателю, если тот не воспользовался правом на удержание в пределах 20 процентов.
Как рассчитать удержание за неотработанные дни отпуска: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите границы рабочего года, в счёт которого был предоставлен отпуск: от даты приёма или от окончания предыдущего рабочего года, с учётом сдвига на исключённые из стажа дни.
- Шаг 2. Посчитайте отпускной стаж на дату увольнения в полных месяцах. Остаток свыше половины месяца считайте за полный, менее половины отбрасывайте.
- Шаг 3. Умножьте полные месяцы на норму накопления: 2,33 при 28 днях отпуска в год, 2,92 при 35, 3,67 при 44. Получите начисленные дни.
- Шаг 4. Вычтите начисленные дни из фактически использованных по приказам. Положительная разница и есть неотработанные дни.
- Шаг 5. Проверьте основание увольнения по статье 137 ТК РФ. Если оно входит в перечень, при котором удержание не производится, расчёт на этом заканчивается.
- Шаг 6. Умножьте неотработанные дни на средний дневной заработок, применённый при выплате этих отпускных. Получите сумму переплаты.
- Шаг 7. Сравните сумму с 20 процентами от выплаты при увольнении после удержания НДФЛ. Удержите меньшую из величин, остаток предложите внести добровольно и зафиксируйте отказ, если он последует.
Разъяснения Роструда о порядке удержания за неотработанные дни отпуска и о пределах статьи 138 ТК РФ публикуются в справочном разделе сервиса «Онлайнинспекция.рф», там же размещены ответы ведомства по статье 137 ТК РФ.
Когда удержать нельзя
Статья 137 ТК РФ прямо перечисляет основания увольнения, при которых удержание за неотработанные дни отпуска не производится. Перечень закрытый, и расширить его локальным актом нельзя.
| Основание увольнения | Удержание | Норма |
|---|---|---|
| По собственному желанию | Производится | п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| По соглашению сторон | Производится | п. 1 ч. 1 ст. 77 ТК РФ |
| За неоднократное неисполнение обязанностей | Производится | п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ |
| Сокращение численности или штата | Не производится | п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
| Ликвидация организации | Не производится | п. 1 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
| Отказ от перевода по медицинским показаниям | Не производится | п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
| Признание полностью неспособным к труду | Не производится | п. 5 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
| Призыв на военную службу | Не производится | п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
| Смена собственника имущества для руководителя | Не производится | п. 4 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 137 ТК РФ |
Из таблицы следует практический вывод для работодателя: при сокращении штата аванс по отпускам становится прямым убытком, поэтому дни, выданные авансом, лучше закрывать до уведомления о сокращении, а не после.
Внимание: общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов (ст. 138 ТК РФ). Если переплата больше, остаток удерживается только с письменного согласия работника, а взыскать его в суде удаётся далеко не всегда.
Документы по удержанию и расчёту при увольнении
Согласие на удержание нужно до того, как переплата превысит 20 процентов от выплаты: без него остаток придётся списать.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие работника на удержание отпускных | Скачать |
| Записка-расчёт по форме Т-60, пример заполнения | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска (форма Т-6) | Скачать |
| Заявление на отпуск | Скачать |
| Шаблон расчёта отпускных за неполный период (Excel) | Скачать |
Во что обходится аванс работодателю
Прямой убыток считается просто: неотработанные дни, умноженные на средний дневной заработок, минус то, что удалось удержать в пределах 20 процентов. При 14 неотработанных днях и среднем заработке 3 000 рублей переплата составляет 42 000 рублей, а при расчёте при увольнении в 60 000 рублей удержать получится около 12 000 рублей после НДФЛ. Остальное — 30 000 рублей на одного сотрудника.
Второй источник потерь — неверный расчёт удержания. Если работодатель удержал больше 20 процентов или произвёл удержание при основании увольнения, по которому оно не предусмотрено, это нарушение порядка выплат. Квалификация идёт по части 1 статьи 5.27 КоАП, штраф на организацию от 30 000 до 70 000 рублей за каждый выявленный факт, а недоплаченная часть расчёта влечёт компенсацию не менее 1/150 ключевой ставки ЦБ РФ за каждый день просрочки по статье 236 ТК РФ.
Третий — массовый аванс при сокращении. Если компания готовит сокращение подразделения, где сотрудники отгуляли отпуск в начале рабочего года, удержать нельзя ни с кого, и переплата умножается на численность.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Работодатели проигрывают споры об удержании по двум причинам: удержали больше 20 процентов или пересчитали выплаченные отпускные по новому среднему заработку. Ни то, ни другое закон не допускает. Считайте удержание по тому среднему дневному заработку, по которому отпускные фактически выплачивались, и фиксируйте расчёт в документе, который работник подписывает при увольнении.»
Когда отпуск авансом давать не стоит
Если сотрудник в первом рабочем году и предупредил, что планирует уходить, полная продолжительность отпуска превращается в невозвратную переплату: удержание ограничено 20 процентами, а при небольшом окладе эта сумма покроет меньше трети аванса.
Если в подразделении готовится сокращение численности, аванс закрывать удержанием будет нельзя: при увольнении по пункту 2 части 1 статьи 81 ТК РФ удержание не производится.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Если у сотрудника уже есть отрицательный остаток из прошлого рабочего года, новый аванс складывается с предыдущим, и к моменту увольнения переплата может превысить два месячных оклада.
Для исполнителей по договору ГПХ и самозанятых вопрос не возникает вовсе: ежегодный оплачиваемый отпуск им не предоставляется, авансовых дней не существует, и удержание по статье 137 ТК РФ к ним не применяется.
Полезно знать: при увольнении после 11 месяцев работы компенсация выплачивается за полный отпуск, а не пропорционально месяцам. То же правило действует при сокращении штата и ликвидации, если в первом рабочем году отработано более 5,5 месяцев.
Как видеть аванс заранее
Аванс становится проблемой не в момент выдачи, а в момент увольнения, и между этими событиями проходят месяцы. Увидеть его заранее можно только одним способом: сверяя заявленные в графике даты с границами рабочего года и накопленными днями на дату начала отпуска.
В практике Добыто это узкое место обычно совпадает с бумажным оформлением: заявление на отпуск подписывается на бумаге, согласуется у руководителя и доходит до кадровой службы, когда даты уже обещаны сотруднику. Проверить остаток в этот момент технически можно, но никто этого не делает, потому что остаток лежит в другой таблице.
Мы закладываем проверку остатка в маршрут согласования заявления: руководитель видит, сколько дней накоплено на заявленную дату, до того как согласовать период. На пилотной группе 30-50 человек сразу видно, у кого аванс возникает системно — обычно это сотрудники после декрета и принятые во второй половине года.
Если вы работодатель и читаете этот раздел, понимая, что аванс в компании никто не отслеживает, выгрузка по всем сотрудникам с накопленными днями и отрицательными остатками на любую дату формируется из кадровой системы за несколько секунд.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Самый дорогой аванс — массовый, когда отпуска по графику стоят в начале рабочего года у целого подразделения. Выгрузите отрицательные остатки по штату перед утверждением графика: дни, выданные авансом, видно заранее, и часть периодов можно сдвинуть на два-три месяца без спора с сотрудниками.»
Стоимость перевода согласования отпусков в электронный вид
Итоговая стоимость зависит от численности штата, числа подразделений, набора переводимых кадровых процессов и выбранного вида электронной подписи для работников.
| Тариф или услуга | Стоимость | Численность и сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 руб. за сотрудника / мес | до 25 сотрудников, подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив | от 50 руб. за сотрудника / мес | без ограничения численности, подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», минимальная оплата | Минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год | за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнеса», выделенный сервер, SLA 99.9%, API | По запросу | персональный менеджер |
| Интеграция с 1С:ЗУП (входит в «Бизнес» и «Корпорацию») | в рамках тарифа | установка и настройка за один день |
Стоимость считается за сотрудника в месяц, поэтому бюджет на перевод отпусков в электронный вид зависит от численности, а не от количества кадровых документов. Состав каждого тарифа и условия по численности опубликованы на странице тарифов сервиса КЭДО Добыто: оттуда видно, какие виды электронной подписи и какие шаблоны входят в выбранный тариф.
На «Бизнесе» действует минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 руб. в год, поэтому компании до 25 человек обычно считаются по «Старту», а выбор между тарифами определяется не численностью, а тем, нужны ли УКЭП и интеграция с 1С.
Выводы
Отпуск авансом законен: за первый рабочий год он предоставляется после шести месяцев работы полной продолжительностью, а до шести месяцев — по соглашению сторон, причём отдельным категориям работодатель отказать не вправе. Отрицательный остаток последствий не создаёт, пока человек работает, и превращается в переплату только при увольнении. Удержание за неотработанные дни производится по статье 137 ТК РФ в пределах 20 процентов от выплаты, считается по среднему заработку, применённому при выплате отпускных, и не производится вовсе при сокращении, ликвидации, призыве и ряде других оснований.
Единственный способ не копить невозвратную переплату — видеть накопленные дни в момент согласования заявления, а не при расчёте. В практике Добыто проверка остатка встроена в маршрут согласования, поэтому руководитель видит объём аванса до того, как согласовать даты.
Частые вопросы об отпуске авансом и удержании
Можно ли отказать сотруднику в отпуске авансом за второй рабочий год
Если отпуск заявлен по графику, отказать нельзя: график обязателен для обеих сторон, и количество накопленных дней на эту дату значения не имеет. Отказать можно только в предоставлении отпуска вне графика, потому что такое перенесение требует согласования. Поэтому аванс за второй и последующие годы контролируется на этапе составления графика, а не на этапе выдачи приказа.
Нужно ли согласие работника на удержание за неотработанные дни
На удержание в пределах 20 процентов согласие не требуется: статья 137 ТК РФ называет это случаем, когда работодатель вправе удержать из заработной платы без согласия. Согласие нужно на удержание суммы сверх 20 процентов, и оно оформляется письменным заявлением работника. Без такого заявления оставшаяся часть переплаты либо вносится добровольно, либо списывается.
Можно ли вместо удержания вычесть неотработанные дни из компенсации за другие отпуска
Прямого зачёта закон не предусматривает, но на практике расчёт ведётся сальдированно: если у работника есть и неиспользованные дни за один рабочий год, и неотработанные за другой, сначала определяется итоговое количество дней. Если результат положительный, выплачивается компенсация; если отрицательный, возникает переплата, и к ней применяется ограничение 20 процентов. Отдельно удерживать и отдельно выплачивать в этой ситуации не требуется.
Что делать, если сотрудник уволился, а переплату удержать не успели
После увольнения удержание из выплат невозможно: выплат больше нет. Остаётся предложить внести сумму добровольно, зафиксировав расчёт в письменном виде. Взыскание через суд по таким требованиям удовлетворяется редко: суды исходят из того, что работодатель имел возможность удержать в пределах 20 процентов при расчёте и этим правом не воспользовался. Исключение составляют случаи недобросовестности работника или счётной ошибки, прямо названные в статье 137 ТК РФ.
Пересчитываются ли отпускные, если после отпуска средний заработок изменился
Нет. Выплаченные отпускные пересчёту не подлежат, и удержание за неотработанные дни считается по тому среднему дневному заработку, который применялся при их выплате. Пересчёт по новому среднему заработку на дату увольнения приводит к завышению или занижению суммы и в споре не защищается. Средний дневной заработок для отпускных определяется делением заработка за 12 месяцев на произведение числа полных месяцев на коэффициент 29,3.
Считается ли авансом отпуск, предоставленный перед декретом
Как правило, да, и удержать его нельзя. Ежегодный отпуск предоставляется перед отпуском по беременности и родам или сразу после него по заявлению работницы независимо от стажа работы у данного работодателя по статье 260 ТК РФ, то есть часть дней почти всегда выдаётся авансом. Отработать их сотрудница сможет только после возвращения из отпуска по уходу, а если она уволится сразу после него, удержание будет ограничено 20 процентами от выплат при увольнении, которых к этому моменту обычно немного.
Можно ли выдать отпуск авансом за третий рабочий год, если второй ещё не закончился
Нет. Отпуск предоставляется за конкретный рабочий год, и выдать дни за год, который ещё не начался, нельзя: права на них не существует даже авансом. Авансовым считается отпуск внутри текущего рабочего года, за дни которого стаж ещё не набран. Если сотрудник просит больше, чем приходится на текущий год, остаток переносится на следующий рабочий год с соответствующей датой начала.
