Отпускные при работе меньше года: расчёт в 2026 году

Отпускные при работе меньше года считают не за полные 12 месяцев, а за тот срок, что человек реально успел отработать — со дня приёма до начала месяца, в котором он уходит отдыхать. Здесь и кроется главная путаница: формула вроде та же, что для всех, но расчётный период короче, и неполные месяцы приходится пересчитывать через коэффициент. В этом материале разберём, когда вообще возникает право на первый отпуск, как определить расчётный период при неполном стаже, по какой формуле бухгалтер вычисляет среднедневной заработок и сколько денег получится в итоге — с готовым примером и цифрами на 2026 год. Это часть большого материала про расчёт отпускных, где собраны все случаи начисления среднего заработка.

Автор статьи — Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет, соучредитель сервиса КЭДО Добыто, спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права. Занимается наймом персонала более 13 лет. Автор более 1000 статей о цифровой подписи, трудовом праве, КЭДО и HR.

Автор статьи

Мария Ж.

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто

Кофаундер сервиса электронного документооборота Добыто. Юрист с 20 летней практикой. В 2008 году получала красный диплом юриста по корпоративной практике. Руководитель HR-отдела. Спикер на конференциях по КЭДО и юриспруденции.

Когда возникает право на отпуск при стаже меньше года

Право использовать отпуск за первый год работы возникает у сотрудника после шести месяцев непрерывной работы у одного работодателя. Это статья 122 ТК РФ, и сроки тут жёсткие: полгода отработал — можешь идти. По соглашению сторон отпуск дают и раньше, но это право компании, а не её обязанность. Не хотите отпускать человека, который проработал три месяца, — и не обязаны.

Есть категории, которым отпуск до истечения полугода обязаны предоставить по заявлению. Женщинам перед отпуском по беременности и родам или сразу после него. Работникам младше 18 лет. Тем, кто усыновил ребёнка в возрасте до трёх месяцев. И в других случаях, прописанных в федеральных законах, — скажем, мужу в период, пока жена в декрете. Этим людям отказать нельзя.

Важный нюанс, на котором спотыкаются даже опытные кадровики. Если первый отпуск дают авансом, до того как человек накопил все 28 дней, он всё равно должен быть полным. Закон не разрешает выдать в натуре кусочек отпуска пропорционально отработанному времени, если сам работник не попросил только часть. То есть отпуск авансом — это сразу полные 28 календарных дней, и оплачивается он целиком. Сколько дней реально накопилось, можно прикинуть через калькулятор отпускного стажа в 2026 году — он покажет, на что человек заработал к нужной дате.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем:
«Самый частый затык в первый год — люди путают «накопил» и «имею право взять». Отпуск авансом отдаётся полным, все 28 дней, даже если по стажу натикало дней десять. А вот если потом человек увольняется, не отгуляв честно заработанное, излишек удерживают из расчёта. Поэтому я всегда говорю кадровикам: отпускайте авансом осознанно, а не «чтобы отстал».»

Что такое расчётный период, если отработано меньше 12 месяцев

По общему правилу средний заработок считают за 12 календарных месяцев перед месяцем начала отпуска. Это статья 139 ТК РФ. Но когда человек в компании меньше года, брать неоткуда — 12 месяцев просто не набралось.

Тогда расчётный период берут со дня приёма на работу до первого числа месяца, в котором сотрудник уходит в отпуск. Проще: считаем от даты в трудовом договоре до последнего полного месяца перед отдыхом. Если человека приняли 12 января, а отпуск с 3 августа, то расчётный период — с 12 января по 31 июля. Семь месяцев, из которых шесть полных и один неполный, январский.

Порядок исчисления среднего заработка с 1 сентября 2025 года определяет Положение, утверждённое Постановлением Правительства РФ от 24.04.2025 № 540. Оно действует до 1 сентября 2031 года и заменило прежнее Постановление № 922, которое утратило силу. Методика в целом осталась прежней, но появились уточнения по выплатам и по минимуму среднего заработка — о нём ниже.

Формула расчёта отпускных при неполном расчётном периоде

Сумма отпускных — это среднедневной заработок, умноженный на число календарных дней отпуска. Так считают всегда. Разница только в том, как получить этот среднедневной заработок, когда часть месяцев отработана не полностью.

Если бы период был отработан целиком, формула простая: заработок за расчётный период делят на 12 и на 29,3. Число 29,3 — это среднемесячное количество календарных дней, оно закреплено в статье 139 ТК РФ и не меняется. Но при неполном годе делить на 12 нельзя, месяцев-то меньше. Поэтому знаменатель собирают вручную.

Сначала берут полные календарные месяцы и умножают их количество на 29,3. Потом отдельно считают неполные месяцы. Для каждого неполного месяца применяют пропорцию: 29,3 делят на общее число календарных дней в этом месяце и умножают на количество фактически отработанных календарных дней. Полученные числа складывают — это и есть знаменатель. На него делят весь заработок за расчётный период и получают среднедневной заработок.

Звучит как занимательная арифметика, и так оно и есть. Один пропущенный неполный месяц — и сумма уезжает. Считать в столбик руками на пачке новичков, которых приняли в разные даты, удовольствие сомнительное.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву:
«Неполный месяц — это то место, где бухгалтерия чаще всего ловит грабли. Берут календарные дни, а не рабочие, это принципиально. Отработал человек с 12 по 31 января — значит 20 календарных дней, а не «сколько смен отстоял». Делим 29,3 на 31, умножаем на 20, получаем 18,9. Всё. Если начать тащить сюда рабочие дни, расчёт развалится, и при проверке это всплывёт первым делом.»

Какие выплаты входят в расчёт, а какие исключаются

В заработок за расчётный период включают всё, что человек получил в рамках трудового договора по системе оплаты труда. Оклад, сдельную оплату, оплату в неденежной форме. Премии, надбавки, доплаты — за совмещение, за вредность, за выслугу. Это пункт 2 Положения № 540.

А вот что в расчёт не берут совсем: больничные, прежние отпускные, командировочные, материальную помощь, оплату обучения и путёвок, возмещение за обеды, вознаграждения по договорам ГПХ. Всё, что не относится к оплате труда. И вместе с этими выплатами из расчётного периода выкидывают сами дни — время болезни, командировки, прошлого отпуска, отпуска за свой счёт, простоя, любые периоды, когда за человеком сохранялся средний заработок. Полный перечень в пункте 5 Положения № 540.

Логика тут простая: средний заработок должен отражать обычную работу, а не дни, когда человек фактически не работал, но деньги шёл. Если этого не сделать, среднедневной заработок исказится, и отпускные посчитают неверно. При неполном годе таких исключаемых дней может и не быть вовсе — новичок ещё не успел ни поболеть, ни съездить в командировку. Но проверять надо всегда.

Пример расчёта отпускных при работе меньше года

Возьмём ту самую ситуацию. Менеджера приняли 12 января 2026 года. С 3 августа он идёт в отпуск на 14 календарных дней. Оклад — 60 000 рублей в месяц, других выплат нет, ни больничных, ни командировок за этот срок не было.

Шаг первый. Расчётный период — с 12 января по 31 июля 2026 года. Полных месяцев шесть: февраль, март, апрель, май, июнь, июль. Январь неполный, человек отработал в нём с 12 по 31 число, это 20 календарных дней.

Шаг второй. Пересчитываем неполный январь: 29,3 делим на 31 (дней в январе) и умножаем на 20 отработанных дней. Выходит 18,9.

Шаг третий. Собираем знаменатель: 6 полных месяцев умножаем на 29,3, получаем 175,8, прибавляем январские 18,9. Итого 194,7.

Шаг четвёртый. Заработок за период. Шесть полных месяцев по 60 000 — это 360 000 рублей. За неполный январь начислено 41 000 рублей. Всего 401 000 рублей.

Шаг пятый. Среднедневной заработок: 401 000 делим на 194,7. Получаем 2 059,58 рубля.

Шаг шестой. Отпускные: 2 059,58 умножаем на 14 дней отпуска. Выходит 28 834,12 рубля — это сумма до удержания НДФЛ. После налога 13% (3 748,44 рубля) на руки человек получит 25 085,68 рубля.

В практике Добыто мы видим, что именно на этапе сбора знаменателя бухгалтер чаще всего ошибается — пропускает неполный месяц или считает его по рабочим дням. В сервисе расчётный период и коэффициенты по неполным месяцам подтягиваются автоматически из данных о приёме на работу, и записку-расчёт по форме Т-60 не приходится сводить вручную.

Как рассчитать отпускные при стаже меньше года: пошаговая инструкция

Образцы документов для оформления и расчёта отпуска

Минимальный средний заработок и МРОТ в 2026 году

Появилось правило, которое раньше так чётко не прописывали. Если сотрудник полностью отработал норму рабочего времени и выполнил свои обязанности, его средний месячный заработок не может быть ниже федерального МРОТ. Это пункт 18 Положения № 540.

МРОТ в 2026 году — 27 093 рубля (Федеральный закон от 28.11.2025 № 429-ФЗ). Значит, минимальный среднедневной заработок составляет 27 093 разделить на 29,3, то есть 924,68 рубля. Если посчитанный по факту среднедневной заработок вышел меньше этой цифры — отпускные считают исходя из 924,68 рубля. Если человек работает неполное рабочее время, МРОТ для сравнения берут пропорционально отработанному.

Для новичков с маленьким окладом это реально работающая защита. В нашем примере среднедневной заработок 2 059,58 рубля, он заметно выше минимума, поэтому МРОТ тут ни на что не влияет. Но при окладе на уровне минималки сравнение делать обязательно. Мы в Добыто закладываем автоматическую сверку среднедневного заработка с минимумом по МРОТ прямо в расчёт, чтобы кадровик не держал эту цифру в голове и не пересчитывал её каждый январь, когда минималку повышают.

Мария Ж, специалист по расчёту среднего заработка:
«Сравнение с МРОТ — не формальность, а защита от занижения. Платишь ниже минимального среднедневного — и работодателя притянут к ответственности, тут даже спорить не о чем. Я знаю компании, где про это правило вспоминают только когда приходит предписание. А денежки потом доплачивают с процентами. Дешевле один раз настроить сверку и забыть.»

Сроки выплаты отпускных и удержание НДФЛ

Отпускные выплачивают не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска. Это статья 136 ТК РФ. Раньше — можно, позже — нельзя. Если работодатель просрочил выплату, сотрудник вправе требовать перенести отпуск на другое время, и отказать ему в этом нельзя. Плюс за каждый день задержки положена денежная компенсация не ниже 1/150 ключевой ставки ЦБ от невыплаченной суммы.

С отпускных удерживают НДФЛ по ставке 13% для большинства резидентов (для высоких доходов действует прогрессивная шкала вплоть до 22%). Страховыми взносами отпускные облагаются в общем порядке, отдельно их выделять не нужно — они входят в фонд оплаты труда. Проверить, как должны выплачиваться отпускные и куда обращаться при нарушении сроков, можно через сервис Роструда Онлайнинспекция.рф — там есть разъяснения и форма обращения.

Тут возникает практическая ловушка именно для первого года. Уведомить об отпуске нужно за две недели, выплатить — за три дня. Если человека приняли недавно и отпуск согласовали в спешке, кадровик легко не успевает посчитать и провести выплату вовремя. По-старому, на бумаге, это вечная гонка. Сколько дней отпуска вообще накопилось к нужной дате, удобно прикинуть через калькулятор остатка дней отпуска заранее, ещё на этапе согласования.

Частые ошибки при расчёте отпускных за неполный год

Первая и самая дорогая ошибка — считать неполный месяц по рабочим дням вместо календарных. Делают так по привычке от расчёта зарплаты, где всё пляшет от рабочих дней. Цена ошибки прямая: среднедневной заработок искажается, отпускные либо занижены (тогда доплата плюс компенсация за задержку), либо завышены (тогда переплата, которую с уволившегося уже не вернёшь).

Вторая — делить заработок на 12, как при полном годе. Логика «формула же одна» подводит. При неполном стаже месяцев меньше 12, и если механически поделить на 12, среднедневной заработок выйдет заниженным. Человек недополучит, а компания получит основание для трудового спора.

Третья — забыть про сравнение с МРОТ. У новичков оклады нередко скромные, и фактический среднедневной заработок может провалиться ниже минимального. Не сверил — занизил выплату — нарушил пункт 18 Положения № 540.

Четвёртая — не исключить из периода дни, за которые сохранялся средний заработок, если они всё-таки были. Даже за неполный год человек мог успеть съездить в командировку или поболеть. Эти дни и выплаты по ним из расчёта убирают, иначе среднедневной заработок поедет.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто:
«Когда летом скопом уходят в отпуск десять новичков, принятых в марте, апреле и мае, бухгалтер по-старому садится за калькулятор и считает каждому свой период. К вечеру глаза в кучу, а где-то уже уехала запятая. Мы для того и тащим эти расчёты в одинэску и КЭДО, чтобы первичка собиралась сама, а человек только проверял итог, а не складывал коэффициенты руками.»

Все четыре грабли объединяет одно: ручной расчёт на разнородных датах приёма. Когда новичков много и у каждого свой расчётный период, держать это в голове бухгалтер физически не успевает. Поэтому компании и переводят расчёт отпускных в систему, где даты приёма и неполные месяцы считаются без участия человека.

Стоимость автоматизации отпускного документооборота в Добыто КЭДО

Итоговая стоимость зависит от численности персонала, выбранного тарифа и набора подключаемых модулей. Расчёт отпускных, приказы по форме Т-6, записки-расчёты Т-60 и уведомления входят в общий кадровый документооборот, поэтому отдельной строкой их не тарифицируют — они часть единой подписки на КЭДО.

На тарифе Бизнес есть нюанс: минимальная оплата — 50 сотрудников за 30 000 рублей в год. Что именно войдёт в подписку под вашу численность и какие модули нужны для отпускного документооборота, проще свести через актуальные тарифы сервиса Добыто — там видно, как цена зависит от штата и набора функций.

Выводы: отпускные при стаже меньше года

Право на первый отпуск возникает после шести месяцев непрерывной работы, а до этого срока отпуск дают только по соглашению сторон либо в обязательных случаях из статьи 122 ТК РФ. Отпуск авансом всегда полный — 28 календарных дней, а не пропорционально отработанному. Расчётный период при неполном годе берут со дня приёма до первого числа месяца отпуска, и именно это отличает расчёт от стандартного.

Формула среднего заработка одна для всех, но знаменатель при неполном стаже собирают вручную: полные месяцы умножают на 29,3, а каждый неполный пересчитывают через пропорцию по календарным дням. Главные ошибки — считать неполный месяц по рабочим дням, делить на 12 вместо фактического числа месяцев и забывать сверять результат с минимальным среднедневным заработком по МРОТ (924,68 рубля в 2026 году). Из расчёта исключают больничные, командировки, прошлые отпуска и выплаты по ним.

Выплатить отпускные нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отдыха, удержав НДФЛ. Просрочка даёт работнику право перенести отпуск и получить компенсацию за задержку. С 1 сентября 2025 года порядок исчисления среднего заработка определяет Постановление Правительства № 540, заменившее № 922, — методика сохранилась, но правило о минимуме по МРОТ теперь закреплено прямо.

Часто задаваемые вопросы