Хранение документов в компании складывается из трёх решений: номенклатура дел, срок по перечню и носитель, на котором документ доживёт до конца этого срока. Базовые сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Порядок хранения, экспертизы ценности, описей и уничтожения — Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Право компании держать архив у себя и самостоятельно организовывать хранение даёт пункт 2 статьи 13 закона № 125-ФЗ об архивном деле. Главное различие, от которого зависит вся конструкция: форма хранения определяется формой создания. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Документ, созданный и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка оригиналом не становится.
Разберём, как собрать сроки из перечней, почему отраслевой перечень важнее общего и что делать с видом документа, которого в перечне нет вообще. Покажем шесть вопросов вендору, после которых видно, чем система хранения отличается от папки на сервере, и три требования, которые заказчики вписывают в техническое задание зря. Сценарная таблица по формам хранения, чек-лист внедрения, разбор того, что проверяет суд у электронного архива, и тарифы на 2026 год — во второй половине статьи.
Из чего состоит система хранения документов в компании
Система хранения — это не шкаф и не сервер, а связка из четырёх элементов, каждый из которых можно предъявить при проверке: номенклатура дел, сроки со ссылкой на статью перечня, порядок передачи дел в архив и правила доступа. Хранение документов относится к самым регламентированным участкам управления документами, и требования к бумажному документообороту переносятся на электронный почти без изменений.
Отправная точка — конец календарного года. Каждое структурное подразделение формирует дела в соответствии с номенклатурой, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Если номенклатуры нет, у вас нет и системы: срок каждого дела определяется на глаз, а при проверке нечего показать, кроме коробок. В практике Добыто проекты тормозятся именно здесь чаще, чем на выборе платформы: номенклатуры либо нет вовсе, либо она не пересматривалась несколько лет.
Второй элемент — разделение массива по горизонту хранения. Практичный порог — десять лет. Документы со сроком до десяти лет живут рядом с кадровой службой, их достают и ими пользуются. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, не понадобятся, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда.
Третий элемент — разграничение доступа. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение, потому что кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работника. Правильная конструкция: доступ к конкретному делу имеют те, кому он нужен по роли, а система фиксирует обращения.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «На документы длительного хранения я советую делать опись не по годам, а по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а конкретного человека за весь период его работы. Проверьте свою опись прямо сейчас: если по фамилии работника вы не собираете его историю за десять минут, описи фактически нет.»
Сроки хранения документов: Перечень № 236 и отраслевые правила
Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Он основной для большинства организаций, но не единственный: для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и они имеют приоритет над общим по документам, специфичным для отрасли. В здравоохранении приказы Минздрава регулируют хранение медицинских карт и заключений, в образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности и досье клиентов.
Ошибка возникает в обратном порядке: специалист открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Правило простое: сначала проверяете, есть ли отраслевой перечень, и только потом идёте в общий.
Разброс сроков внутри одного раздела перечня доходит до девяти раз, и это не случайность. Ниже — строки раздела 7.3 «Охрана труда» и документы по личному составу, которые чаще всего путают между собой.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Документ | Срок хранения |
|---|---|
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте (ст. 423, п. «а») | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда (ст. 423, п. «б») | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда (ст. 422) | 5 лет |
| Книги и журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий (ст. 424) | 45 лет |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (ст. 414) | 50/75 лет |
| Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов (ст. 415) | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет |
| Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним (ст. 407) | по месту проведения — 45 лет, при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет; в других организациях — 5 лет |
| Личные карточки, трудовые договоры, приказы по личному составу | 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних |
Из таблицы следует неудобный для любителей навести порядок вывод: журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев не уничтожаются по истечении пяти лет вместе с протоколами. Закончился журнал — он уходит в архив. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае: журнал хранится не абстрактно, из него делают выписки для расследования.
Факт: протокол проверки знаний по охране труда хранится 5 лет, а журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Разница в девять раз объясняется назначением: протокол подтверждает событие, журнал доказывает регулярную работу с человеком за весь период его занятости.
Если вида документа нет в перечне, это не значит, что хранить его не нужно. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете решение в номенклатуре дел. Обоснование оформляет экспертная комиссия, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Электронный архив: что требует закон и в каком виде хранится документ
Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому требования собираются из нескольких актов. Порядок организации хранения задают Правила Росархива № 77, пришедшие на смену прежним Правилам Минкультуры № 526. Инструкция по тому, что должна уметь система электронного документооборота и система хранения электронных документов, — типовые функциональные требования, утверждённые приказом Росархива от 15 июня 2020 года. Если перед вами стоит задача выбрать систему, это первый документ к изучению: вся его функциональность направлена на поддержание юридической силы электронного документа.
ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию сохранности через восемь свойств: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. Три последних чаще всего выпадают из технического задания, хотя именно они определяют, что будет с вашим архивом через пятнадцать лет, когда формат файла устареет, а криптографический алгоритм сменится.
Отдельный сюрприз ждёт тех, кто считает электронный архив папкой в облаке. Правила архивного хранения построены вокруг материального носителя: электронные дела записываются на обособленные носители, носителю присваивается учётный номер, и хранится он с соблюдением режима, как бумажное дело. Для документов постоянного хранения и документов Архивного фонда это обязательная часть процедуры, а не формальность.
Полезно знать: протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Протокол, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его вместо файла нельзя. Решение о форме принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения.
Состав комплекта для кадровых документов задан единым требованием: с 1 марта 2023 года действует приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н о составе и форматах документов, связанных с работой и оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. В комплект входят сам документ в формате XML, отдельный файл усиленной электронной подписи, визуализация в PDF и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Доверенность здесь не приложение к процессу, а обязательная часть кадрового документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Вопрос вендору формулируйте не «хранит ли система документы», а «выгружает ли она комплект целиком». При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится не картинка на экране, а файлы: документ, отдельный файл подписи и доверенность. Попросите на демонстрации выгрузить один документ и откройте архив у себя на компьютере.»
Проверьте электронную подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Отдельно про суды. Электронный документ — это письменное доказательство и в арбитражном, и в гражданском процессе, равнозначность обеспечивает 63-ФЗ. Часть 8 статьи 75 АПК РФ позволяет суду затребовать подлинник, и вот здесь распечатка подводит: она остаётся копией электронного документа, которую нужно заверять у оператора, в удостоверяющем центре, у нотариуса или самой организацией с отметкой о верности копии. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, без него равнозначности нет.
Кейс из практики: работодатель внедрил КЭДО по правилам: положение о кадровом электронном документообороте, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета, письменное согласие работника получено в срок. Спор об увольнении он тем не менее проиграл при новом рассмотрении, потому что подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Система, внедрённая ради доказательств, дала их другой стороне.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Риск сидит не в подписи как таковой, а в моменте выдачи ключа и в идентификации, то есть ровно там, где обычно экономят. Мы разводим по времени выдачу электронной подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно смотрим, умеет ли человек работать в системе. Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.»
Бумага, электронный архив или гибрид: что выбрать под свой сценарий
Универсального ответа нет, потому что критичное в одной компании становится второстепенным в другой. Таблица ниже собрана по сценариям, с которыми чаще всего приходят на внедрение.
| Сценарий | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 25 сотрудников, один офис | Скорость запуска, облачное решение без своей инфраструктуры | Установка в свой контур, аттестация системы, сложные маршруты |
| Дистанционные работники | ЛНА о дистанционной работе с разделом об электронном взаимодействии | Сбор письменных согласий на переход: для дистанционных они не требуются |
| Крупная компания, несколько юрлиц и подразделений | Работа под нагрузкой, роли и автоматический выбор ответственного кадровика по подразделению | Интеграция с мессенджерами, подписание через сторонние порталы |
| Производство с вредными условиями труда | Бумажный архив журналов инструктажей и учёта несчастных случаев на 45 лет, опись по работникам | Перевод в электронный вид документов, которые закон оставил на бумаге |
| Много сотрудников со стажем, начатым до 1 января 2022 года | План сбора согласий и параллельный бумажный режим для отказавшихся | Одномоментный переход по всем процессам сразу |
Гибрид — нормальное переходное состояние и плохое постоянное. Когда часть подразделений на электронных отпусках, часть на бумажных, а трудовые договоры у всех бумажные, кадровая служба живёт в двух режимах одновременно. Заранее определите, сколько это продлится, иначе отслеживать, кто по каким процессам переведён, придётся вручную.
Внимание: если вы перешли на электронный документооборот по какому-то процессу и работник на это согласился, в бумаге эти документы вы уже не оформите. Вы меняете способ, а не добавляете запасной канал, и откатиться обратно по конкретному документу нельзя.
Шаблоны для организации хранения кадровых документов
Комплект для тех, кто наводит порядок с нуля: начинать стоит с описи документов личного дела, она задаёт состав каждого дела до того, как вы утвердите номенклатуру.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
| Книга учёта движения трудовых книжек | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Как выбрать систему хранения: критерии, которые решают
Заказчики приходят на рынок в трёх состояниях: с детально проработанным техническим заданием на десятки страниц, с верхнеуровневыми бизнес-требованиями и вовсе без требований, с формулировкой «нам надо КЭДО, мы читали, что это экономит деньги». Проблема у всех трёх групп одинаковая: сравнивают системы по функциям, а не по своим процессам, и застревают на выборе надолго.
Порядок обратный тому, к которому тянет. Сначала анализ кадровых процессов, потом локальные акты, и только потом система. Причина не в методической красоте, а в необратимости: систему поменять можно, а способ оформления документов по уже переведённому процессу — нет.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Закон описывает рамку, а внутри неё порядок определяете вы сами. Если вы не опишете его под свои процессы, вы получите чужой типовой порядок из шаблона вендора и будете работать по нему годами. Выпишите все кадровые процессы и по каждому определите: какие документы, сколько их в год, кто подписывает, какой вид подписи требуется. Этот список и есть техническое задание.»
Требования, которые недооценивают
- Гибкость с расшифровкой. Гибким себя называет каждый вендор, поэтому требование детализируют: система настраивает процесс любой сложности, добавляет не только блоки согласования и подписания, но и блоки задач. Подписал трудовой договор — задача административной службе на подготовку рабочего места; увольнение — задача службе безопасности на закрытие учётной записи и пропуска.
- Работа с ролями. Если за каждым подразделением закреплён свой кадровый специалист, система должна сама определять по внутренним алгоритмам, кому направить заявление. Выбор адресата не передаётся сотруднику, который заявление запускает.
- Экосистемность. Кадровые документы проходят регистрацию в журнале и относятся в дело, а это классическое делопроизводство. Если система этого не умеет, вы делаете интеграцию с другой системой ради регистрации и архивного хранения. Сюда же жизненный цикл ЛНА: согласование, утверждение, ознакомление, контроль актуальности и запуск актуализации по истечении срока.
- Работа под нагрузкой. Когда локальный акт уходит на ознакомление, в систему одномоментно обращаются тысячи сотрудников. Просите результаты нагрузочного тестирования с указанием числа одновременно работающих пользователей: масштабировать платформу, которая к этому архитектурно не готова, после запуска уже поздно.
- Лицензии и сертификаты вендора. Деятельность в области информационной безопасности лицензируется, регуляторов два — ФСТЭК и ФСБ. Любая система, где проверяется хотя бы пароль пользователя, относится к средствам защиты информации, и разработчику нужна соответствующая лицензия. Сертификат выдаётся на конкретную версию продукта, поэтому уточняйте, на какую именно.
Аттестация системы — зона ответственности не вендора, а оператора, то есть вас. По 152-ФЗ оценка соответствия требованиям обязательна, но провести её можно двумя способами: самостоятельно, и тогда документ называется актом оценки соответствия, либо привлечь лицензиата ФСТЭК, и тогда процедура называется аттестацией и завершается аттестатом. Какой вариант нужен именно вам, определяется нормативными документами для вашего типа организации: государственным организациям и тем, у кого по закону требуются высокие уровни защищённости, сертифицированный продукт обязателен.
Шесть вопросов вендору до покупки
- Где физически хранятся данные и полный перечень лиц, получающих к ним доступ.
- Какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли их комбинировать.
- Есть ли интеграция с сервисом государственных подписей.
- Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
- Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений.
- Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первый вопрос задавайте прямо: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Не «данные хранятся защищённо», а список лиц. Обычно там не одна компания, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. От этого списка зависит, какое согласие на передачу персональных данных третьим лицам вам придётся собрать с работников.»
Три требования, которые можно вычеркнуть из технического задания
Эти пункты попадают в задание по инерции и удорожают проект, не добавляя бизнес-ценности.
- Подписание кадровых документов простой электронной подписью через сторонний государственный портал. Обязанности использовать его нет, а сотруднику приходится выходить из личного кабинета, отдельно авторизоваться в незнакомом интерфейсе и вспоминать пароль. Плюс ещё одна точка интеграции: перебои на стороне портала останавливают подписание.
- Возврат подписанных документов обратно в учётную систему. Документ создаётся в учётной системе, передаётся на подписание и хранение в систему КЭДО и открывается оттуда по гиперссылке. Возврат даёт задвоение документов, рост базы и нагрузки, а перештамповка и архивное хранение в учётной системе всё равно не реализованы.
- Интеграция с мессенджерами для уведомлений. Единого мессенджера, которым пользуются все сто процентов сотрудников, не существует, поддерживать придётся несколько, и любой из них может быть заблокирован в один вечер. Универсальные каналы — push-уведомление в мобильном приложении и SMS, которое дойдёт даже на кнопочный телефон без интернета.
Важный нюанс из практики: готовый коннектор к 1С ставится как файл расширения примерно за час и не требует вашей команды разработки. Интеграция через API с самописной или нетиповой учётной системой занимает от 2 дней до 2 месяцев в зависимости от квалификации вашей команды. Этот срок закладывается в план проекта до подписания договора, а не после.
Стоимость ошибки: во что обходится неправильное хранение
Прямой штраф — самая дешёвая часть. Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов образует состав по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей на граждан, от 3 000 до 5 000 рублей на должностных лиц, от 5 000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Состав есть даже тогда, когда документы не утрачены: достаточно нарушить одно из правил. Нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ обходится юридическому лицу в 30 000 — 50 000 рублей.
Дороже стоит отсутствие документа в нужный момент. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда у вас, или происходит несчастный случай с человеком, отработавшим двадцать лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. В обоих случаях отсутствие журнала означает, что вы не докажете проведение инструктажей, а доказывать придётся вам.
Важный нюанс из практики: в компаниях с большим бумажным архивом хранилище нередко вынесено на отдельный этаж или в помещение в нескольких километрах от офиса. Чтобы достать один оригинал, сотрудник выделяет отдельный день: доехать, вскрыть, найти. Эта цифра не попадает ни в один бюджет, потому что она размазана по рабочему времени кадровой службы.
Как внедрить систему хранения документов
Внедрение делится на три части: юридическую обвязку, техническую и организационную. Организационная — самая недооценённая: обучение сотрудников выпуску подписи, формированию заявлений и подписанию обычно укладывается в один-два вебинара, а обучение кадровых специалистов идёт шире и дольше.
Что проверить до выбора системы
- Выписать все кадровые процессы и по каждому определить объём документов за год, подписантов и требуемый вид подписи.
- Отметить процессы, где работнику достаточно простой электронной подписи: отпуска, командировки, ознакомление с локальными актами. С них начинается переход, потому что выдавать ключи не нужно.
- Посчитать, сколько сотрудников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года: они вправе отказаться от перехода, и для них потребуется параллельный бумажный режим.
- Принять решение по моменту выдачи электронной подписи: при приёме или после испытательного срока. Если после испытания, приём и весь комплект документов при трудоустройстве остаются на бумаге навсегда.
- Описать порядок в локальном нормативном акте под свои процессы, а не взять шаблон вендора целиком.
Лайфхак: пилот на одном процессе для всей компании работает лучше, чем пилот на одном подразделении по всем процессам. Первый проверяет людей, второй только технологию, а буксуют внедрения из-за людей.
Как внедрить систему хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения. Он имеет приоритет над Перечнем № 236 по документам, специфичным для отрасли.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня. Для видов документов, которых в перечне нет, определите срок по аналогии и зафиксируйте решение экспертной комиссии.
- Шаг 3. Разделите массив на текущие и завершённые дела, а завершённые — по порогу десяти лет. От этого зависит физическое место хранения и тип носителя.
- Шаг 4. Утвердите положение о ведении КЭДО, перечень переводимых документов и категорий работников, приказ о введении и приказ об ответственном за КЭДО с делегированием права подписи.
- Шаг 5. Соберите письменные согласия работников, чей стаж начался до 1 января 2022 года. Для дистанционных работников порядок электронного взаимодействия закрепляется отдельным ЛНА о дистанционной работе.
- Шаг 6. Запустите пилот на одном простом процессе для всей компании: отпуска или ознакомление с локальными актами. Проверьте на нём маршруты, роли и уведомления.
- Шаг 7. Выгрузите из системы комплект по одному подписанному документу и проверьте его вне системы: открывается ли XML, читается ли файл подписи, есть ли доверенность. Если комплект не собирается, архив у вас пока не юридически значимый.
- Шаг 8. Опишите порядок доступа: кто из кадровой службы к каким делам допущен и фиксирует ли система обращения. Затем расширяйте перечень процессов на трудовые договоры и дополнительные соглашения.
В практике Добыто первый вопрос на старте проекта — не какая система, а какие процессы переводим и в каком порядке. Мы закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию: это снимает основную часть ошибок настройки до того, как в систему зайдут все. Типовой порядок ведения актуальной нормативной базы по трудовым отношениям и разъяснения по электронному документообороту публикует Минтруд в разделе про электронный документооборот в сфере трудовых отношений, туда полезно заглядывать перед утверждением локальных актов.
Когда отдельная система хранения не нужна
Проект стоит отложить или не начинать в трёх ситуациях.
Первая: в компании нет номенклатуры дел и не определены сроки. Автоматизация беспорядка даёт быстрый беспорядок, а не архив. Сначала перечень и номенклатура, потом система.
Вторая: весь ваш документооборот сосредоточен в документах, которые закон оставил на бумаге. Если основной массив — журналы инструктажей и документы по охране труда, электронный архив кадровых документов закроет небольшую долю задач, а хранить журналы 45 лет вам всё равно физически.
Третья: большинство сотрудников начали трудовую деятельность до 1 января 2022 года и отказываться от бумаги не готовы. Переход всё равно возможен, но экономия времени кадровой службы съедается параллельным бумажным режимом. В таком составе разумнее начать с одного процесса и вернуться к вопросу через год, когда сменится часть коллектива.
Стоимость системы хранения документов в Добыто КЭДО
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, интеграция с 1С и УКЭП доступны не на всех тарифах.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются на всех тарифах |
| УКЭП | через партнёров-удостоверяющих центров | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль интеграции с 1С:ЗУП (тариф «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников и тарифа: электронный архив, кастомные шаблоны и интеграция с 1С входят в «Бизнес», а выделенный сервер и SLA — в «Корпорацию». Актуальный состав каждого пакета и условия перехода между тарифами опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Отдельно закладывайте не деньги, а время: интеграция готовым коннектором занимает около часа, через API — от 2 дней до 2 месяцев, и этот срок определяет дату реального старта, а не дату подписания договора.
Выводы
Система хранения держится на номенклатуре дел, сроках со ссылкой на статью перечня и носителе, соответствующем форме создания документа. Отраслевой перечень идёт раньше общего, документ вне перечня получает срок по аналогии с решением экспертной комиссии, а журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев остаются в архиве 45 лет, сколько бы порядка вы ни наводили. Электронный архив становится юридически значимым не тогда, когда файлы лежат в облаке, а тогда, когда система выгружает комплект целиком: документ, отдельный файл подписи и доверенность.
Выбор системы начинается с ваших процессов, а не с сравнения функций: решение по переведённым документам необратимо. Мы в Добыто ведём этот порядок на каждом проекте — сначала разбор процессов и локальных актов, потом пилот на одном процессе, и только затем расширение перечня документов и подключение всей компании.
Частые вопросы
Приказ 29н регулирует хранение документов?
Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников по части 4 статьи 213 ТК РФ и перечень медицинских противопоказаний, он вступил в силу с 1 апреля 2021 года. Сроки хранения документов задают Перечень Росархива № 236 и отраслевые перечни, а порядок хранения и уничтожения — Правила Росархива № 77. Медицинские заключения, оформленные по приказу № 29н, хранятся по срокам из перечня, а не по срокам из самого приказа.
Как выдать архивную справку по документам из электронного архива
Архивная справка составляется на основании документов архива, поэтому всё упирается в опись: она должна позволять собрать сведения по конкретному работнику за весь период его работы, а не по годам. Для электронного архива к справке прикладывается заверенная копия документа: распечатка сама по себе оригиналом не становится, заверить её может оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или организация с отметкой о верности копии. Если организация ликвидирована, документы по личному составу передаются в архив, и за справкой обращаются уже туда.
Обязательно ли вести личные дела работников
Трудовой кодекс не обязывает коммерческие организации вести личные дела: обязанность установлена для государственной и муниципальной службы. Если вы их ведёте, состав дела и порядок формирования закрепляются в локальном нормативном акте, а в само дело вкладывается опись документов. Сроки при этом считаются не по делу целиком, а по видам документов внутри него: трудовой договор, личная карточка и приказы по личному составу хранятся 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних.
Что делать, если вида документа нет в Перечне № 236
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии: вы находите ближайший по смыслу вид документа, применяете его срок и фиксируете выбор в номенклатуре дел. Например, для журнала учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажей. Решение принимает экспертная комиссия и оформляет документально, чтобы при проверке предъявлять обоснование, а не догадку.
Можно ли хранить кадровые документы только в облаке провайдера
Можно, но это не только технический выбор. Передавая документы в облако, вы передаёте персональные данные третьим лицам, и таких лиц обычно не одно, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. С работников потребуется согласие на передачу данных этим лицам, а перечень лиц нужно запросить у вендора до подписания договора. Вариант с установкой в свой контур снимает вопрос передачи, но переносит на вас обеспечение сохранности архива и резервное копирование.
Что произойдёт с архивом, если сменить провайдера КЭДО
Ответ определяется лицензионным договором: как правило, в нём предусматривается сохранение доступа к архивной версии и после расторжения. Полагаться только на это не стоит, потому что сроки хранения кадровых документов доходят до 50 лет, а договор с провайдером заключается на год. Требуйте на этапе выбора выгрузку комплекта по каждому документу: XML, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если документ подписан по доверенности. Выгруженный комплект остаётся юридически значимым независимо от того, работает ли сервис, из которого вы его забрали.
Сколько хранить приказ о приёме на работу
Приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу, хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Тот же срок применяется к трудовым договорам и личным карточкам. Обратите внимание на разграничение: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу — разные группы с разными сроками, и объединять их в одно дело нельзя, иначе весь массив придётся хранить по максимальному сроку.
