Хранение документов в организации держится на трёх решениях: кого назначили ответственным, по какой номенклатуре формируются дела и какой срок стоит у каждой группы документов. Ответственность за сохранность архивных документов несёт организация, а конкретного исполнителя руководитель назначает приказом: обычно это специалист по кадрам, делопроизводитель или бухгалтер. Сроки задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: график отпусков — 3 года, табель учёта рабочего времени — 5 лет, приказы по личному составу и личные дела — 50 лет, если делопроизводство завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел. Разделение проходит по составу документов: дела по личному составу уходят в архив на десятилетия, документы по основной деятельности либо хранятся постоянно, либо списываются через 5 лет.
Ниже разобраны сроки по группам кадровых документов, требования к помещению архива и порядок, при котором дело можно уничтожить законно. Отдельно показано, что нельзя держать только в электронном виде даже при внедрённом КЭДО и какие обстоятельства проверяет суд, когда работодатель ссылается на электронный документ. Требования к температуре и влажности в архивохранилище, тарифы на электронный архив 2026 года, порядок выдачи архивной справки и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто отвечает за хранение документов в организации
Пункт 2 статьи 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право создать собственный архив и самостоятельно организовать хранение. Право означает и обязанность: в конце каждого календарного года структурное подразделение формирует дела по номенклатуре, утверждённой в организации на этот год, и передаёт их в архив. Если архива нет, дела всё равно должны быть сформированы и храниться по срокам, просто лежать они будут в подразделении.
Персональная ответственность распределяется приказом. Общая формулировка «за архив отвечает отдел кадров» на проверке не работает: инспектору нужна фамилия и документ, которым эта фамилия закреплена.
| Роль | За что отвечает | Чем закрепляется |
|---|---|---|
| Руководитель организации | Сохранность документов, наличие архива и номенклатуры дел | 125-ФЗ, устав, приказы по основной деятельности |
| Ответственный за архив | Приём дел от подразделений, учёт, режим хранения, выдача документов | Приказ о назначении, положение об архиве |
| Ответственный за трудовые книжки | Ведение, учёт и хранение бумажных трудовых книжек и вкладышей | Отдельный приказ, не совмещается по умолчанию с архивом |
| Ответственный за КЭДО | Выдача электронных подписей, маршруты, доступ к электронному архиву | Приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО |
| Экспертная комиссия | Экспертиза ценности, отбор дел на хранение и на уничтожение | Приказ о создании комиссии, положение об ЭК |
Роли разводятся не ради бюрократии. Ответственный за трудовые книжки отвечает за бланки строгой отчётности и за конкретную книжку конкретного человека, ответственный за архив — за дело целиком и за его состояние через 30 лет. Совмещение допустимо, но тогда оба поручения перечисляются в приказе прямо.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы просим показать при аудите кадрового делопроизводства, — это приказы о назначении ответственных и номенклатуру дел на текущий год. Если ответственный не назначен, любой вопрос о пропавшем документе превращается в спор внутри компании, а перед инспектором отвечает руководитель. Проверьте, есть ли у вас действующий приказ с фамилией и датой, и совпадает ли эта фамилия с тем, кто фактически ведёт дела».
Факт: на одного сотрудника в год приходится около 30 кадровых документов: трудовой договор, ознакомление с локальными актами, приказы, отпуска, больничные, командировки, авансовые отчёты. Один специалист по кадрам в среднем обслуживает 400-500 человек, то есть годовой прирост его архива измеряется тысячами листов.
Сколько хранить: сроки по группам кадровых документов
Сроки берутся из двух источников. Статья 22.1 125-ФЗ задаёт общий срок для документов по личному составу: 75 лет, если делопроизводство завершено до 1 января 2003 года, и 50 лет, если после. Всё остальное — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Отраслевые регуляторы дополняют его своими перечнями, и в этом случае применяется отраслевой срок.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, поощрение | 50 лет; 75 лет для дел, завершённых до 01.01.2003 | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 50 лет; 75 лет для дел, завершённых до 01.01.2003 | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Личные дела и личные карточки работников | 50 лет; 75 лет для дел, завершённых до 01.01.2003 | Статья 22.1 125-ФЗ |
| Приказы о ежегодных отпусках и командировках по России | 5 лет | Перечень № 236 |
| График отпусков | 3 года | Пункт 453 Перечня № 236 |
| Табель учёта рабочего времени | 5 лет; 50 или 75 лет при вредных и опасных условиях труда | Перечень № 236 |
| Согласие на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва | Перечень № 236 |
| Штатное расписание, приказы по основной деятельности | Постоянно | Перечень № 236 |
| Журналы регистрации инструктажей по охране труда | 45 лет | Перечень № 236 |
| Документы о расследовании несчастного случая на производстве | 45 лет | Перечень № 236 |
| Невостребованные трудовые книжки | 50 лет | Перечень № 236 |
Из таблицы видно, где чаще всего ошибаются: приказ о приёме и приказ об отпуске лежат в одной папке «Приказы», но живут 50 лет и 5 лет соответственно. Если их подшить в одно дело, всю папку придётся держать по максимальному сроку, и через 5 лет она не уйдёт на уничтожение.
Как считать срок и что делать, если приказ о приёме на работу не издавался
Отсчёт идёт не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания дела делопроизводством. Личное дело работника, уволенного в 2015 году, считается с 2016 года и может быть выделено к уничтожению только в январе 2066 года при 50-летнем сроке. Отсюда практическое следствие: дело закрывается не увольнением, а концом календарного года, в котором прошло увольнение.
Дата рубежа 1 января 2003 года применяется к каждому документу отдельно, а не к делу целиком. Если приказ о приёме издан в 2001 году, а приказ об увольнении — в 2005-м, первый попадает под часть 1 статьи 22.1 со сроком 75 лет, второй — под часть 2 со сроком 50 лет. В смешанном личном деле хранение идёт по большему сроку.
С ноября 2021 года приказ о приёме на работу перестал быть обязательным: по статье 68 ТК РФ работодатель вправе его издать, но может ограничиться трудовым договором. Если приказ не издаётся, документом-основанием по личному составу становится сам трудовой договор со сроком хранения 50 лет, и в номенклатуре дел это отражается отдельной строкой. Компании, которые отменили приказы, но не поправили номенклатуру, на проверке не могут объяснить, где лежит основание приёма.
Образцы кадровых документов для организации хранения
Комплект закрывает две задачи: оформить ответственных и правильно собрать личное дело; начинать удобно с описи документов личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об утверждении локального нормативного акта | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании подписи | Скачать |
Где держать дела: помещение, шкафы и режим хранения
Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов утверждены приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и с 17 сентября 2023 года заменили прежние правила Минкультуры № 526. Для архивохранилища с бумажными документами и системой кондиционирования установлены параметры воздушной среды: температура 17-19 °C и относительная влажность 50-55 %. Проверка наличия и состояния документов проводится комиссией или не менее чем двумя работниками: для бумажных документов не реже одного раза в 10 лет, для электронных — не реже одного раза в 5 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подвал, чердак, помещение рядом со столовой или складом продуктов под архив не подходят. Дела по личному составу содержат персональные данные, поэтому доступ ограничивается по 152-ФЗ: запираемые металлические шкафы, перечень лиц с доступом, журнал выдачи дел. Один шкаф в открытом коридоре — это одновременно нарушение правил хранения и нарушение режима обработки персональных данных.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| До 50 человек, один офис | Номенклатура дел, запираемый шкаф, приказ об ответственном | Отдельное помещение архива, система кондиционирования |
| От 500 человек, несколько подразделений | Отдельное помещение, режим 17-19 °C и 50-55 %, описи дел, график передачи дел из подразделений | Ручной журнал выдачи, если ведётся учётная система |
| Распределённая сеть, дистанционные работники | КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, электронный архив, выгрузка журналов действий | Курьерская логистика оригиналов между филиалами |
| Внеофисное хранение у подрядчика | Договор поручения на обработку персональных данных, срок выдачи дела по запросу, опись переданного | Расстояние до склада, если срок выдачи закреплён договором |
| Ликвидация или реорганизация | Упорядочение дел по личному составу и передача в государственный или муниципальный архив | Судьба документов со сроком 5 лет, если срок уже истёк |
Вывод из таблицы простой: до полусотни человек архив — это дисциплина и шкаф, а начиная с нескольких сотен дел появляются требования к помещению и к учёту, которые деньгами и площадью уже не заменяются.
Полезно знать: действующие правила предполагают хранение электронных документов на обособленных материальных носителях: файлы записываются на носитель, носитель помещается в контейнер с шифром и хранится в архивохранилище с тем же температурно-влажностным режимом, что и бумага. Понятия «электронный документ» в законе об архивном деле нет, поэтому облачная копия сама по себе требование о хранении не закрывает.
Как организовать хранение документов в организации: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проведите инвентаризацию: какие дела есть фактически, за какие годы, в каком состоянии и где физически лежат. На этом шаге обычно и обнаруживаются коробки без описи.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел на календарный год: заголовок дела, индекс, срок хранения и ссылка на статью Перечня № 236 или на статью 22.1 125-ФЗ. Утвердите её приказом до начала года.
- Шаг 3. Разнесите документы по делам так, чтобы в одном деле не оказались документы с разными сроками: приказы по личному составу отдельно от приказов об отпусках и командировках.
- Шаг 4. Назначьте приказами ответственного за архив, ответственного за трудовые книжки и, если ведётся КЭДО, ответственного за электронный документооборот.
- Шаг 5. Приведите помещение в соответствие: отдельная комната или запираемые шкафы, ограничение доступа, контроль температуры и влажности для дел долговременного хранения.
- Шаг 6. Создайте экспертную комиссию и утвердите положение о ней: без комиссии нельзя законно выделить ни одно дело к уничтожению.
- Шаг 7. Заведите график: в конце года подразделения сдают дела, комиссия проводит экспертизу ценности, по истёкшим срокам оформляется акт о выделении к уничтожению.
Проверьте электронную подпись на документе из своего архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Электронный архив кадровых документов: что нужно, кроме сервера
Электронный архив не отменяет ни один срок из таблицы выше. Документ, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и бумажный, но к нему добавляются требования читаемости и проверяемости. Приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 утверждены типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый перечень того, что система обязана уметь, и им удобно пользоваться при выборе платформы.
ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» описывает стратегию, по которой файл доживает до конца срока хранения. В неё входят читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Практический смысл: через 20 лет должен открываться не только файл, но и сведения о том, кто и когда его подписал, а формат должен быть переведён на актуальный без потери этих сведений.
Почему подпись должна дожить до конца срока хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а дело хранится десятилетиями. Если ничего не предпринимать, через несколько лет проверка покажет, что сертификат недействителен, и подтвердить подписание станет нечем. Решение техническое: в момент подписания на документ ставится метка времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируется усовершенствованная, и документ уходит в архив проверяемым.
В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а документы попадают в него автоматически после того, как маршрут согласования закрыт: неподписанный документ в архив не уходит.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки договора и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а не электронный документ».
Что нельзя держать только в электронном виде
Даже при внедрённом КЭДО часть кадрового документооборота остаётся бумажной. Приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге: основание — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полное увольнение внутри системы невозможно: заявление работник подаёт электронно, а приказ и ознакомление уходят на бумагу и в бумажное дело.
Внимание: компании, которые планировали убрать бумагу из процесса увольнения полностью, получают гибрид: электронное заявление и бумажные приказ и акт ознакомления. Это нужно закладывать в номенклатуру дел заранее, иначе бумажные приказы об увольнении окажутся вне дел и вне учёта.
Второе ограничение процессуальное. Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Распечатка электронного документа остаётся копией электронного документа, а не оригиналом, и чтобы она что-то значила, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность. Суд вправе истребовать подлинник, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Это надо закладывать заранее, а не выяснять в процессе».
Третье ограничение касается бумажных трудовых книжек. Работники, сохранившие бумажную книжку, приносят её в организацию, и она хранится у работодателя как документ строгой отчётности; невостребованные книжки уволенных лежат 50 лет.
Номенклатура дел, описи и законное уничтожение
Номенклатура дел — это перечень заголовков дел с индексами и сроками хранения, утверждаемый на календарный год. Она задаёт, куда подшивается каждый документ, и одновременно объясняет проверяющему логику архива. Без неё нельзя ни сформировать дела, ни доказать, что документ не потерян, а просто хранится в другом деле.
Уничтожение проходит через экспертизу ценности. Комиссия проверяет, истёк ли срок по каждому делу, и оформляет акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Сам акт хранится постоянно: именно он объясняет через 10 лет, почему дела за конкретный год в архиве нет. Уничтожение «по факту переезда» или «потому что кончилось место» без акта — это утрата документов со всеми последствиями, вплоть до невозможности выдать бывшему работнику архивную справку о стаже.
Документы по личному составу не уничтожаются до истечения 50 или 75 лет ни при каких обстоятельствах: ни при смене собственника, ни при переезде, ни при передаче кадрового учёта на аутсорсинг.
В практике Добыто срок хранения и место хранения проставляются в карточке документа при настройке маршрута, поэтому дело собирается по нужной группе сразу, а не при годовой передаче в архив.
Лайфхак: журнал действий в системе смотрят до того, как начался спор, а не после. Сверку журнала подписания имеет смысл проводить перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидается конфликт: журнал показывает всё, включая дату выдачи ключа и вход под чужой учётной записью.
Архивная справка, ликвидация и хранение документов в Москве
Архивная справка — документ, который подтверждает сведения о стаже, заработной плате или факте работы по хранящимся в архиве документам. Пока организация действует, справку выдаёт она сама на основании письменного запроса. Срок исполнения запроса по документам архива — не более 30 дней со дня регистрации, с возможностью продления ещё не более чем на 30 дней и с письменным уведомлением заявителя. Порядок оформления таких ответов подробно расписан в методических рекомендациях Росархива по исполнению запросов социально-правового характера, и их удобно брать за основу внутреннего регламента.
При ликвидации организации документы по личному составу упорядочиваются и передаются в государственный или муниципальный архив: обязанность закреплена законом об архивном деле, а конкретный архив-приёмник определяется по месту регистрации организации. В Москве документы по личному составу ликвидированных организаций принимает система Главархива Москвы, и передача идёт с описями по годам и по фондообразователю. Сдать коробки без описи нельзя: архив принимает упорядоченные дела.
Ошибка, которая обходится дороже всего, обнаруживается уже после закрытия юрлица. Если дела не переданы, бывший работник не может получить справку о стаже, а восстановить документы неоткуда: организации нет, ответственного нет, архива нет.
Цена ошибки: штрафы и потери при нарушении порядка хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Сумма небольшая, но статья применяется к каждому выявленному нарушению, а параллельно идут санкции за отсутствие самих кадровых документов по статье 5.27 КоАП РФ и требования Роскомнадзора по защите персональных данных в делах.
Реальные потери лежат не в штрафе. Утраченный трудовой договор в споре о размере оплаты означает, что работодатель не может подтвердить согласованное условие. Утраченный журнал инструктажа при расследовании несчастного случая означает, что инструктаж считается непроведённым. Проигранный трудовой спор — это восстановление работника, средний заработок за время вынужденного прогула и повторное оформление всех документов.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Установить, что заявление сформировано в системе от имени работника, для победы в споре недостаточно. Суд отдельно смотрит, был ли у работодателя порядок идентификации и зафиксирован ли он. Если в вашем локальном акте порядок идентификации не описан, спор вы проиграете при технически исправной подписи».
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней, а перед раскаткой на всю компанию запускаем пилотную группу. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления суд читает как обстоятельство не в пользу работодателя, даже когда положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно.
Когда отдельный архив и электронный архив не нужны
Организации на 10-15 человек с одним офисом отдельное помещение под архив не требуется: хватает запираемого шкафа, номенклатуры дел и приказа об ответственном. Электронный архив тоже нужен не всем: если все сотрудники работают в одном здании, документооборот измеряется десятками документов в месяц и текучести практически нет, выгода от перехода будет меньше затрат на организационную часть.
Электронный архив начинает окупаться там, где совпадают три условия: заметная численность, распределённость сотрудников по городам и высокая текучесть кадров. При этих условиях основные затраты приходятся не на бумагу, а на логистику документов и время кадровой службы.
Стоимость электронного архива кадровых документов и тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли интеграция с учётной системой и электронный архив. Данные приведены по действующим тарифам сервиса Добыто на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника в месяц | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9 %, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | входит в тариф | без отдельной покупки |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма складывается из численности, выбранного набора функций и того, нужен ли выделенный сервер. Полный состав тарифов и условия перехода между ними опубликованы на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО: там же указано, что при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Электронные подписи для сотрудников не покупаются отдельно: ПЭП и УНЭП выпускаются в рамках тарифа, УКЭП оформляется через удостоверяющие центры-партнёры.
Выводы
Порядок в хранении собирается из четырёх элементов: назначенный приказом ответственный, номенклатура дел с проставленными сроками, помещение с ограниченным доступом и экспертная комиссия, без которой ни одно дело нельзя уничтожить законно. Сроки при этом не зависят от формы документа: электронное дело живёт те же 50 лет, что и бумажное, и требует дополнительно поддерживать проверяемость подписи. Часть кадрового документооборота остаётся на бумаге даже в компаниях, полностью перешедших на КЭДО.
Мы в Добыто разбираем архив вместе с кадровым процессом: сроки и место хранения проставляются в момент настройки маршрутов, а подписанные документы попадают в электронный архив автоматически. Это снимает ситуацию, когда документ подписан, а найти его через несколько лет не получается.
Частые вопросы о хранении документов в организации
Нужно ли хранить приказ о приёме на работу, если организация его не издаёт
Хранить нужно то, что фактически издано. С ноября 2021 года издание приказа о приёме — право работодателя, а не обязанность, поэтому многие компании ограничиваются трудовым договором. Если приказ издан, он относится к документам по личному составу и хранится 50 лет. Если не издавался, роль основания выполняет трудовой договор с тем же сроком, и в номенклатуре дел это должно быть отражено отдельным заголовком дела.
Что делать с документами, если организация ликвидируется
Документы по личному составу упорядочиваются, описываются и передаются в государственный или муниципальный архив по месту регистрации организации. Передача идёт по описям, сформированным по годам; коробки без описи архив не примет. Документы с истёкшими сроками хранения выделяются к уничтожению актом до передачи, чтобы не платить за упорядочение того, что хранить уже не нужно.
Как бывшему работнику получить архивную справку о стаже
Запрос подаётся письменно и содержит наименование организации или архива, существо запроса, фамилию, имя и отчество заявителя, адрес и контакты, дату и личную подпись. Срок исполнения — не более 30 дней со дня регистрации запроса, с возможностью продления не более чем на 30 дней и письменным уведомлением заявителя. Если организация ликвидирована, запрос направляется в архив, принявший её документы по личному составу.
Можно ли уничтожить документы досрочно, если закончилось место в архиве
Нет. Основанием для уничтожения служит только истёкший срок хранения, подтверждённый экспертизой ценности и актом о выделении к уничтожению. Нехватка площади решается внеофисным хранением или переводом текущего документооборота в электронный вид, но не досрочным уничтожением. Уничтожение дел по личному составу до истечения 50 или 75 лет недопустимо ни при каких обстоятельствах.
Считается ли скан подписанного договора электронным документом
Нет, это электронный образ — электронная копия того, что изготовлено на бумажном носителе. Электронный документ создан в электронной форме изначально, и подпись существует в нём как криптографический реквизит, а не как изображение. Различие определяет требования к подписи и порядок подачи: сканированный образ не заменяет бумажный подлинник, который остаётся в деле.
Что делать, если документы утрачены при пожаре или заливе
Создаётся комиссия, которая фиксирует факт и обстоятельства утраты, оформляется акт, организуется розыск необнаруженных документов. По документам по личному составу восстанавливаются сведения, необходимые для подтверждения стажа: по данным учётных систем, вторым экземплярам, отчётности в Социальный фонд России. Проверка наличия и состояния документов проводится не реже одного раза в 10 лет для бумажных дел и не реже одного раза в 5 лет для электронных, и именно она позволяет обнаружить утрату раньше запроса от бывшего работника.
Нужно ли дублировать электронный архив на бумаге
Дублировать весь массив не требуется: при введённом КЭДО электронный документ является самостоятельным документом. Бумажными остаются позиции, для которых это прямо предусмотрено, в первую очередь приказ об увольнении и акт ознакомления с ним. Дополнительно имеет смысл держать бумажный или заверенный экземпляр по документам, которые с высокой вероятностью станут предметом спора, поскольку суд вправе истребовать подлинник.
