Органайзер для хранения документов подходит для текущей работы с бумагами. Кадровый архив при этом подчиняется 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет. Дела формируют по номенклатуре и передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Цифровая альтернатива органайзеру — электронный архив по Правилам Росархива № 77 с резервным копированием, метаданными и контролем доступа. Форму хранения задаёт форма создания документа. Подписанный на бумаге документ остаётся бумажным подлинником, и скан его не заменяет. Подписанный электронной подписью в КЭДО хранится электронно, а его распечатка остаётся копией.
Материал помогает разложить содержимое кадрового органайзера по срокам и форме. Вы поймёте, какие бумаги уходят в электронный архив, а какие остаются на бумаге, и сможете проверить систему хранения по требованиям Росархива. Отдельно разобраны приказ о приёме, личные дела и приказ 29н: он регулирует медосмотры работников и к архиву отношения не имеет. Пошаговый переход, сроки выдачи архивной справки, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сроки хранения кадровых документов: что из органайзера выбрасывать нельзя
Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, в том числе документов по личному составу. Базовые сроки задаёт статья 22.1 того же закона: 50 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для законченных до этой даты. Для конкретного вида документа перечень может установить иной срок, и для части приказов он измеряется годами, а не десятилетиями.
Основной источник сроков для коммерческого работодателя — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Рядом со сроком 50/75 лет у части документов стоит отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия).
Ниже сведены сроки по документам, которые чаще всего лежат в кадровом органайзере, со ссылкой на статьи Перечня № 236:
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении и относящиеся к ним документы | 50/75 лет ЭПК | ст. 434, подп. «а» |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет | ст. 434, подп. «б» |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 3 года | ст. 434 |
| Трудовые договоры | 50/75 лет | ст. 435 |
| Личные дела руководителей и работников, личные карточки при наличии | 50/75 лет ЭПК | ст. 444-445 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423, подп. «а» |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 |
| Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров | по месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми | ст. 411 |
В одной папке органайзера легко оказываются документы со сроками от 3 до 75 лет. Если приказ о взыскании подшит в одно дело с приказами о приёме, его придётся хранить столько же, сколько хранятся приказы по личному составу. Поэтому дела формируют раздельно по срокам хранения: в конце календарного года подразделения собирают документы по номенклатуре и передают их в архив.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет для документов по личному составу рассчитан на интересы самого работника. Эти бумаги нужны ему, и нередко тогда, когда компании, где он работал, уже не существует. При разборе органайзера проверьте номенклатуру. У трудовых договоров, личных карточек и приказов по личному составу должен стоять срок 50/75 лет, сколько бы ни хранились соседние по папке документы.»
Перевод документа в электронную форму срок хранения не сокращает. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечивать сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится те же 50 лет, что и бумажный.
Факт: если вида документа нет в Перечне № 236, документ всё равно хранят. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение экспертной комиссии оформляют и фиксируют в номенклатуре дел.
Органайзер, скан и электронный архив: какой режим хранения у документа
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл два понятия. Электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумаге. Электронный документ — документ, изначально созданный в электронной форме. Для кадрового архива из этого следует правило: скан трудового договора, подписанного от руки, остаётся копией, а подлинник продолжает храниться в деле или в папке органайзера.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Режимы хранения различаются местом подлинника и набором требований к хранению:
| Режим | Где подлинник | Что требуется для хранения |
|---|---|---|
| Бумажный документ в деле или органайзере | На бумаге, весь срок хранения | Номенклатура дел, передача в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 Правил № 77) |
| Скан бумажного документа (электронный образ) | На бумаге: скан подлинник не заменяет | Бумажный подлинник хранится в прежнем режиме. Если копия представлена в электронном виде, суд вправе потребовать оригинал (ч. 8 ст. 75 АПК РФ) |
| Электронный документ, подписанный электронной подписью в КЭДО | В электронной форме; распечатка остаётся копией | Хранение в СХЭД и/или на физически обособленных носителях, резервное копирование, миграция с метаданными, поддержание юридической значимости весь срок (Правила № 77, раздел X) |
Сканирование уже подписанных бумаг не уменьшает ни объём бумажного архива, ни сроки его хранения. Электронным архив становится для тех документов, которые компания с определённой даты создаёт и подписывает в КЭДО.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, при его создании, и дальше компания живёт с ним весь срок хранения. Приказ или протокол, подписанный электронной подписью, хранится электронно, и заменить файл распечаткой нельзя. Документ, подписанный на бумаге, остаётся на бумаге, скан его не заменяет. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ, а подлинник нужно искать в папке.»
У электронного документа есть своя задача: подпись под ним должна оставаться проверяемой весь срок хранения, а для документов по личному составу это 50 лет. Правила Росархива № 77 прямо требуют поддерживать юридическую значимость электронных архивных документов в течение установленных сроков хранения.
Полезно знать: распечатанный электронный документ — копия, оригиналом он не становится. Чтобы распечатка имела значение, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация отметкой о верности копии.
Требования к электронному архиву по Правилам Росархива № 77
Порядок архивного хранения в организациях устанавливают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Они зарегистрированы в Минюсте 06.09.2023 под № 75119 и действуют с 17 сентября 2023 года. Правила распространяются на документы постоянного и временного, свыше 10 лет, срока хранения, включая документы по личному составу.
Раздел X Правил (пункты 131-134) описывает электронный архив как систему. Она обеспечивает сохранность документов, поддержание их юридической значимости, разграничение доступа, передачу, использование и работу с электронной подписью. Электронные архивные документы хранят в системе хранения электронных документов (СХЭД) и/или на физически обособленных носителях. Пункт 137 перечисляет функции, которые общая папка на сервере сама по себе не выполняет:
- хранение электронных архивных документов вместе с их метаданными;
- резервное копирование и восстановление документов и их метаданных;
- конвертация и/или миграция документов вместе с метаданными.
Контроль тоже регламентирован. Наличие и состояние документов в СХЭД проверяются в автоматическом режиме. Ежегодно работник архива проверяет протоколы системы, чтобы исключить несанкционированный доступ к документам и метаданным или их изменение. Эту проверку стоит сразу внести в план работы архива и закрепить за конкретным сотрудником.
Правила федеральные: для работодателя в Москве и в любом другом регионе порядок хранения кадровых документов одинаков. Практические разъяснения по организации хранения и передаче дел Росархив собрал в руководстве по соблюдению обязательных требований при архивном контроле.
Лайфхак: при выборе системы опирайтесь на приказ Росархива от 15.06.2020 об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. По сути это перечень того, что должна уметь СЭД или СХЭД, чтобы поддерживать юридическую значимость документа.
В интерфейсе Добыто у раздела «Документы» есть отдельная вкладка «Архив». Подписанные приказы и письма переносятся туда массовым действием вместе со статусами и цепочкой согласования, поэтому завершённые документы не смешиваются с текущими.
Приказ о приёме, личное дело и приказ 29н: что обязательно для кадровой службы
Приказ о приёме на работу после изменений 377-ФЗ
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ изменил часть 1 статьи 68 ТК РФ, а часть 2 этой статьи утратила силу. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ о приёме работодатель вправе издать, но не обязан. Если приказ издан, он хранится 50/75 лет по подпункту «а» статьи 434 Перечня № 236 вместе с относящимися к нему документами. Отказ от приказа уменьшает число бумаг в органайзере, но сроки не меняет: трудовой договор хранится те же 50/75 лет.
Личное дело работника: кто решает, вести ли его
Статья 445 Перечня № 236 устанавливает срок хранения личных дел — 50/75 лет с отметкой ЭПК. Обязанности коммерческого работодателя заводить личное дело на каждого сотрудника эта статья не содержит. Состав личного дела работника коммерческой организации определяет локальный нормативный акт.
В публикации Роструда от 18.10.2022 также указано, что по общему правилу трудовое законодательство не обязывает вести личные листки и автобиографии. Если компания решила вести личные дела, ЛНА закрепляет их состав, и тогда папка на каждого работника хранится 50/75 лет.
Приказ 29н: что он регулирует и где хранить документы по медосмотрам
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и перечень медицинских противопоказаний. Он зарегистрирован в Минюсте под № 62277 и действует с 1 апреля 2021 года до 1 апреля 2027 года. С 1 сентября 2026 года приказ Минздрава от 29.04.2026 № 327н дополнил Порядок правилами уведомления о противопоказаниях у частных охранников и детективов. Дополнение о водителях вступит в силу с 1 марта 2027 года.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроков хранения кадровых документов приказ 29н не устанавливает. Когда в отдел кадров пришёл приказ о медосмотрах или связанные с ним документы, срок их хранения определяют по Перечню № 236. Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми.
Внимание: удостоверения по охране труда ведутся в бумажном виде, даже если протоколы проверки знаний компания перевела в электронный вид. Статья 423 Перечня № 236 разделяет журналы: журналы инструктажа хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет.
Как перевести кадровый архив из органайзера в электронный вид
Перевод начинается с локальной базы. Компания утверждает Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов, а затем получает письменное согласие работников на взаимодействие в электронном виде по правилам статей 22.1-22.3 ТК РФ. Без этого электронные кадровые документы не будут признаны доказательствами, а сам перевод не состоится.
Что проверить до перехода на КЭДО
Из разобранных судебных дел складывается перечень того, что суд проверяет в споре о кадровом электронном документе:
- Положение о кадровом электронном документообороте.
- Утверждённый перечень документов и категорий работников.
- Соглашение с работником об использовании УНЭП и ознакомление с положением об ЭДО.
- Порядок и дата выдачи подписи.
- Идентификация работника при подписании.
- Кто контролировал систему и что она фиксирует.
- Фактическая способность работника пользоваться системой.
Важный нюанс из практики: спор об увольнении через систему КЭДО прошёл четыре этапа. В 2022 году районный суд отказал работнику: у работодателя было Положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие, полученное в день уведомления о переходе. Апелляция решение оставила в силе. Кассационный суд общей юрисдикции акты отменил: в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а работодателю надлежало выяснить причины увольнения при поступлении электронного заявления. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления об увольнении, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Мы разводим во времени выдачу электронной подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Совпадение даты выдачи подписи и даты заявления об увольнении суд оценивает не в пользу работодателя, даже если Положение о КЭДО и перечень документов оформлены правильно. Проверьте по журналу своей системы, что эти даты у вас не совпадают.»
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, а не подпись в журнале ознакомления. Пилот показывает эту способность до того, как через систему пойдут заявления.
Как перенести кадровые документы из органайзера в электронный архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень со сроками хранения: для специфичных документов он имеет приоритет над Перечнем № 236. Остальные документы сверьте с Перечнем № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел с указанием вида документа, срока хранения и статьи перечня. Для документов, которых нет в перечне, оформите решение экспертной комиссии о сроке по аналогии.
- Шаг 3. Разделите содержимое органайзера на текущие и завершённые документы. Завершённые разделите по порогу 10 лет: документы со сроком до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, свыше 10 лет уходят в архив организации.
- Шаг 4. Оставьте бумажные подлинники на бумаге в прежних сроках. Скан допустим как рабочая копия, но подлинник он не заменяет и основанием для уничтожения бумаги не служит.
- Шаг 5. Утвердите ЛНА о КЭДО с перечнем документов, категорий работников и порядком идентификации при подписании. Получите письменные согласия работников и соглашения об использовании электронной подписи.
- Шаг 6. С выбранной даты подписывайте новые документы в КЭДО и храните их в электронном виде весь архивный срок по статье 22.3 ТК РФ. Трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности и приказ об увольнении оформляйте вне КЭДО.
- Шаг 7. Передавайте дела в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
- Шаг 8. Раз в год проверяйте протоколы системы хранения на несанкционированный доступ и изменение документов и метаданных, результат проверки оформляйте документально.
Что меняется после перехода: кейс компании на 235 сотрудников
Кейс из практики: компания из сферы бухгалтерского аутсорсинга, 235 сотрудников, большая часть работает удалённо или в гибридном формате. До перехода каждый трудовой договор печатали, удалённым работникам документы отправляли курьером. В оформлении участвовали три человека: HR-специалист, офис-менеджер и бухгалтер. От печати до подписания проходило 3-5 дней. От первого объявления сотрудникам до запуска КЭДО прошло 2 недели, на подключение работникам дали 2 дня. После перехода кадровые документы ведёт один бухгалтер вместо трёх человек, оформление занимает до половины рабочего дня. Экономию на курьерах за первые месяцы компания оценила в 60 000 рублей.
Когда электронный архив не заменяет бумажный
Какие документы остаются на бумаге
Электронный архив закрывает документы, созданные в КЭДО. Для следующих групп он бумагу не заменяет:
- Документы, подписанные собственноручно до перехода на КЭДО. Их подлинники хранятся на бумаге весь срок, скан остаётся электронным образом.
- Трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности и приказ об увольнении. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает их из кадрового электронного документооборота.
- Документы, подлинник которых может истребовать суд. По части 8 статьи 75 АПК РФ при представлении копий в электронном виде суд вправе потребовать оригиналы, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза.
- Электронный архив государственных и муниципальных организаций у стороннего хранителя. Правила № 77 разрешают пользоваться услугами третьих лиц по хранению электронных архивных документов только организациям, кроме органов власти, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, отдельных реквизитов или подписи. Перед отказом от бумажного архива составьте список документов, которые существуют у вас только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»
Во что обходится ошибка хранения
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ в редакции от 04.08.2026 предупреждением либо штрафом. Для граждан штраф составляет от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Кроме штрафа, утраченный документ лишает работодателя доказательства. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это предстоит именно ему. В спорах о кадровых электронных документах исход определяет процедура: момент выдачи подписи, идентификация работника, вид подписи для конкретного документа.
Архивная справка и копии документов: сроки ответа работнику
Работник может запросить у работодателя два разных документа, и правила выдачи у них разные.
По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, в том числе справку о периоде работы, работодатель выдаёт по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней. Порядок применения этой нормы разъясняет Роструд в материалах для кадровых работников.
Архивная справка выдаётся по части 3 статьи 26 125-ФЗ. Организации обязаны бесплатно предоставлять архивные справки или копии архивных документов, связанных с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями. Обязанность действует при наличии документов, запрос можно подать в электронной форме. Единого срока ответа для коммерческого работодателя статья не устанавливает.
Ответить на такой запрос через 20 лет после увольнения кадровая служба сможет при двух условиях: соблюдены сроки хранения и опись позволяет найти документы конкретного работника. Опись дел длительного хранения удобнее вести по людям. При запросе ищут сведения о человеке, а не дело за определённый год.
В Добыто подписанные документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически через готовый модуль. Для документов, подписанных в системе, кадровой службе не нужно искать бумажный экземпляр в органайзере, чтобы ответить на заявление по статье 62 ТК РФ.
Стоимость электронного архива в тарифах КЭДО на 2026 год
Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц. Электронный архив в перечне функций указан в тарифе «Бизнес», тариф «Корпорация» включает всё из тарифа «Бизнес». Цены приведены по странице тарифов на 24.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка; электронный архив в перечне функций не указан | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа с интеграцией с 1С | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Отдельной цены за электронный архив на странице не указано: он входит в состав тарифа «Бизнес». Итоговая сумма зависит от численности и минимальной оплаты за 50 сотрудников. Условия для своей численности и порядок смены тарифа можно сверить на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Кадровый органайзер годится для бумаг текущего года. Большая часть его содержимого подчиняется срокам 50/75 лет, и выбросить её вместе с папками нельзя. Перевод в цифру не превращает подписанные от руки документы в электронные: они остаются бумажными подлинниками. Электронным архив становится для документов, созданных и подписанных в КЭДО после утверждения ЛНА и сбора согласий. Сама система хранения должна выполнять требования Правил Росархива № 77, и общая папка со сканами их не заменяет.
Мы в Добыто ведём кадровые документы от подписания до электронного архива. Вместе с HR-службами мы разбираем, какие документы переходят в электронный вид, а какие остаются на бумаге, ещё на этапе подготовки ЛНА.
Частые вопросы о хранении кадровых документов
С какого момента считать срок для личного дела работника, принятого до 2003 года, а уволенного позже?
Срок привязан к окончанию делопроизводства, дата приёма на него не влияет. Статья 22.1 125-ФЗ говорит о документах, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года: они хранятся 50 лет. Личное дело работника, принятого в 1999 году и уволенного в 2005 году, закончено делопроизводством после этой даты и хранится 50 лет. Срок 75 лет применяется к делам, законченным делопроизводством до 1 января 2003 года.
Изменились ли правила хранения кадровых документов для коммерческих компаний в 2026 году?
Приказ Росархива № 91, действующий с 23 августа 2026 года, внёс изменения в правила делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления. Общие правила хранения кадровых документов коммерческих работодателей он не менял. Для коммерческих компаний по-прежнему действуют 125-ФЗ, Перечень типовых управленческих архивных документов по приказу Росархива № 236 и Правила по приказу Росархива № 77, применяемые с 17 сентября 2023 года.
Нужно ли соглашение с работником, чтобы документ с ПЭП или УНЭП был равнозначен бумажному?
УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу 63-ФЗ, дополнительных условий для этого не нужно. Для ПЭП и УНЭП равнозначность обеспечивает соглашение между участниками электронного взаимодействия: без него равнозначности нет. В кадровом споре суд учёл, что при приёме работник заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Соглашения хранят вместе с документами, которые подписаны на их основании.
Сколько хранить документы о несчастном случае на производстве и выписки из журнала инструктажа?
Статья 425 Перечня № 236 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. По месту составления такие документы хранятся 45 лет, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно. В других организациях срок составляет 5 лет. Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве по статье 424 хранятся 45 лет.
Какие изменения вносились в приказ 29н до 2026 года?
Последняя подтверждённая поправка до изменений 2026 года — приказ Минздрава России от 02.10.2024 № 509н, зарегистрированный под № 79994. Он вступил в силу 1 марта 2025 года и изменил графу 2 строки 33 приложения № 2, то есть перечня медицинских противопоказаний. Архивных сроков кадровой службы эта поправка не касается: приказ 29н и все изменения к нему регулируют только медосмотры работников.
