Хранение служебных документов, включая служебные записки, служебные задания и командировочные бумаги, регулирует Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236. Приказ о направлении в обычную командировку и документы к нему хранят 5 лет по статье 434, отчёт о командировке — 5 лет ЭПК по статье 452, авансовый отчёт с оправдательными документами — 5 лет при условии проведения проверки по статье 277. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения дела, и носитель документа на него не влияет. Для служебных записок единого срока нет: записка о выполнении поручения руководства хранится 5 лет ЭПК, докладная о дисциплинарном проступке — 3 года, а приказы о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда — 50 или 75 лет.
Материал помогает отнести каждую записку к нужной статье Перечня, собрать электронный комплект документа, который пройдёт проверку подписи через годы, и не уничтожить первичку до окончания налоговой проверки или спора. Отдельно показываем, какие сроки остались от прежних постановления № 749 и Перечня № 558 и почему ссылаться на них в номенклатуре нельзя. Пошаговый порядок выделения дел к уничтожению, штрафы по статье 13.20 КоАП РФ, чек-лист проверки архива, тарифы на электронный архив и ответы о приказе 29н и архиве в Москве — во второй половине статьи.
Сроки хранения командировочных документов и служебных записок по Перечню 236
Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236, зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Он заменил прежний Перечень Минкультуры от 25.08.2010 № 558, поэтому сроки из старых таблиц и бланков номенклатуры сверяют с действующей редакцией по тексту Перечня типовых документов на сайте Росархива.
Сроки по документам, которые образуются вокруг командировки и служебной переписки, на дату публикации сведены в таблицу.
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказ о направлении в обычную командировку и документы к нему | Перечень 236, ст. 434 | 5 лет |
| Приказы о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда | Перечень 236, ст. 434 | 50 лет; 75 лет, если дело завершено делопроизводством до 01.01.2003 |
| Отчёт работника о командировке | Перечень 236, ст. 452 | 5 лет ЭПК |
| Авансовый отчёт и оправдательные документы | Перечень 236, ст. 277 | 5 лет при условии проведения проверки; при спорах и разногласиях — до принятия решения по делу |
| Первичные учётные документы | 402-ФЗ, ч. 1 ст. 29 | не менее 5 лет после отчётного года |
| Поручения руководства и документы по их выполнению: доклады, отчёты, справки, докладные и служебные записки, заключения | Перечень 236, ст. 17 | 5 лет ЭПК |
| Документы о применении дисциплинарных взысканий, включая докладные и объяснения | Перечень 236, ст. 454 | 3 года |
| Приказ о приёме на работу и другие документы по личному составу | 125-ФЗ, ст. 22.1 | 50 лет; 75 лет, если дело завершено до 01.01.2003 |
Пять из восьми строк дают срок 5 лет, но у трёх из них есть условие: отметка ЭПК требует экспертизы ценности перед уничтожением, а авансовый отчёт уничтожают только после проверки и при отсутствии спора. Критерий 50 или 75 лет — дата завершения дела в делопроизводстве относительно 01.01.2003; дата приёма сотрудника на выбор срока не влияет.
С какой даты отсчитывать срок хранения дела
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 237, зарегистрированный Минюстом 13.02.2020 под № 57488 и действующий с 25.02.2020, в пункте 4.1 устанавливает отсчёт с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве. Дело с приказами о командировках за 2026 год, закрытое в декабре 2026 года, начинает 5-летний срок с 01.01.2027, и срок истекает 31.12.2031. Включить такое дело в акт о выделении к уничтожению можно в 2032 году: Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, допускают включение, когда срок истёк к 1 января года составления акта. Бумажный и электронный экземпляр считаются по одной схеме, носитель срок не меняет.
Приказ о приёме на работу и другие документы по личному составу хранят по статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: 75 лет, если дело завершено до 01.01.2003, и 50 лет, если позже. Приказ об обычной командировке к этой группе не относится и хранится 5 лет. Приказы о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда получают тот же 50- или 75-летний срок, но по статье 434 Перечня 236. Для аудита архива сверьте, по какой статье Перечня в номенклатуре определён срок каждого дела с командировочными документами.
Служебные записки и задания: срок определяется содержанием документа
Название документа срока не задаёт. Приказ Росархива № 237 и разъяснение Росархива от 12.03.2020 связывают классификацию с содержанием документа и делом, к которому он приобщён. Служебная записка о выполнении поручения директора попадает в статью 17 Перечня 236, где прямо названы доклады, отчёты, справки, докладные и служебные записки, заключения по выполнению поручений руководства; срок — 5 лет ЭПК. Докладная о нарушении трудовой дисциплины вместе с объяснением работника относится к статье 454 и хранится 3 года. Сам приказ о взыскании идёт по отдельной строке: статья 434, пункт «д».
Если прямой строки для документа нет, срок определяют по ближайшему по содержанию виду документа с участием экспертной комиссии организации, а обоснование отражают в номенклатуре дел. Для дел с отметкой ЭПК экспертиза перед уничтожением обязательна: комиссия проверяет, нет ли в деле документов постоянного хранения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
В открытых материалах встречается срок по статье 547 Перечня 236 для любой административно-хозяйственной переписки. Статья 547 типового перечня посвящена выбору управляющих организаций многоквартирных домов, и основанием срока для служебных записок она не служит. Если эта статья указана в номенклатуре против дела со служебной перепиской, строку пересматривают с экспертной комиссией.
Служебное задание, отчёт и записка о поездке на личном транспорте
С 01.09.2025 действует Положение о командировках, утверждённое постановлением Правительства РФ от 16.04.2025 № 501. Оно заменило постановление от 13.10.2008 № 749. Существует ещё одно постановление № 749 — от 28.05.2025, но прежним положением о командировках оно не является. По Положению 501 направление работника оформляется письменным решением работодателя, авансовый отчёт сдаётся в течение 3 рабочих дней после возвращения.
Универсальной строки для служебного задания, которое хранится отдельно, в Перечне 236 нет. Если задание оформлено в составе документов к приказу о командировке, к нему применяется статья 434 и срок 5 лет. Если результат поездки изложен в отчёте, действует статья 452: 5 лет ЭПК. Срок 10 лет ЭПК для долгосрочных зарубежных командировок по статье 669 взят из прежнего Перечня № 558, в действующем Перечне 236 такая строка не подтверждается.
Пункт 6 Положения 501 требует служебную записку при поездке на служебном или личном транспорте: по возвращении работник подаёт её с документами, подтверждающими маршрут. Если нет проездных документов и подтверждения проживания, записка должна содержать подтверждение принимающей стороны о датах прибытия и убытия. Прямой строки для такой записки в Перечне 236 мы не нашли, поэтому её срок определяют по делу, к которому она приобщена, и фиксируют решение в номенклатуре.
Когда правила о командировках к документу не применяются
По статье 166 ТК РФ и Положению 501 командировка — поездка работника по распоряжению работодателя. На исполнителей по договору ГПХ правила командирования работников автоматически не переносятся, и документы об их поездках к статье 434 о командировочных приказах сами по себе не относятся. Для документов об отменённой и об однодневной командировке отдельного срока в действующих нормах нет: их классифицируют по содержанию документа и делу, в которое они включены.
Образцы командировочных документов: от положения до авансового отчёта
Комплект повторяет порядок оформления поездки; первым откройте Положение о командировках — локальный нормативный акт, к которому привязаны остальные формы.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Положение о командировках | Скачать |
| Служебная записка на командировку | Скачать |
| Приказ о направлении в командировку по форме Т-9 | Скачать |
| Отчёт о командировке | Скачать |
| Авансовый отчёт по форме АО-1 | Скачать |
Электронная подпись на командировочных документах и её проверка через годы
Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ выделяет простую и усиленную электронную подпись, а усиленная делится на неквалифицированную и квалифицированную. ПЭП подходит для части документов со стороны работника: заявления на отпуск или на командировку. УНЭП подходит для большинства кадровых документов, но не для всех, УКЭП — для всех кадровых документов, которые можно перевести в электронный вид.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Виды подписи различаются основанием равнозначности. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена, и без него равнозначности нет. Выбирая ПЭП для заявлений на командировку, вы одновременно берёте на себя обязанность иметь соглашение и локальный акт с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, что оба документа утверждены и лежат в архиве рядом с подписанными заявлениями.»
Важный нюанс из практики: в практике Добыто командировки вместе с отпусками и ознакомлением мы рассматриваем как первый этап перехода на электронную подпись, который проходит без выдачи ключей, если использовать сервис государственных подписей. Неквалифицированную подпись в нём получают при наличии учётной записи на портале госуслуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Подписание идёт через мобильное приложение, поэтому работнику нужен смартфон.
Статья 11 63-ФЗ отвечает на вопрос, который возникает через несколько лет хранения: истечение сертификата само по себе документ с УКЭП не обесценивает. Значение имеет действительность сертификата на момент подписания, если время подписания достоверно установлено; если такого времени нет, сертификат проверяют на день проверки. Норма относится к УКЭП и на ПЭП и УНЭП как универсальное правило не распространяется.
Для длительного хранения применяют усовершенствованные форматы подписи CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A: от подписи владельца с хэшем через штамп времени TSA к OCSP-ответам и архивной метке с периодическим переподписанием. Формат подписи сам по себе законный срок хранения не задаёт, его определяет статья Перечня 236 или 125-ФЗ.
Проверка подписи в Добыто показывает, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат, регистрация не требуется. Для откреплённой подписи понадобятся два файла — документ и отдельный файл подписи .sig, для присоединённой достаточно одного файла.
Проверьте подпись на командировочном документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Какой комплект электронного документа хранить в архиве
Приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действующий с 01.03.2023, задаёт состав электронного документа, связанного с работой, без бумажного дублирования: основная часть в формате PDF/A-1A, файлы ЭП, приложения при наличии и отдельное XML-описание. Архивные правила этот приказ не заменяет.
Пункт 141 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, описывает электронный архивный документ: основная часть в PDF/A, приложения в форматах соответствующих данных, файлы ЭП при наличии и файл описания с метаданными. Правило касается любых электронных документов, включая служебные записки и отчёты о командировках, подписанные в системе.
Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Требования к бумажному документообороту переносятся на электронный, поэтому электронный отчёт о командировке хранится те же 5 лет ЭПК, что и бумажный.
Полезно знать: если кадровый документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения вместе с документом и файлом подписи. При увольнении уполномоченного работника первой отзывается его доверенность.
Важный нюанс из практики: в одном командировочном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов. Работодатель подписывает как организация, и требования к нему строже; работник подписывает как физическое лицо, и для части документов ему достаточно ПЭП. Такая комбинация законна, и в архиве сохраняются обе подписи в составе одного комплекта.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «При проверке, при споре или при смене оператора вам понадобится комплект файлов: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. Изображение документа на экране системы эту задачу не решает. Поэтому вопрос к вендору формулируйте через выгрузку: выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате.»
Статья 22.1 ТК РФ возлагает расходы на создание, использование и хранение кадровых электронных документов на работодателя. Смена оператора КЭДО не прекращает обязанность сохранять документы и средства проверки подписи. Из общей процедуры КЭДО статья 22.1 исключает трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда; командировочные документы в этот список не входят.
Формирование дел: командировочные документы, служебные записки и личное дело
Правила хранения, комплектования, учёта и использования документов организаций, утверждённые приказом Росархива № 77, зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 под № 75119 и действуют с 17.09.2023. Их полный текст опубликован на сайте Росархива.
Дела формируют по номенклатуре отдельно по срокам хранения. Документы с разными сроками, обнаруженные в одном деле, разделяют по делам соответствующих сроков. В дело включают один экземпляр документа, приложения помещают вместе с основным документом. На практике это значит, что приказ о командировке с документами к нему, отчёт о поездке и авансовый отчёт оказываются в трёх разных делах по статьям 434, 452 и 277.
Личное дело не служит универсальной папкой всей переписки о работнике. Докладная о нарушении дисциплины с 3-летним сроком и приказ об обычной командировке с 5-летним сроком классифицируются по номенклатуре самостоятельно и в дело длительного хранения не переходят. В конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Требование разграничения доступа, которое действует для архива, работает и в системе КЭДО. Доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Проверьте, что доступ к делам распределён по ролям и система ведёт журнал обращений.»
Факт: ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» относит к стратегии сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
В интерфейсе Добыто раздел документов разделён на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив», а подписанные приказы и письма переносятся в архив массовым действием «В архив». Вкладка номенклатуру дел не заменяет: разнесение документов по делам с разными сроками остаётся задачей ответственного за архив.
Уничтожение командировочных документов после истечения срока
Пункты 26-28 Правил 77 разрешают включить дело в акт к уничтожению, когда его срок истёк к 1 января года составления акта. Дела с отметкой ЭПК предварительно просматривают, чтобы выделить документы постоянного хранения. Рекомендуемая форма акта о выделении архивных документов к уничтожению приведена в приложении 3 к Правилам 77. При уничтожении электронных документов сведения об уничтоженных делах и об акте сохраняются в системе хранения электронных документов (СХЭД).
Требования к финансовым документам строже, чем к кадровым: это первичка, в которой отражено расходование средств организации, и она подлежит аудиту. Перед уничтожением авансовых отчётов учитывают срок, условие проведения проверки, незавершённые налоговые проверки и споры, а также отбор по ЭПК. Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ отдельно требует хранить 5 лет данные и документы для расчёта и уплаты налогов. Истечение календарного 5-летнего периода само по себе других оснований хранения не снимает.
Правила 77 не дают основания автоматически удалять электронные документы по календарю без проверки сроков, экспертизы и оформления акта. Настройка автоудаления в системе по дате создания документа этим требованиям не соответствует.
Как выделить командировочные документы к уничтожению: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте дело с номенклатурой и определите статью Перечня 236, по которой установлен срок: 434, 452, 277, 17 или 454.
- Шаг 2. Рассчитайте срок с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве. Дело включают в акт, только если срок истёк к 1 января года составления акта.
- Шаг 3. По авансовым отчётам и первичке проверьте, проведена ли проверка, нет ли незавершённых налоговых проверок, споров и разногласий. При споре дело хранится до принятия решения по нему.
- Шаг 4. Передайте дела с отметкой ЭПК экспертной комиссии для просмотра и выделения документов постоянного хранения.
- Шаг 5. Оформите акт о выделении архивных документов к уничтожению по рекомендуемой форме из приложения 3 к Правилам 77.
- Шаг 6. Для электронных документов сохраните в СХЭД сведения об уничтоженных делах и об акте; удаление без акта не проводите.
Во что обходится ошибка в сроках хранения
Часть 1 статьи 13.20 КоАП РФ на дату публикации предусматривает за нарушение правил хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов предупреждение либо штраф: для граждан 1000-3000 ₽, для должностных лиц 3000-5000 ₽, для юридических лиц 5000-10 000 ₽. Штраф — не единственное последствие. Авансовый отчёт, уничтоженный до окончания налоговой проверки, нельзя предъявить в подтверждение командировочных расходов, а докладная, уничтоженная раньше 3 лет, выпадает из доказательной базы по дисциплинарному взысканию.
Проверка архива служебных документов: чек-лист
Требования к самим системам собраны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года об утверждении типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Электронный архив обеспечивает поиск, идентификацию и восстановление документа, поэтому проверка охватывает и номенклатуру, и систему.
- У каждого дела с командировочными документами в номенклатуре указана статья Перечня 236, а для документов без прямой строки записано обоснование экспертной комиссии.
- Служебные записки разнесены по содержанию: по выполнению поручений — статья 17, дисциплинарные — статья 454, командировочные — к делу с приказом или отчётом.
- Документы с разными сроками лежат в разных делах, приложения хранятся вместе с основным документом.
- У электронных документов есть основная часть PDF/A-1A, файлы ЭП, XML-описание и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.
- Система выгружает комплект документа целиком.
- Определены структура архива и правила индексирования, настроен поиск.
- Доступ разграничен по ролям, система ведёт журнал обращений.
- Регулярно проверяется целостность данных.
- Известен полный перечень лиц с доступом к кадровым данным, при облачном хранении собраны согласия работников на передачу данных третьим лицам.
- Для дел с отметкой ЭПК назначена экспертная комиссия.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы содержат чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна быть основана на согласии работника. Выбор облачного хранения добавляет обязанность собрать согласия и объяснить людям, кому именно передаются данные. Просите у вендора список лиц с доступом к данным вместо общей формулировки о защищённом хранении.»
Лайфхак: до покупки системы спросите вендора, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы. При аренде серверов к данным получает доступ владелец серверов, при выпуске подписи сторонним удостоверяющим центром — и этот центр.
Стоимость КЭДО с электронным архивом на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа; электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Цены приведены по странице тарифов на 15.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | не указан |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | не указан |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | не указан |
| Установка и настройка модуля для 1С:ЗУП в рамках интеграции с 1С | в составе тарифа «Бизнес» | за один день |
Итоговая сумма определяется численностью и набором функций: у тарифа «Старт» лимит 25 сотрудников, а электронный архив в опубликованных условиях есть только в тарифе «Бизнес» и выше. Лимиты и состав функций каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Срок хранения архива и SLA для тарифов «Старт» и «Бизнес» на странице тарифов не указаны, как и стоимость УКЭП у партнёрских удостоверяющих центров, поэтому эти условия уточняют до подключения.
Выводы
Срок хранения служебного документа задают его содержание и дело, к которому он приобщён. Командировочные приказы, отчёты и авансовые отчёты укладываются в пятилетние строки Перечня 236 со своими условиями, записки распределяются между поручениями руководства и дисциплинарными делами, а вредные условия труда переводят приказ о командировке в категорию 50 или 75 лет. Электронный экземпляр хранится по тем же срокам, но в архиве должен лежать полный комплект с подписью, описанием и доверенностью, а уничтожение допустимо только после экспертизы и акта.
Добыто ведёт кадровые и командировочные документы в электронном виде с подписями ПЭП, УНЭП и УКЭП и переносит подписанные документы в электронный архив, к которому применяются те же сроки Перечня 236.
Частые вопросы о хранении служебных и командировочных документов
Регулирует ли приказ 29н сроки хранения командировочных документов?
Нет. Приказ Минздрава от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Сроки командировочных документов определяет Перечень Росархива, утверждённый приказом от 20.12.2019 № 236: статьи 434, 452 и 277. Обозначение «29н» без ведомства и даты архивный акт не идентифицирует, поэтому основанием срока в номенклатуре оно не служит.
Меняются ли сроки хранения, если архив организации находится в Москве?
Нормы, по которой хранение архива в Москве меняет федеральные сроки, на 15.10.2026 мы не нашли. Место хранения самостоятельным основанием изменения срока не служит: приказ об обычной командировке хранится 5 лет по статье 434 Перечня 236 в любом регионе, документы по личному составу — 50 или 75 лет по статье 22.1 125-ФЗ.
В какой срок работодатель выдаёт работнику копию приказа о приёме на работу?
По статье 62 ТК РФ копию приказа о приёме и другие документы, связанные с работой, выдают по письменному запросу работника безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней. Этот срок касается запроса к работодателю. Для запроса архивной справки в архивное учреждение статья 62 срока не устанавливает.
Сколько хранить документы о командировочных расходах, если по ним учитывается налоговый убыток?
Подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ требует хранить 5 лет данные и документы для расчёта и уплаты налогов. По пункту 4 статьи 283 НК РФ документы, подтверждающие переносимый убыток, хранят весь период, в течение которого организация уменьшает налоговую базу на этот убыток. Архивный срок 5 лет по статье 277 Перечня 236 и минимум 402-ФЗ эти нормы не отменяют, применяется самый поздний из сроков.
Что происходит с архивом кадровых документов при смене оператора КЭДО?
Обязанность хранить документы остаётся у работодателя: статья 22.1 ТК РФ возлагает на него расходы на хранение кадровых электронных документов, и смена оператора не прекращает необходимость сохранять документы и средства проверки подписи. От прежнего оператора получают комплект по приказу Минтруда № 578н: основную часть PDF/A-1A, файлы ЭП, приложения и XML-описание. Удалять документы по календарю без проверки сроков, экспертизы и акта Правила 77 не позволяют.
Хранится ли скан бумажного отчёта о командировке так же, как электронный оригинал?
Статус у них разный. Пункты 160-161 Правил 77 описывают электронную копию бумажного документа отдельно: файлы копии и приложений в PDF/A и описание с метаданными, где указаны сведения о копийности и статус копии. Электронный оригинал по пункту 141 включает файлы ЭП и описание с метаданными. Срок при этом определяет вид документа: для отчёта о командировке это 5 лет ЭПК по статье 452 Перечня 236.
