Хранение технических документов компании — чертежей, паспортов оборудования и инструкций по охране труда — регулируют разные перечни Росархива. Для проектной, конструкторской и эксплуатационной документации действует Перечень № 142, для инструкций, журналов и кадровых документов — Перечень № 236. Инструкция по охране труда по месту утверждения хранится постоянно, журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет, протокол проверки знаний — 5 лет. Срок для чертежей и паспортов зависит от роли организации: проектная документация у разработчика хранится до ликвидации организации, у эксплуатирующей организации — до минования надобности.
Материал помогает собрать номенклатуру дел, по которой нужный документ находится при проверке ГИТ или расследовании несчастного случая. Показываем, какие статьи перечней применять, какие документы разрешено вести электронно, что статья 22.1 ТК РФ оставляет на бумаге и как оформить уничтожение по Правилам № 77. Таблицы сроков стоят в первой трети статьи. Порядок работы экспертной комиссии, чек-лист проверки архива, штрафы по КоАП, тарифы на электронный архив кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине.
Какой перечень применять к техническим документам: № 142, № 236 или отраслевой
Для научно-технической и производственной документации Росархив утвердил отдельный перечень приказом № 142 от 28.12.2021. Приказ зарегистрирован в Минюсте 02.02.2022 под № 67095 и действует с 13.02.2022. Управленческий Перечень № 236 от 20.12.2019 закрывает другие виды документов: локальные нормативные акты, инструкции по охране труда, журналы, протоколы, кадровые документы. Строки для чертежа или паспорта котла в Перечне № 236 нет, поэтому срок, подобранный там по похожему названию, при проверке не обосновать.
В Перечне № 142 срок задан графами по роли организации: заказчик или застройщик, разработчик, изготовитель, эксплуатирующая организация, контрольный орган. Один и тот же комплект документов у участников цепочки хранится разное время. Полный текст Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций Росархив публикует в PDF: по каждой статье видны все графы, и свою роль удобно определить до переноса срока в номенклатуру дел.
Третий уровень — отраслевые перечни. Для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общими: в здравоохранении сроки медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типовая ошибка возникает из-за порядка поиска. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой акт с другим сроком. Сначала проверяйте, есть ли отраслевой перечень, и только потом обращайтесь к общему. Там, где у отрасли своя специфика обучения, почти всегда есть и своя специфика хранения.»
Отдельно стоит ГОСТ Р 72648-2026: с 01.02.2027 он впервые устанавливает общие требования к приёму, ведению, хранению и передаче технической документации на многоквартирный дом. Область применения ограничена управлением МКД, поэтому для производственной компании, офиса или склада этот стандарт не применяется. Управляющим организациям имеет смысл сверить с ним порядок передачи документации до февраля 2027 года.
Порядок проверки для своей номенклатуры: отраслевой перечень, затем Перечень № 142 с выбором графы по роли организации, затем Перечень № 236 для управленческих документов и документов по охране труда.
Сроки хранения чертежей, проектной документации и паспортов оборудования
Большинство сроков в Перечне № 142 считается от события: вывода объекта из эксплуатации, замены документа новым, ликвидации организации. Основные строки для технической документации собраны в таблице.
| Документ | Статья Перечня № 142 | Срок хранения по роли организации |
|---|---|---|
| Проектная документация на строительство, реконструкцию, капитальный ремонт | 571 | Застройщик, заказчик — 5 лет после вывода объекта из эксплуатации; разработчик — до ликвидации организации; утверждающая и согласующая организация — постоянно; исполнитель работ и эксплуатирующая организация — до минования надобности; контрольные и надзорные организации — 5 лет при условии проверки. Особо опасные, технически сложные и уникальные объекты — постоянно |
| Исполнительная документация при строительстве и реконструкции | 607 | По категории организации: постоянно, 5 лет после вывода объекта из эксплуатации, иные сроки для отдельных участников строительства |
| Комплекты рабочей документации на изделия, принятые к производству | Раздел о конструкторской документации | У заказчика и изготовителя-разработчика — постоянно; комплекты на изделия, не принятые к производству, — 5 лет с отметкой ЭПК |
| Техническая эксплуатационная документация на здания и сооружения: планы, акты, паспорта | 625 «а» | По категории организации: постоянно, 10 лет с отметкой ЭПК, 5 лет после замены новыми, до вывода объекта из эксплуатации |
| Отчёты об осмотрах, сведения о ремонтах, журналы и инструкции по эксплуатации зданий | 625 «б» | От 1 года до минования надобности, по категории организации |
| Технические паспорта, поэтажные планы, акты, экспликации (техническая инвентаризация) | 643 | Постоянно, 5 лет с отметкой ЭПК или 5 лет при условии проверки — по графе, применимой к организации |
Технический паспорт по статье 643 и эксплуатационный паспорт здания по статье 625 — разные документы с разными сроками, в номенклатуре их ведут отдельными делами. Для дел со сроком «после вывода объекта из эксплуатации» в графе «Срок хранения» указывают событие, от которого идёт отсчёт: дату уничтожения по такому делу определяют только после наступления этого события.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Паспорта оборудования, поднадзорного Ростехнадзору
Для подъёмных сооружений и оборудования под давлением срок хранения паспорта фактически равен сроку эксплуатации: документ используется всё время, пока работает объект. Федеральные нормы и правила для подъёмных сооружений (приказ Ростехнадзора от 26.11.2020 № 461) в пункте 6 допускают электронное оформление и ведение паспортов и иной эксплуатационной документации при соблюдении требований к содержанию. По пункту 122 тех же правил отсутствие паспорта подъёмного сооружения — основание не допускать работы.
Для оборудования под давлением действуют ФНП, утверждённые приказом Ростехнадзора от 15.12.2020 № 536. Подпункт «г» пункта 218 обязывает ответственного хранить паспорт и руководство по эксплуатации; иной порядок хранения эксплуатирующая организация вправе установить распорядительным документом. По пункту 142 сведения в паспорт вносит эксплуатирующая организация в течение всего срока службы оборудования, поэтому место хранения паспорта лучше закрепить приказом с названием должности ответственного.
Единого срока для паспорта обычного оборудования — станка, кондиционера, оргтехники — нет: Перечень № 142 устанавливает сроки по категориям документов, сфере деятельности и роли организации. Если подходящей статьи нет, срок определяют по аналогии решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел.
Важный нюанс из практики: паспорт оборудования связан с инструкциями по охране труда. При восстановлении документов по охране труда в медицинской организации пришлось запросить описание каждого вида оборудования и по каждому написать отдельную инструкцию. Паспорт и руководство по эксплуатации служат исходными данными для инструкции, поэтому их утрата тормозит и пересмотр инструкций.
Инструкции по охране труда и журналы инструктажей: сроки и форма хранения
Инструкция по охране труда хранится по статье 8 Перечня № 236 как локальный акт: по месту утверждения — постоянно, в других организациях — 1 год после замены новой. Отменённая редакция инструкции не уничтожается, а уходит на постоянное хранение вместе с приказом об утверждении новой.
Требования к разработке и содержанию инструкций задаёт приказ Минтруда № 772н от 29.10.2021: он действует с 01.03.2022 до 01.03.2028. Общего фиксированного срока действия инструкции приказ не устанавливает. По пункту 30 Основных требований инструкцию пересматривают при изменении условий труда, внедрении новой техники или технологии, по результатам анализа расследований аварий, несчастных случаев и профзаболеваний, а также по требованию органов в области охраны труда или федеральной инспекции труда. Место хранения инструкций и обязательный журнал их учёта приказ Минтруда № 772н об основных требованиях к инструкциям по охране труда не устанавливает: эти вопросы организация решает своим локальным актом.
Остальные документы по охране труда хранятся по разделу 7.3 Перечня № 236, статьи 407-430. Сроки различаются в девять раз даже внутри одной статьи, поэтому журналы и протоколы раскладывают по разным делам.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Инструкции по охране труда | 8 | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 1 год после замены новыми |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 423 «б» | 5 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Программы, списки, переписка об обучении по охране труда | 421 | 5 лет |
| Наряды-допуски и журнал учёта их выдачи | 415, 416 | 1 год после закрытия; при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет |
| Журналы и базы данных регистрации несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 424 | 45 лет |
| Отчёты по СОУТ, карты СОУТ, декларации соответствия | 407 | По месту проведения — 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет; в других организациях — 5 лет |
| Перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров | 411 | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми |
| Нормы обеспечения средствами защиты и смывающими средствами | 426 | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
Журнал инструктажа и журнал проверки знаний попадают в одну статью 423, но в разные подпункты: первый хранится 45 лет, второй — 5 лет. Нормы выдачи средств защиты по месту утверждения хранятся постоянно, хотя в обзорах для них встречается срок 5 лет.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Протокол проверки знаний подтверждает событие: человек обучился в такую-то дату, а через три года будет новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что с работником регулярно работали по безопасности всё время, пока он у вас трудился. Он понадобится, когда человек через двадцать лет свяжет заболевание с условиями труда или когда произойдёт несчастный случай с работником, отработавшим полжизни. Закончился журнал — он уходит в архив, а не в утиль.»
Полезно знать: статья 425 Перечня № 236 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы пострадавшего.
Обязанность хранить документы по охране труда не зависит от численности и офисного характера работы. Исключение, которое называют практики, — организация, где все работники, включая генерального директора, работают дистанционно.
Кейс из практики: организация на 10-15 человек арендовала офис в бизнес-центре. Работник получил тяжёлые травмы в неисправном лифте здания, когда шёл между этажами по рабочим делам. За лифт и здание компания не отвечала, но травма получена в рабочее время при выполнении трудовых функций, поэтому её расследовали как несчастный случай на производстве и проверяли инструктажи и обучение пострадавшего. Отвечать пришлось документами, которые хранились в компании.
Что изменилось в 2026 году в документах по обучению и медосмотрам
Постановление Правительства от 30.06.2026 № 805 изменило Правила обучения по охране труда № 2464 с 31.08.2026 и продлило их действие до 01.09.2032. Во многих положениях об обучении, написанных в 2022 году, прямо указан прежний срок — 1 сентября 2026 года; эту дату заменяют на 1 сентября 2032 года. Для работников, впервые допущенных к работам повышенной опасности, повторный инструктаж теперь проводится не реже раза в 3 месяца в течение первого года, программа В по таким работам — не реже раза в 3 года вместо ежегодной.
Для архива важна поправка в подпункт «з» пункта 92: регистрационный номер записи в реестре обученных лиц указывается в протоколе проверки знаний либо содержится в выписке из реестра, подписанной электронной подписью через ФГИС учёта результатов СОУТ. Выписку хранят в одном деле с протоколом как его приложение. Формулировка «проверка знания требований охраны труда» по тексту Правил заменена на «проверка знаний, умений и навыков», и формы протоколов переделывают под неё.
Приказ Минздрава № 29н о предварительных и периодических медосмотрах действует до 01.04.2027. Поправки приказа № 327н, вступившие в силу 01.09.2026, добавили для медицинских организаций правила уведомления об аннулировании заключений владельцев оружия, частных охранников и детективов при выявлении противопоказаний. Работодатель с такими работниками получает эти уведомления и хранит их вместе с заключениями.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Что можно хранить в электронном виде, а что остаётся на бумаге
Статья 22.1 ТК РФ не распространяет КЭДО на четыре вида документов: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Журнал вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте поэтому ведут на бумаге и хранят 45 лет в бумажном виде. Ознакомление с инструкцией по охране труда как с локальным актом в КЭДО допускается.
Факт: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и для журналов вы живёте с ним сорок пять лет.»
Чертежи, паспорта оборудования и проектная документация к кадровым документам не относятся, и статья 22.1 ТК РФ на них не распространяется. Для подъёмных сооружений электронное ведение паспорта прямо разрешено пунктом 6 ФНП № 461. Для остальных технических документов действуют Правила хранения, учёта и использования архивных документов, утверждённые приказом Росархива № 77 от 31.07.2023. Электронные архивные документы хранят в системе хранения электронных документов либо, в установленных случаях, на физически обособленных носителях; на них составляют отдельные описи, а на не подлежащие хранению — отдельный акт. Уничтожение электронных документов физически или программно-техническими средствами фиксируется актом (пункты 143, 146 и 158 Правил).
Электронные кадровые документы по статье 22.3 ТК РФ работодатель хранит в течение архивных сроков. По запросу работника документ или надлежащим образом заверенную копию выдают бесплатно не позднее 3 рабочих дней. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд: в комплект хранения входят сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. С 21.09.2026 по 15.12.2026 Минтруд по приказу № 423 от 17.09.2026 проводит эксперимент по подписанию электронных кадровых документов УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией.
Для документов со сроком 45-75 лет имеет значение долговременная проверяемость подписи. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» относит к стратегии сохранности читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность. Сертификат подписи истекает раньше, чем срок хранения документа, поэтому к подписи добавляют метку времени и формируют усовершенствованную подпись.
В Добыто мы разводим потоки при настройке КЭДО: ознакомление с инструкциями по охране труда и другими ЛНА идёт через электронную подпись, а журналы инструктажей остаются в бумажном контуре службы охраны труда. Это решение фиксируют в положении о КЭДО до первого подписания, чтобы форма хранения каждого вида документа была определена на входе.
Как организовать хранение: номенклатура дел, экспертная комиссия, уничтожение
Правила № 77 датированы 31.07.2023, зарегистрированы в Минюсте 06.09.2023 под № 75119 и действуют с 17.09.2023. В обзорах до сих пор встречается ссылка на «приказ № 77 от 2020 года» — такого акта для организации хранения нет. Дату вступления в силу и реквизиты удобно сверить по сообщению Росархива о вступлении в силу новых Правил хранения архивных документов.
По пункту 47 Правил документы со сроком хранения до 10 лет включительно хранятся в структурных подразделениях. При отсутствии условий для их сохранности руководитель вправе распорядиться передать их в архив. Документы со сроками свыше 10 лет передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Номенклатура дел организации по статье 157 Перечня № 236 хранится постоянно, номенклатура структурного подразделения — 3 года. Акты о выделении дел к уничтожению входят в дело фонда, которое по статье 170 хранится постоянно.
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия. Уничтожать документы до экспертизы, до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей по личному составу запрещено (пункт 17 Правил). В акт о выделении к уничтожению включают документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Документы с персональными данными, грифом «Для служебного пользования» или другой информацией ограниченного доступа уничтожают способом, исключающим восстановление содержания (пункт 31).
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порог в десять лет определяет физическое место хранения. Документы до десяти лет лежат рядом, ими пользуются. Документы свыше десяти лет уходят в архив и, скорее всего, никогда не понадобятся, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда. Поэтому опись документов длительного хранения я советую вести по людям: при несчастном случае или профзаболевании ищут сведения о конкретном работнике, а не журнал за конкретный год.»
Как организовать хранение технических документов и документов по охране труда: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите применимые перечни: отраслевой, Перечень № 142 для технической документации с выбором графы по роли организации, Перечень № 236 для инструкций, журналов и кадровых документов.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы и инструкции, паспорта работающего оборудования.
- Шаг 3. Завершённые документы разделите по порогу 10 лет: до 10 лет — протоколы, программы обучения, переписка; свыше 10 лет — журналы инструктажей, документы СОУТ, журналы регистрации несчастных случаев.
- Шаг 4. Внутри каждой группы сортируйте по видам и годам, от старых к новым: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка.
- Шаг 5. Составьте номенклатуру дел с номером статьи перечня и сроком для каждого дела. Для сроков, которые считаются от события, укажите событие: вывод объекта из эксплуатации, замена новыми, закрытие наряда-допуска.
- Шаг 6. Для видов документов, которых нет в перечнях, проведите решение экспертной комиссии о сроке по аналогии и внесите его в номенклатуру.
- Шаг 7. Передавайте дела со сроком свыше 10 лет в архив в окне от 1 года до 3 лет после завершения делопроизводства, а уничтожение оформляйте актом после рассмотрения экспертной комиссией.
Электронный архив меняет трудоёмкость поиска и выдачи копий, но для документов, которые закон оставляет на бумаге, бумажный контур с описью и номенклатурой сохраняется.
Шаблоны журналов и положения для архива охраны труда и КЭДО
Комплект закрывает документы, с которых начинается архив охраны труда, первым стоит открыть журнал инструктажа: он хранится 45 лет и только на бумаге.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Журнал инструктажа по охране труда, шаблон DOCX | Скачать |
| Журнал учёта обучения персонала, шаблон DOCX | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО, шаблон DOCX | Скачать |
Кадровые документы рядом с техническими: личное дело, приказ о приёме, архивная справка
Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу, хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Документы личного дела нужны прежде всего самому работнику и часто запрашиваются тогда, когда компании уже не существует.
Сроки по документам охраны труда и кадровым документам пересекаются. Списки работающих с вредными и опасными условиями труда (статья 414 Перечня № 236), протоколы психофизиологических обследований (статья 413) и документы о расследовании профзаболеваний (статья 419) хранятся по формуле 50/75 лет, как приказы по личному составу. Их удобно включать в одну опись по работникам с личными делами, потому что запрос по стажу на вредных работах и запрос по личному делу обычно приходят от одного человека.
Архивную справку или копию документа, связанного с работой, работодатель выдаёт по запросу работника. Для электронных кадровых документов статья 22.3 ТК РФ задаёт срок: бесплатно и не позднее 3 рабочих дней. Опись по людям сокращает поиск сведений за весь период работы, когда запрос приходит через 15-20 лет после увольнения.
В Добыто подписанный кадровый документ после маршрута согласования уходит в электронный архив, рассчитанный на хранение до 50 лет. Сроки хранения при этом не сокращаются: электронный трудовой договор хранится столько же, сколько бумажный.
Когда электронный архив КЭДО не подходит и во что обходится ошибка хранения
Ограничения электронного архива
Система КЭДО решает задачу кадровых документов: трудовых договоров, дополнительных соглашений, приказов, заявлений, ознакомления с ЛНА. Для чертежей, проектной и исполнительной документации, паспортов оборудования под надзором Ростехнадзора нужна система хранения электронных документов, соответствующая Правилам № 77, либо бумажный архив технического подразделения. Электронный архив КЭДО, включая Добыто, эту задачу не закрывает, и переносить в него техническую документацию не нужно.
Второе ограничение — документы, которые закон оставляет на бумаге: журналы инструктажей, акты о несчастных случаях, удостоверения по охране труда. Третье — документы, созданные на бумаге: их скан не заменяет оригинал, и после сканирования бумагу всё равно хранят весь срок. Четвёртое — передача данных третьим лицам. При облачном хранении кадровые документы получает провайдер, а иногда ещё владелец серверов и удостоверяющий центр, и передача им персональных данных должна опираться на согласие работников.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Задавайте вендору прямой вопрос: перечислите всех, кто получит доступ к данным. Ответ нужен списком лиц, формулировка про защищённое хранение его не заменяет. Второй вопрос — выгружает ли система комплект документа целиком: документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы, а не изображение на экране.»
Внимание: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа действует и для бумажного архива, и для электронного.
Цена ошибки: штрафы и доказательства
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф до 3 000 рублей для граждан, до 5 000 рублей для должностных лиц и до 10 000 рублей для организаций. Эта сумма меньше последствий утраты журнала. Допуск работника без обучения и проверки знаний по охране труда или без обязательного медосмотра по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ стоит организации от 110 000 до 130 000 рублей, должностному лицу и ИП — от 15 000 до 25 000 рублей. Если журнал инструктажа или протокол уничтожен раньше срока, факт обучения при проверке подтвердить нечем.
При расследовании несчастного случая или спора о профзаболевании проведение инструктажей доказывает работодатель. Без журнала за весь период работы человека такой довод строить не на чем, а инструктаж, проведённый лицом без программы Б и соответствующей программы В, оспаривается при расследовании целиком.
Кейс из практики: в крупной организации работник подрядчика упал с высоты и получил травму, несовместимую с жизнью. Первым документом, который запросили проверка и прокуратура, стал журнал вводного инструктажа для работников сторонних организаций. Для подрядчиков ведут отдельный журнал регистрации, отдельную программу и инструкцию, а ответственного за вводный инструктаж сторонних организаций назначают отдельным приказом.
Чек-лист проверки архива технических документов и документов по охране труда
- Проверено, есть ли для отрасли специальный перечень: для специфичных документов он имеет приоритет.
- Для технической документации выбрана графа Перечня № 142 по роли организации: заказчик, разработчик, изготовитель, эксплуатирующая организация.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечней.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на хранение 45 лет и не уничтожены по истечении 5 лет.
- Отменённые редакции инструкций по охране труда переданы на постоянное хранение.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в перечнях, срок определён по аналогии и решение экспертной комиссии зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
- Место хранения паспортов поднадзорного оборудования и ответственный закреплены приказом.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| УКЭП для сотрудников через партнёров-удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компании, которая переводит в электронный вид приказы, договоры и ознакомление с инструкциями по охране труда, итоговая сумма определяется численностью и минимальной оплатой за 50 сотрудников. Условия каждого тарифа и состав функций указаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок хранения технического документа определяется не названием, а перечнем и ролью организации: чертежи и проектная документация идут по Перечню № 142, инструкции и журналы по охране труда — по Перечню № 236, а отраслевой перечень проверяется первым. Самые долгие сроки в архиве охраны труда у журналов инструктажей и регистрации несчастных случаев, и именно эти журналы закон оставляет на бумаге. Форма хранения закрепляется при создании документа, а уничтожение возможно только через экспертную комиссию и акт.
Кадровую часть архива — договоры, приказы, ознакомление с ЛНА и инструкциями — мы в Добыто переводим в КЭДО с электронным архивом и комплектом подписей, а техническая документация и бумажные журналы остаются в своём контуре с номенклатурой и описями.
Частые вопросы
Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи?
Прямой строки для этих журналов в Перечне № 236 нет, но отсутствие строки не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим видом документа: со сроком самих инструкций по охране труда (по месту утверждения — постоянно) или со сроком журналов инструктажа (45 лет). Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и вносят в номенклатуру дел, чтобы при проверке предъявить документированный выбор.
Нужно ли хранить документы по охране труда, если все работники на дистанционной работе?
Если все работники, включая генерального директора, работают дистанционно, обязательный комплект документов по охране труда практически отпадает: нужны только инструкции по работе с выданным оборудованием, например с ноутбуком. Если работодатель ничего не выдаёт, такие инструкции тоже не требуются. При одном офисном работнике в штате обязанность вести и хранить документы по охране труда возникает в полном объёме, независимо от численности.
Как хранить документы по инструктажу работников подрядчиков?
Для работников сторонних организаций ведут отдельный журнал регистрации вводного инструктажа, отдельную программу и инструкцию, а ответственного назначают отдельным приказом. Положение о взаимодействии с подрядными организациями оформляют приложением к договору. Журнал инструктажа подрядчиков хранят как журнал инструктажа — 45 лет, потому что при несчастном случае с работником подрядчика его запрашивают первым.
Нужно ли заново проводить инструктаж и проверку знаний при переводе работника или внутреннем совместительстве?
По пункту 7 Правил № 2464 в редакции с 31.08.2026 вводный инструктаж, повторное обучение и проверка знаний не требуются при переводе, изменении наименования рабочего места или подразделения и оформлении внутреннего совместительства. Условие — сохраняются условия труда, источники опасности, уровни профессиональных рисков и характер работы. Оценку рисков кадровая служба сама не делает, поэтому решение готовят вместе со службой охраны труда и сохраняют в деле работника.
Обязан ли учебный центр передать работодателю протоколы проверки знаний его работников?
Да. С 31.08.2026 пункт 94 Правил № 2464 прямо закрепляет: по запросу работодателя организация или ИП, оказывающие услуги по обучению, предоставляют протокол или выписку из протокола проверки знаний по работникам этой организации. Право работника получить протокол или выписку на бумаге сохранено. Полученные протоколы хранят 5 лет по статье 422 Перечня № 236.
Что делать с электронным архивом кадровых документов при смене оператора КЭДО?
Срок хранения при смене оператора не прерывается: работодатель продолжает хранить документы весь архивный срок, 50 лет для договоров и приказов по личному составу. До расторжения договора с оператором выясняют, в каком виде отдаются документы, и получают выгрузку комплектом: документ, файл подписи и машиночитаемая доверенность, если подписано по ней. Выгрузка только изображений документов без файлов подписи не позволяет подтвердить подлинность при проверке или споре.
