Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности установлены Перечнем типовых управленческих архивных документов, утверждённым приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы по основной деятельности хранятся постоянно, а в компании, которая не сдаёт документы в государственный архив, — до её ликвидации. Приказы о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрениях, отпусках по уходу за ребёнком и без сохранения заработной платы хранятся 50 лет, если дело закрыто после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранятся 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года, но для работников с вредными или опасными условиями труда приказы об отпусках и командировках переходят в группу 50/75 лет.
Материал помогает разложить приказы по делам номенклатуры так, чтобы ни один документ длительного хранения не попал в акт на уничтожение вместе с пятилетними. Отдельно показываем, как хранить электронные приказы из КЭДО, где приказ об увольнении остаётся бумажным и что требуют Правила Росархива № 77 перед уничтожением. Сроки выдачи копий и архивных справок, порядок в Москве для ликвидированных организаций, штрафы по статье 13.20 КоАП, образцы приказов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Сроки хранения приказов по Перечню № 236: сводная таблица
Срок хранения приказа зависит от его содержания, а не от того, в какой журнал он зарегистрирован и как называется папка. Один и тот же бланк Т-6 хранится 5 лет, если оформляет ежегодный оплачиваемый отпуск офисного работника, и 50 лет, если оформляет отпуск по уходу за ребёнком. Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449, применяется с 18.02.2020 и распространяется на организации независимо от организационно-правовой формы и формы собственности.
Ниже собраны все виды приказов, которые встречаются в кадровой службе и у руководителя, с номерами статей Перечня.
| Вид приказа | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| По основной (профильной) деятельности | 19 «а» | постоянно; в организации, не являющейся источником комплектования госархива, — до ликвидации |
| По административно-хозяйственным вопросам | 19 «б» | 5 лет |
| О приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Об аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов и званий, поощрении, награждении, изменении анкетно-биографических данных | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Об отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| О ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной деятельностью | 434 «б» | 5 лет |
| О служебных проверках | 434 «в» | 5 лет |
| О направлении работников в командировки | 434 «г» | 5 лет |
| Об отпусках и командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда | примечание к 434 | 50/75 лет |
| О дисциплинарных взысканиях | 434 «д» | 3 года |
Из таблицы видно, что короткие сроки — это исключения, перечисленные в подпунктах «б»-«д» статьи 434, а всё, что в них не названо, по умолчанию относится к 50/75 годам. Приказы для разных сроков хранения подшиваются в разные дела: если ежегодные отпуска и приёмы на работу лежат в одной папке, всю папку придётся хранить 50 лет.
Запись «50/75 лет» расшифровывается в статье 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Если действующий перечень устанавливает для конкретного документа иной срок, применяется срок перечня. Отметка ЭПК означает, что после истечения срока у организаций — источников комплектования государственного архива часть таких дел может быть отобрана на постоянное хранение по итогам экспертизы ценности.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых приказов установлены не ради работодателя. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Поэтому перед списанием дела по личному составу проверьте год, когда оно закончено: до 1 января 2003 года срок составляет 75 лет, а не 50.»
Приказы по основной деятельности: что означает «постоянно» в коммерческой компании
Статья 19 «а» Перечня № 236 относит приказы и распоряжения по основной (профильной) деятельности к документам постоянного хранения, но для организаций, которые не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, делает оговорку: до ликвидации организации. Большинство ООО и АО в список источников комплектования не входят, поэтому для них приказ об утверждении штатного расписания, ЛНА, структуры, положения о КЭДО хранится всё время существования компании.
Общее правило для неисточников комплектования, закреплённое в пункте 4.4 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, иное: срок «постоянно» означает для них не менее 10 лет. Для приказов по основной деятельности действует специальная оговорка статьи 19 «а», и десятилетний минимум к ним не применяется. Перечень с этой оговоркой и полный текст статей опубликованы на официальной странице Перечня на сайте Росархива: при споре с аудитором или инспектором ссылайтесь на него, а не на пересказы.
Граница между основной и административно-хозяйственной деятельностью проходит по содержанию распоряжения, а не по тому, кто его подписал. Приказы по административно-хозяйственным вопросам по статье 19 «б» хранятся 5 лет. Если в номенклатуре нет отдельного дела для них, они оказываются в деле постоянного хранения вместе с приказами по основной деятельности и занимают место в архиве без необходимости.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Журналы регистрации приказов идут за самими приказами. По статье 182 Перечня журнал регистрации приказов по основной деятельности хранится постоянно, по личному составу — 50/75 лет с отметкой ЭПК, по административно-хозяйственной деятельности — 5 лет. Примечание к статье 182 отдельно сокращает до 5 лет срок для журналов, где регистрируются только приказы о ежегодных оплачиваемых и учебных отпусках и непрофильных дежурствах. Кадровой службе, которая ведёт единый журнал для всех кадровых приказов, придётся хранить его 50 лет.
Факт: по статье 13 закона № 125-ФЗ организация вправе сама создать архив и организовать хранение. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив.
Номенклатура дел организации по статье 157 Перечня хранится постоянно, номенклатура структурного подразделения — 3 года. Для неисточника комплектования специальной оговорки «до ликвидации» в статье 157 нет, поэтому действует общий минимум в 10 лет. Проверьте, указаны ли в вашей номенклатуре номера статей Перечня рядом со сроком: без них при проверке срок выглядит произвольным.
Приказы по личному составу: где 50/75 лет, а где 5 и 3 года
Подпункт «а» статьи 434 построен как общее правило: всё, что меняет трудовую биографию человека, хранится 50/75 лет. Сюда входят приказы о приёме на работу, переводе, перемещении, ротации, совмещении и совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении разрядов, поощрении и награждении, изменении фамилии и других анкетно-биографических данных. Приказ о приёме совместителя хранится столько же, сколько приказ о приёме на основное место работы.
Подпункты «б»-«д» дают закрытый список коротких сроков. Пять лет хранятся приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, непрофильных дежурствах, служебных проверках и командировках. Три года — приказы о дисциплинарных взысканиях. Если взысканием стало увольнение, приказ об увольнении подпадает под подпункт «а» и хранится 50/75 лет, а трёхлетний срок остаётся только у приказа о замечании или выговоре.
Чаще всего ошибаются на отпусках. Приказ об отпуске по уходу за ребёнком и об отпуске без сохранения заработной платы оформляется на том же бланке Т-6, что и ежегодный отпуск, но хранится 50/75 лет, а не 5. Примечание к статье 434 добавляет ещё одно исключение: приказы об отпусках и командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда хранятся 50/75 лет. Формулировки подпунктов удобно сверять по тексту приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 в формате PDF, статья 434 находится на страницах 62-63.
Если по итогам специальной оценки условий труда в компании есть рабочие места с вредными или опасными условиями, приказы об отпусках и командировках этих работников выделяют в отдельное дело номенклатуры. Иначе через 5 лет их уничтожат вместе с остальными приказами об отпусках.
Сроки хранения документов, которые лежат рядом с приказами
Приказ по личному составу редко живёт один: к нему прилагаются заявление, трудовой договор, личная карточка, расчёт. Сроки для этих документов в Перечне № 236 различаются сильнее, чем для самих приказов.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, личные карточки работников, личные дела руководителей и работников | 435, 444, 445 | 50/75 лет; личные дела и карточки — с отметкой ЭПК |
| Штатное расписание и изменения к нему по месту утверждения | 40 | постоянно; у неисточника комплектования — до ликвидации |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели, графики и журналы учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
| Расчётные листки и другие документы о получении заработной платы | 295 | 6 лет при наличии лицевых счетов; без них — 50/75 лет |
| Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей | 463 «в» | 50/75 лет |
| Книги и журналы учёта бланков трудовых книжек и вкладышей | 463 «г» | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
Срок расчётных листков зависит от того, ведёт ли бухгалтерия лицевые счета: если их нет, листки остаются единственным подтверждением заработка и хранятся столько же, сколько приказы о приёме. Штатное расписание у компании, которая не сдаёт документы в госархив, переживает любой кадровый приказ и уничтожается только при ликвидации.
Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти журналы часто объединяют, и при чистке архива журнал инструктажей уходит в акт на уничтожение вместе с пятилетними. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, поэтому закончившийся журнал передаётся в архив, а не на уничтожение.
Когда Перечня № 236 недостаточно
Перечень № 236 основной для большинства организаций, но для отдельных сфер действуют отраслевые перечни, и для специфичных для отрасли документов они имеют приоритет. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации устанавливают приказы Минздрава, в образовании ведомственные перечни определяют сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов, в финансовом секторе действуют указания Банка России по отчётности, договорам и досье клиентов.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порядок проверки простой: сначала ищите отраслевой перечень, и только потом открывайте общий. Ошибка возникает, когда кадровик находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Где своя специфика обучения персонала, там, скорее всего, будет и своя специфика хранения.»
Второй случай — вида документа в перечне нет вовсе. Это не освобождает от хранения: срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу документом, а решение оформляет экспертная комиссия и фиксирует номенклатура дел.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если документа нет в перечне, найдите ближайший по содержанию вид и примените его срок. Обязательно зафиксируйте обоснование: экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»
Образцы приказов и кадровых документов длительного хранения
В комплект вошли документы, которые кадровая служба оформляет чаще всего и которые попадают в дела с разными сроками хранения; начните с приказа о приёме на работу, он задаёт срок 50/75 лет для всего личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Образец личной карточки работника | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 | Скачать |
| Приказ о направлении в командировку по форме Т-9 | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
Электронные приказы в КЭДО: те же сроки, другая форма хранения
Отдельного срока для электронных кадровых документов закон не вводит. Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, то есть по тому же Перечню № 236. Электронный приказ о приёме хранится 50 лет, электронный приказ о ежегодном отпуске — 5 лет. По заявлению работника работодатель бесплатно предоставляет электронный документ или его надлежаще оформленную копию в течение 3 рабочих дней.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форма хранения определяется формой создания. Приказ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Приказ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения: для кадровых приказов это 50 лет. Поэтому при переводе процессов в электронный вид сразу определите, какие документы рождаются в системе и остаются там, а какие по-прежнему подписываются на бумаге и уходят в бумажный архив.»
Внимание: распечатка электронного приказа оригиналом не становится, это копия. Чтобы она имела доказательственное значение, её заверяют: оператор ЭДО, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
В Добыто подписанный приказ проходит маршрут согласования и после подписания уходит в электронный архив, где хранится в тех же сроках, что и бумажный, вплоть до 50 лет для приказов по личному составу.
Какие приказы остаются в бумажном архиве
Даже при полном переходе на КЭДО архив остаётся смешанным. Трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели можно вести электронно, а приказ об увольнении, акт о несчастном случае, журнал инструктажей и трудовая книжка остаются на бумаге. Приказы об увольнении поэтому продолжают подшиваться в бумажное дело со сроком 50/75 лет, а приказы о приёме и переводе того же работника лежат в электронном архиве с тем же сроком.
Как сохранить проверяемость электронной подписи на 50 лет
Сертификат подписи действует ограниченное время, а приказ о приёме хранится полвека. Чтобы подпись оставалась проверяемой после истечения сертификата, при подписании к ней добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную архивную. Требования к долговременной сохранности электронных документов собраны в ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность. Функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения электронных документов Росархив утвердил приказом от 15 июня 2020 года.
Кейс из практики: работник оспорил увольнение по собственному желанию, заявление о котором было подписано через систему КЭДО. Положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника у работодателя были, и две инстанции встали на его сторону. Кассационный суд направил дело на новое рассмотрение, и решением от 20.01.2023 работник выиграл: подпись выдали в день подписания заявления, работник не умел пользоваться системой, а система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась. Электронный архив хранит не только сам приказ, но и журнал событий вокруг подписи, и при споре суд читает обе части. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, умеет ли человек работать в системе.
Проверьте у себя три вещи: описан ли в локальном акте порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Номенклатура, экспертная комиссия и уничтожение приказов по Правилам № 77
С 17.09.2023 хранение, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119). Прежний приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 утратил силу, и ссылки на него в действующих положениях об архиве стоит заменить.
По пункту 11 Правил номенклатуру дел разрабатывают в конце каждого года, согласуют с экспертной комиссией (ЭК) и утверждают у руководителя. Организация, которая не является источником комплектования госархива, утверждает номенклатуру самостоятельно; источник комплектования раз в 5 лет представляет её на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения. Форма собственности от этих правил не освобождает: они адресованы организациям в целом.
Уничтожать документы до экспертизы ценности запрещено. Для дел по личному составу добавляется ещё одно условие: описи по личному составу должны быть согласованы, а описи постоянного хранения утверждены. Сами описи дел по личному составу по статье 172 Перечня хранятся 50/75 лет, а акты о выделении дел к уничтожению входят в дело фонда, которое по статье 170 хранится постоянно.
Как подготовить кадровый архив к уничтожению приказов с истёкшим сроком: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — действующие приказы и открытые журналы, с которыми работаете сейчас.
- Шаг 2. Разделите завершённые по сроку: до 10 лет и свыше 10 лет. От этого порога зависит физическое место хранения.
- Шаг 3. Внутри каждой категории разложите дела по видам (приказы, журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка), а внутри вида — по годам от старых к новым.
- Шаг 4. Сверьте номенклатуру дел: рядом с каждым сроком указана статья Перечня № 236 или отраслевого перечня, приказы с разными сроками хранения разнесены по разным делам.
- Шаг 5. Проведите экспертизу ценности на заседании ЭК: отберите дела с истёкшим сроком, проверьте, что описи постоянного хранения утверждены, а описи по личному составу согласованы.
- Шаг 6. Оформите акт о выделении дел к уничтожению, утвердите его у руководителя и включите в дело фонда.
Лайфхак: документы со сроком до 10 лет храните рядом с рабочими местами, ими пользуются. Документы свыше 10 лет переносите в архив: они нужны редко, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «На длительное хранение я советую делать опись не по годам, а по людям. Через пятнадцать лет после увольнения ищут не папку приказов за конкретный год, а все документы конкретного человека. Опись, составленная по фамилиям, позволяет ответить на такой запрос за минуты, а не перебирать десятки дел.»
В Добыто подписанные приказы переносятся из рабочего списка во вкладку «Архив» массовым действием, а список документов разбит на вкладки «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив».
Чек-лист аудита архива приказов
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение, а не уничтожены по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Копии приказов и архивные справки: сроки для работника и для ликвидированной компании
Пока человек работает в компании, копии приказов о приёме, переводе, отпуске и другие документы, связанные с работой, выдаёт работодатель. По статье 62 ТК РФ это делается по письменному заявлению, безвозмездно и не позднее 3 рабочих дней со дня его подачи. Для электронных документов КЭДО тот же трёхдневный срок установлен статьёй 22.3 ТК РФ. Текст статьи 62 говорит о работнике, поэтому срок для запроса, поступившего после увольнения, прямо из него не следует.
Если организация ликвидирована, документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками хранения передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору, и справку выдаёт уже архив. По Правилам Росархива № 77 социально-правовые запросы архив исполняет в течение 30 календарных дней со дня регистрации, для архивной справки в Правилах есть рекомендуемый образец.
В Москве документы ликвидированных организаций без правопреемника принимает Главархив Москвы: ГБУ «Мосархив» рассматривает письмо-заявление о принятии документов, а сам порядок передачи документов по личному составу от ликвидированных организаций опубликован на сайте Главархива. В состав передаваемых документов входят кадровые приказы, личные карточки и личные дела, трудовые договоры, лицевые счета или расчётно-платёжные ведомости.
Запрос на справку о стаже или заработной плате в московский архив подаётся через mos.ru. Срок установлен постановлением Правительства Москвы от 02.12.2024 № 2716-ПП: по темам «О заработной плате» и «О трудовом стаже» — до 17 рабочих дней с даты регистрации запроса (пункт 2.7.1.2 регламента).
| Ситуация | Кто выдаёт копию или справку | Срок | Основание |
|---|---|---|---|
| Работник просит копию бумажного приказа | работодатель | не позднее 3 рабочих дней | статья 62 ТК РФ |
| Работник просит электронный документ из КЭДО или его копию | работодатель | 3 рабочих дня | статья 22.3 ТК РФ |
| Организация ликвидирована, документы переданы в госархив | государственный или муниципальный архив | 30 календарных дней | Правила Росархива № 77 |
| Справка о стаже или зарплате из московского архива | Главархив Москвы, запрос через mos.ru | до 17 рабочих дней | постановление № 2716-ПП |
Самый короткий путь к копии приказа — пока компания работает: 3 рабочих дня против 17-30 дней в архиве. Если вы планируете оформлять пенсию или подтверждать стаж, запросите копии приказов о приёме, переводах и увольнении до того, как работодатель прекратит деятельность.
Ошибки в хранении приказов и во что они обходятся
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: гражданину грозит предупреждение или штраф от 1 000 до 3 000 рублей, должностному лицу — от 3 000 до 5 000 рублей, юридическому лицу — от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма штрафа невелика, и основные потери от ошибки в другом: уничтоженный приказ невозможно восстановить, а доказывать факт, который он подтверждал, приходится работодателю.
Все приказы на бланке Т-6 подшиты в одно пятилетнее дело. Так делают, потому что форма одна и разделять дела кажется лишней работой. Через 5 лет вместе с ежегодными отпусками уничтожаются приказы об отпусках по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы и отпуска работников с вредными условиями труда, хотя их срок 50/75 лет. Восстановить периоды стажа после этого можно только косвенными документами.
Журнал инструктажей списан вместе с протоколами проверки знаний. Ошибка возникает из-за того, что в обзорах статья 423 Перечня подаётся без разделения на подпункты. Через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или при несчастном случае расследование запрашивает выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились.
Электронные приказы распечатаны, а файлы удалены. Так экономят место в системе или переносят архив при смене оператора. Распечатка остаётся копией электронного документа, и при споре суд вправе потребовать подлинник.
Дела уничтожены без экспертизы ценности. Правила № 77 запрещают уничтожать документы до экспертизы ценности, утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу. Без акта о выделении к уничтожению, утверждённого руководителем, компании нечем подтвердить, что документы уничтожены по истечении срока, а не утрачены.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «В спорах о профзаболевании или несчастном случае доказывать проведение инструктажей придётся вам, а не работнику. Поэтому закончившийся журнал инструктажей уходит в архив, а не на уничтожение, и хранится 45 лет. Перед каждой чисткой архива сверяйте акт о выделении к уничтожению с номенклатурой по статьям Перечня.»
Стоимость электронного архива кадровых приказов в Добыто
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
Итоговая сумма определяется численностью и тарифом; при переходе на тариф выше разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав каждого тарифа и условия подключения приведены на странице тарифов Добыто КЭДО. УКЭП сотрудники получают через партнёров — удостоверяющие центры.
Выводы
Срок хранения приказа определяется его содержанием: распоряжения по основной деятельности хранятся постоянно или до ликвидации компании, кадровые приказы, меняющие трудовую биографию, — 50 или 75 лет, а пятилетние и трёхлетние сроки применяются только к закрытому списку из статьи 434 Перечня № 236. Электронные приказы хранятся в тех же сроках и в той форме, в которой созданы, а уничтожать любые дела можно только после экспертизы ценности по Правилам № 77.
В Добыто подписанные в КЭДО приказы уходят в электронный архив вместе с историей согласования и подписания, поэтому кадровой службе остаётся разложить их по номенклатуре и вовремя провести экспертизу ценности.
Частые вопросы о хранении приказов
Связан ли приказ 29н со сроками хранения кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава № 29н посвящён обязательным медицинским осмотрам и сроков хранения кадровых приказов не устанавливает. Сроки для приказов по личному составу и основной деятельности определяет Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а срок 50/75 лет для документов по личному составу — статья 22.1 закона № 125-ФЗ.
Как СФР подтверждает стаж, если приказов о приёме не сохранилось?
Заявление о корректировке сведений индивидуального лицевого счёта СФР рассматривает за 10 рабочих дней. Если для проверки нужно запросить сведения в архив или в организацию, срок может быть приостановлен, но не более чем на 3 месяца. Ускорить процесс помогают копии приказов о приёме и увольнении, трудового договора или архивная справка, приложенные к заявлению.
Сколько хранить описи дел и номенклатуру структурного подразделения?
По статье 172 Перечня № 236 описи дел по личному составу хранятся 50/75 лет, описи дел постоянного хранения — постоянно, описи дел временного хранения свыше 10 лет — 3 года после уничтожения дел, описи структурных подразделений — 3 года после утверждения или согласования сводной описи. Номенклатура дел структурного подразделения по статье 157 хранится 3 года, номенклатура организации — постоянно.
Сколько хранить приказ о служебной проверке, если по её итогам работника уволили?
Это два разных документа с разными сроками. Приказ о проведении служебной проверки по статье 434 «в» Перечня хранится 5 лет, а приказ об увольнении по статье 434 «а» — 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003. Если взысканием стал выговор или замечание, приказ о взыскании хранится 3 года по статье 434 «д».
Сколько хранить документы по охране труда, которые прикладывают к кадровым приказам?
Протоколы обучения по охране труда и программы обучения хранятся 5 лет (статьи 421-422), журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет (статья 423 «а»). Отчёты о специальной оценке условий труда по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях — 50/75 лет (статья 407). Наряды-допуски хранятся 1 год после закрытия, но при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет (статья 415).
Можно ли уничтожить бумажный приказ после того, как его отсканировали?
Нет. Приказ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге весь срок по Перечню № 236, скан его не заменяет и считается копией. Перевести в электронную форму можно только порядок оформления новых документов, а бумажные дела прошлых лет остаются в бумажном архиве до истечения срока и экспертизы ценности.
