Организация хранения документов в Российской Федерации что обязана делать компания

Организация хранения документов в Российской Федерации строится на трёх актах: закон об архивном деле 125-ФЗ обязывает компанию обеспечить сохранность документов весь срок хранения, Перечень Росархива № 236 задаёт сроки по видам документов, Правила Росархива № 77 определяют порядок: номенклатура дел, экспертиза ценности, описи, передача в архив и уничтожение. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, более ранние — 75 лет. Для бумажного архива действуют правила Росархива, для электронного к ним добавляются статья 22.3 ТК РФ и форматы Минтруда по приказу № 578н: документ, созданный с электронной подписью, хранится в электронном виде, подписанный на бумаге — на бумаге.

Материал помогает кадровику и руководителю проверить свой архив по пунктам: какие сроки ставить в номенклатуру, что делать с документом, которого нет в Перечне, почему журналы инструктажа нельзя уничтожать через 5 лет, какой комплект файлов должен выгружать электронный архив. Работник найдёт порядок получения копий и справок, в том числе после ликвидации работодателя. Сценарная таблица, размеры штрафов по КоАП, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что закон обязывает делать компанию с документами

Статья 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков хранения, установленных законами, иными нормативными актами и перечнями документов. Способ выполнения этой обязанности закон оставляет компании: статья 13 даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение. На практике это означает, что в конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре дел, утверждённой на этот год, и передают их в архив организации.

Трудовой кодекс требует хранить кадровые документы, но не говорит, как именно. Порядок раскрывают подзаконные акты, и у каждого своя зона ответственности.

Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Путаница между этими двумя линиями даёт большинство ошибок при переходе на электронный архив: система выбрана под формат подписи, а вопрос о сроке хранения и выгрузке через 50 лет остаётся без ответа.

Проверить свою базу можно за один проход: откройте утверждённую номенклатуру дел и посмотрите, указана ли у каждого дела статья перечня, по которой назначен срок. Дело без статьи — первый кандидат на пересмотр.

Сроки хранения кадровых документов: 5, 45, 50 и 75 лет

Часть 1 статьи 22.1 125-ФЗ устанавливает 75 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, часть 2 — 50 лет для законченных после этой даты. По истечении срока документы проходят экспертизу ценности, а не уничтожаются автоматически. Если перечень архивных документов устанавливает для конкретного вида иной срок, применяется перечень.

Срок отсчитывается от окончания делопроизводства по делу, а не от даты документа. Личная карточка работника, принятого в 2010 году и уволенного в 2025-м, хранится 50 лет с момента закрытия дела.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Из таблицы видно, где чаще всего ошибаются при чистке архива: охрана труда. Протокол проверки знаний и журнал инструктажа лежат в одной папке у специалиста по охране труда, а сроки у них отличаются в 9 раз.

Журнал инструктажа хранится 45 лет по конкретной причине: статья 425 Перечня прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Нет журнала — работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены не ради работодателя. Эти документы нужны самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не существовать: для пенсии, при споре о стаже, когда через пятнадцать лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда. Прежде чем списывать дело, сверьте его срок со статьёй перечня, а не с привычкой отдела.»

Если вида документа нет в Перечне

Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи обязательны к ведению, но отдельной строки в Перечне у них нет. Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от хранения. Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, а решение фиксируется в номенклатуре дел.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Для журналов учёта и выдачи инструкций я бы ориентировалась либо на срок самих инструкций по охране труда, либо на срок журналов инструктажа, в зависимости от содержания. Главное — обоснование. Экспертная комиссия принимает решение, оно оформляется, и при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»

Как организовать хранение: номенклатура дел, экспертная комиссия, описи

Центральный документ архива — номенклатура дел. В ней каждому делу присвоены индекс, заголовок, срок хранения и статья перечня, на основании которой срок назначен. Номенклатура утверждается на календарный год, по ней подразделения формируют дела и передают их в архив организации. Экспертная комиссия принимает решения о сроках для документов, которых нет в перечне, и о выделении дел к уничтожению после экспертизы ценности. Уничтожение документов Архивного фонда Российской Федерации запрещено статьёй 17 125-ФЗ.

Прежде чем перекладывать папки, проверьте исходное состояние архива:

• есть ли для вашей отрасли специальный перечень, который имеет приоритет над Перечнем № 236;
• составлена ли номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня;
• разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу десяти лет;
• отложены ли журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев на длительное хранение, а не уничтожены по истечении пяти лет;
• соответствует ли форма хранения форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге;
• определён ли по аналогии и зафиксирован ли срок для документов, отсутствующих в перечне;
• позволяет ли опись документов длительного хранения найти сведения по конкретному работнику.

Как навести порядок в архиве кадровых документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, дела работающих сотрудников: они остаются в подразделении.
2. Шаг 2. Завершённые разделите по сроку: до 10 лет (протоколы, приказы по отпускам и командировкам, инструкции) и свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты СОУТ, документы по личному составу). От порога зависит физическое место хранения: первые остаются под рукой, вторые уходят в архив.
3. Шаг 3. Внутри категории сортируйте по видам документов (журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка), внутри вида — по годам, от старых к новым.
4. Шаг 4. Сверьте каждый вид со статьёй отраслевого перечня или Перечня № 236. Для видов без строки в перечне подготовьте решение экспертной комиссии о сроке по аналогии.
5. Шаг 5. Оформите номенклатуру дел на год с индексами, сроками и статьями перечня и утвердите её.
6. Шаг 6. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой находится конкретный человек, а не только год.

Важный нюанс из практики: документы свыше десяти лет почти никогда не запрашивают, поэтому их складывают как придётся. Запрос приходит в момент расследования или судебного спора, когда на поиск нет времени. Архив, собранный по видам и годам с описью по фамилиям, отвечает на такой запрос за день, а не за неделю.

Образцы документов для личного дела и электронного архива

Комплект закрывает оформление приёма и перевод кадровых документов в электронный вид; начните с описи личного дела, по ней проверяется полнота архива.

Личное дело, приказ о приёме и трудовые книжки: что и где хранится

Трудовой кодекс не обязывает коммерческую организацию заводить личные дела. Если компания их ведёт, личное дело собирает в одном месте документы работника: приказ о приёме на работу, трудовой договор и дополнительные соглашения, согласие на обработку персональных данных, заявление о переходе на КЭДО. Состав фиксируется во внутренней описи, и при передаче дела в архив опись сверяется с фактическим содержимым.

Приказ о приёме относится к приказам по личному составу и хранится 50 лет, для дел, законченных до 2003 года, — 75 лет. Приказы о ежегодных отпусках, краткосрочных командировках и дисциплинарных взысканиях к этой группе не относятся и хранятся 5 лет, поэтому их подшивают в отдельные дела. Смешанная подшивка приказов по отпускам и по приёму в одной папке заставляет хранить всю папку по максимальному сроку.

Невостребованные трудовые книжки по пункту 43 Порядка, утверждённого приказом Минтруда № 320н о форме, порядке ведения и хранения трудовых книжек, вкладывают в конверты и подшивают в личные дела, если их ведут. Хранятся они отдельно, в сейфе, до востребования или до передачи в архив организации. Срок хранения — 50 лет при увольнении после 1 января 2003 года и 75 лет при более раннем увольнении.

По письменному заявлению работника статья 62 ТК РФ обязывает выдать копии приказа о приёме, переводах и увольнении, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате и периоде работы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются бесплатно. Если архив разложен по номенклатуре, этот срок выдерживается без аврала; если нет, первые два дня уходят на поиск.

В сервисе Добыто подписанное работником заявление или согласие сразу попадает в его электронное личное дело, и копию для ответа на заявление по статье 62 не нужно искать по папкам. Проверьте у себя простой показатель: сколько времени уходит на подготовку копии приказа пятилетней давности.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Электронный архив кадровых документов: форма, формат, доступ

Часть 11 статьи 22.3 ТК РФ обязывает работодателя обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле, в том числе когда документооборот идёт через информационную систему работодателя или цифровую платформу «Работа в России». Сроки для электронного документа те же, что для бумажного: трудовой договор, подписанный в КЭДО, хранится 50 лет.

Форма хранения определяется формой создания

Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан его не заменяет. Пленум Верховного Суда в постановлении от 26.12.2017 № 57 развёл эти понятия: электронный образ — копия бумажного документа, электронный документ — изначально созданный в электронной форме. Проверка простая: если в файле есть изображение собственноручной подписи, это образ; если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Решение о форме документа принимается один раз, на входе, и дальше вы живёте с ним весь срок хранения. Для журналов инструктажа это 45 лет. Протоколы проверки знаний можно вести и электронно, и на бумаге, а удостоверения ведутся на бумаге, и при переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают. Составьте перечень документов КЭДО так, чтобы каждый вид был закреплён за одной формой.»

Что входит в комплект хранения по приказу № 578н

С 1 марта 2023 года действуют единые требования Минтруда к составу и форматам кадровых документов, оформляемых в электронном виде без дублирования на бумаге. Документ хранится в формате XML; если он подписан усиленной электронной подписью, в комплект входят файл подписи, PDF и, при подписании по доверенности, машиночитаемая доверенность. Доверенность в этом случае — обязательная часть кадрового документа, а не приложение к процессу: если кадровые документы подписывает уполномоченный работник, при его увольнении первой отзывается доверенность.

Типовые функциональные требования Росархива от 15 июня 2020 года к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов описывают, что должна уметь система, чтобы документ сохранял юридическую значимость. ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» добавляет стратегию: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. За 50 лет сменится не одно поколение криптоалгоритмов, поэтому подпись в архиве защищают меткой времени и усовершенствованной подписью поверх старой.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте у поставщика системы не о том, хранит ли она документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. Отдельно выясните, что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде вам отдадут документы.»

Персональные данные и доступ к архиву

Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах. Как только архив уходит в облако, появляется третье лицо, и передача ему персональных данных по 152-ФЗ должна быть основана на согласии работника. Обычно таких лиц не одно, а три: провайдер сервиса, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр.

Важный нюанс из практики: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение требования о разграничении доступа. Архив настраивается по ролям с журналом обращений, а трудовой договор может храниться зашифрованным так, что открыть его могут только сотрудник отдела кадров и сам работник. В Добыто документы после подписания переносятся во вкладку «Архив» массовым действием, а права на просмотр задаются по ролям.

Когда электронный архив не заменит бумажный

Переход на КЭДО не отменяет бумажный архив. Документы, подписанные собственноручно до перехода, остаются бумажными весь срок хранения, скан не делает их электронными. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи. Удостоверения по охране труда ведутся только на бумаге. Если работник не дал согласия на КЭДО, его документы оформляются на бумаге и хранятся в бумажном архиве.

Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, у работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и согласие работника. Девятый кассационный суд общей юрисдикции отменил решение в пользу работодателя: в материалах не было сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении в 2023 году работник выиграл. Подпись выдали в день заявления об увольнении, подписывал фактически другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя. Электронный архив доказывает то, что в нём записано, в том числе обстоятельства против работодателя. Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и закладываем пилотную группу перед раскаткой на всю компанию.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, и при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Архивные справки, копии и документы при реорганизации или ликвидации

Бывшему работнику справка о стаже или заработке нужна через годы после увольнения, когда работодатель мог сменить форму или прекратить существование. Кто выдаёт документы, зависит от судьбы компании.

Самая уязвимая строка — ликвидация: если архив не упорядочен, передать его по договору нельзя, и работа по упорядочению ложится на ликвидационную комиссию в последние месяцы жизни компании. Работнику ликвидированной организации за архивной справкой нужно обращаться в государственный или муниципальный архив, куда переданы документы по личному составу.

Ошибки в хранении документов и во что они обходятся

Статья 13.20 КоАП за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение или штраф: для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Для состава достаточно нарушить одно из правил, утрата документов не обязательна. Невыдача копий по статье 62 ТК РФ квалифицируется по части 1 статьи 5.27 КоАП: для должностных лиц от 1 000 до 5 000 рублей, для организации от 30 000 до 50 000 рублей. Размер штрафа при этом меньше реальной цены ошибки.

• Журналы инструктажа уничтожены через 5 лет вместе с протоколами проверки знаний. Причина — общая папка и общий срок «по памяти». Цена — невозможность доказать проведение инструктажей при расследовании несчастного случая или профзаболевания, где бремя доказывания лежит на работодателе.
• Срок взят из Перечня № 236 без проверки отраслевого перечня. Кадровик находит подходящую строку и не знает, что для отрасли действует другой документ с другим сроком. Цена — документы уничтожены раньше установленного срока.
• Электронные документы распечатаны, файлы удалены. Распечатка электронного документа остаётся копией, оригинал утрачен. Цена — документ без доказательственной силы в споре.
• Бумажные оригиналы уничтожены после сканирования. Скан — электронный образ, а не электронный документ. Цена — отсутствие подлинника, когда суд его истребует.
• Облачный архив без согласий на передачу данных третьим лицам. Выбор облачного решения тянет обязанность собрать согласия и назвать работникам всех получателей данных. Цена — нарушение 152-ФЗ при формально исправном архиве.

В практике Добыто перенос кадровых документов в электронный архив начинается с перечня документов КЭДО и номенклатуры: каждому виду документа сразу назначаются форма и срок хранения, и вопрос о том, что уничтожать через 5 лет, решается при подписании, а не при чистке архива.

Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто

Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Цены приведены по странице тарифов на дату публикации.

Итоговая сумма считается от фактической численности и выбранного тарифа; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа — на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Компания отвечает за сохранность своих документов весь срок, который назначен законом или перечнем: полвека для кадровых дел, 45 лет для журналов инструктажа, бессрочно для штатных расписаний и локальных актов. Порядок держится на номенклатуре со ссылками на статьи перечня, решениях экспертной комиссии и описях, по которым человек находится за день. Электронный архив подчиняется тем же срокам, но хранит то, что создано электронно, полным комплектом файлов, а бумажные оригиналы остаются бумажными.

Добыто ведёт кадровый документооборот от подписания до электронного архива с выгрузкой документа вместе с файлом подписи, поэтому вопрос хранения закрывается уже в момент оформления документа.

Частые вопросы о хранении документов

Что такое приказ 29н и относится ли он к хранению кадровых документов?

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает Порядок проведения обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Сроки хранения кадровых документов он не устанавливает. По итогам периодических осмотров составляется заключительный акт, один его экземпляр хранится в медицинской организации, проводившей осмотры, 50 лет. Экземпляр работодателя включается в номенклатуру дел отдельной позицией со сроком, подтверждённым решением экспертной комиссии.

Что делать с документами по личному составу, когда истекли 50 лет?

Уничтожать их автоматически нельзя. Часть 3 статьи 22.1 125-ФЗ требует провести экспертизу ценности: экспертная комиссия решает, какие дела выделяются к уничтожению, а какие продолжают храниться. Решение оформляется актом, и только после этого дела уничтожаются. Документы, включённые в Архивный фонд Российской Федерации, уничтожать запрещено.

Является ли распечатка электронного документа оригиналом?

Нет. Распечатанный электронный документ остаётся копией. Чтобы распечатка имела значение, например для суда, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Оригиналом остаётся файл с электронной подписью в архиве.

Какой подписью работодатель подписывает трудовой договор, который будет храниться электронно?

Со стороны работодателя трудовой договор нельзя подписать неквалифицированной подписью, нужна УКЭП. Работник может подписать неквалифицированной подписью, если в локальном акте указан удостоверяющий центр, а с человеком, который ещё не работник, заключено соглашение об электронном взаимодействии. В одном документе с двух сторон стоят подписи разных видов, и это законно. ПЭП и НЭП равнозначны собственноручной подписи только при наличии соглашения между участниками обмена.

Нужно ли хранить машиночитаемую доверенность вместе с кадровым документом?

Да, если документ подписан уполномоченным работником по доверенности. По требованиям Минтруда к составу электронных кадровых документов машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения наряду с самим документом и файлом подписи. Доверенность публикуется в реестре, а при увольнении подписанта отзывается в первую очередь.

Можно ли хранить электронный архив кадровых документов у облачного провайдера?

Можно, но при этом кадровые документы передаются третьим лицам: провайдеру, владельцу инфраструктуры и удостоверяющему центру. Такая передача персональных данных по 152-ФЗ требует согласия работника, и в согласии называются получатели данных. До заключения договора запросите у провайдера полный список лиц с доступом к данным и порядок возврата архива при расторжении договора.