Номенклатура хранения документов — это утверждённый список дел организации, в котором у каждого дела есть индекс, заголовок, срок хранения со ссылкой на статью перечня и примечание о виде носителя. Её разрабатывают в конце года на основе номенклатур структурных подразделений, согласуют с экспертной комиссией (ЭК) и вводят в действие с 1 января следующего года по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Сроки берутся из Перечня, утверждённого приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а если для отрасли есть свой перечень — сначала из него. Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива раз в 5 лет представляет номенклатуру на экспертно-проверочную комиссию (ЭПК) архивного учреждения, остальные организации утверждают её самостоятельно.
Покажем, как присвоить индексы, сформулировать заголовки так, чтобы приказ о приёме на работу и приказ об отпуске не оказались в одном деле, и как подобрать статью перечня к каждому заголовку. Отдельно разберём смешанные дела КЭДО, где часть документов электронная, а приказ об увольнении остаётся на бумаге, и виды документов, которых в перечне нет. Пошаговый порядок утверждения, передача дел в архив, архивная справка для бывшего работника, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Из чего состоит номенклатура дел и как графы связаны между собой
Рекомендуемый образец номенклатуры дел приведён в приложении № 1 к Правилам № 77, образец номенклатуры структурного подразделения — в приложении № 2. Документ состоит из разделов, а заголовками разделов служат наименования структурных подразделений либо функций и направлений деятельности. Внутри раздела каждая строка описывает одно дело в пяти графах.
- Индекс дела — код подразделения и порядковый номер дела внутри раздела, например 03-05.
- Заголовок дела — вид документов и их содержание, по которому исполнитель понимает, что подшивать в это дело.
- Количество дел (томов, частей) — заполняется по факту в конце года.
- Срок хранения дела и номера статей по перечню — например, «5 л., ст. 434 б».
- Примечание — особенности формирования дела, вид носителя (бумага, электронные документы, смешанное дело), переходящее дело, ответственный.
Графы работают как цепочка. Заголовок определяет, какие документы попадают в дело. Вид документа в заголовке определяет статью перечня и срок. Срок определяет, что будет с делом после закрытия года: уйдёт ли оно в архив с описью или останется в подразделении до уничтожения. Индекс затем переходит на обложку дела, в опись и в метаданные электронного дела, и по нему дело находят через 5 или через 50 лет. Если в одном заголовке смешаны документы с разными сроками, цепочка рвётся: дело нельзя ни уничтожить через 5 лет, ни корректно описать как дело длительного хранения.
Номенклатура служит основой для формирования дел, для описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения. В системах электронного документооборота она подключается как справочник: по нему система раскладывает документы и их метаданные. Полный текст Правил, включая формы приложений, опубликован на официальном сайте Федерального архивного агентства: с ним стоит сверять форму номенклатуры перед утверждением.
Индекс дела: как нумеровать разделы и дела
Индекс состоит из двух частей через дефис: цифровое обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в разделе. Если кадровая служба в оргструктуре имеет код 03, её дела получают индексы 03-01, 03-02, 03-03 и далее. Коды подразделений берут из утверждённой структуры или штатного расписания, чтобы индекс не менялся от года к году без причины.
Порядок строк внутри раздела выстраивают по значимости документов: сначала организационно-распорядительные (положения, инструкции), затем приказы, затем учётные и справочные документы, в конце переписка. Такой порядок упрощает сверку: дела постоянного и длительного хранения стоят в начале раздела, дела со сроком до 10 лет — ближе к концу.
Переходящее дело, которое ведётся несколько лет, сохраняет прежний индекс в новой номенклатуре, а в графе «Примечание» делается отметка о переходе. Личные дела — частный случай: Правила № 77 прямо относят их к делам, которые формируются в течение всего периода работы человека в организации, поэтому в номенклатуре заводится одна строка на массив личных дел, а внутри массива каждое дело ведётся отдельно на каждого работника.
Проверить индексы можно одним действием: выгрузите номенклатуру и отсортируйте по индексу. Дубли, пропуски номеров и дела без кода подразделения видны сразу, и их правят до подписания проекта.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Заголовок дела: как сформулировать, чтобы документы попадали в нужное дело
Пункт 57 Правил № 77 требует, чтобы заголовок дела соответствовал фактическому составу и содержанию документов. Отсюда рабочая формула заголовка: вид дела или вид документов, затем автор или корреспондент, если он важен, затем вопрос, к которому относятся документы. «Приказы по личному составу (о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, поощрении)» — рабочий заголовок. «Приказы по кадрам» — нет: исполнитель подошьёт туда и приказ об отпуске, и приказ о взыскании, а у этих документов разные сроки.
Правила формирования дел из пункта 49 напрямую диктуют, как дробить заголовки:
- документы постоянного и временного срока хранения группируются в отдельные дела;
- приказы группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения;
- в дело включается один экземпляр каждого документа, черновики, дублеты и документы, подлежащие возврату, в дела не группируются;
- в дело включаются документы одного календарного года, исключения — переходящие дела и личные дела;
- личные дела формируются отдельно на каждого работника, документы в них располагаются в хронологическом порядке по мере поступления;
- лицевые счета по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий;
- приложения, листы ознакомления и согласования включаются в дело вместе с документом, к которому они относятся.
Для кадровой службы это означает минимум три отдельных заголовка для приказов по личному составу: приказы с долгим сроком (приём, перевод, увольнение), приказы об ежегодных отпусках и командировках, приказы о дисциплинарных взысканиях. Одно общее дело «Приказы по личному составу» при проверке сроков приходится разбирать постранично.
Заголовок уточняется по фактическому составу документов в конце года. Если в течение года в дело пошли документы, которые заголовком не охвачены, правят заголовок или заводят новое дело с отметкой в номенклатуре, а не оставляют расхождение до экспертизы ценности.
Внимание: журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а протоколы обучения и проверки знаний по охране труда — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажа уходит в архив, а не в уничтожение вместе с пятилетними делами.
Срок хранения: как подобрать статью перечня к каждому заголовку
Базовый источник сроков для большинства организаций — Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Срок в графе 4 номенклатуры всегда пишется вместе с номером статьи: «5 л., ст. 434 б». Без номера статьи срок невозможно проверить, и при экспертизе ценности ЭК будет заново искать основание.
Факт: Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Организацию хранения, экспертизу ценности, описи, передачу и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Порядок поиска статьи такой: сначала проверяете, есть ли отраслевой или ведомственный перечень для вашей сферы, затем открываете Перечень № 236. Отраслевые перечни действуют в здравоохранении (медицинская документация), образовании (личные дела обучающихся, учебные планы, журналы), финансовом секторе (указания Банка России по отчётности, договорам и досье клиентов). Для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общим перечнем.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типичная ошибка идёт в обратном порядке: кадровик открывает Перечень № 236, находит похожую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Если у вас в отрасли своя специфика обязательного обучения, почти наверняка есть и своя специфика хранения. Поэтому до заполнения графы 4 проверьте, нет ли отраслевого перечня, и только потом берите общий.»
Для кадровых дел, завершённых делопроизводством после 1 января 2003 года, действует срок 50 лет, для завершённых раньше — 75 лет. В Перечне это записано формулой «50/75 лет», в номенклатуре на текущий год обычно пишут «50 л. ЭК»: отметка ЭК означает, что по истечении срока дело проходит экспертизу ценности, а не уничтожается автоматически. Ниже пример раздела кадровой службы с кодом 03, где каждой строке соответствует статья Перечня № 236.
| Индекс | Заголовок дела | Срок хранения и статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| 03-01 | Приказы по личному составу (о приёме, перемещении, совмещении, увольнении, оплате труда, поощрении) | 50 л. ЭК, ст. 434 а |
| 03-02 | Приказы по личному составу (о ежегодных оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, командировках) | 5 л., ст. 434 б, г |
| 03-03 | Приказы по личному составу (о дисциплинарных взысканиях) | 3 г., ст. 434 д |
| 03-04 | Журнал регистрации приказов по личному составу | 50 л. ЭК, ст. 182 б |
| 03-05 | Трудовые договоры, дополнительные соглашения к ним | 50 л. ЭК, ст. 435 |
| 03-06 | Личные дела работников | 50 л. ЭК, ст. 445 |
| 03-07 | Личные карточки работников | 50/75 лет, ст. 446 |
| 03-08 | Книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них | 50 л. ЭК, ст. 463 в |
| 03-09 | Графики отпусков | 3 г., ст. 453 |
| 03-10 | Табели учёта рабочего времени | 5 л., при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет, ст. 402 |
| 04-01 | Журналы инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) | 45 л., ст. 423 а |
| 04-02 | Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 л., ст. 422 |
В одном только разделе кадров сроки расходятся от 3 до 50 лет, и приказы по личному составу занимают три строки с тремя разными сроками. Строки 04-01 и 04-02 вынесены в раздел охраны труда: журналы и протоколы ведёт специалист по охране труда, но при расследовании несчастного случая их сопоставляют с приказами о приёме из раздела 03, поэтому сроки двух разделов сверяют вместе.
Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня разделена на два подпункта с разными сроками — журналы инструктажа хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда 5 лет. В обзорах их часто подают слитно. Там же нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты по месту утверждения хранятся постоянно, а не 5 лет, как иногда пишут.
Что делать, если вида документа нет в перечне
Отсутствие строки в перечне не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает ЭК, и оно фиксируется в протоколе и в номенклатуре. Так же поступают с документами, которые порождают ведомственные приказы: например, для заключений по результатам медицинских осмотров по приказу Минздрава России от 28.01.2021 № 29н в номенклатуре нужна отдельная строка с номером статьи или с обоснованием срока.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда вести обязательно, а строки в перечне для них нет. В такой ситуации я ориентируюсь на срок самих инструкций либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от того, что ближе по содержанию. Главное — оформить решение экспертной комиссии: при проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.»
Электронные и смешанные дела при КЭДО: что писать в графе «Примечание»
Пункт 11 Правил № 77 требует включать в номенклатуру заголовки дел с электронными документами и дел, где электронные и бумажные документы смешаны, а в графе «Примечание» указывать особенности формирования дела и вид носителя. Сроки хранения при переходе на КЭДО не меняются: требования к хранению бумажных документов переносятся на электронные, и приказ о приёме, подписанный электронной подписью, хранится те же 50 лет, что и бумажный.
Смешанные дела в кадровой службе появляются неизбежно. Статья 22.1 ТК РФ не распространяет электронный документооборот на трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, документы о прохождении инструктажей по охране труда и приказы об увольнении. Поэтому в деле 03-01 приказы о приёме и переводе могут быть электронными, а приказы об увольнении за тот же год остаются на бумаге.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Для такого дела пункт 159 Правил задаёт порядок: бумажные документы оцифровываются и включаются в электронное дело на этапе формирования, электронные документы и электронные копии бумажных составляют первый том, бумажные оригиналы формируются во второй и последующие тома. В описях на томах разных носителей в графе «Примечания» ставятся ссылки на архивные шифры друг друга. Пример записи в номенклатуре: «Смешанное дело. Том 1 — электронные документы и электронные копии, том 2 — приказы об увольнении на бумажном носителе».
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его тоже не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому фиксируйте его в примечании к делу сразу, при составлении номенклатуры.»
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести и в электронном, и в бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение попадает в примечание к делу.
В сервисе Добыто подписанный документ по маршруту уходит в электронный архив, а номенклатура настраивается как справочник, по которому документы раскладываются в электронные дела с индексом и сроком. Для смешанных дел бумажная часть по-прежнему хранится у работодателя в томе 2.
Какие графы критичны в зависимости от формы ведения дел
Одна и та же номенклатура проверяется по-разному в зависимости от того, как организация ведёт документы и кому сдаёт архив.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Все кадровые документы на бумаге | Раздельные заголовки для приказов с разными сроками, лимит 250 листов на том, внутренняя опись личных дел | Отметка о носителе в примечании |
| КЭДО плюс бумажные приказы об увольнении, трудовые книжки, журналы инструктажа | Отметка о смешанном носителе, порядок томов по пункту 159, перекрёстные ссылки в описях | Количество томов заранее: его заполняют в конце года |
| Дело полностью электронное | Номенклатура загружена в систему как справочник, индекс и срок передаются в метаданные | Толщина и оформление обложки |
| Организация — источник комплектования государственного или муниципального архива | Рассмотрение на ЭПК архивного учреждения раз в 5 лет и досрочно при смене функций или структуры | Порядок строк внутри раздела |
| Отрасль с собственным перечнем сроков | Статья отраслевого перечня в графе 4 для специфичных документов | Статьи Перечня № 236 для отраслевых документов: они не применяются, если есть специальная норма |
Если ваша ситуация попадает сразу в две строки, например КЭДО в медицинской организации, проверка идёт по обеим: сначала источник срока, затем носитель.
Как составить и утвердить номенклатуру дел
Номенклатура разрабатывается в конце каждого года, а до начала работы стоит ответить на четыре вопроса:
- есть ли для отрасли специальный перечень сроков;
- является ли организация источником комплектования государственного или муниципального архива;
- какие документы с 1 января будут вестись в КЭДО, а какие останутся на бумаге;
- кто в организации отвечает за делопроизводство и за архив, и создана ли ЭК.
Как составить номенклатуру дел: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Каждое структурное подразделение готовит свою номенклатуру по образцу приложения № 2 к Правилам № 77: перечисляет заголовки дел, которые будет вести в следующем году.
- Шаг 2. Для каждого заголовка подбирается срок хранения и номер статьи: сначала по отраслевому перечню, при его отсутствии по Перечню № 236, для видов документов вне перечня — по аналогии с решением ЭК.
- Шаг 3. В графе «Примечание» указывается вид носителя и особенности формирования: электронное, бумажное или смешанное дело, переходящее дело, ответственный за формирование.
- Шаг 4. Служба делопроизводства или лицо, ответственное за делопроизводство, сводит номенклатуры подразделений в проект номенклатуры организации. Проект подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива или лицо, ответственное за архив.
- Шаг 5. Проект согласуется с ЭК организации.
- Шаг 6. Источник комплектования государственного или муниципального архива один раз в 5 лет представляет номенклатуру на ЭПК архивного учреждения, а при изменении функций или структуры — раньше этого срока. Остальные организации этот шаг пропускают.
- Шаг 7. Руководитель или уполномоченное им лицо утверждает номенклатуру, она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
- Шаг 8. Утверждённая номенклатура загружается в систему электронного документооборота как справочник, а подразделения получают выписки из неё по своим разделам.
Образцы кадровых документов, из которых формируются дела номенклатуры
Комплект покрывает дела раздела кадровой службы из таблицы выше; начните с описи документов личного дела, если личные дела у вас ведутся без внутренней описи.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Заявление о согласии на переход на КЭДО | Скачать |
После закрытия года: итоговая запись, опись и передача дел в архив
С 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, дела становятся архивными. По окончании года в номенклатуре составляется итоговая запись: сколько заведено дел и томов постоянного и временного хранения на бумажном носителе и сколько электронных дел постоянного и временного хранения. Эти цифры потом сверяются с описями.
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, проходят полное оформление и включаются в опись. Для бумажного дела это нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись для личных дел, оформление обложки с индексом и крайними датами, подшивка. Бумажное дело не должно превышать 250 листов при толщине корешка не более 4 см, иначе заводится следующий том с общим заголовком и собственным номером.
В архив организации дела передаются не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после завершения их в делопроизводстве. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения остаются в структурных подразделениях и по истечении срока, после экспертизы ценности, уничтожаются по акту. Проекты описей и актов о выделении к уничтожению ЭК рассматривает на одном заседании.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порог в десять лет практичен тем, что от него зависит физическое место хранения. Документы до десяти лет лежат рядом, ими пользуются. Документы свыше десяти лет уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находился конкретный человек: при расследовании ищут сведения о работнике, а не журнал за определённый год.»
В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а готовый модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически: подписанные электронные кадровые документы не приходится переносить в архив вручную перед составлением итоговой записи.
Архивная справка и личное дело: где искать документы через годы
Работник вправе получить копии документов, связанных с работой, включая приказ о приёме на работу и приказ об увольнении: по статье 62 ТК РФ работодатель выдаёт их безвозмездно не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. Найти такой документ через 15 или 20 лет можно только по номенклатуре и описи: индекс дела ведёт к описи, опись — к конкретному тому в архиве организации.
Если организация ликвидирована, документы по личному составу по 125-ФЗ передаются в государственный или муниципальный архив, и архивную справку о стаже или заработке выдаёт уже архив. Бывшему работнику в этом случае нужно знать полное наименование работодателя и годы работы: запрос идёт в архив по месту нахождения ликвидированной организации.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для приказов по личному составу, трудовых договоров и личных карточек установлены неспроста: эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому личные дела и дела с приказами о приёме описывайте так, чтобы по ним можно было найти конкретного работника без знания года.»
Личное дело формируется в течение всего периода работы человека, документы в нём подшиваются в хронологическом порядке по мере поступления. При запросе архивной справки кадровая служба проверяет три места: личное дело, дело с приказами по личному составу по индексу номенклатуры и лицевые счета по заработной плате, которые хранятся отдельными делами по алфавиту фамилий.
Ошибки в номенклатуре кадровой службы и во что они обходятся
Большинство ошибок видны уже при сверке номенклатуры с фактическими делами, до уничтожения документов и до проверки.
- Одно дело для всех приказов по личному составу. Так делают, чтобы не заводить три папки. Итог — дело с приказами о приёме, отпусках и взысканиях нельзя выделить к уничтожению через 3 или 5 лет, и его хранят 50 лет целиком либо разбирают постранично при экспертизе ценности.
- Журналы инструктажа уничтожены вместе с пятилетними делами по охране труда. При расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а за допуск работника без обучения и проверки знаний часть 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ предусматривает штраф на юридическое лицо от 110 000 до 130 000 рублей, и он считается по каждому работнику.
- Срок взят из Перечня № 236 при наличии отраслевого перечня. Специфичный для отрасли документ получает неверный срок, и ошибка обнаруживается только при экспертизе ценности или передаче в архив.
- Срок указан без номера статьи. ЭК при экспертизе ценности заново ищет основание, а решение об уничтожении без ссылки на статью нечем обосновать.
- Скан хранится вместо бумажного оригинала. Для документов, подписанных на бумаге, скан оригинал не заменяет: приказ об увольнении и трудовая книжка остаются в бумажном томе.
Что об этом думает ГИТ: инспектор сопоставляет приказы о приёме с журналом регистрации инструктажей. Дата инструктажа позже даты начала работы видна за минуту и фиксируется по каждому работнику отдельно. При этом за рамки проверочного листа инспектор выходить не вправе, поэтому самопроверка по спискам Роструда закрывает основную часть вопросов заранее.
Важный нюанс из практики: повторный инструктаж, проведённый приказом на подразделение, часто не охватывает работников, которые были в отпуске или на больничном: график есть, факта нет. В практике Добыто сроки повторного обучения и инструктажей по каждому работнику выносят в систему первыми при переходе на КЭДО, потому что вручную они теряются чаще всего.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Электронный архив, в котором дела хранятся по индексам номенклатуры, входит в тариф «Бизнес», а УКЭП можно получить через партнёров — удостоверяющие центры. Актуальные условия по вашей численности и переход между тарифами описаны на странице тарифов Добыто КЭДО; при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Номенклатура работает, когда каждая строка замкнута: заголовок описывает документы одного вида и одного срока, срок подкреплён статьёй отраслевого перечня или Перечня № 236, а примечание фиксирует носитель. Для кадровой службы это означает раздельные дела для приказов с разными сроками, отдельную строку на личные дела, решение ЭК по документам вне перечня и смешанные дела с двумя томами там, где КЭДО соседствует с бумажными приказами об увольнении. Утверждённая до 31 декабря номенклатура затем определяет итоговую запись, описи, сроки передачи в архив и законность уничтожения.
Добыто ведёт кадровые документы в электронном виде от подписания до электронного архива, поэтому решения, принятые в номенклатуре, продолжают работать и в системе, а бумажная часть смешанных дел остаётся под контролем кадровой службы.
Частые вопросы о номенклатуре дел
С какого момента отсчитывается срок хранения дела?
Дела становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они закончены делопроизводством. Например, дело «Графики отпусков» на 2026 год со сроком 3 года по статье 453 Перечня № 236 становится архивным с 1 января 2027 года и может быть выделено к уничтожению не раньше 2030 года и только после экспертизы ценности и утверждения акта.
Можно ли хранить скан приказа об увольнении вместо бумажного оригинала?
Нет. Приказ об увольнении по статье 22.1 ТК РФ не переводится в КЭДО, поэтому оригинал остаётся на бумаге. По пункту 159 Правил № 77 его электронная копия может войти в первый том смешанного дела, но бумажный оригинал хранится во втором томе весь срок, указанный в номенклатуре.
Нужна ли внутренняя опись в личном деле?
Да, для личных дел на бумажном носителе пункт 54 Правил № 77 прямо требует внутреннюю опись документов дела. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке по мере поступления, а само дело ведётся весь период работы человека и не делится по годам.
Нужно ли пересоставлять номенклатуру при реорганизации?
Для организации — источника комплектования государственного или муниципального архива при изменении функций и структуры номенклатура пересоставляется, согласуется и утверждается раньше пятилетнего срока. Остальные организации и так разрабатывают номенклатуру в конце каждого года, поэтому новые подразделения и коды отражаются в версии, которая вводится с 1 января.
Что делать, если в дело попал документ за другой год?
Дело формируется из документов одного календарного года, кроме переходящих и личных дел. Если в дело всё же включены документы с датой, которая не совпадает с датой дела, на обложке под крайними датами с новой строки пишут: «В деле имеются документы за… год(ы)» (пункт 58 Правил № 77).
Чем типовая номенклатура отличается от примерной?
Типовая номенклатура устанавливает сроки хранения и состав дел для территориальных органов и однородных организаций с идентичными функциями и является нормативным документом для составления индивидуальной номенклатуры. Примерная определяет только примерный состав дел и служит ориентиром при составлении номенклатур территориальных органов и подведомственных организаций. Обе разрабатывают органы и организации, у которых есть территориальные органы или подведомственные организации.
