Организация документов государственного архива начинается внутри компании. Дела проходят экспертизу ценности и полное оформление по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, затем их включают в описи, которые согласует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) архива. Негосударственная компания передаёт документы на постоянное хранение по договору с государственным или муниципальным архивом (п. 216 Правил). Расходы на упорядочение и транспортировку она несёт сама (п. 217). В одном деле не более 250 листов при толщине корешка до 4 см. Если компания включена в список источников комплектования, архив принимает дела по плану-графику после согласования описей. Если не включена, кадровые дела хранятся у неё, а при ликвидации их передаёт ликвидатор по договору с архивом.
Статья разводит три срока, которые на практике смешивают: 1-3 года до передачи дел в архив организации, 5, 10 и 15 лет временного хранения документов Архивного фонда, 50 и 75 лет для дел по личному составу. Покажем, что запрещено уничтожать до согласования описей и сколько экземпляров описи печатать, когда Правила № 77 и № 24 называют разное число. Пошаговая инструкция передачи, требования к электронным документам, тарифы электронного хранения на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Кто передаёт дела в государственный архив и на каком основании
Для негосударственной компании передача собственных документов на постоянное хранение не возникает автоматически. По п. 216 Правил № 77 она проводится на основании договора собственника или владельца документов с государственным или муниципальным архивом. Отдельная обязанность установлена ч. 3 ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»: негосударственные организации передают документы государственной или муниципальной собственности, которые находятся у них во владении.
Отметка «Постоянно» в номенклатуре не делает компанию источником комплектования. Архив ведёт списки источников и включает в них органы власти, органы местного самоуправления, организации и граждан, чьи документы образуют Архивный фонд РФ или иные архивные документы. При отборе архив учитывает форму собственности, местонахождение, вид документов и значение деятельности организации (пп. 35.1, 35.3-35.4 Правил № 24).
Эти критерии записаны в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Документ адресован государственным и муниципальным архивам и регулирует приём документов, на который ссылаются Правила № 77. По нему видно, какие проверки ваши дела пройдут на стороне архива.
Если компания включена в список, форму приёма определяет ЭПК архива. При полном приёме передаётся весь комплекс документов постоянного срока хранения, при повидовом выборочном — только отдельные виды (п. 215 Правил № 77). Какие виды дел примет архив, решает ЭПК, а не сама компания.
Порядок передачи зависит от того, в каком положении компания: она работает, ликвидируется или реорганизуется.
| Ситуация компании | Что передаётся | Куда и на каком основании | Кто организует |
|---|---|---|---|
| Работает, в список источников комплектования не включена | Документы, которые собственник решил передать на постоянное хранение | Государственный или муниципальный архив по договору (п. 216 Правил № 77) | Компания за свой счёт (п. 217) |
| Работает, включена в список источников комплектования | Документы, отобранные ЭПК при полном или выборочном приёме (п. 215) | Архив по плану-графику; срок временного хранения до передачи устанавливает договор (п. 37.3 Правил № 24) | Компания; архив проверяет состояние дел и комплектность описей |
| Ликвидация, в том числе банкротство | Документы Архивного фонда РФ, документы по личному составу, документы с неистёкшими сроками временного хранения | Государственный или муниципальный архив в упорядоченном состоянии по договору с ликвидатором (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ) | Ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий; у источника комплектования — с участием представителя архива (п. 225 Правил № 77) |
| Реорганизация | Архивные документы организации | Место и условия хранения определяют учредители. При смене формы собственности или организационно-правовой формы документы передают правопреемнику в упорядоченном состоянии по акту (ч. 9 ст. 23 125-ФЗ, п. 224 Правил № 77) | Учредители или орган, уполномоченный учредительными документами |
У государственных и муниципальных организаций при ликвидации те же три категории документов поступают в соответствующий архив по ч. 8 ст. 23 125-ФЗ. Хранение у частной архивной компании ст. 23 не называет заменой передачи в государственный или муниципальный архив при ликвидации негосударственной организации.
Когда сдавать дела в государственный архив не требуется
Действующая коммерческая компания, которая не входит в список источников комплектования и не заключала договор с архивом, документы в госархив не сдаёт. Организация вправе создать собственный архив (ст. 13 125-ФЗ). Она обязана обеспечивать сохранность архивных документов, включая документы по личному составу, в течение сроков их хранения (ч. 1 ст. 17). Дела временного хранения до 10 лет включительно в постоянную передачу не попадают: по истечении срока и после экспертизы ценности их выделяют к уничтожению по акту. Кадровые дела остаются в компании на весь срок хранения. Проверить, включена ли компания в список источников комплектования, можно запросом в архив по месту её нахождения.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «50 лет для кадровых документов установлены неслучайно. Они нужны не работодателю, а самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не быть. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу я отношу к документам, которые не выбрасываются ни при каких обстоятельствах. Перед отбором к уничтожению проверьте, что они не попали в один акт с делами пятилетнего хранения.»
Три срока, которые путают при подготовке дел к сдаче
Любой срок хранения отсчитывается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (ст. 21.1 125-ФЗ). Остальное в этих сроках расходится. Передачу дел в архив организации, временное хранение документов Архивного фонда и хранение дел по личному составу регулируют разные нормы, и относятся они к разным событиям.
Сроки, по которым кадровая служба планирует подготовку к сдаче, и их основания:
| Срок | К чему относится | Основание |
|---|---|---|
| Не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве | Передача дел из подразделений в архив самой организации, а не в госархив | пп. 47-48 Правил № 77 |
| Не позднее 3 лет после завершения в делопроизводстве | Представление источником комплектования проектов описей на ЭПК архива | п. 29 «а» Правил № 77 |
| 15 / 10 / 5 лет | Временное хранение документов Архивного фонда РФ до поступления в архив: федеральные органы и организации / органы и организации субъекта / органы местного самоуправления и муниципальные организации | ст. 22 125-ФЗ |
| По договору | Временное хранение документов негосударственного источника комплектования до передачи на постоянное хранение | п. 37.3 Правил № 24 |
| 75 лет | Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, если перечень не устанавливает иной срок | ст. 22.1 125-ФЗ |
| 50 лет | Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003, если перечень не устанавливает иной срок | ст. 22.1 125-ФЗ |
Сроки 15, 10 и 5 лет установлены для государственных и муниципальных органов и организаций. Для коммерческой компании — источника комплектования срок до передачи определяет договор. По истечении 50 или 75 лет документы по личному составу источников комплектования проходят экспертизу ценности, автоматически их не уничтожают (ст. 22.1 125-ФЗ).
Срок конкретного вида дела берут из перечня. Для управленческих документов это Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020, порядок применения задаёт Инструкция, утверждённая приказом от 20.12.2019 № 237. Для научно-технической и производственной документации действует Перечень, утверждённый приказом Росархива от 28.12.2021 № 142, и Инструкция к нему от 12.12.2023 № 154. Отметка «Постоянно» у источника комплектования означает отбор дела к постоянному хранению по итогам экспертизы ценности. Приём такого дела госархивом она не гарантирует.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Перечень № 236 основной для большинства организаций, но в отдельных сферах действуют свои перечни. Для документов, специфичных для отрасли, приоритет у них. Типичная ошибка выглядит так: кадровик открывает общий перечень, находит похожую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли есть другой документ с другим сроком. Сначала проверьте, есть ли отраслевой перечень: в здравоохранении это приказы Минздрава, в финансовом секторе — указания Банка России. Срок из общего перечня берите только потом.»
Важный нюанс из практики: регулярно спрашивают про журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи, для которых в Перечне № 236 нет отдельной строки. Отсутствие вида документа в перечне не разрешает его не хранить. Срок определяют по аналогии с наиболее близким видом: по сроку самих инструкций по охране труда или по сроку журналов инструктажа. Решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел.
В практике Добыто номенклатуру дел для электронных кадровых документов сверяют со статьями Перечня № 236 до запуска маршрутов подписания. Графики отпусков со сроком 5 лет и приказы по личному составу со сроком 50 лет не должны попадать в одно электронное дело (п. 49 Правил № 77). Откройте утверждённую номенклатуру и проверьте, что у каждого дела указан срок со ссылкой на статью перечня.
Экспертиза ценности: что нельзя уничтожать до согласования описей
Экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от вида носителя и способа записи (пп. 14-17 Правил № 77). По её итогам определяют срок хранения, отбирают дела в Архивный фонд РФ и выявляют дела с истёкшими сроками. Решение о включении документов в Архивный фонд принимает ЭПК архивного учреждения, экспертная комиссия компании такого решения не принимает.
Уничтожать документы запрещено до трёх событий: проведения экспертизы, утверждения руководителем описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу (п. 17). Дела с отметкой «ЭПК» просматривают полистно, и оставшиеся в них временные документы включают в акт о выделении к уничтожению. Акт утверждает руководитель, а факт утилизации подтверждают отдельным документом (пп. 27-31). Проекты описей постоянного хранения и по личному составу экспертная комиссия организации рассматривает одновременно с актами о выделении к уничтожению (п. 28).
Ошибку в этой последовательности не исправить. Уничтожение документов Архивного фонда РФ прямо запрещено ч. 2 ст. 17 125-ФЗ. Дело, ушедшее в утилизацию до согласования описи, не восстановить ни для архива, ни для бывшего работника, которому понадобится подтвердить трудовой стаж.
Важный нюанс из практики: ст. 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет. В обзорах их подают слитно, отсюда путаница при отборе к уничтожению. Ст. 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае на производстве.
Полезно знать: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 426 Перечня № 236), в других организациях — 3 года после замены новыми. Срок 5 лет, который для них иногда указывают, к этим нормам не относится.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документами до 10 лет пользуются, их держат рядом. Дела свыше 10 лет уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в критической ситуации, когда искать некогда. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а конкретного человека, поэтому опись документов длительного хранения я строю так, чтобы по ней можно было найти сведения о работнике.»
Перед подписанием акта о выделении к уничтожению сверьте каждую его строку со статьёй перечня. Убедитесь, что описи постоянного хранения утверждены, а описи по личному составу согласованы.
Как оформить бумажное дело по Правилам № 77
Дела постоянного и временного хранения формируют раздельно, а внутри дела группируют документы одного календарного года. Исключения: переходящие дела, личные дела, которые ведут за весь период работы человека, и дела, срок формирования которых зависит от отраслевой специфики (п. 49). В одно дело не помещают черновики, дублеты и документы с разными сроками хранения. Приказы группируют с учётом срока, личное дело заводят отдельно на каждого работника.
Полное оформление обязательно для дел постоянного хранения, временного хранения свыше 10 лет и по личному составу (пп. 47-48). Оно включает следующие операции:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- удаление файлов-вкладышей, скрепок, металлических скоб, стикеров и физических носителей электронных документов (п. 50);
- валовую нумерацию листов в правом верхнем углу; лист-заверитель и внутренняя опись в общую нумерацию не входят, ошибки исправляют перенумерацией или литерными номерами (п. 52);
- лист-заверитель на отдельном листе с подписью: в нём указывают число листов и особенности нумерации, а позднее — все изменения состава и состояния дела со ссылкой на акт (п. 53);
- внутреннюю опись, обязательную для личных и судебных дел, материалов уголовных дел, дел об учёных степенях, званиях и патентах; её листы нумеруют отдельно, а количество указывают в листе-заверителе (п. 54);
- обложку с полным и сокращённым наименованием организации, подчинённостью, подразделением, индексом по номенклатуре, номером тома, заголовком, крайними датами, числом листов, сроком хранения, архивным шифром и ограничительным грифом при наличии (пп. 55-56);
- подшивку на четыре прокола в твёрдую обложку или переплёт (пп. 50-51).
Предел объёма одного дела — 250 листов при толщине корешка не более 4 см (п. 51). Архивный шифр источник комплектования проставляет на обложке только после утверждения описи ЭПК и руководителем организации (п. 60), поэтому при оформлении это поле остаётся пустым.
Пункты 47-60 удобно сверять по тексту Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приказ зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119 и действует с 17.09.2023: он заменил прежние правила хранения документов в организациях.
Внимание: удостоверения по охране труда ведутся в бумажном виде, а протоколы проверки знаний — в электронном или бумажном. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают.
Возьмите одно личное дело и проверьте его по списку операций: есть ли внутренняя опись, совпадает ли число листов в листе-заверителе с фактической нумерацией, заполнены ли на обложке крайние даты и срок хранения.
Шаблон внутренней описи документов личного дела
Внутренняя опись обязательна для каждого личного дела, поэтому с этого шаблона удобно начинать проверку кадровой части архива.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (DOCX, 1 страница) | Скачать |
Описи дел и согласование с ЭПК: сколько экземпляров готовить
Правила № 77 и Правила № 24 называют разное число бумажных экземпляров описи. По п. 220 Правил № 77 сдающая организация передаёт четыре бумажных экземпляра и один электронный в формате, согласованном с архивом, и один бумажный экземпляр остаётся у компании. По п. 37.6 Правил № 24 архив принимает документы с тремя бумажными экземплярами описи, а по решению руководителя архива — с двумя. Одна норма другую не отменяет. Число экземпляров и формат электронной копии фиксируют письменно с архивом-получателем до того, как описи уходят в печать и на подпись.
Описи составляют раздельно по категориям документов (п. 63 Правил № 77):
- постоянного хранения;
- временного хранения свыше 10 лет;
- по личному составу;
- отраслевых категорий документов;
- электронных и аудиовизуальных документов.
Каждое дело и каждый том получают в описи самостоятельный порядковый номер, заголовок вносят полностью (пп. 62-64). Описи структурных подразделений составляют в двух экземплярах. Источник комплектования представляет проекты описей на ЭПК архива не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве (п. 29 «а»).
При приёме архив сверяет дела с описью поединично, особо ценные документы — полистно, и проверяет физическое состояние дел и комплектность описей (пп. 37.6, 37.8 Правил № 24). Расхождение номера или заголовка в описи с обложкой выявляется на этом этапе. Сверку обложек с описью лучше провести до передачи, а не при архиве.
Электронные кадровые документы при передаче в архив
Электронный архивный документ по п. 141 Правил № 77 состоит из комплекта файлов. В него входят основная часть в формате PDF/A, приложения в применимых форматах, файлы электронной подписи при наличии и файл описания с регистрационно-учётными сведениями (метаданными). Система хранения должна выдавать комплект, а не изображение документа: по скану подписанта не установить.
Для электронных документов составляют отдельную опись. К ней прилагают реестр файлов, где учитывают каждый файл, включая контейнер документа при наличии (п. 146). Передачу в государственный или муниципальный архив проводят по описям электронных документов по согласованию с архивом (п. 219), формат электронной описи согласуют заранее (п. 220).
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому проверьте его до запуска электронного документооборота, а не перед сдачей дел.»
В практике Добыто кадровые документы, подписанные в КЭДО ПЭП, УНЭП или УКЭП в зависимости от вида документа, в бумажный архив не распечатывают. Их хранят электронно вместе с файлами подписи, электронный архив входит в тариф «Бизнес».
Факт: типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов утверждены приказом Росархива от 15.06.2020. Стратегию долговременной сохранности описывает ГОСТ Р 57762-2017: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.
Выгрузите одно электронное личное дело и проверьте, что в нём есть все четыре части: файл PDF/A, приложения, файлы подписи и метаданные.
Порядок передачи дел в государственный архив: от плана-графика до акта
Архив принимает документы источников комплектования по согласованному плану-графику (п. 37.2 Правил № 24). Приём оформляют актом приёма-передачи в двух экземплярах: один остаётся в архиве, второй — в компании (п. 220 Правил № 77, рекомендуемый образец акта — приложение № 30 к Правилам). Работы по отбору, упорядочению, подготовке и транспортировке оплачивает сдающая организация (п. 217).
Архив-получатель и архивный орган своего субъекта находят через раздел «Региональные архивы» на сайте Росархива. По кадровым документам организаций ведомство направляет в архивный орган региона, где находится предприятие, — так указано в разъяснении Росархива о запросах на подтверждение трудового стажа. График и форматы приёма уточняют у конкретного архива при согласовании плана-графика.
В практике Добыто мы закладываем две параллельные линии подготовки: бумажные дела компании идут своими описями, а кадровые документы, созданные в КЭДО, — отдельной описью электронных документов с реестром файлов.
Как передать дела в государственный архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Уточните в архиве по месту нахождения компании, включена ли она в список источников комплектования. Если не включена, передача на постоянное хранение возможна только по договору с архивом (п. 216 Правил № 77).
- Шаг 2. Проведите экспертизу ценности. Экспертная комиссия рассматривает проекты описей постоянного хранения и по личному составу вместе с актами о выделении к уничтожению. До утверждения и согласования описей документы не уничтожаются.
- Шаг 3. Сформируйте дела и выполните полное оформление: нумерация, лист-заверитель, внутренняя опись для личных дел, обложка, подшивка. В деле не более 250 листов, корешок не толще 4 см.
- Шаг 4. Составьте описи раздельно по категориям и представьте проекты на ЭПК архива не позднее 3 лет после завершения дел в делопроизводстве. После утверждения проставьте архивные шифры на обложках.
- Шаг 5. Согласуйте с архивом число бумажных экземпляров описи (4 по Правилам № 77, 3 или 2 по Правилам № 24), формат электронной описи и реестры файлов для электронных документов. Рассмотрите снятие секретных грифов и пометки «Для служебного пользования» в установленном порядке (п. 218).
- Шаг 6. Если документы поступают в архив впервые, подготовьте историческую справку. Приложите страховые копии особо ценных документов при наличии (п. 37.6 Правил № 24).
- Шаг 7. Передайте дела по плану-графику. Архив сверит их с описями, проверит состояние и комплектность и оформит акт приёма-передачи в 2 экземплярах. Экземпляр акта и экземпляр описи храните в компании.
Стоимость электронного хранения кадровых дел: тарифы КЭДО на 2026 год
Единого тарифа архивов на упорядочение и транспортировку дел федеральные нормы не устанавливают, поэтому эту часть работ компания согласует с архивом. Стоимость КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: без ограничения численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Интеграция с 1С:ЗУП, готовый модуль с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С:ЗУП входят в тариф «Бизнес» и в тариф «Корпорация». На тарифе «Старт» компании до 25 сотрудников работают с ПЭП и УНЭП. Состав и условия каждого тарифа на дату публикации приведены на странице тарифов КЭДО Добыто. Тариф можно повысить или понизить в любое время, а при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Коммерческая компания сдаёт дела в государственный архив по договору или как источник комплектования. При ликвидации передача кадровых и других установленных законом документов становится обязанностью ликвидатора. Подготовка идёт в строгой последовательности: экспертиза ценности, полное оформление, раздельные описи, согласование с ЭПК, и только после этого уничтожение временных дел и передача по плану-графику. Срок передачи в архив организации, срок временного хранения документов Архивного фонда и срок хранения кадровых дел проверяются каждый по своей норме и своему перечню.
В КЭДО Добыто кадровые документы создаются и подписываются электронно и хранятся вместе с файлами подписи. К описи электронных дел компания подходит с документами в той форме, в которой они были созданы.
Частые вопросы о подготовке дел к сдаче в архив
С какого момента считать 50 лет хранения личного дела уволенного работника?
Личное дело ведут за весь период работы человека и закрывают с его увольнением. Срок отсчитывают с 1 января года, следующего за годом закрытия дела (ст. 21.1 125-ФЗ). Если работник уволен в 2026 году, отсчёт начинается 01.01.2027, и 50-летний срок истекает 31.12.2076. Для дел, законченных делопроизводством до 01.01.2003, применяется срок 75 лет, если перечень не устанавливает для вида документа иной.
Может ли государственный архив принять дела раньше срока по плану-графику?
Может, при наличии свободных площадей. По п. 37.2 Правил № 24 досрочный приём проводится на основании обращения источника комплектования. Принять документы на временное хранение архив вправе по договору, также при наличии площадей. Отказ из-за отсутствия места этим правилам не противоречит.
Можно ли продлить срок временного хранения документов Архивного фонда в компании?
Для негосударственного источника комплектования срок временного хранения перед передачей определяет договор с архивом (п. 37.3 Правил № 24). Продлить срок временного хранения документов Архивного фонда РФ можно по решению ЭПК архивного учреждения (п. 37.5). Обращаться за продлением нужно до наступления даты передачи по плану-графику.
Сколько хранить бухгалтерские документы, если компания не передаёт их в архив?
Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерскую отчётность и аудиторские заключения хранят в сроки, установленные архивными правилами, но не менее 5 лет после отчётного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Учётную политику и документы об организации бухгалтерского учёта хранят не менее 5 лет после года, в котором их последний раз использовали для составления отчётности (ч. 2 ст. 29).
Где бывшему работнику ликвидированной компании искать подтверждение трудового стажа?
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу передаются ликвидатором или конкурсным управляющим в государственный или муниципальный архив по договору (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ). Росархив по таким запросам направляет в архивный орган субъекта, где находилось предприятие. Нужный архив находят через раздел «Региональные архивы» на сайте Росархива.
Действуют ли в 2026 году новые правила приёма документов государственными архивами?
На дату публикации архивы принимают документы по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 02.03.2020 № 24. Росархив разместил проект новых правил для архивов от 20.04.2026, но это проект, действующий приказ он не заменяет. Правила № 77 для организаций действуют с 17.09.2023, сведений о вступивших в силу изменениях на дату публикации нет.
