Журнал приказов по личному составу как вести и переводить в электронный вид

Журнал приказов по личному составу организация ведёт по собственным правилам: утверждённой обязательной формы у него нет, общие федеральные нормы не обязывают его вести. Жёстко задан только срок хранения. Журнал регистрации распорядительных документов по личному составу хранится 50/75 лет ЭПК по статье 182 «б» Перечня № 236, журнал приказов о ежегодных и учебных отпусках — 5 лет. Срок журнала при этом не совпадает со сроком приказов, которые в нём записаны. Порядок перевода в электронный вид зависит от того, где подписан приказ. При бумажных приказах реестр в Excel или скан журнала подлинником не становятся. Приказы, подписанные в КЭДО, хранятся комплектом из PDF/A, файлов подписи и XML-описания.

Статья даёт таблицу сроков для журнала и каждой группы приказов. Описан порядок перехода на КЭДО и перечень документов, которые по статье 22.1 ТК РФ остаются на бумаге. Разобраны требования приказа Росархива № 77 к смешанному делу, где бумажные и электронные приказы лежат в разных томах. Отдельно показываем, почему скан журнала не заменяет бумажный подлинник и как выдать работнику копию многофамильного приказа, не раскрыв сведения коллег. Типовые ошибки, стоимость КЭДО по тарифам на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Обязан ли работодатель вести журнал приказов по личному составу

Общие федеральные нормы не содержат ни обязанности вести журнал регистрации приказов по личному составу, ни его утверждённой формы. Статья 68 ТК РФ в редакции с 22.11.2021 оформляет приём трудовым договором и оставляет работодателю право издать приказ. О журнале в этой статье ничего не сказано. Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и действующий с 18.02.2020, упоминает регистрационные журналы, чтобы установить сроки их хранения. Вывод об отсутствии общей обязанности следует из этих норм, прямого разрешения закона на отказ от журнала нет. Отраслевые правила или ЛНА организации могут журнал предусматривать, и тогда он для организации обязателен.

Журнал работает как указатель. По номеру и дате находят приказ, когда работник просит копию по статье 62 ТК РФ или дело готовят к передаче в архив организации. Состав граф организация определяет в ЛНА. Минимальный набор граф вытекает из этой функции: регистрационный номер и дата приказа, вид приказа и работник, к которому он относится.

Единый журнал на все приказы по личному составу проверенные нормы не запрещают. Записи в нём относятся к группам с разными сроками хранения, поэтому единый том придётся хранить по наибольшему из этих сроков. Приказы о ежегодных и учебных отпусках удобнее регистрировать отдельно от приказов о приёме, переводе и увольнении. Это организационная рекомендация. Она опирается на п. 49 «а» приказа Росархива № 77 о раздельном формировании дел с документами разных сроков, а нормы о количестве журналов нет.

Общие федеральные нормы не устанавливают для текущего журнала правил о пропущенных номерах, исправлении записей и ежегодном обнулении нумерации. Порядок нумерации, отметку об отменённых и неиспользованных номерах и способ исправления записи закрепляют локально: в инструкции по кадровому делопроизводству или в ЛНА о КЭДО. Регистрационный номер приказа и номер листа архивного дела — разные реквизиты. Перенумерация и литерные номера по п. 52 приказа № 77 относятся к листам дела.

Откройте свой ЛНА по делопроизводству и проверьте, описаны ли в нём состав граф, нумерация и порядок исправлений. Если этих пунктов нет, их удобнее добавить к 1 января, вместе с новой номенклатурой дел.

Сроки хранения журнала регистрации приказов и приказов по личному составу

Срок хранения журнала и срок хранения приказов, которые в нём зарегистрированы, установлены разными статьями Перечня № 236. Для журнала действует статья 182 «б», для приказов — статья 434. Сроки по группам документов собраны в таблице.

Приказ о дисциплинарном взыскании уничтожают через 3 года, а запись о нём хранится 50/75 лет ЭПК вместе с журналом. Списывать журнал по сроку приказов, которые в нём учтены, нельзя.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Формула 50/75 означает 75 лет для документов, законченных делопроизводством до 01.01.2003, и 50 лет для законченных после этой даты. Срок журнала отсчитывают с 1 января года, следующего за годом завершения его ведения. Правило закреплено в п. 4.8 инструкции Росархива по применению Перечня № 236. Журнал, который закрыли в 2026 году, хранится 50 лет начиная с 01.01.2027.

Отметка ЭПК означает, что по окончании срока журнал не уничтожают автоматически. Проводят экспертизу ценности, и журнал или его часть могут отобрать на постоянное хранение либо продлить срок.

Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, действуют с 17.09.2023. Дату вступления в силу фиксирует сообщение Росархива о новых правилах хранения документов. Дела передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Дела постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу, полностью оформляют и включают в описи.

Документы со сроком хранения до 10 лет включительно, в том числе приказы об отпусках, по общему правилу остаются в подразделении до истечения срока. После экспертизы ценности их уничтожают. Если обеспечить сохранность таких документов в подразделении нельзя, руководитель может распорядиться передать их в архив организации.

Как подготовить бумажный журнал к передаче в архив организации

Пункты 50-51 приказа № 77 описывают полное оформление дела на бумажном носителе, которое передают на хранение. Универсальной процедуры для каждого текущего журнала в работе эти пункты не устанавливают. Если журнал готовят как архивное дело, нужны:

• нумерация листов;
• лист-заверитель с подписью составителя;
• обложка;
• подшивка или переплёт: на 4 прокола, для малоформатных дел на 3, в твёрдую обложку.

Ошибки нумерации листов исправляют перенумерацией или литерными номерами. Изменения состава и состояния дела отражают с указанием акта (пп. 52-53). Обязанности ставить печать или опечатывать переплёт каждого журнала эти пункты не устанавливают. Перед передачей журнала за закрытый год сверьте нумерацию листов с листом-заверителем.

Перевод журнала приказов в электронный вид: Excel, скан или КЭДО

Таблица в Excel остаётся электронным регистром. Кадровый электронный документооборот по статье 22.1 ТК РФ охватывает создание, подписание, использование и хранение электронных документов без бумажного дублирования в установленном порядке. Если приказы подписывают на бумаге, а регистрируют в Excel, подлинником остаётся бумажный приказ, и бумажный порядок хранения сохраняется. Скан бумажного журнала или приказа электронным подлинником тоже не становится: п. 159 приказа № 77 называет такие файлы электронными копиями документов на бумажном носителе.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Первое, что мы выясняем в споре о подписи, — в каком режиме создавался документ. Скан подписанного от руки приказа и файл, подписанный криптографически, живут по разным правилам, и требования к подписи у них разные. Откройте свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами электронный образ. У электронного документа подпись существует отдельно, как криптографический реквизит.»

Чтобы приказы по личному составу существовали только в электронной форме, нужен КЭДО по статье 22.2 ТК РФ, которую ввёл Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Работодатель принимает ЛНА с учётом мнения профсоюзного органа, выбирает систему и утверждает перечень электронных документов. Затем он уведомляет работников и получает, как правило, их письменные согласия. Работник, отказавшийся от КЭДО, сохраняет право работать с бумажными документами, поэтому часть приказов останется бумажной и после перехода.

Что проверять в первую очередь, зависит от того, где подписаны приказы и где их регистрируют.

Сценарии 2 и 3 различаются местом подписания приказа: электронный журнал при бумажных приказах КЭДО не создаёт. Смешанный режим из сценария 4 сохраняется в любой компании, где есть отказавшиеся работники или приказы об увольнении.

Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ не распространяет КЭДО на трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. На 15.10.2026 исключение действует. Проект № 1103297-8 предлагал разрешить электронное оформление документов об инструктажах, но Федеральный закон от 25.05.2026 № 144-ФЗ, вступивший в силу 01.09.2026, эту новеллу не ввёл. Приказ об увольнении подписывают на бумаге и в компании, где остальные приказы ведут в КЭДО. В электронный журнал его вносят как запись, а подлинник остаётся бумажным.

В практике Добыто первым этапом перевода становятся отпуска, командировки и ознакомление с документами. Если у работников есть учётная запись на Госуслугах и смартфон для мобильного приложения, эти процессы запускают без выдачи отдельных носителей подписи.

Соберите приказ о введении КЭДО со ссылками на статьи 22.1-22.3 ТК РФ

Когда перевод журнала в КЭДО не нужен

• Приказы остаются бумажными, а нужен только быстрый поиск. Электронный реестр решает эту задачу, но подлинниками остаются бумажные приказы, и сроки их хранения не меняются.
• Работник отказался от КЭДО. Его приказы оформляют на бумаге, право на бумажные документы за ним сохраняет статья 22.2 ТК РФ.
• Система не формирует и не выгружает комплект по приказу Минтруда № 578н. Приказ в такой системе не получает состава электронного кадрового документа.

Если ваша ситуация совпадает с первым пунктом, достаточно реестра и ЛНА о порядке регистрации.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Порядок перевода регистрации приказов на КЭДО

Переход удобнее планировать на границу календарного года. По пп. 11-12 приказа № 77 электронные и смешанные дела включают в номенклатуру с указанием особенностей формирования и носителей, а номенклатура вводится с 1 января следующего года. Бумажный журнал за текущий год закрывают и хранят по сроку статьи 182 «б» Перечня № 236.

В Добыто перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу. На ней проверяют, способны ли работники фактически подписывать документы в системе, до того как через КЭДО пойдут приказы по всему штату. В интерфейсе приказы видны в разделе «Документы» со статусами согласования, отказа и подписания, а подписанные переносятся во вкладку «Архив» массовым действием.

Важный нюанс из практики: работник оспаривал увольнение из-за несогласия работать в новых условиях и утверждал, что уведомлять его в электронной форме было нельзя. Суд учёл, что при приёме на работу он заключил соглашение об использовании УНЭП и ознакомился с положением об ЭДО, по которому должен был знакомиться с документами в электронном виде. Соглашение и ознакомление, оформленные при приёме, закрыли спор о способе уведомления.

Как перевести журнал приказов по личному составу на КЭДО: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Разделите приказы по личному составу на две группы: те, что переводятся в электронный вид, и те, что по части 3 статьи 22.1 ТК РФ остаются на бумаге, включая приказ об увольнении.
2. Шаг 2. Примите ЛНА о КЭДО с учётом мнения профсоюзного органа и утвердите перечень электронных кадровых документов по статье 22.2 ТК РФ.
3. Шаг 3. Уведомите работников о переходе и соберите письменные согласия; для отказавшихся сохраните бумажный порядок оформления приказов.
4. Шаг 4. Закрепите виды подписи по статье 22.3 ТК РФ: УКЭП работодателя для приказа о дисциплинарном взыскании, УКЭП или УНЭП для иных приказов, ПЭП работника только при соглашении об идентификации.
5. Шаг 5. Опишите в ЛНА регистрацию в электронном журнале: состав граф, нумерацию, отметку об отменённых и неиспользованных номерах, порядок исправления записи.
6. Шаг 6. Включите электронные и смешанные дела в номенклатуру на следующий год с указанием носителей; номенклатура начинает действовать с 1 января.
7. Шаг 7. Закройте бумажный журнал по итогам года и оставьте его на хранение по сроку статьи 182 Перечня № 236, отсчёт срока начинается с 1 января следующего года.
8. Шаг 8. Убедитесь, что система формирует комплект по приказу Минтруда № 578н и поддерживает резервное копирование документов и метаданных по п. 137 приказа № 77.

Какая электронная подпись нужна для приказов по личному составу

Статья 22.3 ТК РФ требует от работодателя УКЭП для трудового договора, договоров о материальной ответственности и об обучении, их изменений, приказа о применении дисциплинарного взыскания и уведомления об изменении условий трудового договора. Для иных кадровых документов работодатель использует УКЭП или УНЭП в случаях, предусмотренных законом. Работник по иным документам может подписывать ПЭП, если с ним заключено соглашение об идентификации и о конфиденциальности ключа. Для журнала это означает: приказ о дисциплинарном взыскании работодатель подписывает только УКЭП, приказ о приёме, переводе или отпуске — УКЭП либо УНЭП там, где это разрешает закон.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Виды подписи различаются основанием равнозначности, степень защиты вторична. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона, а для ПЭП и УНЭП нужно соглашение между участниками обмена. Выбирая простую подпись для заявлений работников, вы берёте на себя обязанность иметь соглашение и ЛНА с правилами определения лица по его подписи. Проверьте, подписано ли такое соглашение с каждым работником, который подписывает документы ПЭП.»

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через КЭДО, прошёл 4 этапа. Районный суд работнику отказал: у работодателя были положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Кассационный суд общей юрисдикции решения отменил, потому что в деле не оказалось сведений о порядке идентификации, а при электронном заявлении работодателю следовало выяснить причины увольнения. При новом рассмотрении работник выиграл. Подпись ему выдали в день заявления об увольнении, сам он системой пользоваться не умел, за него подписывал другой человек, и всё это зафиксировала система работодателя.

В практике Добыто выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней разводят во времени и отдельно проверяют, что работник способен работать в системе. Сверьте в своей системе даты выпуска подписи с датами первых подписанных приказов и заявлений.

Шаблоны ЛНА, соглашений и приказов для перевода кадровых приказов на КЭДО

Начните с Положения о ведении КЭДО: остальные документы комплекта его утверждают или исполняют.

Формат хранения электронных приказов: приказ Минтруда № 578н и правила Росархива

С 01.03.2023 действует приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. По нему электронный кадровый документ состоит из основной части в формате PDF/A-1A, приложений при наличии, отсоединённых файлов электронной подписи, машиночитаемой доверенности, если документ подписан по ней, и описания в формате XML. Состав комплекта Минтруд разъясняет на странице о требованиях к электронному кадровому документообороту.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив, и требования обоих ведомств действуют одновременно. В комплект входят сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если документ подписан по ней. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не изображение на экране, а файлы. Спросите поставщика системы, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате.»

Для архивного хранения приказ № 77 (пп. 131, 141) описывает электронный документ как основной файл PDF/A, файлы приложений и ЭП при их наличии и файл описания с метаданными. Среди обязательных сведений в описании — результат проверки электронной подписи. Юридическую значимость документа на весь срок хранения организация обеспечивает своими ЛНА, они же определяют использование ЭП при архивном хранении.

Система хранения электронных документов (СХЭД) по п. 137 приказа № 77 должна поддерживать резервное копирование и восстановление документов и метаданных. Периодичность копирования пункт не устанавливает. Наличие и состояние документов в СХЭД проверяются автоматически. Раз в год ответственное лицо проверяет журналы системы на несанкционированный доступ и изменение документов и метаданных и выборочно проверяет воспроизводимость (п. 152). Физически обособленные носители проверяют раз в 5 лет (п. 153).

Бумажные и электронные приказы в одном деле: что считается подлинником

Если в деле по номенклатуре одновременно лежат бумажные и электронные приказы, п. 159 приказа № 77 требует оцифровать бумажные документы. Электронные подлинники и электронные копии входят в отдельный первый том, бумажные оригиналы — во второй и последующие. По п. 160 электронная копия бумажного документа для архивного хранения состоит из файла PDF/A и описания с учётными метаданными, где обозначен статус копии. Подлинником остаётся бумажный приказ, и само сканирование не названо основанием его уничтожить.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, составьте список документов, которые существуют только в электронном виде, и определите, чем вы подтвердите их подлинность.»

Проверьте, как в вашей номенклатуре описаны дела с приказами за год перехода: если в одном деле окажутся оба носителя, порядок томов должен соответствовать п. 159.

Копии приказов по заявлению работника: срок и сведения о коллегах

По письменному заявлению работника работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней, надлежащим образом заверенные и бесплатно. Статья 62 ТК РФ прямо называет копии приказов о приёме, переводе и увольнении. Журнал регистрации в этой процедуре служит указателем: по номеру и дате приказ находят без перебора всего дела.

В многофамильном приказе есть сведения о других работниках. Статья 7 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ запрещает раскрывать их третьему лицу без согласия субъекта, если федеральный закон не предусматривает иное. Практический выход — выписка из приказа в части заявителя или копия с закрытыми сведениями остальных лиц. Такой порядок выведен из сочетания статьи 7 152-ФЗ и права работника на свои документы, отдельного правила о многофамильных приказах в статье 62 нет. Закрепите форму выписки в инструкции по кадровому делопроизводству, чтобы укладываться в 3 рабочих дня.

Ошибки при ведении и переводе журнала приказов

Пять ошибок, которые меняют статус приказа или нарушают норму:

1. Реестр в Excel принимают за переход на КЭДО. Причина в том, что таблица ведётся в электронном виде. Подлинниками при этом остаются бумажные приказы. Если их не сохранили, подтвердить приказ нечем, а суд вправе истребовать подлинник, когда только он способен подтвердить обстоятельство дела.
2. Бумажный журнал сканируют, а оригинал уничтожают. Мотив — освободить место в архиве. Скан по п. 159 приказа № 77 остаётся электронной копией, а подлинник со сроком 50/75 лет ЭПК утрачен до истечения срока и без экспертизы ценности.
3. Номера приказов путают с номерами листов. При архивном оформлении перенумеровывают приказы, хотя п. 52 приказа № 77 говорит о перенумерации листов. Реквизиты приказов в журнале перестают совпадать с реквизитами в копиях, уже выданных работникам.
4. Многофамильный приказ выдают целиком. Мотив — не готовить выписку. Заявитель получает сведения о коллегах без их согласия, что запрещает статья 7 152-ФЗ.
5. Приказ об увольнении подписывают только электронно. Мотив — единый процесс для всех приказов. Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает этот приказ из КЭДО, и электронный экземпляр бумажный не заменяет.

Проверьте свой архив по этим пяти пунктам до закрытия года и перехода на новую номенклатуру.

Стоимость перевода кадровых приказов на КЭДО: тарифы на 2026 год

Стоимость зависит от численности работников, нужных видов подписи, потребности в электронном архиве и интеграции с 1С. Цены указаны по состоянию на 15.10.2026.

Для хранения подписанных приказов в системе нужен электронный архив, а для приказа о дисциплинарном взыскании — УКЭП. Оба элемента есть в тарифе «Бизнес». НДС на странице тарифов не указан, сроки подключения по тарифам не опубликованы. Условия по своей численности сверяйте по тарифам Добыто КЭДО на дату подключения.

Выводы

Журнал приказов по личному составу ведут по локальным правилам, а хранят по Перечню № 236: регистрационный журнал — 50/75 лет ЭПК, даже когда записанные в нём приказы уничтожают через 3 или 5 лет. Электронный реестр при бумажных приказах КЭДО не создаёт, скан остаётся копией. Полноценный электронный приказ требует ЛНА, согласий работников, подходящего вида подписи и комплекта по приказу № 578н. Приказ об увольнении и приказы отказавшихся работников остаются бумажными, поэтому смешанное дело по правилам Росархива стоит предусмотреть до перехода.

В Добыто мы переводим кадровые приказы на КЭДО с учётом исключений статьи 22.1 ТК РФ: начинаем с пилотной группы, разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия, а подписанные документы попадают в электронный архив системы.

Частые вопросы о журнале приказов по личному составу

Нужна ли подпись работника в журнале регистрации приказов по личному составу?

Общие федеральные нормы подписи работника в строке журнала не требуют. Журнал фиксирует регистрацию приказа, утверждённой формы с такой графой нет. Если ЛНА организации вводит графу для подписи, требование действует как локальное и выполняется единообразно для всех приказов, на которые распространяется.

Обязывает ли приказ Минтруда № 423 подписывать кадровые приказы через новый сервис?

Нет. Приказ Минтруда от 17.09.2026 № 423 вступил в силу 21.09.2026 и действует до 15.12.2026. Он утвердил план апробации подписания кадровых документов с УНЭП через многофункциональный сервис обмена информацией и форму заявки. Это ограниченный эксперимент, режим КЭДО для всех работодателей он не меняет. Использование «МАКС» как дополнительного канала уведомлений Минтруд 02.10.2026 вынес на общественное обсуждение в виде проекта федерального закона. На 15.10.2026 норма не действует, а просмотр и подписание по проекту остаются в КЭДО и на Госуслугах.

Относится ли приказ Минздрава № 29н к журналу приказов по личному составу?

Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует предварительные и периодические медицинские осмотры. На 15.10.2026 он действует до 01.04.2027 в редакции с изменениями от 29.04.2026 № 327н. Сроки хранения журналов и приказов по личному составу устанавливает Перечень № 236, правила архивного хранения — приказ Росархива № 77.

Можно ли уничтожить журнал сразу после истечения 50 лет?

Только после экспертизы ценности, которой требует отметка ЭПК. К уничтожению по приказу Росархива № 77 выделяют то, что не отобрано на постоянное хранение, после согласования и утверждения описей и акта. В акт включают документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.

Подходят ли требования Росархива № 69 к системе, в которой частная компания ведёт приказы?

Приказ Росархива от 15.06.2020 № 69, вступивший в силу 01.11.2020, утверждает типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и хранения электронных документов государственных органов. Специальной нормой о кадровом журнале частной компании он не служит. При выборе СЭД или СХЭД его используют как перечень функций: требования направлены на поддержание юридической значимости электронного документа.

В какой форме выдать копию приказа, подписанного в КЭДО?

Статья 22.3 ТК РФ предусматривает выдачу копии в электронной форме, если в отношении запрошенных документов ведётся электронный документооборот. Если документ существует на бумаге, работодатель выдаёт надлежащим образом заверенную бумажную копию. Срок и условия в обоих случаях одинаковые: не позднее 3 рабочих дней со дня заявления, бесплатно.