Сроки хранения документов устанавливают федеральные законы, иные нормативные правовые акты и перечни документов: так прямо сказано в части 1 статьи 21.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле». Типовой перечень для всех организаций утверждает Росархив: это приказ от 20.12.2019 № 236. Отраслевые перечни утверждают федеральные органы по согласованию с Росархивом. Сама организация срок не придумывает, а переносит его в номенклатуру дел по решению экспертной комиссии. Документы по личному составу хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Если документа нет ни в одном перечне, предложение о сроке направляют в ЦЭПК при Росархиве: для типовых документов через ЭПК архивного учреждения, для отраслевых через ЦЭК своего ведомства.
Материал поможет найти источник срока для любого документа, прочитать отметки ЭПК и ДМН, посчитать дату окончания хранения и не уничтожить то, что нужно держать 45 лет. Отдельно показываем, почему приказ 29н не имеет отношения к архиву и какие сроки действуют для электронных кадровых документов. Пошаговый порядок для документа без срока, таблица сроков по кадровым документам, штрафы по статье 13.20 КоАП и тарифы на электронный архив — во второй половине статьи.
Кто устанавливает сроки хранения документов: четыре уровня
Часть 1 статьи 21.1 125-ФЗ называет три источника сроков: федеральные законы, иные нормативные правовые акты Российской Федерации и перечни документов. Типовые перечни утверждает Росархив на основании части 3 статьи 6 закона. Федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы разрабатывают собственные перечни с указанием сроков хранения, но утверждают их по согласованию с Росархивом: это части 1 и 1.1 статьи 23. Организация по части 2 статьи 13 вправе сама создать архив и организовать хранение, однако срок для конкретного документа она берёт из этих актов.
Иерархия источников выглядит так.
| Уровень | Кто устанавливает | Акт | Что это значит для организации |
|---|---|---|---|
| Федеральный закон | Законодатель | Статья 22.1 125-ФЗ | Документы по личному составу: 75 лет, если делопроизводство закончено до 01.01.2003, и 50 лет, если после, когда перечень не предусматривает иной срок |
| Типовой перечень | Росархив (часть 3 статьи 6 125-ФЗ) | Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, действует с 18.02.2020; приказ Минкультуры России № 558 утратил силу | Основной источник сроков для управленческих и кадровых документов большинства организаций |
| Ведомственный (отраслевой) перечень | Федеральные органы исполнительной власти и иные государственные органы по согласованию с Росархивом (части 1 и 1.1 статьи 23 125-ФЗ) | В здравоохранении — приказы Минздрава по медицинской документации; в образовании — ведомственные перечни; в финансовом секторе — указания Банка России | Для документов, специфичных для отрасли, имеет приоритет перед общим перечнем |
| Организация | Экспертная комиссия (ЭК или ЦЭК) и руководитель | Номенклатура дел по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 | Фиксирует срок и статью перечня для каждого дела; для документа вне перечней готовит предложение о сроке |
Из таблицы видно, что у организации нет полномочия утвердить срок самостоятельно: её номенклатура только отражает норму закона или перечня. Проверка начинается с вопроса, есть ли для вашей отрасли ведомственный перечень, и лишь затем открывается Перечень № 236.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Типичная картина: кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок, не зная, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Порядок обратный: сначала проверяете, есть ли отраслевой перечень, и только потом смотрите общий. Там, где у отрасли своя специфика обучения персонала, почти наверняка будет и своя специфика хранения.»
Полезно знать: форматы электронных кадровых документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Это разные акты, и ответ на вопрос «сколько хранить» в приказах Минтруда искать не нужно.
Приказ 29н и сроки хранения: откуда путаница
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников. Сроков архивного хранения он не устанавливает, хотя его номер часто ищут вместе со словами «хранение документов». Сроки для документов о медосмотрах берутся из перечня: перечни вредных и опасных факторов и работ для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (статья 411 Перечня № 236). Если в вашей номенклатуре в графе «Срок хранения» стоит ссылка на приказ 29н, её стоит заменить номером статьи перечня.
Как читать Перечень № 236: отметки и начало отсчёта срока
Срок хранения считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. Это часть 2 статьи 21.1 125-ФЗ, и правило действует независимо от места хранения. Приказ о приёме на работу, подписанный в марте 2026 года, попадает в дело приказов по личному составу за 2026 год. Дело закрывается в декабре 2026 года, отсчёт 50 лет начинается 01.01.2027 и заканчивается 31.12.2076. Выделить такое дело к уничтожению можно не раньше 2077 года и только после экспертизы ценности.
Запись «50/75 лет» в перечне читается через статью 22.1 125-ФЗ: 50 лет для документов, законченных делопроизводством с 01.01.2003, и 75 лет для более ранних. Кроме цифр, в графе срока стоят отметки, которые меняют судьбу дела после окончания срока:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- ЭПК (также ЦЭК, ЭК) — после экспертизы ценности документ или его часть могут быть отобраны на постоянное хранение. Например, приказы по личному составу о приёме и увольнении имеют срок «50/75 лет ЭПК» (статья 434, подпункт «а»).
- ДМН, «до минования надобности», — срок не короче одного года. Уничтожить такой документ через месяц после создания нельзя.
- «По месту утверждения» и «в других организациях» — разные сроки для оригинала и копии. Штатное расписание по месту утверждения хранится постоянно, а в других организациях — 3 года после замены новым (статья 40).
- «После истечения срока действия» и «после замены новыми» — отсчёт идёт не от закрытия дела, а от события. Сертификаты соответствия работ по охране труда хранятся 5 лет после истечения срока действия (статья 408).
Полный текст перечня с общими указаниями по применению отметок опубликован на сайте Росархива: в разделе Перечень типовых управленческих архивных документов на официальном сайте Росархива статьи можно искать по тексту, что удобнее при сверке номенклатуры.
Факт: приказ Росархива № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и официально опубликован 07.02.2020. На официальном портале правовой информации он размещён сканом на 230 страницах, текст из которого не извлекается, поэтому для поиска нужной статьи используют текстовую версию.
Сроки хранения кадровых документов: приказ о приёме, личное дело, Т-2
Для большинства кадровых документов срок задан Перечнем № 236, а отсылка «50/75 лет» связывает его со статьёй 22.1 125-ФЗ. Ниже сроки по документам, о которых чаще всего спрашивают при сверке архива, включая охрану труда: там разброс сроков больше, чем в кадровом делопроизводстве.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме и увольнении | 434, подп. «а» | 50/75 лет, ЭПК |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 435 | 50/75 лет |
| Личные дела работников | 445 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные карточки работников, включая форму Т-2 | 444 | 50/75 лет, ЭПК |
| Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели учёта рабочего времени | 402 | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет |
| Штатные расписания и изменения к ним | 40 | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 422 | 5 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423, подп. «а» | 45 лет |
| Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда | 423, подп. «б» | 5 лет |
| Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 424 | 45 лет |
Статья 423 разделена на два подпункта с разными сроками, и в обзорах её часто подают слитно. Журнал проверки знаний можно выделить к уничтожению через 5 лет, журнал вводного инструктажа — только через 45. Единого срока для всех ЛНА в перечне тоже нет: правила внутреннего трудового распорядка указаны в статье 381, локальные акты о нормах труда — в отдельной статье, и срок для каждого вида сверяют по своей строке.
Длинные сроки для кадровых документов связаны с тем, кому эти документы нужны. Подтверждать стаж, заработок или условия труда приходится бывшему работнику, иногда через десятилетия после увольнения.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Пятьдесят лет для приказов, личных карточек и трудовых договоров установлены неспроста. Эти документы нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Поэтому при наведении порядка в архиве кадровые дела я сразу отношу на длительное хранение и не рассматриваю их в общей очереди на выделение к уничтожению.»
Образцы кадровых документов для личного дела и архивного учёта
Первым откройте опись документов личного дела: по ней проверяют комплектность дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Что делать, если срока хранения документа нет в перечне
Отсутствие строки в Перечне № 236 означает только то, что срок нужно искать в других источниках или устанавливать по процедуре. Типовой пример — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи: вести их обязательно, а прямой строки для них в перечне нет. Порядок поиска идёт от общего к частному: федеральный закон и иные нормативные акты, ведомственный перечень вашей отрасли, Перечень № 236, типовая или примерная номенклатура дел. Если срок не нашёлся ни в одном из этих источников, у организации два пути, и они не исключают друг друга.
Внимание: если вида документа нет в перечне, это не значит, что его можно не хранить. Документ остаётся в деле, пока срок не определён и не зафиксирован решением экспертной комиссии.
Временный срок по аналогии. Экспертная комиссия подбирает наиболее близкий по смыслу вид документа, применяет его срок и вносит решение в номенклатуру дел вместе с обоснованием. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда логично ориентироваться либо на срок самих инструкций, либо на срок журналов инструктажа, в зависимости от того, что ближе по содержанию. В номенклатуре рядом со сроком ставят отметку о необходимости уточнения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Когда вида документа нет в перечне, я определяю срок по аналогии: беру ближайший по смыслу вид документа и применяю его срок. Без обоснования такой выбор ничего не стоит, поэтому решение принимает экспертная комиссия и оно оформляется документально. При проверке вы показываете не догадку, а задокументированный выбор.»
Официальное установление срока. Методические рекомендации Росархива 2021 года к правилам хранения описывают процедуру для документа, срок которого не установлен ни перечнем, ни нормативным актом, ни типовой или примерной номенклатурой: предложение о сроке направляют в ЦЭПК при Росархиве. Направить его можно через ЭК или ЦЭК организации, напрямую или через ЭПК архивного учреждения; если вопрос касается ведомственного перечня, маршрут идёт через ЦЭК соответствующего государственного органа. Порядок изложен в методических рекомендациях Росархива по применению правил хранения документов. Назначение срока по аналогии во внутреннем документе эту процедуру не заменяет: оно закрывает период до решения ЦЭПК.
Как установить срок хранения документа, которого нет в перечне: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте федеральные законы и иные нормативные правовые акты, которые регулируют этот документ: часть 1 статьи 21.1 125-ФЗ допускает установление срока прямо в них.
- Шаг 2. Проверьте ведомственный перечень своей отрасли. Для документов, специфичных для отрасли, он применяется раньше общего.
- Шаг 3. Проверьте Перечень № 236 по общим и специальным статьям, а также типовую или примерную номенклатуру дел, если она утверждена для вашей сферы.
- Шаг 4. Подберите ближайший по содержанию вид документа с установленным сроком и письменно сформулируйте, в чём сходство.
- Шаг 5. Вынесите вопрос на экспертную комиссию. Решение оформляется, срок вносится в номенклатуру дел с отметкой о необходимости уточнения.
- Шаг 6. Направьте предложение о сроке в ЦЭПК при Росархиве: через ЭК организации, напрямую или через ЭПК архивного учреждения; по ведомственному перечню — через ЦЭК государственного органа.
- Шаг 7. До решения ЦЭПК документы не выделяйте к уничтожению. После решения скорректируйте графу срока в номенклатуре.
Номенклатура дел и экспертная комиссия: где организация фиксирует срок
Срок из закона или перечня работает в организации только после того, как попадает в номенклатуру дел. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, используют номенклатуру для группировки документов, учёта дел и определения сроков хранения (пункты 21-25). Экспертиза ценности документов проводится ежегодно (пункт 15). В её задачи входит определение сроков при разработке номенклатуры, отбор документов на хранение и выявление дел с истёкшими сроками (пункт 16).
Экспертная комиссия организации, ЭК или ЦЭК, организует ежегодный отбор дел, рассматривает и согласует проекты номенклатур, описей и актов о выделении документов к уничтожению (пункт 19 Правил № 77). Организации — источники комплектования государственных и муниципальных архивов согласуют номенклатуру с архивным учреждением, а документы, подлежащие передаче на постоянное хранение, представляют на рассмотрение ЭПК. Рекомендуемый образец номенклатуры дел приведён в приложении № 1 к Правилам, образец акта о выделении документов к уничтожению — в приложении № 3. Положения об архиве организации и её экспертной комиссии удобно составлять по примерным положениям, утверждённым приказами Росархива от 11.04.2018 № 42 и № 43.
Уничтожение документов до проведения экспертизы ценности и до утверждения или согласования описей запрещено (пункты 26-27 Правил № 77). Дело с истёкшим сроком включают в акт о выделении к уничтожению по итогам экспертизы, а не по факту наступления даты.
Для собственного архива организации практичен порядок из четырёх действий:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- Разделить документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы.
- Разделить завершённые по сроку: до 10 лет (протоколы, приказы, инструкции) и свыше 10 лет (журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда).
- Внутри каждой группы сортировать по видам документов, внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Оформить номенклатуру дел с указанием сроков и статей перечня.
Лайфхак: порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы до 10 лет держат рядом с рабочими местами, ими пользуются; документы свыше 10 лет уходят в архив, откуда их достают редко, но в срочной ситуации.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Документы длительного хранения почти не запрашивают, но если запрос приходит, то в ситуации, когда искать некогда: несчастный случай, профзаболевание, проверка. В такой момент ищут не журнал за 2019 год, а конкретного человека. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились сведения по конкретному работнику.»
В электронном документообороте номенклатура остаётся той же, меняется носитель. В сервисе Добыто подписанные приказы и письма переводятся в раздел «Архив» массовым действием «В архив», а статусы согласования, отказа и подписания видны в общей таблице документов, так что дела с завершённым делопроизводством отделяются от текущих без ручной сортировки.
Сроки хранения электронных кадровых документов в КЭДО
Статья 22.3 ТК РФ обязывает работодателя хранить электронные кадровые документы в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле. Отдельных «электронных» сроков нет: приказ о приёме, подписанный электронной подписью после 01.01.2003, хранится 50 лет, как бумажный. По запросу работника работодатель безвозмездно выдаёт ему электронные документы не позднее трёх рабочих дней.
Состав электронного кадрового документа установил приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н, действующий с 01.03.2023: файл в формате PDF/A-1A, описание в XML, электронная подпись и, если документ подписан по доверенности, машиночитаемая доверенность. Доверенность входит в комплект хранения, а не прикладывается к процессу подписания отдельно. Форма хранения определяется формой создания: документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет; документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не заменяет оригинал.
В Добыто подписанный документ после маршрута согласования уходит в электронный архив, и для него действует тот же срок по Перечню № 236, что указан в номенклатуре для бумажного дела. Для выбора системы под длительное хранение полезно сверяться с типовыми функциональными требованиями к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов, утверждёнными приказом Росархива от 15.06.2020, и с ГОСТ Р 57762-2017 о долговременной сохранности электронных документов. Стратегия сохранности по ГОСТ включает читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертацию, миграцию и безопасность.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Комплект хранения электронного кадрового документа — это сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Поэтому вендору я задаю вопрос не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, споре или смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы. И второй вопрос: что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.»
Как сохранить проверяемость подписи на весь срок хранения
Сертификат электронной подписи действует ограниченное время, а приказ по личному составу хранится 50 лет. Чтобы подпись оставалась проверяемой, документ подписывают при действующем сертификате, добавляют к подписи метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх прежней и передают документ в архив в таком виде. Проверить это в своей системе можно по выгрузке: в комплекте должна быть подпись с меткой времени, а не только визуальная отметка о подписании.
Архивная справка и копии документов: кто выдаёт и в какие сроки
Пока организация работает, копии документов, связанных с работой, выдаёт работодатель. По письменному заявлению работника он обязан сделать это не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления (статья 62 ТК РФ); для электронных документов действует тот же трёхдневный срок по статье 22.3 ТК РФ. Отдельная архивная справка от работодателя для этого не нужна: работник получает заверенные копии приказов, выписки из трудовой книжки, справки о заработке.
Архивная справка — документ архива, который подтверждает сведения по хранящимся в нём документам. Её оформляет тот архив, где документы находятся. Порядок исполнения запросов описан в пунктах 169-182 Правил № 77: социально-правовой запрос архив исполняет безвозмездно в течение 30 календарных дней со дня регистрации (подпункт «а» пункта 182).
При ликвидации негосударственной организации ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передают документы по личному составу и архивные документы с неистекшими сроками хранения в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору (часть 10 статьи 23 125-ФЗ). В Москве такие документы принимает на хранение система государственных архивов города под руководством Главархива Москвы. Бывшему работнику ликвидированной компании архивную справку о стаже и заработке нужно запрашивать в архиве того субъекта, где компания была зарегистрирована, а не у её бывших руководителей.
Ошибки в сроках хранения и во что они обходятся
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф: для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Штраф обычно меньше всего, что теряет организация без нужного документа: при расследовании несчастного случая или профессионального заболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и доказывать проведение инструктажей приходится работодателю.
| Ошибка | Почему так делают | Последствие |
|---|---|---|
| Журналы вводного инструктажа уничтожены через 5 лет | Срок подпункта «б» статьи 423 переносят на подпункт «а» | Нечем подтвердить инструктажи при расследовании; срок по перечню — 45 лет |
| Срок взят из Перечня № 236 при наличии отраслевого перечня | Общий перечень открывают первым | Номенклатура расходится с актом, который действует для отрасли |
| Бумажный оригинал заменён сканом или электронный документ — распечаткой | Экономия места в архиве | Документ хранится не в той форме, в которой создан; копия оригинал не заменяет |
| Дела уничтожены по наступлении даты, без экспертизы ценности и акта | Срок формально истёк | Прямой запрет пунктов 26-27 Правил № 77; ответственность по статье 13.20 КоАП РФ |
| Срок для документа вне перечня назначен устно или без обоснования | Решение кажется очевидным | При проверке нет решения экспертной комиссии, которое подтверждает выбор |
| В графе срока указан приказ 29н | Путаница номеров приказов | Срок не подтверждён актом об архивном хранении |
Четыре из шести ошибок закрываются номенклатурой, в которой у каждого дела указан срок и номер статьи перечня, а у документов вне перечня — ссылка на решение экспертной комиссии. Для электронных документов к этому добавляется требование к самой системе хранения: Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных, поэтому срок и форма хранения электронного дела в сервисе совпадают с тем, что записано в номенклатуре.
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли электронный архив и интеграция с 1С. Цены указаны на октябрь 2026 года.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в тарифе «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников | через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу |
Электронный архив входит в тариф «Бизнес», поэтому для компаний, которым нужно хранить электронные кадровые документы 50 лет, ориентиром служит именно он; тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия и состав каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Срок хранения документа определяют закон, нормативный акт или перечень: типовой Перечень Росархива № 236 либо ведомственный перечень, согласованный с Росархивом, который для отраслевых документов проверяют первым. Организация переносит срок в номенклатуру дел через экспертную комиссию и отсчитывает его с 1 января года, следующего за закрытием дела. Для документа, которого нет ни в одном перечне, срок по аналогии с обоснованием фиксируют решением ЭК как временный, а постоянный устанавливают через ЦЭПК при Росархиве; до этого документ не уничтожают. Электронные кадровые документы хранятся столько же, сколько бумажные, и в той форме, в которой созданы.
В Добыто сроки и форма хранения электронных кадровых документов заложены в работу архива сервиса: подписанные документы попадают в электронный архив с комплектом подписи, и кадровой службе остаётся вести номенклатуру и экспертизу ценности по тем же правилам, что и для бумаги.
Частые вопросы о сроках хранения документов
Пришёл приказ о новом перечне типовых документов: менять номенклатуру сейчас?
Нет. 08.04.2026 Росархив разместил для общественного обсуждения проект нового Перечня типовых управленческих архивных документов, замечания принимались до 20.05.2026. На 07.10.2026 это проект, и он не заменяет действующий приказ Росархива от 20.12.2019 № 236. Номенклатуру на 2027 год составляют по действующему перечню, а сроки пересматривают после утверждения и вступления в силу нового приказа.
Сколько хранить документы по специальной оценке условий труда?
По статье 407 Перечня № 236 отчёты по СОУТ и документы к ним (протоколы, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий) хранятся по месту проведения 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях, например у получателя копии, срок 5 лет.
Сколько хранить наряды-допуски и журнал их выдачи?
Наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и на особо опасные работы, а также журнал учёта их выдачи хранятся 1 год после закрытия (статьи 415 и 416). Если при работах были травмы, аварии или несчастные случаи, срок 45 лет. Документы о самих травмах и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа, по месту составления хранятся 45 лет, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно (статья 425).
Сколько хранить нормы и ведомости выдачи средств индивидуальной защиты?
Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426). Документы об обеспечении этими средствами хранятся 3 года, но если других документов о вредных и опасных условиях нет, акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427). Списки и ведомости на выдачу — 1 год (статья 428).
Сколько хранить документы о профзаболеваниях и психофизиологических обследованиях?
Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний, протоколы и заключения психофизиологических обследований, а также списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет (статьи 419, 413 и 414). Документы о причинах заболеваемости работников — 5 лет с отметкой экспертной комиссии (статья 418).
Можно ли вести протоколы проверки знаний и удостоверения по охране труда в электронном виде?
Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести как в электронном, так и в бумажном виде, срок их хранения 5 лет (статья 422 Перечня № 236). Удостоверения ведутся в бумажном виде. Выбор формы для протоколов делают один раз, при создании документа: протокол, подписанный электронной подписью, затем хранится электронно весь срок.
