Хранение документов кадровой службы в 2026 году регулируют три приказа Росархива: Перечень №236 со сроками, Инструкция №237 к нему и Правила №77 о хранении и уничтожении. Трудовые договоры, личные дела, личные карточки и приказы о приёме и увольнении хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках хранятся 5 лет, график отпусков — 3 года, журналы инструктажа по охране труда — 45 лет. Срок считают с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Бумажный подлинник хранится на бумаге, электронный документ — комплектом файлов с подписью: скан не превращает бумагу в электронный оригинал.
Материал закрывает вопросы, которые кадровики задают чаще всего: что означает отметка ЭПК, когда документ с истёкшим сроком уничтожать нельзя, какой срок по приказу 29н относится к работодателю, а какой к медицинской организации. Отдельно показано, как составить акт на уничтожение без нарушений. Сценарная таблица выдачи копий и архивных справок, порядок передачи архива при ликвидации в Москве, образцы кадровых документов, тарифы электронного архива на 2026 год и ответы на частные вопросы — во второй половине статьи.
Сроки хранения кадровых документов по Перечню №236
Перечень типовых управленческих архивных документов утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 №236, зарегистрирован в Минюсте под №57449 и опубликован 07.02.2020. Порядок его применения раскрывает Инструкция, утверждённая приказом Росархива №237 от того же числа (регистрация №57488). Организацию хранения, экспертизу ценности и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 №77 (регистрация №75119).
На 16.10.2026 реестры Росархива не отмечают приказы №236 и №237 утратившими силу или изменёнными. Формулировку статьи и примечаний к ней сверяйте по тексту Перечня на официальном сайте Росархива: в примечаниях указаны особые сроки для отдельных категорий работников.
Сроки для документов, с которыми кадровая служба работает ежедневно, сведены по статьям Перечня.
| Документ | Срок хранения | Статья Перечня |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении | 50/75 лет | ст. 435 |
| Приказы о приёме, увольнении, об отпусках без сохранения заработной платы | 50/75 лет ЭПК | ст. 434, п. «а» |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | 5 лет; для работников с вредными и опасными условиями труда — 50/75 лет | ст. 434, п. «б» |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет ЭПК | ст. 445 |
| Личные карточки работников | 50/75 лет ЭПК | ст. 444 |
| График отпусков | 3 года | ст. 453 |
| Табели, графики, журналы учёта рабочего времени | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет | ст. 402 |
| Документы периодических медосмотров: отчёты, акты, списки, планы-графики, переписка | 3 года; заключительные акты по работникам вредных и опасных работ — 50/75 лет | ст. 635 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда | 5 лет | ст. 422 |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 45 лет | ст. 423, п. «а» |
Три строки таблицы содержат оговорку о вредных или опасных условиях труда: для таких работников приказы об ежегодных отпусках, табели и заключительные акты медосмотров хранятся 50/75 лет вместо 3-5. Номенклатура дел, где всем приказам об отпусках проставлено 5 лет без разделения по условиям труда, ведёт к уничтожению документов с неистёкшим сроком.
Как читать запись 50/75 лет и с какой даты считать срок
Запись 50/75 означает: документы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу закреплены также статьёй 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Отсчёт идёт не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства по делу. Для журналов и других учётных регистров срок начинается после года, в котором журнал закончили вести (пп. 4.1 и 4.8 Инструкции №237).
Личное дело работника, уволенного в 2026 году, закрывается в том же году, поэтому 50-летний срок начнётся с 1 января 2027 года. Журнал инструктажа, начатый в 2019 году и законченный в 2026-м, хранится 45 лет с 1 января 2027 года, а не с даты первой записи.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Протокол проверки знаний подтверждает одно событие: работник прошёл обучение в конкретную дату, а через три года его сменит новая проверка. Журнал инструктажей доказывает, что работа по безопасности велась всё время, пока человек у вас работал, и понадобиться он может через 20 лет, когда бывший работник свяжет заболевание с условиями труда. Закончившийся журнал отправляйте в архив на 45 лет, а не в утиль.»
Факт: статья 423 Перечня делится на 2 подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда — 5 лет.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сверьте номенклатуру дел на 2026 год с таблицей: у каждого дела должны стоять срок хранения, отметка ЭПК при её наличии и номер статьи Перечня.
Отметка ЭПК и случаи, когда истёкший срок не даёт права уничтожить дело
Отметка ЭПК (экспертно-проверочной комиссии) рядом со сроком означает, что после его истечения дело целиком не уничтожают. Его просматривают по документам и выявляют те, что подлежат постоянному хранению; оставшиеся документы временного хранения можно включить в акт на уничтожение (п. 27 Правил №77, п. 4.9 Инструкции №237). В кадровом блоке с этой отметкой идут личные дела, личные карточки и приказы о приёме, увольнении и отпусках без сохранения заработной платы.
Условие хранения «при возникновении споров» указано в примечаниях к отдельным видам документов, единого безусловного срока для всех бумаг Перечень не устанавливает. Документы, затребованные для незавершённого спора или проверки, в акт на уничтожение не включают до окончания разбирательства. Конкретное условие читают по статье Перечня и примечанию к ней.
Полезно знать: для документов, специфичных для отрасли, отраслевой перечень имеет приоритет над Перечнем №236. В здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Важный нюанс из практики: если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.
Перед составлением акта отметьте в описи дела с отметкой ЭПК и дела, по которым идёт спор или проверка: они проходят отдельную процедуру и в общий акт не попадают.
Как уничтожить кадровые документы с истёкшим сроком хранения
Уничтожение до истечения срока хранения запрещено пунктом 4.3 Инструкции №237, а процедуру для документов с истёкшим сроком задают пункты 26 и 28-31 Правил №77. Акт готовит служба делопроизводства по итогам экспертизы ценности, и в него попадают только документы, срок которых истёк к 1 января года составления акта.
Как подготовить и утвердить акт на уничтожение: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте срок по каждому делу: он считается с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства, и должен истечь к 1 января года, в котором составляется акт.
- Шаг 2. Дела с отметкой ЭПК просмотрите по документам и выделите те, что подлежат постоянному хранению. В акт включаются только оставшиеся документы временного хранения.
- Шаг 3. Исключите документы, затребованные для незавершённого спора или проверки, и сверьте условия из примечаний к статьям Перечня.
- Шаг 4. Служба делопроизводства составляет акт по рекомендуемому образцу из приложения №3 к Правилам №77, экспертная комиссия организации его рассматривает.
- Шаг 5. Согласуйте акт. Источник комплектования государственного или муниципального архива проходит специальную процедуру согласования по Правилам №77; организация, не являющаяся источником комплектования, утверждает акт после согласования с ЦЭК или ЭК.
- Шаг 6. Руководитель утверждает акт. Только после этого документы уничтожают или передают на утилизацию.
Цена ошибки: уничтожение до срока и потеря доказательств
Нарушение правил хранения архивных документов влечёт ответственность по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 руб., для должностных лиц от 3 000 до 5 000 руб., для юридических лиц от 5 000 до 10 000 руб. Сумма штрафа меньше последствий в споре.
При расследовании несчастного случая статья 425 Перечня включает в состав документов выписки из журналов инструктажа, а запрашивают их за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, и доказывать это придётся ему.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Прежде чем списывать бумажный архив, проверьте, чем вы подтвердите подлинность документов, которые останутся только в электронном виде.»
Приказ 29н: сколько хранить документы медосмотров работодателю
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 №29н, которым утверждён Порядок обязательных медосмотров, действует на 16.10.2026 с изменениями приказа №327н от 29.04.2026, срок его действия установлен до 01.04.2027. Пункт 47 Порядка устанавливает хранение одного экземпляра заключительного акта периодического медосмотра в течение 50 лет, но адресован он медицинской организации, которая проводила осмотр. На весь медицинский архив работодателя этот срок автоматически не переносится.
Сроки для экземпляров работодателя задаёт статья 635 Перечня №236. Отчёты, акты, списки, планы-графики и переписка по периодическим медосмотрам хранятся 3 года. Заключительные акты по работникам, занятым на вредных и опасных работах, хранятся 50/75 лет, в одном сроке с личными делами.
Если заключительные акты подшиты в одно дело с трёхлетней перепиской по медосмотрам, при плановом уничтожении они уйдут в акт вместе с ней. Проверьте по номенклатуре, что заключительные акты по работникам во вредных и опасных условиях выделены в отдельное дело со сроком 50/75 лет.
Личное дело, приказ о приёме на работу и номенклатура дел
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 и приказ об ежегодном отпуске по форме Т-6 попадают в разные пункты статьи 434 Перечня: «а» со сроком 50/75 лет ЭПК и «б» со сроком 5 лет. В одно дело их не подшивают. При общем деле организация либо хранит пятилетние приказы 50 лет, либо рискует уничтожить приказ о приёме вместе с приказами об отпусках.
Номенклатура дел — годовой список дел организации со сроками хранения и статьями Перечня. В конце календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре и передают их в архив организации: закон об архивном деле позволяет создать собственный архив. Личное дело хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445, а опись личного дела фиксирует, какие документы в нём лежат.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Важный нюанс из практики: завершённые дела удобно делить по порогу 10 лет. Протоколы, приказы и инструкции со сроком до 10 лет хранятся рядом с рабочими материалами, ими пользуются. Журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда со сроком свыше 10 лет уходят в архив, внутри категории дела сортируют по видам и годам, от старых к новым.
Лайфхак: для документов длительного хранения делайте опись по работникам, а не по годам. При несчастном случае или профзаболевании ищут не журнал за конкретный год, а сведения о конкретном человеке.
Образцы кадровых документов для архивных дел
Комплект покрывает документы с разными сроками хранения из таблицы выше; начните с описи личного дела, по ней дело собирают до передачи в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Приказ о предоставлении отпуска по форме Т-6 | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Приказ о введении КЭДО | Скачать |
Электронное хранение кадровых документов: состав комплекта и ограничения
Электронный кадровый документ хранится комплектом файлов. Требования к комплекту установлены приказом Минтруда России от 20.09.2022 №578н, который действует с 01.03.2023: основная часть в формате PDF/A-1A, приложения, файл электронной подписи при её отдельном формировании, XML-описание и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по доверенности. Состав комплекта Минтруд раскрывает на официальной странице об электронном кадровом документообороте.
Реплики о требованиях к XML, которые вводятся «с 1 марта», относятся к вступлению в силу приказа №578н в 2023 году. Новых требований к формату с 1 марта 2026 года на дату публикации нет.
Пункты 136-141 Правил №77 описывают хранение в системе хранения электронных документов: документы должны оставаться доступными, а архивный электронный документ при передаче включает основной файл в PDF/A, подписи при их наличии, приложения и метаданные. Форма хранения следует за формой создания документа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатывать его и хранить бумагу вместо файла нельзя. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому определите её до подписания документа.»
В интерфейсе Добыто подписанные документы переносятся во вкладку «Архив» массовым действием «В архив», а статусы согласования и подписания остаются видны в общей таблице документов.
Какие кадровые документы не переводятся в КЭДО
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ исключает из общих правил КЭДО трудовые книжки и электронные сведения о трудовой деятельности, акты о несчастном случае установленной формы, приказ об увольнении и документы об инструктажах по охране труда. Для электронных сведений о трудовой деятельности исключение не означает бумажную форму: для них действует отдельное регулирование.
Когда сканирование архива не заменяет бумажные подлинники
Скан бумажного оригинала не становится электронным оригиналом КЭДО. Статья 22.1 ТК РФ описывает документы, которые изначально создаются и подписываются в электронном виде, а Правила №77 разделяют электронные документы и электронные копии. Сканирование само по себе не даёт основания уничтожить бумажный подлинник, срок хранения которого не истёк.
Первое, что мы выясняем в Добыто, когда клиент спрашивает о юридической силе архивного файла, — в каком режиме он создан. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, это электронный образ бумажного документа. Если подпись существует отдельным криптографическим реквизитом, это электронный документ. Проверьте так личные дела, переведённые в электронный вид: для образов бумажные подлинники остаются на хранении до конца срока.
Копии документов, справки и архивная справка: сроки выдачи
Срок ответа зависит от того, кто запрашивает документ и куда обращается.
| Ситуация | Срок | Плата и основание |
|---|---|---|
| Действующий работник подаёт работодателю письменное заявление о выдаче копий документов, связанных с работой | 3 рабочих дня, копии заверяются надлежащим образом | бесплатно, ст. 62 ТК РФ |
| Гражданин направляет социально-правовой запрос в государственный или муниципальный архив | до 30 календарных дней со дня регистрации, продление возможно в случаях, предусмотренных правилами | бесплатно, ч. 5 ст. 26 125-ФЗ |
Срок по статье 62 ТК РФ установлен для действующего работника. Единый официально подтверждённый срок для запроса бывшего работника к работодателю на дату публикации мы не приводим: порядок ответа на такие запросы кадровой службе стоит определить заранее.
Архивная справка оформляется на бланке архива, содержит документную информацию по запросу с указанием архивных шифров и номеров листов и имеет юридическую силу. Собственные выводы архива о содержании документов в неё не вносят. Если в справке нет шифров и номеров листов, по ней нельзя установить, из какого дела взяты сведения, и такой документ стоит вернуть на уточнение.
Внешний архив, облачный сервис и ликвидация: кто отвечает за документы
Передача дел коммерческому архивному подрядчику не снимает с организации обязанность обеспечить их сохранность в установленные сроки: статьи 17 и 23 125-ФЗ возлагают её на организацию. С электронным архивом действует то же правило: за доступность и предъявление документов отвечает работодатель, а не только поставщик системы.
При прекращении договора с поставщиком электронные документы выгружают вместе с подписями и метаданными до утраты доступа. Порядок выгрузки зависит от договора и системы, поэтому его выясняют до подписания договора.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спрашивайте вендора не о том, хранит ли система документы, а о том, выгружает ли она комплект целиком: сам документ, файл подписи и доверенность, если подписано по ней. При проверке, в споре или при смене оператора вам понадобится не изображение на экране, а файлы. Попросите показать выгрузку на тестовом документе до покупки.»
До выбора системы электронного архива выясните у поставщика:
- где физически хранятся данные и полный перечень лиц, получающих к ним доступ;
- есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам;
- выгружается ли комплект документа в формате приказа №578н: документ, файл подписи, доверенность;
- что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.
В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.
Ликвидация организации в Москве: передача документов в государственный архив
При ликвидации негосударственной организации без правопреемника документы по личному составу, документы Архивного фонда РФ и архивные документы с неистёкшими сроками хранения передают в упорядоченном виде соответствующему государственному или муниципальному архиву на основании договора. Упорядочение организует ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ).
В Москве заявление подаётся через электронный сервис городского портала по Правилам, утверждённым приказом Главархива Москвы от 13.01.2025 №1. Сам сервис бесплатен, но договор о передаче и обязанность упорядочить документы сохраняются, а расходы на подготовку и передачу несёт передающая организация, если не применяется возмещение для публичной собственности (ч. 3 и 10 ст. 23 125-ФЗ). Закладывайте упорядочение личных дел и описей в план ликвидации до подачи заявления.
Стоимость электронного архива кадровых документов на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив и УКЭП доступны начиная с тарифа «Бизнес». Цены приведены по странице тарифов на 16.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | не указан |
| Минимальная оплата тарифа «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | годовой период |
| Тариф «Корпорация»: всё из «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99,9%, персональный менеджер, API | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | не указан |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | не указан |
Итоговая сумма складывается из численности сотрудников и выбранного тарифа, а тариф можно повысить или понизить в любое время. Состав тарифов и условия пересчёта описаны на странице тарифов Добыто КЭДО: при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок хранения кадрового документа определяется статьёй Перечня №236 и примечанием к ней, а считается с 1 января года после закрытия дела. Отметка ЭПК, незавершённый спор и отраслевой перечень меняют порядок уничтожения, поэтому акт составляют только после экспертизы ценности и согласования. Медицинский срок по приказу 29н относится к медорганизации, работодатель руководствуется статьёй 635 Перечня. Электронный архив работает при сохранении полного комплекта файлов с подписью, а скан не заменяет бумажный подлинник.
В Добыто кадровые документы создаются и подписываются в электронном виде, а подписанные хранятся в электронном архиве с возможностью выгрузки, что снимает с кадровой службы часть работы по формированию и учёту дел.
Частые вопросы по срокам хранения кадровых документов
Сколько хранить документы по специальной оценке условий труда?
Отчёты по СОУТ и документы к ним (протоколы, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий) по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. В других организациях срок составляет 5 лет. Основание — статья 407 Перечня №236.
Сколько хранить нормы и документы о выдаче средств индивидуальной защиты?
Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (ст. 426). Документы об обеспечении этими средствами хранятся 3 года, а при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты и заключения хранятся 50/75 лет (ст. 427).
Сколько хранить документы о профессиональных заболеваниях?
Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний, списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда, протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50/75 лет (ст. 419, 414 и 413 Перечня). Документы о причинах заболеваемости работников хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии (ст. 418).
Сколько хранить журнал регистрации несчастных случаев на производстве?
Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (ст. 424). Документы о травмах, авариях и несчастных случаях по месту составления хранятся 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет (ст. 425).
Можно ли вести протоколы проверки знаний по охране труда в электронном виде?
Протоколы проверки знаний можно вести в электронном или бумажном виде, удостоверения ведутся на бумаге. Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (ст. 422 Перечня), а форма хранения совпадает с формой, в которой протокол создан и подписан.
Распечатанный электронный документ — это оригинал или копия?
Распечатка электронного документа остаётся копией. Чтобы она имела значение как доказательство, её заверяет оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Подлинником остаётся электронный документ с подписью.
Действуют ли правила хранения по приказу Минкультуры №526?
Нет. Эти правила утратили актуальность, хранение, учёт, экспертизу ценности и уничтожение документов регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 №77 (регистрация в Минюсте №75119). Прежние правила описывали хранение электронных документов на материальных носителях, Правила №77 в пунктах 136-141 описывают хранение в системе хранения электронных документов.
