Хранение учетных документов компании журналы книги и регистры кадровой службы

Хранение учётных документов компании — журналов, книг и регистров кадровой службы — подчиняется двум приказам Росархива. Сроки задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Архив, экспертизу ценности и уничтожение регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Книги учёта приёма, перевода и увольнения, учёта личных дел и движения трудовых книжек хранятся 50/75 лет, приходно-расходная книга бланков трудовых книжек — 5 лет. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте по охране труда хранятся 45 лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за годом закрытия книги. Из пары 50/75 действует 75 лет для книги, законченной делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для книги, закрытой позже.

Материал помогает составить перечень регистров, которые ведёт кадровая служба, присвоить каждому статью Перечня № 236 и определить год, с которого течёт срок. Отдельно показываем, почему журналы инструктажа и журналы проверки знаний по охране труда хранятся по-разному и какие книги нельзя заменить электронной таблицей или сканом. Разбираем и порядок, в котором закрытый журнал проходит экспертизу ценности до уничтожения. Во второй половине статьи — сценарная таблица для книг, переходящих через 2003 год, чек-лист аудита журналов, образцы книг учёта, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Какие журналы и книги кадровой службы обязательны, а какие ведутся по решению работодателя

Две книги работодатель обязан вести по приказу Минтруда от 19.05.2021 № 320н (приложение 2, пункты 39-40):

• приходно-расходную книгу по учёту бланков трудовых книжек;
• книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы книг работодатель разрабатывает самостоятельно. Каждая книга должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя и печатью организации при её наличии.

Журналы инструктажа по охране труда, журналы проверки знаний и книги регистрации несчастных случаев ведутся по требованиям охраны труда. В Перечне № 236 у них собственные строки и собственные сроки, поэтому при списании их нельзя объединять с кадровыми книгами. У журнала вводного инструктажа срок 45 лет, у книги учёта бланков трудовых книжек — 5 лет, хотя обе книги часто лежат в одном шкафу кадровой службы.

По разъяснению Роструда, общей обязанности вести отдельный журнал регистрации кадровых приказов у коммерческой организации нет. Если компания такой журнал ведёт, на него распространяется архивный срок. Журналы, реестры и базы регистрации распорядительных документов по личному составу хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК (статья 182 «б» Перечня). Регистрация приказов о ежегодных оплачиваемых отпусках, учебных отпусках и дежурствах хранится 5 лет по примечанию к той же статье.

Срок хранения регистра записан в Перечне отдельной строкой. Срок учтённых в журнале документов на сам журнал автоматически не переносится, и наоборот. Книга учёта личных дел и сами личные дела проверяются по разным статьям.

Составьте реестр журналов, которые компания ведёт на деле. У каждого журнала проставьте основание ведения: приказ № 320н, требования охраны труда или решение работодателя. Рядом укажите строку Перечня № 236 или отраслевого перечня. По этому реестру дальше определяются срок хранения и год отсчёта.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Сроки хранения кадровых журналов, книг и регистров по Перечню 236

Перечень № 236 зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Порядок его применения установлен Инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. В таблице собраны строки, которые относятся к журналам, книгам и регистрам кадровой службы и охраны труда, в редакции на дату публикации.

Пятилетний срок в таблице имеют три позиции: книга учёта бланков трудовых книжек, журналы проверки знаний и профилактических работ и регистрация отпускных приказов. Остальные регистры кадровой службы и охраны труда хранятся десятилетиями.

Запись «50/75 лет» расшифровывает статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет, если перечнем не установлен иной срок. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) означает, что по истечении срока дело не уничтожают без экспертизы. Экспертизу проводят с полистным просмотром, чтобы найти в деле документы постоянного хранения.

Сверить формулировки статей 182, 423, 434 и 463 можно по официальному тексту Перечня типовых управленческих архивных документов в формате PDF. При сверке читайте подпункт целиком вместе с примечаниями к статье: в примечаниях указан отдельный срок для части регистров.

Кадровые приказы хранятся по статье 434 Перечня:

• приказы о приёме, переводе и увольнении — 50/75 лет с отметкой ЭПК (подпункт «а»);
• отпускные приказы — 5 лет (подпункт «б»);
• приказы о командировках — 5 лет (подпункт «г»);
• приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года (подпункт «д»).

Трудовые договоры и соглашения к ним хранятся 50/75 лет (статья 435), личные карточки — 50/75 лет с отметкой ЭПК (статья 444).

Журналы инструктажа и журналы проверки знаний по охране труда: 45 лет и 5 лет

Статья 423 Перечня № 236 делится на два подпункта с разными сроками. Журналы и книги учёта вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет (подпункт «а»). Журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда хранятся 5 лет (подпункт «б»). Тот же пятилетний срок у протоколов результатов обучения по охране труда (статья 422) и у программ, списков и переписки об обучении (статья 421). В обзорах статью 423 нередко подают слитно, и пятилетний срок протоколов ошибочно переносят на журнал инструктажа.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Протокол проверки знаний фиксирует разовое событие, и через три года его заменит новая проверка. Журнал инструктажей подтверждает, что с работником регулярно работали по безопасности весь период, пока он был в компании. Этот журнал может понадобиться через двадцать лет, когда человек свяжет заболевание с условиями труда. Поэтому закончившийся журнал инструктажей передают в архив, а при разборе документов откладывают на длительное хранение отдельно от пятилетних протоколов.»

Сроки повторного обучения и инструктажей ведут от даты по каждому работнику. Дата приказа на подразделение для этого не подходит: работники, которые были в отпуске или на больничном листе, из такого графика выпадают. В практике Добыто при переходе на КЭДО эти сроки выносят в систему первыми, потому что вручную они теряются чаще всего.

С какой даты отсчитывать срок хранения журнала и что делать с переходящими книгами

По Правилам № 77 срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом, в котором документ закончен делопроизводством. Для журнала это год закрытия всей книги. Запись о приёме работника в 2015 году не запускает срок для книги, которая продолжает заполняться в 2026 году.

Возьмём книгу учёта бланков трудовых книжек, закрытую в 2026 году. Пять лет считаются с 01.01.2027 по 31.12.2031. Отобрать книгу к уничтожению можно не ранее 01.01.2032, и только после экспертизы ценности и оформления акта. Истечение срока само по себе не разрешает уничтожить книгу.

Отдельной проверки требуют книги, переходящие через 2003 год. Книга движения трудовых книжек, начатая до 2003 года и законченная после 1 января 2003 года, хранится 50 лет, потому что срок определяется по дате завершения делопроизводством. Для такого вывода нужны два подтверждения: дата закрытия книги и её принадлежность к документам по личному составу.

Ниже — типовые ситуации с расчётом срока.

Во всех сценариях срок считается от года закрытия книги. Зафиксируйте этот год для каждой закрытой книги в номенклатуре дел или в описи. Без него срок не рассчитать, а книгу, начатую до 2003 года, нельзя отнести ни к 50, ни к 75 годам.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Доступ к кадровым книгам, выдача копий и архивные справки

Кадровые книги содержат персональные данные работников, поэтому доступ к ним регулирует 152-ФЗ. Часть 1 статьи 19 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» обязывает оператора принимать правовые, организационные и технические меры против неправомерного или случайного доступа. Из этой нормы следует обязанность разграничить доступ к журналам и книгам. Конкретный вид шкафа или сейфа закон не предписывает.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах работника. Ситуация, когда вся кадровая служба целиком видит весь кадровый массив, встречается часто и при этом нарушает требование разграничения доступа. Закрепите, кто работает с книгами учёта трудовых книжек и личных дел, и периодически сверяйте фактический доступ с этим списком.»

По статье 62 ТК РФ работник может письменно запросить документы, связанные с работой, или их надлежаще заверенные копии. Работодатель выдаёт их безвозмездно не позднее 3 рабочих дней. Для книг учёта приёма, увольнения и движения трудовых книжек установлены сроки в десятки лет. Кадровые документы нужны прежде всего самому человеку, в том числе тогда, когда компании может уже не существовать.

Архивная справка подтверждает только сведения, найденные в архивных документах. Если записи о приёме или увольнении в книге нет, справка не может заменить её предположением: в неё попадает только то, что подтверждено документом. Поэтому полнота книги учёта приёма и увольнения на дату закрытия определяет, что компания сможет подтвердить через десятилетия.

Проверьте, кто фактически имеет доступ к книгам учёта трудовых книжек и личных дел, и сопоставьте этот список с приказом о назначении ответственного.

Образцы книг учёта трудовых книжек, журналов инструктажа и приказа об ответственном

Комплект закрывает книги, обязательные по приказу № 320н, и журналы по охране труда; первым оформляется приказ о назначении ответственного за трудовые книжки.

Шаблоны книг в формате .xlsx задают графы. Книгу, которую ведёт работодатель, по приказу № 320н нумеруют, прошнуровывают и заверяют подписью руководителя и печатью при её наличии.

Экспертиза ценности, передача в архив и уничтожение закрытых журналов

По пунктам 20-22 Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов, утверждённых приказом Росархива № 77, экспертизу ценности проводят ежегодно. Её также проводят при составлении номенклатуры, формировании дел, передаче дел в архив и отборе к уничтожению. Правила зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 № 75119 и вступили в силу 17.09.2023.

Три документа распределяют задачи так:

• Перечень № 236 задаёт сроки хранения;
• Инструкция № 237 описывает применение Перечня;
• Правила № 77 регулируют организацию архива, экспертизу и уничтожение.

В акт о выделении к уничтожению включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Проекты описей дел постоянного хранения и по личному составу ЦЭК (ЭК) — центральная экспертная комиссия или экспертная комиссия организации — рассматривает одновременно с проектом акта (пункт 28). Утверждение зависит от статуса организации (пункт 30):

• источник комплектования государственного архива утверждает документы после утверждения ЭПК;
• организация, которая не является источником комплектования, утверждает их после согласования ЦЭК (ЭК).

Уничтожать документы можно только после того, как руководитель утвердит акт (пункт 31).

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида журнала нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяют по аналогии: находят ближайший по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и записывают в номенклатуру дел с обоснованием. На проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.»

Электронные документы проходят тот же путь. В интерфейсе Добыто КЭДО у раздела документов есть вкладка «Архив» и массовое действие «В архив», которые отделяют завершённые документы от рабочих. Перенос во вкладку не заменяет экспертизу ценности, опись и акт по Правилам № 77.

Как подготовить закрытый журнал к архивному хранению и уничтожению: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Закройте журнал и зафиксируйте год окончания делопроизводства. Срок хранения пойдёт с 1 января следующего года.
2. Шаг 2. Найдите строку отраслевого перечня, а если её нет — строку Перечня № 236. Внесите статью и срок в номенклатуру дел. Если вида журнала нет ни в одном перечне, срок по аналогии определяет экспертная комиссия, и её решение оформляется с обоснованием.
3. Шаг 3. Разделите завершённые дела по сроку: до 10 лет и свыше 10 лет. Журналы инструктажей и книги регистрации несчастных случаев передайте на длительное хранение.
4. Шаг 4. Включите дела по личному составу в опись. Проект описи ЦЭК (ЭК) рассматривает одновременно с проектом акта о выделении к уничтожению.
5. Шаг 5. Ежегодно проводите экспертизу ценности. В акт включайте только дела, срок которых истёк к 1 января года составления акта. Дела с отметкой ЭПК предварительно просматривайте полистно.
6. Шаг 6. Утвердите акт у руководителя в порядке пункта 30 Правил № 77 и только после этого уничтожайте документы.

Электронные журналы и регистры в КЭДО: что можно вести электронно, а что остаётся на бумаге

Статья 22.1 ТК РФ выводит из режима КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ часть кадровых документов:

• трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве установленной формы;
• приказ об увольнении;
• документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда.

Журналы инструктажа по охране труда относятся к последней группе. Электронные сведения о трудовой деятельности не дают основания заменить книги учёта трудовых книжек произвольной электронной таблицей.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, и для журналов инструктажа действует все 45 лет хранения.»

Базы данных учёта приёма, перевода и увольнения входят в ту же статью 463 «а», что и бумажные книги, и хранятся 50/75 лет. Если учёт ведётся в 1С:ЗУП и в системе КЭДО, срок относится к самой базе, а не только к её распечатке. В Добыто модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, а документы между системами синхронизируются автоматически.

Комплект электронного кадрового документа по приказу Минтруда № 578н

Требования к составу и форматам электронных документов, связанных с работой, утверждены приказом Минтруда от 20.09.2022 № 578н и действуют с 01.03.2023. Электронный кадровый документ хранится комплектом:

• основной файл в формате PDF/A-1A;
• приложения, если они есть;
• файл или файлы подписи, если документ подписан;
• машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней;
• описание в формате XML.

Порядок применения требований Минтруд публикует в разъяснениях по электронным кадровым документам.

Скан бумажного журнала остаётся электронной копией и электронным оригиналом КЭДО не становится. Правила № 77 предусматривают хранение электронного документа вместе со связанными подписями и регистрационно-учётными метаданными. Однократная выгрузка файла не гарантирует, что подпись удастся проверить на протяжении всего срока хранения. Вопрос долговременной проверяемости стоит решить до выбора системы.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Спросите поставщика системы, выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате: сам документ, отдельный файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Документа на экране недостаточно: при проверке, в споре или при смене оператора понадобятся файлы. Отдельно уточните, в каком виде вам отдадут архив при расторжении договора.»

Когда электронный регистр не заменяет бумажную книгу

Электронный учёт не заменяет бумажный подлинник в четырёх ситуациях:

• Книги учёта бланков и движения трудовых книжек по приказу № 320н. Книгу нужно пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя, а электронные сведения о трудовой деятельности не основание заменить её таблицей.
• Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте. Документы, подтверждающие инструктажи, статья 22.1 ТК РФ выводит из режима КЭДО.
• Журнал, который вёлся на бумаге. Скан остаётся копией, подлинником для архива остаётся бумажная книга.
• Акт о несчастном случае на производстве и приказ об увольнении. На них режим статей 22.1-22.3 ТК РФ не распространяется.

Для этих книг электронная система ведёт сроки и поиск, а бумажный подлинник хранится в архиве по сроку Перечня № 236.

Ответственность за нарушение порядка хранения журналов и чек-лист аудита

За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов часть 1 статьи 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф:

• для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей;
• для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей;
• для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.

Норма не применяется к случаям, подпадающим под статью 13.25. Статья 17 125-ФЗ распространяет обязанность обеспечить сохранность архивных документов на все организации, включая коммерческие. При этом считать нарушением этой нормы любой недочёт в журнале нельзя.

Утрата журнала инструктажа обходится дороже. При проверке ГИТ сопоставляет даты в журнале инструктажей с приказами о приёме, и расхождение фиксируется по каждому работнику отдельно. Допуск к работе без обучения и проверки знаний требований охраны труда наказывается по части 3 статьи 5.27.1 КоАП РФ:

• для должностных лиц и ИП — штраф от 15 000 до 25 000 рублей;
• для юридического лица — штраф от 110 000 до 130 000 рублей.

Штраф считается по каждому работнику. Если журнал уничтожили через 5 лет вместе с протоколами, подтвердить проведение инструктажа нечем, а доказывать его придётся работодателю.

Чек-лист аудита журналов, книг и регистров кадровой службы

• Проверено, действует ли для отрасли компании собственный перечень с приоритетом над Перечнем № 236.
• Каждый журнал и каждая книга внесены в номенклатуру дел со статьёй перечня и сроком хранения.
• Книга учёта движения трудовых книжек и приходно-расходная книга бланков пронумерованы, прошнурованы и заверены подписью руководителя и печатью при её наличии.
• Для каждой закрытой книги зафиксирован год окончания делопроизводства, для книг, переходящих через 2003 год, — дата закрытия.
• Журналы инструктажа по статье 423 «а» хранятся отдельно от журналов проверки знаний по статье 423 «б» и не включены в акт через 5 лет.
• Даты в журналах инструктажей сверены с датами начала работы по приказам о приёме за последний год.
• Круг лиц с доступом к кадровым книгам закреплён, и фактический доступ ему соответствует.
• Электронные регистры хранятся комплектом: файл, подписи, метаданные. Сканы бумажных журналов учтены как копии.
• Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
• Дела с отметкой ЭПК не попадают в акт о выделении к уничтожению без полистного просмотра.

Стоимость КЭДО с электронным архивом для кадровых документов в 2026 году

Стоимость зависит от тарифа и численности сотрудников. В таблице — тарифы КЭДО на дату публикации. Физическое хранение бумажных книг и архивные услуги в эти цены не входят: на странице тарифов их стоимость не указана.

Электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Итоговая сумма зависит от числа сотрудников с учётом минимальной оплаты. Условия по каждому тарифу опубликованы на странице тарифы КЭДО по численности сотрудников.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Срок кадрового журнала определяет его собственная строка Перечня № 236 или отраслевого перечня. Отсчитывается срок от года закрытия книги, а не от отдельной записи. Книги учёта приёма, увольнения и движения трудовых книжек хранятся 50 или 75 лет в зависимости от того, закрыты они до 2003 года или позже. Журналы инструктажа хранятся 45 лет, книга учёта бланков — 5 лет. Уничтожить книгу можно только после экспертизы ценности и утверждения акта. Электронный учёт заменяет бумагу лишь для документов, созданных электронно и не исключённых статьёй 22.1 ТК РФ.

Сервис Добыто ведёт электронные кадровые документы вместе с файлами подписей в электронном архиве, а также сроки повторных инструктажей по каждому работнику. Бумажные книги учёта трудовых книжек и журналы инструктажа при этом остаются в архиве компании со своими сроками.

Ответы на частые вопросы о сроках хранения кадровых журналов

Устанавливает ли приказ 29н сроки хранения кадровых журналов?

Нет. Приказ 29н — это приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н об обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах и медицинских противопоказаниях. Он действует с 01.04.2021 до 01.04.2027, изменения в него внесены приказами Минздрава от 01.02.2022 № 44н и от 02.10.2024 № 509н. Норм архивного хранения кадровых книг в нём нет: сроки журналов задаёт Перечень № 236, а порядок архива — Правила № 77.

Нужно ли приводить к формату приказа 578н электронные документы, созданные до 1 марта 2023 года?

Нет. Требования приказа Минтруда от 20.09.2022 № 578н действуют с 01.03.2023 и применяются к электронным кадровым документам, которые работодатель выбрал для электронного оформления. Документы, созданные до 01.03.2023, задним числом в комплект из PDF/A-1A, файлов подписи и XML-описания переводить не требуется. Хранятся они в той форме, в которой созданы, по сроку своей строки Перечня № 236.

Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда, если его нет в Перечне 236?

Отсутствие строки в Перечне не разрешает уничтожить журнал. Срок определяется по аналогии с ближайшим по содержанию видом документа. Ориентиром может служить срок самих инструкций по охране труда или срок журналов инструктажа — 45 лет по статье 423 «а». Выбор утверждает экспертная комиссия, а решение с обоснованием фиксируется в номенклатуре дел.

Обязана ли коммерческая компания соблюдать сроки, если она не сдаёт документы в госархив?

Да. Часть 1 статьи 17 125-ФЗ распространяет обязанность обеспечить сохранность архивных документов на организации, включая коммерческие. Для организации, которая не является источником комплектования, документы утверждаются после согласования ЦЭК (ЭК) самой организации, а уничтожение проводится только после утверждения акта руководителем. За нарушение правил хранения юридическому лицу грозит предупреждение или штраф по части 1 статьи 13.20 КоАП РФ.

Сколько хранится личное дело работника и книга учёта личных дел?

Личные дела работников хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445 Перечня № 236. Для отдельных перечисленных в этой статье категорий работников предусмотрено постоянное хранение. Книга учёта личных дел, личных карточек и трудовых договоров хранится 50/75 лет по статье 463 «б». Сроки книги и дел считаются раздельно, каждый — от года закрытия своего дела.

Можно ли уничтожить журнал инструктажа, если все записанные в нём работники уволились?

Нет. Срок 45 лет по статье 423 «а» отсчитывается с 1 января года, следующего за годом закрытия журнала, а даты увольнения работников на него не влияют. Журнал, закрытый в 2026 году, хранится с 01.01.2027 и после истечения срока попадает в акт только после экспертизы ценности. Выписки из него входят в документы о несчастном случае по статье 425 Перечня.