Хранение документов постоянного срока хранения в компании, которая не входит в список источников комплектования государственного или муниципального архива, длится не менее 10 лет: так срок «Постоянно» определяет п. 4.4 Инструкции, утверждённой приказом Росархива № 237. Постоянно хранятся уставы, учредительные договоры, протоколы органов управления и общих собраний, номенклатура дел, коллективные договоры, годовая бухгалтерская отчётность и дело фонда. Личные дела и приказы о приёме и увольнении хранятся 50 лет, а законченные делопроизводством до 1 января 2003 года — 75 лет. Источник комплектования передаёт постоянные дела в архив в сроки по договору, неисточник оставляет их у себя, а приказы по основной деятельности и штатные расписания хранит до ликвидации.
Через 10 лет постоянные дела неисточника не уничтожаются автоматически: сначала экспертиза ценности, утверждённые описи и акт. В статье — перечень постоянных дел со статьями Перечня № 236, таблица различий для источников и неисточников комплектования и кадровые документы, которые ошибочно считают вечными. Отдельно разобраны счёт срока с 1 января следующего года и состав электронного дела помимо PDF. Ликвидация и архивные справки в Москве, штрафы по КоАП, тарифы на электронный архив и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что означает срок «Постоянно» у источника и неисточника комплектования
Отметку «Постоянно» ставит Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и зарегистрированный Минюстом 06.02.2020 № 57449. Порядок применения Перечня задаёт Инструкция, утверждённая приказом Росархива от 20.12.2019 № 237 (регистрация Минюста 13.02.2020 № 57488). Для источника комплектования постоянные документы входят в состав Архивного фонда РФ и после временного хранения в организации уходят в государственный или муниципальный архив: через 15 лет для федеральных органов и организаций, через 10 лет для органов и организаций субъектов РФ, через 5 лет для муниципальных. Негосударственный источник передаёт такие документы в сроки, определённые договором с архивом.
Для организации, которая источником комплектования не выступает, тот же п. 4.4 устанавливает хранение «не менее 10 лет». Верхней границы пункт не называет и уничтожать дела на десятилетней отметке не предписывает. Уничтожение возможно только после экспертизы ценности, утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу: этого требует п. 17 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.
Статус источника компания не присваивает себе сама. Его подтверждает включение в список организаций-источников, который ведёт соответствующий архив; после включения с организацией заключают договор, где фиксируется форма приёма документов. Порядок определения таких организаций описан в методических рекомендациях Росархива по организациям-источникам комплектования. Если договора с архивом нет, компания применяет правило «не менее 10 лет».
Третья отметка, «До ликвидации организации», стоит отдельно от «Постоянно» (п. 4.5 Инструкции № 237). Она действует независимо от статуса источника: документы хранятся до ликвидации, после чего проходят экспертизу ценности и могут быть включены в Архивный фонд РФ.
Одна и та же строка Перечня даёт разный результат в зависимости от статуса организации и места создания документа.
| Документ, статья Перечня № 236 | Источник комплектования | Организация-неисточник |
|---|---|---|
| Приказы по основной (профильной) деятельности, ст. 19(а) | Постоянно, с передачей в архив | До ликвидации организации |
| Штатные расписания и изменения к ним, ст. 40 | По месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года | До ликвидации организации |
| Уставы, положения организации, ст. 28 | Постоянно, с передачей в архив | Постоянно: не менее 10 лет, затем экспертиза ценности |
| Номенклатура дел организации, ст. 157 | Постоянно; номенклатуры структурных подразделений — 3 года | Не менее 10 лет; номенклатуры подразделений — 3 года |
| Документы о деятельности саморегулируемых организаций, ст. 30 | До ликвидации организации | До ликвидации организации |
У неисточника приказы по основной деятельности и штатные расписания не выходят на экспертизу через 10 лет: их срок привязан к ликвидации. Статус источника фиксируют до составления номенклатуры дел, потому что от него зависит графа «Срок хранения» по каждому постоянному делу.
Какие дела хранятся постоянно: перечень по статьям Перечня № 236
Постоянные строки Перечня № 236, которые встречаются в делопроизводстве коммерческой компании, собраны в таблицу. Для неисточника каждое «Постоянно» в ней означает хранение не менее 10 лет с последующей экспертизой ценности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Статья | Документ | Срок | Оговорка из примечания |
|---|---|---|---|
| 18(в) | Протоколы, решения и документы к ним совещательных (коллегиальных) и исполнительных органов организации | Постоянно | Присланные для сведения — до минования надобности |
| 18(г) | Протоколы контрольных, ревизионных органов организации | Постоянно | — |
| 18(е) | Протоколы совещаний у руководителя | Постоянно | По оперативным вопросам — 5 лет |
| 18(ж) | Протоколы собраний трудовых коллективов | Постоянно | Собраний структурных подразделений — 5 лет, ст. 18(з) |
| 18(и) | Протоколы общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков | Постоянно | Бюллетени для голосования владельцев ценных бумаг и участников — 5 лет, пайщиков — 15 лет |
| 26-27 | Документы о реорганизации и ликвидации организации | Постоянно | — |
| 28, 29 | Уставы и положения организации; учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества | Постоянно | — |
| 31, 32 | Протоколы учредительных собраний; списки участников (учредителей) | Постоянно | — |
| 157 | Номенклатура дел организации | Постоянно | Структурных подразделений — 3 года |
| 170 | Дело фонда, включая документы об учёте, приёме-передаче и выделении дел к уничтожению | Постоянно | При ликвидации передаётся в государственный или муниципальный архив |
| 172(а) | Описи дел постоянного хранения | Постоянно | Описи по личному составу — 50/75 лет; описи временных дел свыше 10 лет — 3 года после уничтожения дел |
| 209 | Доклады и отчёты об итогах социально-экономического развития организации | Постоянно | — |
| 268, 271 | Годовая бухгалтерская (финансовая) отчётность; документы о её рассмотрении и утверждении | Постоянно | Промежуточная отчётность — 5 лет, при отсутствии годовой — постоянно |
| 386 | Коллективные договоры | Постоянно | Присланные для сведения — до минования надобности |
Почти у каждой постоянной строки есть примечание с коротким сроком для копий, рабочих или оперативных материалов. Поэтому в номенклатуре указывают не только номер статьи, но и подпункт, а при необходимости номер примечания.
В разделе 7.3 «Охрана труда» постоянные сроки установлены только по месту утверждения документа. Перечни работ с вредными и опасными условиями, где запрещён труд лиц до 18 лет и женщин (ст. 410), перечни вредных и опасных факторов для обязательных медосмотров (ст. 411), документы о диагностике профессиональной пригодности (ст. 412) и гигиенические требования к условиям труда инвалидов (ст. 417) хранятся постоянно там, где их утвердили; в других организациях — до замены новыми. Документы о производственных травмах и несчастных случаях по месту составления хранятся 45 лет, а при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно (ст. 425).
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, хотя в обзорах для них встречается срок 5 лет. В других организациях срок — 3 года после замены новыми, отсюда и путаница. Сверяйте каждую строку номенклатуры с текстом статьи 426 и её примечаниями, а не с пересказом.»
Полезно знать: для документов, специфичных для отрасли, отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Сверьте свою номенклатуру с таблицей: каждое постоянное дело должно ссылаться на статью и подпункт Перечня, а для отраслевых документов — на отраслевой перечень.
Личное дело и приказы по личному составу: почему это не постоянное хранение
Личные дела руководителей и работников хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 445 Перечня, и срок у руководителя и рядового работника одинаковый. Состав личного дела для работников, не находящихся на государственной или муниципальной службе, определяет ЛНА организации (примечание к ст. 445). Отметка ЭПК означает, что при экспертизе ценности такие дела просматривают полистно, электронные — подокументно, а в акт на уничтожение включают только документы, которые остались временными (п. 27 Правил № 77).
Основа срока — статья 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января 2003 года — 50 лет. Закон делает оговорку для документов, которым действующие перечни установили иной срок. Ключевое слово в норме — «законченные делопроизводством»: срок считают с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено (п. 12 Правил № 77, п. 4.1 Инструкции № 237).
Расчёт на примере: трудовой договор и приказ о приёме 2018 года подшиты в личное дело, работник уволился в 2025 году, и дело закончено делопроизводством в том же году. Срок 50 лет течёт с 1 января 2026 года и истекает к 1 января 2076 года. Дата приказа о приёме на расчёт не влияет.
Кадровые документы с короткими сроками часто попадают в архив вместе с постоянными. Сроки самых частых из них:
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок |
|---|---|---|
| Личные дела руководителей и работников | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | 434 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы об ежегодных и учебных отпусках | 434 | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | 434 | 3 года |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 19(б) | 5 лет |
| Штатные расписания, полученные не по месту утверждения | 40(б) | 3 года |
Из таблицы следует практическое правило: в одной папке «Приказы по личному составу» оказываются документы со сроками 3 года, 5 лет и 50/75 лет. Их формируют в разные дела по номенклатуре, иначе при экспертизе дело придётся разбирать полистно.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Срок 50 лет у кадровых документов установлен в интересах самого работника. Документ понадобится человеку через десятилетия, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу держите отдельно от дел со сроком до 10 лет, чтобы их не выделили к уничтожению вместе с истёкшими.»
Шаблон описи документов личного дела для архива
Опись фиксирует состав личного дела на момент передачи в архив, с неё начинают оформление дела со сроком 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (DOCX) | Скачать |
Как отобрать, оформить и передать в архив дела постоянного хранения
Завершённые дела передают в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения в делопроизводстве (п. 47 Правил № 77). Исключение в том же пункте касается личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих: их передают через 10 лет со дня увольнения. Документы со сроком до 10 лет включительно могут оставаться в подразделении до окончания срока и последующей экспертизы. Дела постоянного хранения, со сроком «До ликвидации организации» и свыше 10 лет подлежат полному оформлению и включению в описи.
Полное оформление бумажного дела имеет количественные пределы: не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Лист-заверитель составляют отдельно и подшивают в дело, а при приёме-передаче проверяют его наличие и правильность заполнения (пп. 51, 53, 74). Полный текст требований — в Правилах, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, которые зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 № 75119 и действуют с 17.09.2023.
Электронные документы проходят тот же маршрут, меняется только техника. В интерфейсе Добыто завершённые приказы и письма переводятся во вкладку «Архив» массовым действием «В архив», а статусы согласования и подписания остаются видны в карточке документа.
Экспертиза ценности и уничтожение временных документов
Экспертизе ценности подлежат все документы независимо от носителя. Её проводит экспертная комиссия (ЭК), которую создают в организации; при сложной структуре или наличии подведомственных организаций — центральная экспертная комиссия (п. 14 Правил № 77). По примерному положению, утверждённому приказом Росархива от 11.04.2018 № 43 в редакции от 10.11.2023, в ЭК входят председатель, секретарь, представители делопроизводства, архива и основных подразделений, а представитель комплектующего архива — по согласованию.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Проекты описей и акта о выделении документов к уничтожению ЭК рассматривает одновременно (п. 28). Дальше маршрут расходится по статусу организации. Источник комплектования представляет проекты описей и акт на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения и только после её утверждения передаёт их на утверждение руководителю. Неисточник утверждает их после согласования ЭК (пп. 29-30). В акт включают только документы, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта.
После утверждения акта документы передают на переработку. Документы с персональными данными и сведениями ограниченного доступа измельчают или уничтожают способом, исключающим восстановление, а подтверждение утилизации прилагают к акту (п. 31).
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от его хранения. Срок определяют по аналогии: находят ближайший по смыслу вид документа и применяют его срок, а решение фиксируют в номенклатуре дел. Решение принимает экспертная комиссия и оформляет его, поэтому при проверке вы показываете документированное обоснование.»
Лайфхак: опись дел длительного хранения удобнее строить по работникам, а не по годам. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают сведения о конкретном человеке за весь период его работы.
Как отобрать и оформить дела постоянного хранения: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Установите статус организации: запросите у архива по месту нахождения, включена ли компания в список источников комплектования и заключён ли договор. Без включения в список действует правило «не менее 10 лет».
- Шаг 2. Проверьте, есть ли для вашей сферы отраслевой перечень. Для специфичных для отрасли документов он применяется раньше Перечня № 236.
- Шаг 3. Составьте номенклатуру дел и укажите по каждому делу статью, подпункт и примечание Перечня. Для видов документов, которых в Перечне нет, срок определите по аналогии с решением ЭК.
- Шаг 4. Определите год завершения каждого дела в делопроизводстве. Срок хранения течёт с 1 января следующего года.
- Шаг 5. Через 1-3 года после завершения передайте дела постоянного хранения, «До ликвидации организации» и свыше 10 лет в архив организации с полным оформлением: не более 250 листов, лист-заверитель, включение в опись.
- Шаг 6. Подготовьте проекты описей и акта о выделении к уничтожению и рассмотрите их на ЭК одновременно. Источник комплектования направляет их на экспертно-проверочную комиссию архивного учреждения, неисточник утверждает после согласования ЭК.
- Шаг 7. Уничтожайте только документы, срок которых истёк к 1 января года составления акта. Документы с персональными данными уничтожайте способом, исключающим восстановление, и приложите подтверждение утилизации к акту.
Электронное хранение документов постоянного срока: формат, подписи, проверка
Для электронных кадровых документов, которые оформляются без бумажного дублирования, состав и формат задаёт приказ Минтруда России от 20.09.2022 № 578н (регистрация Минюста № 70317, применяется с 01.03.2023). Основная часть документа — файл PDF/A-1A, приложения при наличии, файлы электронных подписей и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней; описание документа — отдельный XML-файл. Официальные разъяснения по переходу собраны на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте. Приказ № 578н касается документов, связанных с работой, и не служит универсальным стандартом для любых архивных электронных документов.
Комплект электронного архивного документа по правилам № 77
Для передаваемого электронного архивного документа Правила № 77 предусматривают основной файл PDF/A, файлы приложений при наличии, файлы электронных подписей при наличии и файл описания с учётными сведениями. При передаче электронных дел формируют отдельные описи по видам электронных документов, а для электронных копий бумажных документов передают PDF/A и метаданные с указанием, что документ является копией (пп. 28, 160-162).
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Комплект кадрового электронного документа включает сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемую доверенность, если подписание шло по ней. При выборе системы уточняйте, выгружает ли она такой комплект целиком в требуемом формате. При проверке, споре или смене оператора понадобятся файлы, а не изображение документа на экране.»
Внимание: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, а подписанный на бумаге хранится на бумаге: скан бумажный оригинал не заменяет.
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются в рамках тарифа, УКЭП можно получить через партнёрские удостоверяющие центры, а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически. В одном документе с двух сторон могут стоять подписи разных видов: работодатель и работник подписывают его по разным требованиям.
Метка времени и форматы CAdES: требование или техническое решение
В Правилах № 77 и приказе № 578н нет универсального требования проставлять метку доверенного времени или преобразовывать каждую подпись в формат CAdES. Усовершенствованная подпись со штампом времени и архивной меткой — технический способ сохранить проверяемость подписи после истечения сертификата, и выдавать его за общее правило архивного хранения нельзя. Решение о формате принимают при выборе системы и фиксируют в ЛНА о КЭДО.
Контроль системы хранения электронных документов
Для системы хранения электронных документов (СХЭД) Правила № 77 требуют резервного копирования и восстановления, автоматической проверки наличия и состояния документов, ежегодной проверки журналов доступа и изменений и выборочной проверки воспроизводимости. Физически обособленные электронные носители проверяют раз в 5 лет (пп. 137, 152-154).
Важный нюанс из практики: на вопрос о хранении данных вендоры отвечают общей фразой о защищённости. Просите перечислить всех, кто получит доступ к кадровым документам: в облачной схеме это может быть провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, и передача данных каждому из них должна опираться на согласие работника. Отдельно уточните, в каком виде система отдаёт архив при расторжении договора.
Реорганизация, ликвидация и архивные справки
При реорганизации негосударственной организации место и условия дальнейшего хранения документов определяют учредители или органы, уполномоченные учредительными документами (ч. 9 ст. 23 125-ФЗ). Документы о самой реорганизации хранятся постоянно (ст. 26-27 Перечня), поэтому их включают в описи правопреемника.
При ликвидации без правопреемника ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в архив по договору три группы документов: Архивного фонда РФ, по личному составу и с неистёкшими сроками хранения. Передача идёт только в упорядоченном состоянии (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ). Дела со сроком «До ликвидации организации» на этом этапе проходят экспертизу ценности, а дело фонда передаётся в государственный или муниципальный архив.
Для ликвидированной организации, зарегистрированной в Москве, запрос о документах по личному составу направляют в Главархив Москвы. Архив принимает документы только от таких организаций и перечисляет виды документов, нужных для социально-правовых справок, в порядке передачи документов по личному составу от ликвидированных организаций.
Государственные и муниципальные архивы бесплатно выдают справки и копии, связанные с пенсионным обеспечением и социальными льготами (ч. 3 ст. 26 125-ФЗ). Это правило не распространяется на любые архивные копии. Архивная справка о стаже по документам ликвидированной компании возможна, только если личные карточки, приказы и расчётные документы были переданы в упорядоченном виде.
Цена ошибки: штрафы за нарушение правил хранения документов
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ) в редакции от 04.08.2026. Санкция — предупреждение или штраф: гражданам 1 000-3 000 руб., должностным лицам 3 000-5 000 руб., организациям 5 000-10 000 руб.
Для ООО и АО сумма другая. За нарушение обязательных требований к хранению корпоративных документов статья 13.25 КоАП РФ устанавливает штраф для должностных лиц 2 500-5 000 руб., для юридических лиц 200 000-300 000 руб. Состав обязательных документов ООО задаёт ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ: участнику документы из п. 2 этой статьи предоставляют для ознакомления в течение 5 рабочих дней. Для АО ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ относит хранение к месту нахождения исполнительного органа, а порядок и сроки устанавливает Банк России.
Штраф — не единственный расход. Если журнал вводного инструктажа уничтожен до истечения 45 лет, при расследовании несчастного случая работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а выписку из журнала за весь период работы человека запрашивают в первую очередь. Уничтоженный протокол общего собрания участников восстановить нельзя, и корпоративный спор придётся вести без первичного решения.
Платформа Добыто работает по требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ, поэтому кадровые документы в ней создаются сразу в электронной форме, которая затем и хранится.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы 2026 года
Стоимость зависит от численности сотрудников и тарифа: электронный архив входит в тариф «Бизнес» и, соответственно, в «Корпорацию», которая включает всё из тарифа «Бизнес». Цены приведены по странице тарифов на 15.10.2026.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | по запросу |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
Итоговая сумма считается по числу сотрудников, подключённых к КЭДО, с учётом минимальной оплаты на тарифе «Бизнес». При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду; состав пакетов опубликован на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Отметка «Постоянно» у коммерческой компании без договора с архивом означает минимум 10 лет хранения, после которых дела уходят на экспертизу ценности, а приказы по основной деятельности и штатные расписания остаются в организации до ликвидации. Личные дела и приказы по личному составу к постоянным не относятся: для них действует срок 50/75 лет от года завершения дела. Уничтожение законно только по утверждённому акту, а электронный архив требует комплекта файлов, при котором документ и подпись можно проверить спустя годы.
В Добыто кадровые документы подписываются и попадают в электронный архив в той форме, в которой созданы, поэтому формировать электронные дела по личному составу и готовить их к экспертизе проще на той же платформе, где их оформляют.
Частые вопросы о сроках хранения документов
Устанавливает ли приказ 29н сроки хранения документов?
Нет. Приказ Минздрава России № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров. Его редакцию изменил приказ № 327н от 29.04.2026, и на 15.10.2026 применяется редакция от 29.04.2026. Сроки хранения документов о медосмотрах берут из Перечня № 236: перечни вредных и опасных факторов для обязательных медосмотров по месту утверждения хранятся постоянно (ст. 411), в других организациях — до замены новыми.
Какой срок применять к делу по личному составу, законченному ровно 1 января 2003 года?
Части 1 и 2 статьи 22.1 125-ФЗ говорят о документах, законченных делопроизводством «до» и «после» 1 января 2003 года, и саму эту дату не распределяют. Отдельного правила для неё в статье нет. Решение по таким делам принимает экспертная комиссия организации и оформляет его с обоснованием в номенклатуре дел, как и для документов, срок которых определяется по аналогии.
Сколько хранится журнал вводного инструктажа по охране труда?
Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет по ст. 423(а) Перечня № 236. Журналы проверки знаний и профилактических работ по охране труда по ст. 423(б) хранятся 5 лет, протоколы результатов обучения — тоже 5 лет (ст. 422). Выписки из журналов инструктажа прямо названы в ст. 425 в составе документов о несчастных случаях.
Хранятся ли правила внутреннего трудового распорядка постоянно, как коллективный договор?
Нет. Правила внутреннего трудового распорядка хранятся 1 год после замены новыми (ст. 381 Перечня № 236). Коллективные договоры хранятся постоянно (ст. 386), а присланные для сведения — до минования надобности. Постоянного срока для всех ЛНА как группы Перечень не устанавливает: срок каждого акта определяется его собственной строкой.
Что делать, если одно дело ведётся частично на бумаге, частично электронно?
По пп. 159-162 Правил № 77 бумажные документы такого дела сканируют и включают в электронное дело, а бумажные оригиналы формируют во втором и следующих томах. Электронные копии передают в архив в формате PDF/A с файлом метаданных, где указано, что документ является копией. Оригиналы при этом сохраняются в бумажных томах того же дела.
В какой срок работодатель выдаёт работнику копии кадровых документов?
По статье 62 ТК РФ работодатель обязан бесплатно выдать документы, связанные с работой, или их заверенные копии не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления. Архивные запросы социально-правового характера исполняются до 30 дней, сложный запрос может быть продлён ещё не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя (п. 166 Правил № 77).
