Хранение документов в компании обеспечивает сама организация: по части 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ она отвечает за сохранность архивных документов, включая документы по личному составу. Номенклатуру дел готовит работник делопроизводства, утверждает руководитель, а в действие её вводят с 1 января. Описи составляет лицо, ответственное за архив. Учёт подтверждают номенклатура, регистрационные журналы, описи и акт приёма-передачи в архив. Сроки на 2026 год задаёт приказ Росархива от 20.12.2019 № 236: приказ Минкультуры № 558 утратил силу, а приказ Минздрава № 29н касается медосмотров. Порядок зависит от срока хранения. Дела постоянного и свыше 10 лет хранения описывают и через 1-3 года после завершения передают в архив организации. Дела со сроком до 10 лет включительно по общему правилу остаются в подразделении.
Материал собирает цикл учёта, который можно проверить по документам: кто за что отвечает, каким приказом это закреплено, как дело переходит из подразделения в архив и чем компания отвечает на запрос бывшего работника. Отдельно разобраны сроки по статьям Перечня № 236, документы о приёме на работу, личное дело и пределы электронного хранения в КЭДО. Пошаговая инструкция, образцы приказов, стоимость электронного архива на 2026 год и ответы на частые вопросы находятся во второй половине статьи.
Кто отвечает за учёт и хранение документов в компании
Часть 1 статьи 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в редакции от 13.12.2024) возлагает обязанность на организацию. Она обеспечивает сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков, которые установлены федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов. Приказ о назначении ответственного распределяет работу внутри компании, но обязанность сохранности остаётся за организацией.
Распределение функций внутри компании задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приказ зарегистрирован Минюстом 06.09.2023 № 75119 и применяется с 17.09.2023 к документам постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, включая документы по личному составу. По пп. 24-25 Правил номенклатуру дел готовит работник делопроизводства. Описи составляет работник архива, в формулировке Правил это «лицо, ответственное за архив». Номенклатуру утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо.
Формулировка «лицо, ответственное за архив» позволяет закрепить архивную функцию за конкретным сотрудником, если архивного подразделения в компании нет. В кадровой практике текущую работу с документами поручают службе делопроизводства или специалисту по кадрам, а архивные функции получает назначенный ответственный. Обе роли указывают в приказе с должностями и фамилиями.
Создать собственный архив организация вправе по статье 13 125-ФЗ. Для коммерческой компании из этого права обязанность не следует. Обязанность сохранности по статье 17 действует в любом случае: дела по личному составу хранятся весь установленный срок, даже если отдельного архива нет. Для компании в Москве и в любом другом регионе действуют одни и те же федеральные нормы: 125-ФЗ, Правила № 77 и Перечень № 236.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Статья 13 закона об архивном деле даёт организации право самой создать архив и организовать хранение документов. Раз решение принимает компания, порядок хранения она выстраивает тоже сама, в рамках требований закона. Начните с приказа об ответственных: в нём должно быть названо лицо, которое отвечает за архив.»
Внимание: Трудовой кодекс обязывает организацию хранить кадровые документы, но как хранить, в нём не сказано. Сроки хранения указаны в перечнях документов.
При переходе на электронный документооборот появляется ещё одна роль: сотрудник, который подписывает документы от имени работодателя. В шаблонах Добыто для этого есть приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи. Проверьте, что в действующих приказах названы все роли: делопроизводство, архив и, если документооборот электронный, подписание.
Чем компания подтверждает учёт документов: цикл от номенклатуры до архивной справки
Проверяемый след учёта складывается из нескольких документов. У каждого звена есть исполнитель и норма, на которую можно сослаться.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Звено учёта | Кто отвечает | Чем подтверждается | Основание |
|---|---|---|---|
| Сохранность архивных документов, включая документы по личному составу | Организация, работу распределяет руководитель | Приказ о назначении ответственных | ч. 1 ст. 17 125-ФЗ |
| Номенклатура дел | Готовит работник делопроизводства, согласует экспертная комиссия (ЭК), утверждает руководитель | Утверждённая номенклатура, введённая с 1 января следующего года | пп. 7, 10-11, 24-25 Правил № 77 |
| Регистрация документов | Служба делопроизводства или кадровая служба | Регистрационный журнал или реестр; в электронной системе — учёт документа вместе с метаданными | пп. 10, 23-25 Правил № 77 |
| Оформление и описание дел постоянного и свыше 10 лет хранения, в том числе по личному составу | Работник архива (лицо, ответственное за архив) | Опись дел | пп. 24-25, 47 Правил № 77 |
| Передача дел в архив организации | Работник подразделения и лицо, ответственное за архив | Приём-передача по описи; акт (рекомендуемый образец — приложение № 30) или отметка о приёме | п. 47 Правил № 77 |
| Ответ на запрос гражданина по архивным документам | Организация, которая хранит документы | Архивная справка (рекомендуемый образец — приложение № 29) или копия архивного документа | ст. 26 125-ФЗ; Правила № 77 |
Если одно звено выпадает, дело может физически лежать в шкафу, но компания не покажет, по какой позиции номенклатуры оно учтено, когда поступил документ и кто принял дело в архив. Пройдите по строкам таблицы и для каждой найдите у себя конкретный документ: утверждённую номенклатуру, журнал, опись, акт.
Сроки хранения документов в 2026 году: какой перечень действует и что такое приказ 29н
Запросы «приказ 29н» и «приказ 558» в связи со сроками хранения приводят к актам, которые эту задачу не решают. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17.12.2019 № 1964. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н посвящён обязательным предварительным и периодическим медицинским осмотрам. Общих сроков хранения документов компании в нём нет.
Действующая база на 22.10.2026 — Перечень сроков хранения, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрированный Минюстом 06.02.2020 № 57449. Срок в нём определяют по виду документа и номеру статьи. Поэтому при составлении номенклатуры каждое дело сверяют с конкретной статьёй Перечня, и одной общей отметки о сроке для всех кадровых документов быть не может.
08.04.2026 Росархив разместил для обсуждения проект новой редакции Перечня. На дату публикации документ остаётся проектом и приказ № 236 не заменяет. Номенклатуру на 2027 год, которую утверждают в конце 2026 года, составляют по действующей редакции.
Сроки по Перечню № 236 для кадровых и распорядительных документов:
| Вид документа | Срок хранения | Статья Перечня № 236 |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет ЭПК | ст. 434 «а» |
| Трудовые договоры и соглашения к ним | 50/75 лет ЭПК | ст. 435 |
| Личные дела | 50/75 лет ЭПК | ст. 445 |
| Приказы по основной деятельности | постоянно | ст. 19 |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | 5 лет | ст. 19 «б» |
Отметку «50/75 лет» расшифровывает статья 22.1 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные до 01.01.2003, хранят 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет, если Перечень не устанавливает иной срок. Дело с приказами о приёме за 2002 год и дело с такими же приказами за 2004 год получают разные сроки, даже если стоят на одной полке.
Две строки для приказов показывают, что строку выбирают по содержанию приказа. Номер, дата и шапка документа на выбор строки не влияют. Приказы по основной деятельности и приказы по административно-хозяйственным вопросам ведут в разных делах номенклатуры, у них разные сроки: постоянно и 5 лет.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Нормативная база у финансовых документов сложнее, чем у кадровых, и требования к ним строже. Это первичные документы учёта: по ним видно, на что организация потратила средства, и они подлежат аудиту. Сроки для бухгалтерских дел сверяйте по их собственному основанию и не переносите на них сроки кадровых документов.»
Номенклатура дел, регистрация и передача в архив: порядок учёта в течение года
Номенклатуру дел по п. 7 Правил № 77 составляют для учёта дел, и на её основе формируют сами дела и описи. По пп. 10-11 её разрабатывают в конце каждого года и согласуют с ЭК. Затем номенклатуру утверждает руководитель или уполномоченное им лицо, и с 1 января следующего года она вступает в действие. Организация, которая не входит в источники комплектования государственного архива, утверждает номенклатуру самостоятельно. Полный текст требований опубликован в Правилах Росархива, утверждённых приказом от 31.07.2023 № 77, на официальном сайте Росархива.
Если номенклатуру на следующий год не утвердили до 1 января, у документов нового года нет учётной основы. Им некуда попасть по правилам, и опись по ним потом не составить. Поставьте разработку номенклатуры в календарь кадровой службы на ноябрь-декабрь, с запасом на согласование с ЭК.
Пришёл приказ или письмо: как документ попадает в учёт
Поступивший документ сначала регистрируют в журнале, реестре или электронной системе. В системе документ учитывается вместе с метаданными. После регистрации документ направляют в дело, предусмотренное номенклатурой. Регистрационная запись вместе с делом по номенклатуре позволяет через несколько лет показать, когда приказ поступил или был издан и где он хранится. Для электронных дел номенклатуру включают в систему электронного документооборота или систему хранения как справочник.
Если кадровые приказы формируются в 1С:ЗУП, модуль Добыто для 1С:ЗУП синхронизирует документы с КЭДО автоматически. Регистрационные данные в этом случае не приходится вносить в две системы вручную.
Описи и передача дел в архив организации
Дела постоянного хранения, в том числе со сроком «до ликвидации организации», и дела временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу, полностью оформляют и включают в опись. По п. 47 Правил № 77 их передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дела в делопроизводстве. Дела, законченные в 2025 году, передают в архив в пределах 2026-2028 годов. Приём-передачу проводят по описи, при этом участвуют работник подразделения и лицо, ответственное за архив. Рекомендуемый образец акта приёма-передачи дан в приложении № 30 к Правилам № 77.
Как выстроить учёт документов в компании: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Издайте приказ о назначении ответственных: кто ведёт делопроизводство и регистрацию документов, кто отвечает за архив. Обязанность сохранности по части 1 статьи 17 125-ФЗ при этом остаётся за организацией.
- Шаг 2. В конце года подготовьте номенклатуру дел на следующий год. Работник делопроизводства собирает позиции по подразделениям и сверяет каждое дело со статьёй Перечня № 236.
- Шаг 3. Согласуйте номенклатуру с ЭК и передайте её на утверждение руководителю. С 1 января номенклатура вводится в действие. Для электронных дел внесите её в систему как справочник.
- Шаг 4. Регистрируйте каждый документ в журнале, реестре или электронной системе и направляйте его в дело по номенклатуре.
- Шаг 5. После завершения дел оформите дела постоянного и свыше 10 лет хранения, включая дела по личному составу, и включите их в опись. Опись составляет лицо, ответственное за архив.
- Шаг 6. Не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения передайте дела в архив организации по описи. В передаче участвуют работник подразделения и ответственный за архив. Оформите акт приёма-передачи или отметку о приёме.
- Шаг 7. На запрос по архивным документам подготовьте архивную справку или копию архивного документа. Справку можно оформить по рекомендуемому образцу из приложения № 29 к Правилам № 77.
Документы о приёме на работу и личное дело: что подтверждает приём
По части 1 статьи 68 ТК РФ приём на работу оформляется трудовым договором. Приказ о приёме работодатель вправе издать, но издавать его не обязан. Если приказа нет, основным подтверждением приёма служит подписанный трудовой договор. Если приказ издан, его хранят в деле приказов по личному составу по ст. 434 «а» Перечня № 236. Трудовой договор относится к ст. 435.
До подписания трудового договора работника знакомят под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными ЛНА, связанными с его работой, и коллективным договором. Подписи об ознакомлении подтверждают, что работодатель выполнил эту обязанность до заключения договора. Подпись с датой позже даты договора нарушает порядок статьи 68. Сверьте даты в листах ознакомления с датами трудовых договоров хотя бы по последним приёмам.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Статья 65 ТК РФ запрещает требовать при приёме документы сверх предусмотренных законом. Состав личного дела при приёме ограничен тем, что работодатель вправе получить от работника. Копии, запрошенные сверх перечня, в личное дело не входят. Личное дело хранится 50/75 лет с отметкой ЭПК по ст. 445 Перечня № 236.
Образцы приказов о приёме и назначении ответственных за кадровые документы
Комплект закрывает оформление приёма и распределение ответственности. Если ответственный за трудовые книжки в компании ещё не назначен, начните с этого приказа.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Приказ об ответственном за КЭДО и делегировании права подписи | Скачать |
Электронное хранение кадровых документов и КЭДО: что остаётся прежним
Статья 22.1 ТК РФ введена Федеральным законом от 22.11.2021 № 377-ФЗ. Она определяет электронный кадровый документооборот как создание, подписание, использование и хранение электронных документов без дублирования на бумаге, с установленными исключениями. Учёт при переходе на КЭДО сохраняет прежнюю схему. Номенклатура, сроки по Перечню № 236, описи и передача в архив применяются к электронным делам так же, как к бумажным, меняются только носитель и способ регистрации.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Хранение электронных документов неразрывно связано с требованиями к бумажным: эти требования переносятся на электронный документооборот. Речь идёт именно о правилах хранения документа; к созданию электронного документа они отношения не имеют. Поэтому электронное дело проверяйте теми же вопросами, что и бумажное: учтено ли оно в номенклатуре, какой у него срок, где оно хранится.»
Как учитываются электронные дела в системе КЭДО
Для электронных дел номенклатура работает как справочник внутри системы электронного документооборота или системы хранения. Документы учитываются вместе с метаданными (пп. 10, 23-25 и 47-50 Правил № 77). В Добыто раздел «Документы» разбит на вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив». У каждого документа виден статус и цепочка маршрута согласования, а законченные документы переводятся в архив массовым действием «В архив».
Полезно знать: в КЭДО кадровые документы хранятся в те же сроки, что и бумажные: 50 или 75 лет для трудовых договоров и приказов по личному составу.
Когда КЭДО не применяется к кадровому документу
Статья 22.1 ТК РФ, в частности, не применяется к приказу об увольнении, трудовым книжкам и документам об инструктажах по охране труда. Для этих документов бумажный учёт сохраняется даже в компании, которая перевела остальные кадровые процессы в электронный вид. Хранение трудовых книжек закрепляют за конкретным сотрудником отдельным приказом. Проверьте номенклатуру: эти документы должны стоять в бумажных делах, а в электронной системе их не должно быть как единственного экземпляра.
Архивная справка: как компания отвечает на запрос по архивным документам
Статья 26 125-ФЗ обязывает организацию предоставлять пользователю архивные справки или копии архивных документов, «оформленные в установленном порядке». Рекомендуемый образец архивной справки приведён в приложении № 29 к Правилам, утверждённым приказом Росархива № 77. Образец обозначен как рекомендуемый, поэтому обязательность этой формы для частного работодателя Правила не устанавливают.
Справку составляют по найденному архивному документу. Скорость ответа зависит от того, учтено ли дело в номенклатуре, включено ли в опись и есть ли отметка о передаче в архив. Если описи нет, специалист ищет приказ о приёме за конкретный год перебором дел. Если опись есть, номер дела находят по ней сразу.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «От электронного архива требуется сохранность документов, их поиск, идентификация и восстановление. Любой сотрудник организации должен в кратчайшие сроки найти нужный документ, проверить его подлинность и актуальность. Параметры архива организация определяет сама, под свою специфику и в рамках требований законодательства. Проверьте, сможет ли ваш архив выдать документ для справки без ручного просмотра всех дел за год.»
Лайфхак: чтобы документ для справки находился быстро, заранее чётко определите структуру архива, установите правила индексирования, наладьте систему поиска, обеспечьте контроль доступа и регулярно проверяйте целостность данных.
Ошибки, из-за которых компания не может подтвердить хранение документов
Большинство ошибок возникает до передачи дел в архив, на этапе номенклатуры и формирования дел. Проблема становится видна позже, когда приходит запрос или проверка.
- Приказы по основной деятельности учтены вместе с административно-хозяйственными. Так бывает, когда в номенклатуре одна позиция «Приказы» на все распорядительные документы. В результате делу ставят срок 5 лет по ст. 19 «б» Перечня № 236. Приказы по основной деятельности по ст. 19 хранятся постоянно и при такой ошибке могут быть уничтожены раньше срока.
- Дела передают в архив без описи и акта. Мотив — сэкономить время при переезде или освобождении шкафов. Компания теряет подтверждение того, кто и когда принял дело. Пункт 47 Правил № 77 требует проводить приём-передачу по описи с участием работника подразделения и ответственного за архив.
- Дела сдают в архив сразу по окончании года. Мотив — освободить место в подразделении. Пункт 47 Правил № 77 устанавливает нижнюю границу: передача не ранее чем через год после завершения дела в делопроизводстве.
- Приём подтверждают только приказом по форме Т-1. Так делают по привычке к бумажному оформлению. По статье 68 ТК РФ приём оформляет трудовой договор, а приказ остаётся правом работодателя. Без договора и подписей об ознакомлении с ПВТР и ЛНА компания не докажет ни приём, ни ознакомление.
- В личное дело собирают копии документов сверх закона. Мотив — запросить документы на будущее. Статья 65 ТК РФ запрещает требовать документы, не предусмотренные законом, поэтому такие копии не должны храниться в личном деле.
Чек-лист самопроверки учёта документов
- Приказом названы ответственный за делопроизводство и лицо, ответственное за архив.
- Номенклатура на следующий год согласована с ЭК, утверждена руководителем и вводится с 1 января.
- Сроки в номенклатуре сверены со статьями Перечня № 236, ссылок на приказ № 558 в документах нет.
- Каждый документ зарегистрирован в журнале, реестре или системе и лежит в деле по номенклатуре.
- Дела постоянного и свыше 10 лет хранения, законченные от года до трёх лет назад, оформлены и включены в опись.
- На каждую передачу в архив есть опись и акт приёма-передачи или отметка о приёме.
- Для электронных дел номенклатура заведена в системе как справочник, документы учитываются с метаданными.
- Подписи работников об ознакомлении с ПВТР, ЛНА и коллективным договором поставлены до подписания трудового договора.
- Приказы об увольнении, трудовые книжки и документы об инструктажах по охране труда ведутся на бумаге.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для учёта кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и того, требуются ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 30 000 ₽ в год за 50 сотрудников | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в тариф |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» (интеграция с 1С) | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма определяется численностью и набором функций. Электронный архив и интеграция с 1С указаны в составе тарифа «Бизнес». Условия каждого уровня собраны на странице тарифов Добыто КЭДО. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Платформа заявлена как соответствующая требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных. Перед подключением сверьте с этим перечнем требования собственного ЛНА о КЭДО.
Выводы
За сохранность документов отвечает организация. Исполнителей она закрепляет приказом: работник делопроизводства готовит номенклатуру, лицо, ответственное за архив, ведёт описи и принимает дела. Подтверждением учёта служат утверждённая номенклатура, регистрационные записи, описи и акты передачи, и у каждого из этих документов есть основание в Правилах Росархива № 77. Сроки в 2026 году определяет Перечень № 236. Электронные кадровые дела подчиняются тем же правилам, кроме документов, на которые статья 22.1 ТК РФ не распространяется.
В Добыто кадровые документы проходят маршрут согласования и подписания, а затем переводятся в электронный архив; модуль для 1С:ЗУП синхронизирует их автоматически. Порядок, закреплённый приказами компании, получает электронный след по каждому документу.
Частые вопросы о хранении документов
Можно ли подшить в одно дело документы с разными сроками хранения?
Нет. Документы с разными сроками хранения в одно дело не объединяют, потому что срок дела определяется видом документа и статьёй Перечня № 236. Приказы о приёме, переводе и увольнении (ст. 434 «а», 50/75 лет ЭПК) и приказы по административно-хозяйственным вопросам (ст. 19 «б», 5 лет) ведут в разных делах номенклатуры.
Сколько хранится приказ по основной деятельности, если компания не сдаёт документы в госархив?
По ст. 19 Перечня № 236 приказы по основной деятельности хранятся постоянно. Для организации, которая не входит в источники комплектования государственного архива, «постоянно» означает хранение в самой организации не менее 10 лет. Приказы по административно-хозяйственным вопросам по ст. 19 «б» хранят 5 лет.
Нужно ли передавать в архив дела со сроком хранения до 10 лет?
По общему правилу дела со сроком хранения до 10 лет включительно остаются в структурном подразделении. Руководитель вправе решить передать их в архив организации, если в подразделении нет условий для сохранности. Полное оформление и включение в опись Правила № 77 требуют для дел постоянного и свыше 10 лет хранения.
Обязана ли компания бесплатно выдать архивную справку бывшему работнику?
Да, если справка нужна для социальной защиты, пенсионного обеспечения, получения льгот или компенсаций. По части 3 статьи 26 125-ФЗ организация в этих случаях бесплатно предоставляет архивные справки или копии архивных документов, оформленные в установленном порядке. Запрос о подтверждении стажа для пенсии попадает в эту категорию.
Сколько хранить бухгалтерские первичные документы?
Первичные учётные документы, регистры бухгалтерского учёта, бухгалтерскую (финансовую) отчётность и аудиторские заключения о ней хранят не менее 5 лет после отчётного года. Если правила организации государственного архивного дела устанавливают более длительный срок, применяется он. Первичные документы за 2025 год хранятся как минимум до конца 2030 года.
