Хранение документов в государственном органе и учреждении начинается с обязанности, которой у коммерческой компании нет: создать архив. Статья 13 закона 125-ФЗ и пункт 2 Правил, утвержденных приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, предписывают государственным органам и органам местного самоуправления создавать архивы, а организациям дают такое право, но не обязанность. Документы постоянного хранения федеральный орган хранит у себя до 15 лет, орган власти субъекта — 10 лет, орган местного самоуправления — 5 лет, затем передает их в государственный или муниципальный архив. Внутри учреждения различие проходит по статусу человека: личное дело гражданского служащего лежит в кадровой службе 10 лет со дня увольнения, а документы работника по трудовому договору хранятся по статье 22.1 закона 125-ФЗ — 50 лет для дел, законченных после 1 января 2003 года.
Разберем, что утверждается до первой описи: положение об архиве, номенклатура дел, состав экспертной комиссии, и почему у источника комплектования номенклатура раз в 5 лет уходит на рассмотрение ЭПК архивного учреждения. Покажем четыре документа, которые нельзя перевести в электронный вид, и требования Росархива к системе хранения электронных документов. Сроки по группам кадровых документов, режим архивохранилища, порядок ответа на запрос архивной справки, штрафы по статье 13.20 КоАП и стоимость электронного архива на 2026 год — во второй половине статьи.
Почему в госучреждении архив обязателен, а в компании нет
Правила № 77 действуют для государственных органов, органов местного самоуправления и организаций одновременно, но обязанности внутри них распределены по-разному. Пункт 2 Правил разделяет две конструкции: государственные органы и органы местного самоуправления муниципального района, муниципального округа, городского округа и внутригородского района архив создавать обязаны, остальные организации — вправе. Архив при этом может быть структурным подразделением, а может существовать как отдельное юридическое лицо. Деятельность архива регулируется положением об архиве, которое утверждает руководитель: без этого локального акта архив формально не создан, даже если помещение со стеллажами уже занято делами.
Вторая особенность связана со статусом источника комплектования. Госорган передает документы постоянного хранения в государственный или муниципальный архив по истечении предельного срока хранения у себя, и этот срок закреплен статьей 22 закона 125-ФЗ. Для документов по личному составу действует отдельная статья 22.1: 50 лет для дел, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних. Сроки считаются не от даты документа, а от завершения дела в делопроизводстве.
Полный текст с приложениями, включая формы описей и акта о выделении документов к уничтожению, размещен на сайте Росархива: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов 2023 года. Формы из приложений удобнее брать оттуда, чем перерисовывать из обзоров.
| Категория документов | Предельный срок хранения до передачи в архив | Основание |
|---|---|---|
| Документы федеральных государственных органов | 15 лет | ст. 22 125-ФЗ |
| Документы органов государственной власти субъекта РФ | 10 лет | ст. 22 125-ФЗ |
| Документы органов местного самоуправления | 5 лет | ст. 22 125-ФЗ |
| Документы по личному составу | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003, 75 лет для более ранних | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Записи актов гражданского состояния | 100 лет | ст. 22 125-ФЗ |
| Проектная документация по капитальному строительству | 20 лет | ст. 22 125-ФЗ |
| Научная документация | 15 лет | ст. 22 125-ФЗ |
Сроки ведомственного хранения и сроки хранения дел по личному составу заданы разными нормами и не совпадают. Управленческие документы уходят в государственный архив через 15, 10 или 5 лет, а дела по личному составу остаются в учреждении на десятилетия и передаются отдельным порядком. Площадь архивохранилища планируется по срокам хранения кадровых дел: именно они определяют, сколько метров стеллажей будет занято через двадцать лет.
Сколько хранить кадровые документы: сроки по группам
Базовый документ по срокам — Перечень типовых управленческих архивных документов, утвержденный приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 и зарегистрированный в Минюсте 06.02.2020 под номером 57449. Он применяется вместе с Правилами № 77 и законом 125-ФЗ. Для отдельных сфер действуют свои, более детализированные перечни, и для специфичных документов отрасли они имеют приоритет над общим: в здравоохранении сроки хранения медицинской документации задает Минздрав, в образовании — ведомственные перечни по личным делам обучающихся и учебным планам.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки | 50 лет для дел, законченных после 01.01.2003, 75 лет для более ранних | ст. 22.1 125-ФЗ |
| Личное дело гражданского или муниципального служащего | 10 лет в кадровой службе со дня увольнения, затем передача в архив | Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, Правила № 77 |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | 45 лет | ст. 423 Перечня № 236 |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, журналы проверки знаний | 5 лет | ст. 421-423 Перечня № 236 |
| Отчеты о специальной оценке условий труда и документы к ним | 45 лет по месту проведения, 50/75 лет при вредных и опасных условиях труда | ст. 407 Перечня № 236 |
| Журналы регистрации несчастных случаев на производстве, учета аварий | 45 лет | ст. 424 Перечня № 236 |
| Документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний | 50/75 лет | ст. 419 Перечня № 236 |
Строка 423 разделена на два подпункта с разными сроками: журналы инструктажа хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти подпункты часто подаются слитно, отсюда и путаница в номенклатурах. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о несчастном случае, то есть длительный срок не абстракция: из журнала делают выписку при расследовании, когда работник связывает заболевание с условиями труда через полтора десятка лет.
Факт: протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет, а журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте — 45 лет. Разница в девять раз: протокол подтверждает разовое событие, журнал — всю историю работы с человеком по безопасности.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Порядок работы с перечнями обратный привычному: сначала проверяем, есть ли для вашей сферы отраслевой перечень, и только потом открываем Перечень № 236. Ошибка возникает, когда кадровик находит в общем перечне похожую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Проверьте по своему виду деятельности, какой перечень для вас основной, до того как утвердите номенклатуру дел.»
Отдельная ситуация — вид документа, которого в перечне нет. Так бывает с журналом учета инструкций по охране труда и журналом их выдачи: вести их требуется, а строки под них не находится. Отсутствие в перечне не отменяет хранения: срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. При проверке вы показываете не догадку, а документированный выбор.
Электронный архив учреждения: СХЭД, форматы и проверяемость подписи
Для архивов государственных органов требования к системам заданы отдельным актом: приказом Росархива от 15.06.2020 № 69 утверждены Типовые функциональные требования к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов. Документ описывает, что СЭД и СХЭД обязаны уметь делать с документом, чтобы он не терял юридическую значимость. Если перед вами задача выбрать систему для архива органа, это и есть техническое задание, написанное регулятором.
Правила № 77 задают структуру электронного дела. Пункт 141 требует, чтобы электронный архивный документ состоял из файла основной части в формате PDF/A, файлов приложений, файлов электронных подписей и файла описания с метаданными. Передача в государственный архив идет контейнерами электронных документов: по информационно-телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях. Проверка технического состояния электронных дел и процессы конвертации и миграции форматов заложены в тех же Правилах, потому что формат, читаемый сегодня, через двадцать лет может не открыться.
Отдельная техническая задача — сохранить проверяемость электронной подписи дольше срока действия сертификата. Сертификат живет год или два, а дело — 50 лет. Решение состоит из метки времени, которая фиксирует момент подписания, и усовершенствованного формата подписи, который наращивается поверх исходного при смене криптоалгоритмов. Без этого через десять лет у вас останется файл, подлинность которого никто не подтвердит.
Проверьте электронную подпись на архивном документе
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Форма показывает, кто и когда подписал файл и действует ли сертификат. Для открепленной подписи понадобятся два файла: сам документ и файл подписи с расширением .sig.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Поставщику системы задавайте вопрос про выгрузку: что именно система отдает файлами. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится комплект — сам документ, отдельный файл подписи и машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней. Доверенность входит в комплект хранения, это подтверждается требованиями к формату электронных кадровых документов.»
Внимание: четыре вида документов в электронный вид не переводятся ни при каком составе системы: трудовые книжки, акты о несчастных случаях на производстве, приказы об увольнении и документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда. Остальные кадровые документы можно вести электронно без дублирования на бумаге.
Важный нюанс из практики: по процессу, переведенному в электронный вид, оформить документ на бумаге вы уже не сможете. Внедрение воспринимают как добавление удобного канала, хотя это замена способа оформления, и откатиться обратно по конкретному документу нельзя. Отсюда порядок работы: сначала анализ кадровых процессов и решение, что переводится, затем выбор системы.
Как организовать архив в учреждении: положение, номенклатура, комиссия
Номенклатура дел разрабатывается ежегодно в конце года, согласовывается с центральной экспертной или экспертной комиссией, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего года. Для государственных органов и организаций — источников комплектования государственного архива номенклатура один раз в 5 лет представляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения, а при изменении функций и структуры — раньше срока.
Экспертиза ценности проводится ежегодно и охватывает все документы независимо от вида носителя и способа записи. По ее итогам формируются описи дел и акт о выделении к уничтожению. В акт включаются дела, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта, и утверждает его руководитель после согласования с комиссией учреждения и ЭПК архивного учреждения. Сроки передачи дел тоже нормированы: архивные документы передаются в архив в течение одного — трех лет после завершения делопроизводства, а личные дела государственных и муниципальных служащих — по истечении 10 лет со дня увольнения.
Как организовать архив в госучреждении: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите положение об архиве приказом руководителя и определите, будет архив структурным подразделением или отдельным юридическим лицом.
- Шаг 2. Назначьте ответственного за архив и сформируйте экспертную комиссию, закрепив ее состав и порядок заседаний.
- Шаг 3. Соберите с подразделений перечень образующихся документов и составьте номенклатуру дел с индексами, заголовками и сроками хранения со ссылками на статьи перечня.
- Шаг 4. Согласуйте номенклатуру с комиссией, утвердите ее и, если учреждение является источником комплектования, направьте на рассмотрение ЭПК архивного учреждения.
- Шаг 5. Разделите дела на постоянное и временное хранение и формируйте их раздельно, включая в дело документы одного календарного года, кроме переходящих и личных дел.
- Шаг 6. Оформите завершенные дела: нумерация листов, лист-заверитель, внутренняя опись, обложка, подшивка на четыре прокола, не более 250 листов в деле на бумажном носителе.
- Шаг 7. Передайте дела в архив по описям в срок от одного года до трех лет после завершения делопроизводства и заведите учетные документы архива.
Полезно знать: форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный электронно и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка файла его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, скан вместо него в дело не подшивается.
Что проверить до первой передачи дел в архив
- Есть ли утвержденное положение об архиве и приказ о составе экспертной комиссии.
- Соответствуют ли сроки в номенклатуре действующему перечню и нет ли для вашей отрасли своего перечня.
- Разделены ли дела постоянного и временного хранения на этапе формирования, а не при передаче.
- По каким документам учреждение перешло на электронный вид и в каком формате они выгружаются.
- Кто имеет доступ к делам и зафиксирован ли этот доступ, особенно по личным делам.
- Есть ли помещение, которое выдержит режим хранения, или дела придется размещать по договору в другом месте.
В практике Добыто самое частое узкое место на этом этапе — номенклатура дел: сроки в ней проставлены по обзорам вместо текста перечня, и расхождение всплывает при первом согласовании описей. Проверка одной номенклатуры по первоисточнику занимает несколько часов и экономит повторное оформление целого годового раздела.
Образцы кадровых документов для архива и личных дел
Комплект собран под задачу формирования дел: начните с описи документов личного дела, она задает порядок для всего остального.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Приказ о приеме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Книга учета движения трудовых книжек | Скачать |
| Матрица ответственности отдела кадров | Скачать |
Личные дела: служащие и работники по трудовому договору
В государственном органе рядом живут две категории людей с разным правовым режимом. Гражданские служащие проходят службу по закону 79-ФЗ, и порядок работы с их персональными данными и ведения личного дела задан Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609: личное дело хранит кадровая служба 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего дело передается в архив. Работники по трудовому договору — обслуживающий персонал органа, весь штат бюджетного учреждения — подпадают под ТК РФ, и кадровый электронный документооборот по статьям 22.1-22.3 ТК РФ применим именно к ним.
Для служащих электронная кадровая работа развивается по другой линии. Единая информационная система управления кадровым составом гражданской службы создана постановлением Правительства РФ от 03.03.2017 № 256, и одна из ее целей — автоматизация кадровой работы, включая электронный кадровый документооборот. Смешивать две конструкции нельзя: требования ТК РФ к согласию работника на КЭДО не переносятся на служебные отношения, а порядок ведения личного дела служащего не заменяется положением о КЭДО.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Кадровые документы — это чувствительные персональные данные: сведения о семье, здоровье, доходах. Доступ ко всему кадровому массиву у кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение, потому что разграничение доступа требуется и в действующем делопроизводстве, и в архиве. Проверьте по своей системе, кто технически видит личные дела, и сократите этот список до тех, кому дела нужны по должностным обязанностям.»
Лайфхак: описи документов длительного хранения составляйте так, чтобы сведения находились по конкретному человеку, а не только по году. При несчастном случае или профзаболевании запрашивают историю конкретного работника за весь период работы, а не журнал за 2019 год.
Важный нюанс из практики: в спорах о кадровых электронных документах суд оценивает процедуру — как выдавалась подпись и как идентифицировали подписанта. В одном сюжете спор об увольнении через систему КЭДО прошел четыре этапа: районный суд отказал работнику, апелляция жалобу отклонила, кассация акты отменила, потому что в материалах не было сведений о порядке идентификации, а при новом рассмотрении работник спор выиграл. Перевесили три обстоятельства: подпись выдали работнику в день подписания заявления об увольнении, пользоваться системой он не умел и за него подписывал другой человек, а фиксировала все это собственная система работодателя.
Мы поэтому разводим во времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и отдельно проверяем, что человек способен работать в системе. Для архива это означает, что в деле должны остаться не только подписанные файлы, но и документы о выдаче подписи с датами: положение о КЭДО и перечень документов сами по себе спор не закрывают.
Архивная справка и запросы: что делает архив учреждения
Работу архива учреждения видно по скорости ответа на запрос. Срок исполнения запроса социально-правового характера — не более 30 дней с даты регистрации, в исключительных случаях руководитель продлевает рассмотрение не более чем на 30 дней с письменным объяснением причин и уведомлением заявителя. Ответ оформляется архивной справкой, архивной выпиской или архивной копией, а при отсутствии документов дается информационное письмо.
В Москве порядок для граждан описан отдельно: получение архивных справок, выписок и копий по документам Главархива идет через городские сервисы, и учреждению полезно сверять свою памятку для заявителей с этим порядком, чтобы не пересылать людей по кругу.
Подтверждение стажа и заработка обычно требуется человеку, уволившемуся 15-20 лет назад, а искать приходится по фамилии в делах, описанных по годам и подразделениям. При формальной описи запрос превращается в перебор коробок, и 30 дней уходят на поиск, а не на подготовку ответа. В сервисе Добыто поиск по электронному архиву идет по сотруднику и типу документа, и запрос закрывается в тот же день, когда зарегистрирован.
Помещение, режим хранения и проверки наличия дел
Требования к архивохранилищу конкретны, и их проверяют. Хранилище отделяется огнестойкими конструкциями, оборудуется вентиляцией, не имеет внутри водопровода и канализации и не размещается в подвалах, кроме защищенных от грунтовых вод. Для документов на бумажном носителе установлен режим 17-19 °C при относительной влажности 50-55%, суточные колебания не более 5 °C по температуре и 10% по влажности. Дела хранятся на металлических стеллажах, в шкафах или сейфах; размещение в транспортной таре, штабелях и на полу не допускается. Главный проход между стеллажами — 120 см, межстеллажный — 75 см.
Проверка наличия и состояния дел на бумажном носителе проводится не реже одного раза в 10 лет, а по документам с пометкой для служебного пользования — раз в 5 лет. Для электронных дел действует своя периодичность проверок технического состояния, и результаты проверок система сохраняет. Мы закладываем эти проверки в график работы архива сразу, вместе с графиком передачи дел из подразделений: иначе через десять лет придется восстанавливать не только дела, но и учетные документы.
Важный нюанс из практики: прежде чем выбирать облачное решение для электронного архива, запросите у поставщика не заверения о защищенности, а список лиц, которые получат доступ к данным. Обычно в этом списке не одна организация, а три: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр, выдающий подписи, и передача данных каждому из них должна иметь основание.
Ошибки в хранении и цена нарушений
Первая ошибка — уничтожить дела по формальному истечению пятилетнего срока, не сверив строку перечня. Журналы инструктажей и журналы регистрации несчастных случаев в этот срок не попадают: они хранятся 45 лет, и при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Восстановить уничтоженный журнал нечем, а доказывать проведение инструктажей придется учреждению.
Вторая ошибка — акт о выделении к уничтожению, составленный без согласования. Для источника комплектования акт утверждается руководителем только после согласования с экспертной комиссией и ЭПК архивного учреждения, а описи дел постоянного хранения проходят ту же процедуру. Уничтожение до согласования описей делает нарушение необратимым.
Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф от 1000 до 3000 рублей на граждан, от 3000 до 5000 рублей на должностных лиц и от 5000 до 10 000 рублей на юридических лиц. Состав формальный: достаточно нарушить одно из правил, утрата документов не требуется. Основные потери возникают позже штрафа: запросы о стаже, на которые нечем ответить, и трудовые споры, где подтверждающий документ отсутствует, а доказывать обстоятельства придется учреждению.
Когда электронный архив не заменит бумажный
Электронный архив не решает три задачи. Он не отменяет бумагу по документам, которые ТК РФ запрещает вести электронно: трудовые книжки, акты о несчастных случаях, приказы об увольнении, документы об инструктажах по охране труда. Он не превращает сканы в подлинники: документ, подписанный от руки, остается бумажным, а его электронный образ живет по другим правилам, чем электронный документ, созданный в электронной форме. И он не отменяет право суда истребовать подлинник, если только подлинник способен подтвердить обстоятельство дела; при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Распечатка электронного документа остается копией, и чтобы она что-то значила, ее заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Стоимость электронного архива кадровых документов и тарифы
Стоимость зависит от численности сотрудников, набора видов электронной подписи и того, нужны ли интеграция с учетной системой и электронный архив в составе решения.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | за 12 месяцев |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпускаются на всех тарифах |
| УКЭП через партнеров — удостоверяющие центры | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
Итоговая сумма складывается из численности и выбранного тарифа: электронный архив и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес», а выделенный сервер и SLA считаются отдельно. Условия и состав тарифов на дату публикации приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО, там же указана минимальная оплата по тарифу «Бизнес».
Для учреждения с требованием хранить персональные данные на собственной инфраструктуре считается вариант с выделенным сервером, и такая конфигурация рассчитывается индивидуально.
Выводы
Архив в государственном органе и учреждении держится на четырех решениях: положение об архиве, номенклатура дел со сроками по действующему перечню, экспертная комиссия и порядок передачи дел. Управленческие документы уходят в государственный архив через 15, 10 или 5 лет в зависимости от уровня органа, дела по личному составу остаются на 50 или 75 лет, личные дела служащих — 10 лет в кадровой службе после увольнения. Электронная форма меняет технику хранения, но не сроки: PDF/A, контейнер электронного дела, метка времени и усовершенствованная подпись нужны ровно для того, чтобы через десятилетия документ остался проверяемым.
Мы в Добыто занимаемся кадровой частью этой задачи: переводом документов в электронный вид с маршрутами согласования, видами подписи под каждый тип документа и электронным архивом, из которого выгружается комплект целиком, включая файл подписи. Кадровой службе учреждения это снимает ручной поиск по коробкам, когда приходит запрос о стаже за прошлое десятилетие.
Частые вопросы о хранении документов в госучреждении
Нужно ли согласовывать номенклатуру дел с архивным учреждением, если организация не источник комплектования
Представление номенклатуры на рассмотрение ЭПК архивного учреждения раз в 5 лет предусмотрено для государственных органов и организаций — источников комплектования государственного архива. Организация, не являющаяся источником комплектования, согласовывает номенклатуру со своей экспертной комиссией и утверждает приказом руководителя. Ежегодная разработка и ввод в действие с 1 января при этом сохраняются для всех.
Можно ли хранить электронные дела прямо в системе электронного документооборота
Правила № 77 разделяют функции: СЭД обеспечивает работу с документами в текущем делопроизводстве, а долговременное хранение ведется в системе хранения электронных документов. Для архивов государственных органов требования к обеим системам заданы приказом Росархива от 15.06.2020 № 69. Практический критерий простой: система должна не только показывать документ, но и выгружать электронное дело комплектом — основная часть в PDF/A, приложения, файлы подписей и описание с метаданными.
Что делать, если вида документа нет в Перечне № 236
Срок определяется по аналогии с наиболее близким по смыслу видом документа, решение принимает экспертная комиссия, а обоснование фиксируется в номенклатуре дел. Отсутствие строки в перечне не дает права не хранить документ. При проверке предъявляется документированное решение комиссии, а не устное объяснение.
Можно ли уничтожить дела с истекшим сроком хранения без согласования
Акт о выделении документов к уничтожению включает дела, срок хранения которых истек к 1 января года составления акта, и утверждается руководителем после согласования с экспертной комиссией, а для источников комплектования — и с ЭПК архивного учреждения. Уничтожение до утверждения описей дел постоянного хранения за соответствующий период недопустимо: сначала фиксируется, что остается на хранении, и только потом выделяется то, что уничтожается.
Как передать электронные дела в государственный архив
Электронные архивные документы передаются контейнерами электронных документов: по информационно-телекоммуникационной сети либо на физически обособленных материальных носителях. Контейнер формируется системой до передачи, а состав файлов внутри определен пунктом 141 Правил № 77. Заранее уточните у принимающего архива, какой способ передачи и какие носители он принимает, потому что от этого зависит подготовка выгрузки.
Что происходит с документами при ликвидации государственного учреждения
При ликвидации документы Архивного фонда Российской Федерации и документы по личному составу передаются в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив, это установлено законом 125-ФЗ. Упорядоченное состояние означает оформленные дела с нумерацией и листами-заверителями и составленные описи, поэтому подготовку начинают не в последний месяц работы комиссии, а параллельно с ликвидационными процедурами.
