Хранение документов по ГОСТ Р 7.0.8-2025, действующему с 1 марта 2025 года, — это деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов. Для работодателя за определением стоят обязанности по закону № 125-ФЗ и Правилам Росархива № 77: сохранять документы по личному составу весь установленный срок, вести номенклатуру дел, передавать завершённые дела в архив организации и уничтожать их только по акту. Сроки задаёт Перечень, утверждённый приказом Росархива № 236. Приказ о приёме на работу и личное дело хранятся 50/75 лет, приказы о ежегодных отпусках — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после этой даты — 50 лет.
Покажем, как читать отметку 50/75 ЭПК и с какой даты отсчитывать срок. Объясним, почему копия приказа по заявлению работника и ответ на архивный запрос подчиняются разным срокам: 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ и 30 календарных дней по Правилам № 77. Разберём, какие кадровые документы при КЭДО остаются на бумаге, что хранить вместе с электронным файлом и что фактически регулирует приказ 29н. Пошаговая инструкция, типовые ошибки со штрафами по КоАП РФ, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Что такое хранение документов: определение ГОСТ Р 7.0.8-2025 и закона об архивном деле
ГОСТ Р 7.0.8-2025 утверждён приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст и с 1 марта 2025 года заменил ГОСТ Р 7.0.8-2013. В пункте 44 стандарта хранение документов определено как деятельность, обеспечивающая рациональное размещение и сохранность документов. Стандарт задаёт термины делопроизводства и архивного дела, применять их рекомендовано. Юридические обязанности работодателя поэтому вытекают из закона. ГОСТ даёт единый словарь для положения об архиве, инструкции по делопроизводству и номенклатуры дел.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» работает с тем же кругом понятий. По статье 3 архивное дело — деятельность по организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов. Архивный документ — носитель идентифицируемой информации, который подлежит хранению в силу значимости. Документы по личному составу закон отдельно называет архивными документами, отражающими трудовые отношения работника с работодателем. К этой категории относятся приказ о приёме на работу, трудовой договор и личное дело.
На практике хранение кадровых документов складывается из пяти действий:
- размещение документов по делам номенклатуры;
- учёт дел;
- соблюдение срока хранения;
- разграничение доступа;
- уничтожение по акту после истечения срока.
Полезно знать: Трудовой кодекс обязывает организацию хранить кадровые документы, но порядок хранения в нём не описан. Этот порядок задают закон об архивном деле, Правила Росархива и перечни со сроками хранения.
Сверьте термины в положении об архиве и инструкции по делопроизводству с ГОСТ Р 7.0.8-2025. Если в ЛНА указан ГОСТ Р 7.0.8-2013, замените его на действующую редакцию.
Обязанности работодателя по хранению кадровых документов и ответственность за нарушения
Статья 17 закона № 125-ФЗ обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Сами сроки берутся из федеральных законов, иных нормативных правовых актов и перечней архивных документов. Статья 22 ТК РФ формулирует обязанности работодателя в общем виде. Конкретное основание для сохранения кадрового архива — закон об архивном деле. Требования федеральные: для работодателя в Москве и в любом другом регионе действуют одни и те же закон № 125-ФЗ, Правила № 77 и Перечень № 236.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Порядок работы с архивом задают Правила хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов в организациях. Их утвердил приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, Правила действуют с 17 сентября 2023 года. Реквизиты регистрации в Минюсте (06.09.2023, № 75119) приведены в сообщении Росархива о регистрации Правил № 77. Собственный архив организация создаёт самостоятельно, это право закреплено статьёй 13 закона № 125-ФЗ. Дела формируются по номенклатуре, утверждённой в организации на год.
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ в редакции на дату публикации предусматривает предупреждение или штраф:
- для граждан — от 1 000 до 3 000 рублей;
- для должностных лиц — от 3 000 до 5 000 рублей;
- для юридических лиц — от 5 000 до 10 000 рублей.
Росархив в руководстве по соблюдению обязательных требований связывает ответственность за нарушения архивного законодательства со статьёй 27 закона № 125-ФЗ и статьёй 13.20 КоАП РФ.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок в 50 лет для кадровых документов установлен не случайно. Эти документы нужны самому человеку, причём тогда, когда компании, где он работал, может уже не существовать. Проверьте, что в номенклатуре дел у приказов по личному составу, трудовых договоров и личных карточек указаны срок 50/75 лет и статья Перечня.»
Сроки хранения кадровых документов: приказ о приёме, личное дело, отпуска
Сроки для кадровых документов устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18 февраля 2020 года. Его текст размещён на официальной странице Росархива с приказом № 236. Порядок применения Перечня установлен Инструкцией, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.
Для основных кадровых документов сроки распределены по статьям 434 и 445 Перечня.
| Документ | Основание | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, увольнении | ст. 434 Перечня № 236 | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках | ст. 434 Перечня № 236 | 5 лет |
| Приказы об учебных отпусках | ст. 434 Перечня № 236 | 5 лет |
| Приказы о командировках | ст. 434 Перечня № 236 | 5 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | ст. 434, подп. «д» Перечня № 236 | 3 года |
| Личные дела руководителей и работников организации | ст. 445 Перечня № 236 | 50/75 лет ЭПК |
| Трудовые договоры, личные карточки | Перечень № 236 | 50/75 лет |
Если приказ о приёме подшит в одно дело с приказами об отпусках, всё дело придётся хранить 50/75 лет. Выделить его к уничтожению через 5 лет уже нельзя.
Запись 50/75 читается по дате завершения дела. Дела, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Отметка ЭПК означает, что по истечении срока дело проходит экспертизу ценности, и только после неё его можно выделить к уничтожению.
Лайфхак: свидетельства о рождении детей работник приносит сам, когда хочет получить налоговый вычет или дополнительные гарантии. Храните их с документами бухгалтерии, в личное дело они не идут. ИНН при приёме требовать нельзя: его отсутствие не мешает отчётности.
Отраслевые перечни и документы, которых нет в Перечне № 236
Перечень № 236 охватывает документы, общие для большинства организаций. Для отдельных сфер действуют отраслевые перечни. Для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над общим перечнем:
- в здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава;
- в образовании ведомственные перечни устанавливают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов;
- в финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Правило простое: сначала проверьте, есть ли перечень для вашей отрасли, и только потом открывайте общий. Ошибка возникает при обратном порядке. Специалист по кадрам находит подходящую строку в Перечне № 236, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Зафиксируйте в номенклатуре дел, какой перечень и какая статья применены к каждому делу.»
Важный нюанс из практики: если вида документа нет в перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и закрепляют в номенклатуре дел. При проверке организация показывает документированный выбор срока, а не догадку.
С какой даты считается срок хранения и когда передавать дела в архив
Сроки хранения исчисляются с 1 января года, следующего за годом завершения дела в делопроизводстве. Так установлено пунктом 4.1 Инструкции по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива № 237. Дело с приказами о приёме, завершённое в 2025 году, начинает отсчёт 1 января 2026 года. Дата приёма работника и дата передачи дела в архив на расчёт срока не влияют.
В работе с кадровым архивом встречаются четыре срока, и у каждого своё правило отсчёта.
| Срок | Значение | С какого момента | Основание |
|---|---|---|---|
| Хранение документов по личному составу | 50 лет; 75 лет для дел, законченных до 01.01.2003 | с 1 января года, следующего за годом завершения дела | Перечень № 236, Инструкция по приказу № 237 |
| Передача дел в архив организации | не ранее чем через год и не позднее чем через три года | с завершения дела в делопроизводстве | п. 47 Правил № 77 |
| Ответ на запрос социально-правового характера | 30 календарных дней, бесплатно | со дня регистрации запроса | пп. 178, 182 Правил № 77 |
| Выдача копий документов по заявлению работника | не позднее 3 рабочих дней, бесплатно | со дня подачи заявления | ст. 62 ТК РФ |
Заявление работника о копии приказа о приёме исполняется по статье 62 ТК РФ, и 30-дневный срок архивного запроса к нему не применяется. Срок передачи в архив ограничен с двух сторон: держать завершённые дела в подразделении свыше трёх лет Правила № 77 не позволяют. Для личных дел уволенных государственных гражданских и муниципальных служащих действует отдельное правило: их передают в архив через 10 лет после увольнения.
Истечение срока не даёт права просто выбросить документы. Их выделяют к уничтожению актом. Документы с персональными данными и сведениями ограниченного доступа уничтожают способом, исключающим восстановление содержания (пункт 31 Правил № 77).
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Как организовать хранение кадровых документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли перечень сроков хранения для вашей отрасли. Для документов, специфичных для отрасли, он имеет приоритет. Для остальных документов применяется Перечень № 236.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел и для каждого дела укажите срок хранения и статью перечня. Приказы со сроком 50/75 лет формируйте в отдельные дела от приказов со сроком 5 и 3 года.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые, а завершённые — по сроку: до 10 лет и свыше 10 лет. От этого зависит место хранения: первые остаются в работе, вторые уходят в архив.
- Шаг 4. Передайте завершённые дела в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве.
- Шаг 5. Для документов длительного хранения составьте опись, по которой можно найти сведения о конкретном работнике за весь период его работы.
- Шаг 6. По истечении срока передайте дела с отметкой ЭПК на экспертизу ценности. Документы, отобранные к уничтожению, оформите актом. Документы с персональными данными уничтожайте способом, исключающим восстановление.
Архивная справка и копия приказа о приёме: какой срок у работодателя и у архива
Копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт работнику по письменному заявлению бесплатно и не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). К таким документам относится и приказ о приёме на работу. Если компания перешла на КЭДО, документы можно выдать в электронном виде в порядке статьи 22.3 ТК РФ. Невыдача копии в срок может повлечь ответственность по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ:
- предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей для должностного лица и ИП;
- от 30 000 до 50 000 рублей для организации.
Архивная справка — один из видов ответа на архивный запрос по Правилам № 77. Её оформляют на бланке организации, подписывает руководитель или уполномоченное лицо. В тексте указывают архивные данные, на основании которых справка составлена (пункты 184-185). Запрос социально-правового характера исполняется бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации.
Факт: распечатанный электронный документ остаётся копией электронного документа. Чтобы распечатка имела значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии.
Регистрируйте заявление о выдаче копий в день поступления. Срок 3 рабочих дня считается со дня подачи, и дата регистрации подтвердит, что срок соблюдён.
Хранение электронных кадровых документов при КЭДО: что остаётся на бумаге и что хранить вместе с файлом
Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ ввёл в ТК РФ электронный кадровый документооборот. Это создание, подписание, использование и хранение документов в электронном виде без дублирования на бумаге, за установленными исключениями. Переход добровольный: на странице Минтруда об электронном документообороте в сфере труда указано, что решение принимает каждая организация самостоятельно. Там же подтверждено, что единые требования к составу и формату электронных кадровых документов по приказу Минтруда от 20.09.2022 № 578н действуют с 1 марта 2023 года.
Какие кадровые документы при КЭДО остаются бумажными
Статья 22.1 ТК РФ не допускает перевода в электронный документооборот четырёх групп документов:
- трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности;
- акты о несчастном случае на производстве;
- приказы об увольнении;
- документы о прохождении инструктажей по охране труда.
Остальные электронные документы работодатель обязан хранить весь срок, установленный архивным законодательством. Приказ о приёме, подписанный электронной подписью, хранится те же 50/75 лет, что и бумажный.
Что хранить вместе с электронным кадровым документом
Требования Минтруда к составу электронного кадрового документа означают, что храниться должен комплект файлов. В него входят сам документ в формате XML, а если документ подписан усиленной электронной подписью, то ещё отдельный файл подписи и PDF. При подписании по доверенности в комплект добавляется машиночитаемая доверенность. Правила № 77 добавляют архивные требования: электронные документы включаются в номенклатуру дел, учитываются и передаются в архив с метаданными. Подлежащие хранению данные выгружаются в программно-независимом формате (пункты 7-8 и 142-147).
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив, и проверять нужно оба набора требований. Доверенность, по которой подписан документ, входит в комплект хранения наравне с самим документом и файлом подписи. Спросите у поставщика системы, выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, в споре или при смене оператора понадобятся сами файлы: изображения на экране для этого недостаточно.»
Важный нюанс из практики: спор об увольнении по заявлению, поданному через КЭДО, прошёл четыре этапа. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и порядок подписания. Районный суд решением от 03.06.2022 по делу № 2-213/2022 и апелляция встали на его сторону. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении, решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023, работник выиграл. Подпись выдали ему в день подписания заявления, подписывал за него другой человек, и всё это зафиксировала информационная система самого работодателя.
В практике Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Проверьте у себя три вещи:
- описан ли в ЛНА порядок идентификации работника при подписании;
- фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи;
- есть ли регламент действий при поступлении заявления об увольнении.
Когда переводить кадровый архив в электронный вид преждевременно
Перевод хранения в электронный вид не решает задачу в трёх ситуациях:
- Архив прошлых лет подписан на бумаге. Документ, подписанный собственноручно, хранится на бумаге весь срок, скан оригинал не заменяет. Форма хранения определяется формой создания.
- Часть сотрудников не может самостоятельно работать в системе. Суд оценивает фактическую способность работника пользоваться системой, подпись в журнале ознакомления её не подтверждает. Если за работника подписывает другой человек, работодатель теряет доказательства.
- Сотрудники должны подписывать документы через Госключ, но не у всех есть смартфон. Неквалифицированную подпись в приложении получают при наличии учётной записи на портале госуслуг, квалифицированную — при наличии биометрического загранпаспорта. Приложение мобильное.
В практике Добыто мы закладываем пилотную группу перед развёртыванием на всю компанию. На ней видно, кто из сотрудников действительно работает в системе сам.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза. Планируя отказ от бумажного архива, посмотрите, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Приказ 29н и «пришёл приказ»: как эти запросы связаны с хранением документов
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н зарегистрирован Минюстом 29.01.2021 под № 62277. Он утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров работников и перечень медицинских противопоказаний. Сроков хранения кадровых документов приказ не устанавливает, это видно по официальной публикации приказа № 29н на портале правовой информации. Запрос «приказ 29н» рядом со словами «хранение документов» объединяет две темы: порядок медосмотров и сроки хранения документов, которые по ним возникают.
Сроки для документов, связанных с медосмотрами, берутся из Перечня № 236 по виду документа:
- перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых обязательны медосмотры, по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — до замены новыми (статья 411);
- протоколы и заключения психофизиологических обследований хранятся 50/75 лет (статья 413);
- документы о причинах заболеваемости работников — 5 лет с отметкой экспертной комиссии (статья 418).
Универсального срока хранения полученного работодателем заключения медосмотра приказ № 29н не устанавливает. Срок для такого документа определяют по его виду через Перечень и применимые отраслевые перечни.
Запрос «пришёл приказ» не соответствует какому-либо правовому термину. За ним может стоять поступление в организацию приказа или иного распорядительного документа извне. Перечень № 236 по ряду статей разделяет сроки для организации, утвердившей документ, и для других организаций. Перечни работ с вредными и опасными условиями, на которых запрещён труд лиц до 18 лет и женщин, по месту утверждения хранятся постоянно, у других организаций — до замены новыми (статья 410). Поступивший документ включают в дело по номенклатуре и хранят по сроку, который Перечень указывает для организации-получателя.
Типовые ошибки в хранении кадровых документов и их цена
Ошибки в хранении проявляются через годы: при расследовании несчастного случая, в трудовом споре или когда бывший работник связывает заболевание с условиями труда у прежнего работодателя.
- Журналы инструктажа уничтожают вместе с протоколами обучения через 5 лет. Статья 423 Перечня разделена на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Протоколы результатов обучения по охране труда хранятся 5 лет (статья 422). В обзорах эти сроки часто подают слитно. Без журнала работодатель не докажет проведение инструктажей: при расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека.
- Срок отсчитывают от даты приёма работника. Дело выделяют к уничтожению раньше срока по Перечню, а это нарушение правил хранения по статье 13.20 КоАП РФ.
- Вместо оригинала хранят копию в другой форме. Бумажный документ сканируют и уничтожают, электронный распечатывают и удаляют файл. В обоих случаях документ утрачен в той форме, в которой он создан, а суд вправе истребовать подлинник.
- Копию по заявлению работника готовят по правилам архивного запроса. Ответ через 30 календарных дней вместо 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ даёт основание для ответственности по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
Внимание: доступ ко всему кадровому массиву у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа действует и для бумажного архива, и для электронной системы.
В практике Добыто при выборе системы мы советуем запросить у поставщика список всех, кто получит доступ к кадровым документам. Как правило, в нём три участника: сам провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. Формулировка «данные хранятся защищённо» такой список не заменяет. Сверьте номенклатуру дел и порядок доступа с этими пунктами до очередного выделения документов к уничтожению.
Стоимость электронного архива кадровых документов: тарифы КЭДО
Стоимость электронного хранения кадровых документов в КЭДО зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, входит ли электронный архив в выбранный тариф.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, электронный архив, интеграция с 1С | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес»: 50 сотрудников | 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | по запросу |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив и интеграция с 1С включены в тариф «Бизнес», в перечне функций тарифа «Старт» их нет. При переходе на другой тариф разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав пакетов и цены на дату публикации, ноябрь 2026 года, приведены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Определение ГОСТ сводит хранение к размещению и сохранности документов. Для работодателя оно означает обязанность по закону № 125-ФЗ держать документы по личному составу весь срок из Перечня № 236 и уничтожать их только по акту. Срок зависит от вида документа и года завершения дела, а копия по заявлению работника и ответ на архивный запрос подчиняются разным правилам. При КЭДО срок хранения не меняется, но меняется состав того, что хранится: документ, файл подписи, доверенность и сведения о выдаче подписи. Часть документов при этом остаётся бумажной.
В Добыто электронный архив входит в КЭДО на тарифе «Бизнес» вместе с интеграцией с 1С. Порядок выдачи подписи и пилотную группу мы закладываем на этапе внедрения.
Ответы на частые вопросы о хранении кадровых документов
Можно ли хранить электронный кадровый архив у облачного провайдера?
Можно, но при передаче документов внешнему провайдеру появляется третье лицо. Передача ему персональных данных работников должна опираться на их согласие на передачу третьим лицам по 152-ФЗ. Кадровые документы содержат чувствительные сведения: о семье, здоровье, доходах. Если документы хранятся у провайдера, а подписи выпускает другой удостоверяющий центр, согласие должно охватывать всех получателей. Хранение только на внутренних серверах этот вопрос снимает.
Изменятся ли сроки хранения кадровых документов в 2026 году?
8 апреля 2026 года Росархив разместил для общественного обсуждения проект нового перечня взамен Перечня № 236. Сам проект сроков хранения не меняет: на дату публикации действует Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Федеральный закон от 13.12.2024 № 469-ФЗ изменил статью 24 закона № 125-ФЗ и добавил регулирование удалённого использования архивных документов. Сроков хранения кадровых документов эти изменения не затрагивают.
Кто определяет состав личного дела работника?
Для работников организаций, кроме государственных и муниципальных служащих, виды документов в личном деле определяет ЛНА организации. Это прямо указано в примечании к статье 445 Перечня № 236. Состав личных дел государственных и муниципальных служащих задаёт законодательство Российской Федерации. Личные дела руководителей и работников хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК, срок считается с 1 января года, следующего за годом завершения дела.
Чем электронный образ отличается от электронного документа при хранении?
По постановлению Пленума Верховного Суда РФ от 26.12.2017 № 57 электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Проверить можно по самому файлу. Если в нём есть изображение собственноручной подписи, это электронный образ, и бумажный оригинал хранится отдельно. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ, и вместе с ним хранится файл подписи.
Сколько хранить документы по специальной оценке условий труда?
По статье 407 Перечня № 236 отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним хранятся по месту проведения 45 лет. К таким документам относятся протоколы, заключения, карты СОУТ, декларации соответствия и перечни мероприятий. При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50/75 лет, в других организациях — 5 лет. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет (статья 414).
Сколько хранить документы о несчастных случаях на производстве?
Книги, журналы регистрации и базы данных несчастных случаев на производстве и учёта аварий хранятся 45 лет (статья 424 Перечня № 236). Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа, по месту составления хранятся 45 лет. При крупном материальном ущербе и человеческих жертвах их хранят постоянно, в других организациях — 5 лет (статья 425). Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний хранятся 50/75 лет (статья 419).
