Акты уничтожения документов и сроки хранения как оформить и сколько хранить акт

Акты уничтожения документов и сроки хранения связаны одним правилом: в акт о выделении к уничтожению попадают только дела, срок хранения которых истёк к 1 января года, в котором составлен акт. Срок берётся из Перечня типовых управленческих архивных документов (приказ Росархива от 20.12.2019 № 236) или отраслевого перечня, форма акта — из приложения № 3 к Правилам по приказу Росархива от 31.07.2023 № 77. Акт согласует экспертная комиссия, утверждает руководитель, и только потом бумага уходит на утилизацию. Кадровые документы по личному составу хранятся 50 лет, если закончены после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Если организация — источник комплектования государственного или муниципального архива, акт сначала утверждает ЭПК архивного учреждения; если нет, достаточно согласования своей ЭК.

Материал помогает отобрать дела без ошибки в сроке, заполнить 8 граф акта, провести его через комиссию и отдельно оформить уничтожение электронных документов и персональных данных. Отдельно разобраны документы, которые выбрасывают раньше срока. Сколько хранить сам акт, чем грозит уничтожение без него, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Когда документ можно включить в акт: правило 1 января и проверка срока

Срок хранения считается не с даты документа, а с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством: с этой даты документы по пункту 12 Правил № 77 становятся архивными. Пример расчёта: дело со сроком 5 лет закрыто в 2020 году, отсчёт начинается 1 января 2021 года, срок истекает 1 января 2026 года, и дело можно включить в акт, составленный в 2026 году. Дело того же вида, закрытое в 2021 году, в этот акт не попадает, даже если отдельные документы в нём датированы январём.

Срок ищут по номенклатуре дел, а номенклатуру сверяют с перечнем. Перечень № 236 зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Для отдельных сфер действуют ведомственные перечни: в здравоохранении сроки для медицинской документации устанавливают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни для личных дел студентов и учебных журналов, в финансовом секторе — указания Банка России. Для отраслевых документов такой перечень имеет приоритет над общим.

Дела с отметкой «ЭПК» при сроке хранения в акт целиком не включают. Пункт 27 Правил требует полистного просмотра, а для электронных документов — подокументного: документы постоянного хранения из таких дел выделяют и присоединяют к однородным делам. В акт идут только оставшиеся документы временного хранения, и отметка «ЭПК» в акте уже не ставится. Снижать нормативно установленные сроки хранения запрещено пунктом 33 Правил, поэтому решение комиссии «хранить меньше» юридической силы не имеет.

Сроки хранения кадровых документов и документов по охране труда

Таблица собирает документы, которые чаще всего оказываются в акте по ошибке, и документы, которые в него попадают законно через 1-5 лет.

Документы по личному составу, штатные расписания и журналы инструктажей в ежегодный акт практически никогда не попадают: их сроки перекрывают жизнь большинства компаний. Реальный кандидат на уничтожение в кадровой службе — обучение, проверка знаний, ведомости выдачи СИЗ и закрытые без происшествий наряды-допуски.

Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Протокол проверки знаний фиксирует разовое событие, и через три года его сменит новая проверка, поэтому ему хватает 5 лет. Журнал инструктажей доказывает, что с человеком работали по безопасности всё время его работы, и понадобится он, когда бывший работник через двадцать лет свяжет заболевание с условиями труда. Закончившийся журнал уходит в архив на 45 лет, а не в акт на уничтожение. Прежде чем подписывать акт, проверьте, нет ли в нём журналов инструктажа под видом журналов проверки знаний.»

Перед составлением акта откройте номенклатуру дел за год, в котором закончены дела, и сверьте каждую строку с действующей статьёй Перечня № 236 или отраслевого перечня: номер статьи потом переносится в графу 7 акта.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Экспертная комиссия и порядок согласования акта

Без экспертной комиссии акт о выделении к уничтожению не согласовать: пункт 19 Правил № 77 закрепляет за ЦЭК (ЭК) ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения и согласование проектов актов. ЭК создаётся приказом руководителя и работает по положению, которое пишут на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43). ЦЭК создают государственные органы и организации со сложной структурой или подведомственными организациями, в обычной компании достаточно ЭК. Если организация — источник комплектования архива, положение об ЭК дополнительно согласуется с ЭПК архивного учреждения.

Экспертиза ценности проводится ежегодно, при составлении номенклатуры, при подготовке дел к передаче в архив организации или в государственный архив и при выделении дел к уничтожению. Пункт 17 Правил прямо запрещает уничтожать документы до экспертизы ценности и до утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу. Поэтому проект акта, описи постоянного хранения и описи по личному составу ЭК рассматривает на одном заседании.

Кто согласует и утверждает акт: сценарии

Маршрут акта зависит от статуса организации по отношению к государственному (муниципальному) архиву и от носителя документов.

Проверить статус просто: если с государственным или муниципальным архивом нет соглашения о передаче документов и архив не включал организацию в список источников комплектования, работает первая строка таблицы. При сомнении запрос направляют в архив по месту регистрации, для Москвы — в городское архивное ведомство.

Важный нюанс из практики: часть обязательных документов в Перечне № 236 не названа. Пример из обсуждений кадровиков — журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи. Отсутствие строки не разрешает уничтожение: срок определяют по аналогии с ближайшим видом документа, например со сроком самих инструкций или журналов инструктажей, решение принимает ЭК и фиксирует его в протоколе и номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор, а не догадку.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Ошибка обычно возникает в порядке поиска. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Сначала проверьте, есть ли ведомственный перечень для вашей сферы, и только потом берите общий. Там, где своя специфика обучения, почти всегда будет и своя специфика хранения.»

Как оформить акт о выделении к уничтожению документов

Рекомендуемый образец акта приведён в приложении № 3 к Правилам № 77. Полный текст Правил с приложениями опубликован на сайте Федерального архивного агентства в разделе Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования архивных документов: там же можно сверить описи и другие формы, которые рассматриваются вместе с актом.

Шапка акта содержит наименование организации, номер и дату акта, гриф «УТВЕРЖДАЮ» с должностью руководителя, подписью, расшифровкой и датой. Затем идёт фраза-основание: «На основании [название и выходные данные перечня] отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы». Табличная часть состоит из 8 граф:

1. № п/п.
2. Заголовок дела (групповой заголовок документов).
3. Годы.
4. № описи.
5. № единицы хранения по описи (индекс по номенклатуре дел).
6. Количество единиц хранения (дел).
7. Сроки хранения и номера статей по перечню.
8. Примечания.

Под таблицей делают итоговую запись: количество единиц хранения цифрами и прописью и годы, например «5 (пять) ед. хр. за 2016-2019 годы». Источник комплектования указывает, каким протоколом ЭПК утверждены описи дел постоянного хранения за те же годы. Акт подписывает руководитель архива, а если архивное хранение организует сам руководитель организации — лицо, ответственное за архив. Внизу два грифа: «СОГЛАСОВАНО» с протоколом ЭК и «УТВЕРЖДЕН» с протоколом ЭПК, второй заполняют только источники комплектования.

Когда дела уничтожают в подразделениях до передачи в архив, форму адаптируют по методическим рекомендациям Росархива: из заголовка убирают слово «архивных», номер фонда не указывают, графы 4 и 5 не заполняют, а индекс дела по номенклатуре пишут в графе 8. Если документы закончены до 18.02.2020, в графе 7 ставят сроки и статьи действующего Перечня № 236, а старый срок из номенклатуры можно отразить в примечании. Решение о применении нового перечня к старым делам фиксируют в протоколе ЭК.

Как подготовить и утвердить акт: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел с Перечнем № 236 и отраслевым перечнем, выпишите статьи для каждого вида дел.
2. Шаг 2. Соберите предложения к акту от структурных подразделений: какие дела и за какие годы подлежат уничтожению (подпункт «г» пункта 23 Правил).
3. Шаг 3. Отберите дела, срок которых истёк к 1 января текущего года. Дела с отметкой «ЭПК» просмотрите полистно и выделите документы постоянного хранения.
4. Шаг 4. Составьте проект акта по приложению № 3. Проект подписывает руководитель службы делопроизводства и визирует руководитель архива.
5. Шаг 5. Вынесите проект акта на заседание ЭК вместе с описями дел постоянного хранения и по личному составу, оформите протокол.
6. Шаг 6. Источнику комплектования — направьте проект акта в 2 экземплярах на ЭПК архивного учреждения одновременно с описями постоянного хранения и дождитесь утверждения.
7. Шаг 7. Передайте акт на утверждение руководителю или уполномоченному лицу. До утверждения дела остаются на хранении.
8. Шаг 8. После утверждения уничтожьте документы и приложите к акту документ, подтверждающий утилизацию.

Уничтожение бумажных, электронных документов и персональных данных

Утверждённый акт разрешает уничтожение, но сам его не подтверждает. По пункту 31 Правил № 77 бумажные дела передают в организацию, занимающуюся переработкой вторсырья, а документ, подтверждающий утилизацию, прикладывают к акту. Документы с персональными данными, с пометкой «Для служебного пользования» и с другой информацией ограниченного доступа уничтожают внутри организации: шредированием или иным способом, исключающим восстановление содержания. Переработчику передаются уже бумажные отходы. Кадровые дела почти всегда содержат персональные данные, поэтому для них вывоз целых папок подрядчику по одному акту выполнения работ не соответствует Правилам.

Электронные документы, не подлежащие хранению, оформляют отдельным актом (п. 28 Правил). Система хранения электронных документов по требованиям Правил должна формировать проекты актов, уведомлять об истечении сроков хранения и удалять включённые в неё электронные архивные документы вместе с резервными экземплярами в соответствии с актом. Удаление файла из папки без удаления резервной копии уничтожением не считается: документ физически остаётся у организации.

Для долгого хранения электронного документа важна проверяемость подписи через десятки лет: сертификат подписанта истечёт задолго до конца срока хранения. Для этого к подписи добавляют метку времени, а при смене криптоалгоритмов формируют усовершенствованную подпись поверх старой. Требования к стратегии сохранности описаны в ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»: читаемость, аутентичность, конвертация, миграция и безопасность.

В Добыто кадровые документы подписываются ПЭП, УНЭП и УКЭП и попадают в электронный архив в той форме, в которой созданы, поэтому вопрос «распечатать или хранить файл» не возникает. Сроки хранения электронных документов в КЭДО те же, что для бумажных: статья 22.3 ТК РФ отдельного сокращённого срока для них не вводит.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Акт об уничтожении персональных данных: отдельный документ

Акт о выделении к уничтожению по Правилам № 77 и акт об уничтожении персональных данных по приказу Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179 — разные документы с разными реквизитами и сроками. Требования Роскомнадзора действуют с 1 марта 2023 года по 1 марта 2029 года. Второй акт нужен, когда персональные данные уничтожаются по основаниям 152-ФЗ: достигнута цель обработки, отозвано согласие, истёк срок. Сам 152-ФЗ не распространяется на хранение, комплектование, учёт и использование архивных документов, поэтому истечение архивного срока — основание для акта по Правилам № 77.

Акт по приказу № 179 содержит наименование оператора, ФИО субъектов, чьи данные уничтожены, перечень категорий персональных данных, способ, причину и дату уничтожения. При автоматизированной обработке к акту добавляется выгрузка из журнала регистрации событий информационной системы персональных данных. Акт в электронной форме, подписанный электронной подписью, равнозначен бумажному. Акт и выгрузку хранят 3 года с момента уничтожения персональных данных.

Сколько хранить сам акт и что остаётся после уничтожения

Для акта о выделении к уничтожению ответ зависит от того, какой экземпляр имеется в виду. Проект акта структурного подразделения составляется в 2 экземплярах: один передаётся в службу делопроизводства, второй остаётся в делах подразделения на 3 года. Сводный акт организации в комментариях к Перечню № 236 читается по-разному: встречаются и позиция «постоянно», и позиция «3 года». Для обществ с ограниченной ответственностью и ИП отдельный срок нигде не прописан, и практика ориентируется на требования для акционерных обществ — постоянное хранение.

Мы рекомендуем хранить утверждённый сводный акт вместе с протоколом ЭК и документом об утилизации постоянно. Причина практическая: это единственное доказательство, что документ уничтожен законно, а не утрачен. В судебных спорах работодатели подтверждают актом на уничтожение, почему не могут выдать копии документов с истёкшим сроком, а суды принимают акт и приказ о назначении экспертной комиссии как доказательства. Акт об уничтожении персональных данных при этом хранится 3 года по приказу № 179.

Важный нюанс из практики: хранение удобно организовать в 4 шага. Сначала документы делят на текущие и завершённые; завершённые — по порогу 10 лет: до 10 лет протоколы, приказы, инструкции, свыше 10 лет журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда. Внутри категории дела сортируют по видам, а внутри вида — по годам от старых к новым. Последний шаг — номенклатура дел со сроками и статьями перечня. От порога 10 лет зависит место хранения: дела до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, дела длительного хранения уходят в архив.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Документы длительного хранения достают редко, но в критической ситуации, когда искать некогда: при несчастном случае или профзаболевании. Ищут тогда не журнал за конкретный год, а историю конкретного человека. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить так, чтобы по ней находились сведения по работнику, а не только по годам.»

В интерфейсе Добыто подписанные документы переносятся в архив массовым действием «В архив», а маршрут согласования и статусы остаются привязаны к документу. Перед ежегодным отбором дел к уничтожению проверьте, что в описи длительного хранения каждый документ находится по ФИО работника.

Ошибки при уничтожении документов и их цена

Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов наказывается по статье 13.20 КоАП РФ: предупреждение или штраф для граждан от 1 000 до 3 000 рублей, для должностных лиц от 3 000 до 5 000 рублей, для юридических лиц от 5 000 до 10 000 рублей. Сумма штрафа невелика, дороже обходится другое. Без документа организация не выдаст работнику копии документов, связанных с работой, которые статья 62 ТК РФ требует выдать не позднее 3 рабочих дней со дня заявления. Без журнала инструктажей она не докажет проведение инструктажа при расследовании несчастного случая или профзаболевания.

Пять типовых ошибок

• Срок считают от даты документа. Кадровик торопится освободить место и включает в акт дело, закрытое в прошлом году. Правильный отсчёт — с 1 января года, следующего за годом окончания дела, а в акт идёт только то, что истекло к 1 января года составления акта.
• Путают журналы. Журнал проверки знаний хранится 5 лет, журнал инструктажа — 45 лет. Уничтоженный журнал инструктажа не восстановить, и доказывать проведение инструктажей при расследовании придётся работодателю.
• Уничтожают до экспертизы и утверждения описей. Пункт 17 Правил № 77 запрещает уничтожение до утверждения описей постоянного хранения и согласования описей по личному составу.
• Сканируют и выбрасывают оригинал. Бумажный документ хранится на бумаге весь срок, скан его не заменяет.
• Вывозят кадровые дела целиком. Документы с персональными данными шредируют внутри организации, подрядчику передают отходы.

Когда акт о выделении к уничтожению не оформляют

Акт не нужен и не подходит в четырёх ситуациях. Первая — срок хранения ещё не истёк: документ остаётся в архиве, решение комиссии «хранить меньше» запрещено пунктом 33 Правил. Вторая — документ неисправимо повреждён: составляется акт о неисправимых повреждениях архивных документов по приложению № 19 к Правилам, его утверждает руководитель по согласованию с ЭК. Третья — документ не найден: после исчерпания путей розыска оформляется акт о необнаружении архивных документов (пункт 104 Правил). Четвёртая — ликвидация организации: документы по личному составу по 125-ФЗ передаются в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив, а не уничтожаются. Архивную справку о стаже и заработке бывший работник ликвидированной компании получает уже в этом архиве.

Чек-лист перед подписанием акта

• Для отрасли проверен ведомственный перечень, он применён раньше общего.
• У каждой строки акта есть статья Перечня № 236 или отраслевого перечня, срок истёк к 1 января года составления акта.
• Дела с отметкой «ЭПК» просмотрены полистно, документы постоянного хранения выделены.
• Описи постоянного хранения и по личному составу рассмотрены ЭК на том же заседании, протокол оформлен.
• В акте нет журналов инструктажа, норм выдачи СИЗ, документов о несчастных случаях и профзаболеваниях.
• Электронные документы вынесены в отдельный акт, резервные экземпляры включены в удаление.
• Для документов с персональными данными запланировано шредирование внутри организации.
• Для видов документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии и решение ЭК зафиксировано.

Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли электронный архив и интеграция с 1С.

Электронный архив входит в тариф «Бизнес», УКЭП для подписания от лица компании выпускается через партнёров — удостоверяющие центры. Условия по каждому тарифу и порядок пересчёта при смене тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО, повысить или понизить тариф можно в любой момент.

Выводы

Законное уничтожение держится на трёх вещах: сроке по действующему перечню, истёкшем к 1 января года составления акта, решении экспертной комиссии и утверждении руководителя, а для источников комплектования — ещё и ЭПК архива. Документы по личному составу, журналы инструктажей и нормы выдачи СИЗ в ежегодный акт почти никогда не попадают, а электронные документы и персональные данные требуют своих актов. Утверждённый акт с протоколом и подтверждением утилизации — единственное доказательство, что дело уничтожено, а не утеряно.

Добыто закладывает эти правила в кадровый электронный документооборот: документы хранятся в той форме, в которой подписаны, и уходят в архив с полной историей согласования, поэтому к моменту отбора дел понятно, что и когда можно выделять к уничтожению.

Частые вопросы

Нужна ли экспертная комиссия в небольшой компании?

Да. Правила № 77 не делают исключений по численности: пункт 17 запрещает уничтожение до экспертизы ценности, а пункт 18 требует создать ЦЭК (ЭК) приказом и утвердить положение на основе Примерного положения об экспертной комиссии организации (приказ Росархива от 11.04.2018 № 43). В небольшой компании в комиссию обычно включают работников, отвечающих за кадры, бухгалтерию и делопроизводство.

Что делать, если документы выбросили без акта?

Задним числом акт о выделении к уничтожению не составляют: он утверждается до уничтожения. Организация проводит розыск документов, и если пути розыска исчерпаны, оформляет акт о необнаружении архивных документов по пункту 104 Правил № 77, который рассматривает ЭК. Ответственность по статье 13.20 КоАП РФ этот акт не снимает: для юридического лица это штраф от 5 000 до 10 000 рублей.

Можно ли уничтожить документы, испорченные затоплением или пожаром?

Для этого есть отдельный документ — акт о неисправимых повреждениях архивных документов по пункту 106 Правил № 77 (рекомендуемый образец — приложение № 19). Акт утверждает руководитель организации по согласованию с ЦЭК (ЭК). Если повреждены документы Архивного фонда РФ, акт дополнительно представляется на ЭПК архивного учреждения.

Может ли бывший работодатель отказать в копии приказа о приёме на работу, сославшись на уничтожение?

Приказы по личному составу, в том числе о приёме на работу, хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних дел (статья 22.1 125-ФЗ). В ежегодный акт на уничтожение такие приказы не попадают. Копии документов, связанных с работой, статья 62 ТК РФ требует выдать не позднее 3 рабочих дней со дня письменного заявления.

Нужно ли переделывать старые акты под Перечень № 236?

Нет. Сроки Перечня № 236, действующего с 18.02.2020, применяются ко всем документам, законченным делопроизводством, в том числе до этой даты, но за исключением документов, уже внесённых в описи постоянного хранения и в акты о выделении к уничтожению, утверждённые до вступления перечня в силу. Новые акты на дела прошлых лет составляют уже со сроками и статьями Перечня № 236.

Хранится ли акт об уничтожении персональных данных столько же, сколько архивный акт?

Нет. Акт об уничтожении персональных данных и выгрузку из журнала регистрации событий информационной системы хранят 3 года с момента уничтожения данных (пункт 8 Требований, утверждённых приказом Роскомнадзора от 28.10.2022 № 179). Акт может быть электронным, если подписан электронной подписью по законодательству РФ.