Единица хранения документов что это такое и как ее правильно сформировать

Единица хранения документов — учётная и классификационная единица архива. По пункту 142 ГОСТ Р 7.0.8-2025 это физически обособленное дело на бумаге, электронное дело или обособленный носитель аудиовизуальных документов, сформированные на основании определённых признаков. В кадровой службе единица хранения — дело с индексом и заголовком из номенклатуры дел. Формируют его по Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Документы постоянного и временного срока разводят по разным делам, в дело включают один экземпляр каждого документа одного календарного года. Бумажное дело ограничено 250 листами при толщине корешка не более 4 см. Порядок различается по носителю: бумажное дело нумеруют, оформляют листом-заверителем и подшивают, электронное ведут в системе хранения с метаданными. В смешанном деле электронные документы составляют первый том, бумажные — второй и последующие.

Материал помогает собрать номенклатуру так, чтобы из неё складывались правильные дела, и проставить срок хранения по Перечню № 236 с учётом исключений из правила 50 и 75 лет. Он также показывает, как не смешать в одном деле документы с разными сроками. Отдельно разобраны личное дело, переходящие дела и электронные документы КЭДО, которые распечаткой не заменяются. Пошаговая инструкция по оформлению бумажного дела, сценарная таблица группировки, стоимость электронного архива в КЭДО на 2026 год и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.

Что такое единица хранения: определение по ГОСТ Р 7.0.8-2025 и 125-ФЗ

С 1 марта 2025 года термины делопроизводства и архивного дела закреплены в ГОСТ Р 7.0.8-2025, который заменил редакцию 2013 года. Стандарт утверждён приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст. Его статус и дату введения можно сверить в карточке ГОСТ Р 7.0.8-2025 в реестре Росстандарта.

Пункт 142 стандарта называет единицу хранения архивных документов учётной и классификационной единицей. В неё входит одно из трёх: физически обособленное дело на бумажном носителе, электронное дело или физически обособленный носитель аудиовизуальных документов (документа, части документа). Единица хранения формируется на основании определённых признаков. Учётной её делает включение в опись, классификационной — место в номенклатуре дел, где за ней закреплены индекс и заголовок.

Определение дела в том же стандарте шире. Дело (электронное дело) — физически обособленная или логически определённая единица классификации и систематизации в документальном фонде организации. В неё входят документ или совокупность документов по одному вопросу или участку деятельности с одинаковым сроком хранения. Номенклатура вводится с 1 января, поэтому заголовок дела существует раньше, чем в деле появляется первый документ.

В статье 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» отдельного определения единицы хранения нет. Закон использует этот термин внутри понятия упорядочения архивных документов. Упорядочение — это комплекс работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел). Для бумажных кадровых документов практический смысл такой: единица хранения — оформленное дело или том. На обложке у него стоят индекс и заголовок по номенклатуре, крайние даты, количество листов и срок хранения.

Собственный архив можно проверить по одному признаку. У папки без индекса и заголовка из утверждённой номенклатуры статуса единицы хранения пока нет: документы в ней ещё предстоит сформировать в дело и оформить.

Номенклатура дел, дело, опись и обложка: чем они различаются

Пункт 10 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, называет номенклатуру дел основой для формирования дел и составления описей дел. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 № 75119 и действует с 17.09.2023. По пунктам 11-13 завершённые документы формируют в дела по номенклатуре. Номенклатуру составляют ежегодно, утверждает её руководитель организации, а вводится она с 1 января следующего года.

Текст Правил с приложениями, включая рекомендуемую форму номенклатуры и образец обложки дела, опубликован на официальной странице Правил № 77 на сайте Росархива.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Статья 13 125-ФЗ даёт организации право создать собственный архив и организовать хранение документов. В конце каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив на хранение.

У шести элементов архивной работы разные функции и разное время появления:

Номенклатура задаёт будущие дела года, опись фиксирует уже сформированные единицы хранения. Нормативный срок хранения на обложку и в опись переходит из номенклатуры. Поэтому ошибку в сроке исправляют в номенклатуре, иначе она повторится на всех делах с этим заголовком.

Что проверить в номенклатуре до того, как заводить дела на год

• Номенклатура утверждена руководителем и введена с 1 января текущего года.
• Для каждого заголовка указаны срок хранения и статья Перечня № 236 или отраслевого перечня.
• Проверено, действует ли для вашей отрасли специальный перечень.
• Заголовки электронных и смешанных дел внесены в номенклатуру, носитель отмечен в графе «Примечания».
• Документы постоянного и временного сроков, а также документы с разными временными сроками стоят под разными заголовками.
• Для видов документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, решение экспертной комиссии оформлено.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Отсутствие вида документа в перечне от хранения не освобождает. Срок определяют по аналогии: находят ближайший по смыслу вид документа и применяют его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, и при проверке вы предъявляете документированное обоснование. Пройдите по своей номенклатуре и найдите заголовки без ссылки на статью перечня: каждый из них закрывается решением комиссии.»

Как группировать документы в дело: правила пункта 49

Пункт 49 Правил № 77 определяет, какие документы попадают в одно бумажное дело и какие расходятся по разным:

• документы постоянного и временного срока хранения группируют в отдельные дела;
• в дело включают документы, которые по содержанию соответствуют заголовку дела по номенклатуре, а заголовок уточняют по фактическому составу и содержанию документов;
• в дело включают один экземпляр каждого документа;
• в дело группируют документы одного календарного года; исключения — переходящие дела, личные дела, которые формируются весь период работы лица в организации, и дела, ведение которых в течение определённого или длительного периода связано с отраслевой спецификой;
• приложения, листы ознакомления, листы согласования и резолюции остаются вместе с основным документом;
• приказы группируют по срокам хранения;
• личное дело заводят отдельно на каждого работника, документы в нём располагают хронологически по мере поступления;
• черновики, дублеты и документы, подлежащие возврату, в дело не включают.

Правило о сроках действует и для документов одного процесса. В обучении по охране труда протоколы, программы и журналы относятся к одной теме. Перечень № 236 устанавливает для них разные сроки, и в одно дело они не помещаются.

Сценарная таблица: группировка типовых кадровых документов

Пункт 49 Правил № 77 и определение дела по ГОСТ Р 7.0.8-2025 задают разный порядок для разных ситуаций:

Правило одного календарного года не действует в двух сценариях из семи: для личного дела и переходящего дела. Остальные дела закрывают по итогам года и передают в архив.

Сроки хранения кадровых документов: где их брать для номенклатуры

Статья 22.1 125-ФЗ задаёт базовый срок для документов по личному составу. Законченные делопроизводством до 1 января 2003 года хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Часть 4 той же статьи содержит исключение: правило не применяется, если перечень установил для конкретного вида документа иной срок. Поэтому срок 50 или 75 лет не проставляют в номенклатуре механически для любого кадрового документа: его проверяют по виду документа.

Сроки по видам документов устанавливает Перечень типовых управленческих архивных документов. Он утверждён приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Текст приказа размещён на официальной странице Перечня № 236 на сайте Росархива, и каждую строку номенклатуры сверяют с ним по номеру статьи.

Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу, в том числе приказ о приёме на работу, хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним завершено после 1 января 2003 года. Для более ранних документов срок — 75 лет. Эти документы нужны прежде всего самому работнику, причём понадобиться они могут тогда, когда компании уже не существует.

Во что обходится ошибка в сроке хранения дела

Ошибка в сроке обнаруживается, когда документ уже уничтожен. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда. Другой вариант — несчастный случай с человеком, отработавшим 20 лет, и расследование поднимает всю историю его инструктажей. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Статья 425 Перечня № 236 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае.

Если журнал уничтожили вместе с пятилетними протоколами обучения, работодатель не докажет проведение инструктажей, а доказывать придётся ему. Проверьте, в каких делах у вас лежат закончившиеся журналы инструктажа и какой срок стоит на их обложках.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Как оформить бумажное дело: лист-заверитель, внутренняя опись, обложка

Полное оформление по пунктам 50-51 Правил № 77 включает нумерацию листов, лист-заверитель, внутреннюю опись для предусмотренных категорий дел, оформление обложки и подшивку или переплёт. Дело на бумажном носителе не должно содержать более 250 листов при толщине корешка не более 4 см. Обложку оформляют по рекомендуемому образцу из приложения № 6. Пункты 58-60 требуют указать на ней крайние даты, количество листов и нормативный срок хранения.

Пункт 48 распространяет полное оформление и включение в опись на две группы дел. Первая — дела постоянного хранения, в том числе со сроком «до ликвидации организации». Вторая — дела временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу. В кадровой службе под это требование попадают трудовые договоры, личные карточки и приказы по личному составу со сроком 50 и 75 лет.

Как сформировать единицу хранения из кадровых документов: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Найдите заголовок в номенклатуре дел текущего года и выпишите индекс, срок хранения и статью перечня. Если вида документа нет в перечне, срок определяют по аналогии решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре.
2. Шаг 2. Отберите документы: по одному экземпляру каждого, без черновиков, дублетов и документов, подлежащих возврату. Приложения, листы ознакомления и согласования, резолюции оставьте при основном документе.
3. Шаг 3. Разведите документы по срокам. Документы постоянного и временного хранения формируют в разные дела, приказы группируют по срокам хранения.
4. Шаг 4. Проверьте период. В дело входят документы одного календарного года, кроме личных и переходящих дел. В личном деле документы располагают хронологически по мере поступления.
5. Шаг 5. Уточните заголовок дела по фактическому составу и содержанию документов.
6. Шаг 6. Пронумеруйте листы, составьте лист-заверитель и, если категория дела этого требует, внутреннюю опись. Проверьте лимит: не более 250 листов при толщине корешка не более 4 см.
7. Шаг 7. Оформите обложку по образцу приложения № 6 к Правилам № 77: крайние даты, количество листов, нормативный срок хранения. Подшейте или переплетите дело.
8. Шаг 8. Включите в опись дела постоянного хранения и дела со сроком свыше 10 лет, в том числе по личному составу.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Завершённые документы удобно делить по порогу 10 лет, потому что от него зависит физическое место хранения. Документы до 10 лет лежат рядом, ими пользуются. Документы длительного хранения уходят в архив и понадобятся, скорее всего, в критической ситуации: при несчастном случае или профзаболевании, когда искать некогда. Опись дел длительного хранения я советую строить по работникам, потому что ищут сведения о конкретном человеке. Проверьте, найдёте ли вы по своей описи все документы одного работника.»

Образец описи документов личного дела

Опись документов личного дела фиксирует состав личного дела работника и пригодится при его формировании, но номенклатуру и обложку дела она не заменяет.

Электронное и смешанное дело в КЭДО: состав и порядок формирования

Требования к хранению бумажных документов переносятся на электронный документооборот. Поэтому электронная единица хранения формируется по той же номенклатуре и с теми же сроками по перечню, что и бумажная.

Электронное дело: что хранится кроме файла документа

Пункты 132, 143 и 146-148 Правил № 77 предусматривают хранение электронных документов в системе хранения электронных документов (СХЭД) и их учёт с метаданными и реестрами файлов. В описи электронных дел указывают номер единицы хранения, индекс и заголовок дела, вид и дату документа, категорию и срок хранения.

Одного визуального файла документа КЭДО для единицы хранения недостаточно. В электронное дело входят регистрационно-учётные сведения и, когда это применимо, информация о проверке электронной подписи. По скану или картинке документа подписанта установить нельзя.

Для долговременного хранения применяется ГОСТ Р 57762-2017 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов». К стратегии сохранности он относит:

• читаемость;
• интерпретируемость;
• идентифицируемость;
• доступность;
• аутентичность;
• конвертацию;
• миграцию;
• безопасность.

Электронный архив, помимо сохранности, обеспечивает поиск, идентификацию и восстановление документов. Сотрудник организации должен в кратчайшие сроки найти документ и проверить его подлинность и актуальность. Если кадровый учёт ведётся в 1С:ЗУП, в сервисе Добыто документы синхронизируются с ней автоматически через готовый модуль, который устанавливается и настраивается за один день.

Смешанное дело: бумажные и электронные документы под одним индексом

Бывает, что один индекс и заголовок по номенклатуре включают и бумажные, и электронные документы. Для такого дела пункт 159 Правил № 77 требует оцифровать бумажные документы при формировании электронного дела. Электронные документы и электронные копии составляют первый отдельный том, бумажные документы — второй и последующие тома. Пункт 162 требует описать носители в соответствующих описях и дать перекрёстные ссылки на архивные шифры томов.

Важный нюанс из практики: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают. В практике Добыто перед раскаткой КЭДО на всю компанию мы закладываем пилотную группу, и состав бумажной части дел удобно сверить именно на ней.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Форма хранения определяется формой создания документа. Протокол, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и бумажная распечатка файл не заменяет. Протокол, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа. Дальше с ним живут весь срок хранения, а для журналов инструктажа это 45 лет.»

Когда электронное дело не заменяет бумажное

Оцифровка не превращает бумажный документ в электронный. Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил два понятия. Электронный образ — электронная копия того, что изготовлено на бумажном носителе. Электронный документ изначально создан в электронной форме. Если в файле есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ. Если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.

Электронный документ признан письменным доказательством частью 3 статьи 75 АПК РФ и статьёй 71 ГПК РФ. При этом часть 8 статьи 75 АПК РФ разрешает суду потребовать оригиналы, если копии представлены в электронном виде.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага не понадобится никогда. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела. При сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа, его отдельных реквизитов или подписи. Прежде чем отказываться от бумажного архива, выясните, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»

Важный нюанс из практики: спор об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, прошёл четыре этапа. Районный суд работнику отказал. У работодателя были Положение о КЭДО, перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции по делу № 8Г-10825/2022 (88-10853/2022) акты отменил: в материалах не оказалось сведений о порядке идентификации. При новом рассмотрении решением от 20.01.2023 по делу № 2-33/2023 работник выиграл. Перевесили три обстоятельства. Подпись выдали работнику в день подписания заявления. Работник не умел пользоваться системой, и за него подписывал другой человек. Система при этом фиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

Сведения о выдаче подписи хранятся в системе вместе с документом и могут свидетельствовать против того, кто её внедрил. В практике Добыто мы поэтому разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней.

Стоимость электронного архива для кадровых дел в КЭДО на 2026 год

Стоимость КЭДО считается за сотрудника в месяц и зависит от тарифа. Электронный архив заявлен среди функций тарифа «Бизнес», в перечне возможностей тарифа «Старт» он не указан. Данные приведены по странице тарифов на 08.11.2026.

Итоговая сумма зависит от численности штата и набора функций: электронные и смешанные дела ведутся в электронном архиве, который входит в тариф «Бизнес». Состав функций по каждому тарифу и условия подключения указаны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.

Тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.

Выводы

Единицей хранения становится дело, электронное дело или носитель, которые сформированы под индексом и заголовком номенклатуры, оформлены и учтены. Документы разных сроков и разных лет в одно дело не объединяют, исключение сделано для личных и переходящих дел. У бумажного дела есть предел в 250 листов, а дела постоянного и свыше 10 лет хранения попадают в опись. Срок проверяют по виду документа в отраслевом перечне или Перечне № 236. Смешанное дело делят на электронный первый том и бумажные последующие.

В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а выдачу подписи работнику мы разводим во времени с первыми кадровыми действиями. Так электронные кадровые дела со сроком 50 и 75 лет сохраняют не только сам документ, но и сведения о том, как его подписали.

Частые вопросы о единице хранения документов

Действует ли Перечень 2010 года, утверждённый приказом Минкультуры № 558?

Нет. Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 признан утратившим силу с 18.02.2020 приказом Минкультуры от 17.12.2019 № 1964, зарегистрированным в Минюсте 06.02.2020 № 57448. С той же даты применяется Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он зарегистрирован 06.02.2020 № 57449 и опубликован 07.02.2020. Если в номенклатуре дел остались ссылки на статьи Перечня 2010 года, их сверяют с Перечнем № 236 и заменяют.

Определяет ли приказ Минздрава № 29н сроки хранения кадровых документов?

Нет. Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры работников и медицинские противопоказания. Он вступил в силу 01.04.2021 и действует до 01.04.2027. Архивных сроков для кадровых дел приказ не устанавливает: их берут из Перечня № 236, а порядок формирования дел — из Правил № 77. Сроки хранения медицинской документации в здравоохранении задают отраслевые приказы Минздрава.

Нужно ли включать в опись дела со сроком хранения до 10 лет?

Пункт 48 Правил № 77 требует полного оформления и включения в опись для двух групп. Первая — дела постоянного хранения, в том числе со сроком «до ликвидации организации». Вторая — дела временного хранения свыше 10 лет, включая дела по личному составу. Дела со сроком до 10 лет этот пункт не называет, порядок их учёта проверяют по другим пунктам Правил № 77. Протоколы обучения по охране труда со сроком 5 лет под требование пункта 48 не подпадают, а журналы инструктажа со сроком 45 лет подпадают.

Что делать с журналом инструктажа по охране труда, когда в нём закончились страницы?

Закончившийся журнал вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте передают в архив, уничтожению он не подлежит. По подпункту «а» статьи 423 Перечня № 236 такой журнал хранится 45 лет. Статья 425 включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. Срок свыше 10 лет означает, что дело с журналом оформляют полностью и включают в опись.

Какие документы по охране труда хранятся 50 или 75 лет, как кадровые?

По разделу 7.3 Перечня № 236 срок 50/75 лет установлен для трёх видов документов: протоколов и заключений психофизиологических обследований (статья 413), списков работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (статья 414) и документов о расследовании и учёте профессиональных заболеваний (статья 419). Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним (статья 407) по месту проведения хранятся 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет. С пятилетними протоколами обучения такие документы в одно дело не объединяют: дело включает документы с одинаковым сроком хранения.

Что исправить в локальных актах, где указан ГОСТ Р 7.0.8-2013?

С 01.03.2025 ГОСТ Р 7.0.8-2013 заменён ГОСТ Р 7.0.8-2025, утверждённым приказом Росстандарта от 28.01.2025 № 30-ст. В инструкции по делопроизводству, положении об архиве и ЛНА о КЭДО ссылку на стандарт обновляют, а определения сверяют с новой редакцией. По пункту 142 единица хранения включает электронное дело, а дело по новому определению может быть физически обособленной или логически определённой единицей. Эти формулировки можно перенести в ЛНА о хранении электронных кадровых документов.