Опись документов личного дела (внутренняя опись) — лист в начале дела, где по порядку перечислены все документы с индексом, датой, заголовком и номерами листов. Для личных дел, которые оформляются для архивного хранения, она обязательна: Правила Росархива, утверждённые приказом № 77 от 31.07.2023, относят личные дела к делам, для которых внутреннюю опись составляют всегда, а рекомендуемая форма приведена в приложении № 5. Опись закрывается итоговой записью с количеством документов и листов описи цифрами и прописью и подписью составителя. Коммерческая организация не обязана вести личные дела: решение принимает руководитель и закрепляет его в ЛНА. Для государственных гражданских и муниципальных служащих ведение личного дела обязательно, и каждое дело формируется отдельно, без объединения в общий том.
Ниже — что включать в личное дело и что из него изымать по 152-ФЗ, как заполнить 6 граф описи, как отражать изъятие и замену документов и когда опись можно не составлять. Отдельно разобран электронный вариант: какой комплект файлов хранить в КЭДО, чтобы архивная справка или копия приказа о приёме на работу выдавались в срок 3 рабочих дня. Сроки хранения, сценарная таблица, образец описи для скачивания, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Зачем нужна внутренняя опись и когда её составление обязательно
Личное дело — совокупность документов о трудовой деятельности конкретного работника: оригиналы, изданные в организации, и копии документов, которые принёс сам работник. Трудовой кодекс РФ не обязывает коммерческого работодателя заводить такие дела. Если руководитель всё-таки решил их вести, решение оформляют локальным нормативным актом: в нём фиксируют перечень документов личного дела, ответственного за ведение, порядок хранения и форму внутренней описи.
С этого момента дело живёт по архивным правилам. Личные дела работников хранятся 50 лет, то есть относятся к делам временного (свыше 10 лет) хранения. По пункту 50 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77, такие дела подлежат полному оформлению: экспертиза ценности, формирование дела, составление внутренней описи, нумерация листов, лист-заверитель, подшивка или переплёт, обложка. Пункт 54 тех же Правил прямо называет личные дела среди категорий, для которых внутреннюю опись составляют обязательно, наряду с особо ценными, судебными и следственными делами. Текст Правил вместе с формами приложений № 4, 5 и 6 опубликован на официальном интернет-портале правовой информации, регистрационный номер в Минюсте 75119.
Практическая функция описи шире архивной формальности. По ней видно, какие документы должны лежать в деле и на каких листах, поэтому любое изъятие или подмена листа обнаруживается при первой сверке. Опись ускоряет поиск, когда бывший работник запрашивает копию приказа о приёме на работу или архивную справку о стаже и заработке, и снимает вопросы при передаче дел от одного специалиста по кадрам другому.
Полезно знать: статья 13 закона № 125-ФЗ «Об архивном деле» даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по номенклатуре дел, утверждённой на этот год, и передают их в архив.
Проверьте, есть ли у вас ЛНА о ведении личных дел и утверждённый в нём перечень документов. Без перечня опись превращается в список того, что случайно попало в папку, и её нельзя сверить с нормой.
Образец описи личного дела и приказа о приёме на работу
Начните с шаблона описи: в нём уже размечены графы по форме приложения № 5, а образец приказа о приёме пригодится как первый документ, который вносится в опись после трудового договора.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (шаблон, DOCX) | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу (RTF) | Скачать |
Что входит в личное дело и какие документы из него изымают
Для коммерческой организации закон не устанавливает закрытого перечня документов личного дела, поэтому состав определяет ЛНА. В практике кадрового делопроизводства в дело подшивают документы в хронологическом порядке, от первого документа о приёме до последнего документа об увольнении:
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
- заявление о приёме на работу (с 2002 года этот документ необязателен, но если он есть, дело открывается им);
- оригинал трудового договора и дополнительные соглашения к нему;
- копия приказа о приёме на работу и копии последующих приказов о переводе;
- анкета или листок по учёту кадров, характеристика;
- копии документов об образовании, удостоверения о повышении квалификации, копии документов о смене фамилии;
- заявление об увольнении или иной документ-основание и копия приказа о прекращении трудового договора.
Датой начала личного дела считается дата приказа о приёме на работу, даже если трудовой договор подписан раньше. Датой окончания — дата приказа об увольнении, даже если последний рабочий день пришёлся позже. Эти даты переносятся на обложку и в опись дел по личному составу при передаче в архив.
После увольнения из дела изымают копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании и других документов, которые работник предоставил и которые содержат его персональные данные. Основание — часть 7 статьи 5 закона № 152-ФЗ «О персональных данных»: данные хранятся не дольше, чем этого требуют цели обработки. В деле остаются оригиналы и копии документов, связанных с работой в компании. Каждое такое изъятие отражается в графе «Примечание» описи со ссылкой на акт, иначе при следующей сверке недостача листов выглядит как утрата.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Кадровые документы — это персональные данные, причём чувствительные: там сведения о семье, здоровье, доходах. Как только они уходят к внешнему провайдеру, появляется третье лицо, и передача ему данных должна опираться на согласие работника. Поэтому, выбирая облачное хранение личных дел, просите у поставщика не общее заверение о защите, а список всех лиц, которые получат доступ к данным.»
Личная карточка работника в личное дело не подшивается: в номенклатуре дел это отдельное дело со своим учётом. Сверьте утверждённый перечень документов с фактическим содержимым нескольких дел — расхождения лучше найти до того, как дела пойдут в архив.
Как составить опись документов личного дела: графы и правила заполнения
Рекомендуемая форма описи дана в приложении № 5 к Правилам № 77, но организация вправе утвердить ЛНА собственный вариант. Над таблицей указывают номер дела, к которому относится опись, и фамилию, имя, отчество работника. Табличная часть состоит из 6 граф.
| Графа | Что вписывать | Пример записи |
|---|---|---|
| 1. № п/п | Порядковый номер документа в том порядке, в котором он лежит в деле | 1, 2, 3 |
| 2. Индекс документа | Регистрационный номер, присвоенный при регистрации; если номера нет — «б/н» | 15-лс; б/н |
| 3. Дата документа | Дата регистрации; для незарегистрированного документа — дата подписания | 12.01.2026 |
| 4. Заголовок документа | Вид документа и краткое содержание; для копии — обязательная пометка о копии | Приказ о приёме на работу; Диплом об окончании вуза (копия) |
| 5. Номера листов дела | Листы, на которых расположен документ; для многолистового — диапазон | Листок по учёту кадров: 1-4; характеристика: 5 |
| 6. Примечание | Место нахождения оригинала, изъятие, включение, замена копией — со ссылкой на акт | Изъят, акт от 20.03.2026 № 4 |
Больше всего вопросов вызывает графа 4. Для документов личного дела заголовок включает вид документа: не «О приёме Иванова», как в описи дела «Приказы по личному составу», а «Приказ о приёме на работу», потому что в личном деле лежат документы разных видов и без названия вида их не различить.
Как составить внутреннюю опись личного дела: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Утвердите ЛНА перечень документов личного дела и форму описи — по приложению № 5 к Правилам № 77 или собственную с теми же 6 графами.
- Шаг 2. Заведите опись в момент приёма работника и вносите каждый новый документ в день его подшивки, а не при увольнении.
- Шаг 3. При закрытии дела расположите документы в хронологическом порядке, извлеките скрепки и скобы степлера, изымите копии документов с персональными данными, которые не связаны с работой.
- Шаг 4. Пронумеруйте листы дела карандашом в правом верхнем углу; листы описи в эту нумерацию не входят.
- Шаг 5. Сверьте графу 5 описи с фактической нумерацией и заполните графу «Примечание» по каждому изъятому или заменённому документу со ссылкой на акт.
- Шаг 6. Составьте итоговую запись: количество документов и количество листов описи цифрами и прописью. Подпишите опись с указанием должности, расшифровки подписи и даты.
- Шаг 7. Внесите количество листов описи в лист-заверитель дела и поместите опись в начало дела, перед первым документом.
Итоговая запись, нумерация листов и изменения состава дела
Итоговая запись стоит под таблицей и выглядит так: «В данную опись внесено 14 (четырнадцать) документов. Количество листов внутренней описи 1 (один)». Если опись заняла несколько листов, их количество указывается так же — цифрами и прописью. Опись подписывает её составитель, указывая должность, расшифровку подписи и дату.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно от документов дела. Опись относится к справочному аппарату, поэтому валовая нумерация дела начинается с первого листа первого документа, а сведения о листах описи попадают в лист-заверитель отдельной строкой. Если дело уже переплетено или подшито без бланка описи, составленную опись подклеивают к внутренней стороне лицевой обложки.
Состав дела меняется и после оформления: документ изымают по запросу, заменяют копией, досылают забытый приказ. Каждое изменение отражается в графе «Примечание» со ссылкой на акт, на основании которого оно сделано. Когда меняется число документов или листов, составляют новую итоговую запись к описи и новую заверительную надпись дела. Зачёркивать старые номера листов и дописывать строки без ссылки на акт нельзя: при проверке такая опись не подтверждает целостность дела.
Порядок оформления зависит от того, как организация формирует дела по личному составу. Ниже — типовые сценарии и то, что в каждом из них критично.
| Сценарий | Что с описью | Что критично |
|---|---|---|
| Отдельное личное дело на каждого работника | Полная внутренняя опись по форме приложения № 5 | В описи дел по личному составу указываются даты приказа о приёме и приказа об увольнении |
| Личные дела уволенных сшиты в один том по году увольнения | Общая опись тома: ФИО, крайние даты, номера листов; отдельные описи к каждому делу необязательны | Тот, кто получил доступ к одному делу, видит все дела тома, поэтому защита персональных данных слабее |
| Личные карточки уволенных объединены в том | Внутреннюю опись можно не составлять | Карточки по алфавиту фамилий, том не толще 4 см и не более 250 листов |
| Часть документов переведена в электронный вид и изъята из бумажного дела | В бумажной описи и листе-заверителе указывают архивный шифр и заголовок электронного документа | По бумажному делу должно быть видно, где лежит изъятый документ |
| Личное дело государственного или муниципального служащего | Только отдельное дело на каждого служащего, опись обязательна | Объединение дел в общий том не допускается |
Если личные дела у вас небольшие, по 4-20 документов, объединение в том экономит место, но для дел от 50 документов и для руководителей надёжнее отдельное дело: его проще выдать по запросу, не раскрывая чужих данных.
Сроки хранения личного дела и передача в архив
Срок хранения документов по личному составу установлен статьёй 22.1 закона № 125-ФЗ: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, и 75 лет для закрытых раньше. В перечне типовых управленческих архивных документов, утверждённом приказом Росархива № 236 от 20.12.2019, личные дела работников идут со сроком 50/75 лет и отметкой ЭПК: экспертная комиссия вправе отнести часть дел к постоянному хранению. Личные дела руководителей организации хранятся постоянно. Срок отсчитывается с года, следующего за годом увольнения, поэтому в номенклатуре дел обычно две строки: для руководителей и для остальных работников.
Факт: графики отпусков и табели учёта рабочего времени хранятся 5 лет, трудовые договоры и приказы по личному составу — 50 или 75 лет, штатные расписания и ЛНА — постоянно. В КЭДО действуют те же сроки, что и для бумажных документов.
Личные дела учитываются по году увольнения: дело работника, принятого в 2015 году и уволенного в 2025-м, попадает в опись дел по личному составу за 2025 год. Передать его в архив организации нужно не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства. Перед передачей дело полностью оформляют, а его толщина не должна превышать 250 листов или 4 см (пункт 51 Правил № 77). Более объёмное дело делят на тома, и у каждого тома своя опись и своя нумерация листов с единицы.
Опись окупается, когда бывший работник запрашивает документы. По статье 62 ТК РФ копии документов, связанных с работой, выдаются не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. Архивист находит дело по году увольнения и фамилии, а по описи сразу видит, на каком листе лежит нужный приказ, и делает архивную справку или заверенную копию без перебора всего дела. В сервисе Добыто подписанный электронный документ уходит в электронный архив на срок до 50 лет, и поиск по нему не зависит от того, кто вёл дело.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. Переводя личные дела в электронный вид, сверяйтесь с обоими источниками: состав файлов — по требованиям Минтруда, сроки и порядок описания дел — по правилам Росархива.»
Электронное личное дело в КЭДО: что заменяет бумажную опись
Статьи 22.1-22.3 ТК РФ разрешают вести кадровые документы в электронном виде без дублирования на бумаге. С 1 марта 2023 года действуют единые требования к составу и форматам таких документов, утверждённые приказом Минтруда России № 578н от 20.09.2022. Для хранения это означает конкретный комплект: документ в формате XML, файл подписи, если документ подписан усиленной электронной подписью, визуализация в PDF и машиночитаемая доверенность, если подписант действовал по ней.
Электронный архив решает ту же задачу, что и опись: документ должен находиться, идентифицироваться и проверяться на подлинность в короткий срок. Для этого организации нужно:
- чётко определить структуру архива;
- установить правила индексирования;
- наладить систему поиска;
- обеспечить контроль доступа;
- регулярно проверять целостность данных.
Реестр документов в системе КЭДО выполняет роль внутренней описи, если по каждому документу работника он показывает вид, номер, дату, статус подписи и позволяет выгрузить файлы. В Добыто документы синхронизируются с 1С:ЗУП автоматически, поэтому приказ о приёме, подписанный в сервисе, не нужно вносить в учётную систему повторно.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «В комплект хранения входит сам документ, отдельно файл подписи и доверенность, если подписано по ней. Задайте поставщику системы практический вопрос: выгружает ли она комплект целиком в требуемом формате. При проверке, в споре или при смене оператора понадобится не картинка на экране, а файлы.»
Внимание: доступ ко всему массиву кадровых документов у всей кадровой службы целиком — типовая ситуация и типовое нарушение. Требование разграничения доступа действует и для бумажного архива, и для электронного.
Смешанное дело: часть документов на бумаге, часть в КЭДО
При переходе на КЭДО личные дела действующих работников почти всегда становятся смешанными: трудовой договор подписан на бумаге, а дополнительные соглашения и приказы — электронной подписью. Бумажная опись в этом случае продолжает вестись, а электронные документы в неё не подшиваются. Если бумажный документ изъят из дела после перевода в электронный вид, в бумажной описи и в листе-заверителе указывают архивный шифр и заголовок электронного документа. В разделе «Документы» сервиса Добыто архив выделен отдельной вкладкой, а подписанные приказы переводятся в неё массовым действием, так что электронная часть дела собирается без ручной сортировки.
Важный нюанс из практики: машиночитаемая доверенность при подписании кадрового документа уполномоченным работником входит в комплект хранения, а не остаётся приложением к процессу. Если такой работник увольняется, первой отзывается его доверенность, а уже подписанные им документы остаются в деле вместе с ней.
Ошибки в описи личного дела и во что они обходятся
Большая часть ошибок возникает из-за того, что опись составляют один раз, при увольнении или перед сдачей в архив, по памяти и в спешке. Типовые ошибки:
- Опись не ведётся с момента приёма. Через 5-10 лет восстановить, какие документы были в деле и что из него выдавали, уже невозможно, а недостачу листов нечем объяснить.
- Листы описи включены в валовую нумерацию дела. Сбивается связь между графой 5 и фактическими листами, лист-заверитель перестаёт совпадать с описью.
- Изъятие без отметки в «Примечании». Документ выдан или уничтожен, а в описи он числится, и при проверке дело считается неполным.
- Заголовок без вида документа и без пометки о копии. Запись «О приёме» или «Диплом» не показывает, приказ это или выписка, оригинал или копия.
- Копии паспорта и СНИЛС остаются в деле на 50 лет. Данные хранятся дольше, чем требуют цели обработки, что расходится с частью 7 статьи 5 152-ФЗ.
- Итоговая запись только цифрами. Без количества прописью исправление цифры не отличить от исходной записи.
Прямые штрафы за само оформление описи невелики: статья 13.20 КоАП РФ за нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов предусматривает предупреждение или штраф для должностных лиц от 300 до 500 рублей. Дороже обходится последствие. Если из-за неупорядоченного дела компания не выдаёт бывшему работнику копию приказа или справку в 3 рабочих дня по статье 62 ТК РФ, это нарушение трудового законодательства по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: для юридического лица штраф от 30 000 до 50 000 рублей. К этому добавляется время на восстановление дела по приказам и лицевым счетам, когда запрос уже пришёл.
Важный нюанс из практики: при выборе электронного архива заранее выясните, что происходит с архивом при расторжении договора с поставщиком и в каком виде отдаются документы. Личные дела хранятся 50 лет, и за это время компания почти наверняка сменит хотя бы одну систему.
Когда внутреннюю опись можно не составлять
Опись не нужна, если компания не ведёт личные дела вовсе и хранит кадровые документы по видам: приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки. Для томов с личными карточками уволенных работников внутреннюю опись можно не составлять. Если тонкие личные дела уволенных объединены в один том по году увольнения, достаточно общей описи тома вместо отдельной описи к каждому делу. Дела со сроком хранения до 10 лет оформляются частично, без нумерации листов и листа-заверителя, но личные дела к ним не относятся.
Стоимость КЭДО для ведения электронных личных дел: тарифы 2026
Цена электронного архива личных дел зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и того, требуется ли интеграция с 1С. Тарифы указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата на тарифе «Бизнес» (50 сотрудников) | 30 000 ₽ в год | год |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП (в тарифе «Бизнес») | входит в тариф | установка и настройка за один день |
| ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входят в тариф |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
Электронный архив, в котором хранятся подписанные документы личного дела, есть на тарифах «Бизнес» и «Корпорация»; тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 человек. Итоговая сумма зависит от численности и набора подписей, актуальные условия и порядок перехода между тарифами — на странице тарифов КЭДО Добыто.
Выводы
Внутренняя опись фиксирует состав личного дела на весь срок его хранения, а это 50 лет для работников и бессрочно для руководителей. Её проще вести с первого дня работы сотрудника, отражая каждое изъятие через примечание и акт, чем восстанавливать при увольнении. Коммерческая компания сама решает, заводить ли личные дела, но после такого решения опись, итоговая запись и отдельная нумерация её листов становятся обязательной частью оформления. В электронном деле роль описи выполняет реестр документов, если вместе с документом хранятся файл подписи и доверенность.
Добыто ведёт электронную часть личного дела в КЭДО: документы подписываются ПЭП, УНЭП или УКЭП, синхронизируются с 1С:ЗУП и хранятся в электронном архиве вместе с подписями, что снимает с кадровой службы ручной учёт новых документов по каждому работнику.
Частые вопросы об описи документов личного дела
Нужна ли печать на внутренней описи личного дела?
Форма из приложения № 5 к Правилам Росархива № 77 предусматривает только подпись составителя с указанием должности, расшифровки подписи и даты. Печать этой формой не предусмотрена. Отдельные ведомственные инструкции по архивной работе требуют скреплять опись печатью и нумеровать её листы римскими цифрами, поэтому организациям, подчинённым ведомству, стоит сверить свой порядок с отраслевой инструкцией.
Что делать с личным делом, если уволенный работник вернулся в компанию?
На практике дело забирают из архива и продолжают вести, оформляя новые документы следующим томом. У каждого тома своя внутренняя опись, нумерация листов начинается с единицы, а в описи дел по личному составу тома указываются отдельными строками. Если дело уже передано в архив и включено в годовой раздел описи, порядок согласуют с архивом, чтобы не нарушить учёт.
Имеет ли работник право ознакомиться с описью и документами своего личного дела?
Да. Статья 89 ТК РФ даёт работнику право на полную информацию о своих персональных данных, свободный бесплатный доступ к ним и получение копии любой записи, содержащей его персональные данные, кроме случаев, предусмотренных федеральным законом. Копии документов, связанных с работой, выдаются по письменному заявлению не позднее 3 рабочих дней по статье 62 ТК РФ.
Как быть, если опись не велась несколько лет и дело уже подшито?
Опись составляют заново по фактическому составу дела: сначала сверяют документы с утверждённым перечнем, затем нумеруют листы и заполняют 6 граф. Если дело переплетено без бланка описи, готовую опись подклеивают к внутренней стороне лицевой обложки. Выявленные недостачи и замены оформляют актом и отражают в графе «Примечание».
Куда деваются личные дела при ликвидации организации?
Документы по личному составу ликвидируемой организации передаются на хранение в государственный или муниципальный архив либо в архивную организацию. Архив принимает дела только полностью оформленными: с внутренними описями, пронумерованными листами, листами-заверителями и описью дел по личному составу. Подготовка такого массива занимает недели, поэтому дела уволенных работников лучше передавать в архив организации ежегодно, в срок от 1 до 3 лет после увольнения.
Можно ли вести внутреннюю опись в Excel и распечатывать при передаче в архив?
Да. Форма описи утверждается организацией, а способ её заполнения правила не ограничивают: графу «№ п/п» допускается заполнять автоматически. К моменту передачи дела в архив опись распечатывают, сверяют номера листов с фактической нумерацией, дописывают итоговую запись цифрами и прописью и подписывают. Электронная таблица при этом остаётся рабочим инструментом кадровой службы и не заменяет подписанный экземпляр в деле.
