Архивное дело — деятельность по организации хранения, комплектования, учёта и использования документов: так его определяет статья 3 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Для кадровой службы оно сводится к четырём обязанностям: формировать дела по утверждённой номенклатуре, вести личное дело отдельно на каждого работника, хранить документы по личному составу весь установленный срок и отвечать на запросы архивными справками. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные раньше — 75 лет, если перечень архивных документов не устанавливает иной срок. Порядок работы зависит от статуса организации. Компания, которая не выступает источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает номенклатуру дел сама. Для источника комплектования по истечении этих сроков проводится экспертиза ценности.
Материал показывает, как читать отметку «50/75 лет ЭПК» в Перечне № 236, какие приказы подшивают в отдельное дело, что входит в личное дело и когда дела передают в архив организации. Отдельно разобраны электронный архив в КЭДО, случаи, когда скан не заменяет бумажный оригинал, и сроки ответа бывшему работнику на запрос о стаже. Пошаговая инструкция по разбору архива, чек-лист самопроверки, стоимость электронного архива в тарифах на 2026 год и ответ на вопрос, меняет ли приказ № 29н правила хранения, — во второй половине статьи.
Архивное дело по 125-ФЗ: четыре функции и обязанности кадровой службы
Каждая из четырёх функций, названных в статье 3 закона № 125-ФЗ, превращается в отделе кадров в конкретную операцию со своей нормой. Порядок работы с делами устанавливают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и зарегистрированные Минюстом 06.09.2023 под № 75119. Сроки хранения задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: он зарегистрирован в Минюсте 06.02.2020 под № 57449 и действует с 18.02.2020. Дополнительно к архивным правилам применяются Трудовой кодекс РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Функции архивного дела распределяются по задачам кадровой службы так:
| Функция | Что делает кадровая служба | Основание |
|---|---|---|
| Хранение | Обеспечивает сохранность документов по личному составу в течение установленных сроков | Статья 17 закона № 125-ФЗ |
| Комплектование | Формирует дела: личные дела — отдельно на каждого работника, приказы — по срокам хранения | Правила № 77, пункт 49 |
| Учёт | Ведёт номенклатуру дел, описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учитывает дела со сроком до 10 лет включительно | Правила № 77 |
| Использование | Отвечает на запросы: оформляет архивные справки, выписки, копии и информационные письма | Правила № 77 |
Три функции из четырёх опираются на номенклатуру дел: без неё нельзя сформировать дела, составить описи и учесть дела со сроком хранения до 10 лет.
Обязанность хранить кадровые документы записана в статье 17 Федерального закона № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Организации обеспечивают сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами и перечнями документов. Уничтожение документов Архивного фонда РФ та же статья запрещает.
Работодатель использует эти документы при проверках и спорах, но основной их пользователь появляется позже. Бывшему работнику архивная справка нужна для подтверждения трудового стажа и заработной платы. При профзаболевании или расследовании несчастного случая поднимают документы за весь период работы человека.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет хранения установлены неспроста. Документы по личному составу нужны прежде всего самому человеку, причём тогда, когда компании, возможно, уже не существует. Планируя архив, исходите из того, что запрос о работнике может прийти через десятилетия после его увольнения.»
Первое, что стоит проверить в своей компании: утверждена ли номенклатура дел на текущий год.
Сроки хранения кадровых документов: 50/75 лет и исключения
Срок хранения дела определяет год завершения делопроизводства по нему. Статья 22.1 закона № 125-ФЗ устанавливает 75 лет для документов по личному составу, законченных делопроизводством до 1 января 2003 года, и 50 лет для законченных после этой даты. Правило не применяется, если действующий перечень установил для вида документа иной срок. Запись «50/75 лет» в Перечне № 236 читается через ту же границу: 50 лет для дел, закрытых после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Сроки по основным кадровым документам и документам об условиях труда, которые проходят через отдел кадров:
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003 | 75 лет | Статья 22.1 закона № 125-ФЗ |
| Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 01.01.2003 | 50 лет | Статья 22.1 закона № 125-ФЗ |
| Приказы по личному составу о приёме, переводе, увольнении | 50/75 лет ЭПК | Перечень № 236, статья 434 «а» |
| Личные дела руководителей и работников | 50/75 лет ЭПК | Перечень № 236, статья 445 |
| Трудовые договоры, личные карточки | 50/75 лет | Перечень № 236 |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 50/75 лет | Перечень № 236, статья 414 |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 50/75 лет | Перечень № 236, статья 419 |
| Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учёта аварий | 45 лет | Перечень № 236, статья 424 |
Семь позиций из восьми зависят от даты 1 января 2003 года: для дел, закрытых раньше, срок на 25 лет длиннее. Срок в 45 лет установлен для журналов, к которым обращаются при расследовании несчастных случаев.
Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте, хранятся 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. В обзорах эти позиции часто приводят слитно, и при разборе архива журналы путают. Срок для каждого журнала сверяйте по тексту самого Перечня.
Полезно знать: для отдельных сфер действуют свои перечни, и для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении хранение медицинских карт и медицинской документации регулируют приказы Минздрава, в образовании сроки для личных дел студентов и учебных журналов устанавливают ведомственные перечни, в финансовом секторе действуют указания Банка России.
Сверьте сроки в своей номенклатуре с таблицей: для дел по личному составу, закрытых до 2003 года, должно стоять 75 лет.
Номенклатура дел: основа кадрового архива и порядок её утверждения
По Правилам № 77 номенклатура дел служит основой для формирования дел и составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, а также для учёта дел со сроком до 10 лет включительно. Её разрабатывают в конце каждого года, утверждает её руководитель организации, а вводится она с 1 января следующего года. Организация, которая не выступает источником комплектования государственного или муниципального архива, утверждает номенклатуру самостоятельно, без согласования с архивом.
Нормативные образцы номенклатуры и описей приведены в приложениях к Правилам, поэтому шаблоны из сети стоит сверять с первоисточником. Полный текст Правил № 77 на сайте Росархива содержит и порядок формирования дел, и порядок их передачи в архив организации.
Приказы Правила требуют группировать в дела по срокам хранения (пункт 49 «е»). Приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении хранятся 50/75 лет с отметкой ЭПК по статье 434 «а» Перечня № 236, поэтому их собирают в отдельное дело, не смешивая с приказами, у которых другой срок. В номенклатуре по каждому делу указывают срок хранения и статью перечня, из которой он взят.
Если приказы о приёме по форме Т-1 формируются в 1С:ЗУП, модуль Добыто для этой системы синхронизирует документы автоматически; установка и настройка модуля занимают один день.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Определение срока начинайте с проверки, есть ли для вашей отрасли специальный перечень, и только после этого открывайте общий Перечень № 236. Ошибка возникает при обратном порядке: специалист находит подходящую строку в общем перечне, ставит срок и не знает, что для его отрасли действует другой акт с другим сроком. В номенклатуре фиксируйте, по какому перечню определён каждый срок.»
Личное дело работника: состав, порядок формирования и опись
Правила № 77 требуют формировать личное дело отдельно на каждого работника и располагать документы в хронологическом порядке, по мере их поступления. Статья 445 Перечня № 236 устанавливает для личных дел руководителей и работников срок 50/75 лет с отметкой ЭПК и разводит вопрос о составе дела. Для государственных и муниципальных служащих состав определяет законодательство, для остальных работников — локальные нормативные акты организации.
Работодателю, который ведёт личные дела, нужен ЛНА с перечнем документов, входящих в дело: статья 445 прямо отводит эту роль локальному акту. Личные дела содержат персональные данные, поэтому к их хранению дополнительно применяется 152-ФЗ.
Состав каждого дела фиксирует опись: по ней видно, какие документы подшиты и в каком порядке, и перед передачей в архив комплектность дела проверяется по одному листу.
Шаблоны описи личного дела и приказа о приёме Т-1
Начните с описи личного дела: она задаёт порядок подшивки документов, а приказ Т-1 пойдёт в дело приказов по личному составу со сроком 50/75 лет.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
Передача дел в архив организации: порог 10 лет и сроки 1-3 года
Дело уходит из кадровой службы в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства по нему: такие рамки устанавливают Правила № 77. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения полностью оформляют и вносят в описи. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно учитывают по номенклатуре.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере трудового права: «Порог в 10 лет определяет физическое место хранения. Документы со сроком до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, ими пользуются. Документы свыше 10 лет уходят в архив и востребованы редко, но если понадобятся, то в критической ситуации, когда искать некогда. Поэтому опись дел длительного хранения я советую строить по людям: при несчастном случае или профзаболевании поиск идёт по конкретному работнику.»
В электронном контуре дела переносят в архив внутри системы. В интерфейсе Добыто подписанные приказы и письма собраны на вкладке «Архив», а массовое действие «В архив» переносит туда сразу пакет документов.
Как навести порядок в кадровом архиве: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, действует ли для вашей отрасли специальный перечень сроков хранения: для документов, специфичных для отрасли, он имеет приоритет над Перечнем № 236.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — те, с которыми работаете сейчас: открытые журналы, действующие приказы.
- Шаг 3. Разделите завершённые документы по порогу 10 лет. К длительному хранению относятся приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры, журналы инструктажей.
- Шаг 4. Внутри каждой группы отсортируйте документы по видам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка. Внутри вида — по годам, от старых к новым.
- Шаг 5. Составьте номенклатуру дел на следующий год с указанием срока и статьи перечня по каждому делу, утвердите её у руководителя и введите с 1 января.
- Шаг 6. Оформите и опишите дела постоянного и свыше 10 лет хранения и передайте их в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства.
Электронный кадровый архив в КЭДО: сроки те же, форма хранения — по форме создания
Электронный трудовой договор, приказ о приёме или документ личного дела хранится столько же, сколько бумажный: сроки по статье 22.1 закона № 125-ФЗ и Перечню № 236 от формы документа не зависят. Кадровый электронный документооборот регулируют статьи 22.1-22.3 ТК РФ, а персональные данные в электронном архиве защищаются по 152-ФЗ.
В Добыто путь документа укладывается в 4 шага: специалист по кадрам загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление, сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив на срок до 50 лет.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, и действует весь срок хранения, для журналов инструктажа это 45 лет, поэтому определяйте форму каждого вида документа до запуска его в работу.»
Проверяемость электронной подписи на весь срок хранения
Электронный документ, который хранится 50 лет, должен оставаться проверяемым и после окончания срока действия сертификата, которым его подписали. Архивное хранение подписи строится в 4 шага: документ подписывают при действующем сертификате, к подписи добавляют метку времени, при смене криптоалгоритмов поверх прежней подписи формируют усовершенствованную, после чего документ передают в архив с сохранением проверяемости. Уточните у оператора КЭДО, в каком формате подписи хранится ваш электронный архив.
Когда электронный архив не заменит бумажный
Переход на КЭДО не переводит в электронный вид документы, которые уже подписаны на бумаге: по правилу формы создания такие дела остаются бумажными до конца срока хранения. Компания после перехода ведёт два контура архива: бумажный для дел, закрытых до перехода, и электронный для новых документов. Отметьте в номенклатуре форму хранения каждого дела.
Факт: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде. При переводе охраны труда в электронный вид это разграничение сохраняется.
Архивная справка: срок ответа на запрос о стаже и зарплате
Запрос о стаже или заработной плате бывший работник направляет туда, где хранятся документы: в архив организации или в государственный архив, если дела переданы на государственное хранение. Такие запросы относятся к социально-правовым, и Правила № 77 отводят на их исполнение 30 календарных дней со дня регистрации. Запрос регистрируют в течение 3 рабочих дней, а срок ответа можно продлить ещё не более чем на 30 дней с уведомлением заявителя. Социально-правовые запросы исполняются бесплатно.
Ответ оформляют архивной справкой, архивной выпиской, архивной копией или информационным письмом. Для кадровой службы срок в 30 дней выполним, когда приказы по личному составу собраны в отдельные дела по годам и внесены в опись.
Если документы организации уже находятся в государственном архиве, обращение по социально-правовым вопросам, включая подтверждение трудового стажа и заработной платы, можно направить через форму запросов и обращений на сайте Росархива.
Ошибки в кадровом архиве и чек-лист самопроверки
Ошибка в архиве проявляется спустя годы. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследование несчастного случая с человеком, отработавшим 20 лет, поднимает всю историю его инструктажей. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему.
Важный нюанс из практики: статья 425 Перечня № 236 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях. При расследовании запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Журнал, уничтоженный через 5 лет вместе с протоколами обучения, такую выписку дать не может.
Внимание: нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно по статье 426 Перечня № 236. Пятилетний срок, который встречается в обзорах, к ним не относится.
Проверьте свой архив по семи пунктам:
- Проверено, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: он имеет приоритет.
- Составлена номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня.
- Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
- Журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев отложены на длительное хранение и не уничтожены по истечении 5 лет.
- Форма хранения соответствует форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге.
- Для документов, отсутствующих в перечне, срок определён по аналогии, и решение зафиксировано.
- Опись документов длительного хранения позволяет найти сведения по конкретному работнику.
Стоимость электронного кадрового архива в тарифах КЭДО на 2026 год
Стоимость зависит от численности сотрудников и набора функций: электронный архив входит в тариф «Бизнес», отдельной цены у архивного модуля на странице тарифов нет.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченное число сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | 1 год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП для сотрудников через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итог по тарифу «Бизнес» складывается из ставки за сотрудника в месяц и минимальной оплаты 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год. Состав опций и условия по каждому тарифу указаны на странице тарифов Добыто КЭДО, цены в таблице приведены по состоянию на 22.10.2026.
Тариф можно повысить или понизить в любое время; при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Кадровый архив строится на номенклатуре дел и описях, а сроки для них берутся из отраслевых перечней и Перечня № 236. Для дел по личному составу срок зависит от того, закрыто дело до 1 января 2003 года или после, форма хранения повторяет форму, в которой документ создан, а передача в архив организации укладывается в интервал от 1 года до 3 лет. Пробелы в этой цепочке обнаруживаются через десятилетия, когда бывшему работнику нужна справка о стаже или расследование требует журналы инструктажа.
В практике Добыто электронные кадровые документы попадают в архив сразу после завершения маршрута подписания и хранятся там до 50 лет, поэтому для новых дел вопрос формы и места хранения решается в момент их создания.
Частые вопросы об архивном деле в кадровой службе
Изменили ли приказ № 29н и поправки № 327н правила хранения кадровых документов?
Нет. Приказ Минздрава № 29н утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников, действует с 1 апреля 2021 года до 1 апреля 2027 года и сроков хранения документов не устанавливает. Приказ Минздрава России от 29.04.2026 № 327н вступил в силу 12.06.2026 и меняет № 29н поэтапно. Часть положений действует с 01.09.2026, в том числе новый пункт 7³: если у частного детектива выявлены заболевания-противопоказания, медицинская организация уведомляет его и оформляет сообщение об аннулировании медицинского заключения. Другая часть начнёт действовать с 01.03.2027. Сроки хранения кадровых документов по-прежнему определяют 125-ФЗ, Перечень № 236 и Правила № 77.
Сколько хранить документы об обучении по охране труда?
Программы, списки и переписку об обучении по охране труда хранят 5 лет по статье 421 Перечня № 236, протоколы результатов обучения — 5 лет по статье 422, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет по статье 423 «б». Наряды-допуски на работы с вредными и опасными факторами и журнал их выдачи хранят 1 год после закрытия, а при травмах, авариях и несчастных случаях — 45 лет по статьям 415 и 416.
Что происходит с личными делами и приказами по личному составу после 50 или 75 лет хранения?
По статье 22.1 125-ФЗ после истечения этих сроков проводится экспертиза ценности документов по личному составу, которые хранятся в организациях — источниках комплектования государственных и муниципальных архивов. У статей 434 и 445 Перечня № 236 стоит отметка ЭПК, то есть экспертно-проверочной комиссии архивного учреждения. Порядок экспертизы ценности, оформления описей, передачи и уничтожения документов устанавливают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. До окончания срока хранения организация обязана обеспечивать сохранность этих документов.
Что должно быть в тексте архивной справки?
Архивная справка оформляется на бланке организации и содержит название «Архивная справка». В тексте в хронологической последовательности излагаются события с указанием видов использованных документов, их дат и номеров. Допускается цитирование документов, а также указание на подлинность документов, включённых в единицу хранения. Справку подписывает руководитель или уполномоченное им лицо, подпись заверяется печатью.
Какой срок хранения ставить документу, которого нет в Перечне № 236?
Отсутствие вида документа в перечне не освобождает от его хранения. Срок определяют по аналогии: находят наиболее близкий по смыслу вид документа и применяют его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций по охране труда ориентиром служит срок самих инструкций либо срок журналов инструктажа, в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия организации, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать документированное обоснование.
Обязаны ли хранить кадровые документы индивидуальные предприниматели?
Да. Статья 17 125-ФЗ возлагает обязанность обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, на граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, наравне с государственными органами, органами местного самоуправления и организациями. Сроки хранения документов по личному составу у ИП определяются теми же нормами: статьёй 22.1 125-ФЗ и Перечнем № 236.
