Архивная справка по форме 9 работодателю при найме не нужна: её нет в перечне документов статьи 65 ТК РФ, а требовать от кандидата документы сверх перечня запрещено, если федеральный закон, указ Президента или постановление Правительства не предусматривает их для конкретной работы. Форма 9 — местное название справки о регистрации. Её архивный вариант показывает в том числе жильцов, снятых с учёта, поэтому для кадрового дела такие сведения избыточны по 152-ФЗ. Гражданина РФ принимают на работу и без отметки о регистрации в паспорте. Для обычной должности хватает базового перечня статьи 65. Для должности с ограничением по закону к нему добавляется документ из специальной нормы, в частности справка о судимости.
Кадровик получит сценарную таблицу дополнительных документов по категориям работников и узнает, что делать с формой 9, которую кандидат принёс сам. Кандидат узнает, как запросить письменную причину отказа и в какой срок её обязаны дать. Отдельно разобрано региональное изменение 2026 года: в Мурманской области с 1 января МФЦ прекратил выдачу текущих справок регистрационного учёта и выдаёт архивную форму 9 со сведениями на 31 декабря 2025 года. Во второй половине статьи — пошаговая проверка комплекта при приёме, сроки хранения кадровых документов, стоимость электронного оформления на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Форма 9 и закрытый перечень документов по статье 65 ТК РФ
Часть 1 статьи 65 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ в редакции от 25.05.2026 перечисляет документы, которые предъявляет каждый, кто заключает трудовой договор. Справки о регистрации по месту жительства в этом перечне нет. Расширить комплект с учётом специфики работы могут сам кодекс, иные федеральные законы, указы Президента РФ и постановления Правительства РФ. Требовать от лица, поступающего на работу, документы сверх предусмотренных этими актами статья 65 прямо запрещает.
Базовый перечень и документы, которые добавляются по специальному основанию, сведены в таблицу:
| Документ | Кому и когда нужен | Основание |
|---|---|---|
| Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность | Всем | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Трудовая книжка и (или) сведения о трудовой деятельности | По общему правилу всем, исключения установлены статьёй 65 | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта | Всем | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Документы воинского учёта | Военнообязанным и лицам, подлежащим призыву | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Документ об образовании и (или) о квалификации | При поступлении на работу, требующую специальных знаний | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Справка о наличии (отсутствии) судимости | Для работы, к которой закон не допускает лиц с судимостью или подвергавшихся уголовному преследованию | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Справка об административном наказании за потребление наркотиков | Для деятельности, где такое ограничение установлено федеральным законом | ч. 1 ст. 65 ТК РФ |
| Справка о регистрации по форме 9, в том числе архивная | Не предусмотрена | ст. 65 ТК РФ запрещает требовать документы сверх перечня |
Отметки о регистрации в паспорте как условия приёма в статье 65 тоже нет: кодекс говорит о документе, удостоверяющем личность. В части чек-листов по приёму первым пунктом стоит «паспорт с отметкой о регистрации, при её отсутствии — справка из МВД». Такая формулировка шире закона. Кандидат без отметки о регистрации предъявляет комплект по статье 65 в полном объёме, и дополнительная справка от него не требуется.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «В статье 65 названы три вида актов помимо кодекса, которые могут расширить перечень: федеральный закон, указ Президента и постановление Правительства. Приказ министерства, письмо ведомства и внутренний регламент компании к ним не относятся. Типовая ситуация при найме — служба безопасности просит принести справку о доходах с прошлого места работы, характеристику или другой документ без законного основания. Кандидат вправе отказаться, и отказать ему в приёме по этой причине нельзя.»
Перечень на дату приёма кадровик сверяет с действующей редакцией статьи 65 ТК РФ. У пункта про форму 9 во внутреннем чек-листе должен быть реквизит закона, указа или постановления Правительства. Пункт без такого реквизита из чек-листа исключают.
Образцы документов для оформления приёма по перечню ТК РФ
Комплект закрывает оформление приёма без справок сверх закона; первым откройте согласие на обработку персональных данных, в нём фиксируется объём сведений о работнике, которые компания обрабатывает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
| Образец приказа о приёме на работу | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| Лист ознакомления с локальными нормативными актами | Скачать |
Что такое справка по форме 9 и чем она отличается от архивной справки
Федерального бланка формы 9 с единым порядком выдачи действующие нормативные акты на дату публикации не устанавливают. Название, содержание и порядок получения документа зависят от региона и от того, кто ведёт регистрационные записи. Описание процедуры публикуют региональные органы и МФЦ, и в разных субъектах оно различается.
В Санкт-Петербурге форму 9 называют информационной справкой о регистрации. Как указано в разъяснении администрации Фрунзенского района Санкт-Петербурга о справке по форме 9, она содержит сведения о лицах, зарегистрированных в жилом помещении, а также о снятых с регистрационного учёта. Справка описывает жилое помещение, поэтому в неё могут попасть персональные данные других людей: родственников, прежних жильцов, соседей по коммунальной квартире.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Слово «архивная» в выражении «архивная справка по форме 9» относится к варианту справки о регистрации с историческими сведениями: такой вариант может показывать, кто и когда снят с учёта. Архивными справками называют и другие документы, которые выдают архивы. При подготовке комплекта для трудоустройства это различие на результат не влияет: ни справки архивов, ни форма 9 в перечень статьи 65 ТК РФ не входят.
С 1 января 2026 года в Мурманской области ГОБУ «МФЦ МО» прекратил выдачу справок регистрационного учёта и продолжает выдавать архивные справки формы 9 со сведениями на 31.12.2025. Кандидат из этого региона получит через МФЦ только данные на конец 2025 года, и справку с текущими сведениями он там получить не сможет. Изменение региональное и на другие субъекты РФ не распространяется.
Порядок выдачи справки в своём регионе кандидат проверяет на сайте МФЦ или органа, который ведёт регистрационный учёт. Для заключения трудового договора справка в любом регионе не понадобится.
Какие дополнительные документы работодатель вправе запросить при найме
Справки о судимости и об административном наказании за потребление наркотиков названы в самой статье 65 ТК РФ и привязаны к виду работы. В первую очередь ограничение по судимости касается педагогов. Остальные основания для дополнительных документов связаны с возрастом, статусом или условиями труда работника и записаны в специальных нормах.
Факт: справку об отсутствии судимости кандидат может предоставить в электронном виде или на бумаге с подписью представителя МВД.
Сценарии найма, которые встречаются в кадровой практике, и то, что каждый из них добавляет к базовому комплекту:
| Сценарий найма | Что добавляется к базовому перечню | Форма 9 |
|---|---|---|
| Гражданин РФ без отметки о регистрации в паспорте | Ничего, приём без сведений о регистрации правомерен | Не требуется |
| Гражданин РФ с регистрацией в другом регионе | Ничего, ограничение по месту жительства запрещено ч. 2 ст. 64 ТК РФ | Не требуется |
| Внешний совместитель на вредные производства или опасные виды работ | Справка с основного места работы | Не требуется |
| Несовершеннолетний младше 15 лет | Согласие родителя или представителя на заключение договора | Не требуется |
| Лицо младше 14 лет, сирота | Разрешение органа опеки; для сироты или ребёнка до 14 лет — согласие представителя или опеки | Не требуется |
| Работа в местностях, приравненных к Крайнему Северу | Медицинское заключение | Не требуется |
| Должности государственной и военной службы, должности с коррупционными рисками | Сведения о доходах и имуществе | Не требуется |
| Иностранный работник | Документы по ст. 327.3 ТК РФ: патент или разрешение на работу, для постоянно проживающих — вид на жительство | В перечне не названа |
| Кандидат принёс форму 9 по своей инициативе | Ничего, справка не становится частью комплекта | Сведения о других жильцах избыточны по ст. 5 152-ФЗ |
В каждой строке дополнительный документ привязан к характеру работы, возрасту или статусу работника. Ни одна из этих норм не связывает комплект с местом жительства кандидата.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Справку с основного места работы для внешнего совместителя на вредное производство компании упускают регулярно. Норма исходит из того, что работать во вредных условиях одновременно на основной работе и по совместительству нельзя. При приёме такого совместителя вы обязаны выяснить, какие условия у него на основном месте. Если не спросили и человек два года отработал в двойных вредных условиях, ответственность за это несёт работодатель.»
Перед приёмом сверьте должность с нормами, которые устанавливают допуск к работе. Если специальной нормы для должности нет, комплект остаётся базовым.
Персональные данные: почему форма 9 избыточна для кадрового учёта
Статья 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» в редакции от 26.07.2026 требует, чтобы содержание и объём обрабатываемых персональных данных соответствовали заявленным целям обработки и не были избыточными. Цель обработки при приёме — оформление трудовых отношений. Сведения о других жильцах помещения, их регистрации и снятии с учёта для этой цели не нужны, а форма 9 может содержать именно их.
Статья 86 ТК РФ добавляет требование к источнику сведений. Персональные данные работника обрабатывают в целях, которые предусматривает кодекс, и получают у самого работника. Если сведения можно получить только у третьей стороны, работодатель заранее уведомляет работника и получает его письменное согласие. Он сообщает цели, предполагаемые источники и способы получения, характер сведений и последствия отказа дать согласие. Запрос справки о регистрации в учреждении, которое ведёт регистрационный учёт, без этой процедуры противоречит статье 86.
Полезно знать: требовать ИНН при приёме работодатель тоже не вправе, работник приносит его по своей инициативе. Налоговая не может отказать в приёме отчётов, где у физического лица — получателя дохода ИНН не указан.
Требование формы 9 нарушает два правила одновременно: статью 65 ТК РФ, потому что документ сверх перечня, и статью 5 152-ФЗ, потому что в справке есть сведения сверх цели обработки. Платформа Добыто соответствует требованиям 152-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 377-ФЗ. Заявленные цели обработки в согласии работника кадровик всё равно сверяет с задачами приёма и форму 9 в комплект не добавляет.
Отказ в приёме из-за справки или регистрации: права кандидата
Часть 2 статьи 64 ТК РФ запрещает прямое или косвенное ограничение прав при заключении трудового договора в зависимости от места жительства, в том числе от наличия или отсутствия регистрации по месту жительства или пребывания. Под тот же запрет попадают другие обстоятельства, не связанные с деловыми качествами работника. Исключение возможно, только если право или обязанность устанавливать такие ограничения предусмотрены федеральным законом. Закон РФ от 25.06.1993 № 5242-I в статье 3 закрепляет ту же позицию: регистрация или её отсутствие не могут служить основанием ограничения или условием реализации прав и свобод граждан.
Прокуратура Республики Башкортостан 6 февраля 2026 года разобрала ситуацию с кандидатом без отметки о регистрации. В разъяснении прокуратуры о приёме на работу без регистрации сказано, что приём гражданина РФ без сведений о регистрации в паспорте и без справки о временной регистрации по месту жительства или пребывания правомерен. Требование о штампе регистрации трудовое законодательство не устанавливает.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кандидат, которому отказали из-за формы 9 или регистрации, вправе:
- подать работодателю письменное требование сообщить причину отказа; по части 5 статьи 64 ТК РФ работодатель сообщает её в письменной форме в течение 7 рабочих дней;
- обжаловать отказ в суд по части 6 статьи 64 ТК РФ; подход судов к спорам о приёме на работу Верховный Суд РФ обобщил в обзоре практики от 27.04.2022.
Цена ошибки для работодателя
Требование документа сверх статьи 65 ТК РФ и отказ по месту жительства — нарушения трудового законодательства. Ответственность за них установлена частью 1 статьи 5.27 КоАП РФ: предупреждение или административный штраф для должностных лиц и индивидуальных предпринимателей от 1 000 до 5 000 руб., для юридических лиц от 30 000 до 50 000 руб.
Отдельный риск связан с письменным ответом кандидату. Если причиной отказа в нём названо отсутствие формы 9 или регистрации, такое основание прямо подпадает под запрет части 2 статьи 64 ТК РФ, и отказ можно оспорить в суде. Перед отказом сверьте основание с требованиями должности к квалификации, стажу и допуску к работе.
Как проверить комплект документов при приёме без лишних справок
Перечень документов при приёме меняется реже, чем названия форм отчётности и реквизиты, поэтому внутренний чек-лист кадровика устаревает по частям. Справка по форме 9 в таких списках остаётся от прежних шаблонов, и её удаляют вместе с другими пунктами без нормативного основания.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если в обзоре или ролике о приёме устарела одна деталь, проверять приходится весь материал. Мы не переносим из таких источников сроки, названия форм и реквизиты, берём только логику и перечни, которые меняются реже. Форму, срок и реквизит кадровик сверяет с действующей редакцией акта на дату приёма.»
Внимание: в чек-листах по приёму до сих пор встречается форма СЗВ-ТД. С 2023 года сведения о трудовой деятельности подают в Социальный фонд России в составе единой формы ЕФС-1.
Документы о приёме можно оформить в электронном виде. В КЭДО переводят трудовой договор и дополнительные соглашения, приказы, заявления, ЛНА, графики отпусков и табели, уведомления и согласия. Трудовая книжка, журнал инструктажей, акт о несчастном случае и приказ об увольнении остаются на бумаге. В Добыто шаблоны приказа о приёме, согласия на обработку персональных данных и листа ознакомления с ЛНА относятся к разделу «КЭДО и внедрение».
Как собрать комплект документов при приёме без формы 9: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, какие задачи будет выполнять работник: работа на постоянной основе, совместительство или временная работа под конкретную задачу. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений.
- Шаг 2. Убедитесь, что кандидат соответствует требованиям должности: нет ограничений по здоровью, возрасту, квалификации и стажу.
- Шаг 3. Примите заявление кандидата.
- Шаг 4. Соберите документы по части 1 статьи 65 ТК РФ с учётом исключений по трудовой книжке.
- Шаг 5. Проверьте, требуется ли для должности справка об отсутствии судимости или справка об административном наказании за потребление наркотиков.
- Шаг 6. Для внешнего совместителя на вредные или опасные работы запросите справку с основного места работы.
- Шаг 7. Для несовершеннолетнего получите согласие родителей, представителя или органа опеки.
- Шаг 8. Для иностранного работника проверьте патент, разрешение на работу или вид на жительство.
- Шаг 9. Проверьте, что документы сверх перечня, включая форму 9, не запрашивались. Если сведения нужно получить у третьей стороны, сначала уведомите работника и получите его письменное согласие по статье 86 ТК РФ.
- Шаг 10. После оформления внесите запись в трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, отразите её в учёте движения трудовых книжек, передайте сведения о военнообязанных в военкомат и сведения о приёме в Социальный фонд России в составе ЕФС-1.
Хранение кадровых документов и сроки хранения после приёма
Сроки хранения документов, которые появляются при приёме, установлены перечнем Росархива, изданным в развитие закона об архивном деле № 125-ФЗ. Трудовые договоры и приказы по личному составу, включая приказ о приёме на работу, хранят 50 или 75 лет. Штатные расписания и ЛНА хранят постоянно, графики отпусков и табели — 5 лет. Для документов в КЭДО действуют те же сроки.
Сведения о других жильцах из формы 9 в личное дело и кадровый архив не переносятся: цели обработки, которой требует статья 5 152-ФЗ, у работодателя для них нет. Если справку принёс сам кандидат, кадровик фиксирует только сведения, нужные для оформления трудового договора, и копию справки в личное дело не подшивает. Срок хранения по каждому виду документа сверяют с действующим перечнем Росархива до передачи дел в архив организации.
Электронный архив и статусы документов приёма
В Добыто подписанные документы приёма собраны в разделе «Документы». Вкладки «Все», «В работе», «Требуют действия», «Контроль» и «Архив» разделяют текущие и завершённые маршруты согласования. У каждого документа виден статус: «Согласование», «Подписано», «Принято», «На доработку» или «Отказ». Электронный архив входит в тариф «Бизнес». Готовый модуль для 1С:ЗУП устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.
Стоимость КЭДО для оформления приёма и хранения кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников, видов электронной подписи и нужных интеграций. Цены указаны на дату публикации.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив, приоритетная поддержка | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Модуль для 1С:ЗУП | в составе интеграции с 1С тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма считается от численности сотрудников: по тарифу «Бизнес» оплачивается не менее 50 сотрудников. Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций и условия каждого варианта перечислены на странице тарифов Добыто КЭДО.
Выводы
Справка по форме 9 — региональный документ о регистрации, и для заключения трудового договора она не требуется. Перечень статьи 65 ТК РФ закрыт, а дополнительный документ появляется только по федеральному закону, указу Президента или постановлению Правительства с учётом специфики работы. Сведения о других жильцах и истории регистрации для кадровых целей избыточны по 152-ФЗ. Отказ кандидату из-за регистрации или места жительства нарушает статью 64 ТК РФ и влечёт ответственность по статье 5.27 КоАП РФ.
В Добыто документы приёма оформляются по шаблонам КЭДО, проходят маршрут согласования и хранятся в электронном архиве с теми же сроками, что и бумажные. Комплект кадровик собирает по перечню ТК РФ, без справок, для которых у работодателя нет законного основания.
Частые вопросы о справке по форме 9 и документах при приёме
Откуда работодатель берёт адрес работника, если форму 9 не запрашивать?
По статье 86 ТК РФ персональные данные работника получают у самого работника. Адрес регистрации кадровик видит в паспорте, который кандидат предъявляет по части 1 статьи 65 ТК РФ. Фактический адрес и адрес при отсутствии регистрации работник сообщает сам, в заявлении или анкете. Получать эти сведения у третьей стороны можно только после уведомления работника и его письменного согласия.
Можно ли попросить форму 9, если кандидат сам согласен её принести?
Согласие кандидата нового основания для требования не создаёт. Статья 65 ТК РФ запрещает требовать документы сверх предусмотренных кодексом, федеральными законами, указами Президента и постановлениями Правительства, и договорённость сторон в этот ряд не входит. Статья 5 152-ФЗ действует независимо от согласия: объём обрабатываемых сведений соответствует цели обработки, а сведения о других жильцах для оформления трудового договора избыточны.
Распространяется ли запрет требовать форму 9 на договоры ГПХ и самозанятых?
Статьи 64, 65 и 86 ТК РФ регулируют заключение трудового договора и обработку данных работника, и на исполнителей по договору ГПХ и самозанятых напрямую не переносятся. Требование 152-ФЗ о соответствии объёма данных цели обработки действует для любых персональных данных, включая сведения об исполнителе. Выбор между трудовым договором и договором ГПХ определяется существом отношений, и желание упростить комплект документов этот критерий не меняет.
Нужна ли трудовая книжка при приёме совместителя или человека, который устраивается впервые?
Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности не предъявляют в двух случаях: сотрудник устраивается на работу впервые или планирует работать по совместительству. Остальные документы части 1 статьи 65 ТК РФ предъявляются по общим правилам: документ, удостоверяющий личность, документ о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учёта, документы воинского учёта и об образовании. Внешний совместитель на вредные или опасные работы дополнительно приносит справку с основного места работы.
Нужно ли приносить при приёме свидетельства о рождении детей?
Свидетельства о рождении детей в перечень документов для приёма не входят, и требовать их работодатель не вправе. Работник предоставляет их по своей инициативе в бухгалтерию, если хочет получить налоговый вычет или воспользоваться дополнительными гарантиями. Такой документ нужен для вычета, поэтому его держат в бухгалтерии и в личное дело при приёме не включают.
