Архивная справка — это документ, который составляют по архивным документам: на бланке организации, с подписью руководителя или уполномоченного лица, печатью и архивными шифрами. Закон не обязывает выдавать её по любому запросу. По письменному заявлению работника работодатель бесплатно выдаёт копии документов, связанных с работой, и справку о периоде работы. Срок — не позднее 3 рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Бесплатную архивную справку по Закону № 125-ФЗ выдают, когда сведения нужны для пенсионного обеспечения, льгот или компенсаций. Сроки зависят от адресата. Работодатель исполняет заявление по статье 62 за 3 рабочих дня. Архив исполняет социально-правовой запрос за 30 календарных дней со дня регистрации и может продлить этот срок не более чем на 30 дней.
Материал помогает выбрать основание и адресата запроса: действующего работодателя, архив организации или государственный архив, куда передали документы ликвидированной компании. Покажем, какие сведения указать, чтобы запрос не оставили без рассмотрения, как проверить реквизиты справки и электронную подпись на ней и когда отказ законен. Во второй половине статьи собраны сроки хранения приказов о приёме и личных дел по Перечню № 236, разбор приказа 29н, стоимость электронного кадрового архива на 2026 год и ответы на частые вопросы.
Когда работодатель обязан выдать справку: статьи 62 и 84.1 ТК РФ и Закон № 125-ФЗ
Статья 62 Трудового кодекса РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ обязывает работодателя выдать копии документов, связанных с работой, по письменному заявлению работника. Срок — не позднее трёх рабочих дней со дня подачи заявления. В статье названы:
- приказ о приёме на работу;
- приказы о переводах;
- приказ об увольнении;
- выписка из трудовой книжки;
- справки о заработной плате;
- справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах;
- справка о периоде работы у этого работодателя.
Перечень заканчивается словами «и другое», поэтому он открыт. Условие одно: документ относится к работе именно этого сотрудника. Копии заверяются надлежащим образом и выдаются бесплатно.
Отдельной формы с названием «архивная справка» статья 62 не устанавливает. Работодатель выполняет обязанность, когда выдаёт документы о работе и их заверенные копии. Право подать заявление сохраняется и после увольнения. Инструкция Роструда о невыдаче документов, связанных с работой, исходит из того, что обязанность работодателя не прекращается, когда человек становится бывшим работником. Это разъяснение ведомства: самостоятельной нормы о бывших работниках в статье 62 нет.
Архивная справка в точном значении — ответ на запрос по архивным документам. Основание — часть 3 статьи 26 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Норма касается государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и индивидуальных предпринимателей, у которых есть соответствующие архивные документы. Они обязаны бесплатно выдавать архивные справки или копии архивных документов, если сведения связаны с социальной защитой граждан: пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Такой запрос называется социально-правовым.
Порядок исполнения задают Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. По пункту 182 социально-правовой запрос исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Методические рекомендации Росархива 2026 года допускают продление ещё не более чем на 30 календарных дней. Условия продления: нужен дополнительный поиск документов, решение принимает руководитель архива, заявителя уведомляют.
Статья 84.1 ТК РФ регулирует день увольнения. В последний день работы работник получает трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности и расчёт, а по письменному заявлению — заверенные копии документов, связанных с работой. Если книжку или сведения человек не получил, их выдают по его обращению не позднее 3 рабочих дней. Если работника в день увольнения нет или он отказывается забрать книжку, работодатель направляет уведомление. Сведения о трудовой деятельности в этом случае отправляют заказным письмом. Норма касается книжки и сведений и не заменяет статью 62 для других копий и справок.
Четыре основания различаются по ситуации заявителя, составу документов и сроку ответа.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
| Основание | Кто обращается и зачем | Что выдают | Срок |
|---|---|---|---|
| Статья 62 ТК РФ | Работник по письменному заявлению; по разъяснению Роструда — и бывший работник | Заверенные копии приказов о приёме, переводах, увольнении, выписка из трудовой книжки, справки о зарплате, взносах, периоде работы; бесплатно | Не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления |
| Статья 84.1 ТК РФ | Работник, с которым прекращают трудовой договор | Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, расчёт; по письменному заявлению — заверенные копии документов, связанных с работой | В последний день работы; невыданные книжку или сведения — не позднее 3 рабочих дней со дня обращения |
| Часть 3 статьи 26 Закона № 125-ФЗ, пункт 182 Правил № 77 | Гражданин, которому сведения нужны для пенсионного обеспечения, льгот, компенсаций | Архивная справка или копии архивных документов; бесплатно | 30 календарных дней со дня регистрации; продление не более чем на 30 календарных дней с уведомлением |
| Часть 10 статьи 23 Закона № 125-ФЗ | Бывший работник ликвидированной негосударственной организации | Ответ государственного или муниципального архива, который принял документы по личному составу | Срок социально-правового запроса по Правилам № 77 |
К заявлению в действующую организацию по статье 62 30-дневный срок из Правил № 77 не применяется. Этот срок относится к социально-правовому запросу, который исполняет архив организации или архивное учреждение. В заявлении укажите основание прямо. Если нужны копии документов о своей работе, это статья 62 ТК РФ. Если сведения нужны для пенсии, льгот или компенсаций, это часть 3 статьи 26 Закона № 125-ФЗ.
Как оформляется архивная справка и как проверить её реквизиты
Требования к оформлению задаёт пункт 185 Правил № 77. Архивная справка оформляется на бланке государственного органа, органа местного самоуправления или организации и содержит название «Архивная справка». Её подписывает руководитель или уполномоченное им лицо и заверяет печать. Рекомендуемый образец приведён в приложении № 29 к Правилам. Справку составляют по документам, поэтому в ней указывают виды документов, их даты и номера, архивные шифры и номера листов единиц хранения.
Получив справку, сверьте её с пунктом 185 по пяти позициям: бланк, название, подпись руководителя или уполномоченного лица, печать, архивные шифры с номерами листов. Если шифров и листов нет, из справки не видно, из какого дела взяты сведения, и она не соответствует пункту 185.
Вид ответа зависит от сути запроса и найденных документов. Пункты 184-187 Правил № 77 предусматривают четыре вида: архивную справку, архивную выписку, архивную копию и информационное письмо. В запросе достаточно описать нужные сведения и цель, вид документа указывать не требуется.
Электронная архивная справка и подпись на ней
Архив вправе направить ответ в электронной форме. По пункту 185 Правил № 77 электронную архивную справку подписывают усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Допускается и указанная в Правилах усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП). Неподписанный файл или скан бумажной справки заверенной архивной справке не равнозначен. Простая электронная подпись (ПЭП) в пункте 185 не названа.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно: распечатать его и держать в архиве бумагу вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, при создании документа, поэтому проверьте его до подписания.»
В Добыто ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах, а УКЭП сотрудник получает через партнёров сервиса — удостоверяющие центры.
Проверьте электронную подпись на архивной справке онлайн
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Как запросить архивную справку о стаже и заработной плате
Адресат запроса зависит от того, где сейчас лежат документы. Если организация действует, это её кадровая служба или архив. Если организацию ликвидировали, это государственный или муниципальный архив, куда передали дела.
Пункт 180 Правил № 77 требует указать в запросе три вещи: фамилию, имя и отчество заявителя, почтовый и (или) электронный адрес, тему запроса. Остальные сведения помогают найти документы. Их перечень приведён в форме запроса о стаже и заработной плате на сайте Росархива: год рождения, все прежние фамилии, полное название работодателя и его местонахождение, период работы, должность, нужные сведения и цель запроса.
Запрос в архив можно направить в электронном виде. Пункт 179 Правил № 77 называет официальную электронную почту архива. При технической возможности запрос подают через официальный сайт, Госуслуги или региональный портал. Часть 3 статьи 26 Закона № 125-ФЗ тоже допускает электронное направление запроса. Заявление работодателю по статье 62 ТК РФ подаётся в письменной форме.
Полезно знать: статья 13 Закона № 125-ФЗ даёт организации право самостоятельно создать архив. По итогам каждого календарного года структурные подразделения формируют дела по номенклатуре, утверждённой на этот год, и передают их в архив на хранение.
Как подать заявление работодателю или запрос в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Определите, где хранятся документы. Действующая организация принимает заявление в кадровой службе. Документы ликвидированной организации ищите в государственном или муниципальном архиве через архивный орган региона.
- Шаг 2. Выберите основание. Копии документов о своей работе и справку о периоде работы запрашивают по статье 62 ТК РФ. Сведения для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций запрашивают социально-правовым запросом по части 3 статьи 26 Закона № 125-ФЗ.
- Шаг 3. Составьте текст. Укажите фамилию, имя, отчество, год рождения, прежние фамилии, почтовый и электронный адрес. Добавьте полное название и местонахождение работодателя, период работы, должность, перечень нужных сведений и цель.
- Шаг 4. Направьте запрос. Работодателю по статье 62 нужно письменное заявление. Архиву запрос можно отправить почтой, на официальную электронную почту, а при технической возможности через сайт, Госуслуги или региональный портал.
- Шаг 5. Сохраните подтверждение даты. По статье 62 срок считается со дня подачи заявления, по пункту 182 Правил № 77 — со дня регистрации запроса.
- Шаг 6. Контролируйте срок. Работодатель выдаёт документы не позднее 3 рабочих дней. Архив исполняет социально-правовой запрос в течение 30 календарных дней и может продлить срок не более чем на 30 календарных дней с уведомлением.
- Шаг 7. Проверьте ответ. В бумажной справке должны быть бланк, название, подпись, печать, виды, даты и номера документов, архивные шифры и номера листов. Электронная справка подписывается УКЭП или УНЭП.
- Шаг 8. Если документы, связанные с работой, не выданы, обратитесь в государственную инспекцию труда или в суд.
Если организация ликвидирована или документы переданы в архив
Негосударственная организация при ликвидации, в том числе при банкротстве, передаёт документы по личному составу в государственный или муниципальный архив. Это делают ликвидационная комиссия, ликвидатор или конкурсный управляющий: в упорядоченном состоянии, на основании договора (часть 10 статьи 23 Закона № 125-ФЗ). Бывший работник направляет социально-правовой запрос в этот архив. Перед обращением выясните, какой именно архив принял документы.
Адрес архива подскажет орган управления архивным делом региона, где находилось предприятие. Такой маршрут описан в разделе Росархива о подтверждении трудового стажа. Для документов ликвидированных министерств союзного подчинения Росархив указывает Российский государственный архив экономики (РГАЭ). Для министерств республиканского подчинения — Государственный архив Российской Федерации (ГАРФ). Для московских организаций маршрут тот же: поиск начинают с архивного органа региона.
Если запрос попал в архив, где нужных документов нет, по пункту 180 Правил № 77 его направляют в архив или организацию, где они могут храниться. Другой вариант — заявителю сообщают, куда обратиться. Сохраните ответ с переадресацией: в нём указан адресат, у которого продолжают поиск.
Когда запрос могут не рассмотреть и что делать при невыдаче документов
Пункт 181 Правил № 77 перечисляет случаи, когда запрос в архив не подлежит рассмотрению:
- в запросе нет обязательных сведений;
- текст невозможно прочитать;
- ответ раскроет охраняемую законом тайну;
- в запросе повторяется вопрос без новых обстоятельств;
- в запросе есть оскорбления или угрозы;
- не подтверждены полномочия на получение сведений о другом лице.
Отсутствие нужного дела в этот перечень не входит. Если документов нет, архив отвечает информационным письмом. В нём сообщают об отсутствии документов, об их местонахождении или о переадресации запроса (пункты 181 и 190). До отправки сверьте запрос с перечнем: обязательные сведения и документы о полномочиях добавляются ещё до подачи.
Если не выданы документы, связанные с работой, работник или бывший работник вправе сразу обратиться в государственную инспекцию труда (ГИТ) или в суд, указывает Роструд. По его же разъяснению, последующее обращение не снимает с работодателя обязанности выдать имеющиеся документы. Сохраните копию заявления с датой подачи: от неё отсчитываются 3 рабочих дня.
Когда архивная справка не нужна
Архивная справка не требуется, если организация работает и вам нужны копии документов о своей работе. Копию приказа о приёме или справку о периоде работы выдают по статье 62 ТК РФ за 3 рабочих дня. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, не полученные при увольнении, запрашивают у бывшего работодателя по статье 84.1. Социально-правовой запрос нужен в двух случаях: документы уже переданы на архивное хранение или сведения требуются для пенсионного обеспечения, льгот и компенсаций.
Если вы работодатель, приказ по сотруднику, уволенному много лет назад, придётся найти и выдать в те же 3 рабочих дня. Электронный архив КЭДО позволяет вести эти дела без поиска по бумажным папкам. В Добыто подписанные приказы и письма переносятся во вкладку «Архив» раздела «Документы», в том числе массовым действием «В архив». У каждого документа сохраняется цепочка маршрута согласования со статусами.
Сроки хранения приказов о приёме, личных дел и других кадровых документов
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет. Законченные после этой даты хранятся 50 лет, если действующий перечень не устанавливает иной срок (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ). Статья 17 того же закона обязывает организацию обеспечивать сохранность архивных документов весь этот срок. Справку по документам можно получить, пока дела хранятся.
Сроки по видам документов задаёт Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Перечень зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449 и применяется с 18.02.2020. Сроки по статьям можно сверить на странице Перечня № 236 на сайте Росархива.
В таблице — документы, по которым составляют справки о стаже, заработке и условиях труда. Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) приведена так, как она указана в Перечне.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Приказы по личному составу: о приёме, переводе, увольнении, оплате труда, аттестации, поощрениях | 434 «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы об обычных ежегодных отпусках | 434 «б» | 5 лет; для работников с вредными или опасными условиями труда — более длительный срок |
| Личные дела руководителей и работников организаций | 445 | 50/75 лет ЭПК |
| Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда | 414 | 50/75 лет |
| Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний | 419 | 50/75 лет |
| Журналы инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте | 423 «а» | 45 лет |
Внутри статьи 434 сроки различаются. Приказы об обычных ежегодных отпусках через 5 лет могут быть уничтожены, а приказы о приёме и увольнении остаются на хранении 50 или 75 лет. Столько же хранятся личные дела. Через несколько лет после увольнения период работы подтверждают по приказам о приёме, переводе, увольнении и по личному делу.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Пятьдесят лет для кадровых документов установлены неслучайно: эти документы нужны прежде всего самому человеку, и нужны тогда, когда компании может уже не быть. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет, если дела завершены после 1 января 2003 года, и 75 лет для более ранних. Проверьте номенклатуру дел: у каждого такого дела должен стоять срок со ссылкой на статью Перечня № 236.»
Внимание: для отдельных отраслей действуют свои перечни, и для отраслевых документов они имеют приоритет над Перечнем № 236. В здравоохранении сроки для медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Важный нюанс из практики: статья 423 Перечня № 236 разделена на два подпункта с разными сроками. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, журналы профилактических работ и проверки знаний по охране труда — 5 лет. В обзорах их часто подают слитно. Статья 425 прямо называет выписки из журналов инструктажа в составе документов о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, поэтому журнал хранят как источник для таких выписок.
Приказ 29н и приказ № 558: почему по ним сроки хранения не определяют
Запрос «пришёл приказ 29н» к архиву не относится. Приказ № 29н издан Минздравом России 28.01.2021 и зарегистрирован Минюстом 29.01.2021 № 62277. Он устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и перечень противопоказаний. На дату публикации его редакция включает изменения приказа Минздрава от 29.04.2026 № 327н, сам приказ действует до 01.04.2027. Сроков хранения кадровых документов он не устанавливает: их задают Закон № 125-ФЗ и Перечень № 236.
Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 со старым перечнем утратил силу с 18.02.2020, когда начал применяться Перечень № 236. Отменяющий акт — приказ Минкультуры от 17.12.2019 № 1964, это подтверждает разъяснение Росархива от 12.03.2020. Если в номенклатуре дел срок указан со ссылкой на приказ № 558, сверьте его со статьёй действующего Перечня.
Как организовать кадровый архив, чтобы было по чему выдать справку
Важный нюанс из практики: завершённые дела делят по порогу в 10 лет, потому что от него зависит физическое место хранения. Дела со сроком до 10 лет остаются рядом с кадровой службой, ими пользуются регулярно. Дела со сроком свыше 10 лет уходят в архив. Они востребованы редко, но если понадобятся, то в ситуации, когда искать некогда.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «При несчастном случае или профессиональном заболевании запрашивают сведения о конкретном человеке, поэтому опись дел длительного хранения я советую вести по работникам. Проверьте, находит ли ваша опись все дела одного работника за весь период его работы.»
В электронном документообороте путь документа до архива короче. В Добыто кадровик загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление. Сотрудник подписывает документ электронной подписью с телефона, после подписания документ уходит в электронный архив.
Чек-лист кадрового архива
Перед проверкой и до первых запросов бывших работников проверьте:
- есть ли для вашей отрасли специальный перечень, который имеет приоритет над общим;
- составлена ли номенклатура дел с указанием сроков и статей перечня;
- разделены ли документы на текущие и завершённые, а завершённые — по порогу в 10 лет;
- отложены ли на длительное хранение журналы инструктажей и регистрации несчастных случаев, не уничтожены ли они по истечении 5 лет;
- соответствует ли форма хранения форме создания: электронное хранится электронно, бумажное — на бумаге;
- определён ли по аналогии срок для документов, которых нет в перечне, и зафиксировано ли это решение;
- позволяет ли опись документов длительного хранения найти сведения по конкретному работнику.
Лайфхак: если вида документа нет в перечне, найдите наиболее близкий по смыслу вид и примените его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел, и при проверке вы показываете документированный выбор.
Чем оборачивается утрата кадровых документов для работодателя
Статья 17 Закона № 125-ФЗ обязывает обеспечивать сохранность архивных документов весь срок хранения. Если дела утрачены, работодатель не выдаст копии по статье 62 и архивную справку по социально-правовому запросу. Невыдача документов, связанных с работой, ведёт к обращению работника в ГИТ или в суд. Утраченный журнал инструктажа лишает работодателя доказательств при расследовании.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Журналы инструктажа хранят ради конкретной ситуации. Через 15 лет после увольнения бывший работник связывает заболевание с условиями труда, или расследование несчастного случая поднимает историю инструктажей за весь период его работы. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся именно ему. Закончившийся журнал передайте в архив и проверьте, что в номенклатуре у него стоит срок 45 лет.»
Шаблон описи документов личного дела
Опись фиксирует состав личного дела, которое хранится 50/75 лет по статье 445 Перечня, и с неё начинают проверку полноты дела перед передачей в архив.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела (DOCX, 1 страница) | Скачать |
Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов в 2026 году
Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов электронной подписи и набора функций: электронный архив и интеграция с 1С указаны в тарифе «Бизнес».
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | По запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | в составе тарифа |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Цены приведены на дату публикации, октябрь 2026 года, по странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. Электронные подписи для сотрудников входят в тариф, тариф можно повысить или понизить в любое время. При повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Работодатель по письменному заявлению выдаёт работнику, в том числе бывшему, заверенные копии документов о работе и справку о периоде работы в течение 3 рабочих дней. Бесплатная архивная справка по Закону № 125-ФЗ связана с пенсионным обеспечением, льготами и компенсациями, архив исполняет такой запрос за 30 календарных дней. Результат запроса определяют три условия: верный адресат, полные сведения о периоде и должности, сохранность дел. Приказы о приёме и личные дела по Перечню № 236 хранятся 50 или 75 лет, а приказ 29н касается медосмотров и сроков хранения не задаёт.
Со стороны работодателя эту задачу закрывает электронный кадровый архив. В Добыто подписанные в КЭДО приказы и заявления попадают в архив системы вместе с маршрутом согласования, и кадровой службе есть по чему ответить на запрос бывшего работника в установленный срок.
Частые вопросы об архивной справке
Можно ли запросить архивную справку о стаже другого человека?
Можно, если подтверждены полномочия. По подпункту «е» пункта 181 Правил № 77 запрос о другом лице не рассматривают, если полномочия заявителя не подтверждены, поэтому к запросу прикладывают документы о полномочиях. Для документов с охраняемой законом частной и семейной тайной часть 3 статьи 25 Закона № 125-ФЗ устанавливает ограничение доступа. В общем случае оно действует 75 лет со дня создания документа.
На какой образец архивной справки ориентироваться в 2026 году?
На образец из приложения № 29 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Правила зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 № 75119 и действуют с 17.09.2023. Требования к бланку, подписи, печати, архивным шифрам и электронной подписи справки собраны в пункте 185. Публикации, которые описывают справку по «Основным правилам работы архивов организаций» 2002 года, на действующие Правила не опираются.
Подтвердят ли стаж, если приказа о приёме в архиве нет?
Это возможно. Методические рекомендации Росархива по социально-правовым запросам допускают поиск по другим кадровым документам: личным делам, лицевым счетам, расчётным ведомостям. Если точные даты приёма и увольнения не найдены, период работы может подтверждаться сведениями о начислении заработной платы. Укажите в запросе период работы и должность: по ним архив определяет, в каких делах искать.
Уничтожают ли кадровые документы сразу после 50 или 75 лет хранения?
Нет. По части 3 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ документы организаций — источников комплектования государственных и муниципальных архивов по истечении срока проходят экспертизу ценности. Само истечение 50 или 75 лет не означает автоматического уничтожения. У приказов по личному составу (статья 434 «а» Перечня № 236) и личных дел (статья 445) стоит отметка ЭПК.
Хранятся ли кадровые документы из КЭДО столько же, сколько бумажные?
Да. Перечень № 236 устанавливает сроки по видам документов, и электронная форма их не сокращает. Приказ о приёме, подписанный в КЭДО, хранится 50 или 75 лет по статье 434 «а», личное дело — 50 или 75 лет по статье 445. Электронный архив при этом должен обеспечивать поиск, проверку подлинности и восстановление документа весь срок хранения.
