1С и хранение документов как связать кадровый учет с электронным архивом

Хранение документов из 1С в электронном архиве опирается на три акта. Сроки задаёт Перечень по приказу Росархива от 20.12.2019 № 236. Порядок хранения и описи устанавливают Правила по приказу Росархива № 77. Формат электронного кадрового документа определяет приказ Минтруда № 578н. Приказ Минздрава № 29н к архиву не относится: он устанавливает порядок медосмотров. Приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки хранятся 50 лет, если закончены делопроизводством после 01.01.2003, и 75 лет, если раньше. Приказы об ежегодных оплачиваемых отпусках хранятся 5 лет. Форма хранения следует за формой создания. Подписанное электронной подписью в 1С уходит в электронный архив вместе с файлами подписей и метаданными. Исключённые из КЭДО трудовые книжки, приказ об увольнении и документы об инструктажах остаются на бумаге.

Материал закрывает практическую часть связки. В нём описано, какие реквизиты заполнить в 1С:ЗУП до отправки пакета, как часто идёт обмен с архивом, когда удаляется исходный файл и как собрать личное дело из электронного и бумажного томов. Отдельно даны таблица сроков с пометкой о статусе в КЭДО и вопросы к поставщику архива до подключения. Во второй половине статьи разобраны порядок оформления архивной справки, срок выдачи работнику копии приказа о приёме на работу, тарифы на 2026 год и ответы на частые вопросы.

Какие акты регулируют хранение кадровых документов и почему приказ 29н к ним не относится

Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров. Сроков архивного хранения в нём нет. На дату публикации он изменён приказом от 29.04.2026 № 327н: часть изменений вступила в силу 01.09.2026, часть вступит 01.03.2027. Ни одна из них архивного дела не касается.

Таблица распределяет акты по участкам связки 1С и архива и показывает место приказа № 29н среди них.

Срок хранения задаёт вид документа по Перечню № 236. 1С и архивная система применяют этот срок к делу, в которое документ попадает. Если в номенклатуре дел срок обоснован ссылкой на приказ № 29н, номенклатуру пересобирают по Перечню № 236 и указывают статью для каждого вида документа.

Сроки хранения кадровых документов: как вид документа определяет срок в архиве

Статья 22.1 закона № 125-ФЗ устанавливает для документов по личному составу базовое правило. Документы, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранятся 75 лет, а законченные после этой даты — 50 лет. Иной срок применяется, если его установил Перечень для конкретного вида документа. Перечень делает это и внутри одной группы приказов. Отсчёт идёт с 1 января года, следующего за годом закрытия дела (статья 21.1 того же закона).

Таблица сводит сроки по основным видам кадровых документов и показывает их статус по статье 22.1 ТК РФ.

ЭПК в таблице — экспертно-проверочная комиссия архивного органа. Внутри вида «приказ» сроки расходятся от 3 до 75 лет. Поэтому вид документа при передаче из 1С в архив должен совпадать со статьёй Перечня. Приказ о приёме, ошибочно отнесённый к делу со сроком 5 лет, по итогам экспертизы ценности будет уничтожен на 45 лет раньше положенного. Для приказов при вредных и опасных условиях труда Перечень устанавливает сроки дольше базовых.

Полезно знать: в здравоохранении, образовании и финансовом секторе действуют отраслевые перечни. Для документов, специфичных для отрасли, они имеют приоритет над Перечнем № 236. Сначала проверяется отраслевой перечень, затем общий.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Журналы учёта и выдачи инструкций по охране труда вести обязательно, но в Перечне № 236 их нет. Срок для таких документов определяется по аналогии.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в Перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Решение принимает экспертная комиссия, его оформляют и фиксируют в номенклатуре дел. При проверке вы показываете документированный выбор вместо догадки.»

Номенклатуру дел на следующий год проверяют построчно: вид документа, статья Перечня или отраслевого перечня, срок, форма хранения.

Как связать 1С:ЗУП с электронным архивом: маршрут документа и обмен

Связка начинается с ЛНА. По статье 22.2 ТК РФ электронный документооборот вводится локальным нормативным актом. В нём указаны перечень документов, категории работников, информационная система и дата введения. Работникам направляется уведомление о переходе и праве дать согласие.

Дальше документ проходит один маршрут. Кадровик формирует его в 1С:ЗУП, система строит маршрут согласования и отправляет уведомление. Работник открывает пришедший в личный кабинет приказ и подписывает его. Подписанный экземпляр возвращается в базу и передаётся в архив. В сервисе Добыто для 1С:ЗУП есть готовый модуль: он устанавливается и настраивается за один день, после чего документы синхронизируются автоматически.

Важный нюанс из практики: документы от имени работодателя подписываются в базе 1С, где ведётся кадровый учёт. Передать руководителю приказ на подпись в кабинет сотрудника нельзя. Работодатель подписывает УКЭП. Если подписывает уполномоченный работник, нужна машиночитаемая доверенность. Часть компаний делегирует право подписи нескольким работникам кадровой службы и бухгалтерии. Другая часть заводит руководителю учётную запись в 1С с ограниченными правами.

Обмен 1С:ЗУП с 1С:Архивом: что передаётся и в какой момент

В типовой интеграции 1С:ЗУП и 1С:ЗКГУ с 1С:Архивом электронный кадровый документ передаётся вместе с подписями. Документ уходит в архив, только если в нём заполнены реквизиты «Дата», «Организация» и «Вид документа». В контейнер попадают:

• PDF/A;
• файл визуализации;
• MXL;
• XML-описание;
• файлы подписей;
• машиночитаемая доверенность, если документ подписан по ней.

Момент отправки зависит от настройки. Пакет уходит автоматически после регламентного задания «Обмен с архивом». Если включена настройка «Подтверждать отправку пакетов», пакет ждёт, пока ответственный сотрудник проверит его и установит статус «Готов к выгрузке». По умолчанию регламентное задание запускается каждые 600 секунд.

При передаче файла из 1С:Документооборота в 1С:Архив задание на удаление исходного файла ставится в очередь с датой «текущая плюс 2 недели». В этот период документ можно вернуть, если найдена ошибка.

Описанные функции относятся к типовым конфигурациям разработчика. Сами по себе они соблюдение требований к архиву не гарантируют. Их наличие в вашей редакции 1С и лицензии проверяется до начала проекта. Сроки, описи и экспертиза ценности остаются задачей архива организации.

Положение о ведении КЭДО: основной ЛНА перед настройкой обмена

В положении фиксируются перечень документов, категории работников и информационная система, через которую документы попадают в архив.

Как связать 1С:ЗУП с электронным архивом: пошаговая инструкция

1. Шаг 1. Утвердите ЛНА о введении КЭДО с перечнем документов, категориями работников, информационной системой и датой введения. Направьте работникам уведомление о переходе (статья 22.2 ТК РФ).
2. Шаг 2. Сверьте номенклатуру дел с Перечнем № 236 и отраслевым перечнем, если он есть. Каждому виду кадрового документа в 1С должны соответствовать статья и срок.
3. Шаг 3. Проверьте формат по приказу № 578н: основная часть в PDF/A-1a, описание в XML, приложения и файлы подписей.
4. Шаг 4. В 1С:ЗУП настройте виды кадровых документов для передачи в архив. Проверьте, что заполнены реквизиты «Дата», «Организация» и «Вид документа»: без них документ не передаётся.
5. Шаг 5. Настройте расписание регламентного задания «Обмен с архивом», по умолчанию оно запускается каждые 600 секунд. Включите «Подтверждать отправку пакетов», если пакет перед выгрузкой должен проверять ответственный сотрудник.
6. Шаг 6. Сверьте контейнер, поступивший в архив: PDF/A, XML-описание, подписи и машиночитаемая доверенность при подписании по ней. При передаче из 1С:Документооборота проведите сверку в течение 2 недель, пока исходный файл не удалён.
7. Шаг 7. В архиве проверьте присвоение архивного шифра, включение документов в описи по личному составу и настройку резервного копирования.

Формат электронного кадрового документа и комплект для архивного хранения

С 01.03.2023 электронный кадровый документ формируется по единым требованиям приказа Минтруда России от 20.09.2022 № 578н. Приказ зарегистрирован в Минюсте 30.09.2022 под № 70317. Документ состоит из основной части в PDF/A-1a, описания в XML, а также приложений и файлов подписей, если они есть. Комплект хранится и выгружается в том же составе.

Виды подписи на одном документе с двух сторон могут различаться, и это законно. Работодатель подписывает кадровые документы УКЭП. Работник подписывает УНЭП, которую в 1С:Кабинете сотрудника выпускает сам. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу закона об электронной подписи № 63-ФЗ. Для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только при соглашении между участниками обмена, и это соглашение хранится вместе с архивом.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При выборе системы я советую спрашивать, выгружает ли она комплект документа целиком в требуемом формате: сам документ, файл подписи отдельно и доверенность, если подписано по ней. Отображение документа в интерфейсе выгрузку не заменяет. При проверке, при споре или при смене оператора понадобятся файлы. Проверьте выгрузку на одном документе до того, как переводить в архив весь кадровый массив.»

В практике Добыто вопрос о выгрузке комплекта мы задаём до подключения любого архива: документ, файл подписи и доверенность должны выгружаться файлами.

Шаблоны для настройки КЭДО и прав доступа в 1С ЗУП

Комплект нужен при подготовке 1С:ЗУП к обмену с архивом. Начните с чек-листа настройки, затем распределите роли по матрице прав.

Личное дело и смешанный архив: бумага, сканы и электронные тома

Личное дело работника, принятого до перехода на КЭДО, содержит документы разной формы. Трудовая книжка и приказ об увольнении остаются бумажными, а заявления и приказы о переводе подписываются электронно.

Пункт 159 Правил по приказу Росархива № 77 описывает такое дело. Бумажные документы оцифровываются и включаются в электронное дело при его формировании. Электронные документы и электронные копии образуют отдельный том, бумажные оригиналы — второй и последующие тома. Оцифровка не даёт права уничтожить оригинал. Порядок формирования томов можно сверить по тексту Правил 2023 года на официальном сайте Росархива.

Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Решение о форме принимается один раз, на входе, поэтому определите форму для каждого вида документа до того, как настраиваете его передачу в архив.»

Важный нюанс из практики: в переходный период часть компаний хочет сохранить бумажную папку приказов. Для этого в 1С:Документообороте распечатывают карточку документа. В ней видны файл и его версии, электронные подписи, регистрационный номер, связь с заявлением-основанием и история обработки. Карточку можно сохранить в файл, и она привяжется к документу. Распечатка остаётся копией: подписанным документом считается электронный файл с подписью.

Какие кадровые документы электронный архив не заменит

Статья 22.1 ТК РФ в редакции от 25.05.2026 не распространяет правила КЭДО на следующие документы:

• трудовые книжки;
• сведения о трудовой деятельности;
• акт о несчастном случае на производстве;
• приказ об увольнении;
• документы о прохождении инструктажей по охране труда.

Эти документы оформляются на бумаге, и связка 1С с электронным архивом их не охватывает. Для них нужен бумажный архив со сроками по Перечню.

Ещё два ограничения. Документ, подписанный на бумаге до перехода, хранится в бумажном виде весь срок, его скан оригинал не заменяет. Удостоверения по охране труда ведутся на бумаге, а протоколы проверки знаний допускают и электронную, и бумажную форму.

Во что обходится ошибка в кадровом архиве

Ошибка в архиве обнаруживается через годы, когда документ нужен как доказательство. При расследовании несчастного случая или профзаболевания запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Если журнал уничтожен через пять лет, работодатель не докажет проведение инструктажей, хотя доказывать придётся именно ему.

Важный нюанс из практики: в одном из споров работодатель ввёл КЭДО по правилам. У него были положение, перечень документов и категорий работников, согласие работника получено в день уведомления о переходе. Работник подал заявление об увольнении через систему. Первая и апелляционная инстанции отказали ему в иске. Кассация акты отменила: в деле не было сведений о том, как проводилась идентификация. При новом рассмотрении работник выиграл. Суд учёл, что подпись выдали в день подписания заявления и что работник системой пользоваться не умел, за него подписывал другой человек. Сама система зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.

В практике Добыто мы разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней. Отдельно мы проверяем, умеет ли работник пользоваться системой. Проверьте у себя три вещи:

• описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании;
• фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи;
• сохраняются ли эти записи вместе с документами.

Требования к электронному архиву: СХЭД, описи и архивный шифр

С 17.09.2023 действуют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77. Приказ зарегистрирован в Минюсте 06.09.2023 под № 75119. По пункту 132 электронные архивные документы хранятся в СХЭД (системе хранения электронных документов) и (или) на физически обособленных носителях. Прежняя трактовка по Правилам Минкультуры № 526 предполагала запись электронных документов на носители и хранение на полке в архиве. Теперь это не единственный вариант.

Правила № 77 требуют от СХЭД:

• приёма, учёта и хранения электронных документов вместе с метаданными;
• резервного копирования и восстановления;
• проверки состояния документов;
• миграции и конвертации форматов.

Негосударственные организации вправе хранить документы в СХЭД стороннего провайдера (пункт 133). Органам власти, органам местного самоуправления, государственным и муниципальным организациям это право не предоставлено.

Сторонний провайдер становится третьим лицом, которому передаются персональные данные работников. Такая передача должна основываться на согласии работников по 152-ФЗ. Кадровые документы содержат сведения о семье, здоровье и доходах. Поэтому круг лиц с доступом к ним выясняют до подписания договора. Доступ всей кадровой службы ко всему кадровому массиву — типовое нарушение требования о разграничении доступа.

В июле 2026 года опубликованы методические рекомендации к Правилам № 77 с двумя новшествами. Пункт 160 допускает в СХЭД описи годовых разделов электронных дел в дополнение к описям годовых разделов электронных архивных документов. Пункт 161 определяет состав архивного шифра:

• номер фонда;
• номер описи по листу фонда;
• номер дела по годовому разделу описи электронных дел, если такая опись есть;
• номер документа по годовому разделу описи электронных документов;
• год.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Для документов длительного хранения я советую делать опись по людям. При несчастном случае или профзаболевании ищут не дело за определённый год, а сведения о конкретном работнике за весь период. Документы старше десяти лет нужны редко, но когда нужны, искать их приходится в спешке. Проверьте, находит ли ваша система документы по фамилии работника.»

Вопросы к поставщику электронного архива до подключения

• Где физически хранятся данные и кто получает к ним доступ: нужен полный перечень лиц, включая владельца инфраструктуры и удостоверяющий центр.
• Какие виды подписи поддерживаются с обеих сторон и можно ли комбинировать их в одном документе.
• Есть ли интеграция с сервисом государственных подписей.
• Выгружается ли комплект документа в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
• Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений.
• Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде отдаются документы.

Ответы на эти вопросы фиксируются в договоре с поставщиком до переноса первого кадрового документа.

Архивная справка и копии кадровых документов: сроки и форма

Копии документов, связанных с работой, работодатель выдаёт по письменному заявлению работника не позднее трёх рабочих дней (статья 62 ТК РФ). Это копии приказа о приёме на работу, приказов о переводе, приказа об увольнении, справки о заработной плате, о периоде работы и другие. Если к документам применяется электронный документооборот, копии выдаются и в электронном виде.

Архивная справка — документ с установленной формой. Пункт 185 и приложение № 29 к Правилам, утверждённым приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, задают её требования:

• справка оформляется на бланке организации с названием «Архивная справка»;
• в ней указываются архивные шифры и номера листов документов;
• её подписывает руководитель или уполномоченное лицо;
• изменения, исправления и комментарии в тексте не допускаются.

Выгрузка карточки из 1С архивной справкой не становится.

Статья 26 закона № 125-ФЗ обязывает организацию, у которой есть соответствующие архивные документы, бесплатно выдавать архивные справки и копии. Речь о документах, связанных с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Запрос можно направить в форме электронного документа.

Трёхдневный срок статьи 62 ТК РФ относится к документам, связанным с работой. На любую архивную справку он автоматически не распространяется. 30-дневный срок установлен для архивов, которые исполняют социально-правовые запросы, и на работодателя он тоже не переносится.

Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Пятьдесят лет хранения установлены ради самого человека. Кадровые документы понадобятся ему тогда, когда компании может уже не существовать. Настраивая архив, исходите из того, что запрос придёт от бывшего работника через много лет после увольнения.»

Проверьте, виден ли в архиве архивный шифр по каждому электронному документу: без него справку по пункту 185 не оформить.

Стоимость КЭДО с интеграцией 1С и электронным архивом

Стоимость зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и от того, входят ли в тариф интеграция с 1С и электронный архив.

Интеграция с 1С и электронный архив входят в тариф «Бизнес». Тариф можно повысить или понизить в любое время, при повышении разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Состав функций и условия каждого тарифа опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Подключение к сервису и настройка модуля 1С занимают разное время. ЛНА о введении КЭДО и уведомление работников готовятся отдельно, их срок зависит от численности штата.

Выводы

Вид кадрового документа определяет срок по Перечню № 236. Приказ № 578н определяет состав электронного файла. Правила № 77 описывают, как архив хранит документы, ведёт описи и выдаёт справки. 1С:ЗУП передаёт документ с подписями и метаданными. Описи, архивный шифр, разграничение доступа и бумажные тома личного дела остаются задачей архива организации. Документы, исключённые из КЭДО, и всё, что подписано на бумаге, хранятся в бумажном архиве весь установленный срок.

Добыто подключает КЭДО с готовым модулем для 1С:ЗУП и электронным архивом в одном тарифе. Подписанные работниками документы синхронизируются с учётной базой автоматически и сохраняются вместе с файлами подписей.

Частые вопросы о хранении кадровых документов из 1С

С какого года считать срок хранения приказа, подписанного в декабре?

Срок считается с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством (статья 21.1 закона № 125-ФЗ). Значение имеет дата закрытия дела, а не дата подписания приказа. Для дела приказов по личному составу, законченного в 2025 году, отсчёт начинается 01.01.2026. Срок 50 лет истекает в конце 2075 года.

Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?

Отчёты по СОУТ и документы к ним хранятся 45 лет по месту проведения оценки и 5 лет в других организациях (статья 407 Перечня № 236). При вредных и опасных условиях труда срок составляет 50/75 лет. Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда (статья 414) и документы о расследовании профессиональных заболеваний (статья 419) хранятся 50/75 лет.

Нужна ли машиночитаемая доверенность, если кадровые документы подписывает не руководитель?

Да. При подписании кадрового документа по доверенности машиночитаемая доверенность становится обязательной частью этого документа. Она хранится в одном комплекте с документом и файлом подписи. МЧД можно создать в базе 1С и зарегистрировать в ФНС, а подпись уполномоченного работника выпускается на него как на физическое лицо. При увольнении такого работника первой отзывается его доверенность.

Может ли работник подписывать документы в 1С:Кабинете сотрудника своей УКЭП или Госключом?

Нет. В кабинете работник использует облачную УНЭП, выпущенную только для этого кабинета: скопировать или сохранить её нельзя. Госключ и личную УКЭП в кабинете не применяют. Документ, подписанный такой УНЭП, считается юридически значимым, если с работником заключено соглашение об её использовании с порядком проверки подписи. Основание — статья 22.3 ТК РФ.

Какие документы предъявить контролирующему органу по электронному архиву?

Предъявляют приказ о введении КЭДО, положение о КЭДО и согласие работника на подписание документов УНЭП. К ним прилагается архив документов: PDF и отдельные файлы электронных подписей к нему. Подпись проверяется в карточке электронного документа в 1С кнопкой «Проверить подписи». У контролирующих органов есть своё программное обеспечение для такой проверки.

Подтверждает ли штамп электронной подписи на PDF, что документ подписан?

Нет. Штамп — только визуализация подписи: его можно скопировать в любом редакторе и вставить в другой PDF. Сама подпись хранится отдельным файлом или отметкой в системе и проверяется программно. Документ без штампа может быть подписан, а документ со штампом может оказаться неподписанным. Поэтому в архив передают файлы подписей, а не изображение штампа.