Хранение архивных документов и других документов компании начинается с номенклатуры дел: каждый документ ещё до появления получает дело, индекс и срок хранения по Перечню, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки Т-2 и личные дела хранят 50 лет, а по документам, законченным до 1 января 2003 года, 75 лет. Графики отпусков хранят 3 года, табели 5 лет, приказы по основной деятельности постоянно. Документы с разными сроками в одно дело не кладут. Форму хранения определяет форма создания: подписанный электронной подписью документ хранится в электронном архиве, а подписанный на бумаге хранится на бумаге.
В материале собраны схема раскладки кадровых и управленческих документов по делам со статьями Перечня, порядок составления номенклатуры и правила оформления дела по Правилам Росархива № 77. Отдельно разобраны виды документов, которых нет в Перечне, и документы, которые закон не разрешает вести только в КЭДО. Порядок передачи дел в архив и уничтожения, сроки выдачи архивных справок, хранение при ликвидации в Москве, стоимость электронного архива и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Как разложить документы компании по делам: схема со сроками хранения
Дело формируют по трём признакам: вид документа, срок хранения и календарный год. Приказы группируют в дела по установленным для них срокам хранения (п. 49 Правил, утверждённых приказом Росархива от 31.07.2023 № 77), поэтому приказ о приёме на работу и приказ об ежегодном отпуске попадают в разные дела, хотя оба относятся к личному составу. Дела постоянного и временного хранения не смешивают.
В таблице собраны документы, с которыми кадровая служба и канцелярия работают каждый день.
| Документ | Отдельное дело | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, увольнении | Приказы по личному составу (долговременные) | 434 «а» | 50/75 лет, ЭПК |
| Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках, о краткосрочных командировках | Приказы по личному составу (5 лет) | 434 «б», «г» | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Трудовые договоры и соглашения об их изменении, расторжении | Трудовые договоры | 435 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные карточки Т-2 | Личные карточки | 444 | 50/75 лет, ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | Отдельное дело на каждого работника | 445 | 50/75 лет, ЭПК |
| Журналы регистрации приказов по личному составу | Журнал регистрации | 182 «б» | 50/75 лет, ЭПК; по отпускам и иным краткосрочным приказам 5 лет |
| Приказы по основной (профильной) деятельности | Приказы по основной деятельности | 19 | Постоянно |
| Журналы регистрации приказов по основной деятельности | Журнал регистрации | 182 «а» | Постоянно |
| Штатное расписание | Штатные расписания | 40 | По месту утверждения постоянно |
| Графики отпусков | Графики отпусков | 453 | 3 года |
| Табели учёта рабочего времени | Табели | 402 | 5 лет; при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет |
| Номенклатура дел организации | Документы по делопроизводству | 157 | Постоянно; номенклатуры подразделений 3 года |
| Акты о выделении к уничтожению | Документы по архиву | 170 | Постоянно |
| Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте | Документы по охране труда | 423 «а» | 45 лет |
| Протоколы результатов обучения по охране труда, журналы проверки знаний | Документы по охране труда | 422, 423 «б» | 5 лет |
Отметка ЭПК означает, что часть таких дел может быть отобрана на постоянное хранение экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения. Срок 50/75 лет читается так: 50 лет для документов, законченных делопроизводством после 1 января 2003 года, 75 лет для более ранних. Для ЛНА общего срока нет: правила внутреннего трудового распорядка, например, хранят 1 год после замены новыми (ст. 381), а для других актов срок ищут по их виду. Полный текст Перечня с примечаниями опубликован на официальной странице Росархива с Перечнем типовых управленческих архивных документов, и спорную строку номенклатуры лучше сверять по нему, а не по обзорам.
Полезно знать: отраслевые перечни имеют приоритет над Перечнем № 236 для документов, специфичных для отрасли. В здравоохранении сроки хранения медицинской документации задают приказы Минздрава, в образовании — ведомственные перечни, в финансовом секторе — указания Банка России.
Перед раскладкой проверьте, нет ли для вашей сферы отраслевого перечня, и только после этого открывайте Перечень № 236.
Номенклатура дел: кто составляет, когда утверждают и что делать с видами документов вне Перечня
Номенклатуру дел организации разрабатывают в конце каждого года на основании номенклатур подразделений, согласуют с экспертной комиссией (ЭК) и утверждают у руководителя; применять её начинают с 1 января следующего года (п. 11 Правил № 77). Организация, которая является источником комплектования государственного архива, раз в 5 лет представляет номенклатуру на ЭПК архивного учреждения, а при изменении функций или структуры делает это раньше. Остальные организации утверждают номенклатуру самостоятельно. Сама номенклатура организации хранится постоянно (ст. 157 Перечня), номенклатуры подразделений — 3 года.
В каждой строке номенклатуры стоят индекс дела, его заголовок, срок хранения и номер статьи Перечня. Эти же сведения потом переносятся на обложку, поэтому ошибка в номенклатуре повторяется во всех делах, заведённых по ней.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Документа нет в Перечне: срок по аналогии
Часть обязательных документов в Перечне не названа. Типовой вопрос кадровиков касается журнала учёта инструкций по охране труда и журнала их выдачи: вести их нужно, а отдельной статьи нет. Отсутствие строки в Перечне не освобождает от хранения.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Если вида документа нет в перечне, срок определяется по аналогии: находите наиболее близкий по смыслу вид документа и применяете его срок. Для журналов учёта и выдачи инструкций логично ориентироваться на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажей, в зависимости от содержания. Решение принимает экспертная комиссия, оно оформляется и попадает в номенклатуру дел, чтобы при проверке вы показали документированный выбор, а не догадку.»
Как составить номенклатуру и разложить документы: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, действует ли для вашей отрасли специальный перечень. Для отраслевых документов он применяется первым, Перечень № 236 — для остальных.
- Шаг 2. Разделите документы на текущие и завершённые. Текущие — открытые журналы, действующие приказы, документы текущего года.
- Шаг 3. Завершённые документы разделите по порогу 10 лет: до 10 лет (протоколы, приказы по отпускам, инструкции) и свыше 10 лет (приказы по личному составу, трудовые договоры, журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда).
- Шаг 4. Внутри каждой группы разложите документы по видам и годам: журналы, протоколы, акты, локальные акты, переписка; внутри вида — от старых годов к новым.
- Шаг 5. Для каждого дела запишите в номенклатуру индекс, заголовок, срок хранения и номер статьи Перечня. Для видов, которых нет в Перечне, укажите срок по аналогии и решение ЭК.
- Шаг 6. Согласуйте проект номенклатуры с ЭК, утвердите у руководителя в конце года и вводите в действие с 1 января.
Порог 10 лет определяет физическое место хранения: дела со сроком до 10 лет включительно могут оставаться в подразделении до истечения срока и экспертизы ценности, дела со сроком свыше 10 лет передаются в архив организации.
Лайфхак: опись документов длительного хранения составляйте так, чтобы по ней находились сведения о конкретном работнике. При расследовании несчастного случая или профзаболевания ищут не журнал за определённый год, а историю одного человека.
Как оформить бумажное дело по Правилам Росархива № 77
Бумажное дело не должно превышать 250 листов и толщину корешка 4 см (п. 51 Правил № 77). Требования к обложке, нумерации листов и описи приведены в тексте приказа Росархива от 31.07.2023 № 77 об утверждении Правил хранения документов, который действует с 17.09.2023 и регулирует формирование, учёт, экспертизу ценности, передачу и уничтожение архивных документов в организациях.
Оформление дела перед передачей в архив включает четыре операции:
- Обложка. На ней указывают наименование организации и структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, заголовок, крайние даты, число листов, срок хранения и номер статьи Перечня (п. 55).
- Нумерация. Все листы нумеруют в валовом порядке арабскими цифрами в правом верхнем углу. Лист-заверитель вместе с документами не нумеруется.
- Внутренняя опись. Обязательна для категорий, перечисленных в Правилах, включая личные дела.
- Заверительная надпись. Оформляется отдельным листом-заверителем в конце дела.
Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством. До этой даты дело живёт в подразделении как текущее.
Сверьте обложки текущих дел с номенклатурой: индекс, срок и статья Перечня на обложке и в номенклатуре должны совпадать.
Личное дело работника и приказ о приёме на работу: что куда подшивать
Личное дело формируют отдельно на каждого работника, документы в нём располагают в хронологическом порядке по мере поступления (п. 49 Правил № 77). Личные дела хранятся 50 лет по ст. 445 Перечня, для законченных до 2003 года — 75 лет.
Приказ о приёме на работу по форме Т-1 хранится в деле приказов по личному составу со сроком 50/75 лет, а приказ об ежегодном отпуске того же работника — в деле со сроком 5 лет. Смешивать их нельзя: через 5 лет дело с отпускными приказами можно выделить к уничтожению, а приказы о приёме за тот же год должны остаться. Если оба приказа подшиты вместе, при экспертизе ценности дело целиком придётся хранить по большему сроку.
Мария Ж, HR-эксперт с 13-летним стажем: «Срок 50 лет для кадровых документов стоит неспроста: они нужны не работодателю, а самому человеку, причём тогда, когда компании может уже не существовать. Личные карточки, трудовые договоры и приказы по личному составу хранятся 50 лет для завершённых после 1 января 2003 года и 75 лет для более ранних. Поэтому, наводя порядок в архиве, сначала отделите эти дела от краткосрочных и только потом решайте, что подлежит экспертизе ценности.»
Личная карточка Т-2 ведётся отдельной позицией номенклатуры (ст. 444), трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним — по ст. 435. Опись документов личного дела удобно вести с первого дня: при уходе работника и сдаче дела в архив её не придётся восстанавливать по памяти.
Образцы кадровых документов для формирования дел
Комплект покрывает документы с длительными и краткими сроками хранения; начните с описи документов личного дела.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Приказ о приёме на работу по форме Т-1 | Скачать |
| Личная карточка работника по форме Т-2 | Скачать |
| Трудовой договор по основному месту работы | Скачать |
| График отпусков по форме Т-7 | Скачать |
| Табель учёта рабочего времени по форме Т-12 | Скачать |
Электронные кадровые документы: те же дела и сроки, другой носитель
Электронный кадровый документ хранится столько же, сколько бумажный того же вида: работодатель обеспечивает сохранность электронных документов в течение сроков, установленных архивным законодательством (ч. 12 ст. 22.3 ТК РФ). Трудовой договор, подписанный в КЭДО, хранится 50 лет по ст. 435 Перечня, график отпусков — 3 года по ст. 453. Номенклатура дел для электронных документов та же, меняется только носитель.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форма хранения определяется формой создания. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится электронно, и распечатывать его, чтобы хранить бумагу вместо файла, нельзя. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан его не заменяет. Поэтому решение о форме принимается один раз, на входе, и для журналов инструктажей вы живёте с ним 45 лет.»
Состав электронного дела задаёт приказ Минтруда от 20.09.2022 № 578н, действующий с 01.03.2023: кадровый электронный документ хранится в формате PDF/A-1A вместе с XML-описанием, приложениями при их наличии, файлами электронной подписи и машиночитаемой доверенностью, если документ подписан по ней. Требования к форматам и структуре опубликованы на странице Минтруда об электронном кадровом документообороте.
Факт: машиночитаемая доверенность при подписании кадрового документа по доверенности входит в комплект хранения как обязательная часть документа, а не как приложение к процессу. При увольнении уполномоченного подписанта первой отзывается его доверенность.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Форматы задаёт Минтруд, а сроки и правила хранения — Росархив. При выборе системы проверяют не то, что она хранит документы, а то, выгружает ли она комплект целиком: документ, файл подписи и доверенность. При проверке ГИТ, в суде или при смене оператора нужны файлы, а не изображение на экране. В Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а модуль для 1С:ЗУП синхронизирует документы автоматически, поэтому дело в учётной системе и в архиве КЭДО не расходится.
Важный нюанс из практики: кадровые документы — это персональные данные, в том числе сведения о семье, здоровье и доходах. Если архив КЭДО размещён в облаке, данные получает третье лицо, и передача должна опираться на согласие работника. Обычно таких лиц не одно, а три: провайдер, владелец инфраструктуры и удостоверяющий центр. У вендора стоит запросить именно перечень лиц, получающих доступ к данным, а внутри компании разграничить доступ к кадровому массиву по ролям.
Какие документы нельзя хранить только в электронном виде
Часть 3 статьи 22.1 ТК РФ выводит из КЭДО трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве установленной формы, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Эти документы оформляются и хранятся на бумаге, даже если вся остальная кадровая документация компании электронная.
Протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. Это разграничение теряют при переводе охраны труда в электронный вид, и в номенклатуре его стоит отметить у каждого дела.
Одно дело в двух формах: бумажный и электронный комплект
При смешанном документообороте одно дело по номенклатуре складывается из документов разной формы. Приказы по личному составу за год могут включать приказы о приёме, подписанные в КЭДО, и приказы об увольнении на бумаге. Срок хранения у них один, 50/75 лет, а носители разные, и каждый документ хранится в той форме, в которой создан.
Важный нюанс из практики: в споре об увольнении через КЭДО у работодателя было положение о КЭДО, перечень документов и письменное согласие работника, полученное до перехода. Кассационный суд отменил решения в его пользу, а при новом рассмотрении работник выиграл: подпись выдали в день подачи заявления об увольнении, работник не умел пользоваться системой, и журналы событий системы это показали. Электронное дело защищает работодателя, пока спор идёт о документах; когда суд переходит к выдаче ключа и идентификации, решают записи системы. Мы поэтому разводим по времени выдачу подписи и первые кадровые действия с ней и проверяем, умеет ли человек работать в системе.
Проверьте у себя: описан ли в ЛНА порядок идентификации при подписании, фиксирует ли система дату и обстоятельства выдачи подписи, выгружается ли комплект документа в формате приказа № 578н.
Передача дел в архив, экспертиза ценности и уничтожение
Дела постоянного хранения и временного хранения свыше 10 лет, включая документы по личному составу, передают в архив организации не ранее чем через год и не позднее чем через три года после завершения дела. Дела со сроком хранения до 10 лет включительно могут оставаться в подразделении до истечения срока и последующей экспертизы ценности, если организация не установила иное.
Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия по номенклатуре: она рассматривает описи дел и акты о выделении к уничтожению. В акт о выделении к уничтожению включают только дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта. Утверждает акт руководитель организации или уполномоченное им лицо. Сам акт хранится постоянно (ст. 170 Перечня), описи дел по личному составу — 50/75 лет (ст. 172).
Внимание: статья 423 Перечня разделена на два подпункта. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранят 45 лет, журналы проверки знаний и профилактических работ — 5 лет. Закончившийся журнал инструктажа уходит в архив, а не в акт об уничтожении.
Сколько стоит ошибка при уничтожении или потере дел
За нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов статья 13.20 КоАП РФ предусматривает предупреждение либо штраф: 1 000-3 000 рублей для граждан, 3 000-5 000 рублей для должностных лиц, 5 000-10 000 рублей для организаций. Основная цена ошибки лежит за пределами штрафа. Если через 15-20 лет бывший работник свяжет заболевание с условиями труда или расследуется несчастный случай, запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека. Без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать придётся ему.
Когда собственный архив не нужен
Статья 13 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» даёт организации право создать архив, но не обязывает к этому. Небольшой компании отдельное архивное помещение может не понадобиться: краткосрочные дела хранятся в подразделении, где их сформировали. Обязанность обеспечить сохранность документов в установленные сроки при этом остаётся, и дела по личному составу на 50/75 лет нужно хранить в условиях, при которых их можно найти и выдать.
Архивная справка, копии документов и хранение при ликвидации в Москве
Работник или бывший работник получает сведения о своей работе двумя путями. По письменному заявлению работодатель выдаёт копии документов, связанных с работой, не позднее 3 рабочих дней (ст. 62 ТК РФ). Электронные документы из КЭДО или их заверенные копии предоставляются бесплатно в тот же срок, до 3 рабочих дней, способом, который выбрал работник (ч. 10-11 ст. 22.3 ТК РФ).
Архивную справку выдаёт организация или её правопреемник, а если документы переданы на хранение — государственный или муниципальный архив. Социально-правовой запрос, например о стаже, архив исполняет бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Подать такой запрос через Госуслуги можно в ряде регионов, единой федеральной услуги для всей страны нет.
При ликвидации негосударственной организации документы по личному составу и архивные документы с неистёкшим сроком хранения ликвидатор или конкурсный управляющий передаёт в упорядоченном состоянии в государственный или муниципальный архив по договору (ч. 10 ст. 23 125-ФЗ). Для московских компаний порядок подготовки и передачи документов описан в методических рекомендациях Главного архивного управления города Москвы; упорядочить дела по номенклатуре до начала ликвидации проще, чем собирать их в процессе.
Приказ 29н и приказ Минтруда № 423: что из новых документов касается архива
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н регулирует порядок обязательных предварительных и периодических медосмотров, действует до 01.04.2027 и сроки хранения кадровых дел не устанавливает. Поправка, которая пришла с 01.09.2026 изменениями по приказу № 327н, добавила электронное сообщение об аннулировании медицинского заключения частного охранника при выявлении противопоказаний. На номенклатуру кадровых дел она не влияет.
Приказ Минтруда от 17.09.2026 № 423 действует с 21.09.2026 до 15.12.2026 и утверждает план апробации подписания кадровых документов электронной подписью через многофункциональный сервис обмена информацией. Документы, подписанные в рамках апробации, остаются кадровыми документами и раскладываются по делам по тем же статьям Перечня № 236.
Стоимость электронного архива кадровых документов в Добыто
Стоимость КЭДО с электронным архивом зависит от численности сотрудников, нужных видов подписи и требований к интеграции и инфраструктуре.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес, минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | входит в подключение |
| Модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Электронный архив, где кадровые документы хранятся в течение сроков Перечня № 236, входит в тариф «Бизнес», а для небольших компаний на старте перехода подходит тариф «Старт». Итоговая сумма считается по числу сотрудников и выбранному набору функций; актуальные условия и состав каждого пакета указаны на странице тарифов Добыто КЭДО. При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Цены приведены на дату публикации.
Выводы
Порядок в документах компании держится на номенклатуре дел: каждому виду документа заранее назначают дело, срок и статью Перечня № 236, а документы с разными сроками не смешивают. Кадровые дела на 50/75 лет, журналы инструктажей на 45 лет и акты об уничтожении, которые хранятся постоянно, отделяют от краткосрочных дел ещё при формировании, тогда экспертиза ценности и передача в архив проходят без пересборки. Электронные документы живут по тем же срокам, но в своей форме и в полном комплекте с подписями и доверенностями.
В Добыто кадровые документы подписываются и попадают в электронный архив внутри одной системы, а комплект документа выгружается для проверки или спора. Это закрывает электронную часть номенклатуры, оставляя на бумаге только то, что закон из КЭДО исключает.
Частые вопросы о хранении документов и формировании дел
Применяются ли сроки Перечня № 236 к делам, закрытым до 2020 года?
Да. Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, действует с 18.02.2020, и Росархив разъяснил, что его сроки применяются и к ранее завершённым делам. Исключение составляют дела, по которым до этой даты уже оформлены описи и акты о выделении к уничтожению: пересматривать их не нужно.
Можно ли хранить скан бумажного приказа вместо оригинала?
Нет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге в течение всего срока по Перечню, скан его не заменяет. В споре суд вправе потребовать подлинник: по ч. 8 ст. 75 АПК РФ при представлении копий в электронном виде суд может запросить оригиналы, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа или подписи.
Является ли распечатка электронного трудового договора оригиналом для личного дела?
Нет, распечатка — копия электронного документа. Чтобы она имела доказательственное значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус либо сама организация с отметкой о верности копии. Оригиналом остаётся файл с электронной подписью, который хранится в электронном архиве 50/75 лет по ст. 435 Перечня.
Что хранить вместе с документами, подписанными ПЭП или УНЭП?
Соглашение об использовании электронной подписи и ЛНА о КЭДО. УКЭП равнозначна собственноручной подписи в силу 63-ФЗ, а для ПЭП и УНЭП равнозначность возникает только из соглашения между участниками обмена. Без этих документов архив электронных документов, подписанных работником, теряет доказательственную опору. В одном документе со стороны работника и работодателя могут стоять подписи разных видов; трудовой договор со стороны работодателя УНЭП не подписывается.
Сколько хранить отчёты по специальной оценке условий труда?
По ст. 407 Перечня отчёты по СОУТ и документы к ним, включая карты, протоколы и сводные ведомости, по месту проведения хранят 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда 50/75 лет. В других организациях срок составляет 5 лет. Списки работающих с вредными и опасными условиями труда хранят 50/75 лет по ст. 414.
Что будет с электронным архивом при смене оператора КЭДО?
Отдельного правила о передаче документов при смене оператора статьи 22.1-22.3 ТК РФ не содержат, а обязанность обеспечить сохранность электронных документов в сроки Перечня остаётся за работодателем. До подписания договора с оператором проверьте, что происходит с архивом при расторжении и в каком виде отдаются документы: комплект по приказу Минтруда № 578н включает файл PDF/A-1A, XML-описание, файлы подписи и машиночитаемую доверенность.
