Сроки хранения документов у бухгалтерии и кадров считаются по разным правилам и из разных источников. Учётные и налоговые документы закрывают часть 1 статьи 29 402-ФЗ и подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ: минимум 5 лет, а по страховым взносам 6 лет. Кадры живут по 125-ФЗ и Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236: трудовые договоры, приказы о приёме и переводе, личные дела и лицевые счета хранятся 50 лет, если делопроизводство по ним закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если раньше. Различие, от которого зависит порядок действий: бухгалтерский срок отсчитывается от отчётного года и рано или поздно закрывается, а кадровый привязан к личному составу и переживает саму организацию.
Дальше сроки разложены по видам документов в двух таблицах, отдельно разобраны документы на стыке: табели, расчётные ведомости, командировочные и результаты медосмотров по приказу 29н. Показываем, с какого дня начинает течь срок и почему ошибка в этой дате обходится дороже ошибки в самом сроке. Для перехода на электронный архив собраны требования к формату подписи и порядок подготовки дел. Штрафы по статьям 13.20, 13.25 и 15.11 КоАП, стоимость электронного хранения кадровых документов и ответы на частые вопросы — во второй половине статьи.
Бухгалтерия и кадры: почему сроки считаются по разным правилам
Правила хранения задают три группы источников, и между собой они почти не пересекаются. Первая — 125-ФЗ об архивном деле: пункт 2 статьи 13 даёт организации право самостоятельно создать архив и организовать хранение документов. Вторая — перечни со сроками, и для большинства компаний это Перечень, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Третья — специальное регулирование: 402-ФЗ и Налоговый кодекс для учётных документов, приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н в редакции от 02.10.2024 для результатов медосмотров, отраслевые перечни регуляторов для отдельных видов деятельности.
Трудовой кодекс обязывает работодателя хранить кадровые документы, но не описывает технику хранения: она вынесена в архивное законодательство. У финансовых документов база жёстче, потому что первичка подтверждает, на что потрачены средства организации, и проходит аудит и налоговую проверку. Отсюда и расхождение: кадровик считает срок от судьбы работника, бухгалтер — от отчётного периода.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «С кадровыми документами проще, чем кажется: Трудовой кодекс говорит, что хранить обязаны, а как хранить — смотрим в архивном законодательстве и в Перечне Росархива. У финансовых документов требования строже, потому что это первичные документы учёта и они подлежат аудиту. Когда компания сводит номенклатуру дел, начните с разделения по этому признаку: документы по личному составу и документы по учёту попадают в разные разделы номенклатуры с разными сроками.»
Практическое следствие для номенклатуры дел: срок, записанный в ней, не может быть меньше срока из Перечня № 236. Если во внутреннем документе стоит 5 лет, а в Перечне по этой позиции 50 лет, применяется 50. Сверьте свою номенклатуру по двум колонкам — срок и ссылка на статью Перечня — до того, как за год будут сформированы дела.
Бухгалтерские и налоговые документы: 5 лет, 6 лет и срок, который тянется за убытком
У учётных документов три параллельных счётчика: бухгалтерский по 402-ФЗ, налоговый по статье 23 НК РФ и архивный по Перечню № 236. Совпадают они не всегда.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Первичные учётные документы, регистры бухучёта, бухгалтерская (финансовая) отчётность, аудиторские заключения | не менее 5 лет после отчётного года | часть 1 статьи 29 402-ФЗ |
| Учётная политика, стандарты организации, средства воспроизведения электронных документов и проверки электронной подписи | не менее 5 лет после года последнего использования | часть 2 статьи 29 402-ФЗ |
| Данные бухгалтерского и налогового учёта, документы для исчисления и уплаты налогов | 5 лет | подпункт 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ |
| Документы по исчислению и уплате страховых взносов | 6 лет | пункт 3.4 статьи 23 НК РФ |
| Документы, подтверждающие объём убытка прошлых лет | весь срок, пока убыток уменьшает налоговую базу | статья 283 НК РФ |
| Расчётно-платёжные ведомости, расчётные листки | 6 лет при наличии лицевых счетов, иначе 50/75 лет | Перечень Росархива № 236 |
| Лицевые счета работников | 50/75 лет | Перечень Росархива № 236 |
Две нижние строки и есть та граница, о которую спотыкается бухгалтерия. Ведомость по зарплате живёт 6 лет только при условии, что в компании ведутся лицевые счета; без них тот же документ автоматически переезжает в категорию личного состава на 50 или 75 лет. Проверьте по своей учётной системе, формируются ли лицевые счета на самом деле, а не только упомянуты в учётной политике.
Важный нюанс из практики: когда срок по 402-ФЗ и срок по Перечню № 236 расходятся, спор решается в пользу большего. Пятилетний налоговый срок не даёт права уничтожить документ, который Перечень относит к личному составу, — и наоборот, архивный срок не сокращается из-за того, что налоговая проверка за период уже прошла.
Факт: пункт 2 статьи 13 125-ФЗ разрешает организации самостоятельно создать архив. В конце каждого календарного года подразделения формируют дела по утверждённой на этот год номенклатуре и передают их на хранение — без номенклатуры сроки применить не к чему.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Кадровые документы: 50/75 лет, 5 лет и 3 года
Кадровый блок неоднороден: внутри него сроки различаются в 25 раз. Всё, что описывает трудовую судьбу конкретного человека, уходит на 50 или 75 лет. Всё, что обслуживает текущий год, живёт 5 лет или меньше.
| Документ | Срок хранения | Основание |
|---|---|---|
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | 50/75 лет | статья 435 Перечня № 236, статья 22.1 125-ФЗ |
| Приказы по личному составу: приём, перевод, увольнение, совмещение, аттестация | 50/75 лет | статья 434 Перечня № 236 |
| Приказы о ежегодных отпусках, краткосрочных командировках по России, дисциплинарных взысканиях | 5 лет | статья 434 Перечня № 236 |
| Личные дела и личные карточки работников | 50/75 лет | Перечень № 236, статья 22.1 125-ФЗ |
| Табели учёта рабочего времени | 5 лет; 50/75 лет при вредных и опасных условиях труда | статья 402 Перечня № 236 |
| График отпусков | 3 года | статья 453 Перечня № 236 |
| Согласия на обработку персональных данных | 3 года после истечения срока действия или отзыва | статья 441 Перечня № 236 |
| Штатное расписание по месту разработки и утверждения | постоянно | Перечень № 236 |
Обозначение 50/75 читается так: дела, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года, хранятся 50 лет, законченные до этой даты — 75 лет. Граница проходит по дате завершения дела, а не по дате приёма работника, поэтому в одной папке легко оказываются документы с разными сроками.
Отдельная ловушка — табель. Для офисного персонала это 5 лет, для работников с вредными и опасными условиями труда тот же табель хранится 50 или 75 лет, потому что он подтверждает специальный стаж. Если в компании есть хотя бы одно рабочее место с вредными условиями, табели придётся разделять на два дела с разными сроками ещё на этапе номенклатуры.
Самый короткий срок в кадрах — 3 года у графика отпусков. В практике Добыто именно графики и заявления чаще всего уничтожают вместе с приказами по личному составу, потому что дела формировали по году, а не по срокам хранения.
Электронный архив: те же сроки, другие требования к файлу
Перевод кадровых документов в электронный вид не сокращает ни один срок. Документ, подписанный в системе КЭДО по статьям 22.1-22.3 ТК РФ, хранится ровно столько же, сколько его бумажный аналог: трудовой договор — 50 лет, приказ об отпуске — 5 лет. Меняется другое: к сроку хранения добавляется требование сохранить проверяемость подписи на всём его протяжении.
Понятия «электронный документ» в 125-ФЗ нет, поэтому хранение таких документов регулируется правилами организации хранения, комплектования, учёта и использования документов, утверждёнными приказом Минкультуры № 526. По этим правилам электронные документы архивного фонда записываются на обособленные материальные носители, которые учитываются и хранятся физически. Требования к самим системам собраны в приказе Росархива от 15 июня 2020 года о типовых функциональных требованиях к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов: это готовый перечень того, что должна уметь система, если вы её выбираете.
Внимание: приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним оформляются исключительно на бумаге — статья 22.1 ТК РФ, позиция подтверждена письмом Минтруда России от 12.01.2023 № 14-6/ООГ-97. Полностью безбумажного увольнения не бывает, и в архиве по каждому уволенному останется бумажное дело.
Сертификат электронной подписи действует год или немного больше, а дело по личному составу лежит полвека. Чтобы через 20 лет подпись оставалась проверяемой, на документ добавляют метку времени и формируют усовершенствованную подпись поверх исходной, а при смене криптоалгоритмов процедуру повторяют. Без этого файл останется читаемым, но подтвердить, что он подписан действующим на тот момент сертификатом, будет нечем.
Мария Ж, соучредитель сервиса КЭДО Добыто: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится: суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначается экспертиза документа, его реквизитов или подписи. Планируя отказ от бумажного архива, пройдите по своей номенклатуре и отметьте документы, которые существуют только в электронном виде. По каждому такому делу вы должны понимать, чем подтвердите подлинность через десять лет.»
Проверьте электронную подпись на документе из архива
Проверка электронной подписи
Покажем, кто и когда подписал документ и действует ли сертификат. Без регистрации.
1 Выберите вид подписи:
2 Загрузите документ и файл подписи:
Документ
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Файл подписи (.sig)
Нужно подписать документ?
Подпишите прямо в браузере через КриптоПро. На PDF можно поставить штамп в нужном месте.
Перед тем как закрывать бумажный архив, пройдите короткую диагностику:
- Принят ли локальный нормативный акт о ведении КЭДО и утверждён ли перечень документов и категорий работников, к которым он применяется.
- Собраны ли письменные согласия работников по статье 22.2 ТК РФ: без согласия конкретного работника электронное взаимодействие с ним неправомерно.
- Какие документы по закону остаются на бумаге и где будет храниться эта часть архива.
- Поддерживает ли система метки времени, усовершенствованные форматы подписи и переподписание.
- Как устроена выгрузка дела и журнала действий по отдельному документу для проверки или суда.
Важный нюанс из практики: возврат подписанных документов обратно в учётную систему кажется удобным, а на деле задваивает базу и увеличивает нагрузку без выигрыша. Учётные системы не рассчитаны на перештамповку и архивное хранение, поэтому подписанный оригинал логичнее держать в системе КЭДО и открывать его из учётной по ссылке. В сервисе Добыто электронный архив входит в тариф «Бизнес», а документ открывается из карточки сотрудника без выгрузки файлов.
Документы на стыке бухгалтерии и кадров
Спорные документы — те, которые ведёт одна служба, а срок им задаёт регулирование другой. Чаще всего в этой зоне теряются четыре группы.
| Ситуация | Что критично | Что вторично |
|---|---|---|
| Компания ведёт лицевые счета работников | лицевые счета — 50/75 лет | ведомости и расчётные листки закрываются за 6 лет |
| Лицевые счета не ведутся | ведомости уходят на 50/75 лет | формат ведомости и способ выдачи листка |
| Есть рабочие места с вредными и опасными условиями | табели — 50/75 лет, отдельным делом | общий табель по офисному персоналу — 5 лет |
| Командировка по России на несколько дней | авансовый отчёт как первичка — не менее 5 лет | приказ о краткосрочной командировке — 5 лет |
| Проведён периодический медосмотр по приказу 29н | заключительный акт хранится в медорганизации 50 лет | переписка и планы-графики осмотров |
По приказу 29н заключительный акт составляется в пяти экземплярах и в течение 5 рабочих дней с даты утверждения направляется работодателю, в центр профпатологии субъекта, в территориальный орган Роспотребнадзора и в фонд. Экземпляр, который остаётся в медицинской организации, хранится 50 лет. У работодателя дольше всего живут документы по осмотрам работников с вредными и опасными условиями труда, потому что они подтверждают право на досрочную пенсию.
Ещё одна группа на стыке — договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты сдачи-приёмки работ по ним. Бухгалтерия воспринимает их как первичку на 5 лет, а Перечень № 236 относит к документам по личному составу со сроком 50/75 лет. Требования к работникам по трудовому договору и к исполнителям по ГПХ не совпадают ни в оформлении, ни в подписи, а вот по сроку хранения эти договоры оказываются в одной категории с кадровыми.
Образцы кадровых документов для номенклатуры и личного дела
Комплект собран под разбор архива: начните с описи документов личного дела — она показывает, что должно лежать в деле и чего в нём не хватает.
| Документ | Скачать |
|---|---|
| Опись документов личного дела | Скачать |
| Личная карточка работника, форма Т-2 | Скачать |
| Приказ о приёме на работу, форма Т-1 | Скачать |
| Приказ о назначении ответственного за трудовые книжки | Скачать |
| Положение о ведении КЭДО | Скачать |
| Согласие на обработку персональных данных | Скачать |
С какого момента течёт срок и когда дело можно закрыть
Срок хранения начинается не в день подписания документа. Исчисление ведётся с 1 января года, следующего за годом, в котором делопроизводство по делу закончено, — это правило закреплено инструкцией по применению Перечня, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237. Приказ об отпуске от 12 марта 2026 года начинает свой пятилетний срок 1 января 2027 года и заканчивает его 31 декабря 2031 года.
Для договоров точка отсчёта другая: сначала договор должен прекратить действие, и только потом начинает течь срок хранения. Для согласия на обработку персональных данных — 3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва. Для документов по убытку срок не фиксирован вовсе: пока убыток уменьшает налоговую базу, подтверждающие документы остаются.
Лайфхак: процедуры перештамповки и архивного хранения относятся к функциональности системы КЭДО, а не учётной системы. Проверяйте наличие переподписания до закрытия дела за год: добавить метку времени к документу, подписанному действующим сертификатом, проще, чем восстанавливать доказательства после истечения срока сертификата.
Как подготовить дела к передаче в архив: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Сверьте номенклатуру дел на год со сроками из Перечня № 236 и убедитесь, что по каждой позиции указана статья Перечня.
- Шаг 2. Разделите дела по срокам, а не по подразделениям: приказы по личному составу отдельно от приказов об отпусках и командировках, табели по вредным условиям отдельно от общих.
- Шаг 3. Проверьте комплектность личных дел по описи: трудовой договор, дополнительные соглашения, приказы, согласие на обработку персональных данных.
- Шаг 4. Для электронных дел выгрузите документы вместе с файлами подписи и журналом действий по каждому документу, добавьте метку времени и усовершенствованную подпись.
- Шаг 5. Составьте описи дел постоянного хранения и дел по личному составу, оформите акт о выделении к уничтожению только для дел с истекшим сроком.
- Шаг 6. Зафиксируйте, какие дела остались на бумаге по требованию закона, и где физически хранятся носители с электронными документами.
Мария Ж, судебный эксперт по трудовому праву: «Разделяйте электронный документ и электронный образ: образ — это копия того, что изготовлено на бумаге, а электронный документ изначально создан в электронной форме, и требования к подписи у них разные. Распечатка электронного документа остаётся его копией, а не оригиналом, и чтобы она что-то значила, её заверяют оператором ЭДО, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Посмотрите на свой файл: если в нём есть изображение собственноручной подписи, перед вами образ.»
В сервисе Добыто маршрут документа и его место в номенклатуре задаются при настройке, поэтому приказы по личному составу и приказы об отпусках не попадают в одно дело. Уничтожение оформляется актом и только после того, как истёк самый долгий срок среди документов дела. Уточнить спорную позицию по кадровым документам можно через сервисы портала Роструда «Онлайнинспекция»: там же публикуются памятки и разъяснения по обязанностям работодателя.
Цена ошибки: штрафы, восстановление и проигранный спор
Нарушение правил хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов — это статья 13.20 КоАП: предупреждение или штраф от 3 000 до 5 000 рублей на должностное лицо и от 5 000 до 10 000 рублей на юридическое. Суммы небольшие, и именно поэтому архив годами финансируют по остаточному принципу.
Дальше начинается дорогая часть. По статье 13.25 КоАП за нарушение требований законодательства о хранении документов штраф на юридическое лицо составляет от 200 000 до 300 000 рублей, на должностное — от 2 500 до 5 000 рублей. Отсутствие первичных учётных документов, регистров и отчётности в течение установленных сроков хранения — грубое нарушение требований к бухгалтерскому учёту по статье 15.11 КоАП: от 5 000 до 10 000 рублей на должностное лицо, при повторном нарушении до 20 000 рублей или дисквалификация. Налоговая сторона считается отдельно: статья 120 НК РФ — от 10 000 рублей, а если отсутствие документов привело к занижению базы, 20% от неуплаченного налога, но не менее 40 000 рублей; статья 126 НК РФ — 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Кадровая часть добавляет свой счёт. Невыдача работнику документов, связанных с работой, и нарушения трудового законодательства попадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП: от 30 000 до 50 000 рублей на юридическое лицо. А утрата документов по личному составу означает, что бывший работник не получит подтверждение стажа и заработка, и восстанавливать данные придётся через запросы и суд.
Полезно знать: ГОСТ Р 57762-2017 описывает стратегию долговременной сохранности электронных документов через восемь элементов: читаемость, интерпретируемость, идентифицируемость, доступность, аутентичность, конвертация, миграция, безопасность. По этому списку удобно проверять собственный электронный архив — он показывает, что сохранить файл и сохранить документ не одно и то же.
Кейс из практики: в споре об увольнении работника, подавшего заявление через систему КЭДО, работодатель прошёл четыре инстанции. Положение о кадровом электронном документообороте было принято, перечень документов утверждён, согласие работника получено за день до перехода. Проиграл он на другом: подпись выдали в день подписания заявления, работник системой пользоваться не умел, и за него подписывал другой человек — всё это зафиксировала собственная информационная система. Итог: увольнение признано незаконным, работник восстановлен.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Порядок хранения и уничтожения электронных документов уже стал самостоятельной категорией трудовых споров, наряду с переводом на КЭДО без согласия работника и ограничением доступа работника к его документам. Журнал действий системы не выборочный: он покажет и то, что работает в вашу пользу, и то, что против. Смотрите выгрузку журнала по спорному документу до начала спора, а не после — мы делаем такую сверку перед проверками и перед увольнениями, на которых ожидаем конфликт.»
Когда переводить архив в электронный вид не нужно
Оцифровка бумажного архива задним числом смысла не имеет: скан документа, подписанного от руки, остаётся электронным образом и оригиналом не становится. Старый архив оставляют как есть и продолжают хранить по своим срокам, а электронно копятся только новые документы. Если в компании до 25 человек, документооборот стабильный и удалённых работников нет, экономика перехода держится на другом — на скорости оформления и доступности документов, а не на хранении. Компании, где значимая часть дел по закону остаётся на бумаге (увольнения, акты о несчастных случаях, документы об инструктажах по охране труда), в любом случае получают гибридный архив, и это нужно закладывать в расчёт заранее.
Стоимость электронного хранения кадровых документов
Стоимость зависит от численности сотрудников и от того, нужны ли электронный архив, интеграция с учётной системой и выделенная инфраструктура.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт», до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП, базовые шаблоны | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес», без ограничения по численности, ПЭП, УНЭП и УКЭП | от 50 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» | 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | оплата за год |
| Электронный архив | входит в тариф «Бизнес» | с даты подключения |
| Модуль интеграции с 1С:ЗУП | входит в тариф «Бизнес» | установка и настройка за 1 день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | входят в тариф | выпуск при подключении |
| УКЭП через партнёров-удостоверяющих центров | по запросу | рассчитывается индивидуально |
| Тариф «Корпорация»: выделенный сервер, SLA 99.9%, API и кастомные интеграции | по запросу | рассчитывается индивидуально |
Итоговая сумма складывается из численности подключаемых сотрудников, состава функций и наличия интеграции с учётной системой; электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников выпускаются бесплатно на всех тарифах. Полный состав функций по каждому тарифу и условия перехода между ними приведены на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО.
При повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду, поэтому начать можно с пилотной группы и расширить подключение позже. Платформа соответствует требованиям 377-ФЗ, статей 22.1-22.3 ТК РФ и 152-ФЗ о персональных данных.
Выводы
Бухгалтерский и кадровый контуры считают сроки от разных событий: учётные документы — от отчётного года, с горизонтом 5 лет и 6 лет по страховым взносам, кадровые — от завершения дела по личному составу, с горизонтом 50 или 75 лет. Между ними лежит зона, где документ ведёт одна служба, а срок ему задаёт другая: лицевые счета, ведомости, табели по вредным условиям, договоры ГПХ, результаты медосмотров. Ошибку чаще делают не в цифре срока, а в точке отсчёта и в границах дела, поэтому разбор архива начинается с номенклатуры, а не с полок. Электронная форма ни один срок не сокращает и добавляет требование сохранить проверяемость подписи на всём его протяжении.
Мы в Добыто внедряем КЭДО с учётом того, что часть документов останется на бумаге, а электронные дела придётся хранить десятилетиями: закладываем метки времени и переподписание, разделяем дела по срокам ещё на этапе настройки маршрутов и выгружаем журналы действий по каждому документу. Это делает архив не набором файлов, а доказательной базой, пригодной для проверки и для суда.
Частые вопросы о сроках хранения документов
Нужно ли хранить бумажные оригиналы после перехода на КЭДО?
Документы, изначально созданные и подписанные в системе, дублировать на бумаге не нужно: это и есть смысл статей 22.1-22.3 ТК РФ. Старый бумажный архив при этом остаётся как есть и хранится по своим срокам — оцифровка задним числом не превращает скан в оригинал. На бумаге по закону остаются приказ об увольнении и акт об ознакомлении с ним, а также документы, подтверждающие прохождение инструктажей по охране труда, и акты о несчастных случаях на производстве.
Где получить архивную справку о стаже и зарплате, если организация ликвидирована?
При ликвидации документы по личному составу передаются в государственный или муниципальный архив; в Москве это Главархив. Архивная справка выдаётся по письменному запросу и содержит сведения о периодах работы и начисленной заработной плате со ссылкой на номера дел и листов. Запрос подают в архив того региона, где организация состояла на учёте, а если правопреемник существует, сначала обращаются к нему.
Сколько хранить договоры ГПХ с физическими лицами?
Договоры гражданско-правового характера с физическими лицами и акты сдачи-приёмки работ по ним Перечень № 236 относит к документам по личному составу со сроком 50/75 лет. Для бухгалтерии тот же комплект остаётся первичкой на 5 лет по части 1 статьи 29 402-ФЗ, но уничтожить его через 5 лет нельзя: применяется больший срок. Исполнитель по ГПХ и работник по трудовому договору — разные правовые фигуры, а по хранению документы оказываются в одной категории.
Можно ли уничтожить документы раньше срока, если налоговая проверка за период уже прошла?
Нет. Прошедшая проверка не сокращает ни архивный срок по Перечню № 236, ни сроки по статье 23 НК РФ: 5 лет по данным учёта и 6 лет по страховым взносам. Отдельно считаются документы по убытку — они хранятся весь период, пока убыток уменьшает налоговую базу. Уничтожение оформляется актом о выделении к уничтожению и только по делам с истекшим сроком.
Считается ли распечатка электронного документа оригиналом при проверке?
Распечатка остаётся копией электронного документа. Чтобы она имела значение, её заверяют: оператором электронного документооборота, удостоверяющим центром, нотариусом либо самой организацией с отметкой о верности копии. Для проверяющих и для суда ценность имеет сам файл вместе с файлом подписи и возможностью проверить её действительность на дату подписания.
Нужно ли дублировать электронный архив на внешние носители?
Правила организации хранения, утверждённые приказом Минкультуры № 526, предусматривают хранение электронных архивных документов на обособленных материальных носителях, которые учитываются и хранятся физически. Отдельно от этого работает требование проверяемости: носитель сохраняет файл, а подтверждает подпись метка времени и усовершенствованный формат. Планируя хранение на десятилетия, закладывайте и то, и другое, а также периодическую проверку целостности данных.
