Хранение внутренних документов компании идёт по Перечню типовых управленческих архивных документов, утверждённому приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По месту утверждения положения, регламенты и инструкции хранятся постоянно. Приказы по основной деятельности тоже хранятся постоянно, а у организаций, которые не выступают источником комплектования государственного или муниципального архива, — до ликвидации. Срок кадрового приказа зависит от его предмета: о приёме, переводе, увольнении — 50/75 лет с отметкой ЭПК, о ежегодных отпусках — 5 лет, о дисциплинарных взысканиях — 3 года. Срок считают с 1 января года, следующего за годом завершения дела. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, законченные позже — 50 лет.
Материал помогает собрать номенклатуру дел без ошибок в сроках. Покажем, какие кадровые приказы нельзя уничтожать вместе с отпускными через 5 лет и почему приказ о приёме с 22.11.2021 не обязателен. Отдельно разберём личное дело: обязанность заводить его для коммерческой компании нормами не подтверждена. Разберём и приказ Минздрава № 29н, который к срокам хранения не относится. Во второй половине статьи — пошаговый порядок передачи дел в архив и уничтожения, требования к электронному хранению в КЭДО, правила выдачи архивной справки за 30 календарных дней, тарифы КЭДО с электронным архивом и ответы на частые вопросы.
Сроки хранения положений, регламентов и приказов по основной деятельности
Часть 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» обязывает организации обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу. Эта редакция действует с 22.07.2022 после изменений по 339-ФЗ от 14.07.2022. Конкретные сроки задаёт Перечень № 236: он зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 № 57449 и действует с 18.02.2020. Пункт 4.3 Инструкции, утверждённой приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, требует соблюдать эти сроки всем организациям независимо от организационно-правовой формы и формы собственности. Частная компания применяет их наравне с государственной организацией.
Для организационных документов срок зависит от вида акта и от места хранения экземпляра: по месту утверждения или в другой организации.
| Документ | Статья Перечня № 236 | Срок хранения |
|---|---|---|
| Правила, инструкции, регламенты, стандарты, требования, порядки, положения, классификаторы, рекомендации, кодексы (межведомственные, корпоративные) | ст. 8 | по месту утверждения — постоянно; в других организациях — 1 год после замены новыми |
| Положения о структурных подразделениях, филиалах и представительствах | ст. 33 | по месту утверждения — постоянно; экземпляры в подразделениях и филиалах — до минования надобности |
| Положения о совещательных, исполнительных и иных органах компании | ст. 34 | по месту утверждения — постоянно; в других организациях — 3 года после замены новыми |
| Приказы по основной деятельности | ст. 19 | постоянно; у организаций, которые не выступают источником комплектования государственного или муниципального архива, — до ликвидации |
| Приказы по административно-хозяйственным вопросам | ст. 19 | 5 лет |
| Штатное расписание и изменения к нему | ст. 40 | по месту утверждения — постоянно; у организаций, которые не выступают источником комплектования, — до ликвидации |
Прежние редакции положений и регламентов по месту утверждения после замены не уничтожают: срок в 1 год после замены касается экземпляров в других организациях. Если в номенклатуре все приказы руководителя собраны в одно дело с одним сроком, это дело разделяют на приказы по основной деятельности и административно-хозяйственные приказы. Первые хранят постоянно или до ликвидации, вторые — 5 лет.
Положение или регламент утверждают приказом работодателя. Работодатель принимает ЛНА в пределах своей компетенции по статье 8 ТК РФ, а в предусмотренных кодексом случаях учитывает мнение представительного органа работников в порядке статьи 372 ТК РФ. Статья 68 ТК РФ обязывает до подписания трудового договора ознакомить поступающего под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка и иными ЛНА, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Электронное ознакомление в системе КЭДО эту обязанность закрывает.
Важный нюанс из практики: в практике Добыто дорогостоящая ошибка с ЛНА связана с ознакомлением. Компания переутверждает положение, но под подпись новую редакцию доводят не до всех работников. При споре для такого работника действующей остаётся старая редакция. Прежний текст поэтому нужен компании и после замены, и по статье 8 Перечня он хранится по месту утверждения постоянно. Проверьте, есть ли подпись каждого работника под действующей редакцией.
Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Локальный акт — источник прав работника, и в споре суд читает его так же, как договор. Всё, что вы записали в положении сверх закона, вы назначили себе сами, и спрашивать будут по вашему же тексту. Перед утверждением положения или регламента ответьте на один вопрос: готова ли компания исполнять каждую норму по каждому работнику и подтверждать это документами.»
Кадровые приказы, приказ о приёме и личное дело: сроки и обязательность
Статья 434 Перечня № 236 делит приказы по личному составу на группы с разными сроками. Если завести одно общее дело для всех кадровых приказов, срок в номенклатуре окажется ошибочным.
| Документ | Основание в Перечне № 236 | Срок |
|---|---|---|
| Приказы о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребёнком, отпусках без сохранения заработной платы | ст. 434, подп. «а» | 50/75 лет ЭПК |
| Приказы о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью | ст. 434, подп. «б» | 5 лет |
| Приказы об обычных командировках | ст. 434 | 5 лет |
| Приказы о командировках и отпусках работников с вредными и опасными условиями труда | ст. 434, примечание 1 | 50/75 лет |
| Приказы о дисциплинарных взысканиях | ст. 434, подп. «д» | 3 года |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения к ним | ст. 435 | 50/75 лет ЭПК |
| Личные дела руководителей и работников | ст. 445 | 50/75 лет ЭПК |
Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) означает, что по истечении срока дело проходит экспертизу ценности и автоматически не уничтожается. Выбор между 50 и 75 годами определяет статья 22.1 125-ФЗ: документы по личному составу, законченные делопроизводством до 01.01.2003, хранят 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Сверьте номенклатуру: приказы о ежегодных отпусках и приказы о приёме должны лежать в разных делах.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Факт: у документов по охране труда свои сроки. Журналы вводного инструктажа и инструктажа на рабочем месте хранятся 45 лет, а журналы проверки знаний по охране труда и профилактических работ — 5 лет: это два подпункта одной статьи 423 Перечня № 236.
Приказ о приёме на работу: когда его издают
С 22.11.2021 статья 68 ТК РФ действует в редакции 377-ФЗ. Приём на работу оформляется трудовым договором, а приказ на его основании работодатель вправе издать, но не обязан. Если компания такой приказ издаёт, его хранят 50/75 лет с отметкой ЭПК по подпункту «а» статьи 434 Перечня № 236, как и трудовой договор с дополнительными соглашениями по статье 435. Требование статьи 68 об ознакомлении поступающего с ЛНА под роспись до подписания трудового договора действует в обоих вариантах: с приказом и без него.
Личное дело работника: обязательность, состав и срок хранения
Статья 445 Перечня № 236 устанавливает срок хранения личных дел руководителей и работников — 50/75 лет ЭПК. Обязанности коммерческой организации заводить личные дела она не создаёт, и в первичных нормах такая обязанность не подтверждена. Состав личного дела работников, кроме государственных и муниципальных служащих, определяют ЛНА организации. Если компания ведёт личные дела, перечень вложений закрепляют в ЛНА: от него зависит, какие сведения пролежат в архиве 50 или 75 лет.
Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Срок в пятьдесят лет для кадровых документов рассчитан на самого работника: эти документы нужны человеку, причём тогда, когда компании может уже не быть. При несчастном случае или заболевании, которое связывают с условиями труда, поднимают историю конкретного работника за весь период работы. Проверьте, что опись дел длительного хранения позволяет найти сведения по фамилии.»
Сформируйте приказ о приёме по форме Т-1
Приказ № 29н: что регулирует и почему не устанавливает сроков хранения
Приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н устанавливает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников. Он зарегистрирован Минюстом 29.01.2021 № 62277, вступил в силу 01.04.2021 и действует до 01.04.2027. Сроков хранения кадровых, организационных и других управленческих документов в нём нет.
На 01.11.2026 действующая редакция приказа учитывает изменения, внесённые приказами Минздрава № 44н от 01.02.2022, № 509н от 02.10.2024 и № 327н от 29.04.2026. Приказ № 327н зарегистрирован 01.06.2026, и часть его поправок действует с 01.09.2026. Если у частного охранника выявят заболевание, при котором исполнять его обязанности противопоказано, медицинская организация уведомляет охранника и оформляет сообщение об аннулировании действующего медицинского заключения. Сообщение составляют в форме электронного документа и подписывают УКЭП медицинского работника и медицинской организации. Затем его размещают в федеральном реестре единой государственной информационной системы в сфере здравоохранения и передают в федеральный орган, уполномоченный в сфере частной охранной деятельности. Архивных сроков эта поправка не меняет.
Если пришёл приказ, который предлагают применить к архиву или кадровым делам, сначала установите издателя, дату, номер и предмет документа: номер 29н без ведомства и даты неоднозначен. Сроки хранения задают акты Росархива — Перечень № 236, Инструкция № 237 и Правила № 77, общие обязанности организаций по сохранности документов — 125-ФЗ. ЛНА по охране труда, которые опираются на приказ № 29н, придётся сверить после 01.04.2027, когда истечёт срок его действия.
Внимание: упоминания утративших силу актов — частая механическая ошибка в положениях и регламентах. ЛНА пересматривают при изменении нормативной базы, на которую он опирается, и при изменении штатного расписания, если в документе есть перечни должностей.
Как организовать хранение: номенклатура дел, передача в архив, уничтожение
С 17.09.2023 хранение, учёт, использование, экспертизу ценности и передачу архивных документов, включая электронные, регулируют Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 и зарегистрированные Минюстом 06.09.2023 № 75119. Они заменили правила Минкультуры № 526 от 31.03.2015. Дату вступления в силу Росархив указал в официальном сообщении о новых правилах архивного хранения. В приложении № 1 к Правилам № 77 приведён рекомендуемый образец номенклатуры дел организации.
Часть 2 статьи 13 125-ФЗ даёт организации право создать собственный архив. Часть 1 статьи 17 требует результата: документы сохранены, сроки учтены, передача и уничтожение проведены по правилам.
Как организовать хранение внутренних документов: пошаговая инструкция
- Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень: для документов, специфичных для отрасли, он применяется раньше Перечня № 236. Свои перечни есть в здравоохранении, образовании и финансовом секторе.
- Шаг 2. Составьте номенклатуру дел по образцу из приложения № 1 к Правилам № 77. У каждого дела укажите вид документа, статью Перечня и срок хранения.
- Шаг 3. Разделите документы на текущие и завершённые делопроизводством. Срок завершённого дела считайте с 1 января следующего года, для журналов и книг — с окончания их ведения (п. 4.1 Инструкции № 237).
- Шаг 4. Передайте завершённые дела в архив организации не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения делопроизводства (п. 47 Правил № 77).
- Шаг 5. По истечении срока проведите экспертизу ценности. Дела с отметкой ЭПК без экспертизы не уничтожают.
- Шаг 6. Уничтожайте документы только после истечения срока и экспертизы ценности, с оформлением акта (п. 31 Правил № 77). Уничтожать документы Архивного фонда Российской Федерации запрещено (ч. 2 ст. 17 125-ФЗ).
Лайфхак: разделите завершённые документы по порогу в 10 лет. Протоколы, приказы и инструкции со сроком до 10 лет держите рядом с текущими делами, ими продолжают пользоваться. Журналы инструктажей и карты специальной оценки условий труда передавайте на длительное хранение: от порога зависит физическое место хранения.
Когда отдельное положение о хранении документов не нужно
Закон не требует отдельного ЛНА под названием «положение о хранении документов». Официального универсального образца такого положения или регламента хранения для коммерческой компании тоже нет. Допустим, в номенклатуре дел указаны сроки и статьи Перечня, дела передаются в архив в интервале 1-3 года, а уничтожение оформляется актом после экспертизы ценности. Тогда отдельный документ к порядку ничего не добавит. Добровольное положение создаёт обязанности по каждой своей строке: срок, который никто не соблюдает, но который записан, проверяют как обязательство. Если положение всё же нужно, описывайте в нём только ту процедуру, которую архив компании исполняет на деле.
Цена досрочного уничтожения документов
Досрочно уничтоженный приказ о приёме или трудовой договор нарушает обязанность по части 1 статьи 17 125-ФЗ. Кроме того, компании нечем ответить на социально-правовой запрос бывшего работника: архивную справку выдают только по имеющимся документам. В охране труда последствия проявляются через десятилетия. При расследовании несчастного случая запрашивают выписку из журнала вводного инструктажа за весь период работы человека, и без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся ему. Перед подписанием акта об уничтожении сверьте каждое дело со статьёй Перечня из номенклатуры.
Электронное хранение приказов и положений в КЭДО
Сроки Перечня № 236 одинаковы для бумажных и электронных документов, отличается форма хранения. Приказ или положение, созданные в электронном виде и подписанные электронной подписью, хранят электронно. Держать в архиве распечатку вместо файла нельзя. Документ, подписанный на бумаге, остаётся на бумаге: скан его не заменяет. Форматы кадровых электронных документов задаёт Минтруд, сроки и правила хранения — Росархив.
Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «Форму хранения выбирают один раз, при создании документа, и дальше компания живёт с этим выбором весь срок хранения: для журналов инструктажей это 45 лет. Протокол, подписанный электронной подписью, нельзя распечатать и хранить бумагу вместо файла, а протокол, подписанный на бумаге, нельзя заменить сканом. Определите форму для каждого вида документа до того, как он появится в системе.»
Часть кадровых документов закон оставляет только на бумаге. Перед переводом архива в электронный вид сверьте каждый вид документа с этим разграничением.
Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах
Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.
Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся на бумаге. При переводе охраны труда в электронный вид об этом разграничении забывают.
Важный нюанс из практики: если кадровый документ подписал уполномоченный работник по доверенности, машиночитаемая доверенность входит в комплект хранения как обязательная часть документа. При усиленной подписи комплект состоит из самого документа, файла подписи и доверенности. Когда увольняется сотрудник, который подписывал кадровые документы по доверенности, первой отзывают доверенность.
Что проверить в системе КЭДО до отказа от бумажного архива
Прежде чем отказаться от бумажного архива, получите от поставщика системы ответы на 6 вопросов.
- Где физически хранятся документы и кто получает к ним доступ: провайдер, владелец инфраструктуры, удостоверяющий центр. Для передачи третьим лицам нужно согласие работников на обработку персональных данных.
- Какие виды подписи система поддерживает со стороны работника и со стороны работодателя и можно ли сочетать их в одном документе.
- Есть ли интеграция с сервисом государственных подписей.
- Выгружает ли система комплект целиком в требуемом формате: документ, файл подписи, доверенность.
- Есть ли разграничение доступа по ролям и журнал обращений к документам.
- Что происходит с архивом при расторжении договора и в каком виде компании отдают документы.
В сервисе Добыто есть раздел «Документы». Завершённые приказы и письма переводят из него во вкладку «Архив» массовым действием. В общей таблице видны статусы согласования, отказа и подписания, а также маршрут согласования каждого документа.
Как суд оценивает электронные кадровые документы
Кейс из практики: спор об увольнении работника, который подал заявление через систему КЭДО, прошёл 4 этапа. У работодателя были Положение о КЭДО, утверждённый перечень документов и категорий работников, порядок создания личного кабинета и подписания документов. Районный суд 03.06.2022 в иске отказал, апелляция жалобу отклонила. Девятый кассационный суд общей юрисдикции эти акты отменил: в материалах не нашлось сведений о порядке идентификации. Кассация также указала, что работодатель должен был выяснить причины увольнения, когда получил электронное заявление от имени работника. При новом рассмотрении 20.01.2023 работник выиграл. Подпись ему выдали в день подписания заявления, пользоваться системой он не умел, и за него подписывал другой человек. Система работодателя сама зафиксировала, кто выдал подпись и под чьим контролем она находилась.
В Добыто мы разводим во времени выдачу подписи работнику и первые кадровые действия с ней. Перед развёртыванием на всю компанию мы закладываем пилотную группу: так проверяем, что работники действительно умеют пользоваться системой.
Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Переход на электронные документы не означает, что бумага больше никогда не понадобится. Суд вправе истребовать подлинник, если только он способен подтвердить обстоятельство дела, а при сомнениях в подлинности назначают экспертизу документа или подписи. Перед отказом от бумажного архива выясните, какие документы у вас существуют только в электронном виде и чем вы подтвердите их подлинность.»
Архивная справка: кто обязан выдать, срок и форма
Архивная справка — оформленный ответ на запрос по документам, которые хранит организация. По части 3 статьи 26 125-ФЗ организации и индивидуальные предприниматели при наличии архивных документов обязаны бесплатно выдавать архивные справки или копии документов, если запрос связан с пенсионным обеспечением, получением льгот и компенсаций. Эта обязанность существует отдельно от выдачи копий документов по статье 62 ТК РФ.
По пункту 182 Правил № 77 запрос социально-правового характера исполняют бесплатно в течение 30 календарных дней со дня регистрации. Пункт 184 называет 4 формы ответа: архивная справка, архивная выписка, архивная копия, информационное письмо. По пункту 185 справку оформляют на бланке организации с названием «Архивная справка». Подписывает её руководитель или уполномоченное им лицо, подпись заверяют печатью. Рекомендуемый образец приведён в приложении № 29 к Правилам.
Сведения в справке воспроизводят по документам, без выводов и комментариев составителя, а расхождения в документах оговаривают. Регистрируйте запрос в день поступления: 30 календарных дней отсчитывают от даты регистрации.
Стоимость КЭДО с электронным архивом для хранения кадровых документов
Стоимость зависит от численности работников, видов подписи и от того, нужны ли электронный архив и интеграция с 1С.
| Услуга | Стоимость | Сроки |
|---|---|---|
| Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка | от 30 ₽ за сотрудника / мес | подключение за 5 минут |
| Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив | от 50 ₽ за сотрудника / мес; минимальная оплата 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год | подключение за 5 минут |
| Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции | по запросу | по запросу |
| Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов | в составе тарифа «Бизнес» | установка и настройка за один день |
| Электронные подписи ПЭП и УНЭП для сотрудников | бесплатно на всех тарифах | — |
| УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры | по запросу | по запросу |
Итоговая сумма складывается из числа сотрудников и набора функций: электронный архив входит в тариф «Бизнес», в перечне функций тарифа «Старт» его нет. Условия по численности и составу функций собраны на странице тарифов ДОБЫТО КЭДО. При повышении тарифа разницу пересчитывают пропорционально оставшемуся периоду.
Выводы
Срок хранения внутреннего документа определяют вид акта и место, где лежит экземпляр. Утверждённые положения и регламенты остаются в компании постоянно, а кадровые приказы по предмету делятся на сроки 50/75 лет, 5 лет и 3 года. Приказ о приёме и личное дело обязательными нормами не названы, но, если компания их ведёт, сроки Перечня № 236 применяются к ним полностью. Приказ № 29н относится к медицинским осмотрам и архивных сроков не меняет. Электронные документы хранят в той форме, в которой их создали, и в те же сроки.
В Добыто завершённые приказы и положения переходят в электронный архив вместе с маршрутом согласования и статусами подписания, а документы с 1С:ЗУП синхронизируются автоматически. Так сроки и форма хранения из номенклатуры дел опираются на систему, в которой документы создаются.
Частые вопросы о сроках и форме хранения документов
Какой срок ставить в номенклатуре, если вида документа нет в Перечне № 236?
Если вида документа нет в Перечне, это не освобождает от хранения. Срок определяют по аналогии с ближайшим по содержанию видом документа, а решение экспертной комиссии фиксируют в номенклатуре дел. Журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи вести обязательно, но в Перечне они не названы. Для них ориентируются на срок самих инструкций по охране труда либо на срок журналов инструктажа — 45 лет. При проверке предъявляют оформленное решение комиссии.
Сколько хранить документы специальной оценки условий труда?
Статья 407 Перечня № 236 охватывает отчёты по СОУТ и документы к ним: протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ, перечни мероприятий. По месту проведения их хранят 45 лет, при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет, в других организациях — 5 лет. Списки работников, занятых на производстве с вредными и опасными условиями труда, по статье 414 хранят 50/75 лет.
Сколько хранить программы и протоколы обучения по охране труда?
Программы, списки и переписку об обучении по охране труда хранят 5 лет (ст. 421 Перечня № 236), протоколы результатов обучения — тоже 5 лет (ст. 422). Иначе обстоит дело с документами о производственных травмах, авариях и несчастных случаях, включая выписки из журналов инструктажа, по статье 425. По месту составления их хранят 45 лет, при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно, в других организациях — 5 лет.
Как заверить распечатку электронного кадрового документа?
Распечатка электронного документа остаётся его копией. Чтобы она имела доказательственное значение, её заверяют: оператор электронного документооборота, удостоверяющий центр, нотариус или сама организация с отметкой о верности копии. Часть 8 статьи 75 АПК РФ требует представлять письменные доказательства в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии. Если копии представлены в электронном виде, суд вправе потребовать оригиналы.
Чем электронный документ отличается от электронного образа при хранении?
Пленум Верховного Суда РФ в постановлении от 26.12.2017 № 57 разграничил эти понятия. Электронный образ — электронная копия документа, изготовленного на бумаге, а электронный документ изначально создан в электронной форме. При сканировании бумажного архива получаются образы, поэтому бумажные подлинники хранят весь срок по Перечню. Самопроверка: если в файле есть изображение собственноручной подписи, это образ, а если подпись существует отдельно как криптографический реквизит, это электронный документ.
