Перечень сроков хранения документов 236 разбор статей нужных кадровику

Мария Ж. 23 мин чтения 10

Перечень сроков хранения документов 236 — это Перечень типовых управленческих архивных документов, утверждённый приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. Он действует с 18.02.2020, и на 22.10.2026 поправок к нему не опубликовано. Приказы о приёме, переводе и увольнении, трудовые договоры, личные карточки и личные дела хранятся 50 лет, если дело закончено после 1 января 2003 года, и 75 лет, если оно закончено до этой даты. Приказы о ежегодных отпусках и командировках хранятся 5 лет, приказы о дисциплинарных взысканиях — 3 года, график отпусков — 3 года. Срок считается с 1 января года, следующего за годом закрытия дела. Уничтожить документы можно только после экспертизы ценности по Правилам № 77. На срок влияют условия труда: при обычных условиях табели, отпускные и командировочные приказы хранятся 5 лет, при вредных и опасных — 50/75 лет.

В материале собраны номера статей Перечня и условия их применения. Показано, где срок зависит от места утверждения документа, что означает отметка ЭПК и как различить график отпусков и приказ, штатное расписание и штатную расстановку, ведомость и лицевой счёт. Отдельно разобран приказ 29н: он касается медосмотров и архивных сроков не задаёт. Порядок отбора к уничтожению, чек-лист архива, хранение электронных документов, стоимость электронного архива и ответы о сроках по охране труда — во второй половине статьи.

Содержание

Статус Перечня 236 в 2026 году: редакция, замена Перечня № 558 и применимость

Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 зарегистрирован Минюстом 06.02.2020 под № 57449, опубликован 07.02.2020 и вступил в силу 18.02.2020. Утверждённый им Перечень заменил Перечень Минкультуры № 558. Он применяется к документам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, поэтому коммерческий работодатель определяет по нему сроки хранения кадровых документов. Перечень федеральный: для компании, которая хранит документы в Москве, и для её филиала в другом регионе сроки одинаковы.

Сроки Перечня № 236 применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве, включая дела, закрытые до 18.02.2020. Исключение — дела, которые уже внесены в надлежащим образом утверждённые описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению. Это правило закреплено в разъяснении Росархива о применении Перечня № 236 от 12.03.2020. Если акт по Перечню № 558 был утверждён до перехода на новый перечень, пересматривать его не нужно. Дела, которые экспертизу ещё не прошли, оцениваются по срокам № 236.

Опубликованных изменений к Перечню № 236 на 22.10.2026 нет: в реестре приказов Росархива поправок к акту не значится. Приказ Росархива от 09.07.2026 № 91, опубликованный 12.08.2026, изменил Правила делопроизводства, утверждённые приказом № 71. Эти Правила касаются государственных органов и органов местного самоуправления, поэтому сроки хранения для частного работодателя приказ № 91 не меняет. Росархив готовит новый перечень и ориентируется на его принятие в конце 2026 или в начале 2027 года. Пока это план: принятого акта нет, и сроки определяет № 236. В Добыто мы сверяем материалы по срокам хранения с действующим текстом Перечня № 236.

Факт: на официальном портале правовой информации Перечень № 236 размещён сканом на 230 страницах, номер опубликования 0001202002070036. Текст из скана не извлекается, поэтому для поиска нужной статьи используют текстовую версию, сверенную с оригиналом.

Текст приказа с приложением опубликован на странице приказа № 236 на официальном сайте Росархива. Если в номенклатуре дел вашей организации в графе сроков ещё указаны статьи Перечня № 558, их нужно заменить статьями действующего Перечня № 236.

Когда Перечень 236 не подходит: отраслевые перечни и документы вне списка

Для документов, специфичных для отрасли, приоритет имеет отраслевой перечень, а № 236 остаётся общим. В здравоохранении хранение медицинских карт, заключений и медицинской документации регулируют приказы Минздрава. В образовании ведомственные перечни задают сроки для личных дел студентов, учебных планов и журналов. В финансовом секторе действуют указания Банка России по хранению отчётности, договоров и досье клиентов. Кадровые документы этих организаций — приказы по личному составу, трудовые договоры, табели — оцениваются по № 236, если отраслевой акт не устанавливает для них иной срок.

Важный нюанс из практики: ошибка возникает, когда перечни проверяют в обратном порядке. Кадровик открывает Перечень № 236, находит подходящую строку и ставит срок. При этом он может не знать, что для его отрасли действует другой документ с другим сроком. Правильная последовательность: сначала отраслевой перечень, затем общий.

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Если вида документа нет ни в одном перечне, хранить его всё равно нужно. Срок определяют по аналогии: находят ближайший по смыслу вид документа, применяют его срок и фиксируют это решение в номенклатуре дел.

Мария Ж, руководитель HR-отдела: «Если документа нет в перечне, обязанность хранить его остаётся, просто срок выбирает сама организация. Я подбираю наиболее близкий по содержанию вид документа, беру его срок и прошу экспертную комиссию оформить решение. На проверке вы показываете документированный выбор с обоснованием. Поэтому запись в номенклатуру дел вносите сразу, как только начали вести такой документ.»

Как читать сроки Перечня 236: 50/75 лет, ЭПК и начало отсчёта

Запись «50/75 лет» отсылает к статье 22.1 закона об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ. Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, законченные после этой даты — 50 лет. Выбор между двумя сроками зависит от года, в котором закрыто дело. Личное дело работника, принятого в 2001 году и уволенного в 2010 году, закрыто после 1 января 2003 года и поэтому хранится 50 лет.

Мария Ж, юрист со стажем более 20 лет: «Срок 50 лет для кадровых документов установлен неспроста. Эти документы нужны бывшему работнику, причём тогда, когда компании, в которой он работал, может уже не существовать. Поэтому при разборе архива я оцениваю приказы по личному составу, трудовые договоры и личные карточки с позиции этого человека. Проверьте, что такие дела отложены на длительное хранение отдельно от документов со сроками 3 и 5 лет.»

Отсчёт срока идёт с 1 января года, следующего за годом, в котором дело закончено делопроизводством. С этой даты документы становятся архивными (пункт 12 Правил, утверждённых приказом Росархива № 77). Папка приказов о ежегодных отпусках, закрытая 31 декабря 2026 года, начинает пятилетний срок с 1 января 2027 года. Дата приказа внутри папки на расчёт не влияет: январский и декабрьский приказы выходят из хранения одновременно.

Читайте также:  Инструкция по хранению документов в компании готовая структура локального акта

Отметка ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) рядом со сроком означает, что после его истечения дело проходит дополнительную экспертизу и только потом решается его судьба. В кадровом блоке ЭПК стоит у приказов по личному составу, трудовых договоров, личных карточек, личных дел, лицевых счетов и отчётов о командировках.

Двойные формулировки срока читают с учётом того, кто создал документ. Запись «по месту утверждения — постоянно, в других организациях — 3 года» применительно к штатному расписанию означает следующее. Организация, которая утвердила расписание, хранит его постоянно, а другая организация, получившая копию, хранит её 3 года. Формула «до замены новыми» означает, что документ хранится весь период своего действия.

Сверьте номенклатуру дел: у каждого дела с кадровыми документами должен быть указан год закрытия. Без него нельзя выбрать между 50 и 75 годами и рассчитать дату окончания срока.

Сроки хранения кадровых документов: статьи Перечня 236 в одной таблице

В таблицу сведены позиции, с которыми кадровая служба работает каждый месяц. Для каждой указаны номер статьи и условие, при котором срок меняется.

Документ Статья Срок Условие или исключение
Приказы о приёме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных 434 50/75 лет ЭПК документы-основания хранятся столько же, сколько приказ
Приказы об отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы 434 50/75 лет ЭПК тот же подпункт, что у приказов о приёме
Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках и отпусках в связи с обучением 434 5 лет при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
Приказы о направлении работников в командировку 434 5 лет при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
Приказы о дисциплинарных взысканиях 434 3 года без оговорок
Трудовые договоры, соглашения об их изменении и расторжении 435 50/75 лет ЭПК 50 или 75 лет — по году закрытия дела
Личные карточки работников 444 50/75 лет ЭПК без оговорок
Личные дела руководителей и работников 445 50/75 лет ЭПК состав дела работника, кроме государственных и муниципальных служащих, определяет ЛНА
Табели, графики, журналы учёта рабочего времени 402 5 лет при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет
График отпусков 453 3 года отдельная позиция, срок отличается от срока приказов об отпусках
Штатное расписание и изменения к нему 40 постоянно по месту утверждения в других организациях — 3 года
Штатные расстановки (штатно-списочный состав) 42 50/75 лет без оговорок
Сводные расчётные и расчётно-платёжные ведомости, расчётные листки, документы о получении заработной платы и других выплат 295 6 лет при отсутствии лицевых счетов — 50/75 лет
Лицевые счета работников, карточки-справки по заработной плате 296 50/75 лет ЭПК без оговорок
Отчёт о командировке 452 5 лет ЭПК отдельная позиция от приказа о командировке
Журналы учёта местных командировок 463, подп. «з» 1 год без оговорок
Журналы, книги, базы данных регистрации несчастных случаев на производстве 424 45 лет без оговорок
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях 425 45 лет по месту составления в других организациях — 5 лет; при крупном материальном ущербе и человеческих жертвах — постоянно

Короткие сроки — 3, 5 и 6 лет — установлены для документов о событиях текущего периода: отпуске, командировке, взыскании, отработанном времени, выплате. Документы, которые подтверждают стаж, должность и заработок, хранятся 50/75 лет. У табелей, приказов о ежегодных отпусках и приказов о командировках короткий срок заменяется на 50/75 лет, если работник занят на работах с вредными или опасными условиями труда.

Статья 434: приказ о приёме на работу и приказ об отпуске в разных делах

Статья 434 объединяет все приказы по личному составу, но делит их на подпункты с разными сроками, поэтому в номенклатуре их формируют в разные дела. Если приказы о ежегодных отпусках подшиты в одно дело с приказами о приёме и увольнении, через 5 лет экспертной комиссии придётся разбирать такое дело по листам. Раздельные дела «Приказы по личному составу», «Приказы об отпусках», «Приказы о командировках» и «Приказы о дисциплинарных взысканиях» включаются в акт целиком, когда истекает их срок.

Приказы об отпусках по уходу за ребёнком и отпусках без сохранения заработной платы относятся к подпункту «а» со сроком 50/75 лет. Их подшивают к приказам по личному составу, даже если в компании ведётся отдельное дело для отпускных приказов. В подпункт «б» со сроком 5 лет, помимо ежегодных и учебных отпусков, входят приказы о дежурствах, не связанных с основной деятельностью организации.

Документы-основания к приказу хранятся столько же, сколько сам приказ. Заявление работника на отпуск без сохранения заработной платы хранится 50/75 лет вместе с приказом, заявление на ежегодный оплачиваемый отпуск — 5 лет. Если в организации есть рабочие места с вредными или опасными условиями труда, отпускные и командировочные приказы этих работников, а также их табели ведите отдельными делами со сроком 50/75 лет. Без такого разделения дело со сроком 5 лет нельзя включить в акт целиком.

Пары документов с разными сроками: график и приказ, расписание и расстановка, ведомость и лицевой счёт

График отпусков по статье 453 хранится 3 года, приказы о ежегодных отпусках по статье 434 — 5 лет. Сроки у этих документов разные, поэтому график и приказы ведут разными делами.

Штатное расписание и изменения к нему по статье 40 постоянно хранит организация, которая их утвердила. Штатная расстановка, или штатно-списочный состав, по статье 42 хранится 50/75 лет. Расстановку нельзя выделить к уничтожению по сроку расписания, а расписание по месту утверждения в акт о выделении к уничтожению не включается.

Расчётные ведомости, расчётные листки и документы о получении заработной платы по статье 295 хранятся 6 лет при условии, что в организации ведутся лицевые счета работников. Лицевые счета и карточки-справки по статье 296 хранятся 50/75 лет ЭПК. Если лицевых счетов нет, ведомости остаются единственным источником сведений о заработке, и для них действует срок 50/75 лет.

Корги указывает на кнопки подписки на каналы Добыто

Пожалуйста, подпишитесь на нас в мессенджерах

Канал для кадровиков и HR: изменения в законах, практика проверок, шаблоны документов, инструменты подбора и оценки.

Канал в MAX Канал в Telegram

Журнал регистрации несчастных случаев на производстве хранится 45 лет независимо от того, где он составлен. Для материалов о травмах, авариях и несчастных случаях срок зависит от места составления. Копии таких материалов, полученные от другой организации, хранятся 5 лет, а оригиналы в организации, где их составили, — 45 лет или постоянно, если случай связан с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами.

Личное дело и личная карточка: состав определяет ЛНА

Статьи 444 и 445 устанавливают для личной карточки и личного дела один срок — 50/75 лет ЭПК. Состав личного дела нормативно закреплён только для государственных и муниципальных служащих. Для работников остальных организаций его определяют локальные нормативные акты организации. Утвердите ЛНА с перечнем документов, которые подшиваются в личное дело, и ведите внутреннюю опись: при передаче дела в архив по ней видно, что дело сформировано полностью.

Читайте также:  Хранение служебных документов записки задания и командировочные бумаги

Образцы приказа о приёме и описи личного дела для кадрового архива

Начните с описи документов личного дела: она фиксирует состав дела, который по статье 445 определяет ЛНА организации.

Документ Скачать
Опись документов личного дела (DOCX) Скачать
Образец приказа о приёме на работу (RTF) Скачать

Документы по охране труда и медосмотрам: статьи 407-430 и приказ 29н

Приказ 29н — это приказ Минздрава России от 28.01.2021 № 29н. Он утверждает порядок обязательных предварительных и периодических медицинских осмотров работников и перечень медицинских противопоказаний. Приказ зарегистрирован 29.01.2021 под № 62277 и действует с 01.04.2021 до 01.04.2027. Изменения, внесённые приказом Минздрава от 29.04.2026 № 327н, применяются с 01.09.2026. Сроков хранения приказ 29н не устанавливает: сроки для документов о медосмотрах, вредных факторах и обучении по охране труда задаёт Перечень № 236.

Порядок проведения медосмотров, к которому относятся хранимые документы, изложен в тексте приказа Минздрава № 29н на сайте Росздравнадзора. В таблице собраны позиции раздела 7.3 «Охрана труда», которые нужны кадровику при организации медосмотров и обучения по охране труда.

Документ Статья Срок
Перечни вредных и опасных факторов и работ, при которых проводятся обязательные медосмотры 411 по месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми
Документы о диагностике профессиональной пригодности 412 по месту утверждения — постоянно; в других организациях — до замены новыми
Протоколы и заключения психофизиологических обследований 413 50/75 лет
Документы об обучении работников по охране труда: программы, списки, переписка 421 5 лет
Протоколы результатов обучения по охране труда 422 5 лет
Журналы и книги учёта инструктажа по охране труда, вводного и на рабочем месте 423, подп. «а» 45 лет
Журналы и книги учёта профилактических работ по охране труда и проверки знаний по охране труда 423, подп. «б» 5 лет

Протокол проверки знаний хранится 5 лет, журнал инструктажа — 45 лет, разница составляет 9 раз. Протокол подтверждает разовое событие: работник обучился в конкретную дату, а через 3 года проходит новую проверку знаний. Журнал инструктажа подтверждает, что работу по безопасности с человеком вели весь период его работы.

Важный нюанс из практики: статья 423 разделена на 2 подпункта с разными сроками. В обзорах её часто подают одной строкой, отсюда путаница между журналами инструктажа и журналами проверки знаний. Статья 425 прямо включает выписки из журналов инструктажа в состав документов о несчастном случае: при расследовании из журнала делают выписку за весь период работы пострадавшего.

Внимание: заполненный журнал вводного инструктажа или инструктажа на рабочем месте передаётся в архив на 45 лет. Уничтожать его вместе с протоколами обучения через 5 лет нельзя.

Мария Ж, судебный эксперт в сфере корпоративного и трудового права: «Журнал инструктажей понадобится, если бывший работник через 15 лет после увольнения свяжет заболевание с условиями труда или если произойдёт несчастный случай с человеком, проработавшим 20 лет. В обоих случаях без журнала работодатель не докажет, что инструктажи проводились, а доказывать это придётся ему. Проверьте, что закрытые журналы прошлых лет переданы в архив и не попали в отбор к уничтожению.»

Архивная справка и копии документов для работника: статьи 177, 178 и 451

Заявление работника о выдаче копий документов и архивная справка относятся к разным статьям Перечня с разными сроками. Заявление о выдаче документов, связанных с работой, и их копий хранится 1 год (статья 451). Журнал или база учёта выдачи архивных справок, копий и выписок — 5 лет (статья 177). Копии выданных архивных справок вместе с запросами, заявлениями и перепиской к ним — 5 лет ЭПК (статья 178).

Архивную справку о стаже и заработке готовят по делам длительного хранения: приказам по личному составу, личным карточкам, лицевым счетам. Если такие дела выделены к уничтожению до истечения срока 50/75 лет, организация не сможет подтвердить сведения бывшего работника.

Ведите журнал выдачи справок и дело с копиями выданных справок раздельно. У журнала срок 5 лет, у копий — 5 лет ЭПК с последующей экспертизой, а заявления о выдаче копий документов выходят из хранения по истечении 1 года.

Электронные кадровые документы: сроки те же, форма хранения следует форме создания

Перечень № 236 не разделяет сроки для бумажных и электронных документов. Трудовой договор, подписанный в КЭДО, хранится 50/75 лет по статье 435, график отпусков в электронном виде — 3 года по статье 453. Форму хранения определяет форма создания документа. Документ, созданный в электронном виде и подписанный электронной подписью, хранится в электронном виде, и распечатка его не заменяет. Документ, подписанный на бумаге, хранится на бумаге, и скан не может его заменить.

Мария Ж, специалист по цифровой подписи и КЭДО: «При переводе документов в электронный вид о форме хранения забывают, хотя решение принимается один раз, при создании документа. Протокол, созданный и подписанный электронно, хранится электронно весь срок, а для журналов инструктажа последствия этого решения действуют 45 лет. Определите форму для каждого вида документа до запуска электронного подписания.»

Полезно знать: протоколы проверки знаний по охране труда можно вести в электронном или бумажном виде, а удостоверения ведутся в бумажном виде.

В Добыто кадровик загружает или создаёт документ, система строит маршрут согласования и отправляет сотруднику уведомление. Сотрудник читает документ и подписывает его электронной подписью с телефона, после чего документ уходит в электронный архив на срок до 50 лет.

Маршрут кадрового документа в КЭДО от кадровика до электронного архива
Документ, подписанный в КЭДО, попадает в электронный архив и хранится по тем же статьям Перечня № 236, что и бумажный.

Метка времени и усовершенствованная подпись для архивного срока

Электронный документ со сроком 50/75 лет должен оставаться проверяемым все эти годы, а за это время могут смениться сертификаты подписи и криптоалгоритмы. В практике Добыто архивное хранение подписи строится в 4 шага. Документ подписывают при действующем сертификате, затем добавляют метку времени. При смене криптоалгоритмов поверх старой подписи формируют усовершенствованную. После этого документ передают в архив с сохранением проверяемости.

Четыре шага архивного хранения электронной подписи с меткой времени
Метка времени и усовершенствованная подпись позволяют проверить подпись под кадровым документом на всём сроке его хранения.

Форматы CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A в электронном архиве

Усовершенствованная электронная подпись наращивается уровнями. CAdES-BES содержит подпись владельца и хэш документа, CAdES-T добавляет к ним штамп времени службы TSA. В цепочку проверки входят также OCSP-ответы о статусе сертификата, а CAdES-A добавляет архивную метку с периодическим переподписанием. Схема рассчитана на хранение до 50 лет. Уточните у оператора КЭДО, в каком формате подписи сохраняются в архиве и как документ выгружается вместе с подписью для проверки ГИТ.

Уровни усовершенствованной подписи CAdES-BES, CAdES-T и CAdES-A для архивного хранения
Каждый следующий уровень CAdES добавляет к подписи сведения, которые нужны для её проверки на архивном сроке.

Экспертиза ценности и уничтожение кадровых документов по Правилам № 77

Истёкший срок хранения сам по себе не даёт права уничтожить документ. Правила, утверждённые приказом Росархива от 31.07.2023 № 77, зарегистрированы Минюстом 06.09.2023 под № 75119 и действуют с 17.09.2023. Они запрещают уничтожать документы, пока не проведена экспертиза ценности, руководитель не утвердил описи дел постоянного хранения и не согласованы описи дел по личному составу. Приказ № 77 регулирует хранение, комплектование, экспертизу и уничтожение документов, а сроки по-прежнему устанавливает Перечень № 236.

Читайте также:  Сроки хранения документов: бухгалтерия и кадры в 2026

Экспертизу ценности проводит экспертная комиссия организации (ЭК). В организации со сложной структурой или с подведомственными организациями создаётся центральная экспертная комиссия (ЦЭК). В акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, включают дела, срок хранения которых истёк к 1 января года составления акта (пункт 26 Правил № 77). Дела с отметкой ЭПК просматривают полистно или подокументно и выделяют из них документы постоянного хранения (пункт 27).

Расчёт на примере. Дело «Приказы о ежегодных оплачиваемых отпусках» за 2026 год становится архивным 1 января 2027 года. Его срок 5 лет истекает к 1 января 2032 года, поэтому включить дело в акт можно в 2032 году. Дело «Графики отпусков» за 2026 год со сроком 3 года попадает в акт в 2030 году.

Как отобрать кадровые документы к уничтожению: пошаговая инструкция

  1. Шаг 1. Проверьте, есть ли для вашей отрасли специальный перечень. Для отраслевых документов срок берут из него, для остальных — из Перечня № 236.
  2. Шаг 2. Сверьте номенклатуру дел: у каждого дела должны быть указаны статья перечня, срок хранения и год закрытия.
  3. Шаг 3. Отберите дела, срок которых истёк к 1 января текущего года. Срок считайте с 1 января года, следующего за годом закрытия дела.
  4. Шаг 4. Исключите из отбора дела работников с вредными и опасными условиями труда: их табели, отпускные и командировочные приказы хранятся 50/75 лет.
  5. Шаг 5. Передайте дела с отметкой ЭПК экспертной комиссии на полистный или подокументный просмотр и выделите из них документы постоянного хранения.
  6. Шаг 6. Убедитесь, что руководитель утвердил описи дел постоянного хранения, а описи дел по личному составу согласованы. До этого уничтожение запрещено.
  7. Шаг 7. Оформите акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, по итогам экспертизы ЭК. Уничтожайте дела только после оформления акта.

Чек-лист кадрового архива: что проверить до экспертизы и проверки

От того, сколько хранится документ, зависит, где он физически лежит, поэтому завершённые документы делят по порогу 10 лет. Дела со сроками 3, 5 и 6 лет остаются в кадровой службе: ими пользуются и их достают. Журналы инструктажей, карты специальной оценки условий труда и дела по личному составу со сроком 50/75 лет уходят в архив. Внутри каждой группы дела сортируют по видам — журналы, протоколы, акты, ЛНА, переписка — и по годам от старых к новым, после чего оформляют номенклатуру дел.

Лайфхак: опись дел длительного хранения стройте по работникам. При несчастном случае или профессиональном заболевании ищут историю конкретного человека, и по описи с фамилиями её находят без перебора журналов за все годы.

Если кадровые документы ведутся в КЭДО, проверьте, что электронный архив и учётная система содержат одни и те же дела. В Добыто документы между КЭДО и 1С:ЗУП синхронизируются автоматически через готовый модуль.

  • Проверено, есть ли для отрасли организации специальный перечень: для отраслевых документов он имеет приоритет над № 236.
  • В номенклатуре дел у каждого дела указаны статья перечня, срок и год закрытия.
  • Приказы с разными сроками по статье 434 ведутся в разных делах.
  • Документы работников с вредными и опасными условиями труда выделены в дела со сроком 50/75 лет.
  • Документы разделены на текущие и завершённые, завершённые — по порогу 10 лет.
  • Журналы инструктажей и журнал регистрации несчастных случаев переданы на хранение 45 лет и не уничтожены через 5 лет.
  • Форма хранения соответствует форме создания: электронные документы хранятся электронно, бумажные — на бумаге.
  • Для документов, которых нет в перечне, срок определён по аналогии, и решение ЭК оформлено.
  • По описи дел длительного хранения можно найти сведения о конкретном работнике.
  • Уничтожение проводится только по акту после экспертизы ценности по Правилам № 77.

Стоимость КЭДО с электронным архивом кадровых документов

Стоимость зависит от численности сотрудников и нужных функций: оплата считается за сотрудника в месяц, а электронный архив, УКЭП и интеграция с 1С входят в тариф «Бизнес». Цены указаны на 22.10.2026.

Услуга Стоимость Сроки
Тариф «Старт»: до 25 сотрудников, ПЭП и УНЭП подписи, базовые шаблоны, email-поддержка от 30 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Тариф «Бизнес»: неограниченно сотрудников, ПЭП, УНЭП и УКЭП, кастомные шаблоны, интеграция с 1С, приоритетная поддержка, электронный архив от 50 ₽ за сотрудника / мес подключение за 5 минут
Минимальная оплата по тарифу «Бизнес» 50 сотрудников за 30 000 ₽ в год в год
Тариф «Корпорация»: всё из тарифа «Бизнес», выделенный сервер, SLA 99.9%, персональный менеджер, API и кастомные интеграции по запросу по запросу
Выпуск ПЭП и УНЭП для сотрудников бесплатно на всех тарифах не указаны
УКЭП через партнёров — удостоверяющие центры по запросу по запросу
Готовый модуль для 1С:ЗУП с автоматической синхронизацией документов интеграция с 1С входит в тариф «Бизнес» установка и настройка за 1 день

Итоговая сумма определяется численностью штата и нужным видом подписи. Тариф «Старт» рассчитан на компании до 25 сотрудников, электронный архив для хранения кадровых документов включён в тариф «Бизнес». Перейти на другой тариф можно в любое время, при повышении тарифа разница пересчитывается пропорционально оставшемуся периоду. Актуальные условия опубликованы на странице тарифов Добыто КЭДО.

Выводы

Кадровику из Перечня № 236 нужны несколько групп сроков. Документы о стаже, должности и заработке хранятся 50/75 лет, журналы инструктажей и несчастных случаев — 45 лет. Отпускные, командировочные и дисциплинарные приказы, табели и ведомости хранятся 3, 5 или 6 лет. Срок определяют год закрытия дела, место утверждения документа и условия труда работника, а уничтожать дела можно только после экспертизы ценности и оформления акта по Правилам № 77. Приказ 29н регулирует медосмотры и к срокам хранения не относится.

В Добыто кадровые документы подписываются электронной подписью сотрудника и сохраняются в электронном архиве в той форме, в которой созданы. Сроки Перечня № 236 действуют для них так же, как для бумажных документов.

Частые вопросы о сроках хранения документов по охране труда

Сколько хранить журнал учёта инструкций по охране труда и журнал их выдачи?

Отдельной строки для этих журналов в Перечне № 236 нет, хотя вести их обязательно. Срок определяют по аналогии: берут срок, установленный для инструкций по охране труда, или срок журналов инструктажа по подпункту «а» статьи 423, то есть 45 лет, в зависимости от того, что ближе по содержанию. Выбор оформляют решением экспертной комиссии и фиксируют в номенклатуре дел, чтобы при проверке показать обоснование срока.

Сколько хранить нормы выдачи средств защиты, смывающих средств и молока и ведомости на их выдачу?

Нормы обеспечения средствами защиты, смывающими средствами, молоком и лечебно-профилактическим питанием по месту утверждения хранятся постоянно, в других организациях — 3 года после замены новыми (статья 426). Документы об обеспечении этими средствами хранятся 3 года. Если других документов о вредных и опасных условиях труда нет, акты и заключения хранятся 50/75 лет (статья 427). Списки и ведомости на выдачу хранятся 1 год (статья 428).

Сколько хранить отчёт о специальной оценке условий труда и карты СОУТ?

Отчёты по специальной оценке условий труда и документы к ним по месту проведения оценки хранятся 45 лет, а при вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет (статья 407). К таким документам относятся протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты СОУТ и перечни мероприятий. В других организациях, получивших эти документы, срок составляет 5 лет.

Сколько хранить списки работников с вредными условиями труда и документы о профзаболеваниях?

Списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда хранятся 50/75 лет (статья 414). Документы о расследовании и учёте профессиональных заболеваний хранятся столько же — 50/75 лет (статья 419). Документы о причинах заболеваемости работников хранятся 5 лет с отметкой экспертной комиссии (статья 418): по истечении срока их не уничтожают без экспертизы.

Сколько хранить наряды-допуски на особо опасные работы и журнал их выдачи?

Наряды-допуски на работы в местах действия вредных и опасных факторов и на особо опасные работы хранятся 1 год после закрытия (статья 415). Журнал учёта выдачи нарядов-допусков хранится 1 год после закрытия (статья 416). Если при работах по наряду-допуску произошли травма, авария или несчастный случай, срок для наряда и для журнала составляет 45 лет.

Сколько хранить договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев?

Договоры добровольного страхования от несчастных случаев и профессиональных заболеваний хранятся 5 лет после истечения срока их действия (статья 420). Так же считается срок для сертификатов соответствия работ по охране труда — 5 лет после истечения срока действия (статья 408). Отсчёт начинается с окончания действия договора или сертификата, дата подписания на срок не влияет.

Насколько публикация полезна?

Нажмите на звезду, чтобы оценить!

Средняя оценка 5 / 5. Количество оценок: 1

Оценок пока нет. Поставьте оценку первым.

Сожалеем, что вы поставили низкую оценку!

Позвольте нам стать лучше!

Расскажите, как нам стать лучше?

Поделиться:

Попробуйте ДОБЫТО КЭДО

Подписывайте кадровые документы электронно. Оставьте заявку и начните работу.